Manual de Administrador de Centro de Cobranzas. Preparado por: Cooperativa Rural de Electrificación CRE

Transcripción

1 Manual de Administrador de Centro de Cobranzas Preparado por: Cooperativa Rural de Electrificación CRE Santa Cruz, Octubre del 2014

2 Índice Índice... 2 Introducción... 3 RE Login... 4 RE Cambio de Contraseña... 5 RE Gestión de Empresa... 6 RE Gestión de Usuarios RE Habilitación de usuario RE Deshabilitación de usuario RE Consulta de Usuarios RE Movimientos de Usuarios RE Asignación de Roles por fecha RE Cambio de agencia a usuario RE Detalle de agencia por cajero y fecha (Histórico de ingresos al sistema)... 27

3 Introducción El sistema COBLIN-WEB tiene como propósito principal poner a disposición de los centros de cobranza (Bancos, Cooperativas, Financieras, etc.), documentos de pago (Facturas, Recibos, Ordenes de Pago, etc.) generados por distintas empresas (Electricidad, Agua, etc.) y los cuales pueden ser cobrados desde distintos canales (Cajero, Portales bancarios, ATM s, débitos bancarios, telefonía celular, etc.). Dispone de muchos reportes en distintos niveles para realizar conciliaciones entre las empresas que emiten documentos de pago y los centros de cobranza. Es un producto diseñado para trabajar en entornos WEB, mediante redes privadas, lo que permitirá su utilización de forma descentralizada, en distintos tipos de sistemas operativos (Windows, Mac, Unix) y en distintos navegadores (Internet Explorer, FireFox, Chrome..). Viene a reemplazar el actual sistema COBLIN implementando toda la funcionalidad vigente y agregando nueva funcionalidad para aumentar la confiabilidad y usabilidad del sistema. A continuación se describe la funcionalidad para operar el Sistema.

4 Login RE-001 Permite el ingreso al Sistema de Cobranza en Línea. Menú de acceso PANTALLA DE INICIO Autentificación Tipo de usuarios permitidos Administrador-IT. Administrador de Servicios. Administrador de Centro de Cobranza. Supervisor de Centro de Cobranza. Débito Automático Cajero TIGO Money Funcionalidad Ingresar al Sistema Ingresar al Sistema Para ingresar al Sistema, realice los siguientes pasos: 1. Escriba el código de usuario de la entidad a la cual pertenece 2. Escriba la contraseña de la entidad 3. Escriba su código o número de usuario 4. Escriba su contraseña 5. Verificar que los datos queden como el siguiente ejemplo 6. Presione el botón

5 Cambio de Contraseña RE-002 Permite el cambio de contraseña del usuario, para ingresar al Sistema. Menú de acceso SEGURIDAD Cambio de contraseña Tipo de usuarios permitidos Administrador-IT. Administrador de Servicios. Administrador de Centro de Cobranza. Supervisor de Centro de Cobranza. Débito Automático Cajero TIGO Money Funcionalidad Cambiar contraseña Cambiar contraseña Para cambiar la contraseña, realice los siguientes pasos: 7. Escriba la Clave actual que utiliza para ingresar 8. Escriba la nueva Clave que desee utilizar 9. Escriba nuevamente la nueva Clave para confirmar 10. Verificar que los datos queden como el siguiente ejemplo 11. Presione el botón

6 Gestión de Empresa RE-006 Permite tener un control de las autorizaciones, feriados, agencias, contactos y cuentas bancarias. Menú de acceso CONFIGURACION Gestión de empresa Tipo de usuarios permitidos Administrador de centro de cobranza. Administrador de servicio. Administrador IT-CRE Funcionalidad Buscar empresa. Editar empresa. Crear nueva empresa. Exportar listado a un archivo Excel. Generar listado de agencias. Exportar listado a un archivo Excel. Generar listado de feriados. Exportar listado a un archivo Excel. Adicionar feriado. Generar listado de autorizaciones. Exportar listado a un archivo Excel. Generar listado de contactos. Exportar listado a un archivo Excel. Crear nuevos contactos. Generar listado de cuentas bancarias. Editar cuentas bancarias. Crear nuevas cuentas bancarias. Buscar empresa. Para buscar el tipo de empresa siga los siguientes pasos: 12. Seleccione el tipo de empresa. 13. Haga clic en Buscar Editar empresa. Para editar las empresas siga los siguientes pasos: 1. Busque la empresa que desea editar. 2. Haga clic en el botón de la primera columna a la izquierda de la empresa que desea editar

