OFICINA DE REGISTRO VIRTUAL INFORME JUSTIFICATIVO DE COSTES Y COFINANCIACIÓN AHORROS DIRECTOS PARA LAS ENTIDADES ADHERIDAS

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1 MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS SECRETARÍA DE ESTADO DE ADMINISTRACIONES PÚBLICAS DIRECCIÓN GENERAL DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, PROCEDIMIENTOS E IMPULSO DE LA ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA OFICINA DE REGISTRO VIRTUAL INFORME JUSTIFICATIVO DE COSTES Y COFINANCIACIÓN AHORROS DIRECTOS PARA LAS ENTIDADES ADHERIDAS 1. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO La Oficina de Registro Virtual (ORVE) es un servicio ofrecido por la Secretaria de Estado de Administraciones Públicas (SEAP) a las oficinas de registro, que permite a cualquier entidad adherida la digitalización de los documentos presentados en las oficinas de registro, su devolución al ciudadano y la remisión al resto de Administraciones competentes, con plena cobertura legal. La documentación presentada en la oficina origen, por tanto, no se custodia, ni archiva, ni reenvía, solo se transmite un asiento registral electrónico, y una copia auténtica de los documentos. Se elimina pues el papel en las oficinas de registro y atención al ciudadano, que son la puerta de entrada a la Administración. Esto es posible gracias a la plena integración de ORVE con el Sistema de Interconexión de Registros (SIR), y con la efectiva aplicación del Esquema Nacional de Interoperabilidad, y en particular, la Norma Técnica SICRES 3.0. La implantación de ORVE (y por extensión, de SIR) supone importantes ahorros y beneficios, tanto para el ciudadano como para la Administración. Por una parte, se consigue un aumento considerable de la eficiencia del servicio prestado al ciudadano, dado que los tiempos medios de llegada del documento al registro del destino pasan de varios días a unos pocos segundos. Por otra, se minimizan las tareas de traslado, manipulación y envío del papel entre Administraciones, con el consiguiente ahorro directo de costes y retorno inmediato de inversión. Es objeto de este documento detallar la propuesta de cofinanciación asociada al uso de ORVE, así como los criterios objetivos para el cálculo del ahorro de costes derivado, de acuerdo a obtener el retorno de inversión por parte de las entidades adheridas.

2 2. COSTES ASOCIADOS AL MANTENIMIENTO DEL SERVICIO ORVE 2.1. Costes Fijos de Mantenimiento del Servicio ORVE Los costes fijos del mantenimiento del servicio, por parte de la SEAP, se imputan a las siguientes partidas: COSTES FIJOS COSTE ANUAL Mantenimiento Plataforma ORVE Equipo de Soporte Centro de Atención a Usuarios Mantenimiento y Soporte de interfaces ORVE con Nodo Central (SIR y DIR3) Servidores, Alojamiento, Seguridad, y Equipos de Almacenamiento Técnicos y herramientas asignadas a la monitorización permanente, resolución de incidencias y mejora de funcionalidades en ORVE. Técnicos e infraestructura asignada a la atención de usuarios de primer y segundo nivel. Elaboración de informes de indicadores semanales y reportes a demanda a las entidades adheridas. Monitorización de las conexiones entre ORVE y el Nodo Central. Resolución de incidencias. Soporte y Mantenimiento de los datos del Directorio Común asociados a las entidades integradas en ORVE TOTAL Costes Variables Fijos de Mantenimiento del Servicio ORVE Los costes variables del mantenimiento del servicio se imputan a las siguientes partidas: COSTES VARIABLES (sin licencias) Precio por Terabyte (TB) TBs estimados 1 COSTE TOTAL Backup , Almacenamiento , TOTAL Coste Total de Mantenimiento del Servicio ORVE El coste total estimado del servicio ORVE, teniendo en cuenta los costes fijos y la estimación de costes variables imputable al almacenamiento y respaldo: COSTE TOTAL MANTENIMIENTO ORVE (ANUAL) Número de registros intercambiados/año TOTALES => 24 Millones, en base a estudios realizados por la encomienda SIR (muestra = más de 800 oficinas de registro de varias Comunidades Autónomas); Número de registros intercambiados/año DIGITALIZADOS (Según datos reales, se digitalizan hasta un 90%) => 21,6 Millones ; Tamaño medio de registro => 1,5 Mb (según datos reales) ; Total almacenamiento previsto año => 32,4 Tb.

