INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE CÓDIGO: GAD-P02-M-01 GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL VERSIÓN: 04 MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 Página 1 de 27 GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTAL ELABORADO POR: COORDINADORA GRUPO ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA GRUPO ÁREA GESTIÓN DOCUMENTAL Y CORRESPONDENCIA INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA ESE 2014

2 Página 2 de 27 TABLA DE CONTENIDO DEFINICIÓN E IMPORTANCIA... 3 MARCO CONCEPTUAL OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS MARCO LEGAL POLÍTICAS DOCUMENTALES PRINCIPIOS GENERALES CONCEPTOS Y DEFINICIONES GESTIÓN DE DOCUMENTOS GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA RECEPCIÓN RADICACIÓN DE OFICIOS OFICIOS INTERNOS OFICIOS EXTERNOS CIRCULAR MEMORANDO MEMORANDO GRUPAL CORREO MASIVO ANULACIÓN DE RADICADOS DISTRIBUCIÓN PLANILLA DE RADICADOS DE ENTRADA PLANILLA DE OFICIOS INTERNOS PLANILLA DE OFICIOS EXTERNOS MENSAJERÍA URBANA ENVÍOS POR SERVICIOS EXTERNOS DEVOLUCIONES ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS CONSTANCIAS DE ENVÍO - GUÍA CUMPLIDA O COPIA DE RADICACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DIFUSIÓN Y CAPACITACIÓN CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN DOCUMENTOS DE APOYO ELIMINACIÓN DOCUMENTAL CRITERIOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y DEPURACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL PRESTAMOS DOCUMENTALES SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN SERVICIO DE COPIAS O REPROGRAFÍA LIMPIEZA DE ÁREAS DE ARCHIVO CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS...27

3 Página 3 de 27 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA La Gestión Documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. La Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Un sistema integral de gestión de documentos se ocupa de todo lo que le sucede a los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital: desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación como memoria institucional, valores científicos, investigativos y de docencia. MARCO CONCEPTUAL Definir una herramienta que permita aplicar la Ley 594/2000 Ley General de Archivos y cumplir con los estándares de la Norma Técnica de Calidad. Siglas: AGN: Archivo General de la Nación PGD: Programa de Gestión Documental INC-ESE: Instituto Nacional de cancerología Empresa Social del Estado TRD: Tabla de Retención Documental 1. OBJETIVO GENERAL Regular de forma sistemática y normalizada un Programa de Gestión Documental PGD, para estandarizar la información que se genera en el INC-ESE, dando seguridad, confianza y calidad, fortaleciendo la toma oportuna de decisiones en el ciclo vital de los documentos y el control de la gestión pública. 2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Definir las políticas y reglamentos institucionales en cuanto a la gestión documental, que permitan fortalecer los sistemas de información del INC-ESE. Aplicar los conceptos de gestión documental en todos los procesos del INC-ESE. Disponer de una herramienta que permita apoyar el programa de capacitación para los funcionarios con funciones de archivo y la gestión documental. Normalizar La utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Racionalizar y controlar la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales.

4 Página 4 de 27 Fortalecer la seguridad en los sistemas de información del INC-ESE para la obtención de mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Aplicar los procesos básicos de la Tabla de Retención Documental (TRD), organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. 3. MARCO LEGAL El marco legal del presente documento se fundamenta en el cumplimiento de la normatividad aportada por el Archivo General de la Nación, procesos, procedimientos y política de calidad institucional. A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión documental: Constitución Política de LEY 594 de 2000 (Ley General de Archivos) Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. Ley 962 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o que presten servicios públicos. Código penal capítulo tercero falsificación de documentos públicos (Artículos 286 al 292). Decreto 2363 de 2012 Sobre la firma electrónica. Decreto 2578 de 2012 por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos. Decreto 2609 de 2012 Por el cual se reglamenta el título V de la Ley 594 de Directiva Presidencial 04 de 2012 Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la política cero papel en la administración pública. Acuerdos Consejo Directivo Archivo General de la Nación- AGN. 07 de 1994: Reglamento General de Archivos. 46 de 2000: Procedimientos para eliminación de documentos. 47 de 2000: Restricciones por razones de conservación. 49 de 2000: Condiciones de edificios y locales destinados para archivo. 56 de 2000: Acceso a los documentos públicos, requisitos para la consulta. 060 de 2001: (Art. 3, 5, 8,11 y12) Administración de las comunicaciones oficiales. 037 de 2002: Especificaciones técnicas y los requisitos para contratar servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. 038 de 2002: Responsabilidad de los servidores públicos frente a los documentos y archivos. 039 de 2002: Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de la Tabla de Retención Documental. 042 de 2002: Establece criterios para la organización de archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Circulares AGN Circular Externa Adquisición de Herramientas Tecnológicas de Gestión Documental. Circular Externa Recomendaciones Procesos de Digitalización y Comunicaciones Oficiales Electrónicas en la Iniciativa Cero Papel Microfilmaciones. Decreto 2527 de Decreto 3354 de 1954.

5 Página 5 de 27 Ley 39 de Código de Comercio, art Ley 6a de 1992, art 74. Decreto 2620 y 2649 de Decreto 2150 de 1995, art 26. Ley 270 de 1996, art 95. Ley 527 de 1999, ley de comercio electrónico. Decreto 1747/.Reso.26930/2000 certificadores. Ley 588 de 2000, Parágrafo art 1 y 9. Normas Técnicas Colombianas y 4080 Microfilm Descripción archivística Medición de archivos Permanencia y durabilidad de los soportes, como el papel Permanencia y durabilidad de los soportes como papel aplicable a los soportes digitales. ISO 9000 Documentación. ISO Gestión de Documentos LEY 190 DE 1995 ESTATUTO ANTICORRUPCIÓN. LEY 734 DE 2002 CÓDIGO ÚNICO DISCIPLINARIO DEBERES. Art 34. (Núm. 1). Deber de cumplir y hacer cumplir las normas. (Núm. 5). Custodiar y cuidar la documentación e información. (Núm. 22). Responder por la conservación de los documentos. Decreto 1382 de 1995 Tabla de Retención Documental. Resolución 617 del 07/09/2004 Comité de Archivo y Documentación INC-ESE. Acuerdo No. 007 del 27 de Febrero de 2001 Archivo General de la Nación AGN: Mediante el cual se aprueban las Tablas de Retención Documental del Instituto Nacional de Cancerología. Resolución del 26 de julio de Resolución 0902 Mediante el cual se aprueba el Manual de Calidad y de Procesos del INC-ESE. Circular Interna No del 06/01/2009. Instructivo para la organización y transferencia al archivo central. Guías de Gestión Documental del Archivo General de la Nación - AGN (Manual de Archivística). 4. POLÍTICAS DOCUMENTALES El Instituto Nacional de Cancerología ESE, se compromete a velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y es responsable de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. El Instituto Nacional de Cancerología ESE, garantiza los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deben tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos. El Instituto Nacional de Cancerología ESE, decide que la serie de proyectos de investigación se debe manejar en carpetas individuales y su foliación debe ser de 1 a 250 (máximo hasta 250) por carpeta sin que ésta sea consecutiva por la connotación y dimensión de cada uno de los proyectos.

6 Página 6 de 27 El Instituto Nacional de Cancerología ESE, prohíbe almacenar unidades documentales, cajas y objetos que no hacen parte del acervo documental en el cerramiento superior de la estantería en los depósitos de archivos. El Instituto Nacional de Cancerología ESE, asegura la custodia, organización, reprografía y conservación de documentos, previo cumplimiento de los requisitos y condiciones establecidos por el Archivo General de la Nación. Los Funcionarios del Instituto Nacional de Cancerología ESE, al desvincularse o al momento de ser trasladados de grupo o de funciones titulares, deben entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación y del Instituto Nacional de Cancerología ESE, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. El Instituto Nacional de Cancerología ESE tiene la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios en programas de gestión documental, normas archivísticas, sistemas de información institucional, seguridad en el uso de la información y preservación del documento. El Instituto Nacional de Cancerología ESE, incorpora la tecnología e infraestructura necesaria para la administración y conservación de sus documentos físicos y digitales que cumpla con los siguientes requisitos: Organización archivística de los documentos. Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. Adecuado manejo de la ventilación acorde con el sistema integrado de conservación SIC donde haya instalación de medios de filtración de aire para el ingreso de partículas sólidas. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozan de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. Los documentos originales que posean valores históricos no pueden ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. Reconocer los documentos producidos no importa el medio, como instrumentos misionales para el cumplimiento del objeto del INC ESE. Formular las acciones necesarias para la conservación de los documentos como instrumento de la investigación en cáncer y como memoria documental e histórica del INC ESE y del país. 5. PRINCIPIOS GENERALES Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.

7 Página 7 de 27 Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional. Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano. Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficacia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los Principios Fundamentales de la Constitución Política. Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la Ley. Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla. Modernización. El Estado propugna por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Interpretación. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se interpretan de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano. 6. CONCEPTOS Y DEFINICIONES En el presente documento define los siguientes conceptos: ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una entidad pública privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

8 Página 8 de 27 ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, este principio determina la organización de un archivo. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo con la secuencia en que se originó el expediente y el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias propias de un trámite administrativo. PROCESOS ARCHIVISTICOS: En un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que están interrelacionados entre sí y se desarrollan en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): Producción de documentos: comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad o de cada dependencia. Recepción de documentos: identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Distribución de documentos: contempla aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Trámite de documentos: se refiere al curso del documento desde su producción o recepción en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su función administrativa. Organización de documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos. Consulta de documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

9 Página 9 de 27 Disposición final de documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental (TRD). 7. GESTIÓN DE DOCUMENTOS El Grupo Área Gestión Documental y Correspondencia gestiona de manera centralizada y normaliza los servicios de recepción, radicación y distribución de toda la correspondencia mediante el aplicativo de gestión documental SERTISOFT, ésta herramienta nos permite realizar seguimiento y control a las solicitudes o tareas que se han asignado a los diferentes usuarios del sistema. 8. GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Conjunto de actividades administrativas y técnicas específicas al Instituto Nacional de Cancerología ESE, que permiten el manejo, control y organización de la documentación producida y recibida. El Instituto Nacional de Cancerología ESE, dispone de una herramienta para la gestión documental llamada SERTISOFT, en ella se controlan todas las actividades de recepción, radicación, distribución y seguimiento de la gestión documental institucional. La asignación de claves y autorizaciones del perfil del usuario en el SERTISOFT, se realiza a solicitud del Grupo Área de Gestión Humana o quien ella asigne mediante correo electrónico envía la solicitud especificando el nombre completo, el cargo y grupo de ubicación. La Coordinación del Área de Gestión Documental y Correspondencia es quien autoriza el perfil y las firmas correspondientes, para ello reenvía el correo al administrador designado por el Grupo de Sistemas quien realiza la activación. Para desactivación también se hace a través del Grupo Área de Gestión Humana. El administrador del sistema asigna una clave de usuario. Al ingresar por primera vez debe digitar la palabra cambiar y registrar su contraseña y la repite, esta contraseña es intransferible y cada usuario es responsable de su adecuado manejo; permitir el uso indebido o el acceso a los sistemas de información oficial a personas no autorizadas, puede llegar a constituir falta disciplinaria gravísima, sancionable con la pérdida del empleo o terminación del contrato de trabajo (Art. 48, numeral 43 de la 731 de 2002). Toda la correspondencia interna y externa debe ser elaborada mediante el aplicativo de Gestión de Correspondencia SERTISOFT, excepto la correspondencia personal. Bajo ninguna circunstancia deben existir documentos que no hayan sido radicados a través de SERTISOFT, tampoco que hayan sido enviados por

10 Página 10 de 27 correo certificado o empresas de mensajería o fax, sin tener número de radicado. En el caso de los documentos enviados a través de correo electrónico perteneciente a la cuenta corporativa del Instituto o bajo el o publicados en la página web, deben tener número radicado. Los componentes o estados básicos de un documento son: Recepción, radicación y distribución RECEPCIÓN En la ventanilla de recepción de correspondencia se hace la recepción de todos los documentos que ingresan al Instituto incluidos los FAX y los documentos enviados a través de correo electrónico perteneciente a la cuenta corporativa del Instituto o bajo el Se debe verificar que sean dirigidos o competencia del Instituto Nacional de Cancerología ESE, verificar que estén completos; confrontación de folios, copias, anexos, firmas, etc. y siga el instructivo GAD-P03-I-01 Instructivo para Radicar Correspondencia de Entrada para efectos de radicación y registro de entrada. Una vez registrada la información en la plantilla del SERTISOFT, COMUNICACIÓN OFICIAL RECIBIDA, el sistema arroja una constancia de recibo o sticker, con el número de radicación ENT seguido del consecutivo, folios, fecha y hora de radicación. Todo sobre o paquete es abierto para la respectiva verificación y radicación dando cumplimiento al artículo décimo (10 ) del Acuerdo No. 60 de 2001 del Archivo General de la Nación. NOTA: La correspondencia personal NO es tramitada por el Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia, la misma se devuelve, por lo que se recomienda no registrar como dirección de correspondencia personal la del Instituto Nacional de Cancerología.

11 Página 11 de 27 Toda la correspondencia radicada como entrada es entregada a la Dirección General o Subdirección Administrativa y Financiera, mediante planilla TP2 y posteriormente estas dos dependencias asignan tareas como mecanismo de control a la respuesta esperada por el usuario, con el formato GAD-P02-F-18 Asignación de Tareas de la Dirección General o el formato GAD-P02-F-19 Asignación de Tareas de la Subdirección Administrativa y Financiera, según corresponda. Cuando la recepción se hace a través de compañías de correo, se verifica la guía de envío a la cual se le impone el sello de correspondencia mientras se le asigna el número de radicación. Los radicados correspondientes a recibos para pagos de SERVICIOS PÚBLICOS radican en el SERTISOFT y se entregan mediante planilla directamente al Grupo Área Gestión Hotelera para trámite del respectivo pago. Los documentos de carácter bibliográfico o informativos como revistas, catálogos, invitaciones, etc. NO se radican y se remiten directamente al grupo de interés. La recepción de bloques de parafina, placas, estudios inmunológicos, etc., NO se radican en el SERTISOFT ni se abren, se registra en el Libro de Control GAD-P03-F-04 Control de Correspondencia registrando allí las variables de recibido y control de entrega al grupo directamente responsable de su procesamiento. Los documentos referentes a usuarios o pacientes NO se radican y se entregan directamente a la Oficina de Gestión de Usuarios RADICACIÓN DE OFICIOS Hace referencia a la asignación de un número único consecutivo a los documentos de salida e internos de modo que permita un control y seguimiento por fecha de su producción. Las plantillas documentales internas pueden estar clasificadas como: oficios internos, oficios externos, circulares, memorandos y correos masivos.

12 Página 12 de OFICIOS INTERNOS Se identifican como radicados INT-OFI-seguido del número consecutivo, Ejemplo INT-OFI Tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplean para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes dentro de la misma entidad. Se gestiona en original que es entregado a su destinatario y tantas copias que sean necesarias relacionadas el pie de página. El Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia, NO guarda copia física de estos documentos, debido a que las planillas de entrega TP2 son escaneadas en el SERTISOFT, permitiendo así la consulta y gestión de entrega del documento. PARTES DEL OFICIO INTERNO

13 Página 13 de 27 ID: Este número corresponde a una identificación temporal mientras se le asigna el número de radicación. TITULO: El usuario debe escoger la opción acorde al título del destinatario como: Doctor, Ingeniera, Señor, etc. DESTINATARIO: El usuario debe escoger el nombre dentro del destinatario y el sistema automáticamente asigna el cargo y ubicación dentro del INC ESE. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en seis palabras y en mayúscula. SALUDO: Se encabeza como Respetado Señor Ramírez. TEXTO: Redactar el texto de forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. DESPEDIDA: expresión de cortesía que puede ser: Atentamente ó Cordialmente. REMITENTE: El usuario debe escoger el nombre dentro del remitente y el sistema automáticamente asigna el cargo dentro del INC ESE. ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. COPIAS: El usuario debe escoger el nombre a quien desea sea entregada una copia de éste mismo oficio y el sistema automáticamente asigna el cargo y ubicación dentro del INC ESE. COPIAS EXTERNAS: El usuario debe registrar el nombre, dirección completa y si es posible teléfono a quien desea sea entregada una copia de éste mismo oficio en una entidad externa o fuera del INC ESE. INICIALES: El usuario debe registrar de forma abreviada la subdirección, grupo área, grupo y nombre de quien elaboró el documento. Ejemplo: SGGAF/JJPA/GAGDC/Helena B. RADICACIÓN Y FECHA: La opción de radicación del oficio se da al momento que se confirme con seguridad toda la información registrada en el documento es la necesaria, el sistema automáticamente asigna el número de radicación y fecha OFICIOS EXTERNOS Se identifican como radicados SAL-seguido del número consecutivo, Ejemplo SAL Tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplea para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera de la entidad. Se gestiona en original que es entregado a la persona natural, jurídica o destinatario, una copia que es devuelta a la unidad productora con el respectivo radicado o recibido de la persona natural, jurídica o destinatario y tantas copias que sean necesarias relacionadas el pie de página. La copia de entrega en la entidad es devuelta a cada unidad productora con el fin de que repose como prueba y haga parte del expediente documental. El Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia NO guarda copia física ya que la copia de seguridad se escanea diariamente y se guarda en carpeta como archivo PDF.

14 Página 14 de 27 PARTES DEL OFICIO EXTERNO ID: Este número corresponde a una identificación temporal mientras se le asigna el número de radicación. TITULO: El usuario debe escoger la opción acorde al título del destinatario Ejemplo: Doctor, Ingeniera, Señor, Coronel, etc. DESTINATARIO: Diligenciar el nombre del destinatario. Ejemplo: Juan Camilo Rojas Vega. CARGO DEL DESTINATARIO: Diligenciar el cargo del destinatario. Ejemplo: Gerente General. NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN DESTINO: Diligenciar la entidad a la que va remitido el oficio. Ejemplo: DESPACHOS PÚBLICOS DE COLOMBIA LTDA. DIRECCIÓN: Diligenciar la dirección completa, barrio, especificar si es casa, apartamento, barrio, si es (sur, norte o este) y en lo posible con número telefónico. Ejemplo: Calle 12 No Sur Oficina 418 Barrio Los Alcázares - Soacha. CIUDAD: Diligenciar la ciudad de destino. Ejemplo: Barranquilla. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en seis palabras y en mayúscula. SALUDO: Se encabeza como Respetado Doctor Rojas.

15 Página 15 de 27 TEXTO: Redactar el texto de forma clara, breve, directa, sencilla y cortés. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser: Atentamente ó Cordialmente. REMITENTE: El usuario debe escoger el nombre dentro del remitente y el sistema automáticamente asigna el cargo dentro del INC ESE. No olvide la circular No del 06 de enero de 2007, donde se informa que los únicos cargos autorizados para firmar correspondencia externa son: El Director General, Subdirectores, Coordinador Área Comercial, Coordinador Grupo Facturación, Jefe de Control Interno, Jefe de Control Interno Disciplinario, Jefe de Oficina Jurídica, Coordinadora Grupo Área Gestión Humana, Interventores de Contratos, Coordinadora Grupo Área Docencia y Coordinadora Grupo Área de Salud Pública (únicamente certificados de defunción y notificaciones obligatorias). ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo: CD. COPIAS INTERNAS: El usuario debe escoger el nombre a quien desea sea entregada una copia de éste mismo oficio y el sistema automáticamente asigna el cargo y ubicación dentro del INC ESE. COPIAS EXTERNAS: El usuario debe registrar el nombre, dirección completa a quien desea sea entregada una copia de éste mismo oficio. INICIALES: El usuario debe registrar de forma abreviada la Subdirección, grupo área, grupo y nombre de quien elaboró el documento. Ejemplo: SGGAF/VHCH/GAGDC/Helena B CIRCULAR Es una comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común, las cuales son firmadas por el Director General. Se identifica con radicados INT-CIR

16 Página 16 de MEMORANDO Es una comunicación escrita de carácter interno dirigida a uno o unos cargos específicos, el cual se emplea para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas, hacer aclaraciones relacionadas con la gestión de la entidad. Se identifica con radicados INT-MEM

17 Página 17 de MEMORANDO GRUPAL Es una comunicación escrita de carácter interno dirigida a un grupo institucional, el cual se emplea para transmitir información, dar orientaciones, dar pautas, hacer aclaraciones relacionadas con la gestión de la entidad. Se identifica con radicados INT-MEMG

18 Página 18 de CORREO MASIVO Los oficios internos y externos como circularización de cartera, difusión de simposios, invitaciones a eventos o circularización mayor a 10 oficios, que tienen en común el mismo objeto, se les asigna un mismo número de radicación, previo cumplimiento de los siguientes procedimientos: El usuario elaborar el oficio modelo en el SERTISOFT. El usuario diligencia y anexa la base de datos en Excel formato GAD-P03-F-03 Registro para Correo Masivo de un Original, con la siguiente información: ID, Ítem, destinatario, dirección y espacio en blanco para el sello de radicación o firma de recibido. El usuario tramita la firma ante el Director General, previo visto buenos de la Subdirección correspondiente. Una vez esté firmado por el Director, la Secretaria de la Dirección, consulta el documento en el SERTISOFT, verifica el formato anexo, radica y devuelve a oficina productora del documento. Si es necesario la oficina productora hace el respectivo alistamiento y marcado de sobre para el envío. Enviar a la oficina de correspondencia todos los oficios debidamente identificados en el listado del formato GAD-P03-F-03 Registro para Correo Masivo de un Original.

19 Página 19 de 27 El Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia verifica uno a uno los documentos entregados y realiza la entrega oficial a los sitios indicados en la base de datos. Una vez entregados todos los documentos el Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia hace entrega al grupo productor una copia del formato GAD-P03-F-03 Registro para Correo Masivo de un Original como evidencia de la entrega. NOTA: Los documentos de correo masivo o con múltiples destinatarios, siempre deben adjuntarse en anexos dentro del aplicativo, el listado de los destinatarios, en caso que haga falta el listado, el documento es devuelto ANULACIÓN DE RADICADOS Ocurre cuando un documento ya radicado en el SERTISOFT, no es enviado al destinatario o fue reemplazado por otro debido a un error, el usuario quien elaboró el documento solicita su anulación mediante correo electrónico a la Coordinación de Gestión Documental y Correspondencia DISTRIBUCIÓN La distribución de la correspondencia se hace por medio de planillas que permiten certificar la recepción y entrega de los documentos PLANILLA DE RADICADOS DE ENTRADA Toda comunicación externa recibida se entrega a la Dirección General mediante planilla TP2, en original y una copia y de acuerdo al instructivo GAD-P03-I-02 Instructivo para Generar Planillas de Entrega de Correspondencia Interna. Las entregas se realizan en los recorridos programados así: 8:00 a.m., 9:30 a.m., 10:30 a.m., 11:30 a.m., 1:00 p.m., 2:00 p.m. y 3:00 p.m. Si por alguna circunstancia ingresa un documento o tutela como URGENTE, el Auxiliar Administrativo encargado de radicar e imprimir la planilla, informa al mensajero encargado de la entrega INMEDIATA ante la Dirección General y ésta a su vez es la oficina encargada del trámite o tarea y si es el caso de tutela ante la Oficina Jurídica PLANILLA DE OFICIOS INTERNOS Los documentos internos son entregados mediante la Planilla TP2 y de acuerdo al instructivo GAD-P03-I-02 Instructivo para Generar Planillas de Entrega de Correspondencia Interna.

20 Página 20 de 27 Las entregas se realizan en los recorridos programados así: 7:30 a.m., 10:00 a.m. y 2:00 p.m. para el edificio administrativo debido a mayor volumen de documentación y para los edificios de consultas los recorridos se hacen a las 8:30 a.m. y 2:30 p.m. con el fin de permitir la entrega de toda la documentación generada por la dirección y el edificio administrativo. Si por alguna circunstancia la URGENCIA e importancia de una comunicación amerita la distribución inmediata el funcionario interesado informa al Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia, para que el mensajero encargado de la distribución haga la entrega de la misma. La entrega física de los oficios internos no es de exigencia obligatoria ya que estos documentos pueden ser consultados por el Sistema de Gestión Documental SERTISOFT, en el menú Documentos Asignados PLANILLA DE OFICIOS EXTERNOS Los documentos externos se entregan por servicio de mensajería urbana, correo nacional o certificado, así: MENSAJERÍA URBANA Es entregada mediante planilla TP_URB según el instructivo GAD-P03-I-05 Instructivo Para Generar Planillas de Entrega De Correspondencia Externa. Para trámites del mismo día en la periferia Bogotá D.C., dividida en tres áreas; Zona Norte, Zona Centro y Zona Occidente se realiza con mensajeros motorizados con los siguientes horarios de salida: 8:30 a.m. y a las 2:15 p.m., la documentación radicada después de la hora de salida queda para trámite en el siguiente recorrido. Si por alguna circunstancia un oficio amerita la distribución inmediata o URGENTE el funcionario interesado informa al Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia por medio de correo electrónico para la asignación de un mensajero disponible en el momento. El mensajero motorizado debe dar cumplimiento al instructivo GAD-P03-I-04 Instructivo para Servicio de Mensajería Externa por Mensajeros Motorizada. Para diligencias extraordinarias, mediante formato GAD-P03-F-02 Planilla Control Entregas Extraordinarias ENVÍOS POR SERVICIOS EXTERNOS Los envíos a nivel nacional, urbano, certificado y mensajería especializada, se realizan en cumplimiento del contrato por prestación de servicios vigente. Los envíos se hacen de acuerdo a lo estipulado y tiempos de entrega acordados en el contrato y según la descripción GAD-P03-D-01 Descripción de Actividad para Envíos por Servicios Externos. Cuando las circunstancias los exijan, cada dependencia solicita él envió por CORREO CERTIFICADO ya que es el único medio utilizado como prueba judicial. El envío de paquetería de embalaje grande para fuera de Bogotá, se realiza dando cumplimiento al contrato por prestación de servicios vigente. Se diligencia el formato GAD-P03-F-06 Relación Entrega de Envíos Nacionales y Urbanos DEVOLUCIONES Si los documentos fueron devueltos por alguna causa como: dirección incompleta, deficiente, cerrado, rehusada, falta de soportes, etc., la devolución se realiza mediante formato "GAD-P03-F-05 Devolución de Correspondencia" y se registra en el formato GAD-P03-F-07 Registro de No Conformidades en la Correspondencia.

21 Página 21 de 27 Los documentos de procesos jurídicos y cumplimientos de gestión humana se realizan por oficio interno ALISTAMIENTO FÍSICO DE LOS DOCUMENTOS ENVIADOS Cada unidad funcional es la responsable del embalaje o empaque (sobre, paquete, caja) y marcación de los documentos que se envían para fuera del perímetro Bogotá, con número de radicado de salida, datos de remitente que debe ir en el extremo superior izquierdo del sobre especificando el grupo y destinatario en el centro del sobre con nombre completo, entidad, dirección completa si es posible teléfono y ciudaddepartamento o país. NOTA: Por políticas y protocolos de envíos, no se recibe con correcciones, ni tachado, ni enmendaduras. Si se cometió un error de dirección u otro dato corrija y elabore una nueva marcación. Esa marcación debe realizarse en cada área, bajo ninguna circunstancia la marcación debe hacerse en el Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia CONSTANCIAS DE ENVÍO - GUÍA CUMPLIDA O COPIA DE RADICACIÓN MENSAJERÍA INTERNA: Mediante planilla TP2, puede ser consultada por cada usuario desde el sistema SERTISOFT. MENSAJERÍA EXTERNA: Mediante planilla TP_URB, ésta es escaneada y el recibido en la copia suministrada por el remitente es devuelta a cada servicio para que haga parte de la serie documental tramitada. Para diligencias extraordinarias, mediante formato GAD-P03-F-02 Planilla Control Entregas Extraordinarias. Si el oficio fue enviado a través del servicio postal, el grupo que lo requiera puede solicitar al Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia la respectiva guía cumplida.

22 Página 22 de GESTIÓN DOCUMENTAL El acuerdo No.039 de 2002, del Archivo General de la Nación, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD), en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000, ver instructivo GAD-P02-I-13 Instructivo para Aplicación de las Tablas de Retención Documental. Artículo 24. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas Tablas de Retención Documental (TRD). Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos. Artículo 26. Inventario Documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases ACTO ADMINISTRATIVO DE ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Las Tablas de Retención Documental (TRD) del Instituto Nacional de Cancerología ESE fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación mediante Acuerdo No. 007 del 27 de Febrero de 2001 y adoptadas mediante Resolución del 26 de julio de En el proceso de seguimiento y actualización por modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funcionales se hace a través de la aprobación del Comité de Archivo y documentación. Las Tablas de Retención Documental (TRD) pueden ser consultadas en la página web del Instituto DIFUSIÓN Y CAPACITACIÓN Cada grupo institucional, debe responder por la adecuada difusión y cumplimiento del acto administrativo que apoya la adopción y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD). El Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia, realiza dos capacitaciones masivas a nivel institucional con el propósito de fortalecer y actualizar conocimientos en todos los temas relacionados con la actualidad de la gestión documental, principios, políticas, procesos y procedimientos.

23 Página 23 de CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Cada unidad productora o grupo institucional organiza la documentación en trámite y recibida, para ello debe abrir una carpeta acorde a las series y subseries documentales registradas en la Tabla de Retención Documental (TRD) aprobada, ésta primera fase es conocida como archivo de gestión. Para su organización debe apoyarse en el instructivo GAD-P02-I-04 Instructivo para Organizar Archivo de Gestión. El Grupo de Gestión Humana, da cumplimiento en lo estipulado en la Circular No. 004 de 2003, sobre la organización de las historias laborales.

24 Página 24 de DOCUMENTOS DE APOYO Los documentos de apoyo hacen referencia a los documentos no originales o copias, por lo tanto no registrados en la Tabla de Retención Documental (TRD) y por tanto pueden ser eliminados una vez pierdan su utilidad o vigencia en un tiempo no superior a los dos (2) años por cuanto pierden su valor, dejando constancia por medio de acta institucional de la eliminación por el respectivo Coordinador de Grupo. Las A-Z están ÚNICAMENTE permitidas para guardar la documentación de apoyo y su marcación se debe hacer por medio de la siguiente plantilla Marcación A-Z ELIMINACIÓN DOCUMENTAL Para los documentos que se eliminan desde archivo de gestión, se levanta un acta institucional GSI-P04-F-01 Acta Institucional donde el Coordinador de Grupo justifica y autoriza la ELIMINACIÓN DOCUMENTAL desde el ARCHIVO DE GESTIÓN, dando cumplimiento a la disposición final en las Tablas de Retención Documental (TRD) aprobadas ya que los documentos han perdido su valor PRIMARIO (administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable) o valor SECUNDARIO (histórico, carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología) o corresponden a documentos de apoyo. Una vez revisada la información, se constata que la información fue eliminada por medio de picado con el fin de preservar el medio ambiente y la confidencialidad de los documentos. Anexo al acta debe relacionar la documentación a eliminar en el formato GAD-P02-F-13 Inventario Documental CRITERIOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Todas las unidades productoras o grupos institucionales deben preparar los documentos a transferir al archivo central, de acuerdo a los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental (TRD) vigente. Siga la descripción GAD-P02-D-01 Descripción de Actividad para Realizar Transferencias Documentales y el instructivo GAD-P02-I-02 Instructivo para Diligenciar el Formato de Inventario Documental. La transferencia se hace de acuerdo al formato GAD-P02-F-12 Cronograma de Transferencias Documentales, el cual es aprobado por comité, se comunica mediante circular y se publica en la intranet. Mediante correo electrónico se comunica a cada unidad productora, sobre fecha de transferencia, requisitos y procedimiento. La Coordinación del Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia, brinda asesoría para la preparación de la transferencia en cada dependencia donde se sensibiliza sobre la importancia del procedimiento y aclaración de dudas. Todo ingreso de documentos al archivo central se hace oficial mediante la entrega física de la documentación, la cual debe hacerse en el formato GAD-P02-F-13 Inventario Documental. Realice el embalaje en las cajas para archivo y marque de acuerdo al contenido de carpetas o expedientes. Imprima el original y una copia del formato único de inventario documental debidamente diligenciado. El original reposa en el Archivo Central y la copia le corresponde a cada grupo productor. El Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia, efectúa el cotejo respectivo verificando la concordancia de lo relacionado en el inventario con la documentación física entregada y criterios de cierre

25 Página 25 de 27 documental de expedientes. En caso de existir inconsistencias de forma inmediata se informa para que se realicen las respectivas correcciones a que haya lugar. Luego de solicitados los ajustes, la respectiva dependencia cuenta con un término de cinco (5) días hábiles para hacer llegar los formatos de inventario debidamente corregidos. La del Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia notifica al Comité de Archivo y Gestión Documental el incumplimiento del cronograma de transferencias documentales o las correcciones no atendidas por parte de las dependencias, para que tomen las medidas correctivas. Resolución No. 026 del 18 de febrero de 2004 Archivo General de la Nación - AGN. Una vez realizado el cotejo y aprobado el recibido, la base de datos en Excel debe ser enviada por correo electrónico a la Coordinación del Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia con el fin de unificar los inventarios documentales CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y DEPURACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL Para la organización y depuración del archivo central se realiza de acuerdo a la descripción GAD-P02-D-02 Descripción de Actividad para Depurar Archivo Central. Las transferencias documentales de cada grupo deben ser cotejadas en cajas debidamente marcadas las cuales se numeran consecutivamente y éstas a su vez en estantes, respetando la estructura orgánico-funcional y por años. Identificar los documentos que cumplen tiempos de retención según Tabla de Retención Documental (TRD). Clasificar mediante inventario los expedientes para eliminación, conservación y selección. Presentar al Comité para disposición final: Eliminación, microfilmación, digitalización, segunda transferencia Archivo General de la Nación - AGN PRESTAMOS DOCUMENTALES La salida temporal de documentos del Archivo Central se hace bajo la autorización de la Coordinación del Grupo Área de Gestión Documental y Correspondencia y solo en los siguientes eventos: Por solicitud expresa del Jefe Coordinador de la oficina o Unidad funcional productora del documento o expediente. Por solicitud de entes judiciales, fiscales o de control previa autorización del Director General del INC ESE. Por motivos técnicos como reprografía o procesos de restauración. En caso de disponer de permiso para la consulta, se debe diligenciar el formato GAD-P02-F-14 Solicitud y Control de Préstamo de Documentos. Buscar el respectivo registro solicitado. Hacer entrega del registro. Archivar registro una vez consultado.

26 Página 26 de SEGUIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN Si es necesario un mejoramiento o una actualización, cada líder del proceso, lo presenta ante la Oficina de Calidad. Calidad avala y actualiza el listado maestro. Comité de Archivo y Documentación aprueba. Se notifica la modificación y aprobación de la misma al líder del proceso SERVICIO DE COPIAS O REPROGRAFÍA Se refiere a la reproducción de documentos o expedientes para lo cual cada grupo institucional y se realiza de acuerdo a la descripción GAD-P02-D-03 Descripción de Actividad para Gestionar Consulta Registros. El Auxiliar Administrativo da cumplimiento al instructivo "GAD-P02-I-06 Instructivo para Generar Fotocopia de la Historia Clínica" LIMPIEZA DE ÁREAS DE ARCHIVO La limpieza de pisos, estantería y demás mobiliario de las áreas de archivo de Instituto, se realiza como mínimo una vez al mes, ya que con esta actividad se controlan las cargas de polvo y de contaminantes biológicos que son los causales de un buen número de deterioros en los bienes documentales. Las actividades de limpieza se coordinan con el grupo de Gestión Ambiental del INC y se realiza de acuerdo con las indicaciones del numeral 4.5 del Manual GHA-P03-M-03 Manual de Limpieza y Desinfección de equipos. Dotación para la limpieza de Áreas de Archivo del Instituto Nacional de Cancerología: El personal que se designe para realizar la limpieza de las áreas de archivo, debe portar la siguiente dotación para minimizar el riesgo de contaminación biológica: Guantes de látex o plásticos de buen calibre adecuados para la limpieza de áreas y estantería, una vez se presenten roturas en estos deberán cambiarse. Tapabocas o respiradores contra material particulado desechables, preferiblemente los tipo bozal. Bata u overol de manga larga. Seguimiento: El Grupo Área de Gestión Documental hace el seguimiento a la realización y frecuencia de la limpieza de las Áreas de Archivo a través de visitas de verificación durante la ejecución de la actividad o después de ésta a las áreas de archivo, para observar si la limpieza se está realizando según las recomendaciones dadas CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido. En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.