CORPBANCA CORREDORES DE BOLSA S.A. Evaluación del ambiente general de control interno Circular Nº 1962 Superintendencia de Valores y Seguros

Transcripción

1 Evaluación del ambiente general de control interno Circular Nº 1962 Santiago Chile Noviembre 2011

2 Avda. Providencia 329, piso 6 Santiago Chile (562) Santiago, 30 de noviembre de 2011 Señor Cristián Donoso L. Gerente General Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. PRESENTE De nuestra consideración: Tenemos el agrado de hacer llegar a usted nuestro informe relacionado con una revisión al diseño, implementación y efectividad de los procesos y controles asociados a las actividades del control interno general, por el período de seis meses terminados al 30 de noviembre de 2011; de acuerdo con los requisitos establecidos en la Circular Nº 1962 de la. Nuestra labor consistió en la revisión de los antecedentes proporcionados por la Sociedad, incluyendo comprobaciones acerca de la metodología, diseño y efectividad del control interno asociados a los procesos operacionales de los corredores de bolsa. En nuestra opinión, basado en los procedimientos detallados y de las observaciones mencionadas en el Anexo A, los procesos y controles generales para las operaciones de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. han sido diseñados e implementados adecuadamente para velar por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la Circular Nº 1962 de la y sus sistemas de información y archivo permiten razonablemente registrar y custodiar la documentación relativa al origen, destino y oportunidad de las transacciones que se efectúan. Horwath HB Auditores Consultores Member Crowe Horwath International Sergio Bascuñán Rivera Socio

3 I METODOLOGIA DE NUESTRA LABOR Objetivos y alcance del servicio solicitado. Fuimos contratados para una revisión especial en el área de Custodia de Valores, requerida por la en su Circular Nº Dicha circular establece que los intermediarios que opten por no implementar la modalidad de cuentas individuales para los valores de clientes en custodia, deberán efectuar una revisión externa anual de los procesos y controles asociados a esta actividad. Consecuentemente, nuestra revisión tuvo los siguientes objetivos: a) Evaluar la existencia y el cumplimiento del control interno general del intermediario, por medio de los siguientes procedimientos de revisión. b) Obtuvimos una descripción detallada de los procesos y controles, comprobando que los mismos estuvieran adecuadamente diseñados y que cumplan con los requerimientos del ente regulador. c) Comprobamos que dichos controles se implantarán y entrarán en funcionamiento en los documentos informados a la Administración a partir de la fecha establecida. d) Medimos la efectividad de dichos controles y procesos en otorgar la seguridad razonable en lograr los objetivos de control durante el período establecido para su revisión. e) Obtuvimos el entendimiento y descripción del ambiente de control interno, las pruebas aplicadas por el comité de auditoría interna y los resultados de éstas. 1

4 ANEXO A RESUMEN EJECUTIVO MATRIZ DE RIESGO Y PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO En el recuadro adjunto, seleccionamos las principales pruebas de cumplimiento ejecutadas por nosotros y su efectividad, que nos permitieron opinar sobre el ambiente de control interno general. Objetivo de Control El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Informe de facturación. Control Una vez ejecutado el proceso de asignación el Administrativo de Procesos Corpbanca ingresa al sistema SIGA CB, genera e imprime informe de facturación de clientes para todas las órdenes cursadas y asignadas durante el día. Prueba Cumplimiento Solicitar informe de facturación. Resultado Conclusión Observaciones Se nos dio a conocer el informe de facturación extraído desde el sistema SIGA CB, el cual se emite diariamente. Este proceso se encuentra contemplado en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Validación de facturas. El administrativo de Procesos rescata desde repositorio FTP, archivo de facturación electrónica (DTE), el cual envía por medio de una interfaz al sistema Sign@ture para validación de las facturas por parte del Servicio de Impuestos Internos. Indagar sobre el envío del archivo DTE al sistema Sign@ture. - Manual de Procedimiento Facturación Compra/Venta de Acciones. - Informe de facturación. Se nos dio acceso a las impresiones de pantalla que contenían el envío del archivo DTE. Este proceso se encuentra contemplado en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Asignación de órdenes. El administrativo de Procesos Corpbanca ingresa al sistema SIGA CB y genera el proceso de asignación RV cronológica de órdenes. Solicitar informe de asignación. - Manual de Procedimiento Facturación Compra/Venta de Acciones. - Print pantalla envió archivo DTE a Sign@ture. Se nos proporcionó el informe de asignación que se emite diariamente al cierre del mercado bursátil. Este proceso se encuentra contemplado en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. - informe de asignación. 2

