KANKUAMA NIT: ADENDA ACLARATORIA No 001 A INVITACION No 001 DE 2015

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1 ADENDA ACLARATORIA No 001 A INVITACION No 001 DE 2015 OBJETO: -I, REQUIERE DE LA ADQUISICION DE UN SISTEMA DE INFORMACION, SOFTWARE, QUE PERMITA OPTIMIZAR LA ATENCION DEL PACIENTE Y LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS. El suscrito Gerente de la -I, atendiendo a lo establecido en el punto No 14, del texto de la invitación pública referenciada en el encabezado del presente escrito y visto que los interesados en participar en la misma, presentaron algunas observaciones a los términos establecidos, se procede mediante el presente documento a aclarar las inquietudes presentadas: INTERESADO CNT. 1. El valor definido en la invitación es de más IVA o está incluido en este valor? Se Responde: El valor definitivo total y/o MAXIMO a desembolsar por parte de es de CIENTO CUARENTA Y CINCO MILLONES DE PESOS. ($ ) 2. Dentro del alcance del software solo se está definido el software o el software más las licencias, capacitación e implantación y los accesos concurrentes? Se Responde: Se reitera el presupuesto máximo asignado para el Software incluido impuestos, desplazamiento capacitación implementación funcionamiento, licencias etc., son $ La I en su estructura física cuenta con más sedes, por favor determinar estas sedes y su ubicación exacta y si cuentan actualmente con comunicación por internet. Se Responde: Efectivamente la -I cuenta con más sedes adicionales a la principal que está ubicada en Valledupar; estas sedes adicionales que requiere conexión son las siguientes: Atanquez, está ubicada a cincuenta (50) km de Valledupar, no cuenta con internet para efectos de conexión del software 4. Por favor indicar con cuantos accesos concurrentes se realizaría esta cotización? Mínimo 16? Se Responde: Alrededor de 16 accesos concurrentes, favor describir en la propuesta el valor por usuario adicional.

2 5. Según cotización número vs 1197 del 18 de marzo de 2015 la cual fue recibida por ustedes, tiene un valor base de 187 millones con IVA incluido. Pregunto el valor de la invitación pudiera incrementarse, dado de que la cotización solo mantiene su precio por 30 días y en el mes de Abril, por políticas de la compañía cambiaron los precios de las licencias y de la implementación? Se Responde: En principio como ya se mencionó el valor total asignado es de $ INTERESADO XENCO S.A. 1. a) El software si debe tener capacidad de conexión en tiempo real con las otras sedes, subsidiariamente se podría aceptar la importación de datos, la plataforma tecnológica está en proceso de compra. b) Efectivamente todas las actividades generadas debes estar en línea con el módulo de facturación. c) Según las necesidades y cambios que se presenten en la Empresa, hace referencia a posibles variaciones en requisitos exigidos por EPS u Órganos de Control, asumimos que estos sean mínimos respecto de las exigencias legales. d) Que la aplicación cuente con seguridad integral de la aplicación, hace referencia a minimizar los riesgos de fuga de información como de eficiencia y efectividad en la misma, es decir, que genere confiabilidad en los procesos. e) La aplicación debe ejercer el control total y la auditoria permanente interactiva a las diferentes sedes como a los diferentes funcionarios, según las diferentes pautas que parametriza la empresa se refiere a la necesidad que el Software cuente con un sistema de monitoreo, evaluación y control que permita detectar errores o fallas en los procesos, sean estos técnicos o humanos por medio de alertas o mecanismos afines, con el objeto de implementar los correctivos en el menor tiempo posible. f) manejado por diferentes llaves de acceso y manejado según resolución la idea es que lo medicamentos y los inventarios tengan la mayor seguridad posible por ello se solicita que exista un sistema de ingreso a su manejo que implique mínimo dos contraseñas o llaves de acceso, adicional se cumpla con lo estipulado en la Resolución 1478 de 2006 expedido por el Ministerio de la Protección Social g) Matrices de Programación y cumplimiento de metas, hace referencia a la necesidad de que el Software pueda ser alimentado por este tipo de

3 elementos 1 que se acuerdan con las EPS para el cumplimiento precisamente de metas tanto en Prevención y Promoción como en la atención ambulatoria como tal; el Sistema a adquirir deberá en consecuencia poder generar informes sobre el comportamiento de estas matrices de acuerdo al os periodos estipulados. h) los informes del DANE tiene que ver con estadísticas propias de la actividad de la, Ejemplo, nacidos vivos, decesos, etc i) Si bien es cierto se acepta la necesidad de suscribir un contrato de mantenimiento preventivo y correctivo del Sistema a adquirir se aspira a que el mismo no requiera de intervenciones frecuentes que interfieran con la normal prestación del servicio. 2. Como ya se consignó con anterioridad el valor TOTAL ASIGNADO es la suma de $ Se acepta la sugerencia y en consecuencia se corrige el numeral 3 de la Invitación No 001 de 2015, el cual queda del siguiente tenor: 3. ENTREGA DE PROPUESTAS: LAS OFERTAS SERÁN ENTREGADAS EN LA OFICINA ADMINISTRATIVA DE LA -I, EL DÍA 5 DE AGOSTO DE 2015, HASTA LAS 10:30 AM. 4. Tal como ya se señaló en principio se contaría con 16 accesos concurrentes, en las otras sedes de la empresa no se cuenta con servicio de internet, la cuenta en su sede principal con cableado categoría 5e certificado y ancho de banda 5 Mbps, el motor de base de datos considerado a trabajar es Sql Server 64 Bits con el cual cuenta la. 5. Después de analizar el tiempo de ejecución se ha decidido mantener los tres (3) meses considerando que es suficiente. 6. El punto 10.3 del escrito de la invitación 001 de 2015, no sufrirá modificación, en razón a que si bien es cierto podría decirse que es el mínimo a exigir, debe tenerse en cuenta que en la evaluación técnica el mayor puntaje se otorga al que presente pruebas de contratos en el último año con mayor valor, en sana lógica entre mayor experiencia mejores contratos, lo que nos lleva a concluir que la empresa con mayor experiencia tiene mayores posibilidades de tener contratos de mejores o mayores valores 7. No se accede a la petición de la interesada en el sentido de colocar como mínimo cinco certificaciones de contratos realizados sobre el mismo objeto, pues ello implicaría coartar la participación de otros interesados. 1 Matrices son cuadros que contienen el número de actividades por cada área a realizar durante un periodo de tiempo estipulado; Meta, corresponde al cumplimiento de las actividades señaladas o programas, ejemplo: Realizar mensualmente Consultas de Adulto Mayor.

4 8. Consideramos que es suficiente con que se presente la licencia idónea, que nos permitan funcionar sin ninguna dificultad, no la protocolización de los Derechos de Autor 9. Tal y como se señala en el texto de la invitación el anexo de pantallazos es necesario para que de una manera ilustrativa se observe el funcionamiento del Sistema, cuales serian los informes a arrojar por ejemplo, describiendo la forma de lograrlo con el recurso del pantallazo. De acuerdo con la experiencia que el interesado, futuro proponente, haya tenido. 10. Con consignar la declaración de que la información contenida se hace bajo la gravedad del juramento es suficiente. 11. a) El responder ante el usuarios u órganos de control por posibles fallas atribuibles a la disposición y uso de los insumos o equipos objeto del contrato hace referencia a fallas del SOFTWARE, que no satisfagan las necesidades del usuario o los requerimientos de los órganos de Control, Ej, errores en la contabilización o presupuestacion que genere informes errados por errores del sistema, no humano. b) En el contrato efectivamente se colocará una Cláusula Penal por el valor sugerido, 10% del valor del contrato, adicional se solicitan pólizas de garantía en diferentes modalidades de acuerdo con el numeral 19 de la invitación, sin embargo, el texto que solicita modificar se mantiene toda vez que los perjuicios que pueden ser de orden material en la modalidad de daño emergente y lucro cesante, y pudiendo plantearse los morales, no se cubrirían con el solo 10% del valor del contrato, dependiendo del daño causado, por eso en el peor escenario se requerirá de un Tribunal de Arbitramento o un juez para que lo dirima. c) Es completamente aplicable que se aspire a que la implementación del SOFTWARE no interrumpa de manera significativa la prestación del servicio, toda vez que evidentemente abra momentos en que se afecta, como en el periodo de pruebas, pero, la idea es que sea el menor impacto negativo. d) La implementación de procesos especiales hace referencia a cuando se presenten eventos que requieran una reconfiguración importante del SOFTWARE por cambios en la norma, por ejemplo, el futuro proponente y contratista realice las adaptaciones de manera oportuna y ágil, sin perjuicio de que el Sistema sea fácilmente configurable por el usuario cuando no sean estos cambios de gran envergadura, evitando excesiva dependencia del proveedor. e) Dejar funcionando cada uno de los módulos significa que para que se de el cumplimiento al 100% del objeto contractual todo lo contratado debe estar funcionando, operando, ya en marcha, las contingencias que se puedan presentar como las que menciona el interesado, deben registrarse en los informes y obviamente revisados por la auditoria que será externa, en ese orden de ideas no se indilgará responsabilidad al contratista si por ejemplo

5 el funcionario no asiste a las capacitaciones o no se tienen los equipos adecuados, pero, necesariamente lo contratado debe quedar funcionando. 12. Del punto 13.3 La acreditación de la experiencia se hará con CERTIFICACIONES del contratante, en donde se exprese el objeto, el valor, el tiempo de ejecución y el resultado, es decir el grado de cumplimiento; o mediante la copia de los contratos como tal adjuntando certificación de cumplimiento. Seguridad en la Información tiene que ver con confiabilidad en los procesos y en los informes y es concatenante con el literal d) del numeral de esta adenda, sobre Seguridad Integral de la Información. Sistema Mejor Presentado tiene que ver precisamente como se señala en la invitación con el SOFTWARE más amigable, el que genere menos dificultades para su manejo, el más fácil de manejar por el operador, que pueda colocarse en funcionamiento por personas no avezadas en Sistemas sino por cualquier persona con una capacitación mínima, que sea fácil de operar. 13. No se accede a lo solicitado, por no presentar argumentos para reducir el plazo de validez de la propuesta, en consecuencia se mantienen los seis (6) meses 14. Consideramos que los días 26 y 27 de agosto que corresponden a miércoles y jueves son suficientes para la expedición de las pólizas correspondientes, es un trámite de medio día realmente. en consecuencia no se accede a la disminución de los términos, pero si a la publicación del BORRADOR de la minuta del contrato 15. No se accede a la reducción del tiempo en las garantías, se mantienen las inicialmente establecidas. Se firma a los 17 días del mes de julio de 2015 Proyecto DIEGO CARDENAS GONZALEZ, asesor jurídico

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