Universidad Tecnológica de Aguascalientes Institución Limpia

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1 MANUAL PARA AUDITOR 5 s Subdirección de Gestión de la Calidad Octubre 2003 Revisión No. 0 1

2 CONTENIDO OBJETIVO.. ALCANCE... CONCEPTOS.. BUENAS PRÁCTICAS PROCESO DE EVALUACIÓN 2

3 OBJETIVO.- Proporcionar los conceptos básicos de la filosofía 5'S (guía de consulta rápida en el área de trabajo) Mostrar ejemplos de buenas prácticas como guía de aplicación de las mismas en la Institución, (se guía al usuario paso a paso para la implementación y el cómo hacer registros pertinentes). Orientar sobre la metodología de evaluación 5 S dentro de la Institución ALCANCE.- Los conceptos descritos en este manual son aplicables a todo tipo de área de trabajo: oficinas, aulas, talleres, áreas comunes, etc. El presente manual está disponible para todo el personal de la Universidad Tecnológica de Ags. 3

4 CONCEPTOS.- 4

5 SEIRI = SELECCIÓN Universidad Tecnológica de Aguascalientes QUÉ ES? Clasificar lo necesario y deshacerse de lo innecesario. CÓMO IMPLEMENTAR? Definir lo que se usa. a) Clasificar las cosas que no se necesitan. b) Eliminar las cosas que no se necesitan. c) No traer cosas innecesarias otra vez. QUÉ BENEFICIOS OBTENDRÉ? a) Disminuye la contaminación de material (bueno con malo). b) Reduce los stock de materiales. c) Facilita tu trabajo sin interferencias. d) Detecta posibles condiciones inseguras (accidentes). BUENAS PRÁCTICAS: Técnica: Etiqueta Roja 1.- La etiqueta roja es el instrumento que sirve para identificar y separar objetos innecesarios y definir el uso final. 2- Antes de colocar la etiqueta roja, hacer tres preguntas básicas: a) Este objeto lo necesito? b) Si el objeto lo necesito, en que cantidad? c) Si el objeto lo necesito, debe estar aquí? d) De lo contrario colocarle una etiqueta roja. (Ver formato e instructivo de "etiqueta roja" anexo A) 5

6 Seleccione las cosas no necesarias y tírelas 6

7 SEITON = ORDEN QUÉ ES? Mantener lo necesario en forma ordenada y de fácil acceso. CÓMO IMPLEMENTAR? Tener un lugar en cada cosa y cada cosa en su lugar. a) Delimitar áreas. b) Identificar equipo de oficina, equipos de taller y maquinaria. c) Arreglar tu lugar continuamente. QUÉ BENEFICIOS OBTENDRÉ? a) Facilita la búsqueda de cosas. b) Reduce pérdidas de material. c) Facilita el proceso de trabajo. d) Disminuye el riesgo de accidente. BUENAS PRÁCTICAS: Técnica: Mapa 5 S (Indispensable en talleres) Economía de movimientos, mejora de layout, etc. 1. Colocar los objetos, documentos o herramientas de acuerdo a la frecuencia de uso. 2. Almacenar los objetos y documentos en la secuencia en que son utilizados. 3. Implementar en talleres cordón retráctil o silueta en cada herramienta para que regrese automáticamente a su lugar, en oficinas colocar los documentos en el lugar asignado para cada uno. 4. La distancia entre objetos debe ser lo suficientemente libre para tomar y almacenar fácilmente. 5. Sustituir herramientas de diversos tipos por herramientas de uso múltiple. 6. Almacenar las herramientas o documentos en base a la función o producto. 7

8 Organice las cosas necesarias en un orden que le permita accesar fácilmente lo que necesitará 8

9 SEISO = LIMPIEZA QUÉ ES? Mantener limpia y en condiciones de servicio el área de trabajo, maquinaria y equipo de oficina. La limpieza es sinónimo de inspección. CÓMO IMPLEMENTAR? No ensuciar, no dañar y en caso contrario automantener. a) Limpiar a detalle. b) Lubricar en caso de maquinaria y equipo mecánico c) Ajustes menores. d) Detectar posibles fallas, olores, manchas, ruidos, etc. BUENAS PRÁCTICAS: Técnica: Inspección/Limpieza Recordar que la limpieza diaria debe ser un hábito. Utilizar todos los sentidos y detectar alguna anomalía en el área de trabajo, considerando lo siguiente: No deje que las cosas se ensucien antes que tenga que limpiarlas Dedique cada día 5 minutos para limpiar su plaza de trabajo Sea responsable, con sus colegas, del área alrededor de su plaza de trabajo No tire ni deje tiradas cosas por el suelo Cualquier anomalía sencilla debe ser reparada por el mismo usuario (Mantenimiento instantáneo). Cuando el mantenimiento requiera de la intervención del departamento especializado el usuario debe dar aviso. 9