7 Crear una nueva empresa. Para crear una nueva empresa siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Nuevo que se encuentra en la parte superior de la lista de empresas 2. Registre los datos que se le piden y haga clic en Grabar Exportar listado a un archivo Excel Para exportar el listado generado a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 1. Siga todos los pasos solicitados en la funcionalidad Generar Listado. 2. Presione el botón, con lo cual se generará un archivo Excel con datos como éstos: Generar listado de agencias Para generar el listado, realice los siguientes pasos: 14. Seleccione la empresa. 15. Presione el botón, con lo cual se mostrará el detalle de las agencias con las que cuenta la empresa.

8 Exportar listado a un archivo Excel Para exportar el listado generado a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 1. Siga todos los pasos solicitados en la funcionalidad Generar Listado. 2. Presione el botón, con lo cual se generará un archivo Excel con datos como éstos: Generar listado de feriados Para generar el listado, realice los siguientes pasos: 16. Seleccione la empresa. 17. Presione el botón, con lo cual se mostrará el detalle de los feriados con las que cuenta la empresa. Exportar listado a un archivo Excel Para exportar el listado generado a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 3. Siga todos los pasos solicitados en la funcionalidad Generar Listado. 4. Presione el botón, con lo cual se generará un archivo Excel con datos como éstos: Adicionar feriado Para adicionar un nuevo feriado siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Nuevo que se encuentra en la parte superior de la lista de feriados. 2. Registre los datos que se le piden y haga clic en Grabar

9 Generar listado de autorizaciones Para generar el listado, realice los siguientes pasos: 18. Seleccione la empresa. 19. Presione el botón, con lo cual se mostrará el detalle de los feriados con las que cuenta la empresa. Exportar listado a un archivo Excel Para exportar el listado generado a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 5. Siga todos los pasos solicitados en la funcionalidad Generar Listado. 6. Presione el botón, con lo cual se generará un archivo Excel con datos como éstos: Generar listado de contactos Para generar el listado, realice los siguientes pasos: 20. Seleccione la empresa. 21. Presione el botón, con lo cual se mostrará el detalle de los contactos con las que cuenta la empresa.

10 Exportar listado a un archivo Excel Para exportar el listado generado a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 7. Siga todos los pasos solicitados en la funcionalidad Generar Listado. 8. Presione el botón, con lo cual se generará un archivo Excel con datos como éstos: Crear nuevos contactos Para adicionar un nuevo contacto siga los siguientes pasos: 1. Haga clic en el botón Nuevo que se encuentra en la parte superior de la lista de contactos. 2. Registre los datos que se le piden y haga clic en Grabar Generar listado de cuentas bancarias Para generar el listado, realice los siguientes pasos: 22. Seleccione la empresa. 23. Presione el botón, con lo cual se mostrará el detalle de las cuentas bancarias con las que cuenta la empresa. Crear nuevos contactos Para adicionar un nuevo contacto siga los siguientes pasos: 3. Haga clic en el botón Nuevo que se encuentra en la parte superior de la lista de contactos.

11 4. Registre los datos que se le piden y haga clic en Grabar Editar cuentas bancarias. Para editar las empresas siga los siguientes pasos: 3. Busque la cuenta bancaria que desea editar. 4. Haga clic en el botón de la primera columna a la izquierda de la empresa que desea editar Crear una nueva cuenta bancaria. Para crear una nueva cuenta bancaria siga los siguientes pasos: 3. Haga clic en el botón Nuevo que se encuentra en la parte superior de la lista de cuentas bancarias 4. Registre los datos que se le piden y haga clic en Grabar

