SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DESPACHO DEL C. SECRETARIO

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1 SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS DESPACHO DEL C. SECRETARIO Guanajuato, Gto. A 01 de Septiembre de

2 Introducción Presentación INDICE 1.- Acceso al Sistema 1.1 Entrar al sistema 1.2 Búsqueda de oficios Módulo Administrador 2.- Perfiles de Usuario 2.1 Definición de Perfiles 2.2 Permisos de usuario 3.-Catálogos 3.1 Catálogo de Dependencias 3.2 Catálogo de Acciones 3.3 Catálogo de Municipios 4.- Digitalización 4.1 Generar nuevo documento 5.- Turnar 5.1 Turnar documento 6.- Volantes 6.1 Generar volante 6.2 Agregar oficios 6.3 Imprimir volante Módulo de Usuario 7.- Mis Oficios 7.1 Atender Mis Oficios 8.- Mis Oficios Copiados 8.1 Atender mis Oficios Copiados 9.- Reportes 9.1 Reporte de Estatus de Oficio 9.2 Reporte de Oficios por Dirección 9.3 Reporte de Oficios Terminados 9.4 Reporte de Oficios por Fecha 10.- Salir del Sistema 10.1 Cerrar Sesión 2

3 Introducción. El sistema de Gestión de documentos permite la generación, administración y distribución de los asuntos que llegan de manera documental al despacho del Secretario, con la finalidad de darles su debida atención y mantener el registro de las acciones y actividades realizadas a cada oficio por medio de los usuarios correspondientes en todos los niveles jerárquicos de la dependencia. Además de permitir en todo momento la consulta sobre la atención y término de cada documento, así como los usuarios involucrados en ello. El sistema consta de 2 módulos principales; el administrador para dar de alta los oficios que deberán ser atendidos; y el de usuario que permitirá a todos los usuarios de la SGP atender los asuntos que sean de su competencia, además de consultar información sobre los mismos. Ambos módulos se encuentran en la misma aplicación web. 1.- Acceso al Sistema 1.1 Entrar al Sistema. Para entrar al sistema es necesario abrir un navegador de Internet (Fig. 1.1) que se encuentra en el escritorio de windows o en el menú de inicio. Fig. 1.1 Mozilla Firefox Una vez abierto el explorador se debe agregar la dirección url del sistema: La primera página del sistema es la de autenticación (Fig. 1.2), en donde se deberá agregar un nombre de usuario y contraseña válidos y personalizados. 3

4 Fig. 1.2 Autenticación Una vez proporcionado el nombre de usuario y la contraseña, el sistema mostrará la página de inicio (Fig. 1.3), en donde podemos visualizar el proceso de búsqueda y en la parte superior los botones del menú principal (Fig. 1.4). Fig. 1.3 Página de inicio De acuerdo al rol que tenga definido el usuario autenticado, serán los permisos que permitirán visualizar alguno o todos los botones del menú principal. Fig. 1.4 Botones de menú principal El botón inicio (Fig. 1.5) del menú principal muestra la página (Fig. 1.3) donde se encuentra el proceso de búsqueda de oficios. Fig. 1.5 Botón Inicio de menú principal 1.2 Búsqueda de Oficios La página de Inicio (Fig ) permite definir filtros para generar búsqueda de registros. 4

5 Fig Filtros de búsqueda de oficios Las opciones de filtro que tiene son: Número de oficio: permite la búsqueda por un oficio específico Fecha del oficio: periodo de fechas. Asunto: permite capturar algún texto relacionado con el asunto del oficio Fecha de captura: permite definir un periodo. Al seleccionar el botón fecha (Fig ) el sistema desplegará un calendario (Fig ) desde donde se podrán seleccionar las fechas. Dirigido a: permite capturar un texto abierto de algún emisor Enviado por: permite capturar un texto abierto de algún remitente Remitente: permite seleccionar una dependencia Municipio: permite seleccionar el municipio del cual procede el oficio Contiene Anexos: permite indicar si el oficio buscado fue recibió con o sin anexos. Fig Botón para abrir calendario 5

6 Fig Calendario Después de definir los filtros de búsqueda presionar el botón buscar y el sistema desplegará los oficios que coincidan con los filtros seleccionados (Fig ). Fig Oficios que cumplen con los criterios de búsqueda seleccionados Desde el listado el usuario podrá consultar la imagen del oficio escaneado mediante el botón seleccionar (Fig ). Fig Botón consultar imagen Módulo Administrador El módulo administrador permite la creación y generación de documentos para su proceso. El administrador podrá digitalizar y turnar a la primera línea estructural del organigrama. 2.- Perfiles de Usuario El usuario administrador deberá crear perfiles con permisos específicos para asignarlos a los usuarios que tendrán acceso al sistema. Para esto se utilizará el botón perfiles del menú principal (Fig. 2.1). (Fig. 2.1) Botón perfiles del menú principal. 6

7 2.1 Definición de perfiles El sistema mostrará el listado de los usuarios registrados en el sistema (Fig. 2.2). (Fig. 2.2) Listado de perfiles existentes. Dentro del proceso podemos hacer búsquedas de usuarios por nombre o apellido. Es necesario agregar valores a las cajas (Fig.2.3) y después presionar el botón buscar (Fig.2.4). (Fig. 2.3) Cajas de texto para búsquedas. (Fig. 2.4) Botón de búsqueda. Para agregar un usuario al sistema se debe dar click sobre la imagen de la opción agregar otro usuario a la lista (Fig.2.5) (Fig. 2.5) Botón de alta. Se muestra un listado con los usuarios (Fig.2.6) registrados en el área de Recursos Humanos, con las cajas de texto que se encuentran en la parte superior de la ventana se podrá identificar al usuario que se desea agregar al sistema, una vez elegido, se deberá seleccionar y se presiona el botón de permisos (Fig.2.6). 7

8 (Fig. 2.6) Usuario de registrados en Recursos Humanos. La ventana de usuarios tiene en la parte inferior 4 botones de navegación que permiten visualizar el primer registro, el anterior, el siguiente o el último. Una vez seleccionado el usuario que se agregará al sistema se deberán configurar los permisos, esto mediante el botón de permisos (Fig. 2.7) que se encuentra en la última columna del listado de usuarios disponibles. (Fig. 2.7) Botón para configurar los permisos de usuario. Una vez configurados los permisos el sistema nos muestra la ventana principal de perfiles, con el listado de usuarios registrados en el sistema (Fig.2.2). Desde el listado de usuarios se puede cambiar la contraseña de algún usuario específico, para eso se deber dar click en la columna contraseña del usuario seleccionado (Fig.2.8). (Fig. 2.8) Imagen de la columna contraseña. El sistema muestra la ventana (Fig. 2.9) en donde el administrador deberá capturar la nueva contraseña y como medida de seguridad deberá repetirla para asegurarse que la capturó de manera correcta. 8

9 (Fig. 2.9) Actualización de contraseña 2.2 Permisos de usuario Una vez registrado el usuario en el sistema el administrador deberá configurar los permisos que tendrá dentro del mismo, para esto se debe seleccionar desde el listado de usuario la columna permisos (Fig. 2.10). (Fig. 2.10) Columna permisos El sistema muestra una ventana (Fig. 2.11) con todas las opciones y procesos del sistema, a través del cual el administrador deberá señalar las opciones que le permitirá utilizar al usuario dentro del sistema. (Fig. 2.11) Ventana para configuración de permisos Para cada proceso o módulo el administrador podrá permitir agregar, consultar, eliminar y modificar, según sea el caso. Al finalizar la configuración se da click en el botón guardar y el sistema muestra nuevamente el listado de usuarios. 9

10 3.- Catálogos. Desde el módulo de catálogos el administrador podrá registrar la información que servirá de base para el manejo y control de los oficios. Para entrar se selecciona el botón catálogos (Fig. 3.1) del menú principal. (Fig. 3.1) Botón catálogos del menú principal El sistema muestra el listado de los catálogos (Fig. 3.2) para seleccionar alguno. (Fig. 3.2) Listado de catálogos Una vez elegido algún catálogo se deberá presionar el botón agregar (Fig. 3.3) para entrar a la página de dicho catálogo. (Fig. 3.3) Botón agregar del menú catálogos Catálogo de Dependencias. El catálogo de dependencias permite registrar las instancias gubernamentales que envían documentos y a través de las cuales se podrán hacer filtros de búsqueda de oficios. Para entrar se deberá presionar el botón agregar (Fig. 3.3) del renglón dependencias desde el listado de catálogos. El sistema muestra el catálogo de dependencias (Fig ) en donde se listan las existentes y desde donde se podrán realizar las consultas, altas, ediciones y eliminaciones de la información. 10