10 QUÉ BENEFICIOS OBTENDRÉ? a) Disminuye el rechazo, retrabajos y daños por buenas condiciones del equipo y herramienta. b) Elimina fugas de aire, materiales, documentos, etc. c) Reduce las posibles fallas que se puedan presentar. d) Crea un ambiente agradable y seguro. Limpie su puesto de trabajo hasta que no haya polvo en ninguna parte 10

11 SEIKETSU = PROGRESO Universidad Tecnológica de Aguascalientes QUÉ ES? Crear estándares para que se mantenga organizado y limpio, así como elevar los niveles alcanzados en selección, orden y limpieza. CÓMO IMPLEMENTAR? Mejorando continuamente a) Proponer cambios de área, nuevas herramientas y/o manejo de documentos, materiales, equipos, etc. b) Toma de fotografías c) Crear controles visuales d) Crear reglamentos e) Eliminar fuentes de suciedad QUÉ BENEFICIOS OBTENDRÉ? a) Satisfacción. b) Conocimiento de mi área de trabajo. c) Sentido de pertenencia de tu área de trabajo. d) Trabajo en equipo e) Nuevos niveles de pulcritud. BUENAS PRÁCTICAS: Técnica: Administración Visual Hacer de esto un hábito diario. 1) Tener cuidado de no regresar a los niveles anteriores, después de implementar la técnica. 2) Definir los reglamentos de cada una de las áreas con autorización del comité. 3) Colocar en lugar visible los reglamentos ya autorizados por el sub-comité de 5 s. 4) Efectuar rondines por parte de directores de área para verificar que existen y que funcionen los reglamentos. 5) Mantener el mínimo necesario de objetos almacenados. 6) Analizar en equipo los problemas y promover soluciones definitivas. 7) Marcado de zonas, señalización, utilización de códigos de colores, ergonomía, etc. 8) Crear un ambiente motivador para facilitar el respeto a las reglas. 11

12 Mantenga siempre un elevado nivel de orden, limpieza y organización del puesto de trabajo 12

13 SHITSUKE =DISCIPLINA QUÉ ES? Respetar y cumplir totalmente con los acuerdos y compromisos. COMO IMPLEMENTAR? a) Demostrando la amabilidad y un saludo amistoso diario b) Respetar horarios y disposiciones c) Usar el equipo de seguridad para evitar accidentes d) Respetar los estándares, seguridad e higiene, políticas, reglamentos, legislación y normatividad universitaria, etc. QUE BENEFICIOS OBTENDRÉ? a) Cumplir con el cliente. b) Cumplir con la calidad. c) Cumplir con el costo de operación. d) Cumplir s con el tiempo asignado. e) Cumplir con la seguridad. BUENAS PRÁCTICAS: Compromiso por el cambio y la mejora continua 1. Conciencia: Tu y tus compañeros necesitan entender las 5 S y saber qué tan importante es el sostén de ellas. 2. Tiempo: se necesita invertir de tu tiempo para la implementación de las 5'S. 3. Estructura: Conocer el programa, cómo y cuándo implementar las actividades. 4. Soporte: Se necesita el conocimiento, liderazgo y recursos de la alta dirección. 5. Recompensa y reconocimiento: Publicar los logros obtenidos. 6. Satisfacción: Al implementar las 5'S se mejora la comunicación personal e involucra a mas personas haciendo el trabajo más agradable. 13

14 f) Autorrealización. g) Pero sobretodo mantienes un ambiente de trabajo agradable. 14

15 Puesto de trabajo de Segunda Clase Puesto de trabajo de Primera Clase En mi puesto de trabajo, la gente tira cosas pero ya hay personas que se encargan de limpiar el lugar En mi puesto de trabajo, nadie tira cosas. todos colaboran a mantener limpio el lugar 15

