SIIGO GESTION DE NOMINA Y RECURSOS HUMANOS. PROCESO No. 1 PARAMETROS GENERALES

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1 SIIGO GESTION DE NOMINA Y RECURSOS HUMANOS PROCESO No. 1 PARAMETROS GENERALES

2 GESTION DE RECURSOS HUMANOS Las organizaciones actuales requieren optimizar los procesos que se ejecutan con determinada periodicidad, mantener actualizada su información contable y gestionar su recurso humano de manera eficiente. Es por esto, que el módulo de Recursos Humanos más Nómina Independiente, integra de manera idónea los componentes de la gestión y control del recurso humano de las compañías como lo son Recursos Humanos y Nómina. Sus principales funcionalidades, proporcionan el llevar un control detallado del proceso de selección permitiendo el registro de la información de cada uno de los aspirantes y de datos generales como resultados de evaluaciones, desarrollo profesional, familiar y su proyección dentro de la empresa. Adicionalmente permitirá la definición de los parámetros pertinentes que llevan a ejecutar procesos automáticos de nómina, liquidación de prestaciones, contrato de trabajo y la generación de informes y formatos dinámicos y personalizados. Todas las anteriores ventajas, y otras más serán obtenidas con esta herramienta integrando uno de los componentes vitales de información de las compañías en una sola aplicación. 2

3 1. PARAMETROS GENERALES Es necesario para tener un buen funcionamiento de la aplicación realizar una correcta parametrización, acorde a las necesidades de la organización y siguiendo paso con las instrucciones dadas en forma previa. En la opción de Parámetros Generales se encuentran las siguientes opciones: 1.1 CREACION DE PAISES Y CIUDADES. RUTA: Parámetros Generales Catálogos Apertura Países/ Ciudades. Se pueden crear hasta 999 países y 9999 ciudades, empleando códigos numéricos Estos datos son requeridos en la apertura de terceros e informes de ventas. El Código del DANE es un campo informativo únicamente 3

4 1.2 DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL RUTA. Parámetros Generales Catálogos - Registro de Control. La información definida dentro del registro de control corresponde a los datos que tienen efecto en los parámetros que se establezcan más adelante o en los informes generados en cada uno de los módulos, ya que sirve para definir la información correspondiente a: 1. Los datos generales de la empresa instalada 2. Definición de parámetros generales del programa Los campos que se deben diligenciar son: Dirección. Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanuméricas. En este campo se debe digitar la dirección de la empresa. Ciudad. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa. Código País y Ciudad. Asigne el código que haya parametrizado en la creación de países y ciudades. Teléfonos. Se pueden asignar cuatro números telefónicos. Moneda Nacional. Coloque la descripción de la moneda de su país, este parámetro tiene efecto directamente en la impresión de los valores en letras en los documentos. Signo moneda. Digite el signo de la moneda, este campo afecta en la impresión del valor del cheque. Sigla Identificación. Digite en este campo la palabra NIT o de acuerdo a la sigla utilizada en cada país para la identificación de la empresa. Sigla Impuesto Ventas. Digite la sigla de impuesto a las ventas IVA. Porc. Interés Mora. Ingrese la tasa efectiva mensual de interés por mora. Esta asignación tiene efecto en el estado de cuenta impreso y circular de cobro, en el módulo de cartera. 4

5 Ayuda en línea: Este campo se selecciona si se requiere que durante los procesos realizados en el programa, antes de ejecutarlos el sistema genere un cuadro explicativo de los mismos. Maneja Nómina con Decimales: Asigne si la contabilización del pago de nómina lo desea hace con decimales. Entrega de Dotaciones: Se define la fecha y la periocidad en días para la entrega de dotaciones, en el momento de realizar el proceso en Recursos Humanos Hojas de Vida Informes Informe de Dotaciones Entrega de Dotaciones. 1.3 PARAMETRIZACIÓN DE CUENTAS CONTABLES Ruta: Parámetros Generales Catálogos - Administración de Cuentas Contables Apertura de Cuentas El Catálogo de Cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, Cuentas y Subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos de Producción o de Operación, Cuentas de Orden y Orden por Contra, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación, según decreto 2649 o de acuerdo al escogido e la instalación de la empresa. El Catálogo de cuentas en SIIGO Recursos Humanos más Nómina, representa el eje principal de la información del módulo de Nómina, ya que define: Niveles de Clasificación 5

