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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión

2 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria institucional, conservan el conocimiento y propenden por la agilidad en la búsqueda de información no sólo para uso interno, sino para la atención al ciudadano. Es por esto que la gestión documental es significativa en todas sus etapas, no solo en la conservación, sino en la producción por la importancia que tiene racionalizar el uso de los recursos. Es esta una oportunidad para la AUNAP de adoptar sus principios y procesos archivísticos, tendientes al manejo eficiente y eficaz de la documentación que se genere en desarrollo de sus funciones. 2. Objetivo Definir el conjunto de instrucciones para el desarrollo de los diferentes procesos de la Gestión, al interior de la Entidad, como son la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. 3. Objetivo específicos Resaltar la importancia y papel de documentos y archivos en la administración pública y su aporte a la participación ciudadana, la transparencia y control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Racionalizar y controlar la producción documental, para a la vez preservar el medio ambiente. Establecer procedimientos eficientes para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia. Regular el manejo y administración de documentos y archivos a partir de la responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar los procesos básicos relacionados con las Tablas de Retención. Recuperar información de manera rápida y oportuna. 1

3 4. Alcance Las instrucciones suministradas en este programa aplican a todas las dependencias de la Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca AUNAP y a todos los ciudadanos que requieran radicar documentos y/o solicitar información en la Entidad. 5. Definiciones Programa de Gestión : Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental, al interior de la Entidad. Estos son producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia Archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Expediente: Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Unidad de conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro, una carpeta. Folio: Hoja Foliar: acción de numerar hojas Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta. Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental. Folio recto: primera cara de un folio, la que se numera Folio vuelto: segunda cara de un folio, la que no se numera. Página: lo escrito o impreso en una cara Paginar: enumerar páginas Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. Unidad / Tipo : elemento fundamental de una serie documental, la cual puede ser simple o compleja. Resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas. 2

4 Tabla de Retención (TRD): Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos Serie : conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Subserie : Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Clasificación: labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad. Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos y funcionales para revelar su contenido. Transferencia: traslado de los documentos del archivo de gestión al archivo central y de éste al histórico de conformidad con las Tablas de Retención. Conservación total: se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Eliminación: Disposición final señalada en las Tablas de Retención o Valoración, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Selección: Actividad de la disposición final señalada en las Tablas de Retención o Valoración y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Microfilmación: técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. Digitalización: técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Anexo: Complemento de un documento, integrado por uno o varios folios (mapas, planos, fotografías, legajos, argollados, empastados, etc.) Archivo electrónico: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización. Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado. 3

5 Correspondencia: Todas las comunicaciones de carácter oficial o privado que llegan o se envían a una entidad pública, privada o a título personal. No todas generan trámites para las instituciones. Derecho de petición: Es el derecho que tiene toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivo de interés general o particular y obtener pronta resolución. Documento: Información creada o recibida, conservada como información y prueba, por una organización o individuo en desarrollo de sus actividades o en virtud de sus obligaciones legales. Cualquiera sea su forma o medio utilizado. Documento público: El que produce, posee o maneja una entidad pública. Documento original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de hacer más eficiente y eficaz, su utilización, conservación y consulta. Legajo: Conjunto de documentos o papeles que están reunidos por tratar un mismo asunto o materia. Radicación: Es el procedimiento por medio del cual la AUNAP asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas y enviadas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento establecidos por la ley. Registro de comunicaciones oficiales: Consiste en la asignación de un número consecutivo a las comunicaciones enviadas, dejando constancia de la fecha y hora del registro, con el propósito de oficializar su trámite y dar cumplimiento a los términos establecidos por la ley. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Usuario: Persona natural o jurídica, entidad privada o pública, que recibe un producto y/o servicio. 6. Referencias Normativas Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama Ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 4181 de 2011, por el cual se escinden unas funciones del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural - INCODER y del Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, y se crea la Autoridad Nacional de Acuicultura y Pesca. 4