16 PROCESO DE EVALUACIÓN Universidad Tecnológica de Aguascalientes El proceso de 5 S es una herramienta para conservar las condiciones de trabajo y está monitoreado a través de las actividades descritas en el procedimiento documentado en el Sistema de Gestión de la calidad como Gestión del ambiente de trabajo, los siguientes lineamientos son complementarios a lo señalado en dicho proceso. LINEAMIENTOS PARA PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVALUACIONES DE 5 S.- PLANEACIÓN.- 1. El líder del proyecto 5 s del SGC es responsable de definir y difundir el programa semestral de evaluaciones de 5 s, incluyendo fechas de auditoria por áreas y auditores una vez autorizado por el Rector. 2. La frecuencia de auditoria es mensual y se establece una semana como período máximo para la realización de la misma, no debiendo ser fuera de la fecha programada. 3. El tiempo de auditoría se estima para 30 minutos como máximo. 4. Para la ejecución y registro de resultados de las evaluaciones se deberán utilizar los formatos de evaluación de 5 S dados de alta en el SGC. 16

17 5. SGC03 al inicio de la semana de auditoría deberá entregar los formatos de evaluación a cada equipo auditor,de acuerdo al área que le corresponda evaluar. EQUIPO AUDITOR.- 6. El equipo auditor está formado por un Director o Subdirector de área (miembros del CER) y un coordinador de calidad, ambos con independencia del área a auditar, así mismo deberán ser acompañados durante la auditoría por un representante del área auditada. 7. Los auditores definidos en el programa semestral de auditorías 5 S no podrán ser reemplazados en esta actividad mientras sigan ocupando el puesto directivo, así mismo, no podrán delegar su responsabilidad de auditar. 8. El auditor debe ser imparcial, objetivo y solicitará la información necesaria antes de emitir un juicio. EJECUCIÓN DE EVALUACIÓN Y REPORTES.- 9. El auditor y coordinador llenaran un formato de evaluación (F-SGC-03) calificando los conceptos de cero o uno según correspondan para proceder a que este mismo sea firmado por el área auditada. 10. Al final de la auditoria se debe establecer la calificación final, mencionar resultado al responsable del área auditada y se entregará la hoja de auditoria al lider de 5 s del SGC. 17

18 11. Una vez recibido el reporte de evaluación por el responsable del área auditada, se le solicitarán planes de acción para mejorar las condiciones recomendadas y aquellas situaciones evaluadas con cero o uno, mismos que deberán ser entregados a más tardar 5 días hábiles después de su recepción. 12. Con la finalidad de mantener informado al personal de cada departamento, el coordinador de cada área tiene 3 días para actualizar la gráfica del departamento y colocarla de manera visible en el pizarrón correspondiente. Nota: los puntos no considerados en este documento serán evaluados y autorizados por la Subdirección del Sistema de Gestión de la Calidad y el subcomité de 5 S. 18

19 ANEXOS.- 19

20 ANEXO A FORMATO ETIQUETA ROJA Objetivo: identificar y separar objetos innecesarios y definir su uso final. Ubicación Salón Taller Oficina Laboratorios Audiovisual Otros Descripción Detectó Área Responsable Razón 1.- Innecesario 4.- Material sobrante 2.-Defectuoso 5.-Desconocido 3.-No urgente 6.-Otros 20

21 Acción Tomada Fecha Número de Folio: 1.-Eliminar 4.-Almacén 2.-Regresar 5.-Otros 3.-Mover al almacén de etiquetados Terminada? o Cancelada? Año: Mes: Día: Año: Mes: Día: (en que se colocó la etiqueta) (acción ejecutada) INSTRUCTIVO DE LLENADO: 1.- En el renglón de Ubicación: marcar con una X el número que corresponda de acuerdo al lugar en donde se encuentra el objeto a etiquetar. 2.- En el renglón descripción: se debe colocar la descripción del objeto (ejemplo: mesa. motor, etc.) 3.- En el renglón detectó: escribir el nombre de la persona que consideró al objeto innecesario. 4.- En el renglón área/responsable: colocar el departamento y área a la que pertenece la persona que consideró al objeto innecesario. 21

22 5.- En el renglón de razón: se debe marcar con una x indicando el motivo por el cuál se consideró innecesario el objeto. 6.- En el renglón de acción tomada: el comité debe indicar la decisión final del objeto marcar con una x. 7.- En el renglón de fecha: debe anotarse la fecha de cuando se etiquetó y la fecha de la decisión final. (se recomienda guardar la etiqueta después de tomar la decisión final para cualquier aclaración) 8.- En el renglón de folio: se compone de cinco dígitos, los dos primeros dígitos las primeras letras del departamento y los tres siguientes dígitos un número consecutivo. ejemplo: Taller 5 :T500I, Aulas 1: A1. FORMATO DE OBJETOS ETIQUETADOS EN ALMACÉN EVENTUAL XXOOI XXOOI XX999 NUMERO DE FOLIO DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES 22

23 23

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