PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Tamaño: px
Comenzar la demostración a partir de la página:

Download "PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL"

Transcripción

1 CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN FECHA CAMBIO REALIZADO SOLICITADO POR Ajuste y actualización No aplica Cambio de código del manual de MGSOR01 a MDI001. Modificación del objeto, alcance, referencias, terminología, numeral 5, 6.1, 6.2, 7, 8 y 9 de la versión anterior. Inclusión de introducción, numerales 5.2, 5.3, 5.3.1, 6, 6.1, 6.2, 8, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6, 8.7, 8.8, 9 y 10 en la presente versión. Eliminación del numeral 6 de la versión anterior. Modificación en numerales: 1, 2, 3, 4, 5.2.1, , , 5.2.2, 5.3.1, 5.3.2, 6, 7,8, 9, 9.1, , 9.2, 9.2.1, 9.2.3, 9.2.4, 9.3.2, , 10 y 11.Inclusión de título Modificación del numeral 11. Anexos Cambio de código de MDI001 a.cambio de nombre de Manual de Gestión y Control de Registros por Programa de Gestión Documental. Configuración del documento de acuerdo a lo establecido en el Anexo del Decreto 2609 de Página 1 de 33 Coordinador Área de Servicios Administrativos Coordinador Área de Servicios Administrativos Gerente Área de Servicios Administrativos Gerente Área de Servicios Administrativos

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS ALCANCE PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS DEFINICIONES REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD NORMATIVOS ECONÓMICOS ADMINISTRATIVOS TECNOLÓGICOS LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS FASES DE FORMACIÓN DEL ARCHIVO HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO PROCESOS DEL PGD Producción de documentos Recepción de documentos Distribución de documentos Trámite de documentos Organización de documentos Consulta de documentos Conservación de documentos Disposición final de los documentos RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS RECOMENDACIONES FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMAS ESPECÍFICOS ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO Y EL SGC...33 Página 2 de 33

3 1. INTRODUCCIÓN A nivel internacional, la UNESCO a través de su Programa para la Gestión de Documentos y Archivos (RAMP: Records and Archives Management Programme) con el apoyo del Consejo Internacional de Archivos estableció como uno de los fines del programa la eficacia administrativa mediante un servicio de archivos acorde con los objetivos de ésta, con un especial énfasis en la creación de sistemas y servicios modernos de gestión de documentos, especialmente orientado hacia el usuario y con un criterio dinámico que condujera y facilitara a los gobiernos el acceso a la información de sus documentos y archivos, para que sean útiles a la planificación y el desarrollo social y económico. Un programa de gestión de documentos, como parte integral de la política de gestión documental, debe incluir como elementos propios: normas para la creación, difusión y recepción de los documentos; tratamiento de los documentos activos (normas de clasificación, recuperación y conservación en los espacios administrativos); tratamiento de los documentos semiactivos (normas de transferencia y conservación centralizada y rentable de los documentos); tratamiento de los documentos inactivos (normas que regulen la adquisición, conservación, tratamiento, utilización y valoración de los documentos con valor secundario o científico); tratamiento de los documentos esenciales (normas para el tratamiento particular de ciertos documentos que, si se perdieran o alteraran, ocasionarían serias dificultades en una organización), y como elementos de apoyo representados por el inventario de documentos y el calendario o programa de conservación. En Colombia con la creación del Archivo General de la Nación (AGN) en el año de 1989, a través de la Ley 80, se comenzó a cambiar la manera como las entidades del sector público entendían el manejo de los documentos. Por medio de esta directriz el Estado Colombiano buscó crear un ente que regulara la gestión de los documentos de las instituciones que lo conforman, es así como en busca de ese objetivo, una de las primeras directivas emitidas es el Reglamento General de Archivos, el cual se aprobó por medio del Acuerdo 07 de En ese documento se definió el término Gestión de Documentos y se desarrolló en aspectos como la responsabilidad de los funcionarios frente a la organización de los archivos, los sistemas empleados para la gestión de documentos, entre otros. Posteriormente por medio de la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, se condensó las distintas directivas que el AGN desde el año 1989 había producido con el fin de regular todos los aspectos relacionados con los documentos que las entidades públicas generan en cumplimiento de sus funciones. Particularmente en el Título V de la Ley 594 de 2000 y el Decreto 2609 de 2012, se consignó el tema de la gestión documental, en los artículos 10 al 13 estableciendo que las entidades públicas deberían formular un Programa de Gestión Documental, definiendo los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad de la elaboración y la aplicación de herramientas como las tablas de retención documental, tablas de valoración documental, entre otras. La Gestión Documental en la Administración Pública ha venido evolucionando, en la creación y actualización de normas, lineamientos y procesos documentales, ahora con el apoyo del Gobierno de la República y el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se busca crear una sinergia en la integración de nuevas tecnologías en los procesos de Gestión de Documental en aras de garantizar la transparencia y eficiencia administrativa en los procesos del estado, el patrimonio cultural, la identidad nacional y la protección del medio ambiente. Ante el avance acelerado que han tenido las tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, específicamente para este caso el desarrollo de los sistemas de información, se ha llegado a pensar que Página 3 de 33

4 con la automatización de la información se puede suplir el documento en soporte papel, por el documento electrónico. Ante este panorama en la Ley 594 se estableció que para la implementación de tecnologías de avanzada en la administración y conservación de los archivos, se deberían cumplir ciertos parámetros previos como: la organización archivística de los documentos, la realización de estudios técnicos que permitan analizar y diseñar sistemas de información que estén acorde con las características de la entidad y el desarrollo de una política interna que puntualice el alcance de la norma y su aplicación. En cumplimiento del Decreto 2609 de 2012 del Ministerio de Cultura, el Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo-FONADE, ha elaborado el presente Programa con el fin de estar alineados en las disposiciones normativas, estableciendo la asignación de recursos para el desarrollo de las actividades planteadas y realizando el seguimiento oportuno a los planes y programas que lo integran. 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al interior de FONADE, desde la producción y/o recepción de información, además de servir como referencia frente a la regularización de la gestión de los documentos, desde su origen hasta su disposición final independiente del medio en que se encuentre (físico o electrónico), a través de lineamientos claros y precisos, que integrados a las estructuras de planeación y control, garanticen la eficiencia de la Gestión y la conservación del patrimonio documental de la Entidad OBJETIVOS ESPECÍFICOS Fijar las políticas que permitan normalizar, racionalizar la producción y el manejo de los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos. Normalizar los procesos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos de la Entidad. Establecer los procedimientos que garanticen la conservación y uso del patrimonio documental de FONADE. Fortalecer la seguridad en los sistemas de información de FONADE para garantizar la obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la información. Suministrar las pautas necesarias para una adecuada gestión de la documentación producida y recibida por FONADE en desarrollo de sus funciones. Sensibilizar a los colaboradores de FONADE sobre la importancia del acervo documental y crear el sentido de responsabilidad en el manejo de los documentos. 3. ALCANCE En el Programa de Gestión Documental de FONADE se definen los procesos que lo componen, a través de los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y aplica para todos los documentos generados y recibidos en la Entidad, y que resulten del cumplimiento de las funciones de cada una de las áreas. Página 4 de 33

5 Todas las actividades relacionadas con la gestión documental deben cumplir lo establecido en el MDI605 Manual de Gestión de Seguridad de la Información. 4. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO El presente Programa de Gestión Documental está dirigido a todos los colaboradores de la entidad, y en general a las partes interesadas de FONADE (entes de control, clientes y ciudadanía), facilitando los mecanismos de participación ciudadana. 5. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS ASOCIADOS Ley 80 de 1989, por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación de Colombia. Ley 527 de 1999, por medio de la cual se regula el manejo de los documentos electrónicos. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se expide la Ley General de Archivos. Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único. Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Ley 962 de 2005, por medio de la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 1273 de 2009, por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado de la protección de la información y de los datos - y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. Ley 1369 de 2009, por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones. Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se aprueba el 'Acuerdo de Cooperación Operativa y Estratégica Entre la República de Colombia y la Oficina Europea de Policía' suscrito en Bogotá D. C. el 20 de septiembre de Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 2578 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Página 5 de 33

6 Decreto 2609 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 2364 de 2012, por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Decreto 1515 de 2013, por medio del cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. Acuerdo AGN 07 de 1994, por medio del cual se expide el Reglamento General de Archivos. Acuerdo AGN 060 de 2001, por medio del cual se definen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales. Acuerdo AGN 002 de 2004, por medio del cual se establecen los lineamientos para la organización de los fondos documentales. Directiva Presidencial 04 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008. PAP323 Organización física de los documentos en archivos de gestión. PAP324 Eliminación documental. PAP325 Préstamo y devolución de documentos. PAP326 Transferencia documental. PAP327 Envío y recepción de comunicaciones internas y externas. Resoluciones que adoptaron el documento previamente: -Vs 01 Resolución 139 de Vs 02 Resolución 111 de Vs03 Resolución 265 de DEFINICIONES Acceso a los archivos: derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos o privados que cumplan funciones públicas, en los términos consagrados por la Ley. Administración de archivos: operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución. Almacenamiento de documentos: depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, entre otros, para su conservación física, con el fin de facilitar su consulta. Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. Archivo central: en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Página 6 de 33

7 Archivo histórico: es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Archivo General de la Nación: desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística en el ámbito nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos. Archivista: persona especializada en el manejo de los archivos. Carpeta: cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación. Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en el área y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación: labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser, clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Clasificación documental: labor intelectual mediante la cual se identifica y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la Entidad. Comité de archivo: grupo asesor de la Alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Conservación de archivos: conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Conservación de documentos: conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Consulta de documentos: derechos de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos. Depósito de archivo: espacio destinado a la conservación de los documentos en una institución. Disposición final de documentos: selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. Documento: información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado. Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene un valor primario (fiscal, legal, contable, administrativo, técnico y jurídico) o secundario (científico, histórico y cultural) y debe ser objeto de conservación. Eliminación: es la destrucción de los documentos que han perdido sus valores primarios o secundarios. Estante: mueble con anaqueles y entrepaños para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Página 7 de 33

8 Expediente: conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un área productora en la resolución de un mismo asunto. Un expediente puede conformarse por una o más carpetas. Folio: hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas. Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un libro, folleto, revista. Función archivística: conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión de documentos: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización. Instrumento de consulta: documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico, administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación. Dependiendo de la fase de tratamiento archivístico de los documentos de la que deriven los instrumentos, se pueden distinguir. Instrumentos de control (fases de identificación y valoración) e instrumentos de referencia (fases de descripción y difusión). Instrumento de control: es aquel que se elabora en las fases de identificación y valoración. Por lo tanto, pueden ser instrumentos de control, entre otros, en la fase de identificación los siguientes: ficheros de organismos, ficheros de tipos documentales, repertorios de series, cuadros de clasificación y registros topográficos. Inventario: es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar. Legajo: es el conjunto de documentos que forman una unidad documental en los archivos históricos. Ordenación: operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades archivísticas dentro de las series. Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Para lo cual, FONADE adopto el orden cronológico. Organización de archivos: conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Organización de documentos: proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. Producción documental: recepción o generación de documentos en un área en cumplimiento de sus funciones. Retención de documentos: es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Página 8 de 33

9 Serie documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros. Subserie documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el trámite de cada asunto. Servicios de archivo: proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad, con fines de consulta. Tabla de Retención Documental-TRD: listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las TRD pueden ser generales o específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo. Tipología documental: características físicas e intelectuales de documentos. Transferencias documentales: remisión de los documentos del archivo de gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas. Unidad documental: unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un sólo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente. Valor administrativo: aquel que posee un documento para la administración que lo originó o para la liquidación o absorción por otras entidades, como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Valor histórico: véase Valor secundario. Valor jurídico: aquel del que se derivan derechos y obligaciones legales regulados por el derecho común. Valor legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor secundario: es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. Valoración documental: proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. 7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD Página 9 de 33

10 7.1. NORMATIVOS Los elementos normativos se refieren a los contemplados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: el concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original y toda la normatividad reglamentaria expedida por el Archivo General de la Nación (A.G.N.) y las normas internas de FONADE: Ley 80 de 1989, por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nación de Colombia. Ley 527 de 1999, por medio de la cual se regula el manejo de los documentos electrónicos. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se expide la Ley General de Archivos. Ley 734 de 2002, Código Disciplinario Único. Ley 962 de 2005, por medio de la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Ley 1273 de 2009, por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado - denominado de la protección de la información y de los datos - y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones. Ley 1369 de 2009, por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones. Ley 1581 de 2012, por medio de la cual se aprueba el Acuerdo de Cooperación Operativa y Estratégica entre la República de Colombia y la Oficina Europea de Policía suscrito en Bogotá D. C. el 20 de septiembre de Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Decreto 2364 de 2012, por medio del cual se reglamenta el artículo 7 de la Ley 527 de 1999, sobre la firma electrónica y se dictan otras disposiciones. Decreto 2578 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado. Decreto 2609 de 2012, por medio del cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 1515 de 2013, por medio del cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones. Acuerdo AGN 07 de 1994, por medio del cual se expide el Reglamento General de Archivos. Acuerdo AGN 060 de 2001, por medio del cual se definen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales. Acuerdo AGN 002 de 2004, por medio del cual se establecen los lineamientos para la organización de los fondos documentales. Directiva Presidencial 04 de 2012, eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública ECONÓMICOS Hace relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental, para ello la Entidad a través del presupuesto anual Página 10 de 33

11 asigna una partida presupuestal para el desarrollo del Programa de Gestión Documental. Estos recursos son gestionados por la Subgerencia Administrativa con el fin de la implementar el presente Programa de Gestión Documental ADMINISTRATIVOS Se contemplan las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, simplificación de trámites y eficiencia de la administración. El Comité de Desarrollo Administrativo Institucional es la instancia de decisión en materia de gestión documental; la Subgerente Administrativa, es el responsable de los programas, proyectos y acciones de intervención específica TECNOLÓGICOS Dentro de la gestión documental FONADE cuenta con un aplicativo de información que permite gestionar la documentación de manera ágil, integral y eficiente, el cual está en constante actualización, mejoras y afinamiento de acuerdo a las tecnologías emergentes enfocadas al manejo y administración de documentos electrónicos orientadas a las líneas de negocio de la entidad. 8. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 8.1. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS El ciclo vital comprende las tres edades del documento de acuerdo con el uso y frecuencia de consulta, como se esquematiza en la Figura No. 1. Estas edades corresponden a los documentos de gestión, central e histórico. En los archivos acumulados se encuentra generalmente documentación de archivo central y archivos históricos VALORES DE LOS DOCUMENTOS Para determinar los valores de los documentos en cada una de las fases por las que transcurre el documento, desde su origen hasta su disposición final, se tiene en cuenta la siguiente clasificación dada como valor a los documentos. Página 11 de 33

12 Valores primarios: son aquellos que poseen los documentos para la entidad de origen y que persisten incluso después haber perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de carácter: administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable. Valores secundarios: se basa en el tema o asunto. Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son de carácter: histórico, científico, cultural FASES DE FORMACIÓN DEL ARCHIVO De acuerdo con el artículo 4 del Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación, los archivos, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, se forman en las siguientes fases: Archivos de gestión o de las áreas de trabajo; archivos centrales o intermedios y archivos permanentes o históricos. Archivo de gestión: de acuerdo con las series documentales en FONADE, los archivos de gestión se administran en las áreas de trabajo y/o centralizados en el Área de Servicios Administrativos. Dentro de las responsabilidades de los respectivos colaboradores de la Entidad esta impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebida de los archivos y documentos, según el Artículo 34 numeral 5 de la Ley 734 de 2002, aunque delegue ésta función. - Archivo de gestión en las Áreas de Trabajo. La organización custodia y cuidado de la documentación e información es responsabilidad del gerente de cada área de trabajo. Las TRD establecen el tiempo del documento en archivos de gestión y dados los espacios de almacenamiento en las áreas de trabajo, la Entidad programa anualmente el cronograma para la transferencia de estos archivos. Este archivo de gestión aplica para las series documentales diferentes a las siguientes: 14 Comprobantes contables, 18 Contratos y 19 Convenios. - Archivo de gestión de manejo centralizado en el archivo de servicios administrativos. La organización, custodia y cuidado de las series 14 Comprobantes contables, 18 Contratos y 19 Convenios se centralizan en el área de Servicios Administrativos y en la empresa de Página 12 de 33

13 Outsourcing de gestión documental y digitalización contratada para éste fin y la empresa de custodia. Archivo central: es la unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la Entidad y que una vez finalizado su trámite, siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias áreas de trabajo y particulares en general. Dichas transferencias deben ser organizadas en coordinación con los responsables de archivo de FONADE, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento PAP326 Transferencia documental. Dado el espacio y capacidad de almacenamiento, el archivo central de FONADE se ubica en las instalaciones de la empresa de custodia contratada para éste fin. Archivo histórico: es aquél al que se transfiere la documentación del Archivo Central, que por decisión del correspondiente Comité de Desarrollo Administrativo Institucional y de acuerdo con las tablas de retención documental debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. En el caso de FONADE, los documentos que estén en esta fase del archivo deben ser transferidos al Archivo General de la Nación HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Para desarrollar los procedimientos archivísticos se cuenta con herramientas que guían la organización de los archivos en sus distintas fases o estados. Dentro de estas se encuentran las Tablas de Retención Documental TRD para la organización de los archivos de gestión, el cuadro de clasificación documental y las tablas de valoración documental para la organización de los fondos acumulados, a continuación se presenta de manera específica los conceptos y reglas básicas de cada una. Tablas de Retención Documental TRD Son un listado codificado de series, subseries y tipos documentales, producto del desarrollo de las funciones de cada área de trabajo; a cada serie o subserie se le asignan tiempos de retención en las distintas fases del ciclo vital de los documentos y se explica el procedimiento a seguir para la disposición final de los mismos. De acuerdo con la Ley 594 de 2000 y la reglamentación generada por el Archivo General de la Nación -AGN, FONADE aplica las tablas de retención documental -TRD. - Contenido de las Tablas de Retención Documental -TRD Las Tablas de Retención Documental -TRD, de acuerdo con el formato único que ha establecido el Archivo General de la Nación, deben contener la siguiente información: 1. Código: sistema de números a través de los cuales se identifica cada una de las áreas de trabajo, de manera secuencial siguiendo estructura orgánica de la Entidad; a continuación y separado por un guión, se indica el correspondiente número que identifica a las series y subseries respectivamente. 2. Series y tipos documentales: debe anotarse el nombre asignado a la respectiva serie, las subseries (si existen) y a una relación de los tipos documentales que van a conformar cada uno de los expedientes que integran la respectiva serie o subserie. Página 13 de 33

14 3. Retención: plazo en el cual deben permanecer los documentos en el Archivo de Gestión o en el Archivo central una vez finalizado el trámite. 4. Disposición final: se le determina a cada serie documental el destino final una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo de gestión o en el central, de acuerdo con la valoración documental. - CT (Conservación Total): decisión de conservar en su totalidad series documentales que poseen valores históricos, como: actas, resoluciones orgánicas y ordinarias, manuales, entre otros. - E (Eliminación): decisión de eliminar en su totalidad, las series documentales que carecen de valor histórico. - S (Selección): decisión de conservar parcialmente una serie documental como muestra representativa de documentos que carecen de valor histórico. - D (Digitalización): proceso mediante el cual un documento físico es transformado a una imagen electrónica. - M (Microfilmación): proceso técnico de duplicación para preservar la información en otro soporte. 5. Procedimiento: en este campo se presenta de forma escrita la disposición final que se dará a cada una de las series y subseries documentales. El formato de las TRD es el siguiente: Tablas de Valoración Documental -TVD Esta herramienta se utiliza para la organización de los llamados fondos documentales acumulados. Estos fondos son el producto de la falta de aplicación de procedimientos de organización archivística, que se acumularon durante varios años y solo a través de un Página 14 de 33

15 proceso de valoración se pueden establecer los valores primarios o secundarios que aún conserven estos documentos. La metodología para la elaboración de las TVD se encuentra en el Acuerdo 002 de 2004 del AGN. En el proceso de elaboración de las TVD es necesario elaborar los siguientes documentos: - Historia institucional. - Cuadros de clasificación documental de los distintos períodos orgánicos y funcionales. - Normas internas y externas que regularon a FONADE. - Inventarios de los documentos de cada unidad administrativa productora. Cuadro de Clasificación Documental El cuadro de clasificación se concibe como una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, funciones que generan la creación o la recepción de documentos. Se trata en suma de un sistema que organiza intelectualmente la información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros. El cuadro de clasificación es una herramienta que permite conocer a cabalidad la forma como está organizada la información que dispone un archivo, es perentorio que todo centro de información de esta naturaleza disponga de él, ya que éste constituye una estructuración jerárquica y lógica de los fondos, sub-fondos y series documentales que son producto de las acciones, funciones o actividades de una institución COMITÉ DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO De acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2578 de 2012, específicamente en el artículo 14, Parágrafo, donde se manifiesta que En las Entidades del orden Nacional las funciones del comité interno de Archivos serán adoptadas por el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de Este comité, es el responsable de definir las políticas, programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos PROCESOS DEL PGD De acuerdo con la normatividad archivística emitida por el Archivo General de la Nación de Colombia, las actividades sobre las cuales FONADE basa el Programa de Gestión Documental PGD son: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, a continuación se presentan de forma gráfica con cada uno de los componentes y paso seguido se entra a hacer la definición y actividades que se desarrollan en cada uno. A continuación se presentan cada uno de los componentes y posteriormente se definen y describen las actividades que se desarrollan en cada uno: Página 15 de 33

16 Producción de documentos En esta fase del PGD se definen los parámetros que FONADE ha establecido para la generación de los documentos o registros que surgen en el cumplimiento de los procedimientos o funciones de las áreas en cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad. Marco normativo de la producción de documentos Las normas que regulan la producción de documentos son las que se presentan en la siguiente tabla: NORMA Ley 43 de 1913 Ley 527 de 1999, Artículo 7 Decreto 2150 de 1995, Artículo 11, 12, 23 y 24 Decreto 2364 de 2012 Acuerdo AGN 060 de 2001, Artículo 4,6, 9 y 14 Circular interna AGN No. 13 de 1999 OBJETO DE LA NORMA Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Sobre mensaje de datos y firmas digitales. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Sobre firma electrónica y otras disposiciones. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas que cumplen funciones públicas. No se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda. Página 16 de 33

17 NORMA NTC 1673 NTC 2223:1986 NTC 2676 NTC 3393 NTC 4436 OBJETO DE LA NORMA Papel y cartón: papel para escribir e imprimir. Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir. Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales cartucho de disco flexible de 90mm. (35 pulgadas). Características dimensionales, físicas y magnéticas. Elaboración documentos comerciales. Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad. Actividades En esta fase se desarrollan aspecto de origen, creación y diseño de formatos y documentos. - Diseño de formatos: Los formatos en FONADE han sido estandarizados y codificados en el Sistema de Gestión de Calidad - SGC, se encuentran clasificados por tipo de proceso: Dirección, Misionales, de Apoyo y de Auditoría y Control y pueden ser consultados a través del catálogo documental de la Entidad en la ruta Catálogo Documental/ Formatos. a. Comunicaciones externas recibidas b. Comunicaciones externas enviadas c. Carta Según la norma ICONTEC Norma Técnica Colombia NTC 3393 se define la carta como: Comunicación escrita que lleva un mensaje. Se utiliza en las relaciones comerciales externas entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones laborales entre las entidades y sus servidores públicos. d. Correspondencia externa Es la que se cursa entre los colaboradores de FONADE y otras entidades o personas naturales externas. La correspondencia externa de carácter personal no se tramita a través de las ventanillas de recepción de correspondencia y desembolsos de FONADE, por tal razón los colaboradores de FONADE no deben suministrar la dirección de la entidad para tal fin. e. Memorando Se define como una comunicación de carácter interno, destinada a transmitir información, orientaciones, pautas y recordatorios que agilicen la gestión de FONADE. FONADE definió los formatos FAP322 Plantilla memorando y FAP325 Plantilla memorando masivo para el envío de memorando a través del Sistema de Gestión Documental. Página 17 de 33

18 f. Circulares de Gerencia General y otras áreas La circular informativa se define como una comunicación de carácter general o normativo, dirigida a varios destinatarios, con el mismo texto o contenido. De acuerdo con el destinatario la circular se clasifica en: externa o carta circular e interna. g. Circular Externa o Carta Circular La circular externa se define como una comunicación de carácter informativo para otras entidades. Para su elaboración se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. El texto se redacta en primera persona del singular o del plural, en forma clara, breve, sencilla y cortés. 2. El tratamiento de usted hacia el destinatario. 3. No debe contener errores técnicos, ortográficos, gramaticales y de puntuación. 4. La presentación debe ser impecable, sin borrones, ni repisados. h. Circular Interna Para identificar una circular interna, se escribe la expresión CIRCULAR, en mayúscula sostenida, en el centro, seguida por el número correspondiente. La numeración de ésta es asignada por la Asesoría Jurídica. La circular debe contener en su encabezado la siguiente información: 1. De: área de trabajo o persona que emite la circular. 2. Para: a quien va dirigida la comunicación. 3. Asunto: identifica la causa que genera la circular. 4. Fecha: fecha de emisión de la misma. i. Actas de Comités Es la comunicación escrita cuyo principal objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y se acuerda en una reunión, dentro de las condiciones generales están: FONADE definió la FGRAC24 Plantilla acta de reunión interna para la elaboración de las actas y su posterior envió a través del Sistema de Gestión Documental. Normalización de la producción documental en FONADE - Dependencias productoras de documentos Las dependencias productoras de documentos se definen de acuerdo con la estructura de la Entidad, éstas quedan codificadas. Página 18 de 33

19 - Definición de tipologías documentales Recepción de documentos Esta actividad se encuentra regulada en los procedimientos e identificada en las Tablas de Retención Documental de FONADE. En esta actividad se definen las instrucciones de verificación y control que FONADE ha establecido para la recepción de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. A través de los responsables del archivo de FONADE se gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. Lo anterior en cumplimiento del Acuerdo 060 de FONADE dispone de un Centro de Atención al Ciudadano donde se cuenta con ventanillas de recepción de correspondencia y desembolsos para radicar los documentos que tienen relación directa con las actividades de la Entidad. Las funciones de correspondencia se relacionan con el manejo y control de los documentos que entran y salen de la Entidad, su distribución interna y la administración el sistema de correo que se utiliza para la entrega de correspondencia hacia el medio interno. El horario de recepción de documentos es 8:00 a.m. a 5:00 p.m Clasificación de la correspondencia Para efectos del presente manual, la correspondencia se clasifica en Interna y Externa: - Correspondencia Interna: es toda aquella que se produce en las distintas áreas de trabajo de FONADE. Para el trámite de la correspondencia entre áreas, se llevan registros de salida del área productora o remitente y de recepción en el destinatario. FONADE definió los formatos FAP322 Plantilla memorando y FAP325 Plantilla memorando masivo para el envío de memorando a través del Sistema de Gestión Documental. - Correspondencia Externa: es la que se cursa entre los colaboradores de FONADE y otras entidades o personas naturales externas, como resultado de sus actuaciones misionales. La correspondencia externa de carácter personal no se tramita a través de las ventanillas de recepción de correspondencia y desembolsos de FONADE ni del Sistema de Gestión Documental, por tal razón los colaboradores de FONADE no deben suministrar la dirección de la entidad para tal fin. Carta: Según la norma ICONTEC Norma Técnica Colombia NTC 3393 se define la carta como: Comunicación escrita que lleva un mensaje. Se utiliza en las relaciones comerciales externas entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones laborales entre las entidades y sus Servidores Públicos. FONADE definió las plantillas FAP320 Comunicación externa y FAP324 Comunicación externa masiva para la elaboración de las cartas con uno o múltiples destinatarios y su posterior envió a través del Sistema de Gestión Documental. Página 19 de 33

