DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA. 23 de diciembre, 2011 DCA-3386

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No de diciembre, 2011 DCA-3386 Señor Osvaldo Villalobos G. Jefe Oficina Compras y Pagos Banco de Costa Rica Estimado señor: Asunto: Se otorga de refrendo contralor al contrato para adquirir servicio de aseo por horas en puntos venta del Banco de Costa Rica, suscrito entre el Banco Nacional de Costa Rica y la empresa Eulen de Costa Rica S. A. (Servicio de aseo por horas en puntos de venta del Banco de Costa Rica. Licitación Pública No. 2010LN ). Así como a la adenda primera a este contrato. Damos respuesta a su oficio OPC , del tres de octubre de dos mil once, recibido en este órgano contralor en misma fecha, mediante el cual solicita el otorgamiento de refrendo contralor para el contrato celebrado para adquirir servicio de aseo por horas en puntos venta del Banco de Costa Rica, suscrito entre el Banco Nacional de Costa Rica y la empresa Eulen de Costa Rica S. A. (Servicio de aseo por horas en puntos de venta del Banco de Costa Rica. Licitación Pública No. 2010LN ). Mediante DCA-2848 de fecha treinta y uno de octubre de dos mil once, y DCA-3295 de fecha catorce de de diciembre del corriente, este órgano contralor requirió información adicional la cual fue atendida de conformidad con los términos el oficio No. OCP de fecha nueve de noviembre de dos mil once, y el oficio No. OCP , de fecha quince de diciembre de dos mil once, respectivamente. I. Antecedentes Una vez revisado el expediente administrativo del procedimiento de contratación, se comprueba que en el constan los siguientes documentos y aspectos de interés: 1. Que de la certificación de contenido presupuestario suscrita por el señor Mario Alvarado Arrieta, Jefe de la Oficina de Finanzas e Información Ejecutiva, se hace referencia al procedimiento No.

2 2 2011LN Servicio de Aseo por horas en puntos de venta del BCR en las Provincias de San José, Alajuela, Cartago y Heredia y se certifica que en la cuenta Servicios Generales, existe el compromiso presupuestario #73719 por la suma de ,00, para cubrir el contrato de referencia (ver folio 918 del expediente administrativo). 2. Que la empresa adjudicataria aportó la respectiva garantía de cumplimiento (ver folio 68, 69, 892 del expediente administrativo). 3. Que para el día en que fue suscrito tanto el contrato como la adenda primera al mismo, la empresa contratista se encontraba al día en el pago de sus obligaciones obrero patronales (ver a folio 21 y 41 del expediente de solicitud). 4. Que por concepto de especies fiscales la Administración canceló la suma de , monto que quedó en la suma de ,75 (ver folio 898 del expediente administrativo). Por su parte el contratista canceló la suma de de , monto que quedó en la suma de ,75 (ver folio 897 del expediente administrativo). II. Criterio del Despacho Una vez analizado el expediente de la respectiva contratación según lo establecido por el artículo 8 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública sobre los alcances del análisis de los contratos, se devuelve refrendado el contrato remitido. El refrendo otorgado se ajustará a los condicionamientos que de seguido se detallan, cuyo cumplimiento será responsabilidad exclusiva del señor Osvaldo Villalobos G, en su calidad de jefe de la Oficina Compras y Pagos de la Administración y de remitente del contrato a refrendo. En caso de que el mismo no resulte competente para verificarlos, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda, para ejercer el control sobre los condicionamientos. 1. Queda a entera responsabilidad de la Administración contar con el disponible presupuestario necesario para hacer frente a las obligaciones que deriven de la presente contratación. Asimismo, queda a entera responsabilidad de la Administración la proveniencia del disponible presupuestario, con el que de conformidad con la constancia de certificación de contenido presupuestario aportada, hará frente a las obligaciones que deriven del contrato. 2. En virtud del artículo 9 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, se deja a entera responsabilidad de la Administración el haber verificado el cumplimiento de todos los aspectos técnicos de la contratación y la constatación de la razonabilidad del precio del contrato. 3. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, la legalidad del mecanismo de mantenimiento del equilibrio económico del contrato, previsto en las cláusulas contractuales décimo primera Del reajuste en los precios, y décimo segunda De la revisión periódica de pecios de mercado, queda a entera responsabilidad de la Administración.

3 3 4. De conformidad con los términos del artículo 13 de la Ley de Contratación Administrativa, la Administración debe tener presente que tiene la responsabilidad de fiscalizar el contrato, a efectos de verificar el adecuado cumplimiento del objeto contractual. 5. Es responsabilidad de la Administración que se respete el régimen de prohibiciones de la Ley de Contratación Administrativa; así como el hecho de que el contratista no se encuentre inhabilitada para contratar con la Administración. 6. Es responsabilidad de la Administración velar porque en la fase de ejecución se cumpla con las obligaciones de Seguridad Social, conforme lo dispone el artículo 74 de la Ley Constitutiva de la CCSS. 7. La presente contratación se refrenda en el entendido de que por un error material el número del procedimiento de contratación fue consignado de forma incompleta en la cláusula primera del contrato, y que el número completo del procedimiento es Licitación Pública No. 2010LN En virtud de las explicaciones rendidas por la Administración mediante oficio No. OCP y la anuencia del contratista emitida mediante nota de fecha quince de diciembre de dos mil once, se otorga refrendo contralor en el entendido que la adenda primera al contrato fue celebrada el día dieciocho de noviembre de dos mil once (ver folio 39 y 40 del expediente administrativo). 9. De conformidad con las explicaciones rendidas por la Administración en el oficio AF-J , se otorga refrendo contralor en el entendido de que lo dispuesto en la cláusula contractual cuarta Frecuencia con que debe brindarse el aseo y la limpieza general en los puntos de venta (modificada mediante la adenda al contrato), en cuanto a que el servicio de limpieza de ventanales y vidrios de exteriores e interiores, así como de mantenimiento de las áreas verdes si las hubiera, es un servicio mensual; situación que tiene lugar en razón de que a pesar de que son labores fuera de la rutina diaria, en el contrato se incluyeron en la lista de labores a realizar mensualmente debido al orden regular establecido con el que se deben ejecutar cada uno de los oficios que contempla el servicio de aseo. Determinación que entiende este órgano contralor ha sido tomada por la Administración para la debida satisfacción de sus necesidades y que queda librado a entera responsabilidad de la Administración. 10. En relación con lo dispuesto en el inciso i de la cláusula sexta De las obligaciones del contratista, en cuanto a que el incumplimiento de las normas y disciplina que rige el Banco, por parte de los empleados del contratista implica un motivo suficiente para rescindir el contrato; respecto de lo cual entiende este órgano contralor que se refiere a la resolución contractual. Sobre el particular, la Administración debe tener presente que mediante la resolución No de la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, de las diez horas treinta y dos minutos del primero de abril de dos mil once, el artículo 205 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, fue declarado inconstitucional; por ende debe la Administración estarse a lo determinado en esta resolución. 11. Se otorga refrendo contralor en el entendido que lo dispuesto en el inciso a) de la cláusula décima Precio y Forma de pago, en cuanto a la inclusión del Condominio Las Américas, como uno de los servicios para cuyo cobró la factura debe ser remitida por el contratista a la Oficina de

4 4 Mantenimiento, corresponde a un acuerdo entre partes, que ha sido adoptado por la Administración, para la debida satisfacción de sus necesidades. 12. En relación con lo dispuesto en el inciso e) de la cláusula contractual décima Precio y Forma de pago (modificada mediante la adenda primera al contrato), en cuanto a que: De acuerdo a ello, los servicios semanales, mensuales (limpieza de ventanales y vidrios exteriores, Mantenimiento de zonas verdes), trimestrales y cuatrimestrales, se facturaran adicionalmente a los montos por hora adjudicados en cada zona ; se otorga refrendo contralor en el entendido de que de conformidad con las explicaciones rendidas por la Administración en el oficio AF-J , las labores mensuales (a excepción de protección de mobiliario de madera, limpieza de estructura de madera de las cajas y plataformas), trimestrales y cuatrimestrales, son labores que se realizan fuera de la rutina diaria, para lo cual se requiere tiempo y personal adicional, por lo cual se requiere que la facturación de los mismos se realice de forma adicional, cuyo cálculo del importe a pagar se establece de acuerdo a lo monto por hora adjudicados por zona, según se describe en la cláusula décimo sexta inciso d) del cartel; todo lo cual queda a entera responsabilidad de la Administración. Asimismo, a pesar de que en la adenda celebrada a esta cláusula no se indica que la limpieza de ventanales y vidrios interiores, forme parte de los servicios mensuales que se facturan adicionalmente al monto por hora adjudicada para cada zona; entiende este órgano contralor que este servicio forma parte de esta facturación adicional. Esto de conformidad con lo dispuesto sobre el particular en el apartado de servicios mensuales, de la cláusula cuarta del contrato (modificada mediante la adenda primera al mismo) y la aclaración al cartel publicada en la Gaceta No 18 del día veintiséis de enero de dos mil once. Aunado a lo anterior, se otorga refrendo contralor en el entendido que con la adenda al contrato, por un error material se indicó que se modificaba la cláusula décima Plazo y forma de pago ; siendo que el nombre correcto de la cláusula modificada es Precio y Forma de pago 13. En relación con el cuadro que consta en la cláusula contractual décima Precio y Forma de pago, en el cual se detallan las líneas de la contratación y su precio, se otorga refrendo contralor en el entendido que la zona que se identifica en el contrato como 01-A San José, en virtud de su nombre corresponde a la zona 1 del cartel y la zona identificada en el contrato como 01-B San José Oficinas Centrales, en virtud de su nombre corresponde a la zona 1.A del cartel. Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en el inciso g) del punto 24) Especificaciones del Equipo del cartel. 14. En relación con lo dispuesto en la cláusula décimo octava De la estimación, respecto a las especies fiscales, la Administración debe tener presente que es su deber verificar que éstas se cubran, en caso de que el monto cancelado tanto por ella como por el contratista resulte insuficiente, conforme a la ejecución del contrato. Lo anterior en virtud que la Dirección General de Tributación del Ministerio de Hacienda, en atención a una consulta gestionada por esta Contraloría General, señaló en oficio No. DGT del 06 de abril de 2011, que todo documento que se emita dentro del proceso de contratación administrativa y que sea productor de efectos jurídicos, siempre que se encuentre dentro del supuesto tipificado en la normativa, debe cancelar el monto correspondiente por concepto de especies fiscales.

5 5 Específicamente en el caso de los contratos de cuantía inestimable, indica esa Dirección que según lo dispuesto por el artículo 273 del Código Fiscal aplicará el impuesto del timbre por los documentos de actos o contratos cuyo valor sea indeterminado, o cuya cuantía sea inestimable, debiendo pagarse éste conforme lo establece el artículo 244, es decir la suma de 50,00 (cincuenta colones). No obstante, aclara esa Dirección que dado que en estos contratos, el hecho generador de la obligación tributaria lo constituyen además las órdenes de compra o pedido que se emitan durante la ejecución contractual, el impuesto al timbre deberá cancelarse también según la estimación que corresponda a cada una de estas, de acuerdo con las cantidades y montos concretos. Así las cosas, considerando que este caso nos encontramos frente a una contratación de ejecución continuada en el tiempo, que por su propia naturaleza resulta inestimable, las especies fiscales deberán ser canceladas por la Administración y el contratista con cada pago mensual y según el monto definido en cada factura, aspecto que esa institución deberá verificar. Asimismo, de las especies fiscales canceladas deberá descontarse la suma de cien colones por concepto de la formalización del contrato y de la adenda primera al mismo. 15. A pesar de lo dispuesto en el acto de adjudicación en cuanto a que la vigencia de la contratación es a partir del cuatro de noviembre de dos mil once; se advierte que la contratación surtirá efectos efectos a parir de la notificación del presente oficio. Atentamente, Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Olga Salazar Rodríguez Fiscalizador Asociado OSR/chc NN: (DCA-3386) NI: G: