ANEXO 4 - REQUERIMIENTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS PMO DE INFORMATICA

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1 ANEXO 4 - REQUERIMIENTOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS PMO DE INFORMATICA ETB requiere que el CONTRATISTA cumpla los lineamientos para la Dirección y Gestión de proyectos, éstos últimos definidos a nivel corporativo y por la PMO de la Vicepresidencia de Informática vigentes. (Esto incluye la utilización de los formatos vigentes). 1 MARCO CONCEPTUAL DE CUENTAS DE CONTROL ETB requiere que para el proceso de gestión de proyectos, tanto el CONTRATISTA como ETB estén de acuerdo en los conceptos que se describen en el presente numeral. A continuación se presentan algunos conceptos fundamentales para el adecuado entendimiento de las condiciones establecidas en este capítulo. a. Estructura de División del Trabajo: Es una descomposición jerárquica orientada a entregables del trabajo que debe ser ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Ella organiza y define el alcance total del proyecto. La estructura de división del trabajo (EDT) se descompone en paquetes de trabajo. b. Estructura de División del Trabajo del Contrato: Es una porción de la estructura de división del trabajo del proyecto, desarrollada y mantenida por un contratista para proveer un componente de un subproyecto o proyecto. c. Cuenta de Control: Es un punto de control de gestión donde el alcance, presupuesto (planes de recursos), costo real y cronograma se integran y comparan para medir el rendimiento en términos de valor ganado. Las cuentas de control se sitúan en puntos de gestión seleccionados (componentes específicos en niveles seleccionados) de la estructura de división del trabajo. Cada cuenta de control puede incluir uno o más paquetes de trabajo, pero cada paquete de trabajo sólo puede estar asociado con una cuenta de control. d. Paquete de Trabajo: Es un entregable o componente de trabajo del proyecto que está ubicado en el más bajo nivel de cada rama de la estructura de división del trabajo. El paquete de trabajo incluye las actividades e hitos del cronograma requeridos para completar el entregable o componente de trabajo. e. Gestión del Valor Ganado: La gestión del valor ganado es una metodología de gestión que integra el alcance, la programación y los recursos, para medir objetivamente el rendimiento y el progreso del proyecto. El rendimiento es medido determinando el costo presupuestado del trabajo realizado (valor ganado) y comparándolo con el costo real del trabajo realizado (costo real).

2 El progreso se mide comparando el valor ganado con el costo presupuestado del trabajo programado (valor planeado). CPTP: Costo planificado del trabajo planificado acumulado hasta la fecha del corte (TC), campo de valor acumulado que indica la cantidad del costo que debería haberse ejecutado hasta el TC, también se conoce como el presupuesto planificado con relación a la línea base inicial planificada. CPTR: Costo planificado del trabajo realizado acumulado para la fecha de corte. Es el costo total presupuestado multiplicado por el porcentaje real ejecutado o completado para la fecha de corte. Campo de valor acumulado que indica la cantidad del presupuesto que debería haberse ejecutado teniendo en cuenta la cantidad de trabajo realizado hasta el TC. CRTR: Costo real del trabajo real ejecutado acumulado para la fecha de corte. Este campo muestra los costos acumulados reales de la tarea. Asume las variaciones en costo por ajustes en la duración, los recursos o las tasas. 2 PROCESOS DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS ETB requiere que el CONTRATISTA responda por la realización de los siguientes grupos de procesos de dirección de proyectos, en relación con las cuentas de control que le sean asignadas, las cuales se deben gestionar como proyectos o subproyectos. Para la prestación de los servicios de tipo técnico, administrativo y operativo para la realización de los grupos de procesos, deberá tenerse en cuenta: a. El CONTRATISTA debe en todo momento cumplir con los compromisos acordados dentro de los criterios de oportunidad y calidad estipulados para cada entregable b. ETB definirá los criterios de aceptación de los entregables, aplicables a todos los proyectos. La aceptación de cada entregable está sujeta a la revisión del cumplimiento de dichos criterios de aceptación por parte del Director del proyecto y/o la PMO de la Vicepresidencia de Informática de ETB c. En todos los casos, el CONTRATISTA es responsable de realizar la creación y/o actualización de toda la documentación del proyecto, incluyendo los ajustes consecuencia de modificaciones o controles de cambio durante la ejecución del mismo. Esta actualización incluye no solo los documentos en medio físico, sino también la actualización de la información en los repositorios y/o herramientas dispuestas por ETB para tal fin d. El CONTRATISTA deberá garantizar el cumplimiento y/o alineación con los procesos de Gestión de TI

