ÍNDICE DE CONTENIDOS

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2 ÍNDICE DE CONTENIDOS INTRODUCCIÓN...2 INSTALACIÓN...3 UTILIZACIÓN POR PRIMERA VEZ...4 EL ENTORNO DE TRABAJO...7 MÓDULO TÁCTIL (VENTAS)...12 MÓDULO DE ARTÍCULOS...18 SUBMENÚ DE ARTÍCULOS...19 SUBMENÚ DE FAMILIAS...22 SUBMENÚ DE SUBFAMILIAS...24 SUBMENÚ DE ALMACÉN...26 MÓDULO DE CLIENTES...28 MÓDULO DE PROVEEDORES...30 MÓDULO DE AUXILIARES...32 SUBMENÚ DE CAMAREROS...33 SUBMENÚ DE CAJAS...35 SUBMENÚ DE FORMAS DE PAGO...37 SUBMENÚ DE BANCOS...39 SUBMENÚ DE SERIES DE MOVIMIENTOS...40 SUBMENÚ DE SALONES...42 SUBMENÚ DE MESAS...44 SUBMENÚ DE MODOS DE PREPARACIÓN...46 SUBMENÚ DE INCIDENCIAS...47 MÓDULO DE VENTAS...48 MENÚ DE TICKETS DE VENTA...49 TICKETS DE VENTA...50 LÍNEAS DE TICKET DE VENTA...53 MENÚ DE FACTURAS DE VENTA...54 FACTURAS DE VENTA...55 MENÚ DE RECIBOS DE FACTURAS DE VENTA...57 RECIBOS DE FACTURA DE VENTA...58 MENÚ DE REMESAS DE RECIBOS...60 REMESAS DE RECIBOS...61 MÓDULO DE COMPRAS...63 MENÚ DE ALBARANES DE COMPRA...63 ALBARANES DE COMPRA...64 LÍNEAS DE ALBARÁN DE COMPRA...66 MENÚ DE FACTURAS DE COMPRA...67 FACTURAS DE COMPRA...68 MENÚ DE PAGOS DE FACTURAS DE COMPRA...70 PAGOS DE FACTURAS DE COMPRA...71 MÓDULO MOVIMIENTOS DE CAJA...73 MENÚ DE ANOTACIONES DE CAJA...73 ANOTACIONES DE CAJA...74 MENÚ DE ARQUEOS / CIERRES DE CAJA...76 ARQUEOS / CIERRES DE CAJA...77 MENÚ DE DESGLOSE DE ARQUEOS / CIERRES...79 MÓDULO DE UTILIDADES...80 MENÚ DE INFORMES CONTABLES...81 MENÚ DE PROCESOS ESPECIALES...83 MENÚ DE ESTRUCTURA DE TABLAS...85 CONFIGURACIÓN DE PARÁMETROS

3 INTRODUCCIÓN Sin tener apenas conocimientos sobre informática, usted podrá automatizar y manejar fácil y eficazmente las actividades más habituales y corrientes de su empresa o negocio. En resumen, la aplicación le permitirá: Operar de una manera sencilla e intuitiva con los datos maestros, es decir, dar de alta, modificar, eliminar y consultar datos de clientes, proveedores, bancos, artículos, etc... Generar y gestionar las ventas y compras así como sacar diferentes informes sobre las mismas. Conocer en todo momento el estado actual de las existencias de su almacén o almacenes. Imprimir y/o visualizar en pantalla listados e informes contables en cualquier momento en base a la situación actual de la base de datos. Generar copias de seguridad de la base de datos. Visualizar datos de años anteriores y trabajar con ellos, por ejemplo para sacar listados y realizar comparaciones estadísticas. Controlar anotaciones y arqueos o cierres de caja. Etc, etc... Requerimientos del ordenador Los requisitos mínimos de Hardware para el correcto funcionamiento de la aplicación son los siguientes: CPU: PENTIUM o AMD. Memoria RAM: 256 Mb o superior. Disco Duro: 1 Gb o superior. Tarjeta gráfica: S-VGA, resolución 1024 x 768 píxeles. Monitor: Color. Impresora: Opcional Visor: Opcional Cajón Portamonedas Opcional Pantalla Táctil Opcional Los requisitos mínimos de Software son: Sistema Operativo: Microsoft Windows 98 o superior. 2

4 INSTALACIÓN Situado en el Escritorio de Windows, seguir los siguientes pasos: 1. Cerrar todas las aplicaciones abiertas. 2. Introducir el CD de DISSREST, Software para la Hostelería. 3. Automáticamente se ejecutará el programa de instalación. (Si no se ejecutara mire los pasos a seguir posteriores al nº 7). 4. Se nos mostrará una pantalla, en azul degradado, en la que se recomienda que, para comenzar la instalación del programa, deberemos cerrar todas las aplicaciones. Posteriormente pulsaremos sobre "Aceptar". 5. A continuación deberemos, una vez leído, aceptar los términos del acuerdo de licencia, y pulsar "Siguiente". 6. La pantalla siguiente nos muestra una ventana que indicaremos el directorio en el que se va a instalar DISSREST, Software para la Hostelería (por defecto C:\DISSREST). En este punto, podemos salir de la instalación pulsando el botón correspondiente o instalar DISSREST, Software para la Hostelería pulsando en el botón de siguiente. 7. Al finalizar la instalación, el programa nos muestra una ventana, en la que se nos informa que la instalación ha terminado correctamente. Si es así, pulsaremos sobre "Aceptar". 8. Una vez finalizada la instalación del programa, podrá apreciar que en su escritorio se ha creado un icono de acceso directo a la aplicación. pasos: Si al introducir el CD de DISSREST, Software para la Hostelería, éste no se autoejecutara, siga los siguientes 1. Pulsar sobre el botón "Inicio", situado en la Barra de Tareas (en la parte inferior de la pantalla). 2. Desplegado el menú de Inicio, pulsar sobre la opción "Ejecutar". 3. Se abre una ventana donde pide introducir el nombre de un programa para ejecutarlo, escribir: D:\SETUP.EXE 4. Lo siguiente que aparecerá es exactamente igual que a partir del paso 4 de esta misma página. 3

5 UTILIZACIÓN POR PRIMERA VEZ Antes de comenzar a usar el programa debe configurarlo para adaptarlo a las necesidades de funcionamiento de su empresa. En esta guía aprenderá los parámetros a configurar y las tareas a realizar para adaptar DISSREST a su gusto de una manera muy rápida y sencilla. Una vez instalada la aplicación, ésta creará un acceso directo con el nombre DISSREST en el escritorio del equipo donde la haya instalado y en la carpeta seleccionada para dicho fin podrá encontrar, además de los archivos del programa, un manual de extensión.pdf (para abrirlo con Adobe Acrobat Reader) y un archivo de ayuda el cual puede abrirlo también desde una opción del propio programa (F1 - Ayuda). Pulsar sobre el icono de acceso directo DISSREST del escritorio de Windows, con lo que se abrirá la aplicación. La primera ejecución tomará algo más de tiempo de lo que tardará en arrancar posteriormente, debido a la generación automática de todos los archivos necesarios, aun así no debería tomar demasiado tiempo esto también dependerá de la velocidad y potencia de su equipo. Los pasos a seguir para empezar a utilizar la aplicación son, en resumen, los siguientes: Introducción de los Datos de Registro y los Datos de Empresa. Configuración de los parámetros de la Aplicación. Entrada a la aplicación. A continuación se explicarán más detalladamente cada uno de estos pasos. 1. Introducción de los Datos de Registro y los Datos de Empresa: Al ejecutar por primera vez la aplicación se le mostrará una ventana de petición de datos en la que se le requerirán los datos de registro, los cuales son necesarios para el funcionamiento de la aplicación. Estos datos son, Razón Social y NIF/CIF de la empresa, parámetros que se muestran por defecto en todos los impresos que emita desde el programa, Nº de Serie de la aplicación, que lo podrá encontrar en la caja que contiene el cd y será necesario para la petición de modificaciones y de actualizaciones, y clave de registro, que la deberá solicitar en el teléfono de Atención al Cliente de Dissoft , notificando los datos introducidos anteriormente. Imagen: Registro de la Aplicación 4

6 Si no introduce la clave de registro o no es correcta, el programa se ejecutará en versión demostración, con lo cual no podrá introducir más de 10 registros por tabla. Para poder usar el programa con total libertad debe situarse en el apartado Utilidades / Parámetros Generales, en la pestaña Datos de Empresa y Registro, y ponerse en contacto con el servicio tecnico en el o mandar por fax la hoja de registro que puede imprimir desde esa misma pantalla. De esta forma se le facilitará una clave de registro la cual se proporciona en base a la Razón Social y NIF/CIF, por ello le advertimos de que una vez cambiados alguno de estos parámetros deberá volver a solicitarla. Imagen: Parámetros de la Aplicación 2. Configuración de los parámetros de la aplicación: Es muy importante realizar la configuración de los parámetros del programa para adaptarlo a su sistema de trabajo, dicho proceso debe hacerlo en el apartado Utilidades/Parámetros. Estos, se encuentran divididos en fichas según su funcionalidad y podrá observar como de cada uno de ellos está claramente explicada su funcionalidad. Parámetros generales: Son los parámetros cuyo valor no variará en función del camarero ni caja, sino que son comunes para cualquier entrada a la aplicación. En esta ficha se encuentran entre otros los parámetros de cliente por defecto, porcentajes y tipos de IVA y recargos de equivalencia, IVA por defecto para venta de literales, numeración de movimientos, Texto para el pie de documentos oficiales, etc... Datos Generales: En esta pestaña configuraremos los parámetros que afectarán al funcionamiento de la aplicación en sí, independientemente del usuario y caja que la use. Configuración Ticket y Factura: Son los parámetros que le permitirán configurar la apariencia del ticket de venta impreso y de la factura en formato ticket, cuando la impresora no esté configurada con sus propios drivers, en cuyo caso, podrá solicitar la modificaciones que desee al Servicio Técnico de Dissoft, pudiendo seleccionar que campos se mostrarán en las distintas partes del ticket, ya sea, cabecera, títulos del detalle, detalle, totales y pie del ticket. También dispone de la posibilidad de restaurar los valores por defecto. La configuración de estos parámetros se explica en el Módulo de Utilidades. 1. Una vez configurados los parámetros iniciales, ya podemos proceder a entrar en la aplicación. Para ello nos encontramos con la siguiente pantalla: Imagen: Petición de Datos Iniciales 5

7 Para entrar en la aplicación debe introducir lo que se denominan Cambios Iniciales, esto es, aquellos valores de entrada como son el Camarero y su clave, la Caja y su clave y el Cambio Inicial, que es el importe que haya realmente en el cajón portamonedas, el cual si realizó anteriormente un arqueo de esta caja, le aparecerá por defecto la cantidad que dejó en la misma. Este modo de introducción se puede realizar de manera táctil o por teclado. El importe de Cambio Inicial introducido en la entrada al programa quedará registrado como una anotación de tipo cambios iniciales con la caja, fecha y hora de la entrada. Generar acceso directo a través de red local. Una vez instalado el programa en el equipo designado como servidor, debe irse al equipo cliente y hacer clic sobre el icono de Mis sitios de red o Entorno de red, según el Sistema Operativo. Seleccionar Equipos Próximos y una vez abierta la ventana entrar en el icono perteneciente al equipo servidor, el cual debe tener compartido el disco duro o como mínimo la carpeta donde se encuentra instalada la aplicación (por ejemplo: C:\DISSREST). Una vez dentro de dicha carpeta, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el archivo llamado Zeus33.exe y se abrirá un menú desplegable, debiendo pulsar sobre la opción de Enviar a / Escritorio (crear acceso directo). Después de crear el acceso directo en el escritorio del equipo cliente, haga clic con el botón derecho del ratón sobre dicho icono de acceso directo abriéndose un menú desplegable y seleccionando la opción de Propiedades. Asegúrese de que la cadena que aparece en el campo de Destino tiene un carácter " al principio y otro al final. Seleccione la cadena y pulse Ctrl+C para copiarla. Ponga el cursor al final de dicha cadena, inserte un espacio en blanco y pulse Ctrl+V para pegarla de nuevo. Sustituya la palabra Zeus33.exe por Dissrest.vam. Ejemplo: - \\Server\C\DISSREST\Zeus33.exe - "\\Server\C\DISSREST\Zeus33.exe" - "\\Server\C\DISSREST\Zeus33.exe" "\\Server\C\DISSREST\Zeus33.exe" - "\\Server\C\DISSREST\Zeus33.exe" "\\Server\C\DISSREST\Dissrest.vam" 6

8 EL ENTORNO DE TRABAJO Imagen: Menú Principal En la parte superior de la Ventana Principal se encuentra un menú con las distintas secciones de las que se compone DISSREST. Además, también podrá acceder a la sección que desee mediante las teclas de función especificadas en los botones. Estas secciones son: ARTÍCULOS CLIENTES PROVEEDORES AUXILIARES VENTAS COMPRAS MOVIMIENTOS UTILIDADES En la parte derecha de la pantalla se sitúa el Módulo Office que permite acceder mediante teclas de acción rápida a los procesos o acciones que se puedan utilizar más a menudo, como por ejemplo el acceso al módulo de venta táctil, realización de arqueos, o listados con los tickets del día. Cada una de las secciones se divide en módulos claramente diferenciados y con un carácter o tecla asignada para su rápido acceso. A su vez, cada módulo está compuesto por distintas opciones situadas en la parte izquierda de la pantalla y por un listado resumen de los datos a los que haga referencia el módulo que se encuentra activo, situado en el centro de la pantalla. Las opciones más habituales de las que constan los módulos son: ALTA: Para dar de alta registros asociados al módulo al que pertenecen. Al dar de alta una ficha de cualquier módulo, lo haremos simplemente pulsando el botón de "ALTA" y una vez rellenados los datos de la ficha en cuestión, pulsando en el botón "Aceptar" guardaremos esos cambios dando por creada la ficha, o en su defecto si pulsamos sobre el botón "Cancelar" o usamos la función "Esc" (Escape del teclado) desecharemos los cambios sobre la ficha que tengamos en pantalla. Cuando damos de Alta una ficha automáticamente nos aparece otra vacía para rellenar, si no queremos rellenar más, simplemente cancelamos la nueva ficha. 7