6 Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública. Decreto 4485 de 2009, por la cual se adopta la actualización de la norma técnica de calidad en la Gestión Pública. Decreto 1599 de 2005, por la cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el estado Colombiano. Circular 6 de 2007, implementación de sistemas de gestión de la calidad en las entidades del Estado. Constitución Política de Colombia. Código de procedimiento administrativo y de lo contencioso Administrativo. Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública. Resolución No. 387 de 2012, por medio de la cual se dictan lineamientos para la atención integral al cliente y proceso de atención a solicitudes, quejas, reclamos y sugerencias. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000:2005 Vocabulario y Definiciones. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008 Requisitos para los Sistemas de Gestión. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 19011:2011: Directrices para la auditoria de Sistemas de la calidad y/ ambiente. Norma Técnica de calidad en la Gestión Pública NTC GP1000:2009. Ley 594 de 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Decreto 2609 de 2012: reglamenta el título v de la ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de gestión documental. Acuerdo No. 005 de 2013 del Archivo General de la Nación. 7. Procesos de la Gestión Producción Disposición Final Recepción Conservación Distribución Consulta Trámite Organización 5

7 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL La producción documental, se entiende como la generación de documentos en las instituciones, esta comprende aspectos de origen, creación y diseños de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia. Producción documental se da a través de formatos, creación y diseño de documentos, medios y técnicas de producción e impresión, determinación y selección de soportes documentales, determinación de tamaños, calidad y tipos de soporte, instructivo para diligenciamiento de formularios, determinación de uso y finalidad de documentos, imagen corporativa o logotipo, adecuado uso de la reprografía. Gestión de Proyectos y Planeación Manual de Documentación M-GPP-01 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Procedimiento Recepción, radicación y registro de Gestión Trámite de documentos. Correspondencia PR-DOC-01 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen al destinatario. 6

8 Distribución o flujo de los documentos, con mecanismos de control y verificación. Los documentos objeto de distribución son los externos, internos y/o enviados, en los cuales se deberá tener en cuenta labores de clasificación, organización, enrutamiento, reasignación y registro en los programa de gestión documental y de registro de envíos por el servicio postal. Gestión Formato de entrega documentos externos recibidos F-DOC-02 SGD TRÁMITE DE DOCUMENTOS Es el curso dado a los documentos desde su etapa de producción hasta el cumplimiento de su función administrativa. Revisión, registro, asignación, Gestión digitalización y distribución. Para la Procedimiento respuesta se contemplarán actividades trámite de como análisis de la solicitud, compilación correspondencia de la información, preparación de la Responsable de PR-DOC-01 respuesta y envío. cada área ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Conjunto de acciones orientadas a las clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución como parte integral de los procesos archivísticos. Clasificación (series y subseries documentales), ordenación (ubicación física y labores archivísticas) y descripción documental (inventarios documentales, organización y entrega de transferencias, disposición final TRD). Funcionario Manual de archivo M-DOC-01 7

9 CONSULTA DE DOCUMENTOS. Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Formulación de la consulta, estrategia de búsqueda y respuesta a la consulta. Gestión Procedimiento Consulta de Documentos PR-DOC-02 En este procedimiento se garantiza el derecho que tienen los usuarios a conocer y obtener la información, en lo que se refiere a la consulta interna de los documentos se facilitarán pero con los controles necesarios. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo si alterar su contenido. Establecer procesos o actividades como diagnóstico, sensibilización, prevención, inspección y mantenimiento, monitoreo y control, limpieza de áreas y documentos, control de plagas, apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia, apoyo a la reproducción y planes de contingencia Gestión Manual de Archivo M-DOC-01 Se deben garantizar las condiciones físicas para proteger los documentos, establecimiento y suministro de equipos para el archivo, sistemas de almacenamiento en sus distintos soportes. DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención y/o Tablas de Valoración. 8

10 Gestión Aplicación de disposición final de los documentos, de acuerdo con los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Responsable de cada área Manual de Archivo M-DOC-01 Todas las directrices e instrucciones suministradas en el presente programa, están establecidas en los documentos como manuales, procedimientos y programas mencionados para cada proceso y estarán siendo controlados por la Secretaría General a través del área de Gestión, de acuerdo con lo ordenado por el Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad. Revisó: Aprobó: Mónica Restrepo Rivera Gestión Martha Lucy Cubillos Soto Secretaria General

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