PROCESO: PLANEACIÓN DEL SERVICIO PROGRAMACIÓN DE VEHÍCULOS

Transcripción

1 CARACTERIZACIÓN PROCESO: PAGINA: 1 de 6 A. OBJETIVO Programar los vehículos para la prestación del servicio de transporte terrestre automotor de pasajeros por carretera en las rutas y horarios autorizados por el Ministerio de Transporte. B. ALCANCE Inicia con la verificación de la información del parque automotor actualizado las resoluciones del Ministerio de Transporte que en materia de rutas, horarios y condiciones del servicio este vigentes, la programación mensual de los vehículos hasta el control diario del cumplimiento de la programación de los vehículos.. C. RESPONSABLE Operativo de Rodamiento Representantes de agencia D. REQUISITOS - Decreto 171 de Resolución de Habilitación de la empresa, rutas, horarios y condiciones del transporte. - Norma ISO 9001 E. POLÍTICAS POLÍTICAS PARA LA PROGRAMACIÓN MENSUAL DE VEHÍCULOS El subgerente verifica la disponibilidad de vehículos proyectada para el mes siguiente, para ello toma como base la disponibilidad de vehículos del mes actual y la modifica según las novedades reportadas por parque automotor vía correo electrónico sobre vinculación o desvinculación de vehículos (si las hubiere) y lo observado en cuanto a reparaciones prolongadas que reporten los vehículos según planilla de novedades de. El subgerente verifica la disponibilidad de rutas y horarios proyectada para el mes siguiente, para ello toma como base las rutas y horarios prestados en el mes actual y lo modifica según las novedades que reporte la gerencia sobre rutas y horarios (si lashubiere). El Operativo revisa los acuerdos establecidos por Flota Sugamuxi con el fin de diferenciar los modelos y características de los vehículos y así asignar la rotación respectiva. Con la disponibilidad de vehículos y la disponibilidad de rutas y horarios proyectada para el siguiente mes, se procede a elaborar la programación mensual de vehículos.

2 CARACTERIZACIÓN PROCESO: PAGINA: 2 de 6 La planilla de programación mensual se realiza teniendo en cuenta lo descrito en el documento Manual Operativo. Se entrega a los auxiliares de la programación mensual de vehículos para su publicación y ejecución. POLÍTICA PARA EL CONTROL DE DESPACHOS Y PROGRAMACIÓN DIARIA Teniendo en cuenta la información del cuadro mensual de el Asistente Administrativo Yopal diligencia los cuadros diarios de despacho por cada agencia de origen, al final de cada día se envía vía fax o correo electrónico la Programación diaria de los vehículos para el siguiente día a las Agencias de Origen y a los auxiliares de en Yopal y Sogamoso. Los auxiliares de confirman que todos los vehículos cubran las líneas programadas según el cuadro de mensual y diario. cualquier novedad que el conductor tenga sobre la prestación del servicio asignadoy/o la operación del vehículo, se debe hacer con la antelación establecida en el manual de la empresa, el registro de estas novedades debe quedar en el formato de programación diaria. Cualquier novedad presentada con los vehículos debe ser informada al Operativo y se debe proceder de acuerdo a lo descrito en el Manual Operativo y la TABLA DE CONTROLES Y TRATAMIENTO DE LOS PROBLEMAS (NO CONFORMES) DEL SERVICIO Y SUS VEHÍCULOS establecida en el documento Subproceso tratamiento a los no conformes del servicio y sus vehículos. Si el vehículo o conductor que va a ser despachado tiene vencido el SOAT, LICENCIA DE OPERACIÓN, REVISIÓN TECNICOMECANICA. PÓLIZAS DE SEGURO RCC y RCE o LICENCIA DE CONDUCCIÓN DEL CONDUCTOR o en caso de que el conductor no se presente a cubrir su ruta junto con el vehículo, será enviado otro vehículo en reemplazo para la prestación del servicio y se realizara el registro correspondiente en el formato de Programación diaria y el de FS.096 Planilla de Novedades de, y si aplica se levantaran las multas correspondientes descritas en el documento Manual Operativo. (ver Subproceso Control del alistamiento de vehículos y Subproceso Tratamiento de las no conformidades del servicio y sus vehículos) En los municipios diferentes a Yopal y Sogamoso el control y verificación del despacho se realizara en coordinación con los Agentes Comerciales asignados a cada uno de estas oficinas.

3 PROCESO: CARACTERIZACIÓN PAGINA: 3 de 6 F. PROCEDIMIENTOS El Subproceso de Administración documental de procesos está compuesto por los siguientes procedimientos: PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD OBJETIVO PRODUCTO / SERVICIO / RESULTADO CLIENTE PERIODICIDAD Planeación estratégica y seguimiento de la gestión Ministerio de Transporte Superintendencia de puertos y transportes Resoluciones de Rutas, Horarios y condiciones del transporte Políticas de programación y prestación del servicio expedidas por Gerencia General Parque Automotor Actualizado Elaboración de la programación mensual Elaborar la programación mensual de los vehículos con el fin de optimizar el parque automotor y garantizar el cumplimiento de las resoluciones del ministerio de transporte y las políticas de la empresa Programación mensual de vehículos ( rotación servicio ejecutivo) Conductores Afiliados Agencias Mensual Procedimiento de Elaboración de la programación diaria Programación mensual de vehículos ( rotación servicio ejecutivo) Novedades del parque automotor Elaboración y control de la programación diaria Elaborar la programación diaria y controlar el cumplimiento de los despachos programados en la programación mensual de vehículos ( rotación servicio ejecutivo - libertadores) Planilla de diario Todos los procesos Diaria G. INDICADORES Ver Tablero de Indicadores (hipervínculo)

4 PROCESO: CARACTERIZACIÓN PAGINA: 4 de 6 H. REGISTROS CONTROLADOS IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN ACCESO TIEMPO DE RETENCIÓN GESTIÓN CENTRAL DISPOSICIÓN FINAL Programación mensual de vehículos (rotación). Programación diaria (Yopal, Sogamoso) Programación diaria (Arauca, Bucaramanga, Bogotá, Cúcuta, Saravena, Villavicencio) F-RF-035 Inspección preoperacional seguridad y calidad (una al mes para cada vehículo). MAGNÉTICO Oficina de Rodamiento Disco duro computador Auxiliar Administrativo Yopal Yopal y Sogamoso Por mes Abierto Dos meses N/A Eliminación Carpeta cuadros de rotación / por año / por mes movimiento diario / por meses / por días Taquilla Organizada por días Yopal movimiento diario / por meses / por días Agente Comercial, Despachador Perpetuo N/A N/A Un Mes y se envía a la Dirección Operativa en la ciudad de Yopal en donde se archiva por dos años Un Mes y se envía a la Dirección Operativa en la ciudad de Yopal en donde se archiva por dos años Lo correspondiente al año vigente N/A N/A 5 años Eliminación Eliminación Escanear y eliminar original

5 PROCESO: CARACTERIZACIÓN PAGINA: 5 de 6 IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO Soporte revisión técnico mecánica preventiva. Ordenes de despacho para conductores nuevos. ALMACENAMIENTO MEDIO LUGAR CLASIFICACIÓN Yopal Yopal soporte tecnicomecanica / por meses / por días ordenes de despacho / por meses / por días ACCESO Abierto TIEMPO DE RETENCIÓN GESTIÓN Lo correspondiente al año vigente Lo correspondiente al año vigente CENTRAL 5 años DISPOSICIÓN FINAL Escanear y eliminar original 1 año Eliminación I. DOCUMENTOS CONTROLADOS CÓDIGO NOMBRE VERSIÓN FECHA ÚLTIMA REVISIÓN DISTRIBUCIÓN F-RF-035 Ficha técnica de revisión y mantenimiento de vehículos de pasajeros /06/2013 Auxiliar de Rodamiento Calidad Yopal FS.096 Planilla de novedades de 1 Operativo de Rodamiento Yopal FS.097 Planilla de multas de 1 15/07/2015 Operativo de Rodamiento Yopal

6 CARACTERIZACIÓN PROCESO: PAGINA: 6 de 6 J. INSTRUCCIONES ACLARATORIAS DEFINICIONES: Planes de : es la programación para la utilización de los vehículos afiliados a una empresa para que de manera racional y equitativa cubran la totalidad de rutas y horarios autorizados, contemplando el mantenimiento de los mismos. Plataforma de ascenso: área dispuesta para permitir el ascenso de los pasajeros a los vehículos. Ruta: trayecto comprendido entre un origen y un destino, unidos entre sí por una vía, con un recorrido determinado. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 Se levanta la información del proceso de acuerdo a los nuevos requisitos del 10/03/2015 sistema de gestión. 1 Se actualizan las fechas de revisión de los formatos FS.096 Planilla de novedades de la cual se cambia a archivo Excel y FS.097 Planilla de multas la cual se le actualizo el código. APROBACIONES ELABORADO REVISADO APROBADO Ing. Cesar Silva Ingeniero de procesos Flota Sugamuxi s.a Sr. Andrés Manosalva Operativo Ing. Cesar Silva Ingeniero de procesos Flota Sugamuxi s.a Ing. Marco A. Parra Gerente General