11 (Fig ) Información del catálogo de Dependencias En la parte superior de la página se muestran las cajas de texto para la consulta de la información (Fig ). En la primera caja se muestra un listado con los nombres de las columnas que se muestran en el listado de dependencias (siglas y dependencias) se debe seleccionar un valor para utilizarlo como filtro de búsqueda, en la segunda caja se deberá escribir el valor a buscar mediante la columna previamente seleccionada. Finalmente se presiona el botón buscar. El sistema mostrará en el listado (Fig ) los registros que coincidan con los parámetros de búsqueda seleccionados. (Fig ) Buscar en catálogo de Dependencias Para agregar un nuevo registro se presiona el botón Agregar (Fig ). El sistema muestra la ventana de captura de información para los campos siglas y descripción de la dependencia, una vez realizada la captura se presiona el botón guardar. (Fig ) Botón agregar nueva dependencia 11

12 (Fig ) Ventana de captura de nueva dependencia Una vez guardado el nuevo registro aparecerá listado en la página principal del catálogo de dependencias (Fig ). Para editar una dependencia existente se deberá presionar el botón editar (Fig ) del listado de dependencias en la fila donde se encuentre el registro que se desea modificar. (Fig ) Ventana de edición de un registro acción El sistema mostrará la ventana de edición (Fig ) con los datos del registro seleccionados para hacer la modificación de la información. Una vez realizada se presiona el botón guardar y el sistema mostrará en el listado de dependencias los nuevos valores editados. (Fig ) Ventana de edición de dependencia Para borrar una dependencia se deberá presionar el botón eliminar (Fig ) del listado de dependencias ubicado en la fila donde se encuentre el registro que se desea eliminar. (Fig ) Botón eliminar dependencia El sistema mostrará una ventana de confirmación de operación (Fig ). Si desea eliminarlo deberá presionar aceptar, de lo contrario deberá presionar cancelar la operación. 12

13 (Fig ) Mensaje de confirmación de eliminar dependencia En la parte inferior de la página se muestran los botones de navegación para consultar la información del catálogo Catálogo de Acciones. El catálogo de acciones permite registrar las acciones que se podrán aplicar a los oficios al momento de que el administrador los turne a las diferentes direcciones generales. Para entrar se deberá presionar el botón agregar (Fig. 3.3) del renglón acciones que se encuentra en el listado de catálogos (Fig. 3.2). El sistema muestra el catálogo de acciones (Fig ) en donde se listan las existentes y desde donde se podrán realizar las consultas, altas, ediciones y eliminaciones de la información. (Fig ) Información del catálogo de Acciones En la parte superior de la página se muestran las cajas de texto para la consulta de la información (Fig ). En la primera caja se muestra un listado con los nombres de las columnas que se muestran en el listado de acciones (descripción) se debe seleccionar un valor para utilizarlo como filtro de búsqueda, en la segunda caja se deberá escribir el valor a buscar mediante la columna previamente seleccionada. Finalmente se presiona el botón buscar. El sistema mostrará en el listado (Fig ) los registros que coincidan con los parámetros de búsqueda seleccionados. (Fig ) Buscar en catálogo de Acciones Para agregar un nuevo registro se presiona el botón Agregar (Fig ). El sistema muestra la ventana de captura de información para el 13

14 campo descripción de la acción, una vez realizada la captura se presiona el botón guardar. (Fig ) Botón agregar nueva acción (Fig ) Ventana de captura de nueva acción Una vez guardado el nuevo registro aparecerá listado en la página principal del catálogo de acciones (Fig ). Para editar un registro de acciones existente se deberá presionar el botón editar (Fig ) del listado de acciones en la fila donde se encuentre el registro que se desea modificar. (Fig ) Ventana de edición de un registro acción El sistema mostrará la ventana de edición (Fig ) con los datos del registro seleccionados para hacer la modificación de la información. Una vez realizada se presiona el botón guardar y el sistema mostrará en el listado de acciones los nuevos valores editados. (Fig ) Ventana de edición de un registro de acciones Para borrar un registro se deberá presionar el botón eliminar (Fig ) del listado de acciones ubicado en la fila donde se encuentre el registro que se desea eliminar. 14