6 Enlace a nivel de terceros Niveles de clasificación Corresponde a la estructura en la cuál deben ser creadas todas y cada una de las cuentas contables teniendo en relación la clase, el grupo, la cuenta y la Subcuenta. La definición de los niveles debe estar acorde con las normas contables que existen según decreto NIVEL CODIGO DESCRIPCION GRUPO 51 Operacionales de Administración CUENTA 5105 Gastos de Personal SUBCUENTA Comisiones AUXILIAR Comisiones por Ventas SUBAUXILIAR Ventas de Contado Tercero: Adicionalmente es posible establecer que en la causación o contabilización del movimiento el valor se acumula a nivel de cada tercero que sea asignado en el registro, a través de la opción Tercero. La marcación de una cuenta como Retención en la emisión de las bases de retención, ya que en la parte final del registro solicita el porcentaje para cada cuenta. Se recomienda auxiliarizar la cuenta por cada concepto de retención. Si no aplica ninguno de los dos casos anteriores, es necesario marcar la opción No Tercero. 6

7 1.4 CUENTAS CONTABLES UTILIZADAS EN EL MODULO DE NÓMINA Las cuentas contables tienen una implicación importante en el proceso de implementación del módulo de nómina. De la correcta definición de las cuentas contables depende una adecuada parametrización y ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la obtención de informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información generada Cuentas Para Fondos de Salud. De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de salud son: DEBITO CREDITO I.S.S I.S.S FAMISANAR FAMISANAR I.S.S I.S.S FAMISANAR FAMISANAR I.S.S I.S.S FAMISANAR FAMISANAR RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son: Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los fondos de salud deben ser auxilia rizadas por cada E.P.S que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Las cuentas creadas para los fondos de salud se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel sub-auxiliar. Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a E.P.S. 7

8 Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades Cuentas Para Pensión y Cesantías De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de pensiones y cesantías son: DEBITO I.S.S PORVENIR I.S.S PORVENIR I.S.S PORVENIR CREDITO I.S.S PORVENIR RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son: Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los Fondos de Pensiones y Cesantías deben ser auxilia rizadas por cada Fondo que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Se recomienda crear del Auxiliar 01 al 50 para los fondos de Pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantías. Las cuentas creadas para los fondos de pensiones y cesantías se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel subauxiliar. Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a Fondos de Pensión y Cesantías. Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. 8

9 Cuentas de Aportes Parafiscales De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los aportes parafiscales son: DEBITO SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR CREDITO APORTES AL ICBF, SENA, CAJA COMP. FAMILIAR RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de la cuenta del pasivo. Dichas características son: Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o 51 Administración o 52 Ventas o 72 Mano de Obra (Producción) Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa Cuentas de Prestaciones Sociales De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las provisiones de las prestaciones sociales son: DEBITO CESANTIAS CESANTIAS CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA PRIMA PRIMA VACACIONES CREDITO PROVISION CESANTIAS PROVISION INT. CESANTIAS PROVISION PRIMAS 9

10 VACACIONES VACACIONES PROVISION VACACIONES RECUERDE Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son: Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o 51 Administración o 52 Ventas o 72 Mano de Obra (Producción) Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa. 1.5 DEFINICIÓN DE DOCUMENTOS RUTA: Parámetros Generales Catálogos - Definición de documentos Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta: Tipos de documento Numeración Formas de impresión Cruces de documentos Documentos Contables y Extracontables Clasificación tributaria Tipo de documento: Esta aplicación cuenta con 2 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la información de la nómina. En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía requiere para ingresar la información correspondiente a los movimientos contables. En esta herramienta, cada uno de ellos está identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se está trabajando. 10

11 G Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores. L Otros: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos. Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Cierre de Año, Saldos iniciales, etc Comprobante de Egreso El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a empleados. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Siigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato preimpreso, solo de definirá un tipo. 11

12 Los campos que se deben diligenciar son: Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo. Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura referente al uso que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura. Numeración Inicial. Digite el número desde el cual se quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes. Nro. Automática. Seleccione la casilla si se desea que la numeración sea generada y sea controlada automáticamente por el programa, de lo contrario se deja en blanco. Número de Ítems. Digite el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems. Pág. Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica. Número de Copias. Asigne el número de copias que desea en la impresión de un documento. Se debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que se está utilizando para este proceso. Título. Digite el título del comprobante que está parametrizando. Este aparecerá en el momento de la impresión estándar. 12

13 Leyenda. Al seleccionar esta opción el sistema imprime el Nit de la compañía en el caso de otros documentos traerá otras datos básicos de cada uno. Usa Generador. Este campo se debe seleccionar si la impresión del documento NO lo realiza estándar, sino que la empresa ya tiene unos documentos previamente establecidos o tipografiados. Al seleccionar esta opción, se debe elaborar el diseño del documento, lo cual se explica en el documento Cómo se elabora un generador de documento? Actualiza e Imprima. Seleccione la casilla si desea que una vez se termine de digitar el documento sea salvado y luego genere la impresión. Multiusuario. Seleccione la casilla si el documento lo utilizan en más de una terminal al mismo tiempo. Redondea cifras. Seleccione la casilla si quiere que en los registros se aproxime al peso. Cuenta Banco. Digite el código de la cuenta del Banco que más utilice para girar, este código se puede modificar en la elaboración del comprobante de egreso. Finalmente se deben contestar las últimas dos preguntas que genera el sistema: Utiliza cantidades de producto con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime las cantidades de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. Utiliza precio unitario con dos decimales: Al seleccionar esta opción, el sistema imprime el precio unitario de los productos con dos decimales, de lo contrario imprime cinco decimales. 1.6 CREACIÓN DE TERCEROS RUTA: Parámetros Generales Catálogos Administración de Terceros - Apertura de Terceros En esta opción se puede hacer la creación de la base de datos de todos los terceros: Clientes, Proveedores, Otros, asignando la marcación respectiva. La creación de los Clientes y Proveedores también se puede hacer directamente en el módulo de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar y en este caso la marcación la trae automáticamente el sistema. Para crear un tercero se deben diligenciar los siguientes datos: 13

14 Nit. (13 posiciones numéricas), este dato debe ser diferente de cero y se debe digitar sin puntos, ni caracteres especiales y tampoco debe incluir el dígito de verificación. El sistema mostrará el mensaje CREACIÓN, digite ENTER Maneja Sucursales. Seleccione el campo si este NIT maneja facturación por la Sucursal (Mismo NIT, con diferentes direcciones), en caso contrario no asigne el campo, si se asignó el campo a continuación preguntará el número de Sucursal a crear desde 001 hasta 999. Nombre. (Campo 50 posiciones alfanuméricas). Este nombre debe corresponder al nombre con el que el NIT se ha registrado en la cámara de comercio, para efectos de información Tributaria. Contacto. (Campo de 50 posiciones alfanuméricas). Este le permite establecer una persona específica con quien comunicarse o a quién enviar correspondencia. Dirección. (Campo de 100 posiciones alfanuméricas), asigne la dirección del tercero en los dos campos existentes. País - Ciudad. Asigne el código de País y Ciudad previamente creado, al que pertenece el NIT, con el icono F2. los puede consultar o con tecla de función Teléfonos Fax A.A. Digite hasta cuatro (4) números telefónicos del NIT, el Número del Fax y el Apartado Aéreo del Tercero. Sexo. Asigne la letra que corresponda, (E/M/F) Empresa, Masculino o Femenino, pueden ser personas Naturales o Jurídicas. Cumpleaños. Digite la fecha de nacimiento o de Constitución si es una persona jurídica, año de cuatro dígitos, mes de dos dígitos y día de dos dígitos, seguidos sin separaciones . Ingrese la dirección electrónica del tercero. 14

15 Tipo. Seleccione el correspondiente, NIT o Cédula. Digito Verif. Si en el campo anterior seleccionó NIT debe asignar el dígito de verificación para este tercero, si asignó Cédula no lo exige. Clasificación. Seleccione el correspondiente CLIENTE, PROVEEDOR, OTROS. Si selecciona OTRO no solicita más datos y el tercero ya ha quedado grabado en la base de datos. Datos de comercialización. Si es un CLIENTE se deben asignar los siguientes campos: Cupo de Crédito. Digite el Cupo de crédito para cada cliente, este parámetro permite, con clave de usuario, no vender por encima del cupo establecido. Lista de Precio. Digite el código de la Lista de Precios de venta que se quiera establecer para cada cliente, según el creado en el Catálogo de Inventarios, este valor lo traerá en el momento de facturar. Se pueden seleccionar entre 1 y 12 listas de precios, si asigna la lista 13 el sistema traerá todas las listas de precios. Forma de Pago. Asigne el código de la forma de pago para el cliente, la cual debe estar previamente creada y se puede consultar con el icono correspondiente o con las teclas de función F2 - Alfabético y F3 - Numérico. Esta forma de pago va ligada con la cuenta que está Detallada por Cobrar. Calificación. Digite el código de la calificación previamente creado. Consulte las existentes con el icono correspondiente o con las teclas de función F2 - Alfabético y F3 - Numérico, de acuerdo a las referencias o comportamiento comercial de éste. Clasificación. Escoja la Clasificación de acuerdo al tipo de contribuyente al que pertenece el NIT: Gran Contribuyente, Empresa del Estado, Régimen Común, Régimen Simplificado, Régimen Simplificado para personas no residentes en el país, No residentes en el país y No Responsables de IVA. Actividad. Digite el código de actividad ICA a la que pertenece el NIT (previamente creados en Registro de Control), consulte las existentes con el icono correspondiente o con la tecla de función F2 - Alfabético. Esta marcación tendrá efecto el cálculo retención de ICA. 15