20 Marco normativo de la recepción de documentos Las normas que regulan la recepción de documentos son las que se presentan en la siguiente tabla: NORMA Decreto 2150 de 1995, Artículo 1, 11 y 32 Ley 190 de 1995, Artículo 27,77 y 79 Acuerdo AGN 060 de 2001, Articulo 3,5,8,10,11 y 12 OBJETO DE LA NORMA Supresión de autenticación de documentos originales y usos de sellos, ventanilla única. Por la cual se dictan normas a conservar la moralidad en la administración pública y se fijan con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las entidades públicas que cumplen funciones públicas. Pautas y actividades El procedimiento PAP327 Envío y recepción de comunicaciones internas y externas, establece la metodología para la recepción, radicación y envío de la correspondencia interna y externa de FONADE. A continuación se especifican las actividades que se cumplen en desarrollo de este procedimiento y se dan las pautas o requisitos a tener en cuenta en el momento de ejecutarlas: o Recepción y radicación de correspondencia externa - Las comunicaciones oficiales que ingresen a FONADE deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el área a la que viene dirigida y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. - Cuando una comunicación no está firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser radicada y remitida al área de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. o Recepción, radicación y envío de correspondencia interna El procedimiento para la radicación de comunicaciones oficiales internas se hará utilizando el Sistema de Gestión Documental. o Envío de comunicaciones No podrá omitirse por ningún motivo el número de radicación de salida de correspondencia. Siempre y sin excepción deberá aparecer el código del área de trabajo productora del documento. Los documentos que deben ser remitidos no deben estar manchados, rotos, con errores, repisados, tachaduras, enmendaduras, entre otros. Los documentos que no cumplan con los requisitos mínimos, establecidos por este manual para su envío, serán devueltos al área de trabajo origen. Página 20 de 33

21 Solamente pueden firmar correspondencia los funcionarios responsables de las diferentes áreas de trabajo y las que sean autorizadas de acuerdo a normatividad vigente para este fin Distribución de documentos En este se definen las acciones que garanticen que los documentos lleguen a su destinatario interno o externo. Marco normativo NORMA Ley 1369 de 2009 Ley 962 de 2005, Artículo 10 Acuerdo AGN 060 de 2001 Articulo 3 OBJETO DE LA NORMA Por medio de la cual se establece el régimen de los servicios postales y se dictan otras disposiciones. Utilización de correo para el envío de información. Centralización de los servicios de distribución de las comunicaciones oficiales. Actividades La distribución se relaciona con el tránsito de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin importar el medio por el cual se distribuyan los documentos, se debe tener dispositivos de control y verificación de recepción y envío. En este proceso se desarrollan actividades como: o Distribución de documentos externos Identificación de entidades destinatarias de acuerdo con la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a entidades competentes. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos. o Distribución de documentos internos Identificación de áreas productoras. Enrutamiento de documentos a las Áreas de trabajo competentes. Registro de control de entrega de documentos internos. o Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, Courier, entre otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Página 21 de 33

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DGD-005 00 2 de 9 1. OBJETIVO Establecer el documento que permita definir de forma sistemática las actividades inherentes al proceso de gestión documental que incluyen: producción,

Más detalles

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

INFORME DE GESTION DOCUMENTAL Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias,

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO

GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: 1. OBJETIVO FECHA DE DIAGNÓSTICO: GESTION DOCUMENTAL DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO ENTIDAD: RESPONSABLES: Comité Interno de Archivo 1. OBJETIVO Realizar el análisis del archivo de la Personería Municipal de Choachi,

Más detalles

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la

Más detalles

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES.

LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. LINEAMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA UNIVERSIDAD CATOLICA MANIZALES. El presente documento contiene la descripción general de los lineamientos de la Universidad Católica de Manizales en

Más detalles

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8)

ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) ACUERDO 16 DE 2002 (Marzo 8) "Por el cual se adopta la política archivística y se dictan otras disposiciones para el manejo de los archivos públicos de las cámaras de comercio". EL CONSEJO DIRECTIVO DEL

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL DEL DNP Departamento Nacional de Planeación Bogotá D.C., 2014 PAGINA: 2 de 10 VERSIÓN: 5 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN... 3 2. OBJETIVO GENERAL... 3 3. ALCANCE... 3 4. REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 5. DOCUMENTOS

Más detalles

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores Página 1 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE 14/03/2014 Inclusión de actividades en el procedimiento, elaboración de flujo grama y ajuste a ficha técnica de los indicadores

Más detalles

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA

Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Secretaría General OFICINA NACIONAL DE GESTIÓN Y PATRIMONIO DOCUMENTAL DIRECTRIZ TÉCNICA Tratamiento de documentos electrónicos aplicados a documentación de la Universidad Nacional de Colombia (Actualizada

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Personería Municipal de Berbeo Boyacá Comité Interno de Archivo Personero Municipal Jorge Enrique Chaparro Mora 06 de Febrero de 2015 1 CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN

Más detalles

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS

Código: GD-P-002 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS REGISTROS PROCEDIMIENTO PARA EL Página 1 de 6 1. OBJETIVO Establecer el control de los registros de tal manera que permita la identificación, acceso, almacenamiento, protección y consulta de la información que se

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal de Choachí Cundinamarca Comité de Archivo Personero Municipal VICTOR ARCENIO PRIETO GONZALEZ Secretaria de Personería YOLANDA IBAGÓN

Más detalles

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO

ACUERDO 3 DE 2015. (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO ACUERDO 3 DE 2015 (febrero 17) Diario Oficial No. 49.431 de 20 de febrero de 2015 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTÁ Tabla de contenido 1 INTRODUCCIÓN... 3 2 ALCANCE... 3 3 OBJETIVO GENERAL... 4 3.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS... 4 4 REQUISITOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL... 5 4.1 REQUISITOS NORMATIVOS...

Más detalles

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL PROCESO MECI-CALIDAD Página:1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN Establecer los parámetros para controlar la elaboración, revisión, aprobación, distribución, conservación, y disponibilidad de la documentación del Sistema de

Más detalles

Sistema de Administración de Recursos de Información

Sistema de Administración de Recursos de Información Sistema de Administración de Recursos de Información La Información es un aspecto de enorme trascendencia dentro de la Administración, pues de ella depende en gran parte el correcto planteamiento de sus

Más detalles

MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01

MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01 MANUAL DEL SUBPROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS CA-SGI-03-P01-01 Versión 0.1 29/06/2015 Página: Página 1 de 12 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA... 2 2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO... 3 3. ROLES... 5 4. GLOSARIO

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PG-DOC-01. Versión 01 23-12-2013 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN PLANEACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 01 23-12-2013 1. Introducción Una de las prioridades para cualquier Entidad, es el fortalecimiento del manejo de sus archivos, ya que estos representan la memoria

Más detalles

Archivo General de la Nación

Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Dirección del Sistema Nacional de Archivos Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos Índice Introducción 3 Objetivo general 4 Objetivos específicos.. 5

Más detalles

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES

PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO VERIFICACION, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN Y CLASIFICACION DE DOCUMENTOS DIGITALES Versión 2.0 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Garantizar que las comunicaciones oficiales de entrada, internas y de salida, radicadas en la ventanilla de correspondencia de Sede de la Dirección General, Regionales

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Versión No. 3 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA UAE CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Versión No. 3 2014 1 CONTENIDO Página Introducción. 3 1. Aspectos Generales 4 1.1 Descripción del Programa de Gestión Documental

Más detalles

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Personería Municipal Cucunubá Cundinamarca Comité Interno de Archivo Personero Municipal Víctor Alfonso Poveda Sánchez Secretaria de Personería Luz Elena

Más detalles

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA UNIVERSIDAD DE ALMERÍA

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA UNIVERSIDAD DE ALMERÍA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN LA UNIVERSIDAD DE ALMERÍA La eliminación de la documentación, aun tratándose de copias, deberá realizarse asegurándose la destrucción física que imposibilite su reconstrucción.

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS. GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS. GESTIÓN DE CALIDAD Versión: 01 1. OBJETIVO Asegurar que los registros que constituyen una evidencia de la conformidad del Sistema de Gestión de la Fundación Universitaria de Popayán con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001: 2008,

Más detalles

CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL

CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL A CARTILLA INSTRUCTIVA DE GESTIÒN DOCUMENTAL A VALOR HISTÓRICO Y La lucha del hombre contra el poder es la lucha de la memoria contra el olvido M. Kundera (1996) pág. 10, El Libro de la Risa y el Olvido.

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL- PGD PROGRAMA DE GESTIÓN PGD UNIDAD PARA LA ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS APROBACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN - PGD GRUPO GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y Bogotá, Noviembre 2015 PROGRAMA DE GESTIÓN PROCESO

Más detalles

DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.

DIRECTRICES IMPARTIDAS POR EL AGN SOBRE EL MANEJO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS CON FINES PROBATORIOS PARA LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS. CONCEPTO TÉCNICO 400 N 1-2014 Bogotá 17 de octubre de 2014 Referencia: Radicado Entrada / 1-2014-4992 Asunto: Concepto técnico. Palabras Clave: Documento Electrónico COMPENTENCIA: STIADE SSNA MOTIVO DE

Más detalles

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS OBJETIVOS ALCANCE PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INS-GD-AS-008 Página Página 1 de 14 Socializar las etapas del proceso de Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión

Más detalles

Seminario taller en Gestión Documental

Seminario taller en Gestión Documental Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión

Más detalles

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL,

Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, Página 1 de 6 Por la cual se adopta la Política de Gestión Documental en la Universidad Central. EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL, en uso de sus facultades estatutarias, y CONSIDERANDO: Que la Ley 594

Más detalles

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE SUCRE

REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE SUCRE REGLAMENTO DE PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO CENTRAL DE LA ODO-CO-001 VER 0 OFICINA DE ARCHIVO CENTRAL NOVIEMBRE 2014 PAGINA: 2 de 12 CONTENIDO PRESENTACIÓN 3 1 OBJETIVO. 3 2 ALCANCE 3

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS TABLA DE CONTENIDO

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS TABLA DE CONTENIDO Página 1 de 10 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS... 2 4. DOCUMENTOS APLICABLES... 3 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES... 4 6. ANEXOS... 8 7. CONTROL DE CAMBIOS...

Más detalles

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001) POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS El

Más detalles

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS PR-SGIA-2 1 de 5 1. PROPÓSITO Este documento tiene por objeto establecer los lineamientos para el control administrativo y operativo de los documentos internos del Sistema de Gestión Integral de Panamericana

Más detalles

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO TRAMITE DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA E INTERNA ENVIADA Página 1 de 5 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para el control de la oficial interna y externa, su distribución y el envió por correo físico y/o electrónico a sus destinatarios. 2. ALCANCE

Más detalles

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION

EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P. TELEBUCARAMANGA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INTRODUCCION El Gerente de la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BUCARAMANA S.A. E.S.P.-TELEBUCARAMANGA,

Más detalles

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Pág. 1 de 17 SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO S I G A 2013 LA TERMINAL Pág. 2 de 17 CONTENIDO 1. Introducción 3 2. Política del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo de la

Más detalles

Manual de Procedimientos Archivo Unidad Estudios y Proyectos

Manual de Procedimientos Archivo Unidad Estudios y Proyectos Manual de Procedimientos Archivo Unidad Estudios y Proyectos TÍTULO PRIMERO Disposiciones Generales y Procedimiento CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1º (Objetivo) El objetivo del presente Manual

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística

Más detalles

Aspectos Básicos en Gestión Documental,

Aspectos Básicos en Gestión Documental, Aspectos Básicos en Gestión Documental, Misión del Archivo Universitario El Archivo Universitario es el servicio responsable de organizar, proteger, custodiar, dar acceso y difundir el patrimonio documental

Más detalles

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos

Caracterización. B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO 6.2 Requisitos A. cidentificacion DEL PROCESO 1. Nombre y sigla del Proceso: CARACTERIZACION GESTION DOCUMENTAL 2. Tipo de Proceso: GESTION DOCUMENTAL 3. Responsable del Proceso: Secretario General Jefe Unidad de Gestión

Más detalles

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente!

Antes de imprimir este documento piense en el medio ambiente! Versión 2.0 Pág. 1 de 7 1. OBJETIVO: Establecer y regular los parámetros para el manejo, registro y control de los documentos de Apoyo y/o duplicidad. 2. ALCANCE: Inicia con la identificación de documentos

Más detalles

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014

GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos. Noviembre 13 de 2014 GESTION DOCUMENTAL Instrumentos Archivísticos Digitalización de Documentos Noviembre 13 de 2014 MARIA EUGENIA ARBOLEDA DEROA Directora Técnica de Gestión Documental maria.arboleda@certicamara.com CONTENIDO

Más detalles

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Código: PSC06 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 1 Fecha Aprobación: agosto 30 de 2010 Nro. de páginas: 6 PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de aprobación: agosto 30 de 2010 1.1. DEFINICIÓN El proceso de

Más detalles

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN OBJETIVO Definir los lineamientos para la organización de los Archivos de Gestión de cada Unidad Académica y/o Administrativa de la Universidad Surcolombiana,

Más detalles

Modelo de Procedimientos para Archivos de Trámite

Modelo de Procedimientos para Archivos de Trámite Modelo de Procedimientos para Archivos de Trámite Alicia Barnard Amozorrutia Directora del Centro de Documentación Institucional, Secretaría a de Salud Primera Reunión n de Archivos del Poder Ejecutivo

Más detalles

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011)

Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Resolución: 01-001 17 No.0080 (27-enero-2011) Por medio de la Cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Contraloría General del Departamento de Córdoba EL CONTRALOR GENERAL DEL DEPARTAMENTO

Más detalles

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MUNICIPIO DE TARSO ANTIOQUIA Tarso Responsabilidad de Todos, Educado y con Equidad

UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA MUNICIPIO DE TARSO ANTIOQUIA Tarso Responsabilidad de Todos, Educado y con Equidad LA ALCALDIA DEL MUNCIPIO DE TARSO ADELANTA PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL El programa de gestión documental es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo

Más detalles

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros

DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000. Exp. Yolanda Rangel Ballesteros DIPLOMADO EN GESTION DOCUMENTAL ASPECTOS GENERALES LEY 594 DE 2000 Exp. Yolanda Rangel Ballesteros FUNCIONES DEL ARCHIVO Unificar criterios sobre: Métodos de organización de los fondos documentales Sistemas

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5

PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS. 08/P2 Versión: 5 PROCEDIMIENTO PARA EL TRÁMITE DE DOCUMENTOS 08/P2 Versión: 5 Elaborado por: Revisado por: Aprobó: Gerente Administrativo y Financiero Comité Coordinador de Control Interno y calidad. Gerente Firma: Firma:

Más detalles

INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA DE LOS ÁNGELES CANO MÁRQUEZ. FECHA: Junio 21 de 2013 CÓDIGO: P-DE-01 VERSIÓN: 03

INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA DE LOS ÁNGELES CANO MÁRQUEZ. FECHA: Junio 21 de 2013 CÓDIGO: P-DE-01 VERSIÓN: 03 Sinergias INSTITUCIÓN EDUCATIVA MARÍA DE LOS ÁNGELES CANO MÁRQUEZ PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS FECHA: Junio 21 de 2013 CÓDIGO: P-DE-01 VERSIÓN: 03 1. OBJETIVO: Establecer

Más detalles

Área de Gestión Documental Programa gestión documental

Área de Gestión Documental Programa gestión documental Código: PA-GA-2.1.1-PR-6 Versión: 2 Fecha de Actualización:04-09-2015 Página 1 de 16 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO 2. RESPONSABLE(S): Administrativa / Secretaría general de la Universidad del Cauca

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8016. VERSIÓN No. 3.0. FECHA: Diciembre 22 de 2009

PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA O PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8016. VERSIÓN No. 3.0. FECHA: Diciembre 22 de 2009 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA O PRÉSTAMO DE CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 8016 VERSIÓN No. 3.0 FECHA: Diciembre 22 de 2009 REVISADO POR: Director Administrativo (AF) José de Jesús Gil Barreto CARGO NOMBRE

Más detalles

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA

Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA Informe de avance Q3 sobre la implementación del Programa de Gestión Documental ARTESANÍAS DE COLOMBIA OBJETIVO DEL INFORME Presentar el avance para el tercer trimestre del 2013 en cuanto a la implementación

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) INSTITUTO DE FOMENTO Y DESARROLLO DE PEREIRA INFIPEREIRA APROBACIÓN: DICIEMBRE 28 DE 2012 VIGENCIA: DICIEMBRE 27 DE 2015 COMITÉ DE ARCHIVO VERSIÓN 1 1. ASPECTOS GENERALES

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE REPROGRAFÍA Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

METODOLOGÍA PARA LA SERIES DOCUMENTALES. Luis Fernando Sierra Escobar lsierra@unisalle.edu.co

METODOLOGÍA PARA LA SERIES DOCUMENTALES. Luis Fernando Sierra Escobar lsierra@unisalle.edu.co METODOLOGÍA PARA LA DISPOSICIÓN FINAL DE SERIES DOCUMENTALES Luis Fernando Sierra Escobar lsierra@unisalle.edu.co Qué es la Disposición i ió Final? Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS Elaborado por: Área de Almacén e inventarios Código Versión Fecha Contenido 1. Introducción... 4 2. Objetivo General... 4 3. Alcance del Manual de

Más detalles

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES

1. OBJETIVO 2. ALCANCE. Aplica a los documentos utilizados en los diferentes procesos de la entidad. 3. DEFINICIONES Página 1 de 10 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la organización, consulta, almacenamiento de los documentos del, de modo que permitan conservar y recuperar la información de manera

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCEDIMIENTO P-GAF015 GESTIÓN DOCUMENTAL 1. PROPÓSITO Garantizar las actividades técnicas para la administración de los documentos producidos por los funcionarios de la Entidad y los recibidos por el Centro de Administración Documental - CAD,

Más detalles

DIVISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO CENTRAL DE LA FP-UNA

DIVISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO CENTRAL DE LA FP-UNA Secretaria de la Facultad División Gestión Documental y Archivo Central de la FP-UNA DIVISIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA FP-UNA. DECANATO SECRETARÍA DE LA FACULTAD SECRETARÍA DEL CONSEJO DIRECTIVO CONSEJO

Más detalles

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01

GESTIÓN ARCHIVISTICA Y DOCUMENTAL C-GA-01 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO DE (P-GA-12) PLANEACIÓN EN GESTIÓN (P-GA-14) PRODUCCIÓN (P-GA-15) DISPOSICIÓN DE (P-GA-11) GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Y VALORACIÓN (P-GA-13) TRANSFERENCIAS ES (P-GA-07) Resolución

Más detalles

FORMATO INFORME INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASUNTO : PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN 2014, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FORMATO INFORME INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASUNTO : PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN 2014, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL FORMATO INFORME FECHA APROBACIÓN: 24/04/2013 VERSIÓN: 002 CÓDIGO: GE-NA-FM-041 Bogotá D.C, 22 de enero de 2015 INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA : OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró:

Más detalles

INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ

INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ Pág. 1 de 5 INSTRUCTIVO PARA LA ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE LA ORQUESTA 1. Objetivo Definir el procedimiento para la eliminación o destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo,

Más detalles

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO

PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL ARCHIVO INACTIVO PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DEL REGISTRO DE CAMBIOS FECHA DE VIGENCIA/ VERSIÓN No. 30-09-2013/V1 NUMERAL 3/ 5.2/ 6.3/ 6.6/ 6.7/ 6.11 DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO Se ajustó la denominación del cargo

Más detalles

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS 1. OBJETIVO 1. OBJETIVO Establecer los criterios básicos para la producción, identificación, revisión aprobación, actualización y cambios de los documentos, que deben controlarse en la Administración Central del Municipio

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 29 de Septiembre de 2010 Colombia, Bogotá D.C. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL 1) DEFINICION E IMPORTANCIA DE UN PGD

Más detalles

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER PROCESO GESTION DOCUMENTAL SERVICIOS CORPORATIVOS CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER MARZO DE 2015 1. OBJETIVO Presentar el Programa de Gestión Documental de CENS S.A. E.S.P. donde se puntualiza

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA Grupo de Gestión Administrativa PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2015 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. GLOSARIO 2. OBJETIVOS 3. ALCANCE 4. USUARIOS DESTINATARIOS

Más detalles

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PÁGINA: 1 DE 5 REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Realizar la remisión de los archivos

Más detalles

y Ord en a Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación LGEMC-01

y Ord en a Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación LGEMC-01 Liberta y Ord en a a Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación LGEMC-01 Expedición de Manuales de Contratación Introducción... 3 Definiciones... 3 Lineamientos... A. Ámbito

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD - 2014 DOCUMENTAL PGD - 2014 1. TABLA DE CONTENIDO 1. TABLA DE CONTENIDO... 1 2. INTRODUCCIÓN... 2 3. DEFINICIONES... 4 4. REQUERIMIENTOS LEGALES U OTROS REQUISITOS... 14 5. OBJETIVOS... 15 OBJETIVOS ESPECÍFICOS...

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Elaboró: Grupo de Gestión

Más detalles

Manual de Organización de Archivo Administrativo o Gestión

Manual de Organización de Archivo Administrativo o Gestión FONDO DE DESARROLLO DEL SISTEMA FINANCIERO Y DE APOYO AL SECTOR PRODUCTIVO Manual de Organización de Archivo Administrativo o Gestión LA PAZ BOLIVIA 1. Objetivo EL manual tiene por objeto establecer los

Más detalles

CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Henry Giraldo Gallego Angela Viviana Echeverry Díaz Armando Rodríguez Jaramillo Cargo: Profesional Universitario

Más detalles

ORGAN/000006-01. BOCCYL, n.º 502, de 30 de enero de 2015

ORGAN/000006-01. BOCCYL, n.º 502, de 30 de enero de 2015 Resolución de la Mesa de las Cortes de Castilla y León, de 27 de enero de 2015, por la que se regulan las condiciones para el acceso electrónico y gestión electrónica en la administración de las Cortes

Más detalles

Ref. 1-2014-2148-2169/2014/SGC - 410

Ref. 1-2014-2148-2169/2014/SGC - 410 Copia en papel autén ica de documento electrónico. La validez de este documento puede verificarse ingresando a https://sedeelectronica.archivogeneral.gov.co Ref. 1-2014-2148-2169/2014/SGC - 410 SEÑORA

Más detalles

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES

DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO DE LA COMISIÓN DE REGULACIÓN DE COMUNICACIONES Diagnóstico Integral de Archivo Página de 5 CONTENIDO INTRODUCCIÓN.... DEFINICIÓN METODOLÓGICA.... ALCANCE.... OBJETIVO....

Más detalles

REGLAMENTO DE MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS FICHEROS AUTOMATIZADOS QUE CONTENGAN DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CAPÍTULO I.- DISPOSICIONES GENERALES

REGLAMENTO DE MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS FICHEROS AUTOMATIZADOS QUE CONTENGAN DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CAPÍTULO I.- DISPOSICIONES GENERALES REGLAMENTO DE MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LOS FICHEROS AUTOMATIZADOS QUE CONTENGAN DATOS DE CARÁCTER PERSONAL CAPÍTULO I.- DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1.- Ámbito de aplicación y fines. El presente Reglamento

Más detalles

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República

SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Archivo General de la Nación Presidencia del a República GESTIÓN Página 1 de 5 ENLACE SIG DE GESTION TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Misional Apoyo X Seguimiento y Control Coordinador (a) Grupo de Gestión Administrativa y Documental Garantizar de

Más detalles

Catálogo de documentos: Colección de todos los documentos que se generan en cada procedimiento de la SDIS

Catálogo de documentos: Colección de todos los documentos que se generan en cada procedimiento de la SDIS Página: 1 de 6 1. Objetivo del instructivo: Implementar los estándares para la gestión y archivo de los documentos producidos por los procesos, procedimientos y protocolos en la de Integración social y

Más detalles

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL FONDO NACIONAL DE GARANTÍAS S.A. MANUAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Versión 0.0 20 de diciembre 2013 PÁGINA 2 de 43 ÍNDICE DE MODIFICACIONES Versión Numeral Modificado Fecha de Modificación (dd/mm/aaaa)

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PGD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL NOMBRE DE LA ENTIDAD MUNICIPIO DE SAN RAFAEL FECHA DE APROBACIÓN: JUNIO 2 DE 2015 ACTA No. 02 del Comité de archivo FECHA DE VIGENCIA: 2015 2016

Más detalles

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia

CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia Página 1 de 7 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Apoyo Gestión Documental (DOC) Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia OBJETIVO ALCANCE Administrar y conservar la documentación

Más detalles

Política Institucional I-POL-ARG-001-1

Política Institucional I-POL-ARG-001-1 Política Institucional I-POL-ARG-001-1 Para la transferencia, resguardo, consulta y baja de documentación en el Archivo General Autor Fecha Creación Actualización Próxima Revisión Dirección del Archivo

Más detalles

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1

UNIDOS POR EL PUEBLO QUE SOÑAMOS 1 1 EL ALCALDE MUNICIPAL, EN USO DE SUS ATRIBUCIONES CONSTITUCIONALES Y LEGALES, EN ESPECIAL LAS CONFERIDAS POR LA LEY 594 DE 2000 Y SUS DECRETOS REGLAMENTARIOS Y CONSIDERANDO Que conforme a la ley 594 de

Más detalles

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se

Más detalles

CIRCULAR No. 05 DE 2006

CIRCULAR No. 05 DE 2006 CIRCULAR No. 05 DE 2006 PARA: REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE OFICINA DE CONTROL INTERNO, O QUIENES HAGAN SUS VECES, REPRESENTANTES DE LA DIRECCION PARA IMPLEMENTAR MECI Y CALIDAD DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS

Más detalles

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL-PGD CAJA PROMOTORA DE VIVIENDA MILITAR Y DE POLICÍA PROGRAMA DE SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA ÁREA DE DOCUMENTAL Bogotá, Diciembre de 2014 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES... 4 1.1 Introducción... 4 1.2 Contexto

Más detalles

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA)

Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) Agenda 1. Introducción 2. Concepto Documento Electrónico 3. A que se le denomina Documento Electrónico 4. Componentes de un Documento Electrónico

Más detalles

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR.

POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR. ARTÍCULO PRIMERO: DEFINICIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL: Entiéndase como tal el conjunto de actividades administrativas

Más detalles

ORGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA

ORGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA ORGANO JUDICIAL CORTE SUPREMA DE JUSTICIA LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO DEL ORGANO JUDICIAL DE CARA A LA IMPLEMENTACION DE LA LEY DE ACCESO A LA INFORMACION

Más detalles

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DECRETO NÚMERO 1145 DE 2004 14/04/2004

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DECRETO NÚMERO 1145 DE 2004 14/04/2004 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA DECRETO NÚMERO 1145 DE 2004 14/04/2004 Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Información Administrativa

Más detalles

Metodología del Sistema de Gestión de Información

Metodología del Sistema de Gestión de Información Metodología del Sistema de Gestión de Información Septiembre, 2010 Contenido Contenido Sección Página Control de cambios 3 Objetivo 6 Alcance y propósitos 7 Definiciones 8 Ciclo de vida de los documentos

Más detalles