5 El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Procedimientos formales. Las actividades, documentos roles responsabilidades y autorizaciones necesarias para la realización de Operaciones de Tesorería y Liquidación de Pagos, se encuentran definidos en el manual procedimientos. Estos procedimientos se encuentran actualizados, aprobados y difundidos. Indagar la existencia de procedimientos de las operaciones de tesorería y liquidación. Se obtuvo el procedimiento tanto de Liquidación de Operaciones como para las operaciones de Tesorería, se revisó y se verificó la existencia de las actividades, responsabilidades y tareas, para ambos procedimientos. Estos últimos se encuentran difundidos en la intranet. El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Información de facturas. El Administrativo de Procesos Corpbanca recibe en su casilla de correo electrónico el resultado de la validación de cada uno de los documentos procesados. Validar el envío de correo electrónico resultado de la validación de documentos procesados. - Liquidación de Operaciones Renta Fija y Renta Variable (CCLV). Se nos proporcionó la impresión de pantalla correspondiente al correo electrónico de la validación de los documentos procesados (facturas) y el resultado de dicho proceso, este proceso se encuentra contemplado en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Asignación de responsabilidades. Las actividades, documentos, roles, responsabilidades y autorizaciones necesarias para la realización de asignación y facturación, se encuentran definidos en el manual de Procedimientos. Estos procedimientos se encuentran actualizados, aprobados y difundidos. Inspeccionar el procedimiento de Asignación y Facturación. - Manual de Procedimiento Facturación Compra/Venta de Acciones. - Correo electrónico con la validación de Sign@ture de las facturas procesadas. Obtuvimos los procedimientos, tanto de Facturación de órdenes de Compra y Venta, como de Asignación, se inspeccionó y se verificó la existencia de las actividades, responsabilidades y tareas, para ambos procedimientos. Dicho proceso se encuentra difundido en la intranet y actualizado a mayo del Procedimientos de Asignación y Facturación en la compra/venta de acciones. 3

6 El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Contrato de custodia. Existe un contrato para la Custodia de Valores, el cual contiene cláusulas que tratan temas sobre el cumplimiento y obligaciones que se encuentra sujeta la Corredora para asegurar el derecho de propiedad del cliente. Inspeccionar contrato para la custodia de valores. El "Contrato único de servicios" especifica la Custodia de Valores del cliente, la cual incorpora cláusulas de cumplimiento y obligaciones que son incorporadas en el set de documentos que se entregan al cliente. Anterior a la existencia del contrato único de servicios, se utilizaba el "Contrato para cartera de acciones y otros valores de custodia de clientes", el que nos señalaba la Custodia de valores del cliente. El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Autorización del cliente. Las transacciones directas (compra o venta entre la Corredora y el cliente), son autorizadas por el cliente en la Ficha de Cliente. Verificar que en la ficha del cliente se encuentre la autorización del cliente para transacciones directas. Ver - Contrato de Custodia. En la ficha de cliente para personas naturales y jurídicas es posible verificar la autorización del cliente, mediante firma, para la realización de compras y ventas entre la Corredora y el cliente. Esto se encuentra en la sección facultades y autorizaciones. El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Aprobación de comunicaciones con el cliente. Las grabaciones de las conversaciones telefónicas con clientes en virtud de las operaciones que ejecute la Corredora, son autorizadas por los clientes en la Ficha de Cliente. Indagar sobre el procedimiento de grabación de las conversaciones telefónicas. - Ficha de cliente. En la ficha de cliente, se encuentra estipulada la Efectivo realización de grabaciones telefónicas, por lo que el cliente, al momento de firmar la ficha se da por enterado de este procedimiento. - Ficha de cliente. 4

7 El derecho de propiedad de los clientes debe estar protegido adecuadamente. - Ingreso a custodia. La documentación presentada por los clientes es original, debe estar actualizada y completa. - Creación de clientes. La documentación presentada por los clientes es original, debe estar actualizada y completa. - Firma del cliente. El manual de Procedimientos contiene procedimientos referidos a la custodia de valores en Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. Todos los objetivos, normas, políticas y procedimientos necesarios para la creación de clientes, se encuentran definidas en el manual de procedimientos. El Departamento de Procesos Clientes es responsable de que la información ingresada guarde relación con la documentación firmada por el cliente. A través del manual de procedimientos, los Ejecutivos conocen los documentos necesarios que el cliente debe firmar, para poder ingresar una apertura de cuenta. Inspeccionar los procedimientos de Ingreso a Custodia de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. Inspeccionar el procedimiento creación de Cliente. Indagar sobre los documentos que aparecen en el manual de procedimientos. En el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A., efectivamente se encuentran definidos los procedimientos de custodia. Estos se encuentran difundidos en la intranet. - Procedimiento de Custodia de instrumentos. Se verifica la existencia de un procedimiento de creación de clientes mediante el cual una persona entrega y suscribe toda la documentación necesaria para poder iniciar sus operaciones con Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. - Procedimiento Creación de Clientes. Se consigna que el Ejecutivo desde la Intranet revisa en el manual de procedimientos la documentación necesaria que debe completar y firmar el cliente (Persona Natural o Jurídica) para que el ejecutivo pueda ingresar sus datos al Sistema SIGA-CRM. - Impresión de pantalla del Manual de Procedimientos Consideraciones generales antes de la creación de un cliente. 5