16 Vendedor. Digite el código del vendedor (previamente creado). Consulte los existentes con el icono correspondiente o con la tecla de función F2 - Alfabético. Cobrador. Digite el código de cobrador (previamente creado). Consulte los existentes con el icono correspondiente o con la tecla de función F2 - Alfabético. Descto. en Ventas. Digite el porcentaje de descuento fijo que quiera aplicar al cliente, de lo contrario se debe dejar el campo en blanco con ENTER. Período de pago. (Tres 3 posiciones numéricas). Digite el período o tiempo en el cual el cliente normalmente realiza sus Pagos. Observaciones. Digite alguna Observación adicional que quiera hacer acerca del NIT, 50 posiciones alfanuméricas, es opcional. Si escogió la opción PROVEEDOR, Debe asignar los siguientes campos: FORMA DE PAGO CALIFICACIÓN CLASIFICACION - ACTIVIDAD DESCUENTO PERIODO DE PAGO. 1.7 CREACION DE CENTROS DE COSTO RUTA: Parámetros Generales Catálogos Administración de Centros de Costo - Apertura CENTROS DE COSTOS. Se pueden crear hasta 9999, este parámetro se define para poder llevar detallado los ingresos o los gatos por áreas especificas de la compañía, de manera que se puedan tener informes financieros y movimientos detallados por cada uno. SUBCENTROS DE COSTOS. Se pueden definir hasta 999 por cada centro de costo, para poder detallar por áreas mas especificas dentro de cada centro de costos. 16

17 Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la parametrización de las cuentas. 2. PARAMETROS DE NOMINA Para el correcto desempeño del modulo, se deben tener en cuenta parametros de Nomina y de Recursos Humanos que veremos a Continuacion. 2.1 DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD, CESANTÍAS, ARP Y Fdo. CONSTRUCCION. Ruta: Nómina Parámetros - Catálogo Apertura de Fondos A través de esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión, cesantías, Arp y Fdo de Construcción que maneja la empresa. 17

18 Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo que se quiere crear. Pensión, Salud y Cesantías. Número del Fondo: Se debe digitar el número del fondo que se está creando. Este código debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas del gasto y del pasivo que se crearon anteriormente. Nombre del Fondo: Se debe digitar el nombre del fondo que se esta creado. Nit Fondo: Se debe digitar el número del Nit del fondo sin puntos, comas, espacios y sin digito de verificación. Código: Se debe Digitar el código del fondo asignado a cada una de las entidades para el manejo de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. RECUERDE Antes de comenzar a definir los códigos de los fondos de pensión y salud, se deben crear los fondos de control, para que se establezcan los datos actuales del salario mínimo y porcentajes de descuentos en salud, pensión y fondo de solidaridad. 18

19 2.1.1 Control Pensión Ruta: Nómina Parámetros - Catálogo Apertura de Fondos Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger Pensión. Número del Fondo: Se debe presionar la tecla Enter para ingresar a los parámetros del fondo. Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo. Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico. Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión que se debe cotizar. De acuerdo a la legislación actual corresponde al 14.5% Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 3.625% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente. 19

20 Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 1%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente. Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta de subsistencia del fondo de solidaridad. Si esta opción no aplica para la empresa se debe omitir la opción, en caso contrario se debe marcar en el que se desplegará la siguiente pantalla, para definir los rangos de salarios para determinar el porcentaje de aporte: Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Tipo: Se debe marcar la letra A para los afiliados y P para los pensionados. Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de

21 Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de % Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de RECUERDE Si no desea crear la tabla puede copiar el archivo ZSUBCTA y ZSUBCTA.IDX del directorio Archivos de Programa o Program Files - Informática y Gestión SIIGO Windows SIIWI NN donde NN es el número de la empresa en la que se esta trabajando Control Salud Ruta: Nómina Parámetros - Catálogo Apertura de Fondos Para que el programa efectúe el cálculo de los aportes de salud es necesario definir el Fondo de Control Salud. 21

22 Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger el fondo de Salud Número del Fondo: Se debe presionar la tecla Enter para ingresar la parametrización del fondo. Nombre del Fondo: Aparece de forma automática y no es necesario digitarlo ni modificarlo. NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico. Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 8%. Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 4% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) salario mínimo mensual legal vigente. Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte que debe efectuar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar. De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente. Aporte Cont. Aprendizaje: Este campo se emplea cuando en la empresa se encuentran Estudiantes del SENA que se encuentren en etapa electiva y/o productiva, con el fin de realizar el % de aporte en salud según lo reglamente la ley. RECUERDE Los datos que se registren en los fondos de control deben ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones legales vigentes. 2.2 CAJAS DE COMPENSACION Ruta: Nómina - Parámetros Catálogos - Cajas de Compensación. Permite crear las diferentes Cajas de Compensación que tenga la empresa, el sistema solicita los datos mínimos requeridos, para la creación y diferenciación de las Cajas de Compensación. 22

