MANEJO Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 MANEJO Y ACTUALIZACIÓN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Ana Victoria Ospina R. Profesional Universitario Archivo Ana Victoria Ospina R. Profesional Universitario Archivo Paola Andrea Umaña A. Rector(a)

2 1. OBJETIVO 2 de 6 Facilitar el manejo de documentos e información contribuyendo a la racionalización de la producción documental, al control y acceso a los documentos garantizando la selección y conservación de los mismos a través de los tiempos de retención en las distintas fases de vida de los documentos. 2. ALCANCE Al elaborar y poner en aplicación las tablas de retención documental se integran los procesos archivísticos a los ciclos vitales y a las etapas sucesivas por las que atraviesa los documentos desde su producción, recepción, preservación, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o de conservación total. 3. DEFINICIONES TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 4. DOCUMENTOS Y REGISTROS: Los documentos y registros utilizados en el procedimiento se relacionan a continuación: DOCUMENTOS Y REGISTROS Listado de series documentales. CÓDIGO Registro de transferencia Cronograma de transferencias Informe de seguimiento y actualización de tablas R R.03

3 5. DESARROLLO 3 de 6 ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO 5.1 Manejo de TRD PU Archivo Clasificar la Servidores públicos documentación que responsables de consiste en la identificación de la procedencia documental de acuerdo a la estructura orgánico funcional (secciones, subsecciones, áreas, procesos o unidades administrativas de mayor y menor jerarquía) de la entidad para constituir las series documentales. Una vez identificada la PU Archivo Listado de series sección, subsección o Servidores públicos documentales. proceso se establecen las responsables de agrupaciones documentales producidas en cada unidad administrativa constituyendo las series, subseries y unidades documentales en expedientes. Valorar la documentación basados en el ciclo vital de los documentos lo que PU Archivo permite establecer los tiempos de permanencia o retención en las diferentes fases de archivo. Seleccionar documentos de PU Archivo Registro de transferencia acuerdo a su disposición Servidores públicos final que consiste en su responsables de

4 conservación parcial, total o la eliminación. Realizar transferencia de series documentales al archivo central según cronograma de transferencias. 5.2 Actualización TRD Se inicia con una disposición legal o acto administrativo relativo a cambio en la estructura orgánica o supresiones, adiciones o cambios en la producción documental. Nota: Los líderes de proceso deben manifestar la necesidad de actualizar su TRD. Conformar la serie documental con sus respectivos tipos documentales y su codificación consecutiva. La tabla de retención documental vigente es la que registra la última fecha de actualización y se encuentran en el proceso de gestión documental en los documentos del SGI. (Aplica el procedimiento de Control de Documentos en donde se establece la vigencia de los documentos que estén publicados en el SGI). archivos de gestión Servidores públicos responsables de Alta Dirección Responsables de 4 de 6 Cronograma transferencias de Acto Administrativo Informe de seguimiento y actualización de tablas PU Archivo Tabla de Retención Actualizada - Firmada Servidores públicos responsables de Tabla de Retención actualizada en el SGI.

5 5 de 6 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Ley 594 de 2000 / AGN (Ley General de Archivos). ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA. Acuerdo No. 7 de 2000, por el cual se desarrolla el artículo 43 del Capítulo V Acceso a los Documentos de Archivo, del AGN del Reglamento General de Archivos sobre Restricciones por razones de conservación. Reglamento General de Archivo del Archivo General de la Nación. Tablas de Retención y Transferencias Documentales. Propuesta tablas de retención documental. 7. CONSIDERACIONES GENERALES Los temas específicos están presentados en forma separada, pero concebidos dentro de una estructura que permite captar la secuencia e integración lógica entre las diferentes etapas del procedimiento de Manejo y actualización tablas de retención documental. 8. ANEXOS 9. CONTROL DE CAMBIOS FECHA DE CAMBIO Mayo 2011 Ítem 5. Desarrollo Firmar La tabla de retención documental actualizada. Agosto 12 de 2015 CONTROL DE CAMBIO Ítem 5. Desarrollo La tabla de retención documental vigente es la que registra la última fecha de actualización y se encuentran en el proceso de gestión documental en los documentos del sistema de calidad. Ítem 5.2 Actualización TRD Se adiciona Aplica el procedimiento de Control de Documentos en donde se establece la vigencia de los documentos que estén publicados en

6 6 de 6 el SGI). Se modifica el registro de esta actividad a Tabla de Retención actualizada en el SGI.