8 La documentación presentada por los clientes es original, debe estar actualizada y completa. - Validación de datos. Se realizan validaciones a los datos de la Ficha de Cliente, enviadas por los Ejecutivos. En caso de existir discrepancias, se devuelve al Ejecutivo, para que se efectúe la rectificación o inclusión de datos faltantes. Para el caso de creación de Persona Jurídica, deben enviarse documentación legal, la cual será remitida al estudio para su aprobación y emisión de informe legal. Indagar sobre las validaciones realizadas a los datos enviados por los Ejecutivos. Se verifica que al recibir de los Ejecutivos el set de documentos que corresponden a los datos incluidos a la Ficha del cliente, se valida que no existan diferencias con la planilla. En el caso de que éstas existan, el Cliente no puede operar y son informadas mediante correo electrónico al Ejecutivo para su rectificación o incorporación de datos faltantes. En el caso de creación de personas jurídicas, al recibir el set de documentos, Operaciones envía al cliente, junto con la planilla, al estudio jurídico para su aprobación y emisión del informe legal. - Informe Legal. - Contrato Unico de Servicios (Mandato de custodia mercantil irrevocable, canales remotos, factura electrónica). - Fotocopia Cédula de Identidad. - Copia Rol Unico Tributario Empresa. - Ficha Cliente Persona Jurídica. - Listado de Clientes que falta documentación. Existen Clientes que no poseen todos los datos necesarios que indica el manual de procedimientos. El detalle de estos clientes fue entregado a la administración de la Corredora para su corrección. Durante agosto de 2011, la Gerencia de Operaciones Financieras de Corpbanca Corredores de Bolsa diseñó un plan de mejoramiento de la gestión de documentación incorporando nuevos controles que permitan hacer más robustos los procesos operativos y comerciales de la compañía. Dicho plan consiste en el levantamiento de la información de clientes con el fin de regularizar o inhabilitar a aquellos que no cumplan con los requisitos exigidos para realizar operaciones financieras. Este procedimiento contempla 18 semanas de trabajo, por tanto nosotros sólo pudimos comprobar que el plan fue aprobado por el directorio, pero no aun no podemos opinar sobre la efectividad de estas mejoras. 6

9 La documentación presentada por los clientes es original, debe estar actualizada y completa. - Documentación necesaria. Junto a la Plantilla de Creación de Cliente, el Ejecutivo debe adjuntar la documentación necesaria para crear el cliente, como por ejemplo: - Ficha de Cliente. - Contrato Único de Servicios. - Mandato Custodia. - Mandato Servicios Remotos. - Mandato Facturación Electrónica. - Fotocopia CI. - Formulario de Comisiones. Se efectúan validaciones a los documentos mencionados, mediante comprobación de firma, vigencia, concordancia de datos, entre otros. En caso de no existir discrepancias, se envía correo electrónico al Ejecutivo. Indagar sobre las validaciones realizadas a la documentación proporcionada por los clientes. Se corrobora que el set de documentos junto con la planilla entregada por el Ejecutivo no presenta discrepancias, con la información incorporada en el Sistema, ya sea en la vigencia, firma, concordancia de datos entre otros, de ser así éstas son informadas a través de correo electrónico al Ejecutivo quien procede a su rectificación o incorporación de la documentación faltante. Una vez regularizada esta situación, el Analista de Operaciones firma la planilla en señal de aprobación para su incorporación al Sistema SIGA CRM. - Informe Legal. - Contrato Único de Servicios (Mandato de custodia, mercantil irrevocable, canales remotos, factura electrónica). - Fotocopia Cédula de Identidad. - Copia Rol Único Tributario Empresa. - Ficha Cliente Persona Jurídica. - Listado de Clientes que falta documentación. Existen Clientes que no poseen todos los datos necesarios que indica el manual de procedimientos. El detalle de estos clientes fue entregado a la administración de la Corredora para su corrección. Durante agosto de 2011, la Gerencia de Operaciones Financieras de Corpbanca Corredores de Bolsa diseñó un plan de mejoramiento de la gestión de documentación incorporando nuevos controles que permitan hacer más robustos los procesos operativos y comerciales de la compañía. Dicho plan consiste en el levantamiento de la información de clientes con el fin de regularizar o inhabilitar a aquellos que no cumplan con los requisitos exigidos para realizar operaciones financieras. Este procedimiento contempla 18 semanas de trabajo, por tanto nosotros sólo pudimos comprobar que el plan fue aprobado por el directorio, pero no aun no podemos opinar sobre la efectividad de estas mejoras. 7

10 La documentación presentada por los clientes es original, debe estar actualizada y completa. - Aprobación. La documentación presentada por los clientes es original, debe estar actualizada y completa. - Bloqueo por cese de actividades. La documentación presentada por los clientes es original, debe estar actualizada y completa. - Planilla de control. Una vez que se obtienen todas las aprobaciones y documentos, se procede a crear al cliente en el Sistema SIGA-CRM. Una vez que se ha creado en los sistemas, el Jefe de Procesos Clientes, mediante control cruzado, revisa el correcto ingreso de los datos, si es así, aprueba la creación del cliente en el sistema, quedando activado el cliente. Una vez terminada la creación, se informa vía al ejecutivo correspondiente. Cuando un Ejecutivo informa el cese de actividades de un cliente con Corpbanca Corredores de Bolsa S.A., el Área de Procesos Clientes realiza el bloqueo de éste en SIGA-CRM. Cuando un Ejecutivo informa el cese de actividades de un cliente con Corpbanca Corredores de Bolsa S.A., el Área de Procesos Clientes realiza el bloqueo de éste en SIGA-CRM. Adicionalmente, el área de procesos lleva una planilla en el cual registra y controla los bloqueos por cese de actividades. Indagar las aprobaciones del Jefe de Operaciones a la creación de clientes. Indagar sobre el cese de actividades del cliente. Solicitar planilla Excel de registro y control de bloqueos de clientes. Se observa que, obtenidas las aprobaciones y documentos, se procede a crear el cliente bloqueado en el Sistema SIGA-CRM. Creado el cliente en los sistemas, el Jefe de Procesos Clientes, certifica el ingreso de los datos, de ser correcto aprueba su creación en el sistema, informando a través de correo electrónico al Ejecutivo que el cliente se encuentra habilitado para operar. - Print de Pantalla creación del cliente en el sistema SIGA-CRM. Se verifica que cuando el Ejecutivo informa a través de correo electrónico el cese de las actividades de un cliente con Corpbanca Corredores de Bolsa S.A., el Departamento de Procesos Clientes bloquea a dicho cliente en el sistema SIGA-CRM. - Bloqueo en el Sistema SIGA-CRM de clientes. - Impresión de pantalla de correo electrónico solicitando el bloqueo del cliente. Se verifica que cuando el Ejecutivo informa a través de correo electrónico el cese de las actividades de un cliente con Corpbanca Corredores de Bolsa S.A., el Departamento de Procesos Clientes bloquea a dicho cliente en el sistema SIGA-CRM. - Bloqueo en el Sistema SIGA-CRM de clientes. - Impresión de pantalla de correo electrónico solicitando el bloqueo del cliente. 8