15 (Fig ) Botón eliminar acción El sistema mostrará una ventana de confirmación de operación (Fig ). Si desea eliminarlo deberá presionar aceptar, de lo contrario deberá presionar cancelar la operación. En la parte inferior de la página se muestran los botones de navegación para consultar la información del catálogo Catálogo de Municipios. El catálogo de municipios permite registrar las ciudades que se deberán seleccionar para identificar la ubicación de la cual provienen los oficios que serán turnados por parte del administrador. Para entrar se deberá presionar el botón agregar (Fig. 3.3) del renglón municipios que se encuentra en el listado de catálogos (Fig. 3.2). El sistema muestra el catálogo de municipios (Fig ) en donde se listan los registrados y desde donde se podrán realizar las consultas, altas, ediciones y eliminaciones de la información. (Fig ) Listado del catálogo de Municipios En la parte superior de la página se muestran las cajas de texto para la consulta de la información (Fig ). En la primera caja se muestra un listado con los nombres de las columnas que se muestran en el listado de municipios (descripción) se debe seleccionar un valor para utilizarlo como filtro de búsqueda, en la segunda caja se deberá escribir el valor a buscar mediante la columna previamente seleccionada. Finalmente se presiona el botón buscar. El sistema mostrará en el listado (Fig ) los registros que coincidan con los parámetros de búsqueda seleccionados. 15

16 (Fig ) Buscar en catálogo de municipios Para agregar un nuevo registro se presiona el botón Agregar (Fig ). El sistema muestra la ventana de captura de información para el campo descripción del municipio, una vez realizada la captura se presiona el botón guardar. (Fig ) Botón agregar nuevo municipio (Fig ) Ventana de captura de nuevo municipio Una vez guardado el nuevo registro aparecerá listado en la página principal del catálogo de municipios (Fig ). Para editar un registro de municipios existente se deberá presionar el botón editar (Fig ) del listado de municipios en la fila donde se encuentre el registro que se desea modificar. (Fig ) Ventana de edición de un municipio El sistema mostrará la ventana de edición (Fig ) con los datos del registro seleccionado para hacer la modificación de la información. Una vez realizada se presiona el botón guardar y el sistema mostrará en el listado de municipios con los nuevos valores editados. 16

17 (Fig ) Ventana de edición de municipios Para borrar un registro se deberá presionar el botón eliminar (Fig ) del listado de municipios ubicado en la fila donde se encuentre el registro que se desea eliminar. (Fig ) Botón eliminar acción El sistema mostrará una ventana de confirmación de operación (Fig ). Si desea eliminarlo deberá presionar aceptar, de lo contrario deberá presionar cancelar la operación. En la parte inferior de la página se muestran los botones de navegación para consultar la información del catálogo. 4.- Digitalización El proceso de digitalización consiste en escanear los oficios que llegan a la dependencia y que deberán ser enviados a las direcciones para su atención. 4.1 Generar nuevo documento Para iniciar el proceso se selecciona el botón Nuevo (Fig. 4.1) del menú principal (Fig. 1.4). (Fig. 4.1) opción nuevo El sistema mostrará la página de captura de documento (Fig. 4.2). El administrador deberá capturar los datos solicitados. Desde el apartado de digitalizar podrán escanear las imágenes de los oficios, las cuales aparecerán en la parte inferior de la ventana. Los botones que se encuentran en la sección digitalizar permiten manipular las imágenes escaneadas antes de ser almacenadas. Una vez capturadas las imágenes se presiona el botón agregar para guardar los datos. 17

18 (Fig. 4.2) captura de oficio nuevo 5.- Turnar Una vez generado el documento el administrador deberá turnar a las direcciones generales para que a su vez den el seguimiento correspondiente al oficio. El proceso inicia al seleccionar el botón turnar (Fig. 5.1) del menú principal. (Fig. 5.1) Botón turnar 5.1 Turnar documento El sistema muestra la página de turnado. El administrador deberá agregar en la caja Número de oficio, el número del documento que va a turnar, al momento de estar escribiendo el número el sistema muestra una ventana (Fig. 5.2) con un listado con todas las coincidencias encontradas en los oficios registrados. 18

19 (Fig. 5.2) Listado de oficios que inician con el número solicitado Una vez seleccionado el oficio buscado el sistema agrega a la página de captura los valores de dirigido a y enviado por del oficio. El administrador deberá seleccionar la dirección a la cual va dirigido el documento. Al comenzar a escribir en la caja destino el sistema despliega una lista (Fig. 5.3) con todas las dependencias registradas en el catálogo dependencias y que coincidan con el valor escrito en la caja de texto. (Fig. 5.3) Listado de oficinas para el envío de oficios Una vez seleccionada la dirección a la cual irá dirigido el oficio el usuario podrá agregar una o más direcciones a las cuales se le turnará el oficio con copia, para esto es necesario presionar el botón organigrama (Fig. 5.4), el cual mostrará una ventana con el listado de direcciones (Fig. 5.5) para seleccionarlas. (Fig. 5.4) Botón que muestra el organigrama (Fig. 5.5) Listado de oficinas que se les enviará el oficio con copia Después de seleccionar las direcciones a las cuales se les enviará el oficio, el usuario deberá seleccionar la acción (Fig. 5.6) a realizar por parte del usuario que atiende el documento. 19

20 (Fig. 5.6) Listado de acciones posibles para el oficio Es necesario seleccionar el carácter con que es enviado el oficio (Fig. 5.7). (Fig. 5.7) Opciones de carácter de cómo puede ser enviado el oficio Es necesario seleccionar la Fecha programada de término, lo cual se hace a través del botón calendario (Fig. 5.8), que permite mostrar un calendario (Fig. 5.9). También se deberá agregar una instrucción en el apartado de tarea a realizar (Fig. 5.10) y finalmente un comentario (Fig. 5.11) el cual puede ser opcional. (Fig. 5.8) Seleccionar la fecha desde el botón calendario. (Fig. 5.9) Calendario desplegable (Fig. 5.10) Tarea a realizar (Fig. 5.11) Comentario Una vez capturados los datos anteriores el usuario deberá dar click en el botón agregar (Fig. 5.12) para guardar la información capturada y enviar el documento a la dirección seleccionada. 20

21 (Fig. 5.12) Botón Agregar 6.- Volantes Cada vez que se turnan los oficios se deberá generar un volante por dirección en el cual se incluya un listado de los oficios que fueron enviados. Para iniciar el proceso se selecciona el botón volantes (Fig. 6.1) del menú principal (Fig. 1.4). (Fig. 6.1) Botón volantes del menú principal El sistema muestra el menú (Fig. 6.2) de las operaciones que se pueden realizar en el módulo de volantes. (Fig. 6.2) Menú de volantes 6.1 Generar volante Es necesario seleccionar la opción generar nuevo (Fig ). (Fig ) Botón Generar nuevo volante 6.2 Agregar Oficios 21

22 Desde el menú de volantes (Fig. 6.2) se deberá seleccionar la opción agregar oficios (Fig ), el sistema mostrará la página de agregar oficios (Fig ). Desde ahí el administrador deberá capturar los datos que se solicitan en las cajas de texto. (Fig ) Botón Agregar oficios a volante (Fig ) Página de captura de Agregar oficios a volante Si se conoce el número de volante se deberá capturar en la caja de texto de lo contrario se presiona el botón buscar (Fig ) y el sistema mostrará una ventana (Fig ) en donde se agrupan por año todos los volantes. Al seleccionar alguno el sistema muestra el listado de los oficios (Fig ) pertenecientes a dicho año. (Fig ) Botón Buscar (Fig ) Listado de años 22

23 (Fig ) Listado de volantes por año El administrador podrá seleccionar uno de los volantes listados, el sistema mostrará en la ventana de agregar oficios los datos del volante en caso de que tenga, de lo contrario mostrará las cajas de texto en blanco para ser capturados. Para elegir la dirección en la caja de texto deberá comenzar a escribir el nombre y de manera automática el sistema listará las direcciones cuyo nombre coincidan con el texto introducido. El sistema listará en el campo oficios turnados todos aquellos que hayan sido turnados a la dirección seleccionada, de los cuales el administrador podrá elegir y mediante el botón de agregar (Fig ) podrá pasar a la lista de la derecha. Lo mismo ocurre para los oficios que hayan sido marcados con copia. (Fig ) Botón Agregar a listado En caso de que sea necesario quitar un elemento de la lista de oficios al volante ya sean originales o con copia, se utilizará el botón quitar (Fig ) para enviarlos nuevamente al listado desplegable correspondiente. (Fig ) Botón Quitar de listado Una vez capturado todos los oficios se presiona el botón guardar para almacenar la información. 6.3 Imprimir volantes Para imprimir volantes el administrador deberá seleccionar la opción ver e imprimir volantes (Fig. 6.2) desde el menú principal de volantes. El sistema mostrará la lista desplegable de los años (Fig ) al seleccionar un año el sistema muestra el listado de los números de volantes registrados 23

24 en dicho periodo (Fig ) y al seleccionar un volante el sistema muestra en una ventana (Fig ) los oficios contenidos en el volante con sus datos principales. (Fig ) Listado de oficios contenidos en volante En la parte superior del listado desde el ícono de la impresora se podrá generar el reporte impreso. 7.- Mis Oficios Cada usuario del sistema podrá consultar desde ésta opción los oficios que le han sido turnados como originales y los cuales deberá atender. El proceso inicia cuando se elige el botón mis oficios (Fig. 7.1) desde el menú principal (Fig. 1.4). (Fig. 7.1) Botón Mis Oficios del menú principal 7.1 Atender mis Oficios El sistema muestra los oficios (Fig. 7.2) que le han sido turnados al usuario actual y que se encuentran sin atender. El usuario desde aquí además de consultar la información de los oficios que le han sido turnados podrá realizar 2 acciones Atender o Turnar. (Fig. 7.2) Oficios por atender 24

25 La columna ver oficio abre una ventana y permite consultar la imagen escaneada del documento. Si el usuario actual es el responsable de atender el oficio, deberá seleccionar el botón que se encuentra en la columna atender (Fig. 7.3), el sistema mostrará una ventana (Fig. 7.4) la cual permite la captura de un texto indicando el proceso con el cual fue atendido y terminado el oficio. (Fig. 7.3) Botón atender (Fig. 7.4) Ventana para indicar el proceso de atención del oficio Una vez capturado el texto se presiona el botón guardar para almacenar la información. En caso de que el usuario no sea el responsable directo de atender el oficio deberá seleccionar el botón de la columna turnar (Fig. 7.5), el sistema mostrará la ventana de captura para elegir el usuario y puesto al cual se deberá turnar. (Fig. 7.5) Botón de la columna turnar 8.- Mis Oficios Copiados En el apartado de mis oficios copiados aparecerán listados los documentos que haya recibido el usuario únicamente para su conocimiento, por lo que solo podrá consultarlos. 8.1 Atender mis Oficios Copiados Desde el menú principal (Fig. 1.4) el usuario deberá seleccionar el botón mis oficios copiados (Fig. 8.1) el sistema mostrará un listado (Fig. 8.2) con los 25

26 documentos que le han sido turnado a manera de copia. El usuario solo podrá consultarlos. (Fig. 8.1) Botón Mis Oficios Copiados del menú principal (Fig. 8.2) Listado de Oficios Copiados 9.- Reportes El usuario podrá consultar información en cualquier momento sobre el seguimiento que ha tenido los oficios, incluyendo su puesto y el de sus subordinados de acuerdo al organigrama institucional. Para iniciar el proceso el usuario deberá seleccionar la opción de reportes (Fig. 9.1) desde el menú principal (Fig. 1.4) el sistema mostrará un submenú con los diferentes tipos de reportes (Fig. 9.2). (Fig. 9.1) Botón Reportes del menú principal 26

27 (Fig. 9.2) Submenú de Reportes 9.1 Reporte de Estatus de Oficio Al seleccionar el reporte de estatus de oficios el sistema mostrará una ventana (Fig ) con varias opciones de filtro. (Fig ) Captura de filtros para generar reporte Las diferentes opciones de filtro que permite el reporte de estatus son: Estatus: podrá seleccionar los oficios terminados o en seguimiento. Fecha de Oficio: se puede definir un periodo específico de acuerdo a la fecha que tiene el oficio. Número de Oficio: se podrá agregar algún número específico Fecha límite de atención: Cada vez que se turna un oficio se indica una fecha programada de término, ésa fecha puede ser utilizada para generar un reporte. Semáforo: Las opciones posibles son; antes, durante o después de la fecha programada de término. Responsable de atención: permite seleccionar un puesto y usuario responsable de atender el asunto. Después de seleccionar los filtros de búsqueda se deberá presiona el botón generar para que el sistema despliegue (Fig ) los oficios que cumplan con los requisitos seleccionados. 27

28 (Fig ) Registros que cumplen los requisitos del filtro En la parte superior del listado el sistema muestra el ícono de una impresora el cual permite generar el reporte impreso Salir del Sistema 10.1 Cerrar sesión Para salir del sistema el usuario deberá seleccionar la opción Salir que se encuentra en la parte superior izquierda (Fig. 10.1) del menú principal. El sistema automáticamente cierra la sesión y envía nuevamente la ventana de autenticación (Fig. 1.2). 28