3 3. MODELO DE COFINANCIACIÓN DEL SERVICIO ORVE ORVE se concibe como un servicio de intercambio registral destinado a todas las Administraciones Locales y Autonómicas, de forma que puedan obtener un inmediato ahorro en los costes de manipulación y envío del papel, y un aumento sustancial de la eficiencia del servicio a sus ciudadanos. Por tanto, el modelo de cofinanciación propuesto se basa en la cobertura del 100% del presupuesto de mantenimiento del servicio, a partir de una distribución provincial de contraprestaciones económicas, a formalizar en convenios específicos con las Diputaciones Provinciales y Comunidades Autónomas uniprovinciales. Esta distribución de la financiación seguirá un principio básico de equidad entre los territorios provinciales y, de forma adicional, se ajustará a nivel fino según el modelo municipal y de población empadronada en los mismos. Se plantean dos modelos de cofinanciación, uno con cuota fija anual, y otro con cuota fija reducida y cuotas variables en función del uso del servicio Modelo de Cuota Fija Anual El modelo de cofinanciación propuesto se basa en la aproximación al 100% del presupuesto de mantenimiento del servicio (aprox. 1 millón de euros), a partir de una distribución provincial fija. Siguiendo un principio básico de equidad entre los territorios provinciales y, teniendo en cuenta la distribución de 50 provincias, la cuota media resultante es de euros por territorio integrado. No obstante, se establecen ajustes de la tasa en función de: Un índice de población empadronada en cada provincia (en la tabla, el índice IP) A mayor población, mayor consumo de recursos de ORVE y por tanto, mayor coste. La dispersión geográfica (en la tabla, el índice ID), relacionado con el número de habitantes empadronados en municipios de habitantes 2. A mayor dispersión geográfica, se hace una reducción del coste, por sobreentenderse una mayor carga en las Diputaciones Provinciales competentes. Los territorios insulares, por sus especiales particulares y dificultades geográficas, deben imputar en el nivel inferior de cofinanciación. Sobre estos criterios, y sobre el orden de la ponderación de estos coeficientes, la tasa se calcula en 5 tramos iguales. 2 A partir de datos proporcionados por la FEMP

4 PROVINCIA MUNICIPIOS POBLACIÓN POBLACIÓN (empadronada en municipios < h) MUNICIPIOS < h IP (Indice de Población) ID (Índice de Dispersión) PONDERACIÓN (IP/ID) CUOTA FIJA ANUAL (por rangos) MADRID ,67 0,29 2, CADIZ ,03 0,02 1, MURCIA ,04 0,02 1, MALAGA ,10 0,07 1, BARCELONA ,00 1,00 1, ALICANTE ,16 0,16 0, ALAVA ,01 0,01 0, VALENCIA ,40 0,59 0, SEVILLA ,12 0,18 0, VIZCAYA ,08 0,11 0, ASTURIAS ,05 0,08 0, ZARAGOZA ,17 0,26 0, CASTELLON ,05 0,08 0, CORDOBA ,03 0,06 0, VALLADOLID ,07 0,13 0, BURGOS ,08 0,15 0, ALMERIA ,04 0,08 0, ALBACETE ,02 0,04 0, PONTEVEDRA ,03 0,07 0, A CORUÑA ,06 0,13 0, TARRAGONA ,09 0,20 0, CANTABRIA ,04 0,09 0, LA RIOJA ,03 0,08 0, GUIPUZCOA ,04 0,09 0, HUELVA ,02 0,06 0, GRANADA ,09 0,25 0, JAEN ,04 0,11 0, PALENCIA ,02 0,06 0, GUADALAJARA ,04 0,13 0, LEON ,06 0,18 0, GIRONA ,10 0,29 0, CIUDAD REAL ,03 0,09 0, BADAJOZ ,07 0,20 0, SALAMANCA ,07 0,23 0, SORIA ,01 0,03 0, NAVARRA ,10 0,34 0, AVILA ,02 0,09 0, SEGOVIA ,02 0,07 0, ZAMORA ,03 0,10 0, CACERES ,05 0,20 0, OURENSE ,02 0,07 0, LLEIDA ,06 0,23 0, TOLEDO ,08 0,33 0, LUGO ,01 0,05 0, CUENCA ,03 0,12 0, TERUEL ,02 0,08 0, HUESCA ,03 0,11 0, LAS PALMAS ,02 0,01 Insular SANTA CRUZ DE TENERIFE ,03 0,04 Insular ILLES BALEARS ,04 0,06 Insular TOTAL R1 R2 R3 R4 R5

5 3.2. Modelo de Cuota Variable Anual Sobre los criterios y ponderaciones del modelo de cuota fija anterior, se plantea una modalidad de pago variable de acuerdo a: Reducción de la cuota fija de un 50%. Cuota variable por asiento registral emitido (coste unitario 0,10 euros, a liquidar de forma periódica. En general, el modelo de cuota variable resultará provechoso respecto al de cuota fija, siempre y cuando las entidades no superen el umbral de retorno, calculado como número de registros anuales. La tabla resultante es la siguiente: PROVINCIA CUOTA FIJA (REDUCIDA 50%) CUOTA POR ASIENTO REGISTRAL EMITIDO UMBRAL DE RETORNO (número de registros anuales) MADRID , CADIZ , MURCIA , MALAGA , BARCELONA , ALICANTE , ALAVA , VALENCIA , SEVILLA , VIZCAYA , ASTURIAS , ZARAGOZA , CASTELLON , CORDOBA , VALLADOLID , BURGOS , ALMERIA , ALBACETE , PONTEVEDRA , A CORUÑA , TARRAGONA , CANTABRIA , LA RIOJA , GUIPUZCOA , HUELVA , GRANADA , JAEN , PALENCIA , GUADALAJARA , LEON , GIRONA , CIUDAD REAL , BADAJOZ , SALAMANCA , SORIA , NAVARRA , AVILA , SEGOVIA , ZAMORA , CACERES , R1 R2 R3 R4

6 PROVINCIA CUOTA FIJA (REDUCIDA 50%) CUOTA POR ASIENTO REGISTRAL EMITIDO UMBRAL DE RETORNO (número de registros anuales) OURENSE , LLEIDA , TOLEDO , LUGO , CUENCA , TERUEL , HUESCA , LAS PALMAS , SANTA CRUZ DE TENERIFE , ILLES BALEARS , R5 4. AHORROS ASOCIADOS AL SERVICIO ORVE 4.1. Muestra Los datos de base asociados a la actividad registro sobre los que se realizan los cálculos de ahorro se han extraído desde diversas encuestas realizadas en el período , por parte del MINHAP. Estas encuestas constituyen una muestra significativa de: Más de 1000 oficinas de registro en las Comunidades Autónomas y Entidades Locales de Madrid, Aragón, Andalucía, Catalunya y Castilla la Mancha. Estadísticas de volumen de todos los Organismos de la Administración General del Estado, y de intercambio de registros en la Secretaría de Estado de Administración Pública (Delegaciones y Subdelegaciones del Gobierno), y Ministerio de Industria, Energía y Turismo Conceptos de Ahorro asociados al proyecto SIR Los ahorros aplican a los registros intercambiados entre diferentes Administraciones, y se computan en base a tres conceptos: Ahorro por reducción en ENVÍO DEL PAPEL a otras Administraciones. Se considera que el precio medio del registro enviado a otra Administración es de 3,5. Se consideran las tarifas oficiales de Correos, utilizando carta certificada con acuse de recibo, teniendo en cuenta el volumen anterior y su peso (DINA4 = 4,98 g.). El 90% del volumen de documentación presentada a un registro es de 0 a 5 hojas. Se utiliza pues este valor como referencia. Ahorro por reducción de tiempos de tramitación, por reducción de plazos asociado a cada registro intercambiado = 20 (se estima un ahorro del 25% de plazos de tramitación, asociado a la inmediatez de la comunicación electrónica, y al ahorro de tiempo del personal en actividades de gestión manual de la documentación del registro).

7 4.3. Coeficientes aplicables a los Municipios De acuerdo con las encuestas, se aplican los siguientes coeficientes de ajuste sobre el número total de registros presentados en los Municipios: Coeficiente de digitalización = 0,88. De acuerdo con los procedimientos acordados, y con los datos reales de uso en la Comunidad de Madrid, se considera que el 88% de los registros intercambiados serán plenamente digitalizados con validez jurídica, y que el 12% restante serán remitidos en papel por incurrir en excepciones. Coeficiente de intercambio con la AGE = 7%, se estima que el 7% de la actividad registral de un municipio tipo va destinada a la AGE Toda la AGE está integrada en SIR, por lo que este coeficiente es de permanente aplicación siempre. Coeficiente de intercambio con la CCAA = 26%, se estima que el 26% de la actividad registral de un municipio tipo va destinada a la propia Comunidad Autónoma. Este coeficiente aplica siempre y cuando las oficinas autonómicas estén integradas en ORVE/SIR Coeficiente de intercambio con otras EELL = 15%, se estima que el 15% de la actividad registral de un municipio tipo es candidata a ser destinada a otro municipio de la misma Comunidad. Este coeficiente aplica siempre y cuando todas los ayuntamientos de la CCAA estén integrados en ORVE/SIR, y exista marco regulatorio para realizar el intercambio. Distribución de Asientos Registrales por Destino 26% CCAA 67% 7% AGE Ámbito Local De acuerdo con las encuestas, se considera que para el resto de Administraciones (Diputaciones, Cabildos, Concejos Insulares, CCAA y AGE) el 30% de la actividad registral va destinada a otras Administraciones, mientras que el 70% se queda en su ámbito de competencias. Por tanto, se considera un coeficiente de intercambio del 30%

8 4.4. Ahorros estimados por registro intercambiado a través de ORVE/SIR Para un entidad tipo, el cálculo del ahorro anual seguirá la siguiente fórmula: Ahorro anual en Envío de Papel = Número de registros año * (Coeficiente de intercambio total) * (Coeficiente de digitalización) * Ahorro Medio Registro (3,5 ) Ahorro anual por Reducción de Plazos = Número de registros año * (Coeficiente de intercambio total) * (Coeficiente de digitalización) * Ahorro Medio Tramitación (20 ) 4.5. Ahorros prorrateados por población afectada, en la integración de Entidades Locales a ORVE SIR Prorrateando las encuestas de volumen de registros presentados con la población afectada, y considerando el escenario de intercambio deseable (es decir, cumpliendo todos los casos posibles: 3 niveles de Administración integrados en ORVE/SIR), se extraen los siguientes coeficientes: o Ahorro medio por habitante, en tránsito de papel entre Administraciones = 1,07. o Ahorro medio por habitante, en reducción de plazos = 7,14 Por tanto, y en el caso de no disponer de estadísticas de volumen completas para las entidades afectadas, el ahorro puede estimarse de forma aproximada según en: Ahorro anual en envío de papel = Número de habitantes * 1,07 Ahorro anual por Reducción de Plazos = Número de habitantes * 7,14