11 La información entregada al cliente acerca de los movimientos y saldos de sus valores en custodia debe ser veraz, completa y consistente con el registro de custodia. - Información de dividendos. La información entregada al cliente acerca de los movimientos y saldos de sus valores en custodia debe ser veraz, completa y consistente con el registro de custodia. - Informe Junta de Accionistas. La información entregada al cliente acerca de los movimientos y saldos de sus valores en custodia debe ser veraz, completa y consistente con el registro de custodia. - Informe elección directores. Cada vez que se produce un reparto de dividendos, la Corredora informa a través del Product Manager a sus clientes el monto de la repartición de dividendos, para aquellos que no poseen , envía carta tipo. Cada vez que se realicen juntas ordinarias o extraordinarias de accionistas, la Corredora informa a sus clientes, a través de publicaciones, la fecha de realización de dichas juntas y las materias discutidas. Mediante correo electrónico se informa a los clientes accionistas, que se producirán elecciones de directores, donde se les da la opción de que la Corredora los represente y vote de acuerdo a su elección. Indagar sobre la información proporcionada a clientes del reparto de dividendos. Indagar sobre la información proporcionada a clientes de la realización de juntas de ordinarias o extraordinarias de accionistas. Indagar sobre la información proporcionada a clientes que se producirán elecciones a directores. El Product Manager porta la información mensual de dividendos en el sistema SIGA Cliente (página en Internet para conocimiento de los clientes en general. En el sitio público, se revisa en Mercado de Acciones < nemotécnico < ver, se abre ventana de la Bolsa de Comercio de Santiago con toda la información de la acción consultada. - Informe de Pago de Dividendos por Nemotécnico. - Correo de información a cliente sobre repartición de dividendos. Se verifica que la supervisora de procesos envía a la encargada de calidad del servicio un correo electrónico con las cartas de información sobre las juntas ordinarias o extraordinarias de accionistas para su posterior publicación. - Publicación de información sobre juntas de accionistas y juntas extraordinarias. Se evidencia que la supervisora de procesos envía a la encargada de calidad del servicio un correo electrónico con las cartas de información sobre las juntas ordinarias o extraordinarias de accionistas y la carta poder, con la que el cliente autoriza a Corpbanca Corredores de Bolsa a representarlos con voz y voto en las asambleas. - Carta de cliente, dando la opción de representación en votación. 9

12 La información entregada al cliente acerca de los movimientos y saldos de sus valores en custodia debe ser veraz, completa y consistente con el registro de custodia. - Nueva emisión de acciones. La información entregada al cliente acerca de los movimientos y saldos de sus valores en custodia debe ser veraz, completa y consistente con el registro de custodia. - Operación on-line. En el caso que se produzca una nueva emisión de acciones de las compañías, se avisa a los clientes mediante correos electrónicos o cartas, el monto y cantidad de acciones que pueden optar en forma preferente. Existe un contrato de servicio de operación vía Red Internet, entre el cliente y Corpbanca Corredores de Bolsa S.A., donde se estipula que el cliente puede consultar a través de la red Internet, los saldos, movimientos, los pagos de dividendos y operaciones vigentes. Indagar sobre la información proporcionada a clientes sobre una nueva emisión de acciones. Indagar el contrato de servicio de operación vía Internet. Se observa que en el caso de producirse una nueva emisión de acciones de compañías, se informa mediante correo electrónico o cartas, el monto y cantidad de acciones a las que pueden optar. - La respuesta del cliente es realizada dos días antes del plazo a través del Ejecutivo de la Corredora. - Carta del Emisor indicando la emisión de nuevas acciones. En el contrato único de servicios existe un mandato para operar vía internet, entre el cliente y Corpbanca Corredores de Bolsa, que estipula que el cliente puede operar a través de este medio haciendo consultas sobre saldos, movimientos, pagos de dividendos y operaciones vigentes. Los clientes con perfil NORMAL, no requieren contrato prestación de servicios mediante canales remotos, pues se atienden con la ejecutiva. Ver - Contrato Único de Servicios (Mandato de Canales Remotos, para operar en internet). 10

13 De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Circularización. De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Normativa enviada por la Bolsa de Comercio. De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. Los primeros 15 días hábiles del año calendario, el Departamento de Procesos entrega la nómina de custodia más las impresiones de cartola y una carta generada por el supervisor. Estos se envían al Departamento de Procesos Clientes para su despacho mediante empresa externa. Las normativas y procedimientos enviados por la Bolsa de Comercio, son analizadas por las Gerencia General, Gerencia de Operaciones y la Subgerencia de Operaciones, posteriormente son remitidas a las áreas relacionadas. La información enviada por la Bolsa de Comercio, relacionada a normativas SVS e informaciones de interés para las corredoras de bolsas, es recepcionada y analizada por las áreas correspondientes. Indagar y obtener evidencia sobre el proceso de circularización efectuado por Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. Indagar sobre las normativas y procedimientos enviados por la Bolsa de Comercio de Santiago. Indagar sobre la información de interés o normativas enviadas por la SVS. El proceso de circularización es llevado a cabo por el Departamento de Procesos y se rige por lo señalado en la Circular de la Bolsa de Comercio de Santiago, la cual hace referencia a la Resolución Exenta Nº 072 Reglamento sobre Custodia de Valores por los Corredores de Bolsa de la SVS. Todo esto está señalado en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. - Impresión de pantalla manual de procedimientos Proceso de Circularización. - Evidencia del proceso. Verificamos que toda normativa o procedimiento enviado por la Bolsa de Comercio de Santiago, a través de correo electrónico, es analizada por la Gerencia General, Gerencia de Operaciones y el Jefe de Custodia. - Ejemplo, Correo electrónico enviado por la SVS a la corredora para informar de nueva normativa. Ya que para todo ente regulador es el mismo procedimiento. Se verifica que toda normativa o procedimiento enviado por la SVS de Santiago, a través de correo electrónico, es analizada por la Gerencia General, Gerencia de Operaciones y el Jefe de Custodia. - Normativa enviada por la SVS. - Correo electrónico enviado por la SVS a la Corredora para informar de nueva normativa. 11

14 De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Seguimiento. El Gerente de Operaciones realiza el seguimiento al cumplimiento de las políticas y normas establecidas por los entes reguladores. Indagar sobre el seguimiento realizado para cumplir con las políticas y normas establecidas. Se observa que el Gerente de Operaciones sí realiza el seguimiento de la normativa a través de los controles internos de la Corredora y la norma SOX. De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. El área de Fiscalía efectúa revisiones y evaluaciones de los aspectos legales, normativas y cumplimientos. Indagar sobre las revisiones y evaluaciones encargadas al área de Fiscalía. Se verifica que el Área Legal, ante las consultas del resto de las áreas de la Corredora, efectúa revisiones de aspectos legales, normativas y cumplimientos. - Funciones de Fiscalía. De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. Los procedimientos operativos, generales y de gestión de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A., se encuentran difundidos en la Intranet. Observar que los procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A., se encuentren publicados en la Intranet. - Correo electrónico enviado al resto de las áreas informando de la nueva normativa. Se constata que el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A., se encuentra autorizado y difundido en la Intranet. - Difusión de Normativa. - Impresión de pantalla de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. en la Intranet. 12

15 De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Control documentación. La ficha de cliente, el contrato de custodia y los contratos para operar en renta variable, renta fija e intermediación financiera, simultáneas, derivados o pactos, deben estar firmados por el cliente y registrados en la planilla Excel de control. Solicitar planilla Excel de registro y control de documentación de clientes. Se verifica que a través de una planilla Excel, se indica la documentación que el cliente posee y aquella pendiente de entrega y firma. - Solicitud planilla registro y control de clientes. De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Planilla de control. De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Cuentas independientes. Las órdenes para las operaciones de renta variable, renta fija e intermediación financiera, simultáneas, derivados o pactos, deben estar firmados por el cliente y registrados en la planilla Excel de control. Los valores de terceros deben estar segregados en cuentas independientes en las que se registran los valores propios, además, la custodia de terceros relacionados debe registrarse en una cuenta independiente a los no relacionados. Solicitar planilla Excel de registro y control de documentación de clientes. Indagar sobre el proceso de seguimiento de cada cuenta. Existe evidencia de que a través de planillas Excel, separadas por tipo de operación, se controla la firma de los clientes. - Solicitud planilla registro y control de clientes. Se observa que, en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S,A, se encuentran detalladas las cuentas a utilizar en el DCV y el uso de éstas. - Procedimiento de seguimiento de cuentas DCV. 13

16 De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Procedimientos Formales. Las actividades, documentos, roles, responsabilidades y autorizaciones necesarias para el envío de informes requeridos por la Circular N 1720 de la SVS, se encuentran definidos en el manual de procedimientos. Inspeccionar el procedimiento de envío de información a la SVS. Se obtuvo el procedimiento de "Informes: Gerencia de Operaciones Financieras", inspeccionamos y notamos la existencia de actividades, responsabilidades y tareas para los procesos de facturación y asignación. Estas se encuentran en el manual de procedimientos. De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Informe trimestral SVS. Informe Trimestral 1720 SVS. Informe de instrumentos de terceros mantenidos en custodia y los instrumentos de cartera propia de los intermediarios de valores. El envío es por Internet, la información debe estar referida al cierre del último día de cada trimestre y debe ser enviada dentro de los 10 primeros días corridos del trimestre siguiente. Indagar sobre el informe trimestral enviado a la SVS. - Impresión de pantalla Manual de procedimientos "Informes: Gerencia de Operaciones Financieras" El envío del informe 1720 se encuentra definido en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. como parte de las obligaciones de la Corredora con los organismos de fiscalización. - Impresión de pantalla de recepción de la SVS. - Informe Trimestral a la Superintendencia de Valores y Seguros. El intermediario elevó una solicitud de rectificación a la SVS para los informes de junio y septiembre de

