Problemas, necesidades, valores.

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1 Gestión La implantación documental del sistema de inteligente gestión documental en se la realiza e-administración en las siguientes fases: Problemas, necesidades, valores. Habitualmente la gestión documental se realiza utilizando técnicas clásicas provenientes del trato con papel o formatos físicos, o bien utilizando software, también clásico, de gestión documental empresarial, de grandes empresas conocidas como Sharepoint de Microsoft, FileNeteNet de IBM, UCM de Oracle, Open Text o Documentum de EMC. Recientemente aparecen nuevas compañías cuyo objetivo principal es acercar las soluciones de gestión documental a precios más asequibles, sin perder la calidad de las primeras, como es el caso de Alfresco o Nuxeo. Pero estas soluciones siguen basándose en técnicas clásicas de gestión documental, que necesitan de la participación humana para la ciertas actividades como la clasificación o el inicio de procedimientos de tratamiento de un documento. El 60% de las organizaciones que deciden implantar un sistema de gestión documental lo hacen por el caos en la gestión de la información, muy por encima de razones fundamentadas, por ejemplo, en la reducción de costes. Esto es debido a que la sobrecarga de la información existente en las organizaciones de hoy en día, máxime con el incremento de las fuentes disponibles, es el mayor problema de la sociedad de la información en que actualmente vivimos. Así, el exceso de información entrante hace que finalmente los documentos a ser indexados crezcan a una velocidad mucho mayor que la capacidad de los recursos humanos que deben indexarlos. 1j

2 De hecho, aunque muchas organizaciones utilizan ya algún tipo de solución donde poder compartir y organizar la documentación, sigue existiendo aún hoy un 41% de organizaciones que piensan que su información electrónica (excluyendo los s) no es completamente accesible, correcta o confiable. Hasta tal punto esto es así, que el 60% de las organizaciones aseguran que es más fácil localizar información útil en internet que en sus propios sistemas. Este tipo de problemáticas no se resuelven únicamente con la implantación de un software de gestión documental, sino con el diseño de específicas y costosas estrategias para la gestión empresarial de la información, que incluyen tareas como el diseño de los metadatos, el diseño y prototipado de la inteligencia de negocio, la definición de la solución arquitectural o el diseño de la arquitectura orientada a servicios. Athento es una solución de gestión documental que se construye sobre la experiencia de todas estas soluciones clásicas, y que añade un factor fundamental para el éxito de una implantación de un sistema de gestión documental. Se trata de la clasificación y distribución automática de la documentación, que nos permite disponer de un sistema inteligente de gestión documental. Y Qué significa esto? Significa que las tareas como la clasificación o el inicio de procedimientos, de las que hablábamos antes, no necesitarán de intervención humana. 2j

3 La La plataforma implantación Athento del sistema es de para gestión mi? documental se realiza en las siguientes fases: En un reciente estudio de la AIIM, participaron organizaciones de diversos tamaños (desde 11 empleados hasta los más de 10,000 empleados) y de muy diversos sectores (gobiernos locales, regionales y nacionales -30% del total de encuestados-, finanzas, telecomunicaciones, manufactura, educación, inteniería, salud, IT, farma, transportes, inmobiliarias, ONGs, etcétera) y ubicaciones geográficas (América, Europa, Australasia, etcétera), y de todas las organizaciones consultadas sólo un 5% no tenían ningún plan de implementar un sistema de gestión documental para su empresa. Esto indica que, en la era de la información en la que vivimos, se considera indispensable una solución que aporte aplicaciones prácticas para mejorar el acceso compartido a contenidos y conocimiento de valor. Y por supuesto, que esto se haga en un entorno colaborativo. El enfoque colaborativo de gestión de la documentación, que tiene una aplicación directa con sistemas como este, reportan a una organización beneficios aparentemente intangibles. Sólo en apariencia, ya que según indica un reciente estudio[4]: El 60% de las personas piensan que sus compañeros de trabajo pueden ayudarles a hacer su trabajo mejor. Los costes ahorrados adoptando un enfoque colaborativo, en personal, viajes e intraestructura llegan a alcanzar el 80%. Por todo esto, una plataforma de gestión documental como Athento aplica a cualquier tipo de organización o empresa que trabaje habitualmente con documentos y necesite tratarlos, de forma que pueda: 3j

4 Catalogar los documentos Procesar el contenido de los documentos que llegan desde cualquier origen: correo electrónico, escáner, fax o desde otras aplicaciones. Realizar actividades a partir de este procesado y catalogación, como por ejemplo iniciar procedimiento de contabilización de una factura (porque ha llegado una factura nueva), enviar notificación de finalización de proyecto a un cliente (porque ha llegado el certificado de realización de la última entrega), o habilitar espacios de trabajo para colaboradores (porque se ha ingresado un documento de colaboración entre partners). Archivar los documentos en función de las necesidades de la empresa y de los criterios legales existentes en cada país en cuanto a preservación de documentos con carácter legal. Recuperar documentos archivados o almacenados de forma sencilla, utilizando diferentes modelos de navegación a través de los fondos documentales, así como diferentes modelos de búsqueda.... y muchas cosas más. Pero qué aporta la inteligencia de Athento a mi organización? Athento es más que un sistema de gestión documental, es una plataforma inteligente de gestión de la documentación. Es una plataforma, porque está diseñada para construir aplicaciones adaptadas especialmente para sus necesidades. Es una plataforma porque está basada en una arquitectura de componentes diseñada para crecer con su organización. Es una plataforma, en definitiva, porque es la base de la gestión documental inteligente que necesita su compañía. 4j

5 Es una plataforma inteligente porque actúa por sí misma. Es una plataforma inteligente porque es capaz de aprender de sus errores. Es una plataforme inteligente, en definitiva, porque tiene un comportamiento capaz de ayudar a su organización a ser más eficaz en la gestión de la documentación. Los siguientes son casos de uso interesantes para comprender las capacidades de un sistema de este calibre: Los s o cuestiones realizadas por los clientes pueden ser inmediatamente entendidas y filtradas para que los expertos adecuados puedan dar respuesta. Obtener una respuesta adecuada y relevante cuando se realiza una búsqueda, aunque los términos utilizados puedan tener diferentes significados - y permitiendo que estos resultados vengan de múltiples orígenes, como anuncios online, comentarios, post de twitter, informes y otros datos estructurados. Análisis de documentos, categorización, auditoría, etcétera.. Identificar la información competitiva, las áreas de crisis potencial y la información estratégica tanto desde documentación interna como desde la web. La plataforma Athento de gestión documental inteligente aporta en la actualidad esa funcionalidad que la hace líder indiscutible en el mercado de la gestión documental. Como solución de gestión documental inteligente entendemos aquellas que aplican tecnologías semánticas para, no sólo extraer información del documento, sino también para añadir información adicional sin que la aportación 5j

6 humana sea necesaria. Así, podemos enlazar el procedimiento completo de gestión de la documentación, desde el momento de la captura hasta su destrucción o archivado con el mínimo esfuerzo humano. Los beneficios que proporciona este nuevo paradigma de gestión documental puede producir recortes en el tiempo de procesado de escaneado y digitalización de hasta un 90% [14]. Un caso de estudio realizado en el Minnesota Department of Revenue( MDOR) [15], que proporciona información sobre impuestos, declaraciones y servicios de pago a residentes desveló que la implantación de una solución de captura inteligente produjo resultados extraordinarios en el rendimiento de los recursos, entre los que destacaron: reducción del procesamiento de declaraciones en papel de días a menos de 10. reducción del procesamiento de declaraciones electrónicamente de 10 días a 3 De esta forma, el departamento procesa el 95% de las declaraciones en un plazo de cinco días, mejorando así el servicio a los ciudadanos. Y existen muchos más ejemplos de compañías y organizaciones cuyos resultados satisfactorios tras la implantación de la gestión documental inteligente en sus empresas las han hecho más productivas, y más felices [5, 6, 7, 8, 9 y 10]. 6j

7 Yo ya La implantación tengo procedimientos del sistema de gestión de gestión documental documental se realiza en y las un siguientes sistema fases: de información... La plataforma Athento de gestión documental encaja en cualquier sistema de información como una pieza de Lego. Las experiencias de integración con sistemas existentes en organizaciones y empresas de muy diversos tamaños han dado resultados de implantación en tiempos record. Es especialmente interesante el caso de integración de Athento con la plataforma MOAD (Modelo Objetivo para Ayuntamientos Locales) cuyo objetivo es ofrecer soluciones de tramitación electrónica a Ayuntamientos con recursos limitados. Esta integración se realizó en la Diputación de Málaga en menos de un mes, lo que propició un ahorro sustancial de recursos. La existencia de procedimientos facilita además la integración de estos con el gestor documental. Los procedimientos existentes pueden ser implementados en la plataforma, automatizados dentro del proceso de tratamiento documental, y conectado con las actividades de captura de información y de distribución de la documentación a los distintos interesados. La arquitectura de la plataforma permite que la integración de los procedimientos también se resuelva en unos tiempos increíbles, llegando a disponerse de procedimientos listos para su ejecución en menos de dos semanas [8] 7j

8 Potenciar La implantación productividad del sistema de con gestión firma documental digital se realiza en las siguientes fases: En cualquier administración pública, local, regional o nacional, se precisa de un elemento básico para la gestión de cualquier documento: la posibilidad de firmarlo. Firmar un documento trae consigo una serie de aspectos legales que la hacen un mecanismo muy poderoso para poder avanzar en los procedimientos administrativos que involucran a más de una entidad, física o no: Autenticidad: la fima se suele realizar frente a una tercera de confianza, que verifica que el proceso se ha realizado correctamente y que se puede seguir adelante. Integridad: la firma física puede realizarse de forma que cualquier modificación al documento sea fácilmente detectada Privacidad: la fima digital suele ser personal y difícilmente copiable por terceras entidades, lo que la hace totalmente privada. Exigibilidad: las firmas que se rubrican en el papel son fácilmente verificables por las entidades participantes, y las obligan a lo que hayan firmado. No repudio: una de los objetos más importantes de la firma es que la persona que participa no pueda rechazar más adelante que conocía las condiciones o términos que se establecían en el documento que firmó. Todas estas cualidades deben ser igualmente válidas en un documento firmado digitalmente. Habitualmente se hace referencia a dos términos que pueden ser confusos: la firma electrónica y la firma digital. Sólo la segunda tiene posibilidades de ofrecer las cualidades arriba descritas. La firma electrónica se basa en la digitalización o escaneado de la firma original del interesado, o la foto de dicha firma. 8j

9 Una firma digital añade información extra al documento que permite identificar y autenticar al emisor y sus datos utilizando encriptación de clave pública. Pueden combinarse ambas opciones, pero la segunda es obligatoria para que el documento tenga alguna validez como documento firmado. Y, por qué cambiar de un mecanismo clásico que parece estar funcionando a este nuevo método? Sencillamente porque en realidad no funciona. Las entidades públicas son las más conscientes de la problemática que supone la firma física. En este sentido se sabe que hasta un 40% de usuarios que no tienen firma digital padecen paralizaciones de sus procesos por la necesidad de realizar una firma física, llegando hasta el 23% los usuarios que ven retrasados estos procedimientos en más de una semana por este motivo [16]. Pero aunque aligerar el proceso de aprobación y ahorrar tiempos del personal son los beneficios más considerados por aquellos que ya implementaron un sistema de este tipo, hay más razones de peso a tener en cuenta: el ahorro de costes es considerable. Sólo tengamos en cuenta que para el 63% de las organizaciones que no disponen de sistemas de firma digital, más de la mitad de los documentos que se imprimen, se producen únicamente para añadir una firma. De hecho se producen de media 3.5 fotocopias adicionales o copias de fax de un documento sólo por esta razón. Es tal el ahorro producido en recursos, que el 63% de las organizaciones que implementan gestión documental con firma digital 9j

