INSTRUCTIVO REGISTRO PRODUCTO NO CONFORME. Define los pasos para el correcto registro de la descripción y solución de un producto No Conforme

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1 PAGINA: 1 de 5 1 OBJETO Define los pasos para el correcto registro de la descripción y solución de un producto No Conforme 2 RESPONSABLES 2.1. DE APLICARLO: Colaboradores de la organización 2.2. DE ASEGURAR SU CUMPLIMIENTO: Proceso Gestión de Calidad 3 GENERALIDADES Este módulo permite hacer registro de los Productos No Conformes detectados por cualquier colaborador de la Organización e igualmente permite el registro de las acciones tomadas por el responsable de su tratamiento para la solución del mismo. ACTIVIDAD NOMBRE CARGO ELABORÓ FABIAN GAVIRIA ANALISTA DE CALIDAD REVISÓ SANDRA VALENZUELA DIRECTORA DE GESTION DE CALIDAD APROBÓ ALVARO PUERTO VALENCIA GERENTE

2 PAGINA: 2 de 5 4 INSTRUCCIONES 4.1 Agregar un nuevo Producto no Conforme Acceder a la Consola Hacer clic en el icono producto no conforme Hacer clic en link producto no conforme, se abrirá la pantalla principal del Modulo Producto No conforme. Presionar ctrl. + n para visualizar el listado de los procesos existentes. Dar clic sobre el PROCESO responsable del tratamiento o solución. Presione ctrl. + q o haga clic en el icono que aparece en la parte izquierda de la pantalla principal Aparecerá en pantalla el listado de los No Conformes pertenecientes al proceso, identificando con este icono las pendientes y con este icono las cerradas. Presione ctrl. + n o haga clic en este icono para agregar un nuevo Producto no Conforme Aparecerá en pantalla el formulario principal para ingreso de Producto no Conforme.

3 PAGINA: 3 de 5 Figura 1. Módulo No Conforme Para el uso de este formulario tenga en cuenta Desplácese utilizando la tecla enter. 2. En los campos donde requiera obtener información presione F1, elija la opción deseada y presione enter. 3. La fecha y hora del registro son asignadas automáticamente por el sistema al agregar un nuevo registro. 4. Los que aparecen en el campo Enviar respuesta al mail son los que el proceso tiene asociados en el CRM. Puede digitar un e- mail que no esté asociado en caso de ser necesario. 5. Cuando termine de registrar la información de clic en para grabar el registro, en este momento el sistema asigna un consecutivo que deberá ser tenido en cuenta para posterior consulta de la respuesta dada.

4 PAGINA: 4 de 5 6. Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación. 7. El sistema me pregunta si deseo o no enviar copia del No Conforme al responsable del trámite. 8. El nuevo Producto No conforme será enviada de forma automática al responsable directo y al registrado siempre y cuando el usuario quien lo registra tenga Outlook instalado. 4.2 Responder un Producto No Conforme Doble clic sobre el No Conforme que se desea responder. (Un No Conforme puede tener varias acciones realizadas dependiendo de su complejidad y que se pueden realizar en momentos diferentes.) En el cuadro de diálogo que aparece doy clic en No El sistema me pregunta si deseo cargar la fecha actual para la respuesta, doy clic en si. El sistema automáticamente muestra el nombre de la persona quien responde el No Conforme. Digito la información correspondiente a la respuesta del Producto No Conforme

5 PAGINA: 5 de 5 Clic en para grabar la respuesta del No Conforme Si deseamos cerrar el No Conforme (confirmar que fue atendida a satisfacción del cliente) damos clic en En la pantalla principal podemos diferenciar los Productos No Conformes pendientes por darles solución de las que ya se les realizó tratamiento por los iconos rojo y verde respectivamente.