17 Los activos de propiedad de terceros están protegidos de pérdidas, producto de errores o fallas en los sistemas, en las personas y en los procesos. - Grabaciones telefónicas. Existen grabaciones de las conversaciones telefónicas con clientes en virtud de las operaciones que ejecute la Corredora, las que son revisadas por un área independiente y luego respaldadas. Indagar sobre las grabaciones de las conversaciones telefónicas. Las grabaciones se encuentran definidas como control, en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. El sistema utilizado es el Nice Tool, software específico para este fin. Existen 15 equipos con el sistema referido y asignado a cada uno de los Traders. Las conversaciones telefónicas se graban y almacenan por un período de 6 meses (el sistema lo guarda hasta 3 años), permitiendo consultar en cualquier momento. Durante la escucha no se interfieren las grabaciones. Los activos de propiedad de terceros están protegidos de pérdidas producto de errores o fallas en los sistemas, en las personas y en los procesos. - Ingreso a DCV. Existen Procedimientos escritos de Ingreso de Operaciones al DCV, los cuales describen la forma de ingresar de manera oportuna y exacta las operaciones de los clientes que operan a través del DCV, procurando la pronta liquidación coordinando con las contrapartes el ingreso de dichas operaciones. Inspeccionar los procedimientos de Ingreso de Operaciones al DCV. - Manual de procedimientos grabaciones y escuchas. En el manual de procedimientos, indagamos y observamos la descripción del proceso de ingreso de operaciones desde un emisor y desde un corredor de bolsa. Dicho procedimiento se encuentra difundido en la intranet, señala las áreas involucradas y las diferentes operaciones que se realizan en Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. (compra/venta acciones, renta fija e intermediación financiera). Efectivo - Impresión pantalla manual de procedimientos. 15

18 Los activos de propiedad de terceros están protegidos de pérdidas producto de errores o fallas en los sistemas, en las personas y en los procesos. - Contrato de prestación de servicio con la Bolsa de Comercio. Existe un Contrato de prestación de servicios con la Bolsa de Comercio de Santiago, en el cual se estipula los niveles de servicios ofrecidos por la entidad. Este contrato se encuentra vigente y firmado por ambas partes. Indagar sobre el contrato de prestación de servicios con la Bolsa de Comercio de Santiago. Verificamos la existencia de los contratos de servicios entre Corpbanca Corredores de Bolsa S.A y la Bolsa de Comercio de Santiago, los niveles de servicios, la vigencia de dicho contrato y las firmas de los representantes de ambas partes. - Contratos de servicios con Bolsa de Comercio. Los activos de propiedad de terceros están protegidos de pérdidas producto de errores o fallas en los sistemas, en las personas y en los procesos. - Contrato de prestación de servicio con la DCV. Existe un Contrato de prestación de servicios con Depósito Central de Valores, en el cual se estipula los niveles de servicios ofrecidos por la entidad. Este contrato se encuentra vigente y firmado por ambas partes. Indagar sobre el contrato de prestación de servicios con el Depósito Central de Valores. Verificamos la existencia del contrato entre Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. y el Depósito Central de Valores, los niveles de servicios, la vigencia de dicho contrato y las firmas de los representantes de ambas partes. - Contrato con DCV. Los procedimientos, procesos y controles definidos en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A, aseguran y resguardan los valores en custodia de los clientes. - Cuadratura de saldos (1). Existen procedimiento de Cuadraturas de Saldos de IRF (Instrumentos de Renta Fija) e IIF (Instrumentos de Intermediación Financiera), cuyo objetivo es dar a conocer el o los procedimientos internos que mantiene la corredora para resguardar sus operaciones de Compra y Venta de Instrumentos Financieros en los Mercados de Renta Fija e Intermediación Financiera. Indagar sobre el procedimiento de cuadratura de Saldos de IRF e IIF. En el manual se detallan los procedimientos para la Cuadratura de los Saldos de IRF (Instrumentos de Renta Fija) e IIF (Instrumentos de Intermediación Financiera) que detalla actividades, responsabilidades y tareas asignadas a las áreas involucradas en el proceso. - Procedimiento de Cuadratura de IRF e IIF. Efectivo 16

19 Los procedimientos, procesos y controles definidos en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A, aseguran y resguardan los valores en custodia de los clientes. En forma diaria se realizan cuadraturas de los saldos de posiciones que se encuentran IRF (Instrumentos de Renta Fija), se comparan los listados sacados del Sistema SIGA-CB versus el listado DCV. Indagar sobre la realización de cuadraturas de saldos de posiciones de IRF. Desde el Sistema SIGA - CB se genera un informe diario, detallando los saldos generales de los clientes, luego se compara con los certificados de posición generados del DCV ("Deposito Central de Valores"), de todas las posiciones de Instrumentos de Renta Fija. - Cuadratura de saldos (2). Los procedimientos, procesos y controles definidos en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A, aseguran y resguardan los valores en custodia de los clientes. - Informe de posiciones netas. El Supervisor de Procesos Corpbanca, obtiene libro de facturación desde el sistema SIGA CB, del cual extrae las posiciones netas positivas que deben ser transferidas desde la cuenta DCV y a la cuenta , y viceversa para el caso de las posiciones netas negativas. Solicitar informe de posiciones netas. De existir diferencias, éstas son informadas a través de correo electrónico a la Gerencia General, Subgerencia de Operaciones, Departamento de Procesos y Operadores Mesa de Dinero Renta Fija, para sean regularizadas por las áreas correspondientes. - Cuadratura diaria de custodia. Se nos proporcionó el informe de posiciones netas, este proceso se encuentra contemplado en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. - Informe de posiciones netas. 17

