SISTEMA DE GESTIÓN CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

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1 PROCESO: SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO LÍDER ESTRATÉGICO DEL PROCESO: Vicerrector Académico LÍDERES ASOCIADOS: Director de, Director, Coordinador y Coordinador de laboratorios. ALCANCE: Inicia desde la planificación y prestación de los servicios de apoyo académico y administrativo (,, y ) hasta la verificación de la eficacia, oportunidad y pertinencia de los mismos. OBJETIVO: Gestionar servicios de apoyo académico para la comunidad Bonaventuriana con eficacia, oportunidad y pertinencia. P - Gestión Financiera - es - Distribuidores de recursos de información - Informes de Gestión de la. - Plan de acción. - Planificación anual de los servicios. - Planificación anual del presupuesto. - Elaborar el plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas. - Presupuesto aprobado. - Plan de acción anual. - Compras - Almacén - Proveedores - Dirección - Consejo de Gobierno. Rectoría General - Todos los procesos - Ministerio de Justicia y del Derecho. - Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias - Lineamientos y directrices institucionales. - Programación Académica. - Guías y Protocolos de Laboratorio. - Proyectos de Investigación. - Planear la prestación del servicio de laboratorios. - Elaborar el plan de mantenimiento de equipos por laboratorio. - Elaborar el plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas. - Plan de prestación del servicio. - Plan de mantenimiento de máquinas y/o equipos por laboratorio. - Plan de acción anual- Unidad. - Presupuesto aprobado. - Comunidad Bonaventuriana - Todos los programas - Personal externo que solicita servicios. - Ministerio de Justicia y del Derecho. Página 1 de 12

2 Químicas y Estupefacientes. - Invima - ICA. - Solicitudes de servicios por parte de la comunidad. - Plan de Desarrollo Corporativo. - Normas, leyes y demás de obligatorio cumplimiento - Elaboración de presupuesto de la Unidad. - Subdirección de Control y Fiscalización de Sustancias Químicas y Estupefacientes. - Invima - ICA. - Facultades - Unidades Académicas - Profesores - Programas analíticos - Capacitaciones - Planificar las fechas para el ingreso de los programas analíticos semestrales. - Programar las fechas de las capacitaciones semestrales a los docentes. - Elaborar el plan de acción anual acorde con los direccionamientos corporativos, objetivos, normatividad y resultados de auditorías internas y externas. - Informe de cumplimiento de la planificación de los planes de estudio en la plataforma. - Programación de las capacitaciones docentes. - Plan de acción anual. - Facultades - Unidades Académicas - Profesores - Gestión Académica. - Dirección de Investigaciones. - Directrices, lineamientos y políticas institucionales. - Licencias. - Lista de eventos a participar. - Proyectar el ejercicio presupuestal anual. - Formular el plan de la producción editorial. - Presupuesto proyectado. - Licencias. - Plan de la producción editorial. - Gestión Académica. - Comité Técnico. - Comité Pleno. Página 2 de 12

3 - Cámara Colombiana del Libro H - es - Distribuidores de recursos de información. - Programas académicos - Compras - Proveedores de herramientas de catalogación. - Programas académicos - Muestra editorial. - Demostración de libros. - Catálogo de editoriales. - Malla curricular. - Formato Solicitud de Material Bibliográfico PA.SA.F01 diligenciado. - Material bibliográfico adquirido. - Selección de los recursos de información. - Adquisición de los recursos de información. - Procesamiento de recursos de información. - Elaboración de bibliografía. - Mantenimiento de catálogo (Olib). - Prestación de servicio. - Formación de usuarios. - Formato Solicitud de Material Bibliográfico PA.SA.F01 diligenciado. - Suministro de compra. - Recursos disponibles. - Bibliografías realizadas. - Registros en OLIB. - Reportes estadísticos de prestación de servicios. - Programas académicos - Comunidad Bonaventuriana - Departamento de Compras - Proveedores - es - Distribuidores - Proveedor de sistemas de información bibliográficos. - Gestión Tecnológica - s e instituciones. - Sistema de información bibliográfico (OLIB). - Recursos disponibles. - Plataforma institucional (ASIS). - Documentos obtenidos. - Formato de préstamo manual. - Formato asistencia a Capacitaciones. - Solicitud de capacitación. - Formato Asesorías especializadas. Página 3 de 12

4 - Todos los procesos - Resoluciones, reglamentos, normas institucionales. - Buenas prácticas de laboratorio Internacionales. - Horarios de laboratorios. - Preparar materiales y equipos para el desarrollo de la práctica y ofrecer soporte durante su desarrollo. - Registrar deudas de estudiantes en el sistema financiero. - Responder solicitudes particulares. - Registro del servicio prestado. - Cuentas de cobro a estudiantes. - Aprobación o rechazo de solicitudes particulares. - Todos los procesos. - Programas académicos - Presupuesto aprobado. - Plan de mantenimiento de máquinas y/o equipos por laboratorio. - Plan de acción anual de la Unidad de. - Reportar los servicios prestados a terceros para la emisión de su cuenta de cobro. - Controlar activos en laboratorios. - Registrar los consumos de medios y reactivos. - Aplicar encuesta de satisfacción. - Cuenta de cobro a tercero. - Información de activos e inventarios de insumos actualizada en el sistema. - Registro de sustancias controladas en la plataforma SICOQ. - CCITE (Certificado de Carencia de Informe por Tráfico de Estupefacientes) - Resultados de la encuesta de satisfacción. - Estudiantes - Solicitud de creación de aulas virtuales. - Crear el espacio virtual en la plataforma para la gestión del aprendizaje LMS. - Aula virtual con sus respectivos requerimientos. - Estudiantes Página 4 de 12

5 - Facultades - Unidades académicas - Profesores - Gestión Relacional - Creación de usuarios. - Capacitación docente. - Recursos multimedia para el aprendizaje. - Soporte técnico y pedagógico. - Sistema para los procesos de elecciones virtuales estudiantiles y administrativas. - Configurar el aula virtual según los requerimientos solicitados. - Parametrizar el acceso a la plataforma de aulas virtuales. - Orientar al docente en el uso de los ambientes virtuales para el aprendizaje. - Realizar la creación y habilitación de usuarios de pregrado y posgrado en la plataforma de aulas virtuales. - Diseñar recursos multimedia para el aprendizaje virtual. - Brindar apoyo técnico y funcional a estudiantes, docentes, las facultades y unidades académicas. - Desarrollar e implementar la configuración del sistema para llevar a cabo las elecciones virtuales estudiantiles y administrativas. - Acceso disponible para el estudiante de aula virtual. - Docentes capacitados en el uso de los ambientes virtuales para el aprendizaje. - Solicitudes atendidas en el tiempo estipulado a través de los diferentes canales de comunicación. - Facultades - Unidades académicas - Profesores - Gestión Relacional - Investigación - Propuestas editoriales. - Necesidades de material publicitario. - Evaluar, diseñar e imprimir las propuestas editoriales de la institución. - Libros, revistas y periódicos impresos. - Investigación Página 5 de 12

6 - Proyección Social - Bienestar Institucional - Unidades Administrativas - Pares evaluadores - Proveedores externos de diseño y corrección. - Impresores. - Cámara Colombiana del Libro. - s. - Cronograma de ferias del libro. - Diseñar e imprimir el material publicitario de la institución. - Participar en las ferias del libro a nivel local, nacional e internacional. - Plegables, folletos, cartillas y demás material publicitario en modo impreso o digital. - Contactos con el medio editorial, distribuidores y libreros. - Cumplimiento depósito legal. - Proyección Social - Bienestar Institucional - Unidades Administrativas - es universitarias - s de Depósito Legal - Distribuidores - Libreros V - Proveedores Sistemas de información bibliográficos - Estadísticas plataforma Jasper y Elogim - Formatos de seguimiento a servicios - Control y seguimiento de la prestación de los servicios. - Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso. - Informe anual de Gestión de bibliotecas. - Indicadores de gestión del proceso. - Gestión Financiera - Gestión del Talento Humano - Plan de prestación del servicio. - Verificar que la cantidad de sustancias controladas en inventario no sobrepase las cantidades estipuladas por estupefacientes. - Informe anual de gestión de laboratorios. - Gestión Financiera - Secretaría de Seccional Página 6 de 12

7 - Plan de mantenimiento de máquinas y/o equipos por laboratorio. - Plan de acción anual- Unidad. - Seguimiento al Plan de mantenimiento de máquinas y equipos. - Seguimiento al plan de acción de la unidad. - Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso. - Indicadores de gestión del proceso. - Gestión de Calidad y Mejoramiento - Estudiantes - Facultades - Unidades académicas - Profesores - Ingreso de programas analíticos. - Programas analíticos. - Acceso a la plataforma de aulas virtuales. - Verificación y creación del Informe de cumplimiento de la planificación de los planes de estudio en la plataforma. - Generar informes de seguimiento (Registro de actividad) en la plataforma. - Verificación del cumplimiento de la planeación de fechas de ingreso de programas analíticos. - Informe de cumplimiento a la planificación de los planes de estudio en la plataforma. - Informe de seguimiento (Registro de actividad) en la plataforma por solicitudes. - Informe de cumplimiento de ingreso de programas analíticos por facultades y unidades académicas - Estudiantes - Facultades - Unidades académicas - Profesores - Verificación del cumplimiento de las capacitaciones a docentes. - Reporte de docentes capacitados en el uso de la plataforma de aulas virtuales - Verificación de funcionamiento de accesos creados al aula virtual. - Verificación de creación y configuración de espacios virtuales. - Respuesta a la solicitud del docente de la creación y el acceso al aula virtual - Informe de cumplimiento de configuración del sistema Página 7 de 12

8 - Verificación de cumplimiento de parámetros establecidos para llevar a cabo elecciones estudiantiles y administrativas. - Medición de indicadores para verificación del cumplimiento del proceso. - Indicadores de gestión del proceso. - Investigación - Proyección Social - Bienestar Institucional - Plan de la producción editorial. - Realizar seguimiento a la ejecución del plan de la producción editorial. - Realizar control a la corrección y el diseño de las propuestas editoriales. - Realizar seguimiento y medición al proceso. - Plan de la producción editorial ejecutado. - Rediseños y ajustes. - Indicadores actualizados. - Direccionamiento Estratégico - Unidades Administrativas - Realizar el depósito legal. - Pares evaluadores - Proveedores externos de diseño y corrección - Impresores - Cámara Colombiana del Libro. - s. Página 8 de 12

9 A Definir acciones correctivas y de mejora Plan de Acción de unidad RECURSOS HUMANOS RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS DOCUMENTOS Y REGISTROS Rector, Secretario, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo y Financiero, Decanos, Director de Oficina Software SIDIU, ICEBERG, OLIB, OPAC, MOODLE, Servidores, Red institucional, Internet, Página web, Ver Matriz de Control Información Documentada de Registro Académico, Directores de Programa, equipos de cómputo, computadores de gran Secretarios Académicos, Director de Medios Audiovisuales, rendimiento, impresoras, impresoras digitales,, PE.GC.F09 Director de, Director de Educación Virtual, Auxiliar Pedagógico, Diseñador de medios, Coordinador de Adquisiciones, Coordinador de Bases de Datos, unidad de Backus, scanner, teléfonos, muebles de oficina, espacios físicos (oficinas), auditorios, equipos audiovisuales, software de edición de videos, licencias RIESGOS ASOCIADOS Coordinador de Procesos, Diseñador gráfico, Diagramador de software de diseño gráfico, estanterías, PRS, sellos, electrónico, Corrector, Auxiliar administrativo, Asistentes maquina desmagnetizadora, lectores de códigos de Ver Matriz de Riesgos y Oportunidades Código PE.GC.F08 de Registro Académico, Secretarias, Auxiliares. barras. REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS REQUISITOS NTC ISO 9001 Ver Normograma del Proceso Código PA.SA.N1 Transversales: Propios del proceso: INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA Nivel de ocupación de los espacios. Medir el tiempo de ocupación de cada laboratorio para analizar su utilización. (Horas de práctica ejecutadas por semestre y por laboratorio/horas de práctica programadas por semestre y por laboratorio) x % Semestral RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Coordinador de Página 9 de 12

10 INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA Índice de Satisfacción. Cumplimiento en la adquisición del material bibliográfico. Incremento en la utilización de recursos bibliográficos. Crecimiento en el uso de aulas virtuales. Crecimiento de la población estudiantil matriculada en las aulas virtuales. Conocer la percepción de los clientes internos y externos sobre el servicio de laboratorios. Medir el porcentaje de cumplimiento en la adquisición del material bibliográfico. Medir el incremento en la utilización de los recursos bibliográficos. Medir el porcentaje de crecimiento en la utilización de la plataforma de enseñanza virtual por semestre. Conocer el crecimiento de la población estudiantil en la modalidad virtual por semestre. (Número de personas que brinda calificación alta/número total de participantes en la encuesta) x 100. (Número de títulos adquiridos/número de títulos solicitados) x 100. [(Número de consultas realizadas en el semestre Actual Número de consultas realizadas en el semestre anterior) / Número de consultas realizadas en el semestre anterior] x 100. [(Número de aulas virtuales activas en el semestre actuales) - (Número de aulas virtuales activas en el semestre anterior)] / (Número de aulas virtuales activas en el semestre anterior)] x 100. [(Número de estudiantes matriculados en modalidad virtual en el semestre actual - Número de estudiantes matriculados en modalidad virtual en el semestre anterior) / (Número de estudiantes matriculados en modalidad virtual en el semestre anterior)] x % Semestral RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Coordinador de 100 % Anual Bibliotecólogos 15 % Semestral Bibliotecólogos 5 % Semestral 20 % Semestral Director del Centro de Educación Virtual Director del Centro de Educación Virtual Página 10 de 12

11 INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA Oportunidad en tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes. Medir el cumplimiento del tiempo de respuesta a las diversas solicitudes. [(Número de solicitudes cumplidas en el semestre/ Número de solicitudes totales en el semestre)] x 100 Donde los tipos de solicitudes son: A. Crear, reiniciar, copiar y borrar un aula virtual (tiempo de respuesta establecido: 1 día hábil) B. Diseño de medios digitales y audiovisuales (Banner básico: 1 día hábil, Banner especializado: 3 días hábiles, pieza grafica para campañas corporativas: 8 días hábiles, otros: dependiendo de la complejidad) C. Crear y reestablecer usuarios en la plataforma ((tiempo de respuesta establecido: 1 día hábil) A: 100% B: 100% C: 100% Semestral RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO Director del Centro de Educación Virtual Número de solicitudes. Conocer el volumen de las solicitudes de cada tipo de procedimiento que recibe el CEV. Número de solicitudes de cada uno de los procedimientos, donde los tipos de solicitudes son: A. Crear, reiniciar, copiar y borrar un aula virtual B. Diseño de medios digitales y audiovisuales C. Crear y reestablecer usuarios en la plataforma A: 60 B: 150 C: 500 Semestral Director del Centro de Educación Virtual Libros investigativos publicados. Libros académicopedagógicos publicados. Libros institucionales publicados. Impulsar y divulgar la producción investigativa de la Universidad. Apoyar e impulsar la producción académica de los docentes de la USB. Apoyar e impulsar la producción académica periódica de los docentes y estudiantes de la USB y de la orden franciscana. Número de libros investigativos publicados al año. 8 Anual Director Número de libros académico-pedagógicos publicados al año. 8 Anual Director Número de libros publicados al año. 6 Anual Director Página 11 de 12

12 INDICADORES DEL PROCESO - SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN NOMBRE OBJETIVO FÓRMULA META FRECUENCIA Libros literarios y artísticos publicados. Servicio para material publicitario. Apoyar e impulsar la producción literaria de docentes, estudiantes de la USB y escritores externos a la institución. Atender todas las solicitudes de material publicitario que las unidades académicas y administrativas demandan. Número de libros literarios y artísticos publicados al año. (Número de solicitudes de material publicitario recibidas/número de solicitudes de material publicitario elaboradas) x 100. RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO 2 Anual Director 100 % Semestral Director CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /MAR/ 2011 Versión Inicial Vicerrector Académico /ENE/2018 Se modificaron el alcance y el objetivo. Se estructuraron las actividades bajo la metodología PHVA (Planear, hacer, verificar, actuar) y se actualizaron los indicadores de seguimiento como parte de la actualización de la información documentada bajo la norma NTC ISO Vicerrector Académico /ABR/2018 Se retiran las actividades de Registro Académico, debido a que se traslada a otro proceso. Se agrega la identificación de las actividades de Laboratorio y. Se añadieron los indicadores libros institucionales publicados, y libros literarios y artísticos publicados, pertenecientes al proceso Gestión. De igual forma se modificó el indicador oportunidad en tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes diferenciando el tipo de solicitudes y se agregó el indicador del número de solicitudes para el proceso de. Vicerrector Académico Revisó: Juan Carlos Flórez Buriticá Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 16/ABR/2018 Firma: Aprobó: Fray Ernesto Londoño Orozco, OFM Cargo: Rector Fecha: 16/ABR/2018 Firma: Página 12 de 12