3 2.1 Procesos de Inicio ETB requiere que el CONTRATISTA se responsabilice por la ejecución de las labores administrativas y operativas relacionadas con este grupo de procesos, así como por la elaboración y/o actualización de los documentos asociados, siguiendo en todo momento los lineamientos y directrices de la PMO de la Vicepresidencia de Informática: a. Desarrollo y/o revisión y ajuste del Acta de Constitución del Proyecto o Project Charter. b. Identificación de los interesados o stakeholders 2.2 Procesos de Planeación ETB requiere que el CONTRATISTA se responsabilice por la ejecución de las labores administrativas, técnicas y operativas relacionadas con este grupo de procesos, así como por la elaboración y/o actualización periódica de los documentos asociados. Dentro de los documentos se encuentran: a) Plan de Gestión del Proyecto. Este plan debe incluir los planes de gestión del alcance del proyecto, plan de gestión de requisitos, del cronograma, de costos, de calidad, plan de mejoras del proceso, de personal, de las comunicaciones, de riesgos, de las adquisiciones; ciclo de vida del proyecto, y los procesos a aplicar en cada fase; los resultados de la adaptación realizada por la PMO; la estrategia de ejecución del trabajo; el plan de gestión de cambios, Plan de gestión de la configuración; El esquema de administración de las líneas base del desempeño; Las necesidades y técnicas de comunicación entre los interesados; El esquema para la atención de asuntos sin resolver y decisiones pendientes; las líneas base del cronograma, de desempeño de costos, de calidad y de alcance, el registro de riesgos. El Plan de Gestión del Proyecto deberá mantenerse actualizado permanente y oportunamente de acuerdo con el desarrollo del proyecto. b) Recopilación de Requisitos c) Definición del Alcance d) Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure (WBS), el diccionario de la EDT, la línea base del alcance. e) Definición de la lista de Actividades, los atributos de las actividades y la lista de hitos. f) Establecimiento de la Secuencia de las Actividades con los respectivos diagramas de red del cronograma del proyecto. g) Estimación de Recursos de las Actividades, la actualización de los atributos de la actividad y la estructura de desglose de recursos. h) Estimación de la Duración de las Actividades. i) Cronograma, los datos del modelo de cronograma y la línea base del cronograma. Este cronograma deberá reflejar el ciclo de vida del proyecto en sus diferentes etapas o según corresponda. j) Estimación de Costos de las actividades con su respectiva información de respaldo. k) Determinar Presupuesto l) Plan de Gestión de la Calidad, las métricas de calidad, las listas de control de calidad, el plan de mejoras del proceso, la línea base de calidad, así como la definición de criterios de aceptación de entregables.

4 m) Plan de Recursos Humanos n) Plan de gestión de las comunicaciones. o) Plan de gestión de riesgos. p) Identificación de Riesgos y Registro de riesgos. q) Análisis Cualitativo y Cuantitativo de Riesgos. r) Plan de la Respuesta a los Riesgos y los acuerdos contractuales relacionados con el Riesgo. s) Planificar las Adquisiciones 2.3 Procesos de Ejecución ETB requiere que el CONTRATISTA se responsabilice por la ejecución de las labores administrativas, técnicas y operativas relacionadas con este grupo de procesos, así como por la elaboración y/o actualización de los documentos asociados: a) Dirección y Gestión de la Ejecución del Proyecto. Responder por la gestión de la ejecución del proyecto para obtener como mínimo las siguientes salidas: los productos entregables, los cambios solicitados, las solicitudes de cambio implementadas, las acciones correctivas implementadas, las acciones preventivas implementadas, la reparación de defectos implementada y la información sobre el rendimiento del trabajo y la actualización de los planes correspondientes. b) Realización del Aseguramiento de Calidad. Responder por el aseguramiento de calidad, documentar y entregar los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas, para garantizar los requerimientos planteados c) Adquisición del Equipo del Proyecto. Gestionar la adquisición del equipo del proyecto y a la disponibilidad de recursos. d) Desarrollo del Equipo del Proyecto. Gestionar y realizar seguimiento al desarrollo del equipo del proyecto, en virtud de lo cual, debe documentar la evaluación del rendimiento del equipo. e) Dirección del Equipo de Proyecto. f) Distribución de la Información. Mantener actualizada la información del proyecto, así como realizar la distribución de la misma, lo que implica entregar actualizaciones a los activos de los procesos de la organización (documentación sobre lecciones aprendidas, registros del proyecto, informes del proyecto, presentaciones del proyecto, retroalimentación de los interesados y notificaciones a los interesados) y los cambios solicitados. g) Gestión de las expectativas de los interesados h) Apoyo a ETB en la realización de las Adquisiciones 2.4 Procesos de Monitoreo y Control ETB requiere que el CONTRATISTA se responsabilice por la ejecución de las labores administrativas y operativas relacionadas con este grupo de procesos: a) Supervisión y Control del Trabajo del Proyecto. El CONTRATISTA debe realizar la supervisión y el control del trabajo del proyecto, generando en los casos en que haya lugar, las acciones correctivas y/o preventivas recomendadas, las proyecciones, la reparación de defectos recomendada y los cambios solicitados. b) Control Integrado de Cambios. El CONTRATISTA debe realizar el control integrado de cambios, de acuerdo con los lineamientos metodológicos indicados

