NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CODIGO: P-GI-03

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1 PROCEDIMIENTO NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS CODIGO: P-GI-03 REVISIÓN Nº 02 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Americo Castillo E. Cristina Huamán R. Cristina Huamán R. Coordinar de SIG RED RED Fecha: 06/01/2015 Fecha: 07/01/2015 Fecha: 07/01/2015 Documento para uso exclusivo dentro de la Empresa KUKOVA Ingenieros S.A.C. Toda Copia en papel es un documento no controlado a excepción del original.

2 HOJA DE CONTROL DE REVISIÓN Revisión N Fecha Artículo(s) / Página(s) Detalles de Revisión Pág. Nº 2 En la Rev. 02 se agregó Hoja de Control de Revisión a la Rev. 01 Art. 01 Pág. Nº 3 En la Rev. 02 se modificó medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo por medio ambiente,seguridad y salud en el trabajo 02 Art. 03 Pág. Nº 3 06/01/2015 Art. 04 Pág. Nº 3 En la Rev. 02 se modificó DEFINICIONES por REFERENCIAS a la Rev. 01 En la Rev. 02 se modificó RESPONSABILIDADES por DEFINICIONES a la Rev. 01 Art. 04 Pág. Nº5 Art. 04 Pág. Nº5 En la Rev. 02 se modificó PROCEDIMIENTO por RESPONSABILIDADES a la Rev. 01 En la Rev. 02 para definir las responsabilidades se eliminó Corresponde al Art. 6 Pág. Nº 6 En la Rev. 02 se modificó DOCUMENTOS A CONSULTAR por DESARROLLO Art. 6 Pág. Nº 6 En la Rev. 02 se cambió el código de servicio no conforme P-GI-03 por P-GI /01/2015 Art. 6 Pág. Nº 7 En la Rev. 02 se cambió el registro de las SAC y SAP por uno unificado Solicitud de Acción Correctiva y Preventiva (R-GI-03-1) Art. 7 Pág. Nº 8 En la Rev. 02 se agregó un cuadro de registro a la Rev. 01 Art. 8 Pág. Nº 9 Art. 08. Pág. Nº 9 Art. 9 Pág. Nº 9 En la Rev. 02 se agregó Art. 08, ANEXOS a la Rev. 01 Se agregaron 3 Anexos: P-GI-17, P-GI-18, R-GI-03-01,R-GI En la Rev. 02 se agregó Art. 09, DIAGRAMA DE FLUJO a la Rev. 01 KUKOVA P-GI-03 2

3 1. OBJETIVO PROCEDIMIENTO NO CONFORMIDAD, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Establecer el mecanismo para la implementación de acciones correctivas y preventivas, a fin de eliminar las causas de las No Conformidades o Potenciales No Conformidades encontradas dentro del sistema de gestión de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo, además de prevenir su ocurrencia. 2. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a las No Conformidades (NC) o Potenciales No Conformidades (PNC) detectada por el personal de la empresa durante el desarrollo de sus labores o como resultado de una auditoría interna o externa. 3. REFERENCIAS Norma ISO 9001: Requisito Acción Correctiva - Requisito Acción Preventiva Norma ISO 14001: Requisito No conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva Norma OHSAS 18001: Requisito Investigación de Incidentes - Requisito No Conformidad, Acción Correctiva - Requisito No Conformidad, Acción Preventiva Manual de Integrado de KUKOVA Ingenieros S.A.C. 4. DEFINICIONES SIG: Sistema integrado de gestión, que comprende los sistemas de calidad, medio ambiente, seguridad y salud en el trabajo. RED: Representante de la dirección. Partes interesadas: Individuo o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo (empleados, proveedores, distrito, entes públicos, municipio, ministerios, entre otros), que tenga interés o se vea afectado por el desempeño del SIG. No Conformidad (NC): Incumplimiento de lo establecido en las Normas ISO 9001, ISO y OHSAS 18001, manuales de gestión, procedimientos, instructivos o requisitos del cliente y partes interesadas. KUKOVA P-GI-03 3

4 Potencial No Conformidad (PNC): Condición o estado que requiere ser revisado para establecer mejora; ya que al no hacerlo, afectaría en el futuro lo establecido en la Norma ISO 9001, ISO y OHSAS 18001, manuales de gestión, procedimientos, instructivos o requisitos del cliente y partes interesadas, generando una No Conformidad. Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de la interacción de los elemento de las actividades, productos o servicios de la empresa con el medio ambiente. Incidente: Suceso relacionado con el trabajo en el cual ocurre o podría haber ocurrido un daño o deterioro de la salud o una fatalidad. Accidente: Es un incidente que ha dado lugar a un daño, deterioro de la salud o una fatalidad. Acción Inmediata: Acción tomada, al momento, para eliminar el incumplimiento al requisito de calidad; o reducir o mitigar el impacto ambiental; o reducir o mitigar el accidente o incidente de seguridad y salud ocupacional. Acción Preventiva (AP): Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad potencial o situación potencialmente no deseable. Acción Correctiva (AC): Acción tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada u otra situación no deseable. Observación: Hallazgo en un proceso de auditoría para el cual no se tienen todas las evidencias que permitan calificarla de inmediato como una no conformidad que usualmente se percibe como una potencial no conformidad; es también un incumplimiento menor y puntual de algún requisito de la norma (s) o del sistema de gestión respectivo. Requisitos del SIG: Normas ISO 9001, ISO y OHSAS 18001, manuales de gestión, procedimientos, instructivos, requisitos del cliente, partes interesadas, legales y otros requisitos. KUKOVA P-GI-03 4

5 Evidencias del SIG: Información, registros o declaraciones verificables, conseguidas por ejemplo: durante la ejecución del trabajo, revisión documentaria (requisitos del SIG), entrevista al personal, visitas a obras, entre otros. Hallazgo: Identificación de una No conformidad u observación como resultado de la evaluación de las evidencias del SIG frente a los requisitos del SIG, que puede ser efectuado por el personal de la empresa. SAC: Solicitud de Acción Correctiva. SAP: Solicitud de Acción Preventiva. SAC/SAP Cerrada: Documento donde se verifica que la acción correctiva o preventiva se implementó y eliminó la causa de una No Conformidad. SAC/SAP Abierta: Documento donde se verifica que la acción correctiva o preventiva no se implementó y/o no eliminó efectivamente la causa de la No Conformidad. 5. RESPONSABILIDADES Personal que detecta la NC o PNC Comunicar la detección de la NC o PNC al Coordinador del SIG y Jefe de Área. Registrar la NC o PNC en la Solicitud de Acción Correctiva o Preventiva, según corresponda y en los espacios o ítems que apliquen. Participar, si fuese necesario, en el Equipo de Trabajo. Personal Asignado para la Implementación de la Acción Correctiva o Preventiva Coordinar con el Jefe de su área los recursos necesarios para la implementación de la acción correctiva o preventiva. Implementar la acción correctiva o preventiva determinada en el plazo definido. Jefe del Área Involucrada Participar en la conformación del equipo de trabajo para la evaluación de las causas que originaron la de la NC o PNC. Asegurar la implementación de las acciones correctivas y preventivas. Garantizar el cumplimiento de los plazos asignados para el levantamiento de la NC o PNC. KUKOVA P-GI-03 5

6 Asegurar la provisión de los recursos necesarios para la implementación de las acciones correctivas y preventivas, si fuese necesario. Garantizar la eficacia de las acciones correctivas o preventivas planteadas. Corresponde al Coordinador del SIG. Apoyar al Equipo de Trabajo en el análisis de las causas, de ser necesario. Tratamiento estadístico de las no conformidades, acciones correctivas y preventivas. Revisar las solicitudes de acción correctiva o preventiva. Gestionar la aprobación de las solicitudes de acción correctiva o preventiva. Apoyar en hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas. Verificar la eficacia de las acciones correctivas o preventivas planteadas. 6. DESARROLLO 6.1. Detección de No Conformidades (NC) o Potenciales No Conformidades (PNC) La detección de una NC o PNC, puede generarse como resultado de: Hallazgos del personal durante las ejecución del sus labores. Reclamos de las partes interesadas referentes a temas ambientales y/o seguridad y salud ocupacional (que han procedido luego del análisis respectivo a cargo de la jefatura involucrada). Resultados de encuestas de satisfacción. Ejecución de auditorías internas / externas o inspecciones de medio ambiente y seguridad y salud ocupacional. Revisión Gerencial del SIG. Accidentes de seguridad y salud en el trabajo. Impactos ambientales que generan o podrían generar desviaciones de los requisitos del SIG Servicios no conformes que de acuerdo a los criterios del procedimiento de Servicio No Conforme (P-GI-04) requiera una acción correctiva y preventiva Registro de la NC o PNC Una vez identificado la NC o PNC se procede a registrarla en el formato unificado Solicitud de Acción Correctiva (SAC) y Solicitud de Acción Preventiva (SAP) (R-GI-03-01) respectivamente, a cargo del personal que la detectó (llenar en los espacios o ítems que apliquen). Además, cuando corresponda, el Jefe Área luego de haber tomado las medidas inmediatas más acordes al problema suscitado procede a completar el llenado del campo Acción Inmediata de la solicitud de acción correctiva. KUKOVA P-GI-03 6

7 6.3. Identificación y Análisis de las Causas de la NC o PNC a) Conformación del Equipo de Trabajo Si la NC o PNC afecta sólo un área, el Jefe del Área afectada designa a los responsables de investigar las causas, éstos establecen el plazo para borrar las causas de la NC o PNC presente. Nota: En caso que existan varias áreas afectadas, se convoca a una reunión entre los involucrados para investigar las causas. b) Análisis, Identificación y Registro de las Causas Los miembros del equipo de trabajo analizan las posibles causas que originaron la NC o PNC. Nota: Si fuese necesario contarán con el apoyo del personal que detectó la NC o PNC y/o el Coordinador del SIG. Una vez identificadas las causas se completa su registro en el formato Solicitud de Acción Correctiva (SAC) y Solicitud de Acción Preventiva (SAP) (R-GI-03-01), según corresponda (ver ítem 6.2. de este documento). c) Planteamiento y Registro de las Acciones Correctivas o Preventivas El Jefe del Área involucrado, conjuntamente con los miembros del equipo de trabajo, determina las acciones a tomar más adecuadas para eliminar las causas de la NC o PNC, luego comunica al personal designado para la implementación, así como los plazos de tiempo definidos. Una vez determinado las acciones correctivas o preventivas, se completa su registro (incluido los responsables y plazo de tiempo definidos) en el formato Solicitud de Acción Correctiva (SAC) y Solicitud de Acción Preventiva (SAP) (R-GI-03-01), según corresponda (ver ítem 6.3.b. de este documento). Nota: En caso sea necesario, se solicita el apoyo del Coordinador del SIG Revisión del llenado del Registro de Solicitud de Acción Correctiva o Preventiva y de las Acciones Planteadas antes de su Implementación Toda solicitud de acción correctiva o preventiva, que se genera debe ser entregada al Coordinador del SIG para su revisión y posterior gestión de la aprobación con el Jefe de Área involucrado Implementación de las Acciones Correctivas o Preventivas Previo a la implementación, se deben evaluar los riesgos y/o impactos ambientales de las actividades originadas a partir de las acciones planificadas. Dicha evaluación se realiza de acuerdo a lo indicado en el procedimiento de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos (P-GI-17) o Identificación de Aspectos Ambientales y Evaluación de Impactos Ambientales (P-GI-18), según corresponda. Nota: De ser necesario, se debe realizar la actualización documentaria correspondiente del SIG, cuando se identifique peligros o aspectos ambientales nuevos o modificados, exista la necesidad de controles nuevos. KUKOVA P-GI-03 7

8 El personal asignado para la implementación de las acciones se encarga de dar cumplimiento y seguimiento a la implementación de éstas, así como de informar al Jefe de Área involucrado de su estado y avance. El Jefe del Área involucrado es responsable de asegurar el cumplimiento de las mismas. Nota: Si es necesario, éstos deben gestionar la provisión de los recursos adicionales con Jefe de Área involucrado Revisión de la Verificación de la Eficacia de las Acciones Correctivas o Preventivas y/o Replanteamiento de las Acciones El Coordinador del SIG se encarga de hacer seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas o preventivas, así como de los plazos establecidos en las solicitudes respectivas Cierre de las Acciones Correctivas o Preventivas El Representante de la Dirección o a quien éste designe, procede a cerrar la solicitud de acción correctiva o preventiva correspondiente, luego informa al Jefe de Área involucrada. Cuando las acciones planteadas no fuesen eficaces, debido a una mala descripción de la no conformidad, mal análisis de causas o la acción correctiva o preventiva no es la más adecuada, se informa al Jefe del Área involucrado para realizar la reevaluación y corrección de las causas y el replanteamiento de las acciones. Nota: El replanteamiento se registra en la solitud de acción correctiva o preventiva generada o emite una nueva solicitud haciendo mención a la solicitud de acción correctiva o preventiva corregida. Nota: La verificación y cierre de las solicitudes de acción correctiva o preventiva generadas para la administración del SIG está a cargo del RED o de uno de los Auditores Internos de la empresa. 7. REGISTROS Identificación Almacenamiento Protección Recuperación Tiempo de Archivo Disposición Solicitud de Acción Correctiva (SAC) y Acción Preventiva (SAP) Informe de no Conformidad. Lugar de Trabajo Representante de Gestión Calidad Lugar de Trabajo Representante de Gestión Calidad Se archivarán en lugar protegido de los riesgos ambientales Se archivarán en lugar protegido de los riesgos ambientales Archivo Magnético Archivo Magnético Mientras dure el sistema Mientras dure el sistema Destruir la copia obsoleta Destruir la copia obsoleta 8. ANEXOS P-GI-17 P-GI-18 Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos. Identificación de Aspectos Ambientales y Evaluación de Impactos Ambientales. KUKOVA P-GI-03 8

9 R-GI Solicitud de Acción Correctiva (SAC) y Acción Preventiva (SAP) R-GI Informe de No Conformidad 9. DIAGRAMA DE FLUJO Diagrama KUKOVA P-GI-03 9

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