10 recuperan su inversión en el primer año o incluso antes [16]. Athento por supuesto no podía dejar de lado esta importante necesidad a resolver en las organizaciones, y para ello dispone de dos características que la hacen única como plataforma de gestión documental: Implementa una solución de firma digital que... Proporciona una capacidad increíble de adaptarse a herramienas de firma de terceros. Como ejemplo cabe destacar la reciente integración de la plataforma con la conocida disponible en el repositorio de software abierto para administraciones públicas de la Junta de Andalucía. Modelo de software libre La elección del modelo de software libre para esta plataforma no se hace arbitrariamente. El 64% de las organizaciones que implantarán un sistema de gestión documental lo hacen considerando soluciones de software libre, principalmente por razones como el ahorro de costes o la facilidad de uso. Además, el software libre permite que éste mejore en cuando a usabilidad, rendimiento y, en general, respecto a cualquier factor, gracias a la experiencia volcada en las comunidades de desarrollo, que se comparten con el objetivo de ofrecer los más altos niveles de calidad y satisfacción a las empresas y organizaciones que la utilizan. Estas comunidades garantizan además la posibilidad para 10j

11 estas organizaciones y empresas, de acceder a gran variedad de posibles proveedores, permitiéndole evitar bloqueos entre cliente y proveedor. Cuánto tiempo puede tomar la implantación de la plataforma Athento? La implantación de la plataforma Athento se implanta siguiendo metodologías ágiles de desarrollo e implantación. Esto garantiza que en cortos periodos de tiempo (desde 2~3 semanas) se puede tener funcionando y produciendo una aplicación de gestión documental. La metodología de trabajo de Yerbabuena Software, basada en metodologías ágiles, permiten ejecutar las adaptaciones al funcionamiento de la organización conforme se necesiten, y conforme se puedan ir ajustando al presupuesto en cada momento. Esto garantiza una perfecta comunión entre la organización y su gestor documental. Yerbabuena Software proporciona además a su organización estrategias de medición y evaluación del estado actual de su sistema de gestión documental, sea este software o no, de forma que se puedan realizar objetivas evaluaciones periódicas sobre la mejora que está obteniendo con respecto a anteriores mediciones. Yerbabuena Software es gestión documental inteligente Yerbabuena Software es una empresa dedicada en exclusiva al desarrollo e implantación de software de gestión documental. Como consultora independiente, sigue creciendo desde su nacimiento, tanto en número de clientes, como en facturación y en popularidad en cuanto a la calidad de sus soluciones. Sita en Málaga, en el Parque Tecnológico de Andalucía, la empresa ha abierto sede 11j

12 recientemente en Silicon Valley (California, USA) posee implantaciones y partners en varias zonas de España, así como en otros países como México, Alemania o EEEUU. Hasta la fecha, los desarrolladores e ingenieros de Yerbabuena Software han trabajado concienzudamente en la aportación de valor e innovación a las plataformas de gestión documental con las que ha trabajado desde 2005, contando así con reconocimientos como el Sello Eureka al proyecto Nuxeo 2010 de colaboración internacional con la empresa Nuxeo, el premio Arco Iris o el premio Andalucía Sociedad de la Información, otorgado por la Junta de Andalucía como empresa más innovadora. Referencias [1] [2] [3] [4] 12j

13 [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11] [12] [13] 13j

14 [14] [15] [16] [17] [18] 14j

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