23 Código: Se pueden Crear hasta 999 cajas de compensación utilizadas por la empresa. NIT: Se debe ingresar el numero de identificación tributaria correspondiente a cada caja de compensación que se desee crear, si este no existe dentro del Catalogo de Terceros, el sistema habilitara los datos básicos para la creación del mismo. Descripción: Se debe incluir el nombre de la Caja de compensación Familiar que se desea crear. Código Caja: Corresponde al Código asignado a cada una de las entidades para el manejo de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. 2.3 FIJACIÓN DE PORCENTAJES PARAFISCALES RUTA: Nómina - Parámetros Catálogos - Fijación de Porcentajes Parafiscales 23

24 En esta ventana se definen los porcentajes de aportes parafiscales, para poder realizar en forma correcta el Proceso de Parafiscales por la ruta Nómina Comprobantes Parafiscales. Es decir que en el momento en que sea realizada alguna modificación en estos conceptos existe la posibilidad de modificarlo por esta opción. 2.4 MOTIVOS DE RETIRO RUTA : Nómina - Parámetros Catálogos Motivos de Retiro En esta opción el sistema permite crear los diferentes motivos de retiro que se manejen. El sistema permite crear hasta 999 causales de retiro las cuales se van a tener en cuenta en el proceso de liquidación de personal, para esto pregunta el código del retiro y la descripción. Con el icono permite realizar la consulta Ejemplo: Terminación de Contrato Retiro Justificado Abandono de Cargo 2.5 GRUPOS CONTABLES Ruta: Nómina Parámetros - Catálogos Grupos Contables A través de esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo. 24

25 Los grupos contables los cuales afectan a nivel contable la nómina son los siguientes: 51 (Administración) 52 (Ventas o comercial) 72 (Mano de obra o Producción). El campo que se debe diligenciar es: Grupo Contable: En esta opción únicamente se requiere digitar el grupo que corresponde a 2 dígitos y una vez se han creado con la tecla de función F1 o con el icono se graban. 25

26 2.6 INCREMENTO DE SUELDOS Ruta: Nómina Catálogo Aumento A través de esta opción se puede efectuar el incremento de sueldos de forma automática tomando como base el salario del empleado que se digito en la hoja de vida. Para efectuar los incrementos de sueldo, el sistema cuenta con las siguientes opciones: Los incrementos se pueden efectuar por porcentaje, por valor o por persona digitando seleccionado la opción que se desee. Por Porcentaje: Para efectuar los incrementos por porcentaje se debe ingresar la siguiente información: 26

27 Porcentaje: En este campo se debe digitar el porcentaje de incremento que se desea aplicar a los sueldos de los empleados que se relacionaron en la hoja de vida. Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá desde el Nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá hasta el Nit 9999,999,999,999. Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o 27

28 presionando la tecla Enter el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento. Si no se marca la opción el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática. Por Valor: Para efectuar los incrementos por valor se debe ingresar la siguiente información: 28

29 Incremento de: En este campo se debe ingresar el valor del incremento que se desea aplicar al sueldo que aparece en la hoja de vida de los empleados. Nit Desde: Corresponde al número de identificación inicial del empleado desde el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá desde el Nit cero (0). Nit Hasta: Corresponde al número de identificación final del empleado hasta el que se desea aplicar el incremento. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los empleados creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá hasta el Nit 9999,999,999,999. Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en caso contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática. Por Persona: En esta opción el programa muestra la lista de empleados que se han creado por el módulo de nómina, para que a cada uno de ellos se les efectúe el incremento salarial. Para efectuar el incremento es necesario digitar la siguiente información: 29

30 Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Sueldo: En este campo se debe digitar el nuevo salarió que será asignado a cada uno de los empleados. C.C: El programa trae automáticamente el centro de costo que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo centro de costo del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla Enter. Sal: El programa trae automáticamente código del fondo de salud que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de salud del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla Enter. Pen: El programa trae automáticamente código del fondo de pensión que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar el nuevo fondo de pensión del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla Enter. Ces: El programa trae automáticamente código del fondo de cesantías que se le asignó al empleado en la hoja de vida. Si se desea cambiar se debe digitar nuevo el fondo de cesantías del empleado, en caso contrario se debe pasar este campo presionado la tecla Enter. 30