12 Gestión de Usuarios RE-013 Permite la consulta, registro (altas), modificación de datos (nombre, agencia, canal de cobro y otros), y baja (bloqueos y bajas) de usuarios del Sistema. Asimismo, permite la otorgación y revocación de roles a los usuarios. Cuenta también con panel de datos para la consulta de todos los movimientos de un usuario, correspondientes a ingresos al Sistema, actualización de los datos del usuario y asignación de roles. La pantalla muestra solo los usuarios correspondientes a la empresa del usuario que está en el Sistema, con excepción de los usuarios que posean el rol Administrador-IT quienes podrán consultar los usuarios de cualquier empresa. Menú de acceso SEGURIDAD Gestión de Usuarios Tipo de usuarios permitidos Administrador-IT. Administrador de Servicios. Administrador de Centro de Cobranza. Supervisor de Centro de Cobranza. Funcionalidad Consultar usuarios Adicionar nuevo usuario Modificar datos de usuario existente Caducar contraseña a usuario Cambiar contraseña a usuario Otorgar y revocar roles a usuario Emitir reporte de usuarios Exportar datos a Excel Consultar usuarios Para consultar usuarios, realice los siguientes pasos: 24. Seleccione una empresa de la lista. Si no posee el rol Administrador IT, solo verá su propia empresa. 25. Seleccione el estado de los usuarios que desee consultar a. Activo b. Bloqueado c. Baja temporal d. Baja definitiva e. Bloqueo por inactividad f. Todos 26. Escriba el nombre o apellido del usuario que desee consultar (opcional). Si deja el campo en blanco consultara a todos los usuarios de la empresa y estado seleccionados previamente. 27. Verifique que los datos queden como el siguiente ejemplo

13 28. Presione el botón 29. Si desea borrar los criterios para una nueva búsqueda, presione Adicionar nuevo usuario Para adicionar un nuevo usuario, realice los siguientes pasos: 1. Presione el botón para navegar a la pantalla de Nuevo Usuario 2. Registre el Número de usuario 3. Registre el Nombre del usuario 4. Seleccione la Agencia que se le asignará al usuario 5. Seleccione el Canal de Cobro para el usuario 6. Registre direcciones de y teléfonos del usuario (opcional) 7. Verifique que los datos queden como el siguiente ejemplo 8. Presione el botón Modificar datos de usuario existente Para modificar los datos de un usuario, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione un usuario de la lista de usuarios. 2. Presione el botón al lado izquierdo del usuario que desea editar, para navegar a la pagina de Edicion de Usuario.

14 3. Modifique los datos que necesite y presione el botón Caducar contraseña de Usuario Para caducar forzadamente la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione un usuario de la lista de usuarios. 2. Presione el botón al lado izquierdo del usuario que desea editar, para navegar a la pagina de Edicion de Usuario. 3. Presione el boton 4. Recibirá un mensaje de confirmacion para aceptar presione el bóton, caso contrario presione el botón 5. Recibirá el mensaje de operación ejecutada Cambiar contraseña a Usuario Para cambiar la contraseña de un usuario, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione un usuario de la lista de usuarios. 2. Presione el botón al lado izquierdo del usuario que desea editar, para navegar a la pagina de Edicion de Usuario. 3. Presione el botón 4. En la ventana emergente, registre la nueva contraseña y confírmela, tal como se muestra (puede utilizar la opción de Ocultar contraseña para que la misma no sea legible mientras escribe).

15 Presione el botón para confirmar, caso contrario presione el botón 5. Recibirá el mensaje de operación ejecutada Otorgar roles a Usuario Para otorgar un rol a un usuario, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione un usuario de la lista de usuarios. 2. Presione el botón para navegar a la página de Administración de Roles de Usuario. 3. Presione el botón 4. Registre un nuevo rol de la lista, y seleccione el estado del registro: REGISTRADO 5. Presione el botón Revocar roles a Usuario Para revocar un rol a un usuario, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione un usuario de la lista de usuarios. 2. Presione el botón para navegar a la página de Administración de Roles de Usuario. 3. Seleccione el rol que desea revocar. 4. Seleccione el estado del registro: ANULADO 5. Presione el botón Emitir reporte de Usuarios Para emitir un reporte de Usuarios, realice los siguientes pasos: 1. Siga los pasos descritos en la funcionalidad Consultar Usuarios 2. Presione el botón para generar el reporte.

16 Exportar datos a Excel Para exportar los datos en pantalla a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 1. Siga los pasos descritos en la funcionalidad Consultar Usuarios 2. Presione el botón para generar el reporte en formato Excel.

17 Habilitación de usuario RE-201 Permite habilitar a los usuarios de las empresas. Menú de acceso SEGURIDAD Habilitación de Usuario Tipo de usuarios permitidos Administrador de centro de cobranza. Funcionalidad Buscar usuarios de la empresa Habilitar usuario Buscar usuarios de la empresa. Para buscar a los usuarios de la empresa, realice los siguientes pasos: 1. Seleccione el nombre de la empresa. 2. Digite el nombre del usuario que desea habilitar o déjelo en blanco en caso de que quiera ver todo el listado de usuarios deshabilitados. 3. Haga clic en buscar Habilitar usuario Para habilitar un usuario, realice los siguientes pasos: 1. Verifique que en la lista de usuarios figure el usuario que quiere habilitar. 2. Presione el botón que se encuentra al lado derecho del usuario que desea habilitar

18 Deshabilitación de usuario RE-202 Permite habilitar a los usuarios de las empresas. Menú de acceso SEGURIDAD Deshabilitación de Usuario Tipo de usuarios permitidos Administrador de centro de cobranza. Funcionalidad Buscar usuarios de la empresa Habilitar usuario Buscar usuarios de la empresa. Para buscar a los usuarios de la empresa, realice los siguientes pasos: 4. Seleccione el nombre de la empresa. 5. Digite el nombre del usuario que desea deshabilitar o déjelo en blanco en caso de que quiera ver todo el listado de usuarios habilitados. 6. Haga clic en buscar Deshabilitar usuario Para deshabilitar un usuario, realice los siguientes pasos: 3. Verifique que en la lista de usuarios figure el usuario que quiere deshabilitar. 4. Presione el botón que se encuentra al lado derecho del usuario que desea deshabilitar

19 Consulta de Usuarios RE-203 Permite la consulta de los usuarios y roles de los mismos, de una Entidad de Cobro o de Servicios. Menú de acceso SEGURIDAD Consultas de Seguridad Consulta de Usuarios Tipo de usuarios permitidos Administrador de centro de cobranza Funcionalidad Consultar Usuarios Emitir reporte de Usuarios Exportar datos a Excel Consultar Usuarios Para consultar los usuarios de una entidad, realice los siguientes pasos: 30. Seleccione la Empresa 31. Registre el Usuario que desee consultar (opcional) 32. Seleccione el Estado de los usuarios que desee consultar 33. Verifique que los datos queden como el siguiente ejemplo 34. Presione el botón 35. Si desea borrar los criterios para una nueva búsqueda, presione Emitir reporte de Usuarios Para emitir un reporte de Usuarios, realice los siguientes pasos: 3. Siga los pasos descritos en la funcionalidad Consultar Usuarios 4. Presione el botón para generar el reporte.

20 Exportar datos a Excel Para exportar los datos en pantalla a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 1. Siga los pasos descritos en la funcionalidad Consultar Usuarios 2. Presione el botón para generar el reporte en formato Excel.

21 Movimientos de Usuarios RE-205 Permite la consulta de las operaciones de habilitación (activación) y des-habilitación (bloqueo temporal o definitivo) de los usuarios de una Entidad de Cobro, en un rango de fechas. Menú de acceso SEGURIDAD Movimientos de Usuarios Tipo de usuarios permitidos Administrador de centro de cobranza Funcionalidad Consultar Movimientos de Usuarios Emitir reporte de Movimientos de Usuarios Exportar datos a Excel Consultar Movimientos de Usuario Para consultar los movimientos de usuarios en un rango de fechas, realice los siguientes pasos: 36. Seleccione la Empresa, cuyos movimientos desee consultar 37. Seleccione el Usuario, cuyos movimientos desee consultar (opcional) 38. Registre Fecha de inicio de consulta 39. Registre Fecha de fin de consulta 40. Verifique que los datos queden como el siguiente ejemplo 41. Presione el botón 42. Si desea borrar los criterios para una nueva búsqueda, presione Emitir reporte de Movimientos de Usuario Para emitir un reporte de Movimientos de Usuarios, realice los siguientes pasos: 5. Siga los pasos descritos en la funcionalidad Consultar Movimientos de Usuarios 6. Presione el botón para generar el reporte.

22 Exportar datos a Excel Para exportar los datos en pantalla a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 3. Siga los pasos descritos en la funcionalidad Consultar Movimientos de Usuarios 4. Presione el botón para generar el reporte en formato Excel.

23 Asignación de Roles por fecha RE-206 Permite la consulta de las operaciones de otorgación y denegación de roles a los usuarios de una Entidad de Cobro, en un rango de fechas. Menú de acceso SEGURIDAD Consultas de Seguridad Asignación de Roles por fecha Tipo de usuarios permitidos Administrador de centro de cobranza Funcionalidad Consultar Movimientos de Usuarios (asignación / denegación de roles) Emitir reporte de Movimientos de Usuarios (asignación / denegación de roles) Exportar datos a Excel Consultar Movimientos de Usuario (asignación / denegación de roles) Para consultar los movimientos de usuarios en un rango de fechas, realice los siguientes pasos: 43. Seleccione la Empresa, cuyos movimientos desee consultar 44. Seleccione el Usuario, cuyos movimientos desee consultar (opcional) 45. Registre Fecha de inicio de consulta 46. Registre Fecha de fin de consulta 47. Verifique que los datos queden como el siguiente ejemplo 48. Presione el botón 49. Si desea borrar los criterios para una nueva búsqueda, presione Emitir reporte de Movimientos de Usuario (asignación / denegación de roles) Para emitir un reporte de Movimientos de Usuarios, realice los siguientes pasos: 7. Siga los pasos descritos en la funcionalidad Consultar Movimientos de Usuarios(asignación / denegación de roles) 8. Presione el botón para generar el reporte.

24 Exportar datos a Excel Para exportar los datos en pantalla a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 9. Siga los pasos descritos en la funcionalidad Consultar Movimientos de Usuarios (asignación / denegación de roles) 5. Presione el botón para generar el reporte en formato Excel.

25 Cambio de agencia a usuario RE-302 Permite el cambio de agencia de un usuario. Menú de acceso SEGURIDAD Cambio de Agencias a Usuario Tipo de usuarios permitidos Supervisor de centro de cobranza. Administrador de centro de cobranza. Funcionalidad Buscar usuarios de la empresa Cambiar de agencia a un usuario Buscar usuarios de la empresa. Para buscar a los usuarios de la empresa, realice los siguientes pasos: 7. Seleccione la correspondencia. 8. Seleccione el nombre de la empresa. 9. Digite el nombre del usuario que desea cambiar o déjelo en blanco en caso de que quiera ver todo el listado de usuarios. 10. Haga clic en buscar Cambiar de agencia a un usuario Para cambiar de agencia a un usuario, realice los siguientes pasos: 5. Verifique que en la lista de usuarios figure el usuario que quiere cambiar de agencia.

26 6. Seleccione la agencia a la que quiere cambiar al usuario 7. Presione el botón

27 RE-313 Detalle de agencia por cajero y fecha (Histórico de ingresos al sistema) Permite generar un listado con el detalle de los usuarios que ingresaron al sistema en un rango de tiempo determinado. Menú de acceso SEGURIDAD Histórico de ingresos al sistema. Tipo de usuarios permitidos Supervisor de Centro de Cobranza Funcionalidad Generar listado Exportar listado a un archivo Excel Exportar listado a un archivo PDF Generar listado Para generar el listado, realice los siguientes pasos: 11. Seleccione la empresa. 12. Seleccione el canal de cobro 13. Ingrese la fecha inicial. 14. Ingrese la fecha final. 15. Ingrese el nombre del usuario, en caso de querer tener una lista de todos los usuarios no colocar nada en este campo. 16. Verifique que los datos queden como el siguiente ejemplo: 17. Presione el botón, con lo cual se mostrará el resumen de cobros por fecha agrupado por servicio.

28 1. Presione el botón, para filtrar los datos de la lista y hacer más rápida la búsqueda

29 Exportar listado a un archivo Excel Para exportar el listado generado a un archivo Excel, realice los siguientes pasos: 3. Siga todos los pasos solicitados en la funcionalidad Generar Listado. 4. Presione el botón, con lo cual se generará un archivo Excel con datos como éstos: Exportar listado a un archivo PDF Para exportar el listado generado a un archivo PDF, realice los siguientes pasos: 1. Siga todos los pasos solicitados en la funcionalidad Generar Listado. 2. Presione el botón, con lo cual se generará un archivo PDF con datos como éstos: