COI. Sistema de Contabilidad Integral MODULO AVANZADO

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1 COI Sistema de Contabilidad Integral MODULO AVANZADO

2 MANUAL DEL PARTICIPANTE SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRAL Modulo Avanzado INDICE Cap. Contenido Pag. 1. CONSULTAS 1.1 Personalizando la Consulta Configurando Columnas Organización de Consultas Exportación de Consultas GRÁFICAS 2.1 Generales Barra de Herramientas de Gráficas Menú Modificación de Datos de la Gráfica Rotar a la Izquierda Rotar a la Derecha Imprimir Siguiente Actualizar Gráfica Grabar Gráfica Gráfica del Usuario INTERCAMBIO DINÁMICO DE DATOS 3.1 Copiado Especial / Hojas de Cálculo Fórmulas Asistente y la Barra de Herramientas de COI en Excel (1a. hora) (2da. hora) (3a. hora)

3 Cap. Contenido Pag Generales Funciones Período de Trabajo en COI Crear un Nuevo Documento desde una Plantilla HOJAS FISCALES Y FINANCIERAS 4.1 Definición Hojas de Calculo Financieras Balance General Estado de Resultados Razones Financieras Aplicación de Recursos Posición Monetaria Estados Financieros en Moneda Extranjera Hojas de Calculo Fiscal Declaración Anual Cálculo del IA Declaración Multiple Depreciación Actualizada Re Expresión de Saldos Determinación del Pago Provisional del IETU Determinación del Pago Anual IETU (4a. Y 5a. hora) 5. RAZONES FINANCIERAS 5.1 Interpretación de Razones Financieras Análisis de Tendencias Comparación con Otros Tipos de Razones Razones de Liquidez Razones de Deuda Razones de Cobertura (6a. hora)

4 Cap. Contenido Pag Razones de Rentabilidad EDITOR DE FORMATOS 6.1 Generales Campos del Editor Comandos del Editor Comandos Utilizados en COI Ciclos de COI Reportes que Genera ASPEL COI BASE DE DATOS ABIERTA 7.1 Definición Converción y Avanzado Manejo de Base de Datos Abierta Manejo en MS-SQL Operaciones con Base de Datos Abierta (7a. hora) (8a. hora)

5 1. CONSULTAS 1.1 Personalizando la Consulta Con las nuevas características de la versión, en la personalización de consultas ahora forman parte los catálogos principales del sistema, por lo que se excluye del menú Ver. La personalización de consultas sólo se puede realizar en el Catálogo de cuentas, Activos, Depreciación, Revaluación y Pólizas, haciendo uso de la opción "Configurar las columnas", la cual se puede localizar en el menú flotante de los catálogos mencionados, además de poder organizar los datos en forma ascendente y descendente por columna. Para los catálogos de Cuentas departamentales, Tipos de activos, Monedas, Departamentos, Balanza de comprobación, Balanza de comprobación con departamentos y Conceptos de pólizas, podrás organizar la información en forma ascendente o descendente, no podrás configurar las columnas Configurando Columnas Acceso En la sección principal del catálogo o consulta, por ejemplo Catálogo de cuentas o consulta de pólizas, menú flotante/ Configurar columnas. Es la forma en que puedes incorporar en los catálogos o consultas principales del sistema, columnas con información que sea importante para ti. Este manejo estará disponible para el Catálogo de cuentas, Pólizas, Activos, Depreciación, y Revaluación.

6 Para habilitar las columnas de la ventana, deberás hacer clic sobre el nombre de la columna en, botón derecho del ratón, opción Configurar columnas, al hacer clic sobre el nombre de la columna, quedará marcada con una paloma indicando que está habilitada; para deshabilitarla, colócate sobre la columna habilitada y haz clic sobre la misma. Nota: No podrás eliminar todas las columnas ya que el sistema deja al menos una columna para mostrar en la consulta En caso que quieras cambiar de posición una columna, basta que hagas clic en la cabecera de la columna y arrástrala hasta el lugar donde se vaya a posicionar.

7 1.1.1 Organización de Consultas Acceso Desde la ventana de consulta, en el encabezado de la consulta, botón derecho del ratón, opción Configurar columnas Es la forma en que puedes reorganizar la información que se muestra de una consulta. Puedes personalizar cada uno de tus catálogos, con el fin de obtener más rápido la información que tu requieras consultar. Manejo La información de las consultas se podrán ordenar o en su caso agrupar de la siguiente manera: Ordenamiento ascendente o descendente por campo: La información de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrás realizar por columna con sólo hacer clic sobre el nombre del campo, así, el sistema ordenará los elementos de la columna de manera ascendente o en su caso descendente, para cambiar el orden de la presentación, bastará con hacer clic sobre la imagen (ordenando la información de manera descendente) y para regresar la información al orden ascendente con la imagen. Nota: Los campos o registros a visualizar dentro de una consulta, depende del catálogo que se tenga activo. Ver Ejemplo: Ascendente

8 Ver Ejemplo: Descendente Nota: Este tipo de organización se podrá encontrar en los catálogos: cuentas, cuentas departamentales, pólizas, balanza de comprobación, balanza de comprobación por departamentos, activos, tipos de activos, departamentos, conceptos de pólizas y monedas y en el Administrador de reportes. 1.2 Exportación de Consultas Acceso Desde la Barra de herramientas de cualquier consulta o catálogo, con el botón Esta función permitirá convertir datos de las diferentes consultas del sistema en archivos de diferentes formatos. Campo Descripción Formato de Exportación De la consulta que estés realizando podrás exportar la información a los siguientes formatos (uno a la vez): Formato Texto: genera un archivo con la extensión.txt el cual podrás abrir en el Bloc de notas del sistema Windows Formato Excel : Puedes tener disponible tu información en ésta otra hoja de cálculo. Formato Paradox : Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. Formato HTML : Genera un archivo con terminación HTML, mismo que podrás visualizar desde cualquier navegador de Internet.

9 Formato XML : Genera un archivo con terminación XML. Se sugiere que consultes este archivo en Internet Explorer debido a que en otros navegadores la presentación no será buena. Formato DBase : El archivo que generará el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de cálculo o programa que maneje el formato Dbase. Separador de Los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De esta manera tu texto información puede ser interpretada correctamente por la otra aplicación. El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores, para adaptar el formato a otras aplicaciones. Estos separadores se manejarán para un archivo txt. Ruta y nombre del archivo de salida Es importante que anotes el nombre que llevará el archivo generado, así como la ruta donde éste se encontrará; si no lo indicaste, el sistema no te dejará continuar con el procedimiento. Al hacer clic en el signo de interrogación o al oprimir la tecla F2 podrás indicar la ruta donde será mandada tu información, indicando el nombre con el que se guardará. Enviar por correo Al seleccionar esta opción se indica al sistema que mande vía correo electrónico el archivo a exportar. Al momento de dar aceptar al diálogo, el sistema te presentará la ventana correspondiente a la aplicación predeterminada para el envío de correos, y deberás llenar los datos que se piden a continuación:

10 Para o CC: Indica la dirección del correo a la que se le enviará la información, si deseas que el envío se realice para varios destinatarios deberás escribir la dirección de éstos separado por comas, y automáticamente se anexará en la lista de los destinatarios de la aplicación de correo que tengas predeterminada en tu PC. Asunto: Éste es el título del encabezado del correo. Adjuntar: Se mostrará el archivo que enviará el mensaje. Mensaje: Es el texto que se anexará al correo que se está enviando, lo puedes capturar aquí o posteriormente. Nota: El proceso de exportación de consultas sólo puede ser efectuado para un sólo archivo a la vez. Los archivos a exportar corresponderán únicamente al período que estás trabajando. Si deseas procesar los archivos de otro período, efectúa el cambio desde el Administrador de períodos.

11 2. GRAFICAS EN COI * Gráfica de Liquidez Acceso - Menú Gráficas, Liquidez - Desde la barra de herramientas con el botón (*) Es una razón financiera que te mostrará la capacidad de tu empresa para cubrir tus adeudos a corto plazo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando ( Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando). De dónde proviene la información La información que necesita la toma el sistema del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Cálculo Descripción Formula del sistema Activo circulante/ Pasivo circulante. RAN [R1,F] / ( RAN [R3,F]) Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas. Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

12 * Gráfica de Apalancamiento Acceso - Menú Gráficas, Apalancamiento - Desde la barra de herramientas con el botón (*) Es una razón financiera que te mostrará en términos de porcentajes qué parte de tu capital forma parte de las deudas de la empresa. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando). De dónde proviene la información La información que necesita la toma el sistema del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Cálculo Descripción Formula del sistema Pasivo total/capital. RAN[R23,F] / RAN[R5,F] Nota: Sí quieres cambiar la apariencia, o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas. Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

13 * Gráfica de Prueba del Ácido Acceso - Menú Gráficas, Prueba de ácido - Desde la barra de herramientas, con el botón (*) Es una razón financiera que te mostrará el grado hasta el cual, el efectivo y las cuentas por cobrar, cubren tus adeudos a corto plazo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando). De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Cálculo Descripción Formula del sistema (Activo circulante - Inventarios) / Pasivo circulante. (RAN [R1,F]- RAN [R13,F]) / (RAN [R3,F]) Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas. Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

14 * Gráfica de Días de Cartera Acceso - Menú Gráficas, Días de cartera - Desde la barra de herramienta, con el botón (*) Es una razón financiera, que te mostrará cada cuántos días estás cobrando tus cuentas por cobrar, especialmente por las ventas a crédito. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando). De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos Cálculo Descripción Formula del sistema Ventas (Saldo final) / Cuentas por cobrar (Promedio mensual). (30 * RAN[R6,E] ) / RAN[R12,F] Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas. Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

15 * Gráfica de Rotación de Inventarios Acceso - Menú Gráficas, Rotación de inventarios - Desde la barra de herramientas, con el botón (*) Es una razón financiera, que te mostrará la rapidez de rotación de tus fondos a través del inventario y qué tan móvil es el mismo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando). De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Cálculo Descripción Formula del sistema Ventas (Saldo final) / Cuentas por cobrar (Promedio mensual) 30 * RAN[R7,E] ) / RAN[R13,F] Nota: Sí quieres cambiar la apariencia, o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas. Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

16 * Gráfica de Ventas Acceso - Menú Gráficas, Ventas - Desde la barra de herramientas con el botón (*) Es una gráfica que te mostrará el importe de las ventas que hayas tenido, ya sea en el período que estés trabajando o de períodos anteriores. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando ( Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando). De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Cálculo Descripción Formula del sistema Se realiza tomando los saldos finales de las cuentas de Ventas de cada mes. (RAN[R6,E]) Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de la gráfica. Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

17 * Gráfica de Utilidad Acceso - Menú Gráficas, Utilidad - Desde la barra de herramientas, con el botón (*) Es una gráfica que te mostrará las utilidades que hayas obtenido en el período actual de trabajo o en períodos anteriores según tu elección. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando). De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Cálculo Descripción Formula del sistema Se realiza considerando los saldos finales de las cuentas de utilidades. (RAN[R24,E]) Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas. Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

18 * Gráfica de Gastos de Operación Acceso - Menú Gráficas, Gastos de operación. - Desde la barra de herramientas con el botón (*) Es una gráfica que te mostrará el total de los gastos de operación, es decir, la suma de los gastos de fabricación, gastos de venta, gastos de operación y gastos de administración. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando). De dónde proviene la información La información que necesita la toma el sistema del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Cálculo Descripción Formula del sistema Se realiza considerando los saldos finales de las cuentas de todos los gastos RAN[R8,E] (Fabricación, Administración y Ventas) Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas. Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

19 * Gráfica de Activo, Pasivo y Capital Acceso - Menú Gráficas, Activo, Pasivo y Capital - Desde la barra de herramientas, con el botón (*) Es una gráfica que te mostrará el total de los gastos de operación, es decir, la suma de los gastos de fabricación, gastos de venta, gastos de operación y gastos de administración. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando). De dónde proviene la información La información que necesita la toma el sistema del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos. Cálculo Se realiza considerando los totales del Activo, Pasivo y Capital: Descripción Formula del sistema Activo RAN[R1,F] + RAN[R2,F] Pasivo (RAN[R3,F] + RAN[R4,F]) Capital RAN[R5,F] Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas. Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

20 * Gráfica del Usuario Acceso - Menú Gráficas, Gráficas del usuario - Desde la barra de herramientas, botón (*) A través de esta opción puedes editar cualquiera de las siguientes gráficas: Las de las razones financieras que trae el sistema. Las gráficas que modifiques y renombres (Gráficas del usuario). Las gráficas complementarias. Adicionalmente a las gráficas que elabores (Gráficas del usuario), en total tienes las siguientes opciones que puedes aprovechar: Nombre de la gráfica Archivo Tipo Nombre de la gráfica Archivo Tipo Liquidez Liquidez.agr M Margen neto Margneto.agr C Apalancamiento Apalanca.agr M Rentabilidad / Activos Rentact.agr C Prueba de ácido Pruacido.agr M Rentabilidad / Capital Rentcap.agr C Días de cartera Cartera.agr M Rentabilidad / Ventas Rentven.agr C Rotación de inventarios Rotainv.agr M Rotación de activos fijos Rotaacfi.agr C Ventas Ventas.agr M Rotación de activos totales Rotaacto.agr C Utilidad Utilidad.agr M Gastos de operación Gasopera.agr M Activo, Pasivo, Capital Actpascp.agr M Notas: Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado. Es importante que las gráficas que generes les pongas la extensión.agr, para que Aspel-COI las pueda interpretar. Las gráficas que elabores pueden representar cualquier valor contenido en la base de datos de tu sistema; esto lo logras a través de la ventana de Modifica los datos de la gráfica.

21 3. INTERCAMBIO DINAMICO DE DATOS 3.1 Copiado Especial / Hojas de Calculo * Generador de hojas Acceso Menú Edición, Copiado especial Desde la barra de herramientas con el botón (*) - Desde el sistema podrás copiar información de manera estática o dinámica a otras aplicaciones que trabajen bajo ambiente Windows. - El copiado de datos estático se refiere a un simple copiado de información, que se envía desde el Portapapeles hacia la aplicación deseada (p.ej. una hoja de cálculo). - El Copiado especial te permite generar un Intercambio dinámico de datos (DDE), es decir, que cada vez que abras esta información desde otra aplicación, automáticamente se actualizará con los últimos cambios que hayas hecho en Aspel-COI. - Gracias al copiado especial puedes generar hojas de cálculo, documentos, bases de datos, de acuerdo a la información que desees utilizar del Catálogo de cuentas, siempre y cuando la aplicación de Windows que utilices tenga la capacidad para soportar el copiado especial.

22 Campo Descripción Cuenta inicial Anota o elige la primera cuenta que se considerará para incluirla en el copiado especial. Cuenta final Anota o elige la última cuenta que se considerará para realizar el copiado especial. Período Elige el período a copiar. El sistema sólo puede copiar la información de un período de trabajo. Sólo cuentas con Indica que sólo se incluirán las cuentas que hayan tenido movimientos. movts. Incluye sólo Indica que la información debe contener a todos los niveles de cuenta o cuentas de nivel únicamente hasta cierto nivel (Mayor, Sub-cuentas o Auxiliar). Departamento Indica que departamento se considerará correspondientes al copiado especial. para incluir las cuentas Moneda Anota o elige la moneda que deberá manejar las cuentas que se incluyan en el copiado. Incluye Puedes elegir que se incluyan los siguientes campos: Número de cuenta, Descripción, Saldo Final, Presupuesto anual, Debe, Promedio simple, Tipo de cuenta, Saldo inicial, Presupuesto mensual, Presupuesto acumulado, Haber, Debe Haber. * DDE, Intercambio dinámico de datos Acceso Menú Edición, Copiado especial Esta opción es de gran utilidad cuando requieras utilizar periódicamente información generada en Aspel-COI en tu hoja de cálculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento.

23 Manejo Esta información se genera por medio del proceso Generador de hojas en el cual podrás escoger la información que necesites para generar tu reporte en Excel. Abre la hoja de cálculo donde insertarás esta información y ejecuta la opción Pegar con Vínculo, la cual se encuentra en el menú Edición de dicha aplicación. Al efectuar el pagado con vínculos, no sólo se copiarán los datos incluidos en la hoja generada, sino que también se incluirá en el archivo de la aplicación cliente (la hoja de cálculo) la fórmula que define el vínculo de los datos originales de Aspel-COI y la aplicación utilizada. Ejemplo: Para realizar un copiado especial al programa Excel ; debes seguir el siguiente procedimiento: 1. Ejecuta el proceso de Copiado especial.. 2. La información ya se encuentra en el portapapeles. Ahora dirígete a la aplicación de Windows de tu elección (para este ejemplo usaremos Excel y selecciona la opción "Pegado especial" disponible desde menú Edición. 3. La ventana que se desplegará es la siguiente: Dependiendo de la versión de Excel con la que se esté trabajando las opciones varía, para mayor información consulta el manual de dicho programa. 4. Al seleccionar "Aceptar", se copiará la información de Aspel-COI a la que le aplicaste el copiado especial.

24 Cuando te posiciones en uno de los datos de la hoja de cálculo, podrás observar la siguiente instrucción: =COIWIN U, N, T, I, F, M, A, C, D, H, P, E, #3]{0405}' Esta instrucción se arma con los siguientes parámetros: 1. Nombre de la aplicación de donde provienen los datos (servidor). En el caso de Aspel-COI el nombre de la aplicación es COIWIN. 2. Tema o tópico del que provienen los datos: Aspel-COI matriz de datos 3. Campos de datos de donde se tomarán los datos, son recibidos a través del copiado especial y se crean o se arman con un nombre de pendiendo del sistema del que se trate y del número de empresa del que se envíen datos. Cómo se actualiza la información del copiado especial? Al momento de abrir un documento que contenga un pegado especial con vínculos el sistema muestra el siguiente mensaje:

25 "Este libro contiene vínculos automáticos con otro libro. Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? Para actualizar toda la información vinculada, haga clic en Sí. Para mantener la información anterior, haga clic en No." Nota: Para que la actualización se realice, debes tener abierto el programa de Aspel-COI, de lo contrario Excel mandará el siguiente mensaje: Imposible obtener acceso a los datos remotos. Desea iniciar la aplicación "COIWIN.EXE"? Te recomendamos que antes de abrir un documento con vínculos dinámicos te asegures de tener activo el programa Aspel-COI. En caso de haber dado de alta otro u otros registros y quieras que estos aparezcan, si tenías abierto el documento, deberás cerrarlo y volverlo a abrir para que se reflejen los nuevos datos; al abrir el documento el sistema detectará la misma advertencia que si tuvieras abierto el documento y deberás seguir los pasos de la explicación anterior. Otra opción, es volver a realizar nuevamente el pegado especial en un documento en blanco. Si seleccionas más celdas rebasando el número de registros agregados en tu consulta de AspelCOI, al hacer el pagado especial nuevamente los registros sobrantes se llenarán con símbolos como estos (# REF!), (#N/A). Estos símbolos serán sustituidos con registros nuevos cuando se actualice la hoja de Excel.

26 * Copiado especial con Microsoft Excel Cuando se necesita realizar un Copiado Especial (DDE) con Excel, y se requiere "pegar" un conjunto de datos, editando directamente la fórmula en Excel (utilizando el comando de MATRIZ), se debe realizar lo siguiente: 1. Escribir en la celda la fórmula que se requiera. Por ejemplo: {=COIWIN½MATRIZ!'@cta[ ,U,N,F,#1]'} 2. Marcar el área que van a ocupar los datos a copiar de Aspel- COI, tomando como punto de partida la celda que contiene la fórmula. 3. Oprimir F2, con lo que debe aparecer en modo de edición la celda que contiene la fórmula. 4. Oprimir simultáneamente las teclas Ctrl+Shift+Enter. Con ello deben aparecer en la hoja los datos de Aspel - COI. 3.2 Fórmulas * Formato de la fórmula que define el vínculo Esta fórmula se define mediante los siguientes parámetros: 1. Nombre de la aplicación de donde provienen los datos, en este caso COIWIN 2. Tema o Tópico del que se desea obtener los datos: Valor: Se utiliza cuando el resultado de la fórmula es un solo número, por ejemplo: el saldo final de la cuenta de Bancos, un valor del INPC de agosto de 2002, etc. Matriz: Se utiliza cuando el resultado no es un solo valor sino una tabla ó matriz con información, por ejemplo una Balanza de comprobación con ( Nº de cuenta, descripción, saldo inicial, debe haber y saldo final). * Datos o fórmulas a evaluar desde COI La función principal que utiliza el sistema la cual incluye en su sintaxis una letra que señala el concepto o campo del catálogo de cuentas que fue incluido en el copiado. Por ejemplo, en la siguiente fórmula: =COIWIN Matriz! {@CTA[ctaini..ctafin, U, N,T,F,M,A,C,D,H,P,E,0,nn,Xnn,#n] {mmaa}

27 Donde se indica lo siguiente: Ctaini..Ctafin Rango de Cuentas para el copiado. U= Número de cuenta N= Descripción de la cuenta T= Tipo de cuenta ( A= acumulativa, D= detalle) I= Saldo inicial F= Saldo final M= Presupuesto mensual A= Presupuesto anual C= Presupuesto acumulado D= Debe H= Haber P= Promedio calculado (saldo inicial + saldo final / 2) E= Diferencia entre Debe y Haber (E=D-H) 0= Incluye sólo cuentas con movimientos (sino solicitas este parámetro, se presentarán todas las cuentas con o sin movimientos del rubro definido) nn= Número de departamento Xnn= Número de moneda #N= Incluye cuentas de nivel n ( #1 cta. de mayor, #2 subcuentas y #3 el auxiliar.) {mmaa} Período de donde se obtendrá la información, por ejemplo 0102 (enero/2002)

28 Por ejemplo, si deseas generar una hoja donde se incluya de la cuenta a la cuenta sólo de nivel de Mayor, que contenga el número de cuenta, su descripción, su saldo final, y su presupuesto acumulado, al insertarla dentro de alguna aplicación de Windows, la fórmula deberá ser definida de la siguiente manera: =COIWIN U, N, F, C, #1] Sirve para obtener el monto original de todos los tipos de activos: 0199,0] 3.3 Asistente y la Barra de Herramientas de COI en EXCEL Generales * Aspel Herramientas Dentro de Excel se tiene una barra de herramientas "Herramientas Aspel-COI" en donde podrás crear una Hoja de Cálculo con información que se toma de la base de datos de Aspel-COI y se actualiza mediante vínculos. Se puede crear una plantilla e interactuar con información de otros períodos. Cuentas también con una barra de herramientas que contiene procesos para enviar información a Internet, clasificarla de acuerdo al sistema que pertenezca, y además guardar el archivo como una plantilla para futuros trabajos. Botones Herramientas Aspel - COI Botones Descripción Crea un nuevo documento a partir de una plantilla de Excel. Muestra una lista de las fórmulas que permite diseñar rápida y automáticamente los reportes financieros o fiscales que necesites, permitiendo interactuar en línea con el sistema, es decir, obtener información directamente de Aspel-COI.

29 Selecciona el período de trabajo para actualizar los datos. Botones Infoweb Botones Descripción Guarda la hoja de cálculo como plantilla con la opción de poder guardarlas en varias ubicaciones.. Prepara la información que se enviará a Internet. Selecciona un sistema ya sea Aspel-SAE, Aspel-COI o Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-BANCO para publicar el documento en Infoweb. Dependiendo del sistema que se elija es la carpeta que se tomará para publicar la información, esto es, para cada sistema se tiene una carpeta por default propuesta, entonces algún sistema considerará esa carpeta para publicar la información Funciones Puedes efectuar cálculos con las variables o campos que maneja el sistema, los cuales son idénticos a los que se utilizan en el Editor de formatos del sistema (las que puedes consultar en el menú Archivos / Editor de formatos / Lista de Campos del Editor y de comandos. Puedes anteponerle (arroba), aunque el sistema reconoce la fórmula sin ella (sólo en esta función). He aquí unos ejemplos del funcionamiento de estas [R8,F],R8,R12] Le estarás indicando al sistema que si el saldo final rubro 12 (correspondiente a las Cuentas por cobrar), es mayor que el Saldo final del Rubro 6 (correspondiente a Ventas), el sistema despliegue el monto de las ventas; en caso contrario (que las ventas sean mayores que las Cuentas por cobrar) el sistema deberá desplegar el monto final de las cuentas por cobrar. Después de que se cierra el corchete de la condición, se presentan las operaciones a efectuar si no se cumple la misma, separadas por [R#rango,Sufijo] Sirve para indicar que deseas conocer la suma del monto de un rango de cuentas. Si indicarás al sistema que presente el saldo final de todas las cuentas pertenecientes al rubro 15, que corresponden al rubro de Inventario del catálogo estándar (revisa el apartado de Rubros de cuentas).

30 @INPC [Mes,Año] Sirve para utilizar y/o desplegar algún valor del Índice Nacional de Precios al Consumidor del mes y año que especifiques. Si indicarás al sistema que presente el valor del mes de enero de Si indicarás al sistema que presente el valor del mes y año del período de trabajo. * Funciones para obtener el pago provisional y anual del IETU CEDULADEDADICIONALIETU Sintaxis: el parámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mesaño (MMAA). CEDULACREDXINVERSION Sintaxis: el primer parámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA), el segundo parámetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar y el tercer parámetro nos indica si es un pago provisional(p) o anual (A). CEDULACREDXINVENTARIO MMAA, TASAIETU, P A, N ] el primer parámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA), el segundo parámetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar, el tercer parámetro nos indica si es un pago provisional(p) o anual (A) y el cuarto parámetro es un entero que se refiere al número de rango de cuentas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cédula. CEDULACREDXSUELDOS MMAA, TASAIETU, N ]el primer parámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA), el segundo parámetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar y el tercero parámetro es un entero que se refiere al número de rango de cuentas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cédula. * Funciones Nos devuelve el monto de los ingresos acumulados a un periodo.

31 @DEDUCCIONIETU[PERACT] Nos devuelve el monto de las deducciones acumuladas a un Nos devuelve una matriz de activos que nos sirve como base para los cálculos de la cédula de crédito fiscal para inversiones del 1/sep/1998 al Nos devuelve el monto de las inversiones del 1/sep/2007 al 31/dic/2007, nos sirve como base para el cálculo de la deducción adicional Período de trabajo en Aspel - COI Acceso Desde la Barra de herramientas de Excel, con el botón Esta herramienta sirve para que puedas obtener los datos de los períodos de la empresa activa en ese momento. Por Ejemplo Primer Caso En el sistema se está trabajando con el período enero de 2002, y se solicita la generación de la matriz de cuentas, por lo que si al especificar los datos para la creación de la matriz no se indica el período, el sistema tomará los datos del período activo en ese momento, para nuestro ejemplo se generaría con la información del período Enero de Si se requiere que se muestren los datos del período febrero 2002, con el bot n puede elegir el período y automáticamente se actualizarán los datos., se Nota: Se necesita que Aspel - COI 5.5 esté ejecutándose para que Excel pueda tomar los datos que necesita. Si se cierra la hoja de cálculo donde estás trabajando y se realizaron movimientos en el sistema Aspel - COI, cuando se quiera abrir la hoja de cálculo en Excel los datos se actualizarán conforme al período en que se encuentre.

32 Segundo Caso Tengo una función de matriz de cuentas para el período enero 2002, en los datos para su generación especifiqué el período. Quiero hacer una comparación de saldos en otros períodos; se realiza una Funci n de matriz de cuentas pero esta vez sin especificar el período, ya que ésta me servirá para ir comparando varios períodos. Al generar la función tomará los datos del período activo en ese momento, pero con el botón se podrá cambiar a otros períodos: febrero 2002, marzo 2002, etc., las veces que sea necesario para realizar la comparación. Nota: La función en donde se especifique un período no se verá afectado por este botón, ya que se aplica sólo para las funciones en donde no se especificó período alguno. Si se cierra la hoja de cálculo y se realizaron movimientos en el sistema Aspel - COI, cuando se quiere abrir el archivo en Excel los datos se actualizarán conforme al período en que se encuentre. Cuando el resultado numérico que arroje la función seleccionada presente una cantidad como por ejemplo: " E+11", es por el manejo de los datos que define Excel en sus celdas, por lo que sólo tendrá que modificar el tipo de dato para visualizar completas las cantidades Crear un Nuevo Documento desde una Plantilla Acceso Dentro de Excel, Barra de herramientas Infoweb, botón Podrás guardar la plantilla en las carpetas que por default se propone. Además la plantilla podrá ser publicada en tu carpeta personal como en la carpeta de grupo compartida con otros usuarios. Manejo Debes escribir el nombre de la plantilla y seleccionar la o las carpetas en donde deseas agregarla, se sugiere la Carpeta General de Excel, Aspel-SAE, Aspel-COI, Aspel-NOI y Aspel-CAJA. También puede ser publicada tanto en la carpeta personal como en la carpeta de grupo compartida, en cualquier caso debes escribir la ruta a donde se publicará.

33 Campos Descripción Escriba el nombre de la plantilla Escribe el nombre que llevará la plantilla en formato Excel. Carpetas Selecciona la o las carpetas donde deseas guardar la plantilla. Con los botones y una o varias ubicaciones para la plantilla. agregas y quitas Con los botones y agregas o quitas todas las ubicaciones que se tienen disponibles para la plantilla. Ubicación Selecciona la ruta donde quieres que se publique la plantilla o sea en la Carpeta Personal o en una carpeta compartida. Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinámico de datos) Acceso Desde la Barra de herramientas de Excel, con el botón Es una barra de fórmulas DDE que permite al usuario diseñar rápida y automáticamente hojas de cálculo financieras o fiscales que necesite, permitiendo interactuar en línea con el sistema, es decir, obtener información directamente de Aspel COI. Este proceso se instalará automáticamente en la ruta C:/Archivos de Programa/Microsoft Office/Office/Macros, y esta ruta puede variar dependiendo de donde hayas instalado Microsoft Office, por lo que al abrir Excel podrás ver en la barra de Herramientas Aspel COI el botón Nota: Esta barra de fórmulas no se desplegará si no está abierto un período en Aspel COI 5.5, por lo que al solicitar el botón con las dos interfaces. desde Excel, te sugerirá ejecutar el sistema para poder trabajar Si al abrir Excel no se tiene disponible el botón, será necesario que desde el Menú Herramientas/Complementos en Microsoft Excel, selecciones la opción Herramientas Aspel-COI para que se habilite el botón.

34 Manejo Estando en Excel, crea un nuevo libro y al oprimir el botón ventana:, se desplegará la siguiente Por ejemplo: Se requiere una hoja de cálculo con información del catálogo de cuentas con todos los datos importantes, adicionando los datos de la empresa Al oprimir el botón se desplegará el Listado de funciones, selecciona la categoría Datos de la empresa para que muestre las funciones disponibles.

35 2. - Selecciona la función Catálogo de cuentas (la cual te permite especificar que datos quieres incluir del catálogo en la hoja de cálculo) dicha función se localiza dentro de la categoría Cuentas; y especifica los datos de las cuentas a incluir Una vez que definiste los datos a incluir en la hoja de cálculo, se presenta la información correspondiente con base en tu información contable. Adicionalmente si lo requieres puedes personalizar tu hoja de cálculo, haciendo uso de las herramientas disponibles para ello desde Excel. De tal forma que tu informaci n se puede presentar de la siguiente forma:

36 Si requieres analizar los datos de otro período de trabajo diferente al definido actualmente en tu hoja de cálculo, con el botón podrás modificar el período de tal forma que los datos se actualizarán conforme se seleccione el mismo, esto siempre y cuando no se haya definido algún período al momento de especificar los datos cuando se creó la hoja de cálculo. Nota: Con el Administrador de hojas de cálculo podrás integrar el reporte y abrirlo para no tener que ejecutar Excel. Debes tomar en cuenta que el reporte lo guardarás con la extensión.xls. Algunas funciones te pedirán datos adicionales para poder mostrar el resultado en la hoja de cálculo, estos son:

37 Campo Descripción Rubros Selecciona el rubro de cuentas si quieres que la hoja de cálculo sólo contenga información de las cuentas que pertenecen a dicho rubro. Número de cuenta Selecciona el número de cuenta de la cual se tomarán los datos. Incluir hasta la cuenta En caso de incluir más de una cuenta en al hoja de cálculo marca esta casilla para que se habilite el campo y se pueda indicar otra cuenta o subcuenta. Datos a incluir en la Marca alguna de las casillas de estos campos para que se incluyan en la matriz hoja de cálculo, estos campos son: Número de cuenta (U), Descripción o nombre de la cuenta (N), Saldo inicial (I), Saldo final (F), Presupuesto mensual (M), Presupuesto anual (A), Presupuesto acumulado (C), Total de cargos (Debe)(D), Total de abonos (Haber)(H), Promedio Calculado (S.Inicial + S.Final) / 2 (P), Diferencia entre Debe y Haber (E). Incluir los totales de Marca esta casilla si quieres que aparezcan los totales de las columnas las columnas que contengan cantidades. # Departamento Se mostraran los saldos de las cuentas con base de acuerdo al departamento definido. # Período Selecciona el período del cual quieres que se muestren los datos en la hoja de cálculo. # Niveles a incluir Indica el límite de niveles de una cuenta que se podrá incluir en el reporte, es decir, si indico que el nivel será tres, podré mostrar hasta las cuentas con tres niveles sub-subcuenta. # Moneda Se presentarán las cuentas de acuerdo al número de moneda indicada en este campo. Incluir cabeceras Marca esta casilla si quieres que salgan las cabeceras o nombres de las columnas correspondientes. Activar autofiltro Marca esta casilla si quieres que se active un autofiltrado por cada columna. Cuenta Selecciona la cuenta de la cual se tomarán los datos para el reporte.

38 Meses de adelanto o Indica el mes (MM) que quieres que te muestre el reporte. Por ejemplo, si atraso a partir del el mes activo es enero de 2002 y necesitas saber cual es el INPC de 4 mes activo meses adelantados (mayo), entonces indica 4 o con los botones puedes adelantar o atrasar el número. Si quieres de tres meses antes, puedes poner 3. Año(AAAA) Indica el año (AAAA) que quieres te muestre el reporte. Mes(MM) Indica el número de meses antes o después del mes activo a Aspel - COI. Clave del tipo de activo Selecciona la clave del tipo de activo para mostrar la información en la hoja de cálculo. Si seleccionas el campo Todos se mostrará la información de los tipos de activos que tengas en tu catálogo. #Ejercicio Indica el período del cual quieres que se muestren los datos en el reporte. Incluir los totales de Marca esta casilla si quieres que se muestren los totales o sumatorias de las columnas las columnas que contienen datos numéricos y que se incluyeron en la hoja de cálculo. Rango de depreciación Indica el rango de períodos que quieres que se tomen en cuenta en el reporte. Rango del ejercicio Indica el rango de períodos que quieres que se muestren en el reporte. Rubros Selecciona el número de cuenta o rubro de cuenta desde donde se tomarán los datos para el reporte. Dato a seleccionar Marca los campos o saldos que se mostrarán en el reporte. Nota: En la parte de especificaciones, al indicar las características para mostrar en el reporte, si no se encontró alguna cuenta con las características especificadas, devolverá 0. Se sugiere que se indiquen correctamente estos campos ya que con un campo erróneo el resultado no será el satisfactorio. Los campos de las ventanas se habilitarán y deshabilitarán conforme la función a la que pertenezcan.

39 4. HOJAS FISCALES Y FINANCIERAS 4.1 Definición Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras Este proceso permite administrar las hojas de cálculo financieras, fiscales u otras que des de alta. El sistema cuenta con hojas predefinidas, que fueron creadas tomando como base el catálogo de cuentas ESTANDAR del sistema, por lo que si tu empresa utiliza un catálogo diferente, deberás adecuar las hojas al mismo. Con estas opciones del Menú Reportes podrás acceder desde el sistema a una hoja de cálculo de Excel (o de la aplicación que hayas definido en tus Aplicaciones asociadas) con los siguientes formatos que estarán vinculados automáticamente: Archivos Tipo Nombre de la hoja Archivo Fiscales Declaración anual del ISR e IVA Daisriva.xls Cálculo del IVA Calcia.xls Depreciación actualizada Depact.xls Declaración múltiple Decmult.xls Reexpresión de saldos B10.xls Determinación del provisional del IETU pago ietu PROVI.xls Determinación del pago anual del ietu ANUAL.xls IETU Financieras Balance general Bgral.xls Estado de resultados Edore.xls

40 Aplicación de recursos Oryapmes.xls Razones financieras Razones.xls Posición monetaria POSMON.xls Edos. Fin. Moneda extranjera Edofinex.xls Manejo Para abrir una hoja de cálculo, basta con posicionarte sobre el nombre de la hoja o del archivo y con doble clic la hoja se abrirá en Excel actualizando los datos del sistema por medio de vínculos. Ventajas de este manejo Dentro de la aplicación con la que llamas a tu hoja de cálculo, podrás realizar operaciones como:

41 1. Gráficas 2. Comparación de datos. 3. Copiado de datos a otras hojas. 4. Elección de datos para cálculos que desees. 5. Podrás trabajar simultáneamente con otras aplicaciones dentro de Windows, utilizando datos del sistema. Estos formatos pueden estar vinculados con la información de tus catálogos, de manera que cada vez que abras la hoja de cálculo desde el sistema o desde Excel (por ejemplo), los datos se actualizarán automáticamente (esto es lo que se conoce como Intercambio Dinámico de Datos ó DDE). El DDE es una herramienta que permite acceder desde otras aplicaciones (como hojas cálculo) la información generada en Aspel-COI, y mantenerla actualizada, ya que una vez establecido el vínculo, aunque se registren cambios en tu información, ésta se actualizará en forma automática. Puedes utilizar estos formatos guardándolos con otro nombre o sobrescribiendo el formato de tu elección con el nombre de la función que llamará el menú automáticamente. Nota: Las hojas de cálculo, están diseñadas para utilizar el catálogo de cuentas estándar, si utilizas otro tipo de catálogo puedes cambiar las fórmulas para que se adapten a éste. 4.2 Hojas de Calculo Financieras Balance General Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Balance general Con esta opción podrás acceder desde el sistema un formato del Balance general o Estado de situación financiera en un formato de hoja de cálculo de Excel (o de la aplicación que tengas asociada), que estará vinculada automáticamente. Funcionamiento de esta hoja de cálculo Esta función toma la información de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se mencionan (dependiendo del número de niveles que hayas seleccionado):

42 Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la de acuerdo a tus necesidades. El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "BGRAL.XLS", pero puede ser cambiado. También puedes emitir una hoja del Balance general en moneda extranjera, mediante la hoja de cálculo Edofinex.xls, cuya finalidad es que puedas realizar con esta las operaciones necesarias para realizar la reexpresión de saldos en moneda extranjera, a partir de las disposiciones fiscales y financieras correspondientes. Repercusiones : Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema Estado de Resultados Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Estado de resultados Se realiza para obtener información y así determinar la utilidad del ejercicio fiscal (enero diciembre). El Estado de resultados incluye las partidas fiscales como ingresos acumulables, depreciaciones, ganancias o perdidas inflacionarias, interés reducible o acumulable; no incluye partidas no deducibles. Al realizar la diferencia entre ingresos menos deducciones, el resultado se debe multiplicar por la tasa que marque la Ley de Impuesto Sobre la Renta Razones Financieras Acceso - Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Razones financieras Con esta hoja de cálculo podrás acceder desde el sistema las Razones financieras más comunes y su forma de calcularlas dentro de la hoja de cálculo de Excel (o de la aplicación que tengas asociada), que estará vinculada automáticamente. Una razón financiera consta de varias herramientas que te ayudan a interpretar la situación contable de tu empresa. A continuación se describen las razones financieras que el sistema te ofrece.

43 Manejo La hoja de cálculo toma la información y realiza los cálculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se mencionan: Descripción Rubros que utiliza Razón Circulante: Activo Circ./Pasivo Circ. 1y3 Prueba del ácido: (Act.Circ.-Invent.)/Pas. Circ. 1,3 y 13 Apalancamiento: Pasivo Total/Capital 5 y 23 Rotación CXC: Ventas / Cuentas por Cobrar 6 y 12 Rotación Inventario: Costo Ventas mes / Inventario 7 y 13 Rotación Activos Totales: Ventas / Activos Totales 6 y 22 Rotación Activos Fijos: Ventas / Activos Fijos 2y6 Rentabilidad / Capital: Utilidad Neta / Capital 5 y 24 Rentabilidad / Activos: Utilidad Neta/Activos Totales 22 y 24 Rentabilidad / Ventas: Utilidad Neta / Ventas 6 y 24 Margen Neto 6 y 15 Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la de acuerdo a tus necesidades: El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "RAZONES.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones: Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema Aplicaciones de Recursos Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Aplicación de recursos

44 Una Aplicación de los recursos es un estado que muestra la fuente y el destino de los recursos generados por la empresa, comparando los Estados de situación financiera. Por lo tanto, esta hoja de cálculo te sirve para comparar resultados financieros de períodos distintos. Por ejemplo, te permite comparar la utilidad de 2002 y saber en dónde la ocupaste. Con esta opción podrás llamar a un formato dentro de Excel (o de la aplicación que tengas asociada) para la Aplicación de los recursos, mismo que estará vinculado automáticamente con los datos del sistema. Manejo La hoja de cálculo toma la información y realiza los cálculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se mencionan: Descripción Rubros que utiliza Orígenes 24,26,5 y 4 Capital de trabajo 11,12,13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21 Aplicaciones 2, 26,1,y,3. Rubros de cuentas Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la de acuerdo a tus necesidades; para mayor información consulta el siguiente apartado: El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "ORYAPMES.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones: Si realizas alguna modificación dentro del sistema a la información que utiliza la hoja de cálculo, deberás actualizar el vínculo que existe entre ésta y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices Posición Monetaria Acceso - Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Posición monetaria Esta hoja te ayuda a conocer la posición monetaria, que es la diferencia de los activos monetarios (cuentas que representan dinero en efectivo, como Bancos, deudores, clientes, cuentas por cobrar, etc, se excluyen los inventarios) y los pasivos monetarios (cuentas que representan las deudas a corto plazo) tomando la información que arroja tu sistema. Notas: Dentro de la hoja verás que el sistema toma todos los datos requeridos para la obtención

45 del cálculo. Algunos de estos datos son: Valor original del activo, Monto actualizado, Depreciación del período y otros. El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "POSMON.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones: Si realizas alguna modificación dentro del sistema a la información que utiliza la hoja de cálculo, deberás actualizar el vínculo que existe entre ésta y el sistema Estados Financieros en Moneda Extranjera Acceso - Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Edos. Fin. moneda extranjera. Con esta hoja de cálculo podrás conocer la variación momentánea (reexpresión) que podrían tener las cuentas del Estado de resultados con respecto al tipo de cambio de una moneda (la hoja propuesta por Aspel convierte el Estado de resultados en dólares). Esta hoja contiene lo siguiente: Nombre de la empresa. Descripción de la cuenta. Tipo de cambio Vigente y Promedio. Valor en pesos y dólares. Número de la cuenta. Totales de las cuentas. Nota: Deberás de corregir la fórmula para todas las cuentas que tengan moneda extranjera, y poder así expresar a tipo de cambio histórico. Para mayor información referirse a: Los principios norteamericanos de contabilidad generalmente aceptados USGAAP (FASB-52). El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción " EDOFINEX.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones: Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. 4.3 Hojas de Calculo Fiscal Declaración Anual Acceso - Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Declaración anual del ISR e IVA.

46 Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información para agilizar la elaboración dé tu declaración anual del Impuesto sobre la Renta e Impuesto al Valor Agregado, de acuerdo con los datos que arroja tu sistema. Funcionamiento exclusivo Aspel Dentro de la hoja de cálculo se encuentran incluidas las siguientes carpetas: * Declaración de ISR e IVA Esta hoja proporciona un resumen de la siguiente forma: 1. Presenta el resumen del cálculo del ISR, partiendo de todos los ingresos menos las deducciones permitidas por la LISR, también muestra el resultado final del impuesto a pagar en la declaración anual. 2. Presenta el resumen para el cálculo del IVA, que es comparar el IVA acreditable contra el IVA por pagar; el resultado será un Impuesto a favor o a cargo. Nota: Dentro de las hojas se te pedirá que anotes algunos datos, los cuales son necesarios para obtener el cálculo correcto de la declaración. Algunos de estos datos son: Amortización fiscal, ISR Acreditable de tu empresa, etc. De dónde proviene la información La información de esta hoja fiscal proviene directamente de los saldos de las cuentas involucradas. Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis con la función de acuerdo a tus necesidades: El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "DAISRIVA.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones: Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. * Estado de resultados Se realiza para obtener información y así determinar la utilidad del ejercicio fiscal (enero diciembre). El Estado de resultados incluye las partidas fiscales como ingresos acumulables, depreciaciones, ganancias o perdidas inflacionarias, interés reducible o acumulable; no incluye partidas no deducibles. Al realizar la diferencia entre ingresos menos deducciones, el resultado se debe multiplicar por la tasa que marque la Ley de Impuesto Sobre la Renta.

47 * Conciliación fiscal Esta hoja permite apreciar las diferencias entre la utilidad contable y la utilidad fiscal, que se obtuvo todo el año de trabajo, entre estas se mencionan las depreciaciones fiscales contra las contables, los intereses acumulables deducibles contra los intereses ganados y pagados, las compras fiscales contra el costo de venta, la utilidad fiscal contra la utilidad contable en la venta de activo fijo etc Calculo del IA Acceso - Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Cálculo del IA. Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información de tu declaración del Impuesto al Activo, de acuerdo con los datos que arroja tu sistema. Manejo La hoja de cálculo llama la información y realiza los cálculos de las cuentas de los activo fijos y las depreciaciones actualizadas. Determina el saldo promedio de activos fijos (no toma en cuenta terrenos) para este cálculo, restando al saldo promedio por deducir al inicio del ejercicio, el 50% de la depreciación fiscal, para efectos de ISR. El resultado obtenido se divide entre 12 y se multiplica por el número de meses que se ocupó el bien en el ejercicio, obteniendo con este resultado el promedio mencionado. Además, se suman los promedios de activos financieros y se resta el promedio de las deudas a corto plazo (pero sin préstamos bancarios) para determinar la base de IMPAC. Se multiplica la base por la tasa establecida en la Ley del Impuesto al Activo. Nota: Dentro de la hoja verás que el sistema toma todos los datos requeridos para la obtención de la cantidad a pagar. Algunos de estos datos son: Valor original del activo y Monto actualizado del activo. El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción "CALCIA.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones: Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema.

48 4.3.3 Declaración Múltiple Acceso - Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Declaración múltiple Esta hoja te ayuda a elaborar el importe de los pagos provisionales (aportaciones que se realizan en el transcurso de año, antes de realizar la declaración anual), con base en el coeficiente de utilidad del ejercicio anterior. Estos cálculos se obtienen tomando la información que arroja tu sistema. Manejo Dentro de la hoja se presenta el resumen del pago provisional del mes o período que se esté trabajando; dentro de ésta se pueden apreciar algunos datos como: Ventas netas del mes, Coeficiente de utilidad (este valor lo debes proporcionar), Utilidad para pago provisional de ISR, Porcentaje utilizado y otros. Te mostrará el total a pagar de acuerdo a los conceptos que marca la LISR. Permite hacer los cálculos de los pagos provisionales del I.V.A y del I.A Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis VALOR, de acuerdo a tus necesidades: El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "DECMULT.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones: Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema Depreciación Actualizada Acceso Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Depreciación actualizada. Esta hoja te ayuda a obtener el cálculo de la depreciación actualizada de tus activos, tomando la información contenida en el sistema. Manejo La hoja de cálculo llama la información de los saldos finales del año de trabajo contenida en el catálogo de activos fijos. Los datos que aparecen en la hoja de cálculo son un resumen de los movimientos de la

49 depreciación a lo largo de un año. Contiene datos de la consulta de la depreciación, como los siguientes: los tipos de activo con su Valor original, Monto actualizado, Depreciación del período, Depreciación actualizada, Remanente a depreciar y el total de éstos. Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis VALOR con la de acuerdo a tus necesidades. El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "DEPACT.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones: Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema Re-Expresión de Saldos Formato B10 Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10 Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10 Este módulo ofrece la información de los efectos de la inflación que han afectado a la empresa, de acuerdo a las normas relativas al Boletín B-10 "Reconocimiento de los Efectos de la inflación en la información financiera". El boletín ofrece las reglas con respecto a la valuación y presentación de la información financiera de la inflación; es obligatoria para aquellas empresas que preparan sus estados financieros básicos: El estado de posición financiera que comprende los activos, pasivos y capital contable a una fecha determinada. El estado de resultados, que muestra los ingresos, costos, gastos y el resultado del período. El estado de variaciones en el capital contable, que muestra los cambios en la inversión de los propietarios durante el período.

50 El estado de cambios en la situación financiera, que muestra las modificaciones resultantes de los cambios en recurso y obligaciones de la empresa en el período. Hay que tomar en cuenta que todos los estados financieros deben reexpresarse en la misma moneda, siendo ésta la del balance general. Manejo Para poder utilizar la hoja de cálculo B10 es necesario habilitar las macros, de lo contrario no será posible trabajar. Para generar las reexpresiones de los estados de resultados se utilizan dos métodos: Método de ajuste por cambios en el nivel general de precios: Consiste en corregir la unidad de medida empleada por la contabilidad tradicional utilizando pesos constantes en vez de pesos nominales. El valor nominal es el que aparece inscrito en los documentos y títulos valor, mientras que el valor real es el equivalente que tiene en dinero en el momento presente un ingreso o gasto que se realizará en el futuro. Método de actualización por costos específicos o valores de reposición: Se fundamentan en los valores en el presente en lugar de valores provocados por operaciones realizadas en el pasado. Los valores se conocen como Valores de reposición. Este libro B10.xls muestra las hojas de cálculo que se actualizarán en los documentos de primera reexpresión. Con el botón se creará el archivo Subsecuente1.xls en donde se crean las hojas de cálculo de la primera Actualización: Primera Actualización, Inventarios y costos de Ventas, Capital Contable,

51 REPOMO, Activos fijos y Depreciación Acumulada. Para efectos de la reexpresión en el sistema ASPEL-COI nos basaremos en el primer método por ser que mejor se apega a los requerimientos actuales, no viola el principio del valor histórico original, mantiene la objetividad de la información y es congruente con la normatividad aceptada internacionalmente. Para comenzar a trabajar con este proceso se deben configurar algunos datos que servirán para los cálculos de las demás hojas, estos datos se configuran en la hoja Inicio, los datos que se deben configurar son: Mes y año del período que se analizará. Tipos de activos del catálogo en el sistema. El primer mes de la reexpresión INCP de período indicado Y la primera subsecuente Los últimos tres puntos se actualizarán automáticamente, siempre y cuando tengas abierto ASPELCOI. Para actualizar estos valores has clic al botón Actualizar hoja de primera reexpresión. Botón Descripción Estas flechas sirven para ir a la siguiente o anterior hoja, además estás flechas tienen un orden cíclico ya que si te encuentras en la última hoja con el botón siguiente podrás situarte en la primera hoja, lo mismo con el botón anterior si te encuentras en la primera hoja, éste te enviará a la última hoja. El botón recalcular sirve para actualizar aquellas fórmulas DDE que se necesiten cambiar. El botón generar subsecuentes tiene la función de crear un nuevo libro (Subsecuente1.xls) el cual genera las reexpresiones y subsecuentes (Primera actualización, Inventarios y Costos de ventas, Capital contable, REPOMO, Activos fijos, Depreciación acumulada) tomando como período inicial el proporcionado en la hoja Inicio. Selecciona el mes que se tomará para generar los valores al crear el nuevo

52 libro con las reexpresiones subsecuentes. Escribe el año para la fecha que actualizará los valores de las hojas de cálculo. Nota: Si quieres ver los cambios en la celda donde se encuentre el INPC del período y los meses de las hojas de cálculo además de actualizar los demás valores para el cálculo de las reexpresiones, deberás actualizar la información mediante el botón Actualizar hoja de primera reexpresión de la hoja de cálculo Inicio. Muestra el asistente para ajustar la base de datos en la que estás trabajando. Asistente de ajuste de la base de datos en B10 Muestra el tema de ayuda de este proceso para facilitar el manejo de éste. Sirve para seleccionar los tipos de activos. Sirve para eliminar los tipos de activos que se tienen incluidos en la reexpresión. Nota: En caso de cambiar de período desde el sistema Aspel COI 5.0, deberás actualizar el período de trabajo con el botón en la barra de herramientas COI, debido a que si actualizas con el botón los valores de las hojas de cálculo del B10 no se actualizarán y no podrás trabajar. Para analizar los efectos de inflación de la empresa en los diferentes procesos que se llevan a cabo, ofrece las siguientes hojas de cálculo: * Reexpresión de inventarios Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Reexpresión de inventarios Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Inventarios Para la reexpresión de inventarios el monto de actualización será la diferencia entre el costo histórico a pesos monetarios y el valor actualizado.

53 El costo histórico de los inventarios se expresa en pesos de poder adquisitivo a la fecha de balance, mediante el uso de un factor derivado del INPC. El objetivo de esta hoja es realizar un cálculo de ajuste para que esté actualizado el inventario al cierre del período que se indicó en la hoja inicio. Manejo Para que se pueda mostrar el monto de la reexpresión de inventario se deberá calcular el índice promedio en base a rotación de inventarios, esto de acuerdo al número de meses a calcular el cual se indicará en la ventana para calcular el INPC promedio. Para sacar el monto reexpresado deberás seguir estas fórmulas: Monto Reexpresado = Inventario Reexpresado - Factor de actualización Donde: Factor de actualización = INPC del período / INPC de rotación de inventarios Inventario Reexpresado = Valor histórico de los inventarios * Factor de actualización El Valor histórico de inventarios es el monto que se tiene en la cuenta de inventarios (para efecto del ejemplo la cuenta es ALMACEN en la base de datos ejemplo). Para el valor del INPC del período se toma el que tiene el sistema en ASPEL-COI de acuerdo al

54 estándar. Para el valor del INPC de rotación de inventarios, has clic sobre el botón deberás poner el número de meses a partir de la fecha del período. donde * Capital Social Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Capital Social Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Capital Social En esta hoja se recopilan todas las aportaciones anteriores a la fecha inicial de reexpresión. Servirá para mostrar los montos del capital social el cual se irá generando de acuerdo a las aportaciones que se hagan en el período. Campo Descripción

55 No. Número de aportación en la hoja. Aportación Monto por el cual se harán las aportaciones para que se vea reflejado en el Monto total actualizado e histórico mientras se vayan acumulando las aportaciones. Fecha Selecciona o escribe la fecha del período de la aportación. INPC fecha de aportación La hoja tomará el valor del INPC de acuerdo a la fecha de la aportación. Factor de actualización Es el factor que resultará dividir el INPC del período / INPC de la reexpresi n, éste último fue tomado de la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresión. Monto actualizado Éste surge de multiplicar el monto de la aportación con el factor de actualización. El Monto total actualizado surge de sumar todos los montos actualizados. EL Monto histórico surge de sumar todas las aportaciones hechas. * Resultados de ejercicios anteriores Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo ResultEjerciciosAnteriores Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja ResultEjerciciosAnteriores En esta hoja se recopilan todos los montos del resultado a la fecha inicial de reexpresión.

56 Campo Descripción No. Número de aportación en la hoja. Resultado del ejercicio Monto por el cual se harán las aportaciones para que se vea reflejado en el Monto total actualizado e histórico mientras se vayan acumulando las aportaciones. Fecha Selecciona o escribe la fecha del período de la aportación. INPC fecha del ejercicio La hoja tomará el valor del INPC de acuerdo a la fecha del ejercicio. Factor de actualización Es el factor que resultará dividir el INPC del período / INPC de la reexpresi n, éste último fue tomado de la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresión. Monto actualizado Éste surge de multiplicar el monto de la aportación con el factor de actualización. El Monto total actualizado surge de sumar todos los montos actualizados. EL Monto histórico surge de sumar todas los montos del resultado de cada ejercicio. * Reserva legal

57 Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Reserva legal Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Reserva Legal La reserva legal es aquellas que por disposición de alguna ley, deben constituirse de manera obligatoria, existen reserva legales ordinarias, que son comunes a todas las sociedades y las especiales, exclusivas para cierto tipo de sociedades (aseguradoras, afianzadoras, etc.) y con fines distintos a los de preservar el capital social. En esta hoja se recopilan todos los montos del resultado a la fecha inicial de reexpresión. Campo Descripción No. Número de aportación en la hoja. Reserva Monto de la reserva para que se vea reflejado el Monto total actualizado e histórico mientras se vayan acumulando los montos de la reserva

58 legal. Fecha Selecciona o escribe la fecha del período de la aportación. INPC fecha del ejercicio La hoja tomará el valor del INPC de acuerdo a la fecha del ejercicio. Factor de actualización Es el factor que resultará dividir el INPC del período / INPC de la reexpresi n, éste último fue tomado de la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresión. Monto actualizado Éste surge de multiplicar el monto de la aportación con el factor de actualización. El Monto total actualizado surge de sumar todos los montos actualizados. EL Monto histórico surge de sumar todas los montos del resultado de cada ejercicio. * Actualización de activos fijos Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Activos fijos Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Activos fijos Esta reexpresión nos muestra la variación de los activos fijos en cuanto al cambio en el INPC. Se expresa el costo histórico a pesos constantes de poder adquisitivo al cierre del ejercicio utilizando los factores del INPC. La depreciación acumulada se aplica al activo actualizando el porcentaje de vida útil consumida. A la depreciación acumulada. Manejo

59 Para sacar los montos reexpresados: Monto total de activos Depreciación reexpresada = Efecto de reexpresión. Está fórmula se aplicará para cada tipo de activo. Para conocer el efecto que hubo en los activos, deberás restar el Total de los activos netos menos el total de la depreciación reexpresado en los activos. * Actualización de depreciación acumulada Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Depreciación acumulada Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Depreciación acumulada El Calculo de la depreciación acumulada debe basarse en los valores actualizados de los activos y su vida probable determinada mediante estimaciones. El sistema de depreciación debe ser congruente entre las cifras históricas y las cifras actualizadas (las tasas, procedimientos y vida probable deben ser iguales). La depreciación del costo original y su complemento deben concluir el mismo año. No deben afectarse los resultados de ejercicios anteriores por la actualización de la depreciación acumulada.

60 Manejo Para sacar los montos reexpresados: Monto total de activos Depreciación reexpresada = Efecto de reexpresión. Está fórmula se aplicará para cada tipo de activo. Para conocer el efecto que hubo en los activos, deberás restar el Total de los activos netos menos el total de la depreciación reexpresado en los activos. * Reexpresión de balance general Acceso Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Balance General Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Balance general Se usa para comparar el balance general histórico con el reexpresado de forma que se haga una comparación del mismo. Las partidas de los estados financieros que deben actualizarse en el balance son todas las partidas no monetarias, incluyendo como tales a las integrantes del capital contable.

61 * Subsecuentes Acceso Dentro de la plantilla B10, con el botón La actividad subsecuentes se puede hacer semanal, mensual o anual, es decir, de acuerdo a la periodicidad con que se presente la información. El botón funciona igual en todas las hojas, y su función es la de crear un nuevo libro en el cual generar las reexpresiones subsecuentes tomando como período inicial el proporcionado en la hoja de Inicio. Cuando se hace clic a este botón lo primero que se solicita al usuario es el nombre del nuevo libro, siempre se propone el nombre "Subsecuente1.xls" por defecto, es deber del usuario cambiar este nombre al de su conveniencia. Primera actualización El efecto monetario favorable del período se llevará a los resultados hasta un importe igual al del costo financiero neto formado por los intereses y las fluctuaciones cambiarias y, en general, todos los conceptos que se agrupan dentro de la cuenta de gastos y productos financieros. El excedente, en su caso, se llevará al capital contable. Nota: El factor de actualización es el mismo para todas las demás hojas, este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y año que se indicó en la hoja inicio. Actualización de inventarios y costos de ventas

62 Para calcular la reexpresión del inventario y costos de ventas se aplica el mismo método de ajuste de precios. Hay que tomar en cuenta que si se tiene una reexpresión anterior, el monto a comparar contra el nuevo valor será el actualizado anterior. Tanto en inventarios como en costo de ventas se expresan en pesos de poder adquisitivo del mes en que se realizó la venta (costos de venta) mediante el uso de un factor de actualización derivado del INPC. Para el costo de ventas esto se logra ajustando el costo de ventas en forma periódica (mensualmente) mediante la aplicación de un factor de actualización antes mencionado a los inventarios iniciales y finales del período, así como a las compras durante el mismo a fin que reflejen los precios promedio a dicho período. Nota: El factor de actualización es el mismo para todas las demás hojas, este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y año que se indicó en la hoja inicio. Actualización del capital contable El capital contable es la cantidad necesaria para mantener la inversión de los accionistas en términos de poder adquisitivo de la moneda en las fechas en que se hicieron las aportaciones y en que las utilidades les fueron retenidas. Se determina mediante la aplicación de actualización derivado del INPC independientemente del método de reexpresión utilizado. Para realizar el cálculo de la reexpresión subsecuente del capital contable, se deberá tener en cuenta las variaciones entre el capital social, reserva legal y resultados de ejercicios anteriores. Nota: El factor de actualización es el mismo para todas las demás hojas, este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y año que se indicó en la hoja inicio. REPOMO Es Resultado por posición monetaria nace del hecho que existen activos monetarios y pasivos monetarios que durante la época inflacionaria ven disminuido su poder adquisitivo, al mismo tiempo que siguen manteniendo su valor nominal. El REPOMO es la diferencia entre activos y pasivos monetarios. Se calcula de la siguiente manera: REPOMO= (Am-Pm)* inflación Inflación= Factor de actualización 1

63 Los activos monetarios (Am) generan una pérdida monetaria ya que cuando la empresa disponga de ellos tendrá una cantidad igual al valor nominal pero de un poder adquisitivo. Los pasivos monetarios provocan una ganancia monetaria pues al vencer la deuda se pagará menos en términos reales. Si Am>Pm = pérdida Si Pm>Am = ganancia Nota: Partidas monetarias son aquellas que mantienen su valor nominal en una época inflacionaria por lo que su poder adquisitivo disminuye como son el efectivo, inversiones temporales, cuentas por cobrar y todas las cuentas del pasivo. Partidas no monetarias son aquellas cuyo valor nominal cambia a través del tiempo y es necesario reexpresarlas. ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIÓN ACUMULADA La depreciación del ejercicio deberá basarse tanto en el valor actualizado de los activos, como en la vida probable, determinada mediante estimaciones técnicas. Para permitir una comparación adecuada, el sistema de depreciación utilizado para valores actualizados y para costos históricos debe ser congruente, esto es, las tasas, procedimientos y vidas probables serán iguales; la depreciación del costo y la de su complemento por actualización deben concluir el mismo año. Nota: No se afectarán las utilidades de ejercicios anteriores por la actualización de la depreciación acumulada Determinación del Pago Provisiónal IETU Acceso Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Determinación del pago provisional IETU. Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información que deberás reportar al SAT por concepto del Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU). La hoja de este reporte se llama ietu provi.xls. Manejo Al abrir la hoja de Excel, se presentará un mensaje indicado que la hoja contiene información dinámica y si deseas actualizar el reporte con la información almacenada en el sistema.

64 Con la Barra de Herramientas (Aspel herramientas) que se instala en Excel podrás modificar estás hojas utilizando las funciones creadas para el intercambio dinámico de datos entre tu sistema Aspel-COI y Excel. Dentro de la hoja obtendrás: El monto a pagar por concepto de IETU, aplicando la tasa de este año (2008). La deducción adicional para aplicarla al cálculo del IETU. La deducción adicional por concepto de Crédito Fiscal por Sueldos, Salarios Asimilados, Prestaciones y Previsión Social. Información manejada en el reporte: Para que este reporte salga correctamente, deberás considerar lo siguiente: El sistema debe tener actualizados los INPC hasta el año de trabajo. Deben de existir operaciones con desglose de IETU Debe de haber activos adquiridos de Septiembre de 2007 a Diciembre de 2007 para efectos del cálculo de la deducción adicional Al utilizar las Funciones para obtener el IETU, se sugiere activar el parámetro "Usar periodo actual de COI" para que los cálculos se realice automáticamente. Para el caso de las funciones para la obtención del crédito por sueldos y salarios y la cédula de inventarios, deberás especificar en el campo "Rango de cuentas" la cuenta y/o rango asignado para este concepto. Desde la hoja de Excel, Barra de herramientas Aspel, botón.

65 4.3.7 Determinación del Pago Anual IETU Acceso Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Determinación del pago anual IETU. Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información que deberás reportar al SAT por concepto del Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU). La hoja de este reporte se llama ietu anual.xls. Manejo Al abrir la hoja de Excel, se presentará un mensaje indicado que la hoja contiene información dinámica y si deseas actualizar el reporte con la información almacenada en el sistema. Con la Barra de Herramientas (Aspel herramientas) que se instala en Excel podrás modificar estás hojas utilizando las funciones creadas para el intercambio dinámico de datos entre tu sistema Aspel-COI y Excel.

66 Dentro de la hoja obtendrás: El monto a pagar por concepto de IETU, aplicando la tasa de este año (2008). La deducción adicional para aplicarla al cálculo del IETU. La deducción adicional por concepto de Crédito Fiscal por Sueldos, Salarios Asimilados, Prestaciones y Previsión Social. Información manejada en el reporte: Para que este reporte salga correctamente, deberás considerar lo siguiente: El sistema debe tener actualizados los INPC hasta el año de trabajo. Deben de existir operaciones con desglose de IETU Debe de haber activos adquiridos de Septiembre de 2007 a Diciembre de 2007 para efectos del cálculo de la deducción adicional Al utilizar las Funciones para obtener el IETU, se sugiere activar el parámetro "Usar periodo actual de COI" para que los cálculos se realice automáticamente. Para el caso de las funciones para la obtención del crédito por sueldos y salarios y la cédula de inventarios, deberás especificar en el campo "Rango de cuentas" la cuenta y/o rango asignado para este concepto. Desde la hoja de Excel, Barra de herramientas Aspel, botón.

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68 5. RAZONES FINANCIERAS 5.1 Interpretación de Razones Financieras Los objetivos específicos que comprenden la interpretación de datos financieros dentro de la administración y manejo de las actividades dentro de una empresa son los siguientes: Comprender los elementos de análisis que proporcionen la comparación de las razones financieras y las diferentes técnicas de análisis que se pueden aplicar dentro de una empresa. Describir algunas de las medidas que se deben considerar para la toma de decisiones y alternativas de solución para los distintos problemas que afecten a la empresa, y ayudar a la planeación de la dirección de las inversiones que realice la organización Utilizar las razones más comunes para analizar la liquidez y la actividad del inventario cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, activos fijos y activos totales de una empresa. Analizar la relación entre endudamiento y apalancamiento financiero que presenten los estados financieros, asi como las razones que se pueden usar para evaluar la posición deudora de una empresa y su capacidad para cumplir con los pagos asociados a la deuda. Evaluar la rentabilidad de una compañía con respecto a sus ventas, inversión en activos, inversión de capital de los propietarios y el valor de las acciones. Determinar la posición que posee la empresa dentro de el mercado competitivo dentro del cual se desempeña. Proporcionar a los empleados la suficiente información que estos necesiten para mantener informados acerca de la situación bajo la cual trabaja la empresa. Las principales razones financieras utilizadas por COI son las siguientes: Razón Circulante veces Activo Circ./Pasivo Circ. Prueba del ácido veces (Act.Circ.-Invent.)/Pas. Circ. Apalancamiento (Pas/Cap) 0.09 veces Pasivo Total/Capital Rotación CXC 0.85 veces Ventas / Cuentas por Cobrar Rotación Inventario 0.07 veces Costo Ventas mes/inventario

69 Rotación Activos Totales 0.02 veces Ventas / Activos Totales Rotación Activos Fijos 0.11 veces Ventas / Activos Fijos Rentabilidad / Capital 0.02 proporción Utilidad Neta / Capital Rentabilidad / Activos 0.02 proporción Utilidad Neta/Activos Totales Rentabilidad / Ventas 0.88 proporción Utilidad Neta / Ventas Margen Neto proporción Ventas / Act. Circ. En el capitulo de Tipos de Razones se clasifica y describe la función e interpretación de estas razones 5.2 Análisis de Tendencias Las tendencias es un método de interpretación horizontal. Se selecciona un año como base y se le asigna el 100% a todas las partidas de ese año. Luego se procede a determinar los porcentajes de tendencias para los demás años y con relación al año base. Se divide el saldo de la partida en el año en que se trate entre el saldo de la partida en el año base. Este cociente se multiplica por 100 para encontrar el porcentaje de tendencia. Ejemplo: ( En miles de Pesos ) Cuentas por Pagar $200 $250 $180 $420 $500 Porcentaje de Tendencias Cuentas Por pagar 100% 125% 90% 210% 250% Un porcentaje de tendencia superior a 100 significa que ha habido un aumento en el saldo de la partida con respecto al año base. El porcentaje de tendencia para 2008 es de 90, lo que significa que ha habido una disminución en el saldo de la partida con respecto al año considerado como base. Una ventaja del método de tendencias, es que los porcentajes de aumento o disminución en

70 las partidas podrán determinarse tan solo restando el porcentaje de tendencias de que se trate, el 100% del año base, respecto al año de 2006 fue del 25% respecto del año base y hubo una disminución del 10% con respecto al año base durante Los porcentajes de tendencias de una partida deberán compararse con los porcentajes de tendencias de partidas similares. En este caso los porcentajes de tendencia de la partida de cuentas por pagar (a proveedores) deberán compararse con los porcentajes de tendencias para la partida de compras que puede aparecer en el estado de resultado de un comerciante, si se detallaran las partidas que integran el costo de ventas. En ocasiones es imposible calcular porcentajes de tendencias, una de ellas es cuando se desea determinar el porcentaje de tendencia para la partida utilidad del ejercicio cuando en el año que se considere como base se haya obtenido una pérdida neta y no una utilidad. De igual manera, una empresa pudo haber comprado, por primera vez, un terreno para un futura expansión en un ejercicio posterior al año que se haya considerado como base, por tanto, en dicha partida aparecerá un saldo de cero en el año base. En este caso, al igual que el anterior, el porcentaje de tendencia con respecto al año base sería imposible de calcular. Al interpretar los porcentajes de tendencia se deberá dar particular atención a la importancia relativa de las partidas. Un 150% de aumento en los cargos diferidos puede ser menos significativo que un aumento del 60% en los activos fijos (algo similar ocurre cuando una persona con un sueldo de $ 100 mil mensuales recibe un aumento del 20% y otra persona con un sueldo de $ 400 mil recibe un aumento del 10%. Si bien la primera recibirá un aumento de $40,000.00, en tanto que la primera sólo recibirá $20, adicionales de sueldo. 5.3 Comparación con Otros Las comparaciones con otros deben enfocarse con cuidado. Puede ser que las condiciones y desempeño financieros de toda las empresas estén por debajo de lo satisfactorio, y por tanto que una empresa este por arriba del promedio no sea suficiente. Una compañía puede tener diversos problemas muy reales, pero no por ello debería refugiarse en una comparación favorable con los otros. Además, el analista debe estar consciente de que pueden no ser homogéneas las diversas compañías en un agrupamiento del comercio. Las compañías que tienen múltiples líneas de productos a menudo desafían su categorizacion precisa dentro de las Empresas. Pueden estar dentro del agrupamiento mas apropiado del Comercio, pero la comparación con otras compañías

71 en su ramo puede no ser consistente. También puede suceder que las compañías en el Comercio tengan diferencias sustanciales de tamaño. En tales circunstancias, puede ser mejor subdividirlas para comparar compañías de dimensiones similares. Todos esos elementos nos indican que hay que ser precavidos cuando se comparen las razones financieras de una Empresa con las de otras Empresas en la misma Compañia. Como los datos financieros reportados y las razones calculadas a partir de dichos datos son numéricos, existe la tendencia a considerarlos como una descripción precisa del verdadero estado financiero de una empresa. En el caso de algunas empresas, los datos contables pueden aproximarse mucho a su realidad económica. Para otras, será necesario ir mas allá de las cifras reportadas con el fin de analizar en forma adecuada sus condiciones y desempeño financieros. Los datos contables como la depreciación, la reserva para cuentas incobrables y otras reservas son apenas estimaciones y pueden no reflejar la depresión económica, las cuentas malas y otras perdidas. En la medida de lo posible, los datos contables de diferentes compañías deben estandarizarse. 5.4 Tipos de Razones Razones de Liquidez Las razones de liquidez se utilizan para juzgar la capacidad que tiene una empresa para satisfacer sus obligaciones de corto plazo, a partir de ellas se pueden obtener muchos elementos de juicio sobre la solvencia de efectivo actual de la empresa y su capacidad para permanecer solvente en caso de situaciones adversas. En esencia, deseamos comparar las obligaciones de corto plazo los recursos de corto plazo disponibles para satisfacer dichas obligaciones. * Razón circulante Una de las razones más generales y de uso más frecuente utilizadas es la razón circulante: Muestra qué proporción de deudas de corto plazo son cubiertas por elementos del activo, cuya conversión en dinero corresponde aproximadamente al vencimiento de las deudas. ACTIVO CIRCULANTE PASIVO CIRCULANTE Se supone que mientras mayor sea la razón, mayor será la capacidad de la empresa para pagar sus deudas. Sin embargo, esta razón debe ser considerada como una medida cruda de liquidez porque no considera la liquidez de los componentes individuales de los activos circulantes. Se considera, en general, que una empresa que tenga activos circulantes integrados principalmente por efectivo y cuentas por cobrar circulantes tiene mas liquidez que una empresa cuyos activos circulantes consisten básicamente de inventarios.

72 * Razón de la prueba del ácido Una guía algo más precisa para la liquidez es la razón rápida o de la prueba del ácido: ACTIVO CIRCULANTE - INVENTARIO PASIVO CIRCULANTE Esta razón es la misma que la razón circulante, excepto que excluye los inventarios tal vez la parte menos liquida de los activos circulantes del numerador. Esta razón se concentra en el efectivo, los valores negociables y las cuentas por cobrar en relación con las obligaciones circulantes, por lo que proporciona una medida más correcta de la liquidez que la razón circulante. * Razón de Rotación de CxC Las cuentas por cobrar son activos líquidos solo en la medida en que puedan cobrarse en un tiempo razonable, por lo que se consideran estacionales, es decir son validas al fin del ejercicio y si se desean aplicar al mes solo se consideraran como parciales. Esta razón quiere decir que la empresa convierte en efectivo sus cuentas por cobrar en tantos días o rotan tantas veces en el período. VENTAS CUENTAS POR COBRAR * Rotación de Inventarios Podemos calcular la razón de rotación de inventarios como una indicación de la liquidez del inventario. Nos permite saber el número de veces que esta inversión va al mercado, en un periodo y cuántas veces se repone. COSTO DE VENATAS MES INVENTARIO La razón de rotación de inventarios indica la rapidez con que cambia el inventario en cuentas por cobrar por medio de las ventas. Por lo general, mientras más alta sea la rotación de inventario, más eficiente será el manejo del inventario de una corporación. En ocasiones una razón relativamente elevada de rotación de inventarios puede ser resultado de un nivel demasiado bajo del inventario y de frecuentes agotamientos del mismo. También puede deberse a ordenes demasiado pequeñas para el reemplazo del inventario. Cuando la razón de rotación de inventarios es relativamente baja, indica un inventario con movimiento lento o la obsolescencia de una parte de las existencias. La obsolescencia exige cancelaciones considerables, que a su vez invalidarían el tratamiento del inventario como un activo liquido.

73 5.4.2 Razones de Deuda * Razon de Apalancamiento Al extender nuestro análisis a la liquidez (es decir, su capacidad para satisfacer sus obligaciones), podemos utilizar la razón de Apalancamiento, se calcula simplemente dividiendo la deuda total de la compañía, (inclusive sus pasivos circulantes) entre el capital social: PASIVO TOTAL CAPITAL Cuando los activos intangibles son significativos, a menudo se restan del valor neto para obtener el valor neto tangible de la compañía. La razón Apalancamiento varia de acuerdo con la naturaleza del negocio y la volatilidad de los flujos de efectivo. La razón por la cual de trata de un indicio general, es que los activos y flujos de efectivo de la compañía proporcionan los medios para el pago de la deuda Razones de Cobertura * Razón de Rotación de Activos Totales Con frecuencia el analista financiero relaciona los activos totales con las ventas para obtener la razón de rotación de los activos: Nos dice cuántas veces la empresa puede colocar entre sus clientes un valor igual a la inversión VENTAS ACTIVOS TOTALES Esta razón nos indica la eficiencia relativa con la cual la compañía utiliza sus recursos a fin de generar la producción. La razón de rotación es una función de la eficiencia con que se manejan los diversos componentes de los activos: las cuentas por cobrar según lo muestra el periodo promedio de cobranzas, inventarios como los señalan la razon de rotacion de inventarios y los activos fijos como lo indica el flujo de la produccion a traves de la planta o la razon de ventas a activos fijos netos. * Rotación de Activos Fijos Esta razón es similar a la anterior, con el agregado que mide la capacidad de la empresa de utilizar el capital en activos fijos. Mide la actividad de ventas de la empresa. Dice, cuántas veces podemos colocar entre los clientes un valor igual a la inversión realizada en activo fijo.

74 VENTAS ACTIVOS FIJOS Razones de Rentabilidad * Rentabilidad / Capital Este indicador señala, como su nombre lo indica, la tasa de rendimiento que obtienen los propietarios de la empresa, respecto de su inversión representada en el Capital registrado Contablemente: UTILIDAD NETA CAPITAL * Rentabilidad / Activos Rentabilidad estimada sobre valores históricos (antes de eliminar el efecto de la inflación) estima la eficiencia operativa de la empresa y su capacidad para generar utilidades. UTILIDAD NETA ACTIVOS TOTALES * Rentabilidad / Ventas Expresa el monto de las utilidades que se obtienen por cada unidad monetaria de ventas. Este indicador mide la eficiencia operativa de la empresa, por cuanto todo incremento en su resultado señala la capacidad de la empresa para aumentar su rendimiento, dado un nivel estable de ventas. En períodos de inflación el volumen de ventas puede verse incrementado, aunque el volumen físico permanezca sin variación alguna. En consecuencia, el costo de la mercancía vendida también se incrementará, pero en menor proporción al aumento de las ventas, en razón a que dichos costos estarán valuados a precios antiguos (por su valor histórico de compra). Así las cosas, el aumento porcentual de las utilidades, será superior al aumento porcentual de las ventas. UTILIDAD NETA VENTAS * Margen Neto La rotación de activos mide la eficiencia con la cual se han empleado los activos disponibles para la generación de ventas; expresa cuantas unidades monetarias (pesos) de ventas se han generado por cada unidad monetaria de activos circulantes. En consecuencia, establece la eficiencia en el empleo de los activos, por cuanto los cambios en este indicador señalan también los cambios en dicha eficiencia. Sin embargo, ante la presencia de inflación, el resultado tiende a presentar distorsiones, por cuanto las ventas representan un flujo y se registran en moneda de poder adquisitivo promedio del período analizado. En cambio, los activos estarán valorados a su costo de adquisición, lo que

75 produce una sub-estimación en el poder de generación de ventas por cada peso invertido en activos. Al eliminar el efecto de la inflación y corregir en consecuencia la mezcla de monedas de distinto poder adquisitivo, este indicador tenderá a incrementarse y, lo que es más importante, permitirá un mejor análisis de la eficiencia de la empresa, al poderse comparar los resultados con otras empresas del mismo sector y entre distintos períodos: VENTAS ACTIVO CIRCULANTE

76 6. Editor de formatos 6.1 Generales Acceso - Menú Reportes, Administrador de reportes, botón Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresión de tus documentos y reportes para así reportar la información de tu empresa satisfaciendo tus necesidades. Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras: 1. EN LÍNEA: Dentro de los módulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuación se dispara la ventana de Emisión de documentos, dentro de la cual podrás definir el número de copias, nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que tú mismo hayas diseñado o modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. También dentro de esta ventana de emisión de documentos tendrás la opción de editar un formato. 2. DESDE EL MENÚ REPORTES: Al elegir la opción Emisión de documentos, se dispara una ventana, en la cual podrás elegir entre varias opciones de filtrado para la emisión, además del nombre del formato y la ruta. Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminación.fto para poder ser utilizado. Ventajas de la edición de formatos Con la ayuda de los campos podrás manejar toda la información del sistema y ordenarla según tus necesidades; esto incluye tanto la información de totales y acumulados, como cálculos predefinido por el programa. Los comandos están en español, permitiéndote controlar: cómo se procesarán los datos, la impresión de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc. Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre estos procesadores está el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos se guarden con extensión.fto. Cada módulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos. Cada formato está conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instrucción está constituida por el nombre del comando y su argumento o parámetros. El argumento puede contener: campos de impresión, rangos numéricos, constantes, máscaras, variables de cálculo, funciones especiales u operadores.

77 El sistema requiere que en cada línea se especifique un sólo comando y su argumento. El archivo será repasado línea por línea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. Así mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que consultar el anexo de Mensajes de error. Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensión.fto o modificándolo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales. Campos "Selección de un formato a editar" Campo Nombre archivo Ruta Descripción del Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se / encuentra. Puedes elegir cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de u sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos. Esencial: Para poder acceder al Editor de formatos automáticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicación asociada, es este caso, algún editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Menú Configuración / Aplicaciones asociadas * Estructura de cada formato de reporte En general, todos los formatos se dividen en las siguientes secciones: Sección Parámetros reporte Encabezados Función del Le indica al sistema las características generales que tendrá el reporte, como son: número de los caracteres que se imprimirán, tipo de letra, dispositivo de salida, etc. Define las cualidades del encabezado que lleva el reporte, como la línea divisora, los textos, los espacios entre éstos, etc. Contenido del Define los campos que mostrará el reporte, es decir, los valores a emitir, reporte y/o partidas con los cálculos que se quieran añadir y las especificaciones o textos y ciclos complementarios que acompañen a dichas cantidades. Totales Indica la sección de totales del reporte, mostrando las cantidades correspondientes y las anotaciones finales que se quieran incluir, como una firma, una raya, etc.

78 Manejo

79 6.2 Campos del Editor Acceso Menú Archivos, Editor de Formatos, Lista de campos del Editor. Los campos son la información detallada contenida en tus catálogos. Ejemplos de campos son: Tipo de cuenta (si es acumulativa o de detalle), Debe y Haber de una cuenta, número de cuenta, tipo de póliza, saldo inicial de la cuenta, fecha de adquisición del activo, etc.

80 Estos campos los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de formatos. El sistema cuenta con una lista de campos, donde cada uno de ellos tiene un número entre pico paréntesis, como por ejemplo, el campo "Concepto 1 de la p liza", al que le corresponde el número <73>. Éste y todos los campos tienen una longitud, la cual deberás considerar para que el reporte no se salga de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de información. Campos Cada módulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numéricos y alfanuméricos que puedes utilizar en tus reportes; todos los demás campos contienen datos específicos de catálogos y funciones. El sistema tiene un espacio definido para manejar 300 campos y la lista de campos esta dividida de acuerdo a los módulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera dinámica. * Campos <001> al <019> CAMPO DESCRIPCIÓN <001> al <019> Campos libres alfanuméricos LONGITUD Variable Esencial: Estos campos libres alfanuméricos los puedes utilizar para anotar cualquier texto o cadenas alfanuméricas que requieras que aparezcan dentro de tu reporte. Puedes revisar, dentro de la explicación general del Editor de formatos, los comandos CENTRA y ESCRIBE, los cuales te permiten darle formato a la impresión de los textos. * Campos con datos de la empresa CAMPO DESCRIPCIÓN LONGITUD <020> Nombre de la empresa 60 <021> Dirección de la empresa 30 <022> Población 30 <023> RFC de la empresa (incluye espacio p/2 guiones) 15 <024> Cédula de Empadronamiento (Registro estatal) 15

81 * Campos con datos de la cuenta CAMPO DESCRIPCIÓN LONGITUD <025> Fecha de Trabajo (MMAA) 6 <026> Número de cuenta Variable <027> Descripción de la cuenta 40 <028> Tipo (Detalle=1, Acum.= 0) 1 <029> Nivel de la cuenta (del 1 al 9) 1 <030> Presupuesto mensual Según máscara (*) <031> Presupuesto anual Según máscara (*) <032> Presupuesto acumulado Según máscara (*) <033> Saldo inicial Según máscara (*) <034> Debe Según máscara (*) <035> Haber Según máscara (*) <036> Saldo Final Según máscara (*) <037> ( Saldo inicial) Según máscara (*) <038> ( Debe) Según máscara (*) <039> ( Haber) Según máscara (*) <040> ( Saldo Final) Según máscara (*)

82 <041> Dígitos Primer Nivel en COI V1.0 Variable <042> Dígitos Segundo Nivel en COI V1.0 Variable <043> Dígitos Tercer Nivel en COI V1.0 Variable <044> Dígitos Cuarto Nivel en COI V1.0 Variable <045> Dígitos Quinto Nivel en COI V1.0 Variable <046> Naturaleza cuenta(0)deud(1)acree 1 <047> al <069> No disponible Variable Esencial: Los campos marcados con un asterisco (*) son numéricos, y varían dependiendo del uso del comando Máscara. * Campos con datos de las pólizas CAMPO DESCRIPCIÓN LONGITUD <070> Tipo de Póliza 2 <071> Número de póliza 5 <072> Fecha de la Póliza 9 <073> Concepto 1 de la Póliza 60 <074> Concepto 2 de la Póliza 60 <075> Número de Partidas de la Póliza 4 <076> Concepto del movimiento de la Partida 30 <077> Tipo de Saldo (O = Debe, 1 = Haber) 1 <078> Monto del Debe o Haber de la Partida Según máscara (*)

83 Esencial: Los campos marcados como según máscara son numéricos, y varían dependiendo del uso del comando Máscara. * Campos con datos del departamento CAMPO DESCRIPCIÓN LONGITUD <079> Número de Departamento 2 <080> Descripción del Departamento 40 <081> Saldo Inicial Departamental Según máscara (*) <082> Saldo Debe Departamental Según máscara (*) <083> Saldo Haber Departamental Según máscara (*) <084> Saldo Final Departamental Según máscara (*) <085> ( Saldo Inicial) Departamental Según máscara (*) <086> ( Saldo Debe) Departamental Según máscara (*) <087> ( Saldo Haber) Departamental Según máscara (*) <088> ( Saldo Final) Departamental Según máscara (*) <089> Mes I.N.P.C actual Según máscara (*) <090> Mes I.N.P.C anterior Según máscara (*) <091> al <210> Campos libres numéricos Variable <211> Dígitos Primer Nivel Variable <212> Dígitos Segundo Nivel Variable <213> Dígitos Tercer Nivel Variable

84 <214> Dígitos Cuarto Nivel Variable <215> Dígitos Quinto Nivel Variable <216> Dígitos Sexto Nivel Variable <217> Dígitos Séptimo Nivel Variable <218> Dígitos Octavo Nivel Variable <219> Dígitos Noveno Nivel Variable <220> Saldo Inicial Moneda Extranjera Según máscara (*) <221> Debe en Moneda Extranjera Según máscara (*) <222> Haber en Moneda Extranjera Según máscara (*) <223> Saldo Final en Moneda Extranjera Según máscara (*) <224> ( Saldo Inicial) en Moneda Extranjera Según máscara (*) <225> ( Debe) en Moneda Extranjera Según máscara (*) <226> ( Haber) en Moneda Extranjera Según máscara (*) <227> ( Saldo Final) en Moneda Extranjera Según máscara (*) <228> Multimoneda (S = si, N = No) 1 <229> Para Ajuste Cambiario (S = si, N = No) 1 <230> Saldo Ini. Departamental M. Extranjera Según máscara (*) <231> Debe Departamental M. Extranjera Según máscara (*) <232> Haber Departamental M. Extranjera Según máscara (*) <233> Saldo Final Departamental M. Extranjera Según máscara (*)

85 <234> ( Saldo Extranjera Inicial) Departamental M. Según máscara (*) <235> ( Debe) Departamental M. Extranjera Según máscara (*) <236> ( Haber) Departamental M. Extranjera Según máscara (*) <237> ( Saldo Final) Departamental M. Extranjera Según máscara (*) <238> Número de la Moneda 2 <239> Nombre de la Moneda 20 <240> Prefijo para el Símbolo de la Moneda 4 <241> Fecha del último Tipo de Cambio 9 <242> Tipo de cambio de la moneda extranjera Según Máscara (*) <243> Desplazamiento Automático (S=Si, N=No) 1 <244> Monto del Desplazamiento Automático Según máscara (*) <245> Tipo de Cambio de la Partida Según máscara (*) <246> Número del Tipo de Activo 2 <247> Descripción del Tipo de Activo 20 <248> Número de Cuenta Contable del Activo Variable <249> Número de Cuenta para Depreciación Variable <250> Número de Cuenta para Gastos Variable <251> Número de Cuenta para Baja o Venta Variable

86 <252> % de tasa de depreciación proyectada Según máscara (*) <253> Clave del Activo 16 <254> Descripción del Activo 30 <255> Localización del Activo 9 <256> Fecha de Adquisición del Activo 9 <257> INPC del mes de adquisición Según máscara (*) <258> Porcentaje Tasa contable depreciación Según máscara (*) <259> Porcentaje tasa fiscal Según máscara (*) <260> Método de depreciación <261> Porcentaje de Vida útil Remanente Según máscara (*) <262> Monto Original de la Inversión Según máscara <263> Depreciación Acumulada Según máscara <264> Monto Máximo Deducible Según máscara <265> Valor de Mercado Según máscara <266> Status del Activo 1 <267> Fecha de Eliminación 9 <268> Número de Departamento Según máscara (*) <269> Fecha de la última Revaluación 9 1. <270> al <289> Campos reservados por el sistema 1 <290> 2 Bandera de póliza auditada si o no

87 <291> Valor del activo en moneda extranjera Según máscara (*) <292> Fecha inicio de depreciación contable 9 <293> Fecha inicio de depreciación fiscal 9 <294> Bandera de deducción inmediata Sí o NO 2 <295> Número de serie del activo 24 <296> al <300> Campos reservados por el sistema 1 Esencial : Los campos marcados como según máscara son numéricos, y varían dependiendo del uso del comando Máscara 6. 3 Comandos del Editor Acceso - Menú Archivos, Editor de formatos, Lista de comandos del Editor. El Editor de formatos permite utilizar diferentes comandos y fórmulas para la edición de los formatos de reportes, los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los mismos. Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que ejecuten una operación. La tabla que presenta esta lista es una guía de apoyo la cual está en orden alfabético, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reporte, gracias a las ventajas del ambiente. Los comando utilizados en el editor de formatos son: (Descripción y Ejemplo de Sintaxis) ABRE ABRE 1294 AJUSTA AJUSTA 50 ANCHO_CARACTER ANCHO_CARACTER 10

88 ASIGNA ASIGNA <100>, [ F] + <43> /12 BRINCA BRINCA CARACTERES CARACTERES 80 CENTRA CENTRA 80, <27> COMENTARIOS COMENTARIOS " ÉSTE ES NUESTRO BALANCE " DATO DATO <10>, "CUENTA INICIAL >" DEFINE DEFINE DISCO DISCO "RESULT.REP" ENCABEZADOS ENCABEZADOS ESCRIBE ESCRIBE 5, "DESCRIPCIÓN", 15, <27> FENCABEZADOS FENCABEZADOS FIN FIN FONT FONT "ARIAL", 12 IMPRESOR IMPRESOR 2 INICIA INICIA [100 00, ] INICIA CTA INICIA CTA INICIA POL INICIA POL INICIA AUX. INICIA AUX INICIA PAR INICIA PAR INICIA DP INICIA DP INICIA ACT INICIA ACT INICIA SRAN INICIA SRAN[1] MASCARA MASCARA "###,###,###.##" PANTALLA PANTALLA RAYA RAYA 4,5, "+" REDONDEO REDONDEO <100> SALTA SALTA 1 SI SI <34> = 0 SIFIN SIFIN SINO SINO TERMINA TERMINA

89 TIPO TIPO 1 TRADUCE TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS" Las Fórmulas utilizadas en el editor de formatos son las siguientes: (Descripción y Ejemplo Verdad, > <36>, <34>*10, <36> ,500 "Formato", "Idioma" @RAN[ @DEPRECIAC[AACT1,0596,0596,p,0196,1296] 6.4 Comandos Utilizados en COI En este apartado localiza cada uno de los comandos que se utilizan en el sistema, y conoce de cada uno de ellos: En este apartado localiza cada uno de los comandos que se utilizan en el sistema, y conoce de cada uno de ellos: Elemento Quiere decir

90 SINTAXIS La manera de escribir los comandos dentro del reporte. DESCRIPCION Para qué sirven los comandos o qué ejecutan dentro del reporte. UBICACION En qué parte de la estructura de los formatos se utilizan estos comandos. LOS SISTEMAS DONDE SE OCUPAN Cada comando se usa en sistemas específicos de la línea Aspel. EJEMPLO DE SU USO Este breve ejemplo te indica cómo debes aplicar un comando dentro del formato que le corresponda. COMANDOS CON LOS QUE ESTA RELACIONADO Cada comando tiene relación con otro u otros comandos, por lo que puedes dirigirte a ellos para saber de qué manera se utilizan. Esencial: Considera lo siguiente dentro del uso de los comandos: Un campo o una variable específica deberá ir entre < >. Por ejemplo: <049>. Los textos que requieres que se impriman deberán de ir entre comillas. Por ejemplo: "Reporte Final". El número de columna o longitud de un comando se indican únicamente con un número. Los comandos de impresión se escribirán indistintamente con mayúsculas o minúsculas. los siguientes comandos son los usados en el Sistema y para saber sus usos consulte la guia de los comandos del editor en la ayuda

91 @SI ABRE AJUSTA ANCHO_CARACTERES ASIGNA BRINCA CARACTERES CENTRA COMENTARIOS DATO DEFINE DISCO ENCABEZADOS ESCRIBE FENCABEZADOS FIN FONT IMPRESOR INICIA INICIARANGO MÁSCARA PANTALLA RAYA REDONDEO SALTA SI SIFIN SINO TERMINA

92 TIPO TRADUCE 6.5 Ciclos de COI Los siguientes ciclos de lectura / operación se pueden utilizar conforme se vayan requiriendo en el reporte: * AUX (Auxiliares) Este ciclo recorre el archivo de auxiliares, localiza la subcuenta que tenga movimientos y efectúa los procesos indicados y los imprime al final de la última subcuenta, o bien, debajo de cada una de éstas; esto depende de cómo se haya ordenado el ciclo Auxiliares dentro del formato. Este ciclo presenta únicamente los datos de las partidas, no de la póliza completa. Es importante recordar que la sintaxis de este ciclo es: Inicia [cta1..cta2] Inicia Aux.... Termina Termina Los campos de este ciclo que puedo llamar y utilizar en mi formato son: <70> Tipo de póliza <71> Número de la póliza <72> Fecha de la póliza <76> Concepto del movimiento de la partida <77> Tipo del saldo (0=Debe; 1=Haber) <78> Monto del debe o haber de la partida <79> Número de departamento *1 <245> Tipo de cambio de la partida *2 (*1) Este número sólo está disponible cuando utilizas períodos departamentales; si la cuenta no tiene departamentos aparecerá un 0.

93 (*2) Si la cuenta no usa moneda extranjera, el tipo de cambio será siempre * CTA (Cuenta) Este ciclo va recorriendo el Catálogo de cuentas, se ubica en la primera cuenta del Catálogo, efectúa los procesos indicados y prosigue con la siguiente cuenta hasta que llega al final del archivo. Dentro de COI se pueden definir ciclos de acuerdo al número de cuenta, respetando el siguiente formato: INICIA [Número de cuenta inicial, Número de cuenta final] INICIA [Número de cuenta inicial.. Número de cuenta final] Indicándole al sistema que ejecute una serie de acciones para el rango de cuentas especificado. También puedes definir un rango de cuentas, delimitando algunos campos alfanuméricos, ya sea que hayan sido definidos por ti o los campos predefinidos por el sistema, que corresponden al Rubro de cuentas y que van de los campos comprendidos entre el <046> y el <069>. Para ejemplificar el uso de ciclos revisa el siguiente ejemplo para COI : Supón que deseas que el sistema ejecute el siguiente proceso: 1. Tome una cuenta 2. Escriba en la columna 3 el número de cuenta y, a partir de la columna 17, su descripción. 3. Salte dos renglones. 4. Escriba en la columna 10 el texto "Saldo inicial" y a continuación el valor de la variable <033> (monto del saldo inicial). 5. Salte un renglón. 6. Escriba en la columna 10 el texto "Saldo final", seguido del contenido de la variable <036> (monto del saldo final). 7. Salte tres renglones. 8. Una vez ejecutados los pasos anteriores, tome la siguiente cuenta y repita los procedimientos que van del 1 al 7 y los efectúe hasta que termine con todo el archivo de cuentas. La manera como se escribiría dentro del formato sería la siguiente: Com *** Este programa ejemplifica el uso de los comandos *** Com *** INICIA CTA y TERMINA CTA *** Inicia CTA Escribe 3, <026>,17,<27> Salta 3 Escribe 10,"Saldo inicial:",27,<033>

94 Salta 3 Escribe 10,"Saldo final:",27,<036> Salta 4 Termina CTA La impresión del formato sería la siguiente: NOMBRE DE LA EMPRESA S.A. DE C.V Caja Saldo inicial: Saldo final: Fondo fijo Saldo inicial: 0.00 Saldo final: Caja chica Saldo inicial: Saldo final: Bancos Saldo inicial: 15, Saldo final: 21, Si defines que el sistema ejecute una operación, después de especificado el ciclo INICIA TERMINA CTA, ejecutará el proceso para la última cuenta del catálogo. Los demás ciclos tienen un funcionamiento similar al indicado en este ejemplo. * POL (Pólizas) Recorre el archivo de pólizas, ejecuta los procesos para la póliza en que se ubica y prosigue con la siguiente hasta terminar. * PAR (Partidas Pólizas) Dentro de una póliza posiciónate en la primera partida que la compone, realiza los diferentes procesos que se te soliciten y continúa con las siguientes partidas hasta que llegues al final de la póliza.

95 * DP (Departamento) El sistema recorrerá el archivo de las cuentas a través de los departamentos, si en los Parámetros de Configuración tienes activada la opción de uso de Departamentos. Puedes usar la siguiente instrucción para definir ciclos de acuerdo al número de cuenta: INICIA [Número de cuenta inicial, Número de cuenta final] INICIA [Número de cuenta inicial.. Número de cuenta final] Indicándole al sistema que ejecute una serie de acciones para el rango de cuentas especificado. También puedes definir un rango de cuentas, delimitando algunos campos alfanuméricos. Los campos pueden ser definidos por el usuario; o bien, están predefinidos por el sistema, correspondiendo al Rubro de cuentas y que van de los campos comprendidos entre el <046> y el <069>. Por Ejemplo: Supongamos que queremos ver el reporte de auxiliares para las cuentas de Activo Circulante; para esto usaremos el rango de cuentas definido en el sistema, <046> y <047>, En el formato se escribe: Com reporte de auxiliares INICIA [<046>, <047>] SI <28> = 1 \\ Cuentas de detalle Tipo 1 Escribe 1, <26>, 10, <27> Tipo 2 INICIA AUX Escribe 1, <70> Escribe 6, <71> Escribe 15, <72> mascara "##" Escribe 26, <79> Escribe 33, <76> mascara "#,###,###.#####" Escribe 64, <245> mascara "#,###,###.##" Si <77> = 0 Escribe 87, <78>

96 sino Escribe 107, <78> SiFin TERMINA salta 1 SIFIN TERMINA REPORTE DE AUXILIARES FONDO FIJO Dr Dr Dr 27/Ene/98 27/Ene/98 27/Ene/98 0 Partida 1 0 Otra póliza 0 Póliza Nº.3 de Disco para NEC , , , * ACT (Activos) Este ciclo te permite traer la información del Catálogo de Activos. Es posible crear reportes de Activos, ya que se puede disponer de esos datos a través del ciclo. El catálogo se recorre con base en la clave del activo Reportes que Genera ASPEL-COI Conoce los listados que el MENÚ REPORTES te ofrece: Una vez que tengas conocimiento de los parámetros de operación con los que estás trabajando en tu sistema y captures tus partidas con la información contable de tu empresa, puedes generar reportes que te ayudarán a responder a las necesidades financieras más apremiantes: REPORTE CONTIENE: Catálogo de cuentas y Saldo promedio diario mensual Obtiene un listado de todas las cuentas así como el desglose de ajuste anual y el reporte de saldo promedio diario de una o más cuentas del catálogo. Emisión de pólizas Permite filtrar las pólizas que se desean imprimir, en el formato seleccionado de acuerdo a la impresora y a la hoja impresa Aspel que manejes.

97 Balanza de comprobación Incluye todas las cuentas (con sus movimientos y saldos) del período en el que estés trabajando, a fin de comprobar la correcta aplicación de la partida doble; y que los saldos de cada cuenta correspondan a su naturaleza deudora o acreedora. Diario general Permite obtener un listado con el detalle de todas las pólizas que se seleccionen de este catálogo. Auxiliares Expide los auxiliares de las cuentas de tu catálogo, en el período que determines. Catálogo de activos Muestra información detallada del o los activos tal como su clave, descripci n, etc. Revaluación de activos Este reporte permite conocer el estado de la revaluación de tus fijos activos. Inventario de activos fijos Este reporte permite llevar un control de la ubicación de los activos fijos que se utilizan en tu empresa. Depreciación contable Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación mismos que se aplican para el título II y IV de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Activos que ya no se desprecian Te permite generar un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han dado de baja. Proyección de depreciación Permite obtener un reporte sobre la proyección de la depreciación de los activos de la empresa. Conciliación de activos Este reporte ofrece una comparación de las cuentas de los activos contra los valores reales de los bienes (surge de la conciliación entre los catálogos de cuentas y activos). Depreciación fiscal con Presenta la depreciación sobre los valores actualizados por la inflación. valores actualizados (factor anual)

98 Depreciación fiscal con Presenta la depreciación sobre los valores actualizados por la inflación. valores actualizados (ajustes ISR) Depreciación fiscal con Este reporte te ayuda a realizar los cálculos para aquéllos activos que deducción inmediata se deprecian por el método de deducción inmediata. Depreciación fiscal impuesto a los activos fijos (IMPAC) Te facilita el cálculo del impuesto sobre activos. El sistema obtiene únicamente el cálculo de la parte que corresponde al promedio anual de los activos fijos de tu empresa. (IMPAC) Balance general Con esta opción obtendrás un reporte del balance general o estado de situación financiera de la empresa. Estado de resultados Refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado período de tiempo. Libro mayor Este reporte, conocido como Libro Mayor Auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas en un mes o varios meses hasta llegar a un año. Reexpresión de saldos Te permite conocer el monto de la reexpresión de los saldos de tus cuentas. Presupuestos Refleja los saldos presupuestados contra los saldos finales de las cuentas del catálogo. Nota: Como un apoyo adicional a la automatización de tu contabilidad, cuentas con funciones avanzadas tales como las hojas de cálculo fiscales y financieras predefinidas que te ofrece este programa. Con ellas, puedes manejar la información contable de tu negocio en el manejador de hojas de cálculo de tu preferencia, para obtener cálculos fiscales como la declaración anual de impuestos, entre otros. Tabla de reportes modificables por el usuario Considera la siguiente tabla, que te indica los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar para adaptarlos a tus necesidades. Archivo Descripción

99 .FTO Auxiliar Este formato te permite generar el reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo. Bgralmow Este formato genera un balance general, el cual es expresado a cualquier moneda extranjera. Como usuario proporcionas el nombre de la moneda extranjera y el tipo de cambio que deseas utilizar en la conversión. Simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionado. Bgralw Este formato genera un balance general en la moneda contable del sistema. Diariow Formato para la emisión del diario de pólizas. Edorew Formato para la emisión del estado de resultados. Emipzwl Formato para la emisión de pólizas, sin considerar departamentos. Está diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora láser. Emipzdwl Formato para la emisión de pólizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas. Está diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora láser. Emipzw Formato para la emisión de pólizas, una sola o un rango de ellas. No considera departamentos y está diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora de matriz. Emipzdw Formato para la emisión de pólizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas. Está diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora de matriz. Emipzw2 Formato para la emisión de pólizas, indicando las cuentas que fueron afectadas e indicando si el total de cargos y abonos son iguales e imprime un cuadro de control para saber quién elaboró, modificó o corrigió la póliza. Cada póliza aparece por separado. No considera Departamentos. Está diseñado para ser impreso en hoja blanca e impresora de matriz. Emipzdw2 Formato para la emisión de pólizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas; indica si el total de cargos y abonos son iguales e imprime un cuadro de control para saber quién elaboro, modificó o corrigió la póliza. Cada póliza

100 aparece por separado. Está diseñado para hoja blanca e impresora de matriz. Emipzmsa Formato para la emisión de pólizas, indicando el formato mayor - subcuenta - auxiliar. Está diseñado para hoja blanca e impresora de matriz. Gastosw Formato para la emisión del reporte de gastos por departamento (considera como máximo hasta 4 departamentos). Mayorw Formato para la emisión del libro mayor. Presupw Formato para la emisión del reporte de presupuestos. Reexpw Formato para emitir el cálculo de la reexpresión de saldos.

101 7.BASE DE DATOS ABIERTA 7.1 Definición Qué es el BDE? BDE significa Borland Database Engine, es un grupo de programas necesarios en tu PC para poder administrar una base de datos. La información de tu empresa se puede encontrar o bien puedes exportarla a diferentes formatos de base de datos, comúnmente denominadas base de datos abiertas, esto por la flexibilidad que proporcionan para compartir y distribuir la información entre diferentes programas de tu empresa. Los formatos de base de datos que los sistemas Aspel pueden manejar son los siguientes: Dbase MSSQL Paradox DB2 Oracle Esencial: El manejo de los datos dependerá del producto Aspel con el que se esté trabajando (SAE, NOI) y del Cliente \ Servidor instalado en las respectivas estación de trabajo. La versión 5.0 de Aspel - COI incluye una función para manejar y actualizar bases de datos de tipo diferente a la base de datos Paradox. El formato de la base de datos manejada en Aspel - COI 4.0 corresponde al formato Aspel. Por omisión la base de datos que instala Aspel - COI 5.o está estructurada en formato Paradox. El manejar una base de datos abierta significa que el sistema tiene la capacidad de compartir información desde y hacia otras aplicaciones diferentes a Aspel - COI. Por ejemplo, una base de datos de cuentas en formato Paradox, puede estar estructurada de tal manera que pueda ser utilizada desde Aspel - COI para tener una relación de los cuentas y sus saldo, y así, esta base de datos puede ser utilizada por otra aplicación que utilice bases de datos Paradox y que sirva para generar una lista de las cuentas a los que se les puede mandar información sobre algo en particular de su contabilidad. Incluso, esta base puede ser modificada desde Paradox debidamente y Aspel - COI reconocerá dichos cambios. ODBC (Open Database Connectivity ) es un estándar que Microsoft propuso para el acceso a las bases de datos. Por su parte Borland propone el BDE (Borland Database Engine) y SQL Links, con los cuales se pueden obtener los mismos resultados que el manejo de ODBC. Para realizar el acceso y manejo de bases de datos de cualquier tipo, se requieren administradores de datos conocidos como manejadores o drivers.

102 Nota: El sistema te permitirá respaldar los archivos de tu base de datos, si se encuentran en los formatos PARADOX y Dbase. Existen dos formas de trabajar con bases de datos de tipo diferente al de Paradox : Utilizar la información de las bases de datos de Aspel - COI y convertirla a un tipo de base de datos diferente al de Paradox (Dbase, MSSQL Server, DB2 y Oracle ). Utilizar la información de las bases de datos creadas en una aplicación externa a Aspel COI y acceder a ellas para su uso en Aspel - COI (lo cual implica que el usuario prepare las bases de datos con cierta estructura para que Aspel - COI las pueda leer).los tipos de bases de datos que puede generar, manejar y actualizar Aspel - COI son: Paradox, Dbase, MSSQL Server, DB2 y Oracle. Así como aquellas a las cuales se pueda acceder a través de un manejador estándar de ODBC. Es recomendable usar el driver nativo cuando lo permita el BDE y no el ODBC.Para revisar la estructura de datos de las tablas de Aspel - COI a la que quieres migrar, consulta el tema: Asi se forma tu base de datos Con tu sistema generas movimientos que se guardan en dos tipos de archivos (de datos y de Índice). Es importante que conozcas estos archivos, los cuales se guardan con las terminaciones ".DB" y ".Xee", donde ee es el número de la empresa, por ejemplo "YG1" y "XG1" son para la empresa 1..DB Es un archivo de "Datos" y contiene los registros tal y como los capturaste..xee Es un archivo de "Índice", es decir, contiene información sobre la organización de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar más rápidamente la información capturada. Algunos archivos, como es el caso de las tablas del INPC y del histórico de tipos de cambio, se encuentran estructurados en formato PARADOX. Donde se crean dos tipos de archivos: de datos (terminación ".DB") y de índice (terminación "PX,XG0 y YG0"), donde: DB Los archivos de datos contienen los registros tal y como los capturaste. PX Índice de datos primarios. XG0/ YG0 Índice de control de datos secundarios. Los índices contienen información de la organización de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar más rápidamente la información capturada.

103 Así se forma tu base de datos Éstos son algunos de los archivos que genera tu sistema y que conforman la base de datos de tu empresa: Archivos de datos Contienen Índice(s) que corresponde(n) CCmmaacc.DB Catálogo de correspondiente. CDmmaacc.DB Catálogo de cuentas departamentales CDmmaacc.PX (XG0, YG0) Pommaacc.DB Pólizas Pommaacc.PX (XG0, YG0) Índice de auxiliares Aummaacc.PX ACTIatcc.DB at = activo, Catálogo de activos ACTIatcc.PX, (X02, Y02) TIPO01.DB Tipo de activos TIPO01.PX HISTORcc.DB Catálogo de histórico de tipos de cambio HISTORcc.px (XG0, YG0) CPOLZcc.DB Conceptos de pólizas CPOLZ.PX DEPTOcc.DB Departamentos DEPTOCC.PX INPCcc.DB Tabla del INPC INPCcc.PX RANCcc.DB Rubros de cuentas RANCcc.PX MONEDAcc.DB Monedas MONEDAcc.PX HOJAScc.DB Administrador de hojas de cálculo HOJAScc.PX RFCTERcc.DB Archivo RFC RFCTERcc.PX CTATERcc.DB Cuentas con operaciones con terceros CTATERcc.PX cuentas del período CCmmaacc.PX ( X02, Y02) le

104 OPETERcc.DB Archivo de la bitácora de operaciones con OPETERcc.PX terceros También existen algunos archivos modificables y con los cuales puedes mejorar o crear los formatos de tus reportes a tus necesidades y adaptarlos; Nos referimos a los archivos con la terminación ".FTO" (de "Formato"). Podrás modificar estos formatos a través del Editor de formatos, el cual lo activa tu sistema con sólo oprimir un botón. Cuando realices el respaldo de algún archivo debes considerar tanto los archivos de datos como los de índice, ya que de lo contrario estarías respaldando incompleta la información. Es importante que el lugar donde se archiven tus datos, siempre sea el mismo para cada empresa (la misma ruta en el mismo disco o dispositivo de guardado). Tu sistema numera y registra automáticamente algunos documentos por lo que, si guardas información en diferentes directorios y luego intentas unirlos, ya no será posible. Debes conocer la existencia de estos archivos, porque si se dañan deberás recuperarlos o reiniciar la captura de tu información desde el momento en que ésta se perdió. 7.2 Converción y Avanzado * Conversión Acceso Menú Utilerías, Control de archivos, con el botón Utiliza esta opción para exportar los archivos de la base de datos que actualmente está utilizando Aspel - COI (formato Paradox o Dbase ) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para cumplir este último objetivo se debe utilizar la opción de Avanzado. Al oprimir el botón Conversión el sistema muestra una ventana donde se solicitan los siguientes datos: Campo Descripción Nombre Anota el nombre del archivo que contendrá la información del archivo seleccionado, el sistema sugiere el nombre por omisión, por ejemplo CC_E Tipo Indica el tipo de Base de datos al que quieres convertir el archivo. Ruta o alias Escribe la ruta donde se dejará el archivo de la base de datos.

105 Una vez realizada la conversión podemos consultar o modificar este archivo desde el propio manejador de base de datos (por ejemplo el Desktop de Paradox) o desde cualquier otra aplicación que pueda leer archivos de este formato. Con esta opción únicamente se "exporta" la información al formato indicado y no configura Aspel- COI. Si deseas "convertir" y "usar" el archivo de datos utiliza la opción Avanzado. * Avanzado Acceso - Menú Utilerías, Control de archivos, con el botón Esta opción te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Paradox, Dbase, SQL server, ODBC. Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bases de datos, se permite explotar toda la información administrativa de tu empresa desde otras aplicaciones. Una vez que manejes tu base de datos en formato Paradox, Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podrá leerla y actualizarla sin problema, y convertirla nuevamente a formato ASPEL en cualquier momento, ya que la información no se crea solo se actualiza. Al darle clic al botón aparecerá la siguiente pantalla:

106 La ventana solicita los siguientes datos: Tipo o Driver. Indica el formato de Base de datos en la que deseas exportar tus archivos. Ruta o Alias. Escribe la ruta o "alias" donde se encuentra la base. Apóyate con la tecla F2 para indicar la ruta o alias. a) Si en la ruta o "alias" indicado se encuentra el archivo, el sistema lo leerá y desde ese momento realizará las afectaciones correspondientes en él. b) Si el archivo existe pero en un tipo diferente al indicado, el sistema lo informará y permitirá hacer la exportación del archivo al tipo y "alias" seleccionado. Esencial: Si las tablas o archivos fueron generados por Aspel-COI, puedes estar seguro que su estructura es la correcta, pero si fueron generados desde otra aplicación deberás asegurarte que su estructura pueda ser leída por Aspel - COI. Tablas de descripción de archivos Una vez que se ha definido la ruta y el tipo de los archivos, el sistema actualizará la información de manera transparente para el usuario; así mismo, los datos podrán ser vistos desde otras aplicaciones, como el Desktop de MSSQL Server o Paradox, según sea el tipo del archivo. Si desde el manejador de la base de datos se agregan o eliminan registros es necesario actualizar manualmente el dato correspondiente a NUM-REGS del archivo de control asociado a la tabla de datos. 7.3 Manejo de Base de Datos Abierta Que debo configurar en el programa BDEADMIN Revisa Adicionalmente a la instalación, es necesario configurar manualmente algunos datos de los drivers, los cuales, por cuestiones de seguridad, no pueden hacerse automáticamente desde otra aplicación ( como el instalable de Aspel - COI ). Por ejemplo el driver de PARADOX contiene un parámetro llamado NET DIR, el cual debe ser configurado con la ruta donde estarán tus archivos de datos, este directorio es propio de cada usuario. Si se trata de un manejador de tablas remotas como MSSQL Server, DB2 u Oracle, se deben configurar los "alias" que permitirán el acceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. También puedes editarlo desde el grupo de programas ASPEL/Aspel COI 5.5\Bde Es importante que tomes en cuenta que si definiste en el parámetro NET DIR una ruta para la apertura de los archivos de datos, al ser eliminada dicha base, se deberá redefinir la nueva ruta en el parámetro NET DIR, de lo contrario al abrir cualquier base de datos, el sistema: En Windows 98, el sistema se bloquea En Windows 2000 y Windows NT el sistema manda el mensaje de error "Error de apertura de archivos".

107 Al ejecutar el archivo, aparecerá la siguiente ventana: a) En la pestaña de configuración en Drivers\Native, dependiendo del tipo de base de datos que se pretenda utilizar, deberás verificar lo siguiente: Server y/o Nombre del servidor en donde se está ejecutando la aplicación externa de Base de Host Name datos, incluyendo la ruta donde se encuentra la base, por ejemplo: NTSISMDA:/ INTRBASE/DATABASE/COI55.GDB. User Name Usuario por defecto para la conexión; este usuario debe estar definido en el manejador de Base de Datos. En la mayoría de los casos basta con configurar estos parámetros, pero si requieres configurar el resto de los parámetros, debes consultar el manual de referencia del propio manejador o bien, en la presente ayuda del tema del manejador en específico. b) En la pestaña de "Database" deberás definir un "alias" o nombre con el cual se pueda identificar al conjunto de archivos, los cuales contienen la información (es decir la base de datos); y la cual podrá ser invocada desde Aspel - COI. Los datos básicos que debes definir para el "alias" son: El tipo o driver del "alias", el server name y el user name. Te recomendamos consultar el ayuda electrónica del sistema, ya que estos datos varían dependiendo del manejador utilizado. Si la base de datos a la que se quiere accesar o con la que se desea trabajar es de tipo cliente / servidor además del BDE se necesita tener instalado el software correspondiente al cliente del manejador.

108 En caso de que la configuración del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podrán ser leídas a través del "Alias", por lo que Aspel - COI tampoco podrá realizar la lectura de las mismas. Es importante mencionar que en algunos manejadores de base de datos se tienen que hacer algunas definiciones referentes a las características de las bases de datos. Por ejemplo, para trabajar con una base de datos en Oracle, deberás agregar para la base de datos y en el archivo INITIdBaseDatos.ORA (Ej. INITORCL.ORA) la definición de open_cursors =100, este archivo se encuentra en el directorio_de_oracle\database\, y para que la configuración sea correcta deberás reiniciar el servicio de Oracle. Las definiciones recomendadas para cada manejador se encuentran en el presente manual y en el Ayuda electrónica del sistema. Notas Para ver la lista de "Alias" disponibles para trabajar con Aspel - COI, desde control de archivos selecciona el botón Avanzado y consulta el campo Ruta o Alias. En caso de que la configuración del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podrán ser leídas a través del "Alias", por lo que Aspel - COI tampoco podrá realizar la lectura de las mismas. * FECHA Estos parámetros de configuración del sistema especifican la manera en la cual se convertirán cadenas en valores de tipo fecha, de tiempo y numéricos. Parámetros Valor Descripción FOURDIGITYEAR FALSE Determina como el BDE trata la porción de la fecha referente a las centurias cuando sólo los 2 últimos dígitos del año son especificados. Si está en FALSE, la parte de las centurias es agregada automáticamente basado en su posición relativa en un

109 rango. Si la fecha cae entre 01/01/00 y 12/31/99, el año es considerado como del siglo 21 (05/20/22 se convierte en 05/20/2022). Si la fecha cae entre 01/01/50 y 12/31/99, la fecha es considerada en los inicios del siglo 20 (12/08/98 se convierte en 12/08/1998). Un valor TRUE no tiene efectos en fechas expresadas con un siglo (12/30/1902 sigue siendo 1902). Si está en TRUE, el año para la fecha es asumido que sea literal (no se agregan automáticamente prefijos a los dígitos de la centuria). Por ejemplo, una fecha expresada como 07/72/96 es considerada como el año 96 (0096). Valor por omisión: FALSE. LEADINGZEROD FALSE Especifica si los dígitos simples de los días van precedidos por un cero. Por ejemplo, si introduces "1/1/80" y el parámetro está puesto en TRUE, la aplicaci n BDE interpreta el valor como "1/01/80", si está en FALSE, tu fecha entonces es "1/1/80". Valor por omisión: FALSE. LEADINGZEROM TRUE Especifica si los dígitos simples de los meses van precedidos por un cero. Por ejemplo, si introduces "1/1/80" y el parámetro está puesto en TRUE, la aplicación BDE interpreta el valor como "01/1/80", si está en FALSE, tu fecha entonces es "1/1/80". Valor por omisión: FALSE. MODE 1 Controla el orden de los componentes mes, día y año y puede ser 0 (para MDA), 1 (para DMA) o 2 (para AMD) SEPARATOR / Caracter usado para separar el mes, día y el año del valor de la fecha, como por ejemplo la "/" en "12/31/77" YEARBIASED TRUE Le indica a la aplicación BDE si debe agregar las centurias a los años ingresados como dos dígitos. Por ejemplo, si está en TRUE e ingresas "7/21/96" la aplicación BDE interpreta tu valor como "7/21/1996". Si se establece a FALSE, la fecha es interpretada como se ingresó (en este caso "7/21/0096"). YEARBIASED usa las mismas consideraciones para el rango que FOURDIGITYEAR para determinar la centuria usada. Valor por omisión: TRUE. * HORA Estos parámetros de configuración del sistema especifican la manera en la cual se convertirán cadenas en valores de tipo fecha, de tiempo y numéricos. Parámetros Valor Descripción

110 AMSTRING AM Cadena utilizada para indicar el horario matutino (antes del meridiano) cuando TWELVEHOUR es TRUE. Por omisión: AM MILSECONDS FALSE Especifica si se incluyen o no los valores de milisegundos. Por ejemplo, si es TRUE, "8:21:35:54 PM." Por omisión: FALSE PMSTRING PM Cadena utilizada para indicar el horario vespertino (después del meridiano), cuando TWELVEHOUR es TRUE. Por omisión: PM SECONDS TRUE Especifica si se incluyen o no los valores de segundos. Por ejemplo, si es TRUE, 8:21:35 p.m. se expresa como "8:21:35 PM;" si es FALSE, "8:21 PM." Por omisi n: TRUE TWELVEHOUR FALSE Especifica si las aplicaciones BDE expresan o no los valores de tiempo usando un reloj de doce horas. Por ejemplo, si es TRUE 8:21 p.m. se expresa como "08:21 PM;" si es FALSE, "20:21." Por omisión: TRUE * NÚMERO Estos parámetros de configuración del sistema especifican la manera en la cual se convertirán cadenas en valores de tipo fecha, de tiempo y numéricos. Parámetros Valor Descripción DECIMALDIGITS 2 Especifica el número máximo de lugares decimales usado al convertir cadenas a números. DECIMALSEPARATOR. Caracter usado para separar la porción decimal del número de la parte entera. LEADINGZERON FALSE Indica si los números decimales presentan el 0 a la izquierda del punto, por ejemplo el valor 0.14 se verá como.14 con el parámetro en FALSE. Su valor predeterminado es TRUE. THOUSANDSEPARATOR, Caracter usado para separar números largos en sus millares; ejemplo, las comas (,) 1,000,

111 * Configuración del INIT Acceso BDE Administrator, Carpeta Configuración, System, INIT Estos son los parámetros de configuración que el BDE utiliza para inicializar una aplicación que maneja bases de datos abiertas. Esta información es almacenada en el registro de Windows. En la tabla siguiente, la columna Parámetros muestra la lista de todos los parámetros configurables del sistema y de la red, y sus valores actuales. Cuando se instala el BDE por primera vez, todos sus valores son inicializados con los valores predeterminados. La columna Valor muestra el valor que el parámetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas Aspel. La columna Descripción da una breve explicación del propósito del parámetro seleccionado. Para cambiar una configuración, selecciona el parámetro de configuración deseado, borra el valor anterior y proporciona el nuevo. Cuando termines de editar los parámetros, selecciona la opción de menú Object\Apply o la tecla de acceso rápido CTRL+A o presiona el botón Apply para guardar los cambios realizados. La siguiente tabla muestra los demás parámetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Parámetros Valor Descripción AUTO ODBC FALSE Configura este parámetro con TRUE para importar los controladores y fuentes de datos instalados cada vez que el BDE sea inicializado. DATA REPOSITORY Este parámetro sólo representa el nombre del diccionario de datos activo. DEFAULT DRIVER PARADOX Primer controlador propuesto cuando el parámetro TYPE está configurado con FILE y el nombre del archivo no tiene extensión. También, es utilizado para los archivos con extensión.dbf, especificado si se utiliza un controlador DBASE o FoxPro. LANGDRIVER 'ascii' ANSI Controlador de lenguaje del sistema. LOCAL SHARE TRUE Establece la capacidad de compartir accesos a datos locales entre una aplicaci n activa BDE y una

112 aplicación activa NO BDE. LOW LIMIT MEMORY USAGE 32 Cantidad máxima de memoria baja que BDE puede intentar utilizar, en kilobytes. MAXBUFSIZE 2048 Cantidad máxima de memoria para el caché de datos de las bases de datos, en kilobytes. MAXFILEHANDLES 75 Número máximo de manejadores de archivo que el BDE puede utilizar. MEMSIZE 16 Cantidad máxima de memoria que el BDE puede utilizar, en megabytes. MINBUFSIZE 128 Cantidad mínima de memoria para el caché de datos de las bases de datos, en kilobytes. MTS POOLING FALSE Configura este parámetro para activar el MTS POOLING, de este modo se mejora el tiempo inicial de conexión para la apertura de una base de datos. SHAREDMEMLOCATION SHAREDMEMSIZE Dirección preferida para la administración de memoria compartida SQLQRYMODE Cantidad máxima de memoria que el BDE puede utilizar para recursos compartidos, en kilobytes. Método para el manejo de peticiones (queries) a datos SQL. Sus valores pueden ser NULL (en blanco), SERVER o LOCAL. SYSFLAGS 0 Este parámetro representa una configuración interna de BDE. VERSION 4.0 Configuración interna que indica la versión actual de BDE. Nota: Sólo podrás cambiar los parámetros que NO tienen etiquetas en negro.

113 * ODBC Para configurar la forma en que las tablas (archivos) de una fuente de datos ( data source) ODBC son creadas, ordenadas y manejadas, selecciona un controlador de conexi n ODBC con nombre de controlador en la página Configuración del administrador del BDE, el cual crea o selecciona un alias en la Base de datos. En la tabla siguiente, en la columna Parámetros se muestra la lista de todos los parámetros configurables para el tipo de controlador seleccionado, y su configuración actual. Cuando un controlador es instalado por primera vez, todos los valores son configurados con sus valores por omisión. La columna Valor muestra el valor que el parámetro debe contener para un correcto funcionamiento de los sistemas Aspel. La columna Descripción da una breve explicación del propósito del parámetro seleccionado. La siguiente tabla muestra los demás parámetros configurables del controlador con sus valores predeterminados. Parámetros Valor Descripción VERSION 4.0 Número de versión del controlador ODBC. No puede ser modificado. TYPE SERVER Para los controladores, este parámetro es SERVER. DLL IDODBC01.DLL Nombre del DLL del controlador ODBC de 16 bits. Valor predeterminado: IDODBC01.DLL DLL32 IDODBC32.DLL Nombre del DLL del controlador ODBC de 32 bits. Valor predeterminado: IDODBC32.DLL ODBC DRIVER Nombre del controlador ODBC utilizado para conectar la estación de trabajo con el servidor ODBC. DRIVER FLAGS 0 Bandera interna de especificación del producto. TRACE MODE 0 Un valor numérico (mascara de bits) que especifica cuanta información de rastreo será registrada. BATCH COUNT 200 Especifica el número de registros modificados que serán

114 incluidos en un lote antes de que se genere un autocommit. BLOBS TO CACHE 64 Determina la cantidad de BLOBs que serán almacenados en el cliente. DATABASE NAME Ruta completa y nombre de archivo que se usará para el acceso. Nota: La conexión se realiza con el valor especificado en ODBC DSN. ENABLED BCD FALSE Indica si el BDE traducirá los campos numéricos y decimales a valores de punto flotante o valores BCD (binary coded decimal). ENABLE SCHEMA CACHE TRUE Especifica si el BDE lleva el control de la información sobre la estructura interna de las tablas (esquemas) de manera local para las tablas que residan en servidores SQL. BLOB SIZE 32 Determina el tamaño de los buffers de transacciones para los BLOBs muertos. LANGDRIVER ` Controlador de lenguaje utilizado para determinar el juego de caracteres y el tipo de ordenamiento. MAX ROWS -1 Especifica el número máximo de registros que el controlador SQL puede intentar traer para cada instrucción SQL enviada al servidor. ODBC DSN Para los Alias, es el nombre de la fuente de datos ODBC con el que el Alias seleccionado se conectará. OPEN MODE READ/WRITE Modo en el cual el controlador de conexión ODBC abre las bases de datos. Sus valores pueden ser: Lectura y escritura READ/WRITE o sólo lectura READ ONLY. ROWSET SIZE 20 Especifica el número de registros que se obtendrán del servidor en una consulta simple. SCHEMA CACHE DIR C:\ Especifica el directorio en el cual la información sobre la estructura interna de las tablas (esquema) será almacenada.

115 El sistema Aspel crea una carpeta llamada ASPELCACHE en la ruta C:\ASPELCACHE, donde guardará la información de dichas tablas. SCHEMA CACHE SIZE 8 Número de tablas SQL en las cuales la información sobre la estructura interna de las tablas (esquema) será almacenada. SCHEMA CACHE TIME -1 Especifica cada cuanto tiempo la tabla con el listado de información será almacenado. SQLPASSTHRU MODE SHARED_AUTO Especifica si la aplicación BDE tiene o no la capacidad de COMMIT acceder el servidor SQL vía consultas al desktop (desktop queries) y pasarle peticiones SQL en la misma conexión del Alias de la base de datos. SQLQRYMODE SERVER LOCAL USER NAME Método para el manejo de consultas (queries) para datos SQL. Para servidores SQL mejora el rendimiento. Es recomendable para los Drivers de escritorio como son: Paradox, DBASE, Foxpro, Msaccess, Interbase, Sybase, Oracle, DB2, MSSQL e Informix. Nombre por omisión para acceder el servidor ODBC. Nota Sólo podrás cambiar los parámetros que NO tienen etiquetas en negro. *1 - Depende del controlador ODBC. * Tips de configuración para controladores de cliente servidor Manejo MSSQL La instalación del servidor debe hacerse con ordenamiento binario, ya que de otra manera las consultas, filtros, búsquedas y demás operaciones con el índice no serán correctas. El protocolo que recomienda SQL Server para realizar la comunicación entre el cliente y el servidor es Multiprotocolo. ORACLE

116 Si se instaló el cliente servidor en idioma español, será necesario agregar en el Regedit una variable de ambiente NLS_SORT = "Binary" para que el ordenamiento presentado en las diferentes consultas de los sistemas Aspel sea el correcto. DB2 Se recomienda ejecutar el siguiente script de DB2 para modificar valores del registro de configuración de la base de datos: Connect update update update update to <nombre base de datos> database configuration for database configuration for database configuration for database configuration for user <nombre usuario> using <contraseña usuario>; <nombre base de datos> using dbheap 600; <nombre base de datos> using maxappls 40; <nombre base de datos> using logprimary 10; <nombre base de datos> using logsecond 5; Connect reset; Lo anterior también puede modificarse desde el centro de control ya sea desde el servidor o desde alguna máquina cliente, si se hace desde una máquina cliente debe enlazarse al servidor usando el usuario administrador para db2. Para mejorar el rendimiento es necesario ejecutar las estadísticas para los archivos de los sistemas, esto es con el fin de crear historial de los accesos a los archivos lo cual disminuye el tiempo de respuesta del servidor. 7.4 Manejo en MS-SQL * Configuración de base de datos (Diseñador de reportes) Acceso Desde el Diseñador de Reportes, con el botón En la mayoría de los casos cada reporte necesita de al menos un "Conjunto de datos", el cual proporcionará los registros de datos para el reporte. Puedes definir todos tus "Conjuntos de datos" y sus relaciones mediante el programa de configuración de bases de datos. Manejo Este diálogo muestra la base de datos principal para el reporte, que será la base de datos que el reporte recorrerá y de la cual imprimirá todos los registros de datos. Debajo de la tabla principal del reporte se encuentra la lista de todas las bases de datos disponibles para el reporte.

117 Botón Descripción Nuevo/ Query Desde aquí podrás proporcionar una consulta (query) en lenguaje SQL y si tu consulta tiene parámetros, podrás establecer sus valores. Nota: Esta opción no se encuentra habilitada para Aspel-SAE Remoto. Propiedades Muestra un diálogo con la configuración de la consulta (query) seleccionada. Si los campos de este diálogo están deshabilitados, no podrás cambiar la configuración de la base de datos. Debes establecer el nombre de la consulta, la cual será utilizada por el diseñador del reporte cuando un conjunto de datos necesite ser seleccionado. Este nombre es como un alias y no afectará físicamente el nombre de la consulta. Por omisión el nombre propuesto es "Dataset1", tal vez quieras cambiar el nombre a "Cuentas" para ser un poco más descriptivo. El nombre no afectará la impresión del reporte, sólo es utilizado durante el diseño. Nota: Esta opción no estará disponible para Aspel-SAE Remoto. Campos Según la tabla seleccionada este botón te desplegará todos los campos que contiene dicha tabla. Borrar Este botón te permite borrar las tablas que se encuentren agregadas dentro de esta sección, el sistema te enviará el siguiente mensaje antes de eliminar dicha tabla: "Si borra esta tabla, todos los elementos que la usan serán inválidos.

118 Continuar?" Nota: En Aspel-SAE Remoto, esta opción no se encuentra habilitada. Ver datos El sistema mostrará el resultado de la consulta que tienes creada. * Nueva Consulta (Query) Acceso Desde la barra de herramientas / botón, botón Nuevo, opción Query Esta ventana te permite agregar las consultas que se manejarán para el reporte. Manejo El presionar el botón Query (Nueva Consulta) se desplegará el siguiente diálogo: Aquí proporcionarás una consulta (query) en lenguaje SQL. Si tu consulta tiene parámetros, podrás establecer sus valores con el botón "Parámetros". Si el parámetro debe obtenerse desde otra base de datos, seleccione su tabla o consulta de la lista seleccionable "Maestro". Una vez que un reporte ha sido configurado para trabajar con varios Conjuntos de datos debes indicarle al reporte cual consulta usará como la tabla principal del reporte, es decir, la tabla que tendrá que recorrer desde el primer y hasta el último registro de datos. Utiliza la lista desplegable en la parte superior del diálogo de configuración de la base de datos para establecer esta consulta. Selecciona la consulta que acabas de agregar. Nota: Esta opción no se encuentra disponible para el sistema Aspel-SAE Remoto.

119 * Campos de la base de datos Acceso Se activa al abrirse el Diseñar de reportes. Desde la barra de herramientas del Diseñador de reportes, con el botón Dentro de esta consulta se en listaran todos los campos disponibles y manejados dentro de tu sistema de Aspel para la base de datos actualmente seleccionada. Imagen ejemplo tomada de Aspel-COI Para la edición y modificación de los campos que se en listan en esta ventana se podrán realizar desde la opción de base de datos: Los botones (Editar, Añadir, Borrar, Añadir campos calculados y asociados) en este diálogo estarán deshabilitados si no tienes acceso a la edición de los campos de la base de datos. Puedes remover (borrar) campos individuales de una base de datos, pero éstos nunca más estarán disponibles en el diseñador de reportes, o puedes editar las propiedades del campo. Una etiqueta puede ser asociada a cada campo de dato, la cual es usada como un nombre de alias en el diseñador de reportes. De esta manera puedes tener nombres de campos descriptivos sin que la base de datos físicamente los tenga, por ejemplo el campo "NUM_CTA" puede ser reemplazado con "Cuenta", esto mediante el botón Editar. Utiliza la línea de edición "Formato" dentro del botón Editar, para dar formato a los campos numéricos (ver Formato de campos numéricos) y la opción "Precisión" determina hasta cuantos dígitos decimales se desplegarán después del punto decimal. Nota: Para el sistema Aspel-SAE Remoto, esta opción únicamente te permite consultar los campos de la tabla seleccionada, por lo que los botones de Editar, Añadir, Borrar y Añadir campo asociado estarán deshabilitados.

120 * Agregar campos Acceso Desde el Diseñador de reportes, con el botón calculado o Añadir campo asoc., opción Campos / Añadir campo Esta opción te permite agregar campos Calculados y Asociados a las tablas que manejas dentro de tu base de datos, permitiéndote desplegar, dentro de tu reporte campos que no tienes dados de alta, dichos campos agregados se desplegarán en la lista de campos de la tabla donde los hayas editado: El Campo Calculado (campo de expresiones) es utilizado para desplegar texto o datos que son calculados por medio de una expresión o fórmula. Puedes realizar cálculos numéricos, manipulación de cadenas, concatenación de campos de datos y mucho más. El Campo Asociado permite el despliegue de datos, en la búsqueda solicitada de la relación de datos de una tabla con un campo, esto mediante un campo que servirá para mostrar los resultados. Campo Descripción Nombre Indica el nombre del campo que estás creando. Etiqueta Una etiqueta sirve para imprimir texto estático, por ejemplo, texto que se imprime exactamente igual a como se despliega durante el diseño del reporte. Tipo de campo Selecciona el tipo de datos para el campo que se está creando, el cual podrá definirse como cualquiera de los que se en listan a continuación: StringField: Campo tipo cadena (incluye números y texto), cuando se indica este

121 tipo de campo deberás indicar de cuantos caracteres estará limitado. SmallinField: Campo para tipos de datos numéricos exactos que utilizan datos enteros. Datos enteros comprendidos entre -215 ( ) y (32.767). WordField: Campo de tipo numérico entero que va del 0 al BooleanField: Campo de datos lógicos (True, False). CurrencyField: Campo de tipo punto flotante de valor de moneda, comprendidos entre ,3648 y ,3647, con una precisión de una diezmilésima de la unidad monetaria. DateField: Campo de datos que específica la fecha del día, en tipo cadena. TimeField: Campo de datos que representan la hora del día, en tipo cadena. Tamaño Esta opción solo estará activa cuando el tipo de campo sea StringField y estarás indicando el tamaño permitido para ese campo. Formato Los campos numéricos pueden ser formateados estableciendo una Definición de formato, indica el tipo de formato establecido para el tipo de campo señalado. Precisión Determina hasta cuantos dígitos decimales se desplegarán después del punto decimal. Campo Asociado Campo Descripción Nombre Indica el nombre del campo que estás creando. Etiqueta Una etiqueta sirve para imprimir texto estático, por ejemplo, texto que se imprime exactamente igual a como se despliega durante el diseño del reporte. Tipo de campo Selecciona el tipo de datos para el campo que se está creando, el cual podrá definirse como cualquiera de los que se enlistan a continuación: StringField: Campo tipo cadena (incluye números y texto), cuando se indica este tipo de campo deberás indicar de cuantos caracteres estará limitado. SmallinField: Campo para tipos de datos numéricos exactos que utilizan datos enteros. Datos enteros comprendidos entre -215 ( ) y (32.767).

122 WordField: Campo de tipo numérico entero que va del 0 al BooleanField: Campo de datos lógicos (True, False). CurrencyField: Campo de tipo punto flotante de valor de moneda, comprendidos entre ,3648 y ,3647, con una precisión de una diezmilésima de la unidad monetaria. DateField: Campo de datos que específica la fecha del día, en tipo cadena. TimeField: Campo de datos que representan la hora del día, en tipo cadena. Tamaño Esta opción solo estará activa cuando el tipo de campo sea StringField y estarás indicando el tamaño permitido para ese campo. Formato Los campos numéricos pueden ser formateados estableciendo una Definición de formato, indica el tipo de formato establecido para el tipo de campo señalado. Precisión Determina hasta cuantos dígitos decimales se desplegarán después del punto decimal. Campo clave Selecciona de la lista desplegable cual será el campo clave para el campo asociado Conjunto de datos Indica el conjunto de datos que tomará el campo asociado. Clave del Proporciona cual será la clave para el campo asociado. campo asociado Campo resultado Indica el nombre que generará el resultado del campo asociado y el campo clave. Nota: Esta opción está deshablitada en el sistema Aspel-SAE Remoto por lo que no podrás añadir campos a las tablas que manejas en tu base de datos.

123 * Agregar función Acceso Diseñador de reportes/ Barra de herramientas, botón / Campo Expresión, botón Una función adicional es una función la cual es utilizada para calcular un valor sobre varios registros de datos y cada registro es usado para el resultado, por ejemplo: "Sum" para sumar el contenido de un campo numérico o "Average" para obtener el promedio. Ejemplo basado en Aspel-BANCO * Instrucciones SQL básicas Las instrucciones SQL son utilizadas para acceder a la tabla o base de datos; devuelven un grupo de registros de datos y en los reportes son utilizadas para crear una consulta (query) ya que la consulta contiene instrucciones SQL. SQL significa "Lenguaje de consulta estructurado" por sus siglas en inglés (Structured Query Language) y es un tipo de lenguaje de programación para bases de datos que permite la interacción con una base datos, estableciendo una conversaci n o diálogo, es decir, permite formular preguntas a la base de datos, éstas pueden ser: Cuáles son los clientes que tienen un saldo mayor a su límite de crédito?, Qué productos fueron los más comprados durante el último trimestre?, etc.