31 Salario Mínimo: En este campo el sistema trae por defecto el valor de salario mínimo digitado en la creación de control de Pensión por la ruta: Nomina- Parámetros Catálogos- Apertura de Fondos, al realizar el cambio del salario mínimo en esta opción el programa actualiza en forma inmediata el valor del salario mínimo de esta pantalla. Rango de Empleados: El programa solicita el rango de empleados a los cuales se les realizara el aumento salarial al SMLV, en este rango de empleados se pueden seleccionar todos, ya que el sistema respeta la marcación de Tiene Salario Mínimo que se incluye en la creación de Hojas de Vida que veremos mas adelante. Centro de Costos Desde: En este campo se debe digitar el código del centro de costo inicial desde el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá desde el centro de costo cero (0000). Centro de Costo Hasta: En este campo se debe digitar el código del centro de costo final hasta el que se desea aplicar el aumento de sueldos. Con el icono se puede efectuar la búsqueda de los centros de costo creados o presionando la tecla Enter el programa asumirá hasta el centro de costo (9999). Desea el Informe con Sub-centros: Si se marca esta opción el programa solicitará el rango de los sub-centros de costo para efectuar el incremento, en caso contrario el programa efectuara el incremento de sueldos de forma automática. 2.7 CATALOGO DE PROVISIONES Ruta: Nómina Parámetros- Catálogos Catalogo de Provisiones A través de esta opción se realiza la parametrización de los porcentajes par la aplicación de los calculos para las Provisiones de Cesantías, Int de Cesantías, Vacaciones y Primas. 31

32 Código: Permite Crear 999 códigos de provisiones para ser aplicados. Nombre: Digitar el Nombre de la provisión que se desea crear. Porcentaje: Se debe ingresar el porcentaje de Aplicación de la Provisión. Saldo Movimiento: La forma de aplicación de las provisiones en este modulo se realiza con base al movimiento mes. Codigo de Nomina: Se debe seleccionar el código de nomina creado para la aplicación de las provisiones de nomina. Grupo: Se debe Digitar Cada Grupo contable por el cual se deben generar el proceso de provisiones. Cta Debito: Se debe Digitar la cuenta del gasto correspondiente a cada grupo contable que se maneje para las provisiones de nomina. Cta Crédito: Se debe Digitar la cuenta del pasivo correspondiente a la provisión de las prestaciones sociales. Salario Integral: Se realiza esta selección si se desea que las provisiones se realicen a los empleados que ganan salario integral. 32

33 3. PARAMETROS DE RECURSOS HUMANOS 3.1 NIVELES DE ESTUDIO RUTA: Recursos Humanos - Parámetros Catálogos Apertura de Niveles de Estudio En esta opción permite crear los diferentes niveles de estudio de los empleados que maneje la empresa. El sistema permite crear hasta 999 niveles de estudio, para esto pregunta el código del nivel y la descripción del mismo. Con el icono permite realizar la consulta y con el icono permite eliminar el código. 3.2 PROFESIONES RUTA: Recursos Humanos - Parámetros Catálogos Apertura de Profesiones En esta opción se deben crear las diferentes profesiones que maneje la empresa. Al ingresar a la opción el sistema solicita el ingreso de los datos correspondientes a la creación de cada una de las profesiones que apliquen dentro de la organización. 33

34 3.3 TABLA DE ACTIVIDADES RUTA: Recursos Humanos - Parámetros Catálogos Apertura Tabla de Actividades En esta opción el sistema permite codificar las diferentes actividades culturales, deportivas y sociales que tenga la empresa. Al ingresar al menú el sistema pregunta los datos básicos para la creación de dicha actividad. 34

35 Con icono se guarda la información. 3.4 TABLAS DE TIPOS DE CONTRATO RUTA: Recursos Humanos - Parámetros Catálogos Apertura Tabla de Tipos de Contrato En esta opción el sistema permite crear los diferentes tipos de contrato de trabajo que utilice la empresa. Al ingresar el sistema pregunta: Código: permite crear hasta 999 tipos de contrato. Descripción: se debe digitar el nombre del contrato. Template: se refiere al nombre de la plantilla o template de Word que será usado para la impresión del contrato de trabajo y es de carácter obligatorio. Este archivo se encuentra ubicado en el directorio template del directorio de datos de la empresa. 35

36 Con icono se puede realizar la consulta. Para los tipos de contrato diferentes al Contrato a Término Fijo y a Término Indefinido, se pueden crear las plantillas en archivos de Word y los campos variables ser parametrizados con la Utilidad de Word llamada Merge. 3.5 FORMA DE RECEPCIÓN HOJAS DE VIDA RUTA: Recursos Humanos - Parámetros Catálogos Forma de Recepción Hoja de Vida. En esta opción se definen las posibles formas o medios que se pueden utilizar para realizar la recepción de hojas de vida (ej.: apartado aéreo, bolsa de empleo, etc.). Con base a esta información se generarán estadísticas y/o informes de gestión de selección de personal. Permite crear hasta 999 formas de recepción de hojas de vida. 36

