MANUAL PARA EL CONTROL DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Transcripción

1 HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 23/01/2017 Emisión inicial ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Gestor HSEQ Coordinador HSEQ Gerente Administrativa

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad a cumplir por parte de los proveedores y contratistas de CONSTRUVICOL S.A., garantizando la protección y cuidado de los trabajadores y la contribución a la preservación del medio ambiente. 2. ALCANCE El presente documento aplica a todos los proveedores y/o contratistas que presten servicios y/o suministren bienes y servicios a CONSTRUVICOL S.A.. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo a) Brindar asesoría para la selección, evaluación y reevaluación de contratistas y proveedores en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo. b) Intervenir inmediatamente al contratista que este incumpliendo con algún requisito o norma de seguridad. c) Verificar el cumplimiento de los lineamientos definidos en el presente documento. 3.2 Encargado de Compras a) Garantizar la verificación del cumplimiento de los requisitos en Seguridad, Salud, Ambiente y Calidad por parte de los Proveedores y Contratistas. b) Notificar al responsable del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, sobre cualquier incidente o accidente que se presente a un Proveedor y/o Contratista en el desarrollo de sus labores para la empresa. c) Informar a Proveedores y Contratistas los requisitos en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad descritos en este Manual. d) Solicitar los documentos que se consideren pertinentes en materia de Seguridad, Salud y ambiente, a los Proveedores y Contratistas durante los procesos de Selección, Evaluación y Reevaluación. 3.3 PROVEEDORES Y CONTRATISTAS a) Conocer y aplicar todos los lineamientos establecidos en este instructivo. b) Los Proveedores y contratistas serán responsables ante CONSTRUVICOL S.A. y ante terceros por los perjuicios que ocasionen a personas, instalaciones y/o equipos y Medio Ambiente durante la prestación de los servicios contratados. 2 / 6

3 c) Capacitar a sus colaboradores en temas de Seguridad, Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Calidad. d) Garantizar el cumplimiento de requisitos legales y el pago de aportes a Seguridad Social, Parafiscales y toda la normatividad que en temas de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Medio Ambiente tenga la Legislación Colombiana. e) Cumplir con todas las demás exigencias legales aplicables a su actividad económica. f) Entregar a los encargados y autorizados de CONSTRUVICOL S.A. toda la documentación y requisitos en Seguridad, Salud, Ambiente y Calidad cuando sea necesario o cuando lo soliciten. 4 REQUISITOS GENERALES EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 4.1 CONTRATISTAS Y SUBCONTