ARCHIVO GENERAL VERSION 01 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ALCALDIA MUNICIPAL DE CUMBITARA NARIÑO

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "ARCHIVO GENERAL VERSION 01 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 2015-2018 ALCALDIA MUNICIPAL DE CUMBITARA NARIÑO"

Transcripción

1 ALCALDIA NARIÑO RESPONSABLES DE ELABORACIÓN JEFE DE ARCHIVO, LÍDER DEL PROCESO DE GESTION COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO JUAN CARLOS RODRIGUEZ GOMEZ, ALCALDE DAVID MORA PINZA, SECRETARIO DE GOBIERNO NANCY MUÑOZ GOMEZ, DIRECTORA OFICINA DE PLANEACION Y OBRAS ELISABETH RODRIGUEZ OTERO, COMISARIA DE FAMILIA EMERSON GARZON, INGENIERO DE SISTEMAS AMANDA YASMIN BENAVIDES, JEFE DE ARCHIVO CUMBITARA- NARIÑO DICIEMBRE DE 2014

2 CONTENIDO 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCION 1.2 MARCO LEGAL 1.3 OBJETIVO GENERAL 1.4 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1.5 ALCALCE 1.6 PUBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO Usuarios Externos Usuarios Internos 1.7 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD Normativos Técnicos Instancias Asesoras Y Ejecutoras Instrumentos Archivísticos Existencia Y Funcionamiento De La Unidad De Correspondencia Sistema Administración De Archivos Económicos Administrativos Coordinación De La Gestión Documental Con Otras Áreas Gestión Del Talento Humano Destinado A La Gestión Documental Responsables Del PGD Plan De Capacitación Edificios De Archivo Tecnológicos Contenido, Formulación, Aprobación Implementación Y Demás Aspectos Del PGD Definición De La Política De Gestión Documental Presupuesto De La Gestión Documental 2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN 2.1 PLANEACIÓN Elaboración Del Diagnóstico De La Gestión Documental 2.2 PRODUCCIÓN Actividades Del Proceso 2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE Recepción Documental Distribución De Documentos

3 2.3.3Consulta De Documentos 2.4 ORGANIZACIÓN Clasificación Ordenación Descripción 2.5 TRANSFERENCIA Transferencias Primarias Requisitos Para Las Transferencias Documentales Recepción Y Disposición Final De La Transferencia Transferencias Secundarias Plan De Contingencia En Las Transferencias Documentales 2.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Actividades Del Proceso Conservación Total Eliminación Selección Microfilmación O Digitalización 2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO 2.8 VALORACIÓN 3 FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD 3.1 FORMULACIÓN DEL PGD 3.2 PUBLICACIÓN DEL PGD 3.3 ALINEACIÓN DEL PGD CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ALCALDÍA 3.4 METAS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO DEL PGD 4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS 4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS. 4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA). 4.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (INCLUYE TERCERIZACIÓN DE LA CUSTODIA O LA ADMINISTRACIÓN). 4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA (INCLUYE LOS SISTEMAS DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN). 4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRÁFICOS, SONOROS, AUDIOVISUALES, ORALES, DE COMUNIDADES INDÍGENAS O AFRO DESCENDIENTES, ETC. 4.7 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN.

4 4.8 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL 5. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

5 MARCO LEGAL CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA Leyes. Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los archivos de las entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental. Artículo 2, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica. Ley 594 de 2000, Artículo 5 de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos y los siguientes artículos: Artículo 6, Artículo 21, Artículo 22, Artículo 25, Artículo 26. Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones -TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica. Que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del país

6 Ley 1437 de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y fuerza probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónico su validez y fuerza probatoria así como sobre el expediente y archivos electrónicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema Nacional de Archivos. Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6 y 9, los cuales enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado. Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y Las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública. Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes. Otras Aplicables LEY 80 DE Crea el Archivo General de la Nación de Colombia. LEY 80 DE (Art.39 y 55) Estatuto de Contratación Administrativa. LEY 4 DE Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE Sobre protección del patrimonio documental y artístico. LEY 45 DE (Art.99) Sobre conservación de documentos bancarios. LEY 40 DE Sobre registros y reformas civiles de las personas.

7 LEY 14 DE Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. LEY 163 DE Sobre protección de patrimonio cultural. LEY 39 DE Sobre microfilmación y certificación de archivos. LEY 23 DE Regula archivos de las historias clínicas. LEY 23 DE Sobre derechos de autor. LEY 57 DE Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos. LEY 63 DE Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales. LEY 6 DE 1992 (Art.74). Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios. LEY 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República. LEY 44 DE Sobre derechos de autor, funcionarios públicos. LEY 136 DE Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios. LEY 270 DE Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia (Art.95). LEY 527 DE Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. LEY 594 DE Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. LEY 610 DE Responsabilidad Fiscal (Arts.20 reserva y expedición de copias. Arts.60 Boletín de responsabilidades fiscales). LEY 640 DE Conciliación ante servidores públicos (Art 15, archivo constancia, actas y antecedentes de audiencias de conciliación) LEY 734 DE Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21).

8 LEY 795 DE Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera (Artículo 22). LEY 951 de Acta de Informe de Gestión.(proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado Colombiano, al término e inicio del ejercicio de un cargo público). LEY 962 DE 2005 Anti trámites. (Arts. 3 inciso3, Acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y la Leyes) y Art. 28. LEY 975 DE Ley de Justicia y Paz (Capítulo X "Conservación de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos, Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos). LEY 1105 DE 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 "régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional" (Arts. 25, parágrafo 1o. Archivo de procesos y de reclamación de soportes). Decretos. Decreto Ley 019 de enero de 2012 Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de 1954: Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos. Decreto 960 de 1970: Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115). Decreto 1260 de 1970: Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988: Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5). Decreto 624 de 1989: Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Artículo 633).

9 Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 856 de 1994: Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11). Decreto 1584 de 1994: Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio. Decreto 1382 de 1995: Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 2150 de 1995: Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29). Decreto 1748 de 1995: Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62). Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1474 de 1997: Certificaciones laborales de Empleadores. (art. 9 información laboral empleados). Decreto 190 de 2003: Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica. Decreto 3666 de 2004: Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 2578 del 13 de diciembre del 2012.

10 Decreto No del 14 de diciembre del Por el cual se reglamenta el Título V de la ley 594 del 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley, 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 2482 del 3 de diciembre del Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estado. Circulares y Acuerdos del Archivo General de la Nación. Circular Externa No 005 de Prohibición para Enviar los Originales de Documentos de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Información Circular Externa No. 006 de Entrega de los Archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales Circular Externa No. 001 de Protección de archivos por ola invernal Circular 01 de 2012 Circular 02 de 2012 Circular 003 de 2012 Circular 004 de 2012 Circular 005 de 2012 Acuerdo No. 04 del 2013 Acuerdo No. 05 del 2013

11 INTRODUCCIÓN La ley general de Archivos en el titulo v, gestión de documentos, señala la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que se produzcan. En la presente norma, la gestión de documentos se enmarca dentro del contexto de Archivo Total, comprendiendo procesos como la producción, recepción, distribución, tramite, consulta, organización, conservación y disposición final de los documentos, la obligatoriedad de elaborar las Tablas de Retención Documental, el respeto a los principios y procesos archivísticos por ende un programa de gestión documental debe concebirse como un sistema integral que se ajuste y adecue a las necesidades de la entidad y los avances tecnológicos en el manejo y conservación de la información. Igualmente en el decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012 donde se dan las pautas para la elaboración del programa de gestión documental de las entidades públicas y el manejo de los archivos electrónicos, nos proporciona los parámetros y lineamientos para preservar la integridad de la información en sus diferentes soportes Los constantes cambios en las tecnologías de la información requiere que se modernicen los servicios archivísticos de la entidad, que se empiece a reemplazar el papel por otros sistemas de almacenamiento, este tema adquiere gran importancia, en virtud del carácter estratégico que estos servicios poseen con relación a la actividad de la institución, el valor probatorio de los documentos y la política de la conservación como fuentes testimoniales para la historia además de regular que las unidades responsables que integran la entidad cuenten con una herramienta para normalizar sus actividades en materia archivística y contribuyan al proceso de modernización de la Administración Pública en su conjunto. El valor de los archivos reviste como depósitos de información indispensable para el eficaz desempeño de las tareas administrativas, es innegable su importancia como factor organizativo de la gestión pública, ya que la existencia y el adecuado funcionamiento de los archivos se convierte en la memoria y la carta de navegación histórica de la entidad, sirven como instrumentos directos para la regulación de las actividades cotidianas y como fuentes de información para la toma de decisiones, constituyéndose como testimonio del curso concreto de la gestión institucional y de las particularidades y

12 resultados de los procesos que implica, por lo que la continuidad y calidad de las labores de la administración requiere de eficientes sistemas de archivo. El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de La Alcaldía Municipal de Cumbitara un conocimiento sobre las técnicas organizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos en sus diferentes fases, con un enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros. El presente programa debe ser reevaluado y actualizado cada cuatro años o por cambios en la actividad archivística Colombiana, liderada por el archivo general de la nación, el manejo de las tecnologías de la información, el sistema de calidad o cuando la entidad lo requiera.

13 1.3 OBJETIVO GENERAL Brindar a la administración municipal de Cumbitara una guía donde se encuentra plasmado los diferentes procesos del programa de gestión documental con el fin de estandarizar la producción documental y garantizar su acceso, organización y conservación y perdurabilidad como fuente testimonial de la historia. 1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Establecer las bases para la homogenización de la actividad archivística de la entidad Definir el programa de gestión documental ( PGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de la información, formatos establecidos y aplicables Dar cumplimiento a la normatividad establecida para la materia por el Archivo General de la Nación. Evaluar y supervisar el funcionamiento la unidad de correspondencia como mecanismo para normalizar y controlar la recepción, distribución, trámite y organización de las comunicaciones oficiales que entran y salen de la entidad. Diseñar e implantar los medios y mecanismos apropiados (sistematizados o manuales) que permitan un acertado control sobre la recepción, distribución, elaboración y despacho de correspondencia Implementar las tablas de retención documental Elaborar las tablas de valoración documental para los fondos acumulados de la entidad Brindar información oportuna a los directivos y dependencias en general sobre documentos tramitados

14 Capacitar y sensibilizar al personal Que maneja archivo de la alcaldía municipal de Cumbitara acerca de la responsabilidad en el procesamiento técnico, custodia y servicio de los documentos e información que se maneja en la entidad. Determinar líneas de responsabilidad en la administración y consulta de los documentos Aplicar la normatividad vigente en materia de gestión, organización e inventario, transferencias, destrucción y digitalización de archivos de acuerdo con su importancia, consulta y utilización según las disposiciones legales vigentes. Diseñar las bases de los programas específicos contemplados en el decreto 2609 de 2012 en el anexo numeral 4 que busca la eficiencia administrativa de las entidades a través de la aplicación de una serie de procesos y simplificación de trámites. 1.5 ALCANCE El PGD es una guía donde se encuentra plasmado las acciones, actividades, metas, marco legal y las herramientas técnicas, administrativas, tecnológicas y económicas para desarrollar los ocho procesos de la gestión documental Planeación, Producción; Gestión y trámite; Organización; Transferencia; Disposición; Preservación a largo plazo y Valoración, que se cumplen en las unidades de correspondencia, archivos de gestión central e histórico, teniendo en cuenta los principios que rigen al estado en materia archivística Para la implementación del PGD se parte del concepto de archivo total Donde se tiene como base la integralidad del documento en sus diferentes etapas del ciclo vital, sin importar el soporte documental en el cual este plasmado, su contenido es la carta de navegación para identificar la labor de planeación de la gestión documental de la entidad y la complementariedad existente con otros sistemas de gestión.

15 1.6 PÚBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO El PGD de la alcaldía municipal de Cumbitara, como instrumento archivístico está destinado a los siguientes usuarios: Usuarios Externos Ciudadanos colombianos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, veedurías ciudadanas. Sujetos de vigilancia y control fiscal por parte de la Alcaldía Municipal de Cumbitara, en sus diversas formas en general como potenciales destinatarios de derechos que pretendan ejercer a través de los mecanismos de participación ciudadana. Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental Usuarios Internos Todas las dependencias de la administración municipal 1.7 REQUERIMIENTOS DEL PDG Con los siguientes aspectos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos la alcaldía municipal de Cumbitara soporta la formulación y asegura el desarrollo del presente programa de gestión documental Requerimientos normativos El PGD de la entidad, se sustenta fundamentalmente bajo las normas constitucionales, jurídicas y procedimentales que se identifican en la constitución nacional, leyes, decretos y demás normas que rigen la archivística en Colombia. El PGD se formula, aprueba, publica y se ejecuta en concordancia con: La ley 594 de 2000, ley general de archivos, decreto 2609 de 2012 del ministerio de cultura, decreto 2693 de 2012, manual de gobierno en línea, directivas presidenciales, acuerdos, circulares AGN y demás normas generales y específicas que inciden y afectan la gestión documental.

16 Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales Artículo 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos: c) El Programa de Gestión Documental (PGD) Artículo 10. Obligatoriedad del programa de gestión documental. Todas las entidades del Estado deben formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual. Artículo 12. Publicación del programa de gestión documental. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. Decreto Nº 068. Diciembre 30 de 2013 por medio del cual se actualiza el manual Específico de funciones y competencias laborales para los empleos de la administración municipal de Cumbitara-Nariño Igualmente para su elaboración se tuvo en cuenta los referentes normativos relacionados anteriormente en el marco legal Requerimientos Técnicos Instancias Asesoras y Ejecutoras

17 Este requerimiento técnico, está orientado a validar no solo la existencia, sino las competencias y funciones que le han sido asignadas tanto a las instancias asesoras, como a las ejecutoras de la gestión documental dentro de las entidades publicas La existencia de estas instancias, sus reglamentos y funciones, se dará, teniendo en cuenta el Decreto 2578 de 2012, así: Comité interno de archivo de la alcaldía municipal de Cumbitara Determinar si cumple esta instancia asesora, con la composición, funciones y demás especificaciones contenidas entre otras en los Artículos 14, 15, 16 y subsiguientes del Decreto 2578 de Igualmente, en lo que respecta a las facultades y procedimientos de eliminación documental. Archivos Institucionales de la alcaldía municipal de Cumbitara de Gestión Central: Determinar si estas instancias ejecutoras, cumplen o no, con las funciones y demás especificaciones que se puedan inferir de los Artículos 6, 7 del Decreto 2578 de Igualmente, en lo que respecta a las funciones y procesos técnicos a ser ejecutados por estas unidades de información según el Acuerdo AGN 005 de marzo 13 de Instrumentos Archivísticos Requerimiento técnico, orientado a validar la existencia o proceso de construcción, aprobación, difusión e implementación de los instrumentos archivísticos al interior de la alcaldía municipal de Cumbitara, tal como establecen entre otras el Artículo 8, Decreto. 2609/2012; el Acuerdo No. 004 de 2013 del AGN; Acuerdo No. 005 de 2013 DEL AGN y normas particulares y que se señalan en el decreto 2609 así: Artículo 8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos. a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b) La Tabla de Retención Documental (TRD). c) El Programa de Gestión Documental (PGD). d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).

18 e) El Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos. g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales. h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos Existencia y funcionamiento de la Unidad de Correspondencia de la alcaldía municipal de Cumbitara Requerimiento técnico, que valida la existencia, funcionamiento y servicios de la Unidad de Correspondencia, siguiendo los estándares del Acuerdo 060 de 2001, Política de Cero Papel en la Administración Publica; Estrategia de Gobierno en Línea; Ley 1437 de 2011; Decreto 13 de febrero 27 de Sistema Administración Archivos Requerimiento técnico, que valida la existencia, funcionamiento y servicios de los diferentes tipos de archivos, como los siguientes: Validación y cumplimientos de Requisitos Archivos de Gestión Validación y cumplimientos de Requisitos Archivo Central Requerimientos Económicos del P.G.D. Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. La adopción de estrategias orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso de las TIC s y la construcción de indicadores como elementos de medición, monitoreo y seguimiento, tendrán en cuenta algunos ejes para ser abordados, como los siguientes:

19 El impacto que tendrá dentro de la alcaldía municipal de Cumbitara, la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública. Construcción de indicadores que señalen el impacto generado por las medidas adoptadas en la reducción de consumo de papel y la sustitución de procedimientos y trámites basados en papel por trámites y procedimientos electrónicos. Adelantar acciones para que dentro del presupuesto se incluya recursos para el desarrollo del PGD Requerimientos Administrativos para el Desarrollo del P.G.D Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. Dentro de los ejes administrativos del PGD, se deberán tener en cuenta las siguientes Situaciones Coordinación de la Gestión Documental con otras áreas Por el carácter transversal del Macro procesó de la gestión documental, la unidad de archivo general bajo la supervisión del comité interno de archivo y el acompañamiento de la oficina de control interno liderara y coordinara la participación activa de las demás dependencias en la búsqueda de materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental, definidos en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes: k) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente por cada una de las dependencias de la entidad. l) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.

20 m) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las áreas funcionales colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la institución. n) Modernización. La alcaldía municipal de Cumbitara a través de su representante legal y el responsable del área de archivo propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones Gestión del Talento Humano destinado a la Gestión Documental Este requisito de tipo requerimiento administrativo, está destinado a la gestión del talento humano, con destinación permanente y exclusiva a ejecutar funciones de gestión documental dentro de la entidad. Responderá a lo planteado en el Artículo 16, de la Ley 594 de 2.000; y teniendo en cuenta lo señalado el Artículo 4, del Decreto 2609 de El personal destinado a la gestión documental, responderá según sea el caso a lo señalado en la Ley 1409 de o a las normas o requisitos fijados en el manual de funciones de la entidad Responsables del Programa de Gestión Documental PGD en la alcaldía municipal de Cumbitara Requerimiento administrativo, orientado a definir el grupo especial que dentro de la Entidad, será responsable del Programa de Gestión Documental. Jefe de archivo : Responsables de formular, publicar, capacitar, liderar la implementación y seguimiento del PGD de la entidad Funcionario de la Oficina de Control Interno: Funcionarios que actuarán en coordinación con el funcionario de la unidad de archivo, en las labores de implementación y seguimiento del PGD Plan de Capacitación

21 Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro de la entidad en el marco de los planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los diferentes servidores de la alcaldía municipal de Cumbitara, orientado entre otros aspectos a ampliar y mejorar los conocimientos de la gestión documental y la organización de los archivos Edificios de Archivo a) Edificios e Instalaciones de Archivo. Están orientados para que las instalaciones inmuebles propios o de terceros, que la alcaldía municipal de Cumbitara, destine para depósito, almacenamiento y consulta de documentos, responda a lo solicitado en el Capítulo 7 Conservación de Documentos, del Acuerdo AGN No. 007 de 1994 de Reglamento General de Archivos, y a lo previsto en el Acuerdo 049 de Requerimientos Tecnológicos del P.G.D. a) Medios de generación. Las líneas de acción del PGD, estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el componente tecnológico, permita una gestión documental eficiente dentro de la entidad, teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en diferentes medios y formatos, y que está alojada en los diversos sistemas de información de la organización, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Universalidad: Tendrá en cuenta la totalidad de las formas de generación de documentos institucionales generados en la entidad por diferentes medios y sistemas, desde los generados en medios físico (análogos), hasta los que se generan electrónicamente a través de los diversos sistemas de información. De los documentos institucionales, reflejará los sistemas de organización y conservación de los mismos. b) Dotación de unidades de información (Hardware y Software). Incorporan las condiciones de uso y consulta de los documentos, independientemente de los formatos o condiciones en las que se generaron Contenido, formulación, aprobación, implementación y demás aspectos del P.G.D. a. Contenido de PGD El contenido y alcance del PGD, responderá al desarrollo de los procesos y principales instrumentos archivísticos expuestos en el Articulo 13 del Decreto 2609 de 2012 y su

22 anexo programa de gestión documental y a los elementos adicionales, que la gestión documental amerite incluir. b. Aprobación de PGD El PGD de la Alcaldía Municipal de Cumbitara, deberá ser aprobado por el Comité Interno de Archivo de la entidad. c. Publicación de PGD CGR Una vez elaborado y aprobado el PGD, este se publicará en la página web de la entidad, siguiendo la siguiente ruta: Planeación y ejecución Nuestros programas d. Capacitación sobre alcance y desarrollo del PGD El componente educativo del PGD, se incluirá en el Plan de capacitación institucional que diseñe la entidad Definición de la Política de Gestión Documental La política de Gestión Documental de la entidad se dirige a gestionar la información institucional tanto física como electrónica, la adopción de estándares para la información en cualquier soporte; al uso de metodologías para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información; la implementación del Programa de Gestión Documental; y la cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas, otros programas y sistemas a fines, y los productores de la información. Gestión de la información física y electrónica. La alcaldía municipal de Cumbitara adoptará modelos de gestión para la información física y electrónica, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC. Estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. La entidad adoptará estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, nacionales o internacionales homologados para Colombia por el Archivo General de la Nación, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y/o el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC.

23 Metodología general. La entidad analizará e identificará y aplicará las mejores prácticas en la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación. Programa de gestión de información y documentos - PGD La entidad diseñará e implementará el Programa de Gestión Documental - PGD como una estructura normalizada y herramienta de planificación estratégica a corto, mediano y largo plazo, debidamente soportado en diagnósticos, cronograma de implementación y recursos presupuestales. Cooperación, articulación y coordinación. La entidad fomentará la cooperación, articulación y coordinación permanente entre la Oficina de Sistemas e Informática, la unidad de archivo, la Oficina de Planeación, Control interno, los productores de la información, y con otros programas y sistemas que permitan mejorar y complementar la gestión documental Presupuesto de la Gestión Documental Destinación de recursos para la Elaboración, Implementación, difusión, publicación o actualización del PGD. El presupuesto de la gestión documental de la entidad, responderá a los siguientes rubros: Rubro Concepto materiales y suministros Sistemas Documentales Y De Planeación Municipal 2 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN Programa de gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el

24 objeto de facilitar su utilización y conservación. De manera que se resalte la importancia de los documentos y archivos como el resultado de las acciones administrativas, se racionalice y controle la producción documental, la utilización de materiales, soportes y equipos contribuyendo a la preservación del medio ambiente, enmarcados en los principios que rigen la administración pública. La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) Con la promulgación del decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su artículo 9 Procesos de la gestión documental, señala que las entidades públicas como mínimo deben desarrollar los siguientes procesos a. Planeación b. Producción c. Gestión Y Tramite d. Organización e. Transferencia f. Disposición De Documentos g. Preservación A Largo Plazo h. Valoración 2.1 PLANEACIÓN. Planeación es Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. La actividad archivística de la alcaldía municipal de Cumbitara estará ajustada a la legislación, especificaciones técnicas, administrativas, tecnológicas, buenas prácticas y políticas públicas en materia de gestión documental orientadas por entidades como el

25 archivo general de la nación, el ministerio de las tecnologías de la información y las comunicaciones y entidades de certificación como el Icontec. Todas sus actuaciones estarán bajo la aprobación del comité interno de archivo de la entidad y contara con el acompañamiento de la oficina de control interno El programa de gestión documental de la alcaldía municipal de Cumbitara, tiene como requisitos y metodología de elaboración los siguientes principios y aspectos Elaboración Del Diagnóstico de la Gestión Documental Contempla aspectos técnicos, administrativos, gestión del talento humano, instrumentos técnicos, tecnológicos y normativos y un plan de acción en el cual se identifica problemas, oportunidades, objetivos y determinación de los requerimientos de la información. El programa de gestión es un plan que fija metas a corto mediano y largo plazo y cuenta con un órgano coordinador que en este caso es la unidad de archivo el cual define políticas generales de la gestión documental bajo la asesoría y aprobación del comité interno de archivo- 2.2 PRODUCCIÓN Desde el punto de vista legal, el Literal a), del Artículo 9, del Decreto 2609 de 2012, define el proceso de Gestión Documental de Producción como: b) Producción. Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados Técnicamente, la Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental, lo define como Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones Actividades del proceso

26 La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia, los cuales pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas. Generando así documentos que son necesarios para el cumplimiento de sus funciones y que estos estén reflejados en los procesos que se desarrollan en la entidad Para lo cual la unidad de archivo orientara, documentara, participara, asesorara y hará acompañamiento a las diferentes áreas que producen documentos en la entidad, teniendo en cuenta tanto la producción que se realiza en soportes análogos como electrónicos. Sensibilizar y generar buenos hábitos frente al uso del papel, fomentando la aplicación de la iniciativa cero papel Desde el punto de vista del principio de Economía, la producción documental, propenderá por el uso de la imagen corporativa, conservando los datos identificatorios institucionales definidos, en cuanto a logos y pie de página adoptados, usando primordialmente los colores blanco y negro, buscando de esta forma ahorros en los diferentes procesos de la gestión documental. El proceso de gestión documental de producción, desde el principio de la protección del medio ambiente, estará orientado a evitar la generación de documentos impresos en papel dado el proceso de longevidad de ese medio como registro de información, cuando por exigencias de tipo legal, técnico o administrativo no sea requerido Formulación, aprobación, publicación, implementación del PGD, debe contemplar las siguientes acciones: Actualización del Programa de Gestión Documental para incluir archivos físicos y documento electrónico de archivo según la normatividad vigente Definición de un modelo de requisitos para documentos electrónicos de archivo según la normatividad vigente La operativización del proceso de gestión documental de producción implicará el desarrollo de las siguientes actividades Creación y diseño de documentos.

27 Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD- ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video). Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. Adecuado uso de la reprografía. NOTA: Es necesario tener en cuenta que existen también archivos electrónicos, los cuales deben ser tratados conforme a los principios y procesos archivísticos normales (principio de procedencia y principio de orden original) Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. Directrices relacionadas con el número de copias. Control de la producción de nuevos documentos. Determinación de la periodicidad de la producción documental.

28 2.3 GESTION Y TRÁMITE Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los Documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. El alcance técnico en la gestión documental de la alcaldía municipal de Cumbitara de este proceso, comprenderá, entre otros aspectos los siguientes: a) Recepción Documental b) Distribución Documental c) tramite d) consulta En términos generales, dentro del desarrollo del proceso de la Gestión y Trámite, se involucra los siguientes elementos: Sistema de clasificación para distribución de comunicaciones. Medidas de control para entrega de comunicaciones. Canales/medios de comunicación. (Por ejemplo personal, fax, correo tradicional u otros). Registro y organización de mensajería externa. Herramientas de control, seguimiento y mejoramiento. Consulta a bases de datos. Indicadores de gestión y niveles de cumplimiento. Tiempos de respuesta. Control y condiciones de acceso. Inventario documental. Control y disponibilidad de expedientes. Registro y control de consultas. Tiempo de servicio. Pautas para las comunicaciones oficiales (Oficios, cartas, memorandos) Distribución de Documentos Externos Recibidos Distribución de Documentos Internos Enviados IE. Descripción Documental a nivel de las comunicaciones oficiales

29 Servicios de Consulta y Préstamo Documental Consulta y Préstamo Documental Unidades de Correspondencia Consulta y Préstamo Documental Archivos Recepción Documental Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos. Al momento de la recepción se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). Dentro de la recepción documental se identifican dos procedimientos. a) Radicación b) Registro a) RADICACIÓN DE DOCUMENTOS: procedimiento por el cual se Asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

30 Asignación de un numero consecutivo establecido por la oficina de correspondencia, este número junto con la fecha, hora y nombre de quien recibe, se deberá escribir manualmente en el extremo superior derecho o en la zona 3 del documento en el espacio en blanco evitando escribirlo sobre información ya impresa, o en su defecto la impresión del rotulo de radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control. b) REGISTRO DE DOCUMENTOS Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria Nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s) Número de radicación Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita). Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados Distribución de Documentos Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, la distribución de la documentación en soporte físico, se realiza desde la oficina de correspondencia.

31 ACTIVIDADES DEL PROCESO La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 1. Distribución de documentos externos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a la dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje.

32 Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documento Trámite de Documentos Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. ACTIVIDADES DEL PROCESO En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se señalan las actividades de: 1. Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de 2015 1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal Cucunubá Cundinamarca Comité Interno de Archivo Personero Municipal Víctor Alfonso Poveda Sánchez Secretaria de Personería Luz Elena

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal de Choachí Cundinamarca Comité de Archivo Personero Municipal VICTOR ARCENIO PRIETO GONZALEZ Secretaria de Personería YOLANDA IBAGÓN

Más detalles

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ALCANCE... 3 3 OBJETIVO GENERAL... 4 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 4 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 4.1 REQUISITOS NORMATIVOS...

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA ARCHIVO MUNICIPAL 2015 2 de 58 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) 2015-2018 MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA RESPONSABLES DE

Más detalles

ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) AÑO 2013 VÈLEZ, SANTANDER

ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) AÑO 2013 VÈLEZ, SANTANDER ALCALDIA MUNICIPAL DE VELEZ PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) AÑO 2013 VÈLEZ, SANTANDER INTRODUCCIÓN La Ley 594 de 2000, reconoce que los documentos institucionalizan las decisiones administrativas

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CÁMARA DE COMERCIO Bogotá, D.C.; Octubre de 2015 Versión 1.0 Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 5 2 ALCANCE... 6 3 OBJETIVO GENERAL... 6 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 6

Más detalles

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO ACUERDO 3 DE 2015 (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1 1. ASPECTOS GENERALES

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL NOMBRE DE LA ENTIDAD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL FECHA DE APROBACIÓN: JUNIO 2 DE 2015 ACTA No. 02 del Comité de archivo FECHA DE VIGENCIA: 2015 2016

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DGD-005 00 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el documento que permita definir de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental que incluyen: producción,

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 01 23-12-2013 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria

Más detalles

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGÍA 2014 INTRODUCCIÓN Cada día resulta más evidente el reconocimiento que las entidades le han dado al recurso de la información en términos

Más detalles

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL,

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, Página 1 de 6 Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, en uso de sus facultades estatutarias, y CONSIDERANDO: Que la Ley 594

Más detalles

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la

Más detalles

DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. CONCEPTO TÉCNICO 400 N 1-2014 Bogotá 17 de octubre de 2014 Referencia: Radicado Entrada / 1-2014-4992 Asunto: Concepto técnico. Palabras Clave: Documento Electrónico COMPENTENCIA: STIADE SSNA MOTIVO DE

Más detalles

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA OBJETIVO DEL INFORME Presentar el avance para el tercer trimestre del 2013 en cuanto a la implementación

Más detalles

SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR

SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR Página 1 de 28 SECRETARIA GENERAL LIDER DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELABORADO POR SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE GESTIÓN Y ATENCIÓN DOCUMENTAL APROBADO POR COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO FECHA DE APROBACIÓN

Más detalles

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Pág. 1 de 17 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO S I G A 2013 LA TERMINAL Pág. 2 de 17 CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Política del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Pág. 1 de 27 TABLA DE CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN..3-5 1.1 Alcance...6 1.2 Objetivo General...6 1.3 Objetivos Específicos..7 1.4 Marco Conceptual 7-9 1.5 Política de Gestión Documental 10 1.6 Definición

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código: Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión Documental Gerencia de Logística VFA-OD-PGD-

Más detalles

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS OBJETIVOS ALCANCE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL NIT 800095961-2 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL NIT 800095961- TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION 4 1.- FORMULACION DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5 1.1 Sujetos Obligados 5 1.2 Que es el Programa de Gestión

Más detalles

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República GESTIÓN Página 1 de 5 ENLACE SIG DE GESTION TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Misional Apoyo X Seguimiento y Control Coordinador (a) Grupo de Gestión Administrativa y Documental Garantizar de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD Bogotá D.C., Marzo 2015 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ----------------------------------------------------------------------------------------- 3 2. OBJETIVOS ----------------------------------------------------------------------------------------------

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Página 1 de PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ALCALDÍA MUNICIPAL SONSÓN 2014 Página 2 de Elaborado por: Diana Beatriz Morales Patiño Revisado Yeisson Orozco Orozco Página 3 de CONTENIDO Pág. 1. INTRODUCCIÓN...

Más detalles

Seminario taller en Gestión Documental

Seminario taller en Gestión Documental Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014 GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos Noviembre 13 de 2014 MARIA EUGENIA ARBOLEDA DEROA Directora Técnica de Gestión Documental maria.arboleda@certicamara.com CONTENIDO

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 29 de Septiembre de 2010 Colombia, Bogotá D.C. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1) DEFINICION E IMPORTANCIA DE UN PGD

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE REPROGRAFÍA Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL V.1 DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR-DNDA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL V.1 DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR-DNDA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL V.1 DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR-DNDA APROBADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO MEDIANTE EL ACTA No 25 DE LA DIRECCION NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR BOGOTA 26 DE JUNIO 2014

Más detalles

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAME TO DEL PUTUMAYO MU ICIPIO DE SA FRA CISCO ALCALDÍA IT. 800102903-6

REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAME TO DEL PUTUMAYO MU ICIPIO DE SA FRA CISCO ALCALDÍA IT. 800102903-6 REPUBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO DEL PUTUMAYO MUNICIPIO DE SAN FRANCISCO DESPACHO DECRETO 48 (Septiembre 09 de 2009) Por medio de la cual se adopta el Plan de Acción GEL en el orden territorial, para

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Diciembre de 2014 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto

Más detalles

MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, CONSIDERANDO:

MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, CONSIDERANDO: MINISTERIO DE CULTURA DECRETO NÚMERO, 26 09 DE 2012) 4DIe 'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones

Más detalles

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA V.1

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA V.1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA V.1 GERENCIA ADMNISTRATIVA Y FINANCIERA DIRECCION DE IMPRENTA, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA FECHA DE APROBACION: 13 12 2013 FECHA DE

Más detalles

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia

Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Secretaría General Subdirección Administrativa y Financiera Grupo Conservación Documental y Gestión de Correspondencia Aprobado en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, 2 de octubre de

Más detalles

Por medio de la cual se crea la Unidad de Información y Análisis Financiero. EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA DECRETA:

Por medio de la cual se crea la Unidad de Información y Análisis Financiero. EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA DECRETA: Por medio de la cual se crea la Unidad de Información y Análisis Financiero. EL CONGRESO DE LA REPUBLICA DE COLOMBIA DECRETA: ARTICULO 1º.- UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL.- Créase la Unidad de Información

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL SAN ANTERO

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL SAN ANTERO PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL SAN ANTERO 1 REINALDO MARTINEZ TORRES Alcalde Municipal PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2 Nombre la Entidad: Fecha de Aprobación: MUNICIPIO DE SAN ANTERO ADMINISTRACION CENTRAL

Más detalles

ACUERDO DEL CONSEJO DE GOBIERNO QUE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA

ACUERDO DEL CONSEJO DE GOBIERNO QUE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA ACUERDO DEL CONSEJO DE GOBIERNO QUE APRUEBA LA POLÍTICA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LA UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA La Universidad Pública de Navarra precisa una política de gestión de documentos

Más detalles

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR.

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL: Entiéndase como tal el conjunto de actividades administrativas

Más detalles

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 1000:2005 SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES REGIDAS POR LA LEY 87 DE 1993 1. INTRODUCCIÓN 1.1 GENERALIDADES Al Presidente de

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 0.0 20 de diciembre 2013 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa)

Más detalles

ADRIAN BEDOYA CANO ALCALDE MUNICIPAL SANTUARIO RISARALDA DICIEMBRED DE 2014 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ALCALDIA DE SANTUARIO RISARALDA

ADRIAN BEDOYA CANO ALCALDE MUNICIPAL SANTUARIO RISARALDA DICIEMBRED DE 2014 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ALCALDIA DE SANTUARIO RISARALDA ADRIAN BEDOYA CANO ALCALDE MUNICIPAL SANTUARIO RISARALDA DICIEMBRED DE 2014 2014 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL ALCALDIA DE SANTUARIO RISARALDA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL MUNICIPIO DE SANTUARIO RISARALDA

Más detalles

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACIÓN Nivel: Profesional Denominación del Empleo: Profesional Especializado Código: 2028

Más detalles

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1 1 EL ALCALDE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS Y CONSIDERANDO Que conforme a la ley 594 de

Más detalles

MUNICIPIO DE SUBACHOQUE CUNDINAMARCA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL AÑO 2013

MUNICIPIO DE SUBACHOQUE CUNDINAMARCA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL AÑO 2013 MUNICIPIO DE SUBACHOQUE CUNDINAMARCA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL AÑO 2013 ---------- - -------- ASPECTOS GENERALES DEL MUNICIPIO MISIÓN: El Municipio de Subachoque, es una entidad territorial de la

Más detalles

Central de Inversiones S.A. CISA

Central de Inversiones S.A. CISA VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA NACIONAL Mayo 22 de 2015 Central de Inversiones S.A. CISA OBJETIVO Verificar el cumplimiento de

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Versión No. 3 2014 1 CONTENIDO Página Introducción. 3 1. Aspectos Generales 4 1.1 Descripción del Programa de Gestión Documental

Más detalles

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Casos de negocios INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL INTRODUCCION PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DESARROLLO DEL PROYECTO ELABORACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL AIRE: AUTOMATIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL + El Catálogo Tablas de Retención

Más detalles

Programa de Gestión Documental PGD.

Programa de Gestión Documental PGD. 1 Programa de Gestión Documental PGD. Subdirección Administrativa Grupo de Gestión Documental y Biblioteca Compilo: Jonathan Javier Rodriguez Sichaca 2014 M I N I S T E R I O D E A G R I C U L T U R A

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2015 ALCALDIA MUNICIPAL DE BOYACÁ VIRGILIO FARFAN ROJAS ALCALDE MUNICIPAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL A continuación se pone a disposición de la Administración Central y la comunidad en General del PGD de la

Más detalles

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN 1. Objetivo Establecer e implantar los criterios y características para la elaboración y codificación de los documentos del Sistema Integrado

Más detalles

Ref. 1-2014-2148-2169/2014/SGC - 410

Ref. 1-2014-2148-2169/2014/SGC - 410 Copia en papel autén ica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co Ref. 1-2014-2148-2169/2014/SGC - 410 SEÑORA

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA Página 1 de 26 CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO 17/12/2014 1 Versión Original. ELABORÓ: Martha Luz Guevara Ortega Técnico Administrativo Área de Archivo y Correspondencia

Más detalles

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCiÓN PÚBLICA DECRETO NÚMERO DE 2012

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCiÓN PÚBLICA DECRETO NÚMERO DE 2012 REPUBUCA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCiÓN PÚBLICA DECRETO NÚMERO DE 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión EL PRESIDENTE

Más detalles

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRCD.5.1.3.1.1 VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO 1. PROPÓSITO

PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS PRCD.5.1.3.1.1 VERSION: 02 DOCUMENTO CONTROLADO 1. PROPÓSITO 1. PROPÓSITO Establecer el procedimiento para la creación, actualización, revisión, aprobación y puesta en práctica de los documentos internos y externos requeridos para un adecuado funcionamiento del

Más detalles

MANUAL DE ARCHIVO Subdirección Administrativa - Febrero de 2015

MANUAL DE ARCHIVO Subdirección Administrativa - Febrero de 2015 Subdirección Administrativa - Febrero de 2015 Página: 2 de 87 Contenido INTRODUCCIÓN... 3 OBJETIVO... 5 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 6 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO... 31 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION...

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO 1. OBJETIVO Establecer los criterios básicos para la producción, identificación, revisión aprobación, actualización y cambios de los documentos, que deben controlarse en la Administración Central del Municipio

Más detalles

POLÍTICA PÚBLICA DISTRITAL DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL. Decreto

POLÍTICA PÚBLICA DISTRITAL DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL. Decreto POLÍTICA PÚBLICA DISTRITAL DE ARCHIVOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL Decreto Por el cual se adopta la Política Pública Distrital de Archivos y Gestión Documental EL ALCALDE MAYOR DE BOGOTÁ, D. C., En ejercicio

Más detalles

CAPÍTULO I. Sistema Unificado de Inversión Pública

CAPÍTULO I. Sistema Unificado de Inversión Pública DECRETO NUMERO 2844 DE 2010 (agosto 5) por el cual se reglamentan normas orgánicas de Presupuesto y del Plan Nacional de Desarrollo. Resumen de notas de Vigencia [Mostrar] El Presidente de la República

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. OBJETIVO GENERAL... 3 3. ALCANCE... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 5. DOCUMENTOS

Más detalles

Avenida Carrera 30 No. 25-90. Torre A Pisos 11 y 12 Torre B. Piso 2. Conmutador 2347600 www.catastrobogota.gov.co Información: Línea 195 09-091-FR-28

Avenida Carrera 30 No. 25-90. Torre A Pisos 11 y 12 Torre B. Piso 2. Conmutador 2347600 www.catastrobogota.gov.co Información: Línea 195 09-091-FR-28 SUMARIO I. RESOLUCIÓN Nº 0560-22 MAYO 2012... 14 DIRECTOR GENERAL ENTIDAD DESCENTRALIZADA CODIGO 050 GRADO 05... 15 GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA DE DATOS ESPECIALES - IDECA... 17 GERENCIA DE INFORMACIÓN

Más detalles

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000 Exp. Yolanda Rangel Ballesteros FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Métodos de organización de los fondos documentales Sistemas

Más detalles

POLITICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO.

POLITICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO. POLITICA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO. SECRETARIO DE EDUCACIÓN DISTRITAL OSCAR GUSTAVO SANCHEZ JARAMILLO SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL. Olga

Más detalles

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Tratamiento de documentos electrónicos aplicados a documentación de la Universidad Nacional de Colombia (Actualizada

Más detalles

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES REGIDAS POR LA LEY 87 DE 1993

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES REGIDAS POR LA LEY 87 DE 1993 1 SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LAS ENTIDADES REGIDAS POR LA LEY 87 DE 1993 1. INTRODUCCIÓN 1.1 GENERALIDADES Al Presidente de la República, con sujeción a lo dispuesto en las Leyes 87 de 1993 y 489

Más detalles

DECRETO No. 09 05 21 02 21 de Mayo de 2009

DECRETO No. 09 05 21 02 21 de Mayo de 2009 DECRETO No. 09 05 21 02 21 de Mayo de 2009 Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno (MECI 1000:2005) en la Alcaldía Municipal de Guamal El Alcalde Municipal de Guamal en uso de sus atribuciones

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Código PR-GD-00 Versión 1 4/Sept./2015 Página 1 de 49 PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Gestión Documental Intranet Sistema de gestión de calidad Gestion documental Programa

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística

Más detalles

OFICINA DE CONTROL INTERNO MUNICIPIO DE BOLÍVAR CAUCA PLAN ANUAL DE AUDITORIA 2011

OFICINA DE CONTROL INTERNO MUNICIPIO DE BOLÍVAR CAUCA PLAN ANUAL DE AUDITORIA 2011 MUNICIPIO DE BOLÍVAR CAUCA OFICINA DE CONTROL INTERNO PLAN ANUAL DE AUDITORIA 2011 BOLÍVAR CAUCA 2011 1 TABLA DE CONTENIDO Página 1. Generalidades 3 1.1 Cobertura 3 1.2 Alcance 3 1.3 Objetivos 3 1.3.1

Más detalles

AYUNTAMIENTO DE POZOBLANCO

AYUNTAMIENTO DE POZOBLANCO ORDENANZA REGULADORA DEL USO DE MEDIOS ELECTRÓNICOS PARA LA GESTIÓN Y RESOLUCIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN EL AYUNTAMIENTO DE POZOBLANCO Por acuerdo adoptado por el Excmo. Ayuntamiento Pleno

Más detalles

ACUERDO No. 6 ( de 30 de enero de 1999) Por el cual se adopta el Reglamento de Administración de Archivos de la Autoridad del Canal de Panamá.

ACUERDO No. 6 ( de 30 de enero de 1999) Por el cual se adopta el Reglamento de Administración de Archivos de la Autoridad del Canal de Panamá. ACUERDO No. 6 ( de 30 de enero de 1999) Por el cual se adopta el Reglamento de Administración de Archivos de la Autoridad del Canal de Panamá. LA JUNTA DIRECTIVA DE LA AUTORIDAD DEL CANAL DE PANAMA CONSIDERANDO:

Más detalles

MANUAL DE CONTROL INTERNO INSTRUCTIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI OFICINA DE CONTROL INTERNO ELIZABETH RODRIGUEZ GARNICA JEFE DE CONTROL INTERNO

MANUAL DE CONTROL INTERNO INSTRUCTIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI OFICINA DE CONTROL INTERNO ELIZABETH RODRIGUEZ GARNICA JEFE DE CONTROL INTERNO MANUAL DE CONTROL INTERNO INSTRUCTIVO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECI OFICINA DE CONTROL INTERNO ELIZABETH RODRIGUEZ GARNICA El control interno es un proceso que se hace efectivo con la activa participación

Más detalles

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EMPRESA PARA LA SEGURIDAD URBANA - ESU PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión revisada No. 1 Marzo de 2014 Jorge Iván Zapata Henao Técnico de archivo TABLA DE CONTENIDO PAGINA Presentación Marco conceptual

Más detalles

c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización esté dirigidos al cumplimiento de os objetivos de la entidad;

c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización esté dirigidos al cumplimiento de os objetivos de la entidad; LEY 87 (29 DE NOVIEMBRE DE 1993) POR LA CUAL SE ESTABLECEN NORMAS PARA EL EJERCICIO DEL CONTROL INTERNO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES El Congreso de Colombia

Más detalles

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se

Más detalles

PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONCEJO MUNICIPAL DE TOCANCIPÁ MESA DIRECTIVA DEL CONCEJO SECRETARÍA GENERAL Versión: 01 APROBADO EN SEPTIEMBRE 04 2015 Revisó: Ing. John Morera Oficina de Control interno

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIO DOCUME TAL HOSPITAL SA BLAS II IVEL ESE GESTIO DE LA I FORMACIO. Archivo Institucional HSB. Año 2014

PROGRAMA DE GESTIO DOCUME TAL HOSPITAL SA BLAS II IVEL ESE GESTIO DE LA I FORMACIO. Archivo Institucional HSB. Año 2014 MACRO APOYO Código GI-GDT-PG-001 PROGRAMA Pagina Página 1 de 17 PROGRAMA DE 2014 HOSPITAL SA BLAS II IVEL ESE Archivo Institucional HSB Año 2014 MACRO APOYO Código GI-GDT-PG-001 PROGRAMA Pagina Página

Más detalles

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8)

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) "Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

Más detalles

Municipio de Paipa Nit 891.801.240-1 BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL USO DEL PAPEL EN LA ALCALDÍA DE PAIPA.

Municipio de Paipa Nit 891.801.240-1 BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL USO DEL PAPEL EN LA ALCALDÍA DE PAIPA. BUENAS PRÁCTICAS PARA REDUCIR EL USO DEL PAPEL EN LA ALCALDÍA DE PAIPA. 1. INTRODUCCIÓN En cumplimiento al propósito del Gobierno nacional de implementar estrategias para reducir el consumo de papel, en

Más detalles

Archivo General de la Nación

Archivo General de la Nación EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA CONSIDERANDO: REGLAMENTO DE LA LEY N 25323 DECRETO SUPREMO N 008-92-JUS Que, la Ley 25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos en el Artículo 7, encarga al Archivo General

Más detalles

DECRETO No. ( ) Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Municipio de Matanza

DECRETO No. ( ) Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Municipio de Matanza DECRETO No. ( ) Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en el Municipio de Matanza El Alcalde del municipio de Matanza, en uso de sus atribuciones Constitucionales y

Más detalles

Digitalice su empresa y dígale adiós al papel Lina María Hurtado, Consultor PwC

Digitalice su empresa y dígale adiós al papel Lina María Hurtado, Consultor PwC Digitalice su empresa y dígale adiós al papel Lina María Hurtado, Consultor PwC Qué Gestión Documental? Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

1.8 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN

1.8 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Objetivo General: 1.8 TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Establecer una infraestructura y plataforma tecnológica y de sistemas de información, y definir las políticas, estrategias y directrices para su implantación

Más detalles

Código: GA-GD-PR-001 Versión: 1 Vigencia: 19/12/2014 Página 1 de 46 GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Código: GA-GD-PR-001 Versión: 1 Vigencia: 19/12/2014 Página 1 de 46 GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Vigencia: 19/12/2014 Página 1 de 46 UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL JUNTA CENTRAL DE CONTADORES Área de Gestión Documental Bogotá, D.C., Mayo de 2014 Página 2 de 46 TABLA DE CONTENIDO Pág. PRESENTACIÓN

Más detalles

Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Director Financiero. Dirección Financiera

Nombre del Puesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Jefe Departamento de Presupuesto. Director Financiero. Dirección Financiera Nombre del Puesto Jefe Departamento de Presupuesto IDENTIFICACIÓN Nombre / Título del Puesto: Puesto Superior Inmediato: Dirección / Gerencia Departamento: Jefe Departamento de Presupuesto Director Financiero

Más detalles

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PSC06 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Fecha Aprobación: agosto 30 de 2010 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de aprobación: agosto 30 de 2010 1.1. DEFINICIÓN El proceso de

Más detalles

PLAN ESTRATEGICO 2013-2015 PLAN DE ACCION 2014

PLAN ESTRATEGICO 2013-2015 PLAN DE ACCION 2014 PROCESO: 1. PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA RESPONSABLE: DIRECTOR GENERAL Estructurar y ejecutar la planeación estratégica de la entidad eficientemente, conforme al marco jurídico aplicable buscando el cumplimiento

Más detalles

DECRETO 2915 DE 1994 (Diciembre 31)

DECRETO 2915 DE 1994 (Diciembre 31) DECRETO 2915 DE 1994 (Diciembre 31) MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE NOTA DE VIGENCIA: Decreto derogado por el Decreto 1124 de 1999 Por el cual se organiza la Unidad Administrativa Especial del Sistema de

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 2 CONTROL DE DOCUMENTOS

GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 2 CONTROL DE DOCUMENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO: APO7-P-001 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 2 CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA DE VIGENCIA 06/Dec/2013 1. OBJETIVO Garantizar la actualización de la documentación y la conservación de la memoria

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA DE VIGENCIA: PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO ELABORÓ FECHA VIGENCIA VERSIÓN Elaboración Primera Versión Yolanda Ramírez Suárez 2013 01 CONTROL DE APROBACIÓN

Más detalles

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION El Gerente de la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P.-TELEBUCARAMANGA,

Más detalles

Sistema de Administración de Recursos de Información

Sistema de Administración de Recursos de Información Sistema de Administración de Recursos de Información La Información es un aspecto de enorme trascendencia dentro de la Administración, pues de ella depende en gran parte el correcto planteamiento de sus

Más detalles

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia Página 1 de 7 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Apoyo Gestión Documental (DOC) Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia OBJETIVO ALCANCE Administrar y conservar la documentación

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO PROGRAMA DE INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO Control de Versiones Versión Fecha Descripción Modificación Folios Marzo 31 de 2016 Versión inicial del documento 47 Participaron en la elaboración: Martha Cecilia

Más detalles