20 Los procedimientos, procesos y controles definidos en el manual de procedimientos de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A, aseguran y resguardan los valores en custodia de los clientes. - Cuadratura de cuentas. Todos los días el Jefe de Control Contable y Cuadraturas, procede a realizar la cuadratura de cuentas de la corredora de bolsa en el DCV, se comparan los saldos de las posiciones obtenidos desde SIGA-CB y DCV y las operaciones de venta y compra pendientes de liquidar. Indagar sobre las cuadraturas de cuentas de la Corredora de Bolsa en el DCV. Diariamente se genera una cuadratura de las cuentas de la Corredora (propia y terceros) comparando saldos entre el sistema DCV, Terminal Bolsa y compañías respecto a lo registrado en el sistema SIGA CB. Adicionalmente, se genera un certificado del DCV, donde se informan los saldos y posiciones de las cuentas de la Corredora. La periodicidad de la cuadratura es diaria y se encuentra definida en le manual de procedimientos "Cuadraturas de posición". Las operaciones cuentan con las autorizaciones necesarias, se registran de manera oportuna y reflejan todos los movimientos generados en las cuentas de los clientes. - Informe de pagos. Las operaciones cuentan con las autorizaciones necesarias, se registran de manera oportuna y reflejan todos los movimientos generados en las cuentas de los clientes. - Confirmación de apoderados. El Administrativo de Tesorería de Corpbanca genera diariamente desde el sistema SIGA CB el informe CTILPH que contiene el detalle de los montos por pagar a los clientes, con su respectiva instrucción de liquidación (correspondiente a operaciones de venta efectuadas por los clientes). El Apoderado de Corpbanca Corredores de Bolsa revisa los medios de pagos generados y verifica el V B del Supervisor. Luego aprueba por sistema, y entrega a Administrativo de Tesorería Corpbanca. Indagar sobre el informe de pagos realizados. Indagar sobre la confirmación realizada por los apoderados. - Certificado de posición DCV. Verificamos que diariamente se genera el informe CTILPH con el detalle de los montos a pagar a clientes con su respectiva instrucción de liquidación. - Informe CTILPH. Se nos proporcionó el detalle de un medio de pago, autorizado electrónicamente por apoderado de Corpbanca y las firmas del Supervisor Operaciones Tesorería y el Administrativo de Tesorería. - Impresión de pantalla autorización apoderados al medio de pago.. Efectivo 18

21 Las operaciones cuentan con las autorizaciones necesarias, se registran de manera oportuna y reflejan todos los movimientos generados en las cuentas de los clientes. - Cuadratura de dividendos. Una vez que Procesos realiza la cuadratura de dividendos de las compañías, en el Product Manager-Portal se publica la información mensual de dividendos en el sistema SIGA-Cliente para conocimiento de los clientes en general. Para aquellos clientes sin el Departamento de Procesos Clientes envía correos físicos con la información. Se envía . Indagar sobre la cuadratura de dividendos. Se realiza una cuadratura de los dividendos de cada compañía, tomando los datos de los certificados de posición del DCV, se descarga el archivo del SIGA CB, se ingresa y se consulta en el terminal bolsa y finalmente se consulta el informativo bursátil, emitido por la Bolsa de Comercio, posteriormente se envía a Tesorería y Contabilidad, con los clientes asociados a cada dividendo. Luego el área de Tesorería, revisa los clientes informados, en el sistema SIGA CB. Las operaciones cuentan con las autorizaciones necesarias, se registran de manera oportuna y reflejan todos los movimientos generados en las cuentas de los clientes. - Proceso mora clientes. En caso que el cliente no pague, existe un proceso de moras, donde el Supervisor de Tesorería, detecta todos los saldos morosos y próximos a vencer. Este listado es informado a los ejecutivos, operadores de mesa, mesa de distribución, Supervisores Comerciales, Departamento de Tesorería Corpbanca, para que tomen las acciones respectivas. Indagar sobre el proceso de moras de clientes. - Correo electrónico (correo por emisor) con clientes asociados a dividendos. Se genera un informe llamado "deudores vigentes" con el detalle de los clientes que poseen deudas vigentes con Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. por compra-venta de acciones, simultáneas, pactos forward y spot. - informando "registro deudores" a otros departamentos de Corpbanca. - Archivo registro deudores. 19