9 BUSCAR: Para dar hacer búsquedas de registros asociados al módulo al que pertenecen. La pantalla de búsqueda es análoga en todos los módulos, se compone de una cabecera con dos campos, en el primero, "Indice", seleccionaremos de una lista pulsando la pestaña, el parámetro por el cual queramos buscar, y en la segunda la descripción del campo correspondiente al Índice seleccionado, donde escribiremos lo que queramos buscar, y una rejilla donde se muestran los datos encontrados. En la esquina superior derecha nos encontramos tres botones, "Alta" para dar de alta las fichas sobre la búsqueda que estamos haciendo, "Selecc." para entrar dentro de la ficha seleccionada (también podemos acceder a la ficha seleccionada haciendo doble click sobre ella) y por último un botón para "Salir" de la pantalla (pulsando Esc del teclado también podemos salir). Imagen: Localizador de Artículos. LISTADOS: Para listar los registros asociados al módulo al que pertenecen. En esta pantalla se nos listará todas las fichas pertenecientes al módulo que hayamos seleccionado, en estas rejillas o listados podemos hacer varias acciones con las fichas que se muestran, las cuales vienen determinadas en una barra de herramientas. Imagen: Listado de Artículos. A continuación se explican una serie de anotaciones que le explicarán el entorno de trabajo de DISSREST y le facilitará conocer más a fondo esta herramienta de trabajo. - Opciones sobre Registros. Las opciones más comunes de los registros de las distintos apartados (tablas) de los que se compone la aplicación son las que se explican a continuación. Alta de Registro. Se puede dar de alta a un registro (ej. Artículo) mediante la opción correspondiente en el menú al que pertenezca (ej. Menú Artículos), pulsando con el botón derecho del ratón sobre cualquier rejilla de su tabla (ej. 8

10 artículos) y seleccionando la opción de formulario alta, pulsando una sola vez en la rejilla y pulsando la tecla Insert del teclado o desde la ventana de localizador pulsando sobre el botón de alta. Edición de Registro. Para modificar un registro perteneciente a una tabla o módulo (ej. Artículo) basta con hacer doble clic sobre la línea correspondiente dentro de cualquier rejilla de su tabla o pulsando con el botón derecho del ratón sobre la rejilla y seleccionando la opción de formulario modificación. Baja de Registro. Se puede eliminar un registro (ej. Artículo) seleccionando la línea correspondiente, dentro de la rejilla de su tabla y pulsando seguidamente la tecla de Supr del teclado, pulsando con el botón derecho del ratón sobre la rejilla y seleccionando la opción de formulario de baja o modificación, ya que en ambos aparece el botón de Eliminar, que siempre pedirá confirmación. Nota: si el registro tiene algún histórico, de tipo ventas, compras, etc el programa no permitirá la baja de dicho registro y mostrará un mensaje de información. En este caso la única manera de eliminar el registro sería eliminando previamente todos sus históricos o movimientos. - Opciones sobre Rejillas/Listados. Al pulsar con el botón derecho del ratón sobre la rejilla aparece un menú desplegable sobre el cual se nos muestran las distintas opciones para trabajar sobre la misma. Algunas de ellas no se usan en esta aplicación. Las más usadas se explican a continuación: Formulario Alta: sirve para dar de alta un registro de la tabla a la que pertenece la rejilla sobre la que se pulsó. Formulario Modificación: se usa para modificar el registro, el cual debe estar seleccionado, al seleccionarlo tomará un color de fondo azul. Formulario Baja: su función es la de mostrar el registro para poder darlo de baja en la base de datos. Quitar de la lista el seleccionado: lo que hace esta opción es que quita visualmente el registro seleccionado, pero no lo elimina, esta opción es útil si quisiéramos sacar un listado impreso y ese registro en concreto no nos interesa mostrarlo en el mismo. Invertir el orden de la lista: como su nombre indica invierte el orden actual de la lista en base al último ordenamiento que hayamos seleccionado. Imagen: Listado de Artículos con opciones sobre la rejilla. Si apreciamos en detalle el encabezado de la rejilla podemos ver los títulos de las celdas, si pulsamos sobre ellos se nos ordenará la lista de fichas por el orden alfabético del título que hayamos pulsado. - Barra de Herramientas en Listados. En los listados generales de datos, ya sean Datos Maestros o movimientos, aparece en la parte inferior del mismo una barra de herramientas, cuyas opciones son siempre las mismas y las cuales se pueden ejecutar también mediante una tecla de Función que encontrará en la parte superior izquierda de la imagen, agilizando así el uso de dicha barra. Dicha barra de herramientas está compuesta por los siguientes botones cada uno con su correspondiente función. Imagen: Barra de Herramientas estándar de listados. Alta (Ins): muestra el formulario para dar de alta un registro nuevo. Editar (Intro): muestra el formulario para modificar o consultar el registro seleccionado. Eliminar (Supr): muestra el formulario para eliminar el registro seleccionado. Filtrar (F2): esta opción es de gran utilidad, sirve para quedarse con aquellos registros que se tengan en ese momento en pantalla, los cuales cumplan una determinada condición, la cual se especificará en la pantalla que se muestra al pulsar sobre dicha opción. Los filtros son acumulables y para poder ver los datos que se han ido quitando de la lista deberá volver a sacar el listado general. 9

11 Multipartir (F3): sirve para partir el listado actual en tantos listados como valores distintos tengan los registros actuales en función del campo que se le especifique en la ventana que se muestra al pulsar esta opción. Es decir, agrupa los registros por el campo seleccionado y los muestra en distintos listados, aunque sólo se verá un en pantalla, y los demás aparecerán cuando se cierre el previo a él. Reordenar (F4): lo que hace es ordenar la lista actual en base al campo que se seleccione al mostrarse la ventana. Las ordenaciones no se acumulan. Asignar Impresoras (F5): esta opción no es muy común. Muestra una pantalla con las impresoras lógicas que ofrece el programa, por ejemplo, una para sacar las facturas, otra para informes, otra para ticket. Al asignar una impresora a una de estas impresoras lógicas lo que evitamos es que cada vez que queramos sacar un impreso, p.e. un ticket se nos muestre la ventana de selección de impresoras que emite el Sistema Operativo, sino que directamente manda dicho impreso al la que tengamos especificada. Para asignar una impresora lógica a una física que tengamos instalada en el equipo debemos seleccionar primero la lógica y posteriormente pulsar en conectar, aparecerá una pantalla para seleccionarla y sólo tendrá que elegirla una sola vez. Especificar (F6): esta opción nos permite elegir uno de entre los distintos informes que ofrece el programa sobre los datos de la lista para que sea éste el que se imprima o se previsualice. Previsualizar (F7): sirve para previsualizar en pantalla el informe que previamente debemos haber especificado según la opción anterior. Imprimir (F8): imprime sin previsualizar el informe especificado previamente. Búsqueda (F9): muestra una ventana con las posibles búsquedas que se puedan realizar con los datos actuales. Éstas pueden ser cruzadas, para añadir o quitar registros que cumplan con las condiciones señaladas en la búsqueda a seleccionar. Por ejemplo: en un listado de Albaranes, cruzar una búsqueda para que de los que actualmente se representan deje sólo los que ya están facturados. Cambiar aspecto (F11): muestra una ventana con las posibles rejillas de visualización de los datos actuales, de esta forma, podremos ver otros campos de los datos actuales simplemente con cambiar el aspecto de la rejilla, esto no supone ningún filtro, sólo es un cambio de visualización. Procesos (F12): presenta un listado de los procesos que se puedan realizar sobre cada uno de los registros de la lista. Salir (Esc): cierra el listado actual y vuelve al menú de procedencia. - Diseño de Formularios de registros. Llamamos Formulario a la ventana en la que se presentan los campos o datos de un registro concreto (p.e. Cliente, Proveedor, Albarán de Venta, etc...). La finalidad de estos Formularios es la de insertar un nuevo registro, presentar la información de un registro ya introducido o eliminarlo. Para facilitar la gestión de los datos, todos los formularios, sean de la tabla que sean, tienen la misma disposición y distribución de los objetos que componen, siendo esta la siguiente: Parte superior: encontrará una barra de color azul oscuro y en su interior el texto correspondiente al título del formulario, haciendo referencia siempre al tipo de dato del que se presenta la información. Por ejemplo: FICHA DE CLIENTE. También podrá observar en esta misma barra a su derecha un pequeño texto que servirá de guía rápida para saber que registro concreto esta editando. Y por encima de este texto aparecerá en ocasiones un título que pondrá Registro no editable, esto significa que el usuario actual tiene una restricción (prohibición) sobre este tipo de registros. Parte lateral derecha: casi ocupando el lateral derecho del formulario se sitúan siempre los botones de acciones y procesos a realizar sobre el registro actual, siempre agrupados debajo de una imagen en base a la función que realizan. Por ejemplo, mostrar más datos, imprimir, procesos... Parte inferior: esta zona está compuesta por una barra que contiene a su izquierda el logotipo de la aplicación que está ejecutando y a la derecha del mismo los botones de acción sobre el registro, estos son: Siguiente (F2): mostrará la información del siguiente registro en orden de código. Si el registro actual hubiera sido modificado le pedirá confirmación para almacenar dichos cambios antes de mostrar el siguiente registro. Anterior (F3): mostrará la información del anterior registro en orden de código. Si el registro actual hubiera sido modificado le pedirá confirmación para almacenar dichos cambios antes de mostrar el anterior registro. Aceptar (Ctrl.+A): acepta el registro o los cambios realizados si éste ya estuviera creado. Debe tener en cuenta que los campos que tienen en su título el carácter * son de obligatoria introducción y no pueden quedar vacíos, en este caso no se permitirá guardar dicho registro. En el caso de estar dando de alta, al pulsar sobre esta opción se almacenará la ficha actual y se limpiarán los campos para seguir introduciendo más. Cancelar (Esc): cierra el formulario sin guardar los datos o aceptar la introducción del nuevo registro si fuere el caso. Eliminar (Ctrl.+E): eliminará el registro actual teniendo en cuenta que si éste tiene datos históricos enlazados, por ejemplo: albaranes, compras, etc. no permitirá su eliminación. En este caso, si realmente desea eliminarlo deberá eliminar previamente todos sus datos enlazados o cambiarles el valor del campo enlazado a cada uno de ellos. 10

12 Parte central: aquí es donde se sitúa la información sobre la ficha en cuestión, es decir, los campos que componen el registro que desea insertar, editar o consultar. Toda la información se encontrará agrupada en función del contenido al que hagan referencia, de esta forma se aporta a la gestión de la información una mayor claridad visual. Para cambiar de campo sólo debe pulsar sobre la tecla Tabulador o Intro. Los campos que posean a su derecha unas flechas, por ejemplo los numéricos o de tipo fecha, puede darle valor también pulsando sobre las teclas de flechas del teclado. Debe saber también que en los campos que son multilíneas para cambiar de línea debe pulsar Ctrl.+Intro. - Botones de función rápida en Formularios. En las distintas fichas de nuestra base de datos encontrará muy a menudo lo denominados "Botones de función rápida" que harán su trabajo mucho más sencillo y eficaz. Éstos sirven para enlazar rápidamente unas tablas con otras, siempre y cuando estén relacionadas. Los botones a los que nos referimos siempre acompañan a uno de los campos de la ficha en la que estemos situados y contienen un menú desplegable con las funciones básicas sobre el mismo, como son, dar de alta, localizar o ver la ficha completa de la tabla con la que está relacionado el campo. Imagen: Botones Función Rápida - Campos de Dibujo y Objetos Ole. Se puede dar el caso de que en alguno de los datos que usa el programa exista algún campo que sea de tipo dibujo (fotos ) o archivo adjunto, también llamado objeto OLE. Para asignar un dibujo en un campo de este tipo se puede hacer doble clic sobre el y aparecerá una ventana de selección de fichero, en la cual podremos elegir la ruta y el archivo que previamente debe estar creado con alguna de las extensiones para imágenes, como son bmp, jpg, dib, pcx, etc Una vez seleccionado, si pulsa con el botón derecho del ratón sobre el campo, se le desplegará un menú con las distintas opciones que puede hacer sobre la imagen. Los Objetos Ole son archivos de programas como pueden ser Documentos de Word, Sonidos, Archivos Multimedia, etc... En los recuadros preparados para insertar Fotos u Objetos Ole, bastará con hacer doble click en ellos para activar la búsqueda del archivo a insertar. La ventana que se muestra es la siguiente. Al igual que en los objetos dibujo una vez seleccionado el archivo, si se pulsa con el botón derecho del ratón se desplegará un menú con las opciones disponibles. 11

13 MÓDULO TÁCTIL (VENTAS) Es la pantalla que se presenta al cargar el programa y una vez especificados los parámetros de entrada al mismo, vendedor, caja y cambio inicial. Desde este módulo o pantalla se realizarán las ventas de modo táctil, para lo cual está habilitado como se puede observar por el tamaño de las opciones y los distintos botones. A continuación se explica detalladamente el funcionamiento del mismo. Imagen: Módulo Táctil En la parte superior de la pantalla se mostrarán las familias de artículos. En pantalla se visualizarán seis registros. En el caso de que tuviera introducidas más familias podrá usar los botones de flechas que se sitúan a la izquierda de la lista. Una vez que pulse sobre la familia aparecerán justo debajo las subfamilias pertenecientes a la misma. De igual forma, se visualizarán en pantalla seis registros, pudiendo usar los botones que tiene a la izquierda del listado de subfamilias para mostrar las demás. A continuación seleccione la subfamilia mostrándose así los artículos pertenecientes a ésta. Seguidamente debería seleccionar el artículo para que se diera de alta automáticamente la línea de venta. En el caso de que el artículo no tenga introducido el precio en su ficha, se muestra, inmediatamente después de ser seleccionado el artículo, una pequeña ventana para introducir el precio manualmente en ese mismo momento. Si la introducción del precio se cancela, no se dará de alta la línea de venta. Imagen: Introducir Precio En la parte inferior izquierda podemos observar un teclado numérico, cuya función es la de especificar las unidades a vender en la línea del artículo que posteriormente seleccionaremos, es decir, si quisiera incluir 3 refrescos, debe señalar con el teclado numérico la cantidad 3 y posteriormente seleccionar el artículo (especificando previamente familia y subfamilia a la que pertenece). En la parte inferior derecha de la pantalla disponemos de los botones de acciones a realizar sobre la venta. A continuación detallaremos su funcionamiento: 12

14 Imagen: Botones Módulo Táctil Cobrar: Estará activo cuando haya sido introducida al menos una línea de venta, ya sea nueva o recuperada de una venta abierta. Al pulsar sobre esta opción aparecerá una ventana para introducir los datos del cobro de la venta actual. Imagen: Pantalla de Cobro Podremos escoger tanto la forma de pago de la venta como el cliente al que se le va a hacer. También disponemos del botón CALCULAR COBROS PARCIALES que permite visualizar a nivel informativo las cuentas separadas de una misma venta en el caso de que cada cliente de una misma venta quiera pagar por separado. Por defecto, el programa asigna al importe entregado la misma cantidad que el importe pendiente, que en la mayoría de los casos coincidirá con el total de la venta. El cobro se puede especificar de tres formas distintas: mediante la introducción manual del importe entregado usando el teclado numérico de la parte superior de la pantalla; pulsando sobre el botón de importe exacto, con lo que al importe entregado le asignaría el importe exacto (pendiente si ya estuviera cobrada parte de la venta); e introduciendo, de forma manual, el importe pulsando sobre los dibujos correspondientes a las monedas recibidas en el cobro. Cada vez que se pulse sobre una moneda o billete, su cantidad correspondiente será sumada al importe que haya en ese momento. Automáticamente se visualizará el importe pendiente o devuelto en función a lo introducido en el casillero de importe entregado. Si pulsa sobre CANCELAR, volveremos a la pantalla de venta táctil para continuar con la misma. Si pulsa sobre ACEPTAR, la venta se guardará y abrirá el cajón portamonedas. Si pulsa sobre ACEPTAR Y TICKET, la venta se guardará e imprimirá el ticket, abriendo también el cajón portamonedas. Si el importe entregado es mayor o igual que el de la venta, el importe cobrado será el mismo del total de la venta y ésta se guardará como cerrada. En el caso de que el importe entregado fuera menor, ésta se guardará como abierta, generándose automáticamente un anticipo de la misma. Guardar: Guarda la nueva venta, dejándola abierta ya que no muestra la ventana de cobro, o si fuera el caso, guardaría las líneas de venta actualizadas de una venta cargada anteriormente. Cancelar: Cancela la acción que se esté realizando en ese momento, si se está introduciendo una nueva venta, no la guarda y limpia la pantalla y si estaba modificando una venta cargada, deja la venta en el estado en que se encontraba en el momento de su carga o recuperación. Salir: Permite salir de la aplicación Facturar: Su función es la de facturar una venta, ya sea nueva o recuperada de las ventas abiertas. Al pulsar sobre esta opción se muestra la ventana de cobro, igual que en el punto anterior. Si el cobro es cancelado, la venta se 13

15 guardará como abierta y no se pasará a facturarla. Si el cobro es aceptado, se mostrará la ventana de facturación con los datos de facturación: serie, número, fecha, cliente, y forma de pago. Imagen: Pantalla de Facturación Táctil Si la facturación es cancelada, no se facturará pero la venta quedará guardada. En el caso de que sea aceptada, se creará la factura y se imprimirá a continuación, habiendo indicado previamente el formato de impresión de impresión de la factura. Imprimir: Estará activo cuando se recupere una venta abierta, pudiendo imprimir de nuevo el ticket, pero sin los importes entregado ni a devolver. Cargar: Abre un nuevo menú para cargar una venta ya introducida pero que no esté cobrada, es decir, que esté abierta. La pantalla que se abre es la siguiente: Imagen: Cargar Venta Abierta En la parte superior izquierda seleccionará la situación de las ventas a mostrar, en barra o en mesa (incluyendo también las de terraza). Una vez que seleccione la situación deberá pulsar sobre la línea perteneciente a la mesa (si corresponde) mostrándose así las ventas (ticket) que tiene asignados y pulsando sobre uno de estos se muestran a su derecha las líneas de venta del mismo. En la parte superior derecha se sitúan las opciones que podemos ejecutar en esta pantalla: Cargar: carga la venta seleccionada (en la tabla de en medio) volviendo a la pantalla anterior (módulo táctil) con los datos de esta venta, para poder cobrarla o modificarla, etc... Eliminar: eliminar la venta seleccionada. Volver: volver al módulo táctil sin cargar ninguna de las ventas abiertas. Gestión: acceder al menú de gestión del TPV. El botón TODOS LOS CAMAREROS mostrará las ventas de todos los camareros en caso de que esté pulsado, ya que por defecto se muestran sólo las del camarero actual. Sólo estará habilitado si el camarero que accede a esta pantalla tiene privilegios de supervisor. 14

16 Seleccionar Camarero: desde donde podremos escoger el camarero que va a realizar la venta. Seleccionar Mesa: nos permitirá seleccionar la mesa en la que se está realizando la venta. Barra: nos permite indicar que la venta se realizará en barra. Editar línea o Eliminar línea: estos botones se activarán si previamente hemos seleccionado una línea de la venta, y nos permitirán modificar los datos de la misma o bien eliminarla por completo. Combinado: Se usará cuando el artículo a vender sea la combinación de dos artículos, los cuales, deberán tener activada la opción de Combinable. Una vez que lo pulse, deberá seleccionar de forma continua, dos artículos combinables y después de seleccionar el segundo, automáticamente se dará de alta la línea de venta pidiendo previamente el precio. Una vez dada de alta la línea, esta opción será de nuevo desactivada. Cambio Visión: ofrece varias posibilidades para visualizar los artículos, familias y subfamilias (sólo imagen, imagen y descripción, código de barras...) Las distintas posibilidades de visualización de explican en la sección de parámetros de la aplicación. Gestión: permite acceder al módulo de gestión de la aplicación. Otras utilidades: desde este botón tendremos acceso a otras opciones relacionadas con la venta, explicadas a continuación. Imagen: Otras utilidades Línea a Incidencia: podemos indicar una incidencia relacionada con la línea seleccionada. Seleccionar Serie: nos permite seleccionar la serie que vamos a utilizar para la venta: Imagen: Seleccionar Serie Invitación: si antes de seleccionar un artículo, señalamos esta opción, el artículo constará en la venta, pero no será incluido en el importe total a pagar, dejando marcada la línea con la señal de invitación. Una vez dada de alta la línea, esta opción volverá a estar desactivada. Comensales: si estamos realizando la venta en una mesa, mediante esta opción podemos indicar el número real de comensales de la misma. 15

17 Partir Ticket: gracias a esta utilidad podremos dividir un ticket en varios, para cobrarlos de forma independiente. Para ello, una vez cargado el ticket en pantalla, pulsaremos dicho botón, mostrándose el siguiente formulario. Imagen: Ticket Original a Partir En la pantalla anterior podremos seleccionar las líneas que queremos pasar al nuevo ticket a crear: Imagen: Ticket Creado Ya solo nos resta pulsar la Cobrar, con lo que se mostrará una pantalla de cobro con los datos pertenecientes a ése nuevo ticket creado. El proceso de cobro ya ha sido explicado con anterioridad. 16

18 Anotar en Caja: muestra el formulario para dar de alta una anotación en caja, ya sea de entrada de dinero como salida de dinero. El formulario es el siguiente y para la introducción del concepto se habilita la posibilidad de usar un teclado táctil. Imagen: Alta de Anotación en Caja Abrir Cajón: abre el cajón portamonedas, sin necesidad de cobrar venta Lectura: púlselo si quiere vender un artículo mediante un lector de código de barras Incidencia: muestra el formulario para añadir una incidencia, ya sea por rotura, devolución, o cualquier otro motivo. Para la introducción del motivo se incluyen dos botones cuya función es la de introducir un determinado texto en dicho campo, son los de Rotura o Devolución, aunque también se puede introducir manualmente usando el teclado táctil. El formulario es el siguiente: Imagen: Edición de Incidencia Tarifa Normal / Tarifa Especial: se aplicará un precio u otro según los especificados en la ficha del artículo para este fin. 17

19 MÓDULO DE ARTÍCULOS - Concepto. Es el módulo que se dedica al mantenimiento del fichero de artículos, subfamilias, familias, alta, bajas, modificaciones, estadísticas de ventas y compras etc. Los artículos son utilizados en líneas de tickets y líneas de compras. Al entrar en esta opción se aprecian las distintas operaciones que se pueden realizar: Imagen: Módulo de Artículos 18

20 SUBMENÚ DE ARTÍCULOS - Formularios. Imagen: Ficha de Artículo. - Campos. En la ficha del artículo, se sitúan en la parte superior los datos más generales del artículo y en la parte inferior los datos más específicos pertenecientes a datos de precios, existencias, etc... Algunos de los campos generales más importantes son: Descripción Ampliada: Nombre del articulo con mas detalle. Descripción Etiquetas: Nombre corto que se puede utilizar para la impresión de etiquetas Descripción Táctil: Líneas que se mostrarán en los casilleros del módulo de venta táctil. Imagen: debe estar en formato bmp o jpg, y sus dimensiones deben ser de unos 300 x 300 píxeles de máximo. Subfamilia: Subfamilia a la que pertenece el artículo. Familia: Familia a la que pertenece la subfamilia seleccionada. Es un Menú: Deberemos marcar esta opción si el artículo que estamos creando es un menú compuesto por varios platos. Podemos diseñar el menú pulsando el botón que aparece a la derecha de esta opción. Previamente al diseño del menú hemos de haber dado completamente de alta el artículo y haber aceptado la misma. Está Compuesto: Deberemos marcar esta opción si el artículo que estamos creando está compuesto de varios artículos. Previamente al diseño del menú hemos de haber dado completamente de alta el artículo y haber aceptado la misma. Agrupación: Debe estar marcado si dicho artículo es un todo del que posteriormente se venderán partes. Ej: Una botella de vino de la que se venderán copas. Art. Padre y A Disminuir: Estas casillas indican que el artículo es una parte perteneciente a un determinado artículo padre, así como la cantidad a disminuir sobre la unidad que se restará en dicho artículo padre cada vez que se realice una venta. Activo: Indica que el artículo está activo. Combinable: Debe marcarse para poder combinar dicho artículo con otro al realizar una venta. Pedir precio: Si está marcado, se solicitará el precio de dicho artículo cada vez que se realice una venta. 19

21 Datos de envío a comanda: Podemos indicar si el artículo debe o no ser enviado a comanda. P. Hora Normal: Son campos que hacen referencia a los distintos precios que puede tener el artículo, en función de la situación de la venta (barra, mesa o terraza). Siempre que los parámetros por caja Hora de Inicio para Tarifa Especial y Hora Final estén sin rellenar. P. Hora Especial: Son campos que hacen referencia a los distintos precios que puede tener el artículo en caso de realizar la venta en Hora Especial, en función de la situación de la venta (barra, mesa o terraza Siempre que los parámetros por caja Hora de Inicio para Tarifa Especial y Hora Final estén rellenos. Está en oferta: Si se activa la opción aparecerá un combo para que podamos elegir el tipo de oferta. Existen dos tipos: o Oferta en precio: La oferta de aplica solo al precio es decir se venderá al precio de oferta. o Oferta n x n: Oferta de tipo pague n y llévese m. Avisar de Stock Mínimo: Si el check box esta activado se le informará al usuario en el momento de vender que este articulo está por debajo del stock indicado en el campo Stock Mínimo. - Histórico. Históricos. Mostrará una ventana con los históricos de movimientos del artículo. Seguimiento. Mostrará el seguimiento del artículo. - Estadísticas. Los botones que componen este apartado dentro del artículo hacen referencia a diversas estadísticas. - Impresión. Ficha de Artículo: Le permitirá imprimir la ficha del artículo. Etiquetas Predefinidas: Le permitirá imprimir etiquetas del artículo dándole a elegir de entre varios formatos estándares de etiquetas. Etiquetas Grandes: Posibilita imprimir etiquetas de formato grande con los datos del artículo, totalmente personalizable. Etiquetas Medianas: Igual que la opción anterior pero en un formato Mediano, totalmente personalizable. Etiquetas Pequeñas: Igual que la opción anterior pero en un formato Pequeño, totalmente personalizable. - Procesos. Recalcular Existencias: Permitirá recalcular las existencias del almacén, teniendo en cuenta los movimientos posteriores a la Fecha de Inventario. Copiar Artículo: Este proceso permite dar de alta un artículo nuevo a partir del artículo actual poniendo por defecto los mismos valores de los campos actuales, con la opción de modificar los que estime oportunos ya que se le muestra instantáneamente otro formulario de alta de artículo. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de un artículo es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevos artículos. Debe saber que el alta de un artículo viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de artículo desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Artículos, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de artículos. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de un artículo viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. 20

22 Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar un artículo se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados, p.e. Ventas, Compras, etc. de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Al pulsar por primera vez el botón de eliminar, el artículo pasará a estado Inactivo, no se eliminará de la base de datos. Si así lo desea, debe buscar el artículo inactivo en la consulta de su menú, entrar en su ficha y pulsar el botón de eliminar de nuevo, si al pulsar, el artículo estuviera como inactivo, entonces si se realizará la eliminación por completo. También ha de saber que la baja de un artículo está restringida por usuario. 21

23 SUBMENÚ DE FAMILIAS - Concepto. Es el módulo que se dedica al mantenimiento del fichero de familias de artículos, alta, bajas, modificaciones, estadísticas de ventas y compras, además de tener acceso a las subfamilias y artículos que componen las distintas familias. Las familias son usadas en los artículos e indirectamente desde las líneas de movimientos. - Formularios. Imagen: Ficha de Familia. - Campos. En la ficha de la familia, los datos generales se sitúan en la parte superior y en la parte inferior se muestran resumidamente las subfamilias que componen la familia y los artículos que pertenecen a la misma, pudiendo dar de alta registros de estos dos tipos desde la propia ficha de familia. Algunos de los campos generales más importantes son: Código: De tipo alfanumérico (letras y números). Descripción: campo imprescindible ya que es el usado para mostrar la descripción en todos los listados. No visible para Módulo Táctil: si marca este campo, la familia no aparecerá en la pantalla de venta tácil por lo que no será seleccionable para la venta desde esta opción. Descripciones Casilleros: estos 4 campos son los que se mostrarán en la pantalla de venta táctil cuando el tipo de visualización especificada por usuario sea Sólo Texto. Imagen: debe estar en formato bmp o jpg, y sus dimensiones deben ser de unos 300 x 300 píxeles de máximo. - Histórico. Históricos. Mostrará una ventana con los históricos de movimientos de la familia. 22

24 - Estadísticas. Los botones que componen este apartado dentro hacen referencia a diversas estadísticas. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de una familia es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevas familias. Debe saber que el alta de una familia viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de familia desde múltiples sitios de la aplicación, desde Módulo de Artículos, desde cualquier movimiento que esté enlazado a ella, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de familias. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de una familia viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar una familia se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados, p.e. Artículos, Subfamilias, Ventas, Compras, etc. de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de una familia está restringida por usuario. 23

25 SUBMENÚ DE SUBFAMILIAS - Concepto. Es el apartado que se dedica al mantenimiento del fichero de subfamilias de artículos, alta, bajas, modificaciones, estadísticas de ventas y compras, además de tener acceso a las subfamilias y artículos que componen las distintas familias. Las familias son usadas en los artículos e indirectamente desde las líneas de movimientos. - Formularios. Imagen: Ficha de Subfamilia. - Campos. En la ficha de la familia, los datos generales se sitúan en la parte superior y en la parte inferior se muestran resumidamente las subfamilias que componen la familia y los artículos que pertenecen a la misma, pudiendo dar de alta registros de estos dos tipos desde la propia ficha de familia. Algunos de los campos generales más importantes son: Código: De tipo alfanumérico (letras y números). Descripción: campo imprescindible ya que es el usado para mostrar la descripción en todos los listados. No visible para Módulo Táctil: si marca este campo, la familia no aparecerá en la pantalla de venta tácil por lo que no será seleccionable para la venta desde esta opción. Descripciones Casilleros: estos 4 campos son los que se mostrarán en la pantalla de venta táctil cuando el tipo de visualización especificada por usuario sea Sólo Texto. Imagen: debe estar en formato bmp o jpg, y de unos 300 x 300 píxeles de máximo. - Histórico. Históricos. Mostrará una ventana con los históricos de movimientos de la subfamilia. 24

26 - Estadísticas. Los botones que componen este apartado dentro hacen referencia a diversas estadísticas. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de una subfamilia es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevas familias. Debe saber que el alta de una familia viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de subfamilia desde múltiples sitios de la aplicación, desde Módulo de Artículos, desde cualquier movimiento que esté enlazado a ella, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de subfamilias. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de una familia viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar una familia se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados, p.e. Artículos, Ventas, Compras, etc. de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de una familia está restringida por usuario. 25

27 SUBMENÚ DE ALMACÉN - Concepto. Desde este submenú podremos realizar inventarios y valoraciones de nuestro almacén. - Realizar Inventario. Al pulsar esta opción, se nos pedirá que indiquemos la fecha en la que se va a realizar el inventario: Imagen: Fecha de Inventario A continuación, debemos marcar, en la primera columna de la izquierda, los artículos que vamos a inventariar e indicar las unidades inventariadas de cada uno de ellos. Una vez indicadas, pulsaremos el botón Inventariar Artículos, con lo que el inventario habrá sido realizado. Imagen: Realizar Inventario. 26

28 - Valoración de Almacén. En este apartado podremos realizar una valoración de los artículos que tenemos en el almacén, mediante el siguiente formulario: Imagen: Valoración de Almacén Hemos de indicar la fecha en la que queremos realizar la valoración, la familia sobre la cual vamos a realizarla, e indicar el criterio de valoración. La valoración resultante sería la siguiente: Imagen: Valoración de Almacén 27

29 - Concepto. MÓDULO DE CLIENTES Este Módulo se ocupa del tratamiento de los clientes a los que la empresa realiza las ventas. El cliente es usado en tickets, facturas, anticipos, entregas a cuenta. Las entregas a cuenta no se hacen de manera independiente sino que la única manera de introducirlas es desde una venta, este aparatado se desarrollará más ampliamente en el Módulo de Ventas. - Formularios. Imagen: Módulo de Clientes Imagen: Ficha de Cliente. 28

30 - Campos. En esta ficha podemos indicar los datos relativos a cada uno de los clientes. Algunos de los campos generales más importantes son: DNI / NIF / CIF. Razón Social. Nombre Comercial. Forma de Pago: se indica la forma de pago por defecto para el cliente. Sometido a R.E.: según el cliente se someta o no a recargo de equivalencia. Cliente con Cuenta: si está marcada esta opción, cuando el cliente pague una venta, preguntará si desea que el importe pendiente pase a cuenta a favor del cliente actualizando así el campo llamado Saldo en depósito, modificable sólo mediante este proceso. - Histórico. Histórico. mostrará una ventana con los históricos de movimientos del cliente. - Estadísticas. Los botones que componen este apartado dentro hacen referencia a diversas estadísticas. - Impresión. Etiquetas: posibilita imprimir etiquetas de con los datos del cliente, totalmente personalizables. Ficha: le permitirá imprimir la ficha del cliente. - Procesos. Liquidación: mediante este proceso podremos liquidar las ventas que tenga pendientes el cliente, introduciendo un importe que se pedirá al pulsar sobre el botón. Se darán por cobradas todas las ventas que tuviera pendientes hasta agotar el importe introducido previamente. De esta forma se reduce mucho tiempo realizando la liquidación de ventas pendientes de una manera automática, rápida y eficaz. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de un cliente es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevos clientes. Debe saber que el alta de un cliente viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de cliente desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Clientes, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de clientes. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de un cliente viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar un cliente se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Al pulsar por primera vez el botón de eliminar, el cliente pasará a estado Inactivo, no se eliminará de la base de datos. Si así lo desea, debe buscar el cliente inactivo en la consulta de su menú, entrar en su ficha y pulsar el botón de eliminar de nuevo, si al pulsar, el cliente estuviera como inactivo, entonces si se realizará la eliminación por completo. También ha de saber que la baja de un cliente está restringida por usuario. 29

31 MÓDULO DE PROVEEDORES - Concepto. Este Módulo se ocupa del tratamiento de los proveedores que suministran a la empresa el material necesario para desarrollar su actividad comercial. Los proveedores son usados desde Albaranes de Compras, Facturas de Compra y Pagos. - Formularios. Imagen: Módulo de Proveedores Imagen: Ficha de Proveedor. 30

32 - Campos. En esta ficha podemos indicar los datos relativos a cada uno de los proveedores. Algunos de los campos generales más importantes son: DNI / NIF / CIF. Razón Social. Nombre Comercial. Forma de Pago: se indica la forma de pago por defecto para el proveedor. Sometido a R.E.: según el proveedor se someta o no a recargo de equivalencia. - Histórico. Histórico. mostrará una ventana con los históricos de movimientos del proveedor. - Estadísticas. Los botones que componen este apartado dentro hacen referencia a diversas estadísticas. - Impresión. Etiquetas: posibilita imprimir etiquetas de con los datos del cliente, totalmente personalizables. Ficha: le permitirá imprimir la ficha del cliente. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de un proveedor es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevos proveedores. Debe saber que el alta de un proveedor viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de proveedor desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Proveedores, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de proveedores. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de un proveedor viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar un proveedor se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados, de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de un proveedor está restringida por usuario. 31

33 MÓDULO DE AUXILIARES - Concepto. Es el módulo que se dedica al mantenimiento de los datos necesarios para el correcto funcionamiento de la aplicación, tales como los camareros, cajas, formas de pago, etc. Al entrar en esta opción se aprecian las distintas operaciones que se pueden realizar: Imagen: Módulo de Auxiliares 32

34 SUBMENÚ DE CAMAREROS - Concepto. Este Módulo se ocupa del tratamiento de los camareros, es decir, aquellas personas que usan el programa. En el programa el término de camarero está asociado e igualado al de usuario. El camarero es usado para entrar al programa, junto con la caja correspondiente y en las ventas. - Formularios. - Campos. Imagen: Ficha de Camarero. En la ficha del camarero los datos generales se sitúan en la parte superior y en la parte inferior los datos más específicos, agrupados en Parámetros del Camarero, Accesos a Menús y Restricciones del Camarero. Éstos son los siguientes: Parámetros del Camarero: o o o o o o o o o o Venta con IVA incluido: si este parámetro está marcado, se tendrá en cuenta el Precio de Venta Con I.V.A. de los artículos. Venta por Código de Barras y Compras por Código de Barras: permite realizar ventas o compras mediante el código de barras de los artículos. Pedir Cantidad en Línea: debe estar marcado para indicar la cantidad de artículos en una línea de venta. Pedir Descuento en Línea: debe estar marcado para poder especificar un descuento en una línea de venta. Permitir Venta sin Artículo: si está seleccionado, podremos realizar ventas si necesidad de indicar un artículo de nuestra base de datos. Bastará con especificar una descripción y un precio en la línea de venta. Ocultar Totalizados en listados: no se mostrarán los totalizados en los listados en pantalla de la aplicación. No poder hacer invitaciones: impide que el camarero realice una venta mediante invitación. No poder hacer dtos. en ventas: no permite al camarero realizar descuentos en una venta. No abrir Cajón en Módulo Táctil: no se podrá abrir el cajón portamonedas mediante el botón correspondiente. Poder cargar ticket de todos: permitimos al camarero cargar tickets de los demás camareros. 33

35 o o o o o o o o No poder selec. tarifa especial: evita que el camarero pueda aplicar la tarifa especial de precios. Mostrar Importe Entregado Automáticamente: si está marcado este parámetro, en la pantalla de cobro de una venta se mostrará automáticamente el importe exacto de la misma. Sumar precios para combinado: si se vende un combinado, el precio final del mismo será la suma de los precios de cada artículo que lo compongan. Salón por defecto: salón por defecto en el que realizará las ventas el camarero. Tipo selección mesa: tipo de selección de selección para abrir y cargar ventas en una mesa. Caja por defecto para PDA: caja por defecto para el camarero al acceder desde el módulo PDA. Ver datos de todos años: si está marcado, el camarero tendrá acceso a los movimientos de todos los años. Año de visualización: si no está marcado el parámetro anterior, se mostrarán sólo los movimientos correspondientes al año indicado en este campo. Accesos a Menús: Se marcarán los menús a los que tendrá acceso el camarero, o se limitará el acceso de éste al módulo de Gestión de la aplicación. Restricciones del Camarero (Opciones no permitidas): Las restricciones se aplican por tabla y acción. Por ejemplo, si marcamos la restricción Baja de Clientes, el camarero no podrá eliminar ningún cliente, pero sí realizar cualquier otra acción relacionada con ellos. - Histórico. Histórico. mostrará una ventana con los históricos de movimientos del camarero. - Estadísticas. Los botones que componen este apartado dentro hacen referencia a diversas estadísticas. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de un camarero es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevos proveedores. Debe saber que el alta de un camarero viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de camarero desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Auxiliares, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de proveedores. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de un camarero viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar una caja se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados, de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de un camarero está restringida por usuario. 34

36 SUBMENÚ DE CAJAS - Concepto. Este módulo se ocupa del tratamiento de las cajas que el programa gestiona. Dentro del menú podrá acceder a crear una nueva caja, localizar o buscar, e incluso listar las cajas existentes. - Formularios. - Campos. Imagen: Ficha de Caja. En la ficha de la caja los datos generales se sitúan en la parte superior y en la parte inferior los Parámetros de la Caja. Estos son los siguientes: Impresora de Ticket con drivers: si se marca esta opción el programa dejará de funcionar con su configuración estándar. Deberá instalar los drivers de su impresora y además deberá ponerse en contacto con su distribuidor para la modificación de su formato de ticket. Puerto de Conexión de la Impresora: deberá especificar en este campo al puerto del sistema al que está conectado su impresora de Ticket, siempre que la impresora esté configurada como Genérica (sin drivers). Cortar papel al imprimir ticket (solo para impresoras con Corte): si se marca esta opción la impresora realizará un corte siempre que se imprima un ticket. Si la impresora es Genérica (no utiliza drivers), debemos introducir el parámetro de la secuencia de escape correspondiente al corte, (por defecto aparecerá rellena con los siguientes dígitos: 29,86,65,100,0) Imprimir Logo NVRAM en ticket: si se marca esta opción se imprimirá el logotipo previamente almacenado en la memoria de la impresora siempre que se imprima un ticket. Si la impresora es Genérica (no utiliza drivers), debemos introducir el parámetro de la secuencia de escape correspondiente a la impresión del logotipo en NVRAM, (por defecto aparecerá rellena con los siguientes dígitos: 28,112,1,48,0). Imprimir Logo NVRAM en factura: si se marca esta opción se imprimirá el logotipo previamente almacenado en la memoria de la impresora siempre que se imprima una factura en formato ticket. Imprimir Factura en formato de Ticket: al marcar esta opción la factura se imprimirá con el formato de un ticket al facturar desde el módulo de venta Táctil. Cajón conectado a un puerto USB: se debe marcar esta opción si el cajón portamonedas está conectado a una impresora USB. 35

37 Puerto del Cajón Portamonedas: deberá especificar en este campo al puerto del sistema al que está conectado su impresora de Ticket, siempre que no esté marcado el parámetro "Cajón conectado a un puerto USB". Abrir cajón al imprimir ticket: si se marca esta opción el cajón se abrirá siempre que se imprima un ticket. Si la impresora es Genérica (no utiliza drivers), debemos introducir el parámetro de la secuencia de escape correspondiente a la apertura del cajón, (por defecto aparecerá rellena con los siguientes dígitos: 27,112,48,25,75). Usa visor de cliente: si usted marca esta opción es porque usa visor de cliente. Al marcar la opción también deberemos especificar al puerto al que lo conectamos. Usa Balanza para pesada: si usted marca esta opción es porque usa balanza para pesada. Al marcar la opción también deberemos especificar al puerto al que conectamos la balanza. Hora Inicio y Hora Fin para Tarifa Especial: especificaremos el período en el que será posible aplicar la tarifa especial. - Histórico. Histórico. mostrará una ventana con los históricos de movimientos de la caja. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de una caja es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevos proveedores. Debe saber que el alta de un caja viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de caja desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Auxiliares, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de proveedores. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de un proveedor viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar una caja se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados, de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de un proveedor está restringida por usuario. 36

38 SUBMENÚ DE FORMAS DE PAGO - Concepto. Este Módulo se ocupa del mantenimiento de las formas de pagos que usarán los movimientos. La forma de pago se usa en Ventas, Compras, Facturas y desde Clientes y Proveedores como valor por defecto para sus movimientos. - Formularios. Imagen: Ficha de Forma de Pago. - Campos. Todos los campos son importantes y necesarios para el correcto funcionamiento, ya que todos estos se tendrán en cuenta en los procesos en los que es utilizada la forma de pago. A continuación se explica el significado y la función de cada uno de los restantes campos: Código: Alfanumérico de dos caracteres. Descripción: campo imprescindible ya que es el usado para mostrar la descripción en todos los listados. Nº de Pagos: se tendrá en cuenta a la hora de generar los recibos de una factura, ya que se generarán tantos como nº de pagos haya especificados. Aplazamiento (días hasta vto. 1º): significa el número de días que se aplazará la fecha del primer recibo generado desde la fecha de la factura. Cadencia (días vencimientos): es el número de días existentes entre la fecha de un recibo y el siguiente. Momento del cobro: ofrece dos posibilidades, Cobrado en el momento, por lo cual al hacer una venta y aceptarla le aparecerá la ventana de cobro para especificar el importe entregado en el momento, y Cobro Aplazado, que hará que en lugar de mostrar la pantalla de cobro, al facturar una venta genere los recibos correspondientes. Forma de Cobro: también ofrece dos opciones, Cobro en efectivo, que representa que el cobro se ha realizado de dinero en metálico y será tomado en cuenta a la hora de hacer el arqueo o cierre de caja como Ingresos Contado y además para la Liquidación de Cliente, y Cobro en Cuenta, que por el contrario será tomado en el arqueo como Ingresos No Contado. Comentario: para poder redactar un pequeño comentario informativo sobre la forma de pago. 37

39 - Históricos. Los datos históricos enlazados a las Formas de Pago son los siguientes: Clientes. Clientes que tienen la Forma de Pago asignado por defecto para sus movimientos. Proveedores. Proveedores que tienen la Forma de Pago asignado por defecto para sus movimientos. Tickets de Venta. Albaranes de Venta que tienen asignada la Forma de Pago. Facturas de Venta. Facturas de Albaranes de Venta que tienen asignada la Forma de Pago. Albaranes de Compra. Albaranes de Compra que tienen asignada la Forma de Pago. Facturas de Compra. Facturas de Albaranes de Compra que tienen asignada la Forma de Pago. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de una forma de pago es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevas formas de pago. Debe saber que el alta de una forma de pago viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de forma de pago desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Auxiliares, desde cualquier movimiento que esté enlazado a ella, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de formas de pago. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de una forma de pago viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar una forma de pago se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados, p.e. Albaranes de Venta, Albaranes de Compra, etc. de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de una forma de pago está restringida por usuario. 38

40 SUBMENÚ DE BANCOS - Concepto. Este Módulo se ocupa del mantenimiento de los Bancos con los que trabaja la empresa y sus clientes y proveedores. Los Bancos son usados en Remesas y Órdenes de Pagos, las cuales pueden ser emitidas en soporte magnético de los modelos 19 y 58. También se usan en los Clientes y Proveedores como valor por defecto para sus movimientos posteriores, por ejemplo en Albaranes y Facturas de Venta como Banco para el cobro. - Formularios. - Campos. Imagen: Ficha de Banco. Los campos imprescindibles para la introducción de un Banco son el Código y el Nombre Entidad. Más abajo puede encontrar los campos necesarios para la generación de remesas en soporte magnético de los modelos 19 y 58, dicha información deberá solicitarla a la Entidad por la que emitirá las remesas. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de un banco es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevos bancos. Debe saber que el alta de un banco viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de banco desde múltiples sitios de la aplicación, desde Módulo de Auxiliares, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de bancos. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de un banco viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar un banco se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados, p.e. Albaranes de Venta, Recibos, Remesas, Clientes, etc. de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de un banco está restringida por usuario. 39

41 SUBMENÚ DE SERIES DE MOVIMIENTOS - Concepto. Es uno de los Módulos menor uso o edición pero sin embargo es uno de los más importantes. Aquí es donde se controlarán las Series de los Movimientos, tanto de Venta como de Compra. Se usa en todos los movimientos que contempla la aplicación así como en Clientes y Proveedores como campos por defecto para sus movimientos posteriores. La introducción de series es imprescindible para realizar los movimientos, ya que la numeración necesita este campo. Lo más aconsejable es que use una o dos series de movimientos por año. - Formularios. - Campos. Imagen: Ficha de Serie. En la parte superior del formulario se sitúan los datos generales de la serie que son los siguientes: Código: es el código clave (numérico). Es el centro de referencia del registro. Descripción: es importante a nivel informativo porque se mostrará en todos los listados de series. Control de I.V.A.: si se marca esta opción se aplicará el IVA a la base imponible de los movimientos que tengan esta serie. A continuación nos encontramos con los Datos de Numeración de Movimientos, en los que se deben indicar los valores para el último ticket de venta, la última factura de venta y el último albarán de compra pertenecientes a dicha serie: - Históricos. Los datos históricos enlazados a las series son los siguientes: Tickets. Tickets realizados con esta Serie. Líneas de Tickets. Líneas de Tickets realizadas con esta Serie. Facturas de Venta. Facturas de Albaranes de Venta realizadas con esta Serie. Albaranes de Compra. Albaranes de Compra realizados con esta Serie. 40

42 Líneas de Albaranes. Líneas de Albaranes de Compra realizadas con esta Serie. Facturas de Compra. Facturas de Albaranes de Compra realizadas con esta Serie. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de una serie de movimientos es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevas series. Debe saber que el alta de una serie viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de serie de movimientos desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Auxiliares, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de series. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de una serie de movimientos viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar una serie de movimientos se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados, p.e. Clientes, Proveedores, Albaranes de Venta, etc. de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de una serie de movimientos está restringida por usuario. 41

43 SUBMENÚ DE SALONES - Concepto. Este Módulo se ocupa del mantenimiento y configuración gráfica de los Salones. Una vez configurados, podremos acceder al salón para seleccionar una mesa, siempre que el camarero tenga configurado el parámetro Tipo selección mesa como Gráfico / Mapa. - Formularios. Imagen: Ficha de Salón. - Campos. Debemos introducir el Código del Salón y la Descripción. Una vez aceptada el alta del salón, podremos configurar su diseño mediante el botón F4 - Configurar. Imagen: Configuración del Salón 42

44 Seleccionando en cualquier área del salón, tendremos acceso a la herramienta de edición, en la que debemos indicar el tipo de objeto, y la imagen deseada. Imagen: Edición de Configuración de Salón 43

45 SUBMENÚ DE MESAS - Concepto. Este Módulo se ocupa del mantenimiento de las mesas que tiene el establecimiento y que serán seleccionadas en las ventas si fuera el caso. - Formularios. - Campos. Los datos generales de la mesa son los siguientes: Imagen: Ficha de Mesa. Código: es el código clave (numérico). Es el centro de referencia del registro. Salón: se indica a que salón de los configurados anteriormente pertenece la mesa. Nº de Plazas: el número de comensales que pueden ocupar esa mesa. Está en Terraza: si este parámetro está marcado, a los artículos de las ventas realizadas en la mesa se les aplicará el precio indicado para esa situación. Abierta Actualmente?: informa del estado actual de la mesa. - Históricos. Los datos históricos enlazados a las mesas son los siguientes: Tickets. Tickets asignados a esta mesa. Líneas de Tickets. Líneas de Tickets asignadas a esta mesa. - Metodología. 44

46 Alta. Para realizar correctamente el alta de una mesa es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevas series. Debe saber que el alta de una mesa viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de una mesa desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Auxiliares, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de mesas. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de una mesa viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar una mesa se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados. de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de una mesa está restringida por usuario. 45

47 SUBMENÚ DE MODOS DE PREPARACIÓN - Concepto. En este apartado podremos especificar distintas formas de preparación que podremos especificar en aquellos artículos que tengan marcado el parámetro Tiene Preparación?. - Formularios. Imagen: Ficha de Preparación. - Campos. Los datos de la ficha de preparación son los siguientes: Código: es el código clave (numérico). Es el centro de referencia del registro. Descripción: aquí se indicará el modo de preparación. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de un modo de preparación es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevas series. Debe saber que el alta de un modo de preparación viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de un modo de preparación desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Auxiliares, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de modos de preparación. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de un modo de preparación viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar un modo de preparación se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados. de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de un modo de preparación está restringida por usuario. 46

48 SUBMENÚ DE INCIDENCIAS - Concepto. Este apartado se encarga de la gestión y control de las posibles incidencias que se puedan producir en el desarrollo de la actividad diaria de la empresa. Se llama incidencia en este caso a cualquier rotura o devolución de uno de los artículos que se iban a incluir en una venta. - Formularios. Imagen: Edición de Incidencia. - Campos. Los datos de la edición de incidencia son los siguientes: Código y Hora. Mesa: se indicará, si procede, la mesa en la que ha sucedido la incidencia. Camarero: camarero al que le ha sucedido. Artículo: se debe indicar en el caso de que la incidencia esté relacionada con algún artículo. Cantidad. Descripción: permite especificar con más detalle lo sucedido. - Metodología. Alta. Para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Una vez aceptada la introducción de los datos se almacenará en la base de datos el registro actual y se limpiarán los campos para continuar insertando nuevas series. Debe saber que el alta de una incidencia viene condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de una incidencia desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Auxiliares, desde cualquier movimiento que esté enlazado a él, desde la ventana del Localizador o desde cualquier listado de incidencias. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de una incidencia viene sujeta a una restricción por usuario por lo que si el usuario tiene marcada dicha restricción no podrá editar ningún registro. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Antes de eliminar una incidencia se ha de comprobar que no tenga datos históricos enlazados. de lo contrario el programa le advertirá de la existencia de estos datos y no le permitirá la baja. Ha de saber que la baja de una incidencia está restringida por usuario. 47

49 MÓDULO DE VENTAS MENÚ DE TICKETS DE VENTA - Concepto. Situado dentro del Módulo de Ventas, este menú se ocupa de la gestión de ventas, tickets que se realizarán con el programa, así como la gestión de sus correspondientes anticipos. Será uno de los apartados más usados y requeridos, y por lo tanto, uno de los más importantes. En el programa el término de venta y ticket es el mismo. Imagen: Menú Tickets de Venta 48

50 TICKETS DE VENTA - Formularios. Imagen: Ficha de Ticket de Venta. - Campos. En la parte superior izquierda del formulario están los datos de cabecera, son los correspondientes a la numeración, fecha y hora, caja, forma de pago, vendedor, situación y comensales. Más a la derecha están los datos de cliente, pudiendo seleccionar este mediante las flechas o con la opción de Localizar al pulsar sobre el botón del campo Código de cliente o mediante las flechas del campo Razón Social del mismo (por orden alfabético). En la parte media del formulario se sitúan las líneas del ticket, esta rejilla estará activa sólo si han sido introducidos los datos mínimos obligatorios. Por debajo de la rejilla de líneas puede observar los totales, campos informativos y no editables. - Opciones y Procesos. Cobro del Ticket. Si el ticket no está cobrado por completo, al pulsar este botón se mostrará la pantalla de cobro para especificar el importe entregado o añadir anticipos (esta pantalla seguirá solicitándose automáticamente cada vez que acepte el albarán y éste tenga en la forma de pago asignada Cobrado en el momento y no esté cobrado por completo). Imagen: Ventana de Cobro de Ticket 49

51 Por el contrario, si ya estuviera cobrado en su totalidad se nos mostrará el detalle del cobro. Imagen: Modificación de Cobro Detalle de Cálculo. Muestra una pantalla con los datos de todos los importes que componen el total del ticket, es decir, datos referentes a Brutos, Descuentos, Netos, I.V.A. y R.E., para facilitar al usuario el cálculo y la comprobación del Total. Sólo podrá modificar los porcentajes no los totales. Anticipos: Muestra un listado de anticipos de pago del ticket. Para dar de alta un anticipo de albarán es imprescindible introducir la Fecha y Hora (por defecto la del día y hora actual), Caja, Forma de Pago e Importe Entregado. Éstos se tendrán en cuenta en el arqueo de caja, siempre que la forma de pago tenga la propiedad de Cobrado en efectivo activada. Imagen: Ficha de Anticipo Recalcular: Disponible una vez que el albarán esté dado de alta. Su función es la de poner los valores correctos a los distintos importes y totales, teniendo en cuenta las líneas y las condiciones oportunas. Facturar: Disponible una vez que el albarán esté dado de alta y no haya sido facturado ya. Al igual que el apartado anterior su función es la de aceptar el albarán y generar una factura de compra del proveedor del albarán, con los importes totales, la cual se dará de alta una vez introducidos la fecha. De esta forma el ticket quedará enlazado a la factura y marcado como facturado. Incluir en Factura. Disponible mientras que el ticket no haya sido facturado ya. Su función es la de mostrar una ventana con las facturas del cliente especificado en el ticket para seleccionar en cual de ellas se desea incluir el albarán recalculando de esta forma los totales de la factura y enlazando el albarán a dicha factura de venta. 50

52 Desfacturar. Disponible una vez que el ticket haya sido facturado ya. Su función es la de quitar el enlace entre el ticket y su factura, esto no eliminará la factura, sólo el enlace entre ambos, de esta manera se actualizarán los totales de la factura a la que pertenecía. Ver su Factura. Permitirá ver y editar la factura a la que el ticket está enlazado. - Impresión. Ticket: imprime el ticket, mediante una impresora de tickets. Albarán: imprime el ticket en formato de albarán, a través de una impresora estándar. Factura: imprime la factura que incluye el ticket, a través de una impresora estándar. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de un ticket de venta es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. Podrá realizar el alta de un ticket desde el Módulo de Venta Táctil. El alta de un ticket está condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de albarán desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Ventas, en el Menú Tickets de Venta, desde la ventana del Localizador, desde cualquier listado de tickets de venta o desde las fichas de campos enlazados como son Cliente, Serie, Camarero y Forma de Pago. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Al eliminar un albarán se eliminarán todas sus líneas automáticamente, incrementando de nuevo las existencias de los artículos de cada una de ellas que hacen referencia a Stock Actual, permitiendo vender existencias de ese producto en ese almacén. La baja de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Listado. Desde cualquier listado de tickets de venta puede observar que los registros aparecen diferenciados en dos colores en función de su estado, es decir, en rojo aparecerán los registros que estén sin facturar y en negro los que ya lo estén. Búsqueda Avanzada. Mostrará una pantalla en cuya parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda y en la parte inferior el listado resumen de la misma (en caso de disponer de la versión Cliente/Servidor aparecerá una opción para realizar la consulta). Esta búsqueda le permite consultar información sobre los Tickets de Venta y Líneas (opción independiente en el menú) cruzando múltiples filtros. También le permitirá interactuar con el listado resultante mediante la barra de herramientas situada por debajo de dicho listado. Imagen: Búsqueda Avanzada de Tickets 51

53 LÍNEAS DE TICKET DE VENTA Imagen: Ficha de Línea de Ticket. En el alta de línea se debe introducir el código del artículo o en su defecto, si la variable Venta con código de barras está activada, habrá que introducir el código de barras. Todos los campos de la línea de ticket son modificables pero por defecto tomarán los valores que tengan especificados en la ficha del artículo. También podrá dar de alta una línea sin especificar artículo alguno, pero sí deberá introducir algún texto en el campo Descripción y siempre que la variable Permitir venta sin artículo esté activada. Tanto el alta, edición y eliminación de una línea están condicionadas por una restricción por usuario. Además actualizan el importe total del albarán al que pertenecen, en caso de no actualizarse por el motivo que fuere deberá ejecutar la opción de Recalcular. 52

54 MENÚ DE FACTURAS DE VENTA - Concepto. Situado dentro del Módulo de Ventas, este menú se ocupa de la gestión de las Facturas de Venta que la empresa emite a sus clientes. No se podrán dar de alta facturas independientemente, como es el caso de los Albaranes de Venta, sino por medio de procesos de facturación (individual o mediante agrupación de tickets / albaranes). Imagen: Menú de Facturas de Venta 53

55 FACTURAS DE VENTA - Formularios. Imagen: Ficha de Factura de Venta. - Campos. En la parte superior izquierda del formulario están los datos de cabecera, son los correspondientes a la numeración y forma de pago entre otros, más a la derecha están los datos de cliente, pudiendo seleccionar éste mediante las flechas o con la opción de Localizar al pulsar sobre el botón del campo Código de cliente o mediante las flechas del campo Razón Social del mismo (por orden alfabético). Los más importantes son, Serie, Número (automático en función del contador de la serie), Fecha, Cliente, Comentario (opcional). En la parte media izquierda del formulario se sitúan los albaranes de venta (pudiendo editar uno haciendo doble clic sobre el registro y pulsando con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción de Formulario de Modificación) y a su derecha las líneas de albaranes que componen la factura. Por debajo de la rejilla de líneas puede observar los totales, campos informativos y no editables, ya que corresponden a la sumatoria de todos los albaranes. - Opciones y Procesos. Detalle de Cálculo. Muestra una pantalla con los datos de todos los importes que componen el total del ticket, es decir, datos referentes a Brutos, Descuentos, Netos, I.V.A. y R.E., para facilitar al usuario el cálculo y la comprobación del Total. Sólo podrá modificar los porcentajes no los totales. Recalcular: Disponible una vez que el albarán esté dado de alta. Su función es la de poner los valores correctos a los distintos importes y totales, teniendo en cuenta las líneas y las condiciones oportunas. Ver Recibos. Muestra en pantalla un listado de los recibos realizados de dicha factura. Regenerar Recibos. Eliminará los recibos actuales y los dará de alta de nuevo en función de las características especificadas en la forma de pago que tenga especificada. Imprimir Recibos. Permite imprimir todos los recibos a la vez desde la propia ficha. 54

56 - Impresión. Factura: imprime la factura través de una impresora estándar. Formato Ticket: imprime la factura en un formato específico para una impresora de tickets. - Metodología. Alta. Como ya se ha explicado, el alta de una factura de venta no se realiza directamente por el usuario, sino mediante uno de los dos procesos posibles de facturación, estos son, desde la opción de Facturar dentro de un albarán de venta, desde el proceso de Facturar Albaranes, que se encuentra en el Módulo de Ventas o desde el Botón Facturar del Módulo de Venta Táctil. En el momento en que se genera la factura, se generarán los posibles recibos de la misma en función de las características especificadas en la forma de pago que tenga especificada. El alta de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de factura desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Ventas, desde la ventana del Localizador, desde cualquier listado de facturas de venta o desde las fichas de campos enlazados como son Cliente, Serie, Forma de Pago y cualquier Ticket de Venta que contenga. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Al eliminar una factura, los albaranes no se eliminarán sino que quedarán sin facturar para poder realizar dicho proceso de nuevo. La baja de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Listado. Desde cualquier listado de facturas de venta puede observar que los registros aparecen diferenciados en dos colores en función de su estado, es decir, en rojo aparecerán los registros que estén sin cobrar completamente y en negro los que ya lo estén. Búsqueda Avanzada. Opción ubicada en menú. Mostrará una pantalla en cuya parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda y en la parte inferior el listado resumen de la misma (en caso de disponer de la versión Cliente/Servidor aparecerá una opción para realizar la consulta). Esta búsqueda le permite consultar información sobre las Facturas de Venta cruzando múltiples filtros. También le permitirá interactuar con el listado resultante mediante la barra de herramientas situada por debajo de dicho listado. 55

57 MENÚ DE RECIBOS DE FACTURAS DE VENTA - Concepto. Situado dentro del Módulo de Ventas, este menú se ocupa de la gestión de los Recibos de Facturas de Venta que la empresa tiene que cobrar a sus clientes. Está directamente enlazado a las Facturas de Venta y no se puede considerar como una tabla o módulo independiente. Imagen: Menú de Recibos de Venta 56

58 RECIBOS DE FACTURA DE VENTA - Formularios. Imagen: Ficha de Recibo de Factura de Venta. - Campos. En la parte superior del formulario están los datos generales, son los correspondientes a la numeración, fecha e importes, más abajo están los datos situación del cobro, estas pueden ser Cobrado (en cuyo caso puede especificar si es al contado y los datos de fecha, hora y caja, para que se contemple en el arqueo), o Devuelto (pudiendo especificar los gastos de devolución y un comentario con el motivo). Si no se marca ninguno de estos campos el recibo quedará reflejado como pendiente. También se encuentra el campo de remesa a la que pertenece. Y en la parte inferior se sitúan los datos de la factura a la que hace referencia dicho recibo, mostrando los datos del cliente receptor de la misma, así como los datos de Cobro incluyendo la cuenta del cliente que realizará el pago. - Impresión. Imprimir Recibo. Su función es la de aceptar el recibo e imprimirlo. - Metodología. Alta. Como ya se ha explicado, el alta de un recibo no se realiza independientemente ni directamente por el usuario, sino mediante las siguientes formas: al generar una factura de venta (generándose tantos recibos como los especificados en la forma de pago de la factura); ejecutando la opción de Regenerar Recibos de la ficha de factura de venta o manualmente desde la ventana de recibos también desde la ficha de factura (haciendo doble clic sobre un registro en blanco, pulsando con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción de Formulario de Alta o pulsando una sola vez con el ratón y después la tecla Insertar). El alta de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. 57

59 Edición. Puede acceder a un recibo desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Ventas, desde la ventana del Localizador, desde cualquier listado de recibos o desde las fichas de campos enlazados como son Cliente, Banco, Remesa y Factura. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Baja. La baja puede hacerse mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación o desde el proceso de regenerar recibos, dando de alta los nuevos correspondientes. Al eliminar un recibo, la factura quedará como pendiente de cobro y se descuadra el cobro de la misma, con lo que puede ser aconsejable regenerar los recibos. La baja de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Listado. Desde cualquier listado de recibos de venta puede observar que los registros aparecen diferenciados en dos colores en función de su estado, es decir, en rojo aparecerán los registros que no estén cobrados y en negro los que ya lo estén. 58

60 MENÚ DE REMESAS DE RECIBOS - Concepto. Situado dentro del Módulo de Ventas, este menú se ocupa de la gestión de las Remesas que la empresa envía a sus bancos para realizar el cobro de los distintos recibos de facturas de venta. Es independiente pero está directamente enlazado a los Recibos de Facturas de Venta, pudiendo contener varios de ellos. Imagen: Menú de Remesas de Recibos 59

61 REMESAS DE RECIBOS - Formularios. Imagen: Ficha de Remesa. - Campos. En la parte superior del formulario están los datos generales, son los correspondientes a la numeración, fecha, modelo, banco y cuenta para el cobro e importe, más abajo está la rejilla que muestra los recibos incluidos en la remesa, desde la cual sólo podrá editar o consultar el recibo, pero no podrá darlo de alta ni enlazar ninguno que no lo esté. - Opciones y Procesos. Recalcular. Disponible una vez que la remesa esté dada de alta. Su función es la de poner los valores correctos a los distintos importes y totales, teniendo en cuenta los recibos incluidos en la misma. Incluir recibos. Estará activa cuando la remesa esté dada de alta. Muestra una ventana con los recibos no cobrado (pendientes) y que no pertenezcan a ninguna otra remesa, para seleccionar aquellos que desee incluir en la remesa (pulsando sobre la primera columna de la izquierda), actualizando los importes de gastos y totales de la misma. Quitar recibos. Opción disponible una vez que la remesa esté dada de alta. Muestra una ventana con los recibos ya incluidos para seleccionar aquellos que desee quitar de la misma (pulsando sobre la primera columna de la izquierda). Dar por cobrados. Opción ubicada en formulario. Su función es la de marcar como pagados todos los recibos que están incluidos. Soporte magnético 19. Generará un archivo en el disco duro (C:\csb1980) y también en un disquete para emitirlo al banco. Soporte magnético 58. Generará un archivo en el disco duro (C:\csb1980) y también en un disquete para emitirlo al banco. 60

62 - Impresión. Remesa: imprime la remesa través de una impresora estándar. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de una remesa es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. A continuación se debe aceptar la remesa pulsando sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A). Después puede entrar en el registro creado y empezar a asignar los recibos que compondrán la nueva remesa ejecutando para ello la opción correspondiente. El alta de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una remesa desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Ventas, desde la ventana del Localizador, desde cualquier listado de remesas o desde las fichas de campos enlazados como son Cliente, Banco y Recibos enlazados a ella. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Baja. La baja puede hacerse mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Al eliminar una remesa, los recibos enlazados quedarán sin estar incluidos en ninguna remesa y disponibles cuando se ejecute de nuevo la opción de Incluir recibos desde la ficha de otra remesa que tenga el mismo banco. La baja de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. 61

63 MÓDULO DE COMPRAS MENÚ DE ALBARANES DE COMPRA - Concepto. Situado dentro del Módulo de Compras, este menú se ocupa de la gestión de compras, y albaranes de proveedores que se registrarán en el programa. Será uno de los apartados más usados y requeridos, y por lo tanto, uno de los más importantes. Imagen: Menú de Albaranes de Compras 62

64 ALBARANES DE COMPRA - Formularios. Imagen: Ficha de Albarán de Compra. - Campos. En la parte superior izquierda del formulario están los datos de cabecera, son los correspondientes a la numeración y forma de pago entre otros, más a la derecha están los datos de proveedor, pudiendo seleccionar este mediante las flechas o con la opción de Localizar al pulsar sobre el botón del campo Código de proveedor o mediante las flechas del campo Razón Social del mismo (por orden alfabético). Los más importantes son, Albarán Nº, en el que hay que indicar el número de serie y el número del albarán (automático, según contador de la serie), Documento (numeración del documento del proveedor), Fecha y Hora (por defecto las del día y momento actual), Caja, (necesaria si quiere controlar el arqueo), Proveedor, Forma de Pago (por defecto la del proveedor), Tipo de gasto, 'Factura Proveedor' y 'Fecha Factura'. En la parte media del formulario se sitúan las líneas de compras, esta rejilla estará activa una vez introducidos los datos mínimos obligatorios. En la parte inferior se pueden observar los totales, campos informativos y no editables. - Opciones y Procesos. Detalle de Cálculo. Muestra una pantalla con los datos de todos los importes que componen el total del albarán, es decir, datos referentes a Brutos, Descuentos, Netos, I.V.A. y R.E., Recargos Financieros y Totales, para facilitar al usuario el cálculo y la comprobación del Total. Sólo podrá modificar los porcentajes no los totales. Recalcular. Disponible una vez que el albarán esté dado de alta. Su función es la de poner los valores correctos a los distintos importes y totales, teniendo en cuenta las líneas y las condiciones oportunas. Facturar. Disponible una vez que el albarán esté dado de alta y no haya sido facturado ya. Al igual que el apartado anterior su función es la de aceptar el albarán y generar una factura de compra del proveedor del albarán, con los importes totales, la cual se dará de alta una vez introducidos los valores para Serie, Número (automáticamente), Su documento (nº de factura del proveedor), y Fecha. De esta forma el albarán quedará enlazado a la factura y marcado como facturado. Desfacturar. Disponible una vez que el albarán haya sido facturado ya. Su función es la de quitar el enlace entre el albarán y su factura. Esto no eliminará la factura, sólo el enlace entre ambos de esta manera se actualizarán los totales de la factura a la que pertenecía. Ver Factura. Permitirá ver y editar la factura a la que el albarán está enlazado. - Impresión. 63

65 Albarán. Su función es la de aceptar el albarán e imprimirlo. Etiquetas Artículos. Permite imprimir etiquetas pequeñas o grandes de los artículos que hemos introducido en el albarán. - Metodología. Alta. Para realizar correctamente el alta de un albarán de compra es imprescindible introducir como mínimo los datos que poseen en su título el carácter *, aunque para sacar el máximo rendimiento a la base de datos se aconseja completar el mayor número posible de datos. A continuación se pueden dar de alta las líneas que lo componen (haciendo doble clic sobre un registro en blanco, pulsando con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción de Formulario de Alta o pulsando una sola vez con el ratón y después la tecla Insertar). Al introducir una sola línea, el albarán quedará registrado, en el caso de cancelar el alta se mostrará un mensaje que le informará de que se eliminarán las líneas correspondientes ya introducidas. El alta de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de albarán desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Compras, desde la ventana del Localizador, desde cualquier listado de albaranes de compra o desde las fichas de campos enlazados como son Proveedor, Serie, Responsable y Forma de Pago. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Al eliminar un albarán se eliminarán todas sus líneas automáticamente, descontando de las existencias de los artículos de cada una de ellas. La baja de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Listado. Desde cualquier listado de albaranes de compra puede observar que los registros aparecen diferenciados en dos colores en función de su estado, es decir, en rojo aparecerán los registros que estén sin facturar y en negro los que ya lo estén. Búsqueda Avanzada. Opción ubicada en menú. Mostrará una pantalla en cuya parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda y en la parte inferior el listado resumen de la misma (en caso de disponer de la versión Cliente/Servidor aparecerá una opción para realizar la consulta). Esta búsqueda le permite consultar información sobre los Albaranes de Compra y Líneas (opción independiente en el menú) cruzando múltiples filtros. También le permitirá interactuar con el listado resultante mediante la barra de herramientas situada por debajo de dicho listado. 64

66 LÍNEAS DE ALBARÁN DE COMPRA Imagen: Ficha de Línea de Albarán de Compra. En el alta de línea se debe introducir el código del articulo o en su defecto, si la variable Venta con código de barras esta activada, habrá que introducir el código de barras. Todos los campos de la línea de compra son modificables pero por defecto tomarán los valores que tengan especificados en la ficha del artículo. También podrá dar de alta una línea sin especificar artículo alguno, pero sí deberá introducir algún texto en el campo Descripción y siempre que la variable Permitir venta sin artículo esté activada. Tanto el alta, edición y eliminación de una línea están condicionadas por una restricción por usuario. Además actualizan el importe total del albarán al que pertenecen. En caso de no actualizarse por el motivo que fuere, deberá ejecutar la opción de Recalcular. También actualizan directamente el stockaje del artículo en el almacén especificado en la línea, incrementándolo según la cantidad comprada. 65

67 MENÚ DE FACTURAS DE COMPRA - Concepto. Situado dentro del Módulo de Compras, este menú se ocupa de la gestión de las Facturas de Compra que la empresa reciba de sus proveedores. No se podrá dar de alta facturas independientemente, como es el caso de los Albaranes de Compra, sino por medio de procesos de facturación (individual o mediante agrupación de albaranes). Imagen: Menú de Facturas de Compra 66

68 FACTURAS DE COMPRA - Formularios. Imagen: Ficha de Factura de Compra. - Campos. En la parte superior izquierda del formulario están los datos de cabecera, son los correspondientes a la numeración y forma de pago entre otros, más a la derecha están los datos de proveedor, pudiendo seleccionar este mediante las flechas o con la opción de Localizar al pulsar sobre el botón del campo Código de proveedor o mediante las flechas del campo Razón Social del mismo (por orden alfabético). Los más importantes son, Serie, Documento (numeración del documento del proveedor), Fecha, Proveedor, Forma de Pago (por defecto la del proveedor), Comentario (opcional). En la parte media izquierda del formulario se sitúan los albaranes de compra (pudiendo editar uno haciendo doble clic sobre el registro y pulsando con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción de Formulario de Modificación) y a su derecha las líneas de albaranes que componen la factura. Por debajo de la rejilla de líneas puede observar los totales, campos informativos y no editables, ya que corresponden a la sumatoria de todos los albaranes. - Opciones y Procesos. Detalle de Cálculo. Muestra una pantalla con los datos de todos los importes que componen el total de la factura, es decir, datos referentes a Brutos, Descuentos, Netos, I.V.A. y R.E., Recargos Financieros y Totales, para facilitar al usuario el cálculo y la comprobación del Total. Sólo podrá modificar los porcentajes no los totales. Recalcular. Su función es la de poner los valores correctos a los distintos importes y totales, teniendo en cuenta los albaranes y las condiciones oportunas. Ver los pagos. Muestra en pantalla un listado de los pagos realizados de dicha factura. Regenerar Pagos. Eliminará los pagos actuales y los dará de alta de nuevo en función de las características especificadas en la forma de pago que tenga especificada. - Impresión. Factura. Opción ubicada en formulario. Su función es la de aceptar la factura e imprimirla. - Metodología. 67

69 Alta. Como ya se ha explicado, el alta de una factura de compra no se realiza directamente por el usuario, sino mediante uno de los dos procesos posibles de facturación, estos son, desde la opción de Facturar dentro de un albarán de compra, o desde el proceso de Facturar Albaranes, que se encuentra en el Módulo de Compras, Menú Facturas de Compra. En el momento en que se genera la factura, se generarán los posibles pagos de la misma en función de las características especificadas en la forma de pago que tenga especificada. El alta de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una ficha de factura desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Compras, desde la ventana del Localizador, desde cualquier listado de facturas de compra o desde las fichas de campos enlazados como son Proveedor, Serie, Forma de Pago y cualquier Albarán de Compra que contenga. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Baja. La baja debe hacerse siempre mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Al eliminar una factura, los albaranes no se eliminarán sino que quedarán sin facturar para poder realizar dicho proceso de nuevo. La baja de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Listado. Desde cualquier listado de facturas de compra puede observar que los registros aparecen diferenciados en dos colores en función de su estado, es decir, en rojo aparecerán los registros que estén sin pagar completamente y en negro los que ya lo estén. Búsqueda Avanzada. Opción ubicada en menú. Mostrará una pantalla en cuya parte superior se encuentran los parámetros de búsqueda y en la parte inferior el listado resumen de la misma (en caso de disponer de la versión Cliente/Servidor aparecerá una opción para realizar la consulta). Esta búsqueda le permite consultar información sobre las Facturas de Compra cruzando múltiples filtros. También le permitirá interactuar con el listado resultante mediante la barra de herramientas situada por debajo de dicho listado. 68

70 MENÚ DE PAGOS DE FACTURAS DE COMPRA - Concepto. Situado dentro del Módulo de Compras, este menú se ocupa de la gestión de los Pagos de Facturas de Compra que la empresa tiene que hacer a sus proveedores. Está directamente enlazado a las Facturas de Compra y no se puede considerar como una tabla o módulo independiente. Imagen: Menú de Pagos de Facturas 69

71 PAGOS DE FACTURAS DE COMPRA - Formularios. Imagen: Ficha de Pago de Factura de Compra. - Campos. En la parte superior del formulario están los datos generales, son los correspondientes a la numeración, fecha e importes, más abajo están los datos situación del pago, estas pueden ser Pagado (en cuyo caso puede especificar si es al contado y los datos de fecha, hora y caja, para que se contemple en el arqueo), o Devuelto (pudiendo especificar los gastos de devolución y un comentario con el motivo). Si no se marca ninguno de estos campos el pago quedará reflejado como pendiente. También se encuentra el campo de orden de pago a la que pertenece. Y en la parte inferior se sitúan los datos de la factura a la que hace referencia dicho pago, mostrando los datos del proveedor emisor de la misma, así como los datos de Pago incluyendo la cuenta del proveedor a la que se hará el pago. - Impresión. Pago / Talón. Su función es la de aceptar el pago e imprimirlo. - Metodología. Alta. Como ya se ha explicado, el alta de un pago no se realiza independientemente ni directamente por el usuario, sino mediante las siguientes formas: al generar una factura de compra (generándose tantos pagos como los especificados en la forma de pago de la factura); ejecutando la opción de Regenerar pagos de la ficha de factura de compra o manualmente desde la ventana de pagos también desde la ficha de compra (haciendo doble clic sobre un registro en blanco, pulsando con el botón derecho del ratón y seleccionando la opción de Formulario de Alta o pulsando una sola vez con el ratón y después la tecla Insertar). El alta de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a un pago desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Compras, desde la ventana del Localizador, desde cualquier listado de pagos de compra o desde las fichas de campos enlazados como son Proveedor, Orden de Pago y Factura. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el 70

72 formulario y se abandonarán todas las modificaciones efectuadas. condicionada por una restricción por usuario. La edición de este tipo de registros está Baja. La baja puede hacerse mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación o desde el proceso de regenerar pagos, dando de alta los nuevos correspondientes. Al eliminar un pago, la factura quedará como pendiente de pago y se descuadra el pago de la misma, con lo que puede ser aconsejable regenerar los pagos. La baja de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Listado. Desde cualquier listado de recibos de compra puede observar que los registros aparecen diferenciados en dos colores en función de su estado, es decir, en rojo aparecerán los registros que no estén pagados y en negro los que ya lo estén. 71

73 MÓDULO MOVIMIENTOS DE CAJA MENÚ DE ANOTACIONES DE CAJA - Concepto. Situado dentro del Módulo de Movimientos de Caja, este menú se ocupa de la gestión de las Anotaciones de entrada y salida de dinero en caja. La finalidad de una anotación es la de contemplar un gasto o ingreso no justificado con movimientos de albaranes ni facturas. Las anotaciones se tendrán en cuenta a la hora de realizar los arqueos o cierres de caja. Imagen: Menú de Anotaciones de Caja 72

74 ANOTACIONES DE CAJA - Formularios. Imagen: Ficha de Anotación en Caja. - Campos. El formulario está compuesto por los siguientes campos: Número. Numeración interna de la anotación. Correlativo y no editable. Fecha: Fecha de la anotación, por defecto la del día actual. Hora: Hora de la anotación, por defecto el momento actual. Caja: Caja en la que se hace la anotación, por defecto la caja actual. Tipo: Corresponde al tipo de anotación que puede ser 0-Cambios iniciales / 1-Meter Dinero / 2-Sacar Dinero / 3-Cierre de Caja. Pero sólo serán seleccionables los tres primeros, el último se da de alta automáticamente una anotación al realizar el arqueo. Concepto: comentario sobre el motivo de la anotación. Importe: el importe que se introduce o se saca de la caja especificada. - Metodología. Alta. Para dar de alta una Anotación en caja, ésta debe estar abierta si el tipo de anotación es de Meter Dinero o Sacar Dinero. Por otro lado, sólo podrá dar de alta una anotación de cambios iniciales si ésta estuviera cerrada, y nunca podrá dar de alta de tipo Cierre de Caja. Debe introducir los siguientes datos: Fecha (por defecto la del día actual), Hora (por defecto la hora actual), Caja (por defecto la caja especificada en la entrada), Tipo e Importe. Una vez realizado esto, para almacenar la información debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), con lo que se le abrirá el cajón portamonedas para realizar la operación correspondiente con el dinero. El alta de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Edición. Puede acceder a una anotación desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Movimientos de Caja, desde la ventana del Localizador, desde cualquier listado de anotaciones o desde las fichas de campos enlazados como son Caja. Recuerde que aunque esté editando un registro ya creado los campos con * no pueden quedar vacíos de lo contrario no se permitirá guardar los cambios realizados. Una vez finalizados los cambios a realizar debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), si pulsa sobre Cancelar (Esc) se cerrará el formulario y se 73

75 abandonarán todas las modificaciones efectuadas. La edición de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Baja. La baja puede hacerse mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. La baja de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. - Procesos. Abrir Cajón. Abre el cajón portamonedas de la caja de la cual se está realizando la anotación. 74

76 MENÚ DE ARQUEOS / CIERRES DE CAJA - Concepto. Situado dentro del Módulo de Utilidades / Movimientos de Caja, este menú se ocupa de la gestión de los Arqueos o Cierres de cajas. Al igual que una máquina registradora, la aplicación realiza un cálculo donde, desde el último arqueo, se suman a los cambios iniciales, todas las ventas realizadas cuya forma de pago sea al contado, más las anotaciones de caja que hacen referencia a una entrada de dinero. A este resultado se le restan las compras pagadas al contado y las anotaciones en caja que hacen referencia a una salida de dinero. Útil si desea saber en todo momento el dinero en metálico del que dispone la empresa. Para llevar un perfecto control es necesario que indique los cambios iniciales cada vez vuelva a abrir la caja. También es recomendable hacer un arqueo de caja diariamente o semanalmente para llevar un estricto control de la misma. Imagen: Menú de Arqueos / Cierres de Caja 75

77 ARQUEOS / CIERRES DE CAJA - Formularios. Imagen: Ficha de Arqueo de Caja. - Campos. En la parte superior del formulario están los datos generales, son los correspondientes a la numeración, fecha, hora y caja de la que se va a realizar el cierre, más abajo está la opción de calcula los importes, la cual deberá pulsar una vez introducidos los valores anteriores. Por debajo se sitúan los campos calculados, no editables, referentes a los importes de ventas y compras, contado y no contado. Un poco más abajo están los datos que deberá introducir manualmente el usuario para comprobar el posible descuadre entre la caja real (dinero físico) y la caja sugerida por el programa. En la parte inferior del formulario se muestra un resumen de los movimientos tenidos en cuenta en el arqueo. A continuación se explican los campos que componen la ficha de arqueo. Número: campo autonumérico y no editable. Fecha y Hora: por defecto aparecerán en el alta, con los valores de la fecha y hora actual. Caja: campo imprescindible y si no se rellena no se puede realizar ni el alta ni la edición del arqueo. Cambios Iniciales: no editable, se recoge el importe de la anotación de este tipo que sea inmediatamente posterior a la última anotación de cierre de caja anterior a la fecha especificada en el arqueo actual. Ingresos Contado: no editable, recupera el valor de la suma de todas las ventas, anticipos de tickets y anotaciones de entrada de dinero, cuya forma de pago tenga activado la propiedad de contado, pero de aquellas ventas que sean desde la fecha del último arqueo hasta la fecha y hora del arqueo actual. No Contado: no editable, recoge el valor de la suma de todas las ventas, anticipos de albarán que cumplan el período especificado anteriormente pero en las que la forma de pago no sea al contado. Meramente informativo, no afecta en el total del arqueo. Gastos / Compras: no editable, recupera el valor de la suma de todas las compras cuya forma de pago tenga activado la propiedad de contado y de las anotaciones de salida de dinero, pero de aquellas compras que sean desde la fecha del último arqueo hasta la fecha y hora del arqueo actual. Total Caja: campo calculado referente a la suma de los cambios iniciales más los ingresos efectivo menos los gastos. Restante en Caja: es el campo donde deberá introducir el importe que dejará en la caja real tras su recuento. Para facilitar esta operación si pulsa el botón situado a su derecha, se muestra una ventana en la que puede generar el importe introduciendo la cantidad de monedas y billetes correspondiente a cada tipo. 76

78 A Retirar: habrá que especificar el importe que se retirará de la caja, si se diera el caso. También puede realizar la introducción mediante la selección del nº de monedas y billetes. Si el importe es mayor que cero, entonces automáticamente al aceptar el arqueo se creará una anotación de sacar dinero. Total Caja Real: es la suma del importe Restante en Caja más A retirar, es decir, el importe que tiene el cajón portamonedas físicamente y que si no cuadra con el campo Total Caja aparecerá reflejado en el descuadre. Descuadre: para realizar correctamente el arqueo, el valor de este campo debe ser igual a cero, ya que de lo contrario no habremos introducido correctamente los valores de los campos Restante en Caja y A Retirar. - Procesos. Abrir Cajón. Abre el cajón portamonedas de la caja de la cual se está realizando el cierre. Desglose Ingresos. Muestra una ventana con los totales de ingresos agrupados por origen, es decir, ventas y anticipos, contado y no contado. Ver Desglose. Opción ubicada en formulario. Muestra una ventana con el histórico de movimientos que se han tenido en cuenta a la hora de calcular el Total Caja, estos son, Ventas, Compras, Anticipos de Ventas, Anotaciones de Entrada y Salida de dinero, Recibos y Pagos. - Impresión. Imprimir Arqueo. Opción ubicada en formulario. Imprimirá el arqueo con los datos generales y de importes. Imprimir Desglose. Opción ubicada en formulario. Imprimirá el arqueo además de con los datos generales y de importes, con los datos del desglose de ingresos. Imprimir Desglose Ampliado. Opción ubicada en formulario. Imprimirá el arqueo con datos generales y con todos los movimientos tenidos en cuenta. - Metodología. Alta. Para dar de alta un Arqueo de caja, ésta debe estar abierta y además debe introducir los siguientes datos: Fecha (por defecto la del día actual), Hora (por defecto la hora actual) y Caja (por defecto la caja especificada en la entrada) y posteriormente debe pulsar el botón que pone Pulse aquí para calcular el arqueo. El arqueo es la operación por la cual el programa realiza el cierre de caja, es decir, al igual que una máquina registradora, la aplicación realiza un cálculo donde, desde el último arqueo, se suman a los cambios iniciales, todas las ventas realizadas cuya forma de pago sea al contado, más las anotaciones de caja que hacen referencia a una entrada de dinero. A este resultado se le restan las compras pagadas al contado y las anotaciones en caja que hacen referencia a una salida de dinero. Este resultado nos informará del valor de la caja que tendremos que comparar con el valor de la caja real sumado al dinero que retiramos al final del arqueo, que tendremos que introducir manualmente, calculando automáticamente el descuadre de caja. Una vez realizado esto, para almacenar la información debe pulsar sobre la acción Aceptar (Ctrl.+A), con lo que se le preguntará si desea imprimir el arqueo. El alta de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. El programa dispone, además, de un asistente de arqueo, el cual facilita dicha tarea guiándole paso a paso en la realización de este proceso. Edición. Puede acceder a un arqueo desde múltiples sitios de la aplicación, desde el Módulo de Movimientos de Caja, desde la ventana del Localizador, desde cualquier listado de arqueos de caja o desde las fichas de campos enlazados como son Caja. El arqueo no es editable una vez que se ha dado de alta, sólo podrá consultarlo o volver a imprimirlo. La edición de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. Baja. La baja puede hacerse mediante la acción de Eliminar (Ctrl.+E) del formulario, siempre después de pedir confirmación. Al eliminar un arqueo se eliminará las anotaciones en caja correspondientes a excepción de la anotación de cambios iniciales inmediatamente anterior a la fecha y hora del arqueo eliminado, de esta forma, si el arqueo era el último de esta caja, ésta quedará de nuevo abierta. La baja de este tipo de registros está condicionada por una restricción por usuario. 77

79 MENÚ DE DESGLOSE DE ARQUEOS / CIERRES - Concepto. Situado dentro del Módulo de Movimientos de Caja, este menú permite obtener distintos listados informativos sobre el desglose de los arqueos. Imagen: Menú de Desglose de Arqueos / Cierres de Caja 78

80 MÓDULO DE UTILIDADES En este apartado se agrupan los módulos de menor acceso así como utilidades y procesos que se pueden realizar de modo complementario al funcionamiento normal de la aplicación. También se encuentran los Parámetros de configuración así como los Datos de empresa y Registro. Su acceso no esta condicionado, pero sí lo esta el acceso a los distintos apartados de los que se compone el menú de Utilidades, controlándose dichos accesos mediante restricciones por usuario. Imagen: Módulo de Utilidades A continuación se explican detenidamente cada uno de estos apartados. 79

81 MENÚ DE INFORMES CONTABLES - Concepto. Situado dentro del Módulo de Utilidades, este menú informa del estado de ingresos y gastos de la empresa, además le permitirá emitir diversos informes contables que son necesarios para asuntos administrativos. Su acceso está condicionado mediante una restricción por usuario. A continuación se redactan las distintas opciones que ofrece este menú. Imagen: Menú de Informes Contables - Opciones. Movimientos de Ingresos y Gastos. Informe de Ingresos y Gastos. Es una opción de gran utilidad, ya que muestra el histórico de todas las operaciones, es decir, movimientos de ingresos (facturas de venta) y gastos (facturas de compra) realizadas por la empresa entre dos fechas que deberá introducir el usuario en el mismo momento. Además puede imprimir esta consulta en cualquier momento con la seguridad de la coherencia de los datos ya que lo que se muestra es una consulta que se realiza sobre la base de datos en el momento previo a la visualización de los datos, por ello, este listado puede ser que no se visualice instantáneamente y que tarde cierto tiempo. Declaración de IVA. Primer Trimestre. Permite imprimir un informe que presenta el desglose de IVA tanto repercutido como soportado y la diferencia entre ambos, correspondiente a los diversos importes de IVA de los movimientos cuya fecha se sitúe en el primer trimestre del año actual. Segundo Trimestre. Permite imprimir un informe que presenta el desglose de IVA tanto repercutido como soportado y la diferencia entre ambos, correspondiente a los diversos importes de IVA de los movimientos cuya fecha se sitúe en el segundo trimestre del año actual. Tercer Trimestre. Permite imprimir un informe que presenta el desglose de IVA tanto repercutido como soportado y la diferencia entre ambos, correspondiente a los diversos importes de IVA de los movimientos cuya fecha se sitúe en el tercer trimestre del año actual. Cuarto Trimestre. Permite imprimir un informe que presenta el desglose de IVA tanto repercutido como soportado y la diferencia entre ambos, correspondiente a los diversos importes de IVA de los movimientos cuya fecha se sitúe en el cuarto trimestre del año actual. 80

82 Anual (modelo 390). Permite imprimir un informe que presenta el desglose de IVA tanto repercutido como soportado y la diferencia entre ambos, correspondiente a los diversos importes de IVA de los movimientos cuya fecha se sitúe en el año actual. Modelo Operaciones con Terceros. Compras Anuales > 3005,06. Muestra un listado de Proveedores que cumplan la siguiente condición: la suma de las bases imponibles de sus facturas de compra que la empresa ha recibido, cuya fecha y serie coincida con los valores especificados por el usuario en ese mismo momento, superen los 3005,06. Ventas Anuales > 3005,06. Muestra un listado de Clientes que cumplan la siguiente condición: la suma de las bases imponibles de las facturas de venta que la empresa le ha emitido, cuya fecha y serie coincida con los valores especificados por el usuario en ese mismo momento, superen los 3005,06. 81

83 MENÚ DE PROCESOS ESPECIALES - Concepto. Situado dentro del Módulo de Utilidades, en este menú se encuentran procesos generales a realizar sobre la base de datos para asegurar el correcto funcionamiento de la aplicación o para corregir posibles incoherencias en los datos. También ofrece otras opciones que son de gran utilidad. Imagen: Menú de Procesos Especiales - Opciones. Reindexación. Proceso por el cual el programa regenera los índices de las tablas que forman la aplicación. Opción que se debe ejecutar con sólo un usuario conectado al programa, de no ser así se provocaría un error de fichero ocupado por otro usuario. Esta opción sirve para solucionar problemas que presente la base de datos debidos por ejemplo a caídas del sistema, apagones de corriente eléctrica, etc Copia de Seguridad. Como su nombre indica realiza una copia de los datos del programa. La copia se realizará dentro de la carpeta cuya ruta estará compuesta por la especificada en una variable (situada en el apartado de variables) y dentro de la misma en una carpeta nombrada con la fecha del día de la copia. Para realizar otra copia de seguridad en el mismo día, sólo debe eliminar la carpeta creada anteriormente y volver a ejecutar esta opción. Es muy recomendable que la copia de seguridad se haga normalmente desde el equipo que sea servidor. Solicitar a Servicio Técnico. Esta opción permitirá enviar un correo con alguna solicitud para la modificación en los formatos impresos (listados, fichas, informes, plantillas, etc...) al Dpto. de Servicio Técnico de Dissoft Sur, S.L. sin necesidad de tener configurado un servidor de correo. También puede enviar sugerencias del programa para mejorar así el funcionamiento del mismo. Para una correcta funcionalidad debe asegurarse antes de enviar ningún correo que tiene bien introducidos los datos de empresa y registro así como el nº de serie del producto, de lo contrario las necesidades no serán atendidas. Reajustar Numeración Ventas. Su función es la de poner correctamente los contadores de movimientos de ventas. El proceso consiste en recorrer cada serie de ventas y en función de las facturas creadas con dicha serie calcular el último número de cada movimiento, colocando el contador en el último registro introducido de cada serie. Recálculo de Existencias. Su función es la de poner correctamente las existencias de todos los artículos de la base de datos. El proceso consiste en recorrer la lista de los artículos y por cada uno de ellos calcular las existencias que hay en cada almacén, en base a el stock inicial y su fecha de inventario y los movimientos introducidos en el almacén en cuestión cuya fecha esté entre la fecha de inventario y la fecha actual. Debido a esto, el proceso puede tardar unos minutos, en función del volumen de datos introducidos en la aplicación. Opción disponible sólo para usuarios que sean supervisores. Actualizar formatos impresos. Gracias a esta opción el usuario final podrá descargar vía Internet su archivo de formatos impresos actualizado, debiendo tener en cuenta, que al acceder al servidor del fabricante de la aplicación Dissoft Sur, S.L. deberá tener correctamente introducidos los datos de empresa y registro así como el nº de serie de la aplicación. En caso contrario se le mostrará un mensaje de error en la conexión. Una vez que se haya descargado el archivo de formatos, que será un archivo de extensión.mvp, el cual se descargará en la carpeta de instalación, deberá cerrar el programa y volver a abrirlo para tener en cuenta todas las modificaciones realizadas en los formatos impresos. Actualizar Aplicación. Al igual que el proceso de Actualizar formatos impresos, esta opción se conecta vía Internet al servidor de Dissoft Sur, S.L. y comprobará si el nº de serie introducido en el apartado Datos de Empresa y Registro es correcto y si dispone de mantenimiento vigente para la descarga de la última actualización de la aplicación ejecutada, en caso negativo se devolverá un mensaje de aviso notificando su estado de mantenimiento en cuyo caso puede ponerse en contacto con el Dpto. Comercial. La descarga se realiza en la carpeta de instalación por lo que se aconseja realizar dicho proceso en el servidor, recomendando hacer una copia de seguridad antes de actualizar. Establecer Conexión Remota: Mediante este proceso podrá solicitar el establecimiento de una conexión remota con el Servicio Técnico, debiendo comunicarlo previamente en el teléfono Gracias a esta utilidad, nuestros técnicos podrán realizar una comprobación on-line de las incidencias relacionadas con su programa. 82