37 3.6 TABLA DE DATOS EXTRAS RUTA: Recursos Humanos - Parámetros Catálogos Tabla de Datos Extras Permite definir campos personalizados para la hoja de vida del empleado, incluye datos de tipo numérico, alfanumérico o de fecha (por ejemplo, estatura del empleado, barrio o localidad, fecha de nacimiento de hijos del empleado). Permite crear hasta 999 campos extras. Se debe registrar la siguiente información: Código: Del campo extra Descripción: Enunciado del campo. Permite registrar hasta 14 caracteres. Tipo: Si su respuesta es de tipo numérica, alfabética o de fecha. Activo: Es decir que si se requiere que se encuentre activo en el momento de diligenciar la hoja de vida del aspirante y/o empleado. Con el icono el sistema permite guardar los campos. 37

38 En el momento de ser guardado, el campo extra se hace visible en la ventana posterior. 3.7 CALIFICACIONES RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección Catálogos - Calificaciones En esta opción se deben crear los conceptos de calificación que se tienen en cuenta para la selección del personal.estos conceptos serán asociados a los criterios de calificación. 38

39 Con icono permite realizar la consulta. 3.8 CRITERIOS A CALIFICAR RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección Catálogos Apertura de Criterios En esta opción el sistema permite crear los diferentes criterios utilizados para calificar las pruebas que se realicen en el proceso de selección del personal. Al ingresar al menú el sistema solicita: Código: el sistema permite crear hasta 999 Códigos. Descripción: debe digitarse el nombre del criterio. 39

40 El sistema permite asignar rango esperado de calificaciones, para llevar el respectivo seguimiento. 3.9 PRUEBAS RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección Catálogos Apertura de Pruebas En esta opción el sistema permite crear las diferentes pruebas que se apliquen a cada uno de los aspirantes dentro del proceso de selección. El sistema pregunta: Prueba: permite crear hasta 999 Códigos de pruebas, con su correspondiente nombre. 40

41 Comentarios: se debe colocar un comentario que indique en forma clara lo que se desea evaluar. Con icono permite grabar. Criterios: se deben digitar los criterios que se van a tener en cuenta para evaluar la prueba, con icono permite realizar la consulta. Para terminar se le da la opción Continuar COMPETENCIAS - PERFILES RUTA: Recursos Humanos - Parámetros de Selección Catálogos Apertura de Competencias / Perfiles En esta opción el sistema permite codificar los diferentes perfiles que se manejen en la empresa para aplicarlos a cada uno de los aspirantes a los diversos cargos. Al ingresar a la opción pregunta: 41

42 Perfil: permite codificar hasta 999 diferentes compentencias/perfiles con su nombre correspondiente. Comentarios: se debe colocar algún comentario que detalle las características del perfil. Criterios: se debe colocar los diferentes criterios de selección que se evalúen para el perfil con icono se puede realizar la consulta. Para finalizar se debe digitar la opción Continuar. 42

43 3.11 APERTURA DE CARGOS RUTA: Recursos Humanos - Parámetros - Catálogos - Apertura de Cargos En esta opción el sistema permite crear los diferentes cargos que se manejen en la empresa. Al ingresar a este menú el sistema pregunta la información correspondiente a código y cargo que se esta parametrizando con el respectivo rango salarial. Paso seguido el sistema pregunta las diferentes pruebas que se necesitan para el cargo y los diferentes perfiles. 43

44 El sistema permite consultar con icono (Ver Parámetros de Selección). Criterio: debe digitarse el criterio que se tiene en cuenta para la prueba psicotécnica. Calificación Mínima Deseada: permite colocar la calificación mínima deseada del criterio, con icono permite consultar. Calificación Máximo Deseado: permite colocar la calificación máxima del criterio, con icono permite consultar. 44

45 Comentarios: permite colocarle un comentario que identifique lo que se desea calificar del criterio. Después de digitar el comentario el sistema permite grabar con icono. 45

46 3.12 HOJAS DE VIDA APERTURA DE EMPLEADOS/ASPIRANTES RUTA: Recursos Humanos - Hojas de Vida Catálogos Hoja de Vida de Empleados/Aspirantes En esta opción el sistema permite crear los diferentes aspirantes que desean ingresar a la empresa y de igual forma los empleados. OBSERVACION únicamente. : Se deben crear los empleados por esta opción El sistema al ingresar al menú el sistema pregunta: Identificación: se debe digitar el número de cédula o identificación del aspirante. Al crearla el sistema pregunta: 46

47 Nombres: deben digitarse los nombres del aspirante. Apellidos: debe digitarse los apellidos del aspirante. Tipo de Documento: debe seleccionarse el tipo de documento del aspirante. Cedula de Ciudadanía. Tarjeta de Identidad. Cedula de Extranjería. Pasaporte. Registro Civil. Sexo: se debe colocar el sexo del aspirante. Estado Civil: el sistema permite los siguientes estados civiles: Soltero Casado Separado Divorciado Viudo Unión Libre Otro 47

48 Fecha de Nacimiento: permite digitar la fecha de nacimiento. E- mail: debe digitarse la dirección electrónica del aspirante. País: con la tecla de función F2 o icono de binoculares permite realizar la consulta de los países creados. Ciudad: Con la tecla de función F2 o ícono de binoculares permite realizar la consulta de las ciudades creadas. Dirección: debe digitarse la dirección del aspirante. Zona: Es un dato a nivel informativo para ubicar el barrio. Teléfono 1-2 /celular : permite crear hasta dos números telefónicos. Recepción: Seleccionar la forma en la cual se recibió la hoja de vida del aspirante. No. Pasaporte: espacio destinado para colocar el número del pasaporte. Licencia de Conducción: espacio destinado para colocar la licencia de conducción. Periodo de Pago: Semanal, decanal, catorcenal, quincenal, y mensual. Sábado Laborable: Se debe indicar si el empleado debe trabajar el día sábado; se toma en cuenta este día para el conteo de vacaciones. Aplica Salario Mínimo S y P?: Aplica salario mínimo como base para liquidación de salud y pensión, para aquellos empleados que devengan menos del salario mínimo. Domingo Laborable: Indicar si el empleado debe trabajar el día domingo. se toma en cuenta este día para el conteo de vacaciones. Incluye el día 31 en vacaciones: Al marcar esta opcion tomara el dia 31 para el conteo de vacaciones, al omitir esta marcacion lo realizara sobre 30 dias. Cargo: Con la tecla de función F2 o el ícono de binoculares permite consultar el cargo para el cual se esta presentando el aspirante. Fecha de Aplicación al Cargo: Fecha en la cual presento la hoja vida como aspirante aun sin haber pasado el proceso de contratación. Profesión / Oficio: con la tecla de función F2 o el ícono de binoculares permite realizar la consulta de las profesiones. País de Trabajo: debe digitarse el código del país donde va trabajar el aspirante. 48

49 Ciudad de Trabajo: debe digitarse el Código de la ciudad donde va a trabajar el aspirante. Sucursal Autoliquidación: Debe incluir el número de la sucursal al cual el empleado se encuentra afiliado para la autoliquidación. No. descuenta retención si llega a la base: Para que el sistema no liquide la retencion en el proceso automatico de liquidacion de nomina. No pagar Subsidio de Transp: Al seleccionar esta opción, el sistema no liquida Susidio de Transporte al empleado así cumpla con la base para realizar este calculo. No descuenta FSP si llega a la base: Al marcar esta opción el sistema no liquida el valor correspondiente al Fondo de Solidaridad Pensional asi llegue a la base. Tiene Salario Mínimo: Se indica al empleado que gana salario mínimo esta opción, aquellos que se encuentren con esta marcación, el sistema hara el cambio automatico del SMLV al ser este modificado en la opcion del control de pensiones. IBC Diferente: Si se realizan liquidaciones con IBC diferente al real, se indica el valor del ingreso base de cotización en esta casilla. Días vacaciones: Días de disfrute para vacaciones que tiene derecho el empleado por periodo anual laborado en Regimen Normal (15 dias). Tipo de Salario: Se define el tipo de salario que tendra el empleado, sea fijo o variable, se debe incluir la letra F si corresponde a salario Fijo, o la letra V si corresponde a salario variable. Porcentaje Pensión - Porcentaje Salud: Que aplicará para el empleado. El sistema trae por defecto los porcentajes vigentes para aportes, los cuales fueron parametrizados previamente en la opcion de control de salud y control de pension. Días Base Prestaciones: Días que servirán como base para cálculo de prestaciones. Se tiene por defecto 360. Permite Modif: Permite modificar los dias que seran base para el calculo de prestaciones en la liquidación de contrato de trabajo. Salario concepto: Se indica el concepto con el cual se le pagará el sueldo al empleado y se tendra en cuenta en el proceso automatico de liquidacion de nomina. El sistema recalcula los dias en cada vez presente alguna novedad como Licencias, incapaciades, vacaciones o licencias que afecte el numero de dias laborados. Este concepto de salario debe ser fijo para cada empleado (Ej. Sueldo, salario integral), exceptuando a aquellos empleados cuyo sueldo base se registra como una novedad y no requiere que el sistema reajuste el número de dias. 49

50 Estudios Realizados Después de haber creado el aspirante, el sistema permite ingresar a la opción de estudios con el siguiente icono ubicado en la parte superior de la pantalla. En esta opción el sistema permite complementar los datos de estudios realizados por los diferentes aspirantes. Nivel: debe colocarse el nivel de estudio del aspirante, con la tecla de función F2 o el ícono de binoculares permite realizar la consulta. Profesión: debe digitarse la profesión del aspirante, con la tecla de función F2 o el icono de binoculares permite realizar la consulta. Años Cursados: número de anos cursados. Meses Cursados: número de meses cursados. Institución: debe colocarse la institución donde realizó sus estudios. 50

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