22 Restricciones al uso no autorizado de valores de terceros en custodia. - Cuentas segregadas. Restricciones al uso no autorizado de valores de terceros en custodia. - Retiro de clientes. Existen 7 cuentas de la Corredora en el DCV, que son: - Cuenta clientes relacionados. - Cuenta de retención. - Cuenta propia. - Cuenta no relacionados. - Cuenta A. - Cuenta B. - Cuenta Inversiones Hispana. Estas cuentas son para administrar eficientemente la custodia de clientes específicos u otros propósitos. En el caso en que el cliente retire su cartera de la Corredora, se genera un comprobante de egreso, carta conducta, formulario de traspaso y un print de pantalla de las cuentas bloqueadas en el DCV. Indagar sobre la existencia de las cuentas. Indagar sobre el caso en que el cliente retire su cartera de la Corredora. Se verificó que, efectivamente, existen 7 cuentas de la Corredora: - Cuenta clientes relacionados. - Cuenta de retención. - Cuenta propia. - Cuenta no relacionados. - Cuenta A. - Cuenta B. - Cuenta Inversiones Hispana. - Correo electrónico Jefe de Contabilidad y Cuadraturas señalando cuentas en e DCV de Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. Se nos proporcionó un caso de un cliente que retiró su cartera, en éste pudimos identificar la documentación que se genera al momento de dicho retiro. - Comprobante de egreso. - Carta conducta. - Formulario de traspaso. - Print de pantalla DCV. Restricciones al uso no autorizado de valores de terceros en custodia. - Recepción de cartera. En el caso de que un cliente desee ingresar su cartera a la Corredora de Bolsa, se recibe la carta instrucción enviada por la contraparte en la cual se solicita la transferencia, se genera un comprobante de ingreso. Indagar el caso de recepción de Cartera. Se nos proporcionó el caso de un cliente que ingresó su cartera a la Corredora, en éste pudimos identificar la documentación que se genera al momento de dicho retiro. - Carta informado traspaso de acciones. - Carta contraparte transferencia. - Formulario de ingreso. Efectivo 20

23 Restricciones al uso no autorizado de valores de terceros en custodia. - Contrato con DCV. Existe un Contrato de prestación de servicios con el Depósito Central de Valores, en el cual se estipula los niveles de servicios ofrecidos por la entidad. Este contrato se encuentra vigente y firmado por ambas partes. Indagar sobre el contrato de prestación de servicios con el Depósito Central de Valores. Verificamos la existencia del contrato entre Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. y el DCV, además se verificó la existencia de niveles de servicios, la vigencia de dicho contrato y las firmas de los representantes de ambas partes. Restricciones al uso no autorizado de valores de terceros en custodia. - Contrato con Bolsa de Comercio. Existe un Contrato de prestación de servicios con la Bolsa de Comercio de Santiago, en el cual se estipula los niveles de servicios ofrecidos por la entidad. Este contrato se encuentra vigente y firmado por ambas partes. Indagar sobre el contrato de prestación de servicios con la Bolsa de Comercio de Santiago. - Contrato con DCV. Verificamos la existencia del contrato entre Corpbanca Corredores de Bolsa S.A. y la Bolsa de Comercio de Santiago, además, se verificaron los niveles de servicios, la vigencia de dicho contrato y las firmas de los representantes de ambas partes. De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Procedimientos Formales. Las actividades, documentos, roles, responsabilidades y autorizaciones necesarias para la emisión de reportes de ejecución de órdenes requeridos por la Circular Nº 985 de la SVS, se encuentran definidos en el manual de procedimientos. Inspeccionar el procedimiento de emisión de reportes de ejecución de órdenes. - Contrato de servicios con Bolsa de Comercio. No se pudo verificar los procedimientos de "Emisión de Reportes de Ejecución de Órdenes", pero si se pudo inspeccionar y se notó la existencia de las actividades, responsabilidades y tareas, para los procesos de emisión de reportes de ejecución de órdenes. Dicho procedimiento no se encuentra en el manual de procedimientos 21

24 De existir, complementar con las disposiciones legales, normativas y reglamentarias que rigen la actividad de custodia. - Cumplimiento de Circular N La Corredora de Bolsa deberán proporcionar a sus clientes la información sobre la ejecución de órdenes con un mínimo de información requerida por la Circular: - Información de la Orden. - Información de la ejecución de la orden. - Otra información del corredor y del mercado. Verificar que los informes cumplan con los datos mínimos exigidos por la circular para el cumplimiento de esta. Para los clientes con operaciones, se seleccionó una muestra de las órdenes de compra o venta dentro del período, revisando los reportes de ejecución de órdenes que deben ser generadas según la Circular Nº En las que verificamos que se cumplían con los datos mínimos exigidos por la SVS en dicho reporte, por lo que no se encontró excepción alguna. La información entregada al cliente acerca de los movimientos y saldos de sus valores en custodia debe ser veraz, completa y consistente con el registro de custodia. - Reporte de ejecución de órdenes. Reporte de ejecución de órdenes, según Circular N Este reporte debe ser entregado a los clientes, en un plazo de 5 días hábiles desde que fue ejecutada la orden o mensualmente con previo acuerdo con el cliente y el intermediario, a través de medios físicos, mecánicos o electrónicos. Verificar procedimiento de envío de esta orden. - Informe de mejoras. Se verificó que los reportes de ejecución de órdenes son enviadas a las personas que no hubieran ingresado directamente sus órdenes a los sistemas de negociación a través de las modalidades de operador directo o de ruteo de órdenes. Estos son enviados por correo electrónico o por correo. - Notificación de envío de cartas. - Impresión de pantalla de generación de notificación de envío de cartas 22