5 por la PMO de la Vicepresidencia de Informática, elaborando las Solicitudes de cambio con completitud y oportunidad, gestionando ante los niveles pertinentes la revisión y aprobación, registrando, monitoreando y reportando los diferentes impactos según la triple restricción y las dependencias entre proyectos y actualizando oportunamente el Plan de Gestión del Proyecto. c) Verificación y Control del Alcance. El CONTRATISTA debe realizar permanentemente la verificación y control del alcance de los proyectos asignados, la cual debe resultar en los productos entregables recibidos, los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas. d) Control del Cronograma. El CONTRATISTA debe hacer seguimiento al estado del proyecto o proyectos asignados, realizando las mediciones del rendimiento, los cambios solicitados y las acciones correctivas recomendadas. e) Control de Costos. El CONTRATISTA debe realizar seguimiento al estado del control de costos, realizando las mediciones del rendimiento, la conclusión proyectada, los cambios solicitados, las acciones correctivas recomendadas, el cumplimiento de los parámetros definidos en los formatos, así como el reporte oportuno de los costos a quien corresponda. f) Realización del Control de Calidad. El CONTRATISTA debe responder por el seguimiento y verificación del control de calidad del proyecto y entregar las mediciones de control de calidad, la reparación de defectos validada, las acciones correctivas recomendadas, las acciones preventivas recomendadas, los cambios solicitados, la reparación de defectos recomendada y la validación de los productos entregables, acorde con los criterios definidos. Así mismo deberá responder por la calidad, completitud, actualización, reporte y oportunidad de los documentos de gestión del proyecto, acorde a la metodología transversal indicada por la PMO de la Vicepresidencia de Informática. g) Informe del Desempeño h) Seguimiento y Control de Riesgos. El CONTRATISTA debe realizar el seguimiento, control y reporte de avance de riesgos, y realizar las respectivas actualizaciones al registro de riesgos, los cambios solicitados, las acciones correctivas y/o preventivas recomendadas u otros documentos asociados, cumpliendo con los tiempos establecidos. 2.5 Procesos de Cierre ETB requiere que el CONTRATISTA se responsabilice por la ejecución de las labores administrativas, técnicas y operativas relacionadas con este grupo de procesos, así como por la elaboración y/o actualización de los documentos asociados: a. Cierre del Proyecto o Fases. Cuando un proyecto sea completado o cancelado, el CONTRATISTA debe elaborar la documentación respectiva asociada al procedimiento de cierre administrativo y/o del cierre de contrato, así como del producto, servicio o resultado final, desarrollando y reportando el estado final del proyecto, las mediciones de satisfacción del cliente, informes de seguimiento final y en general la actualización del Plan de Gestión, que refleje el estado final del proyecto. b. Cierre de Contratos. El CONTRATISTA debe apoyar a ETB en el cierre de contratos asociados al proyecto

6 3 METODOLOGÍA DE DIRECCIÓN DE PROYECTOS 3.1 Metodología a utilizar ETB requiere que el CONTRATISTA tenga en cuenta que podrá utilizar su propia metodología para la Gestión del Proyecto, pero que ésta metodología propuesta deberá estar alineada con la más reciente versión del Project Management Body of Knowledge (PMBOK ) del Project Management Institute (PMI), en cuyo caso deberá tener en cuenta: 3.2 Descripción de la Metodología ETB requiere que el oferente enuncie los procesos que conforman su metodología, indicando las entradas y las salidas de cada proceso, clasificándolos según las siguientes áreas de conocimiento: gestión de la integración, gestión del alcance, gestión del tiempo, gestión de los costos, gestión de la calidad, gestión de los recursos humanos, gestión de las comunicaciones, gestión de los riesgos y gestión de las adquisiciones del proyecto. 3.3 Acoplamiento de la Metodología ETB requiere que durante la primera semana de la ejecución del contrato, las partes examinen la metodología propuesta por el CONTRATISTA, a la luz de los factores ambientales de la empresa (cultura de la organización, sistema de información de la gestión de proyectos, reserva de recursos humanos) y de los activos de los procesos de la organización (políticas, procedimientos, normas, guías, procesos definidos, información histórica, lecciones aprendidas), de tal manera que se lleven a cabo los ajustes que sean necesarios, para que la metodología que deberá seguir el proyecto logre su acoplamiento con la organización. En los casos en los que se presenten diferencias, ETB revisará las recomendaciones propuestas por el CONTRATISTA e informará cuales de ellas se aplicarán dentro de la metodología que deba seguir el proyecto. 3.4 Plan de Cuenta de Control ETB requiere que el CONTRATISTA entregue un plan por cada cuenta de control que le sea asignada, cada uno de los cuales deberá constar de un enunciado definitivo del trabajo y un cronograma. 3.5 Plazo de Entrega del Plan de Cuenta ETB requiere que el oferente proponga el plazo (en días hábiles), a partir del kick off, dentro del cual se compromete a entregar cada plan de cuenta de control. 3.6 Software de Gestión de Proyectos ETB requiere que el CONTRATISTA, con sus propias licencias, use el software de gestión de proyectos MS Project Management versión 2007, o el que se encuentre

7 vigente en ETB, garantizando así la compatibilidad con la Suite se Serena Dimensions, que se usa para apoyar la gestión de proyectos al interior de ETB. 3.7 Desviación en los Índices de Rendimiento Acciones correctivas ETB requiere que el oferente acepte que los descuentos de porcentajes de pago por desviación de los índices de rendimiento, no eximen al CONTRATISTA de presentar y gestionar las acciones correctivas respectivas a cada desviación particular de los índices de rendimiento de la cuenta de control Causas no atribuibles al Contratista ETB requiere que el oferente acepte que ETB sólo considerará causas o razones de desviación de los índices de rendimiento de programa y rendimiento de costos no atribuibles al CONTRATISTA las que se enuncian a continuación: a) Demora en el cumplimiento de actividades ocasionada por la demora en otras actividades a cargo de funcionarios u otros contratistas de ETB cuando el director del proyecto haya escalado la situación antes de que la desviación del índice de rendimiento de programa/proyecto (basado en costos o en tiempo), sea alta b) Repetición de actividades ocasionada por errores en la especificación de los requerimientos del producto del proyecto. c) El oferente deberá proponer otras causas que, de acuerdo con su experiencia, no sean atribuibles a él. ETB se reserva el derecho de aceptarlas o no. 3.8 Acuerdos de nivel de servicio para la gestión de proyectos Procedimientos de administración del servicio ETB requiere que el procedimiento o procedimientos que se implanten para la prestación del servicio sean definidos en conjunto con el oferente, durante las primeras dos semanas de la ejecución del contrato y deberán contemplar el establecimiento de controles que permitan medir su calidad, de manera que se pueda determinar el grado de cumplimiento del ANS acordado Informe semanal ETB requiere que el oferente calcule y presente a ETB semanalmente las métricas e informes de los indicadores definidos para determinar el grado de cumplimiento de los ANS establecidos Parámetros iniciales para los ANS ETB requiere que los parámetros de nivel de servicio iniciales que se deberán tener en cuenta para evaluar la calidad de los servicios proporcionados, sean los descritos a continuación..

8 a) Índice de rendimiento de programación basado en costos: Este índice muestra el cumplimiento de la programación en cuanto a costos, comparando el valor del trabajo realizado con el valor planeado. SPI $ Valor Ganado Valor Planeado b) Índice de rendimiento de programación basado en tiempo Este índice muestra el cumplimiento de la programación en cuanto a tiempo. SPI t Programación Ganada Tiempo Real c) Índice de rendimiento de costos: Este indicador representa el sobre o bajo costo que tiene el proyecto en el momento de la medición. CPI Valor Ganado Costo Real Análisis de desviaciones de ANS ETB requiere que en caso de presentarse desviaciones en los ANS de acuerdo con los niveles establecidos, el CONTRATISTA deberá informar al director del proyecto de ETB las causas de esta situación y presentar el plan de acción que seguirá para su corrección, si la desviación es positiva el CONTRATISTA podrá proponer a ETB la generación de una nueva línea base, pero dicha generación estará sujeta a la aprobación por parte de ETB Acciones correctivas ETB requiere que el oferente informe a ETB por escrito sobre las acciones correctivas iniciadas para la eliminación de las causas de los problemas en los que el propio oferente haya causado el incumplimiento de los niveles de servicio acordados Auditorías a los ANS ETB requiere que el oferente se comprometa a suministrar toda la información que ETB, considere necesaria para realizar, inspecciones y auditorias del servicio, incluyendo dentro de este alcance la auditoria a los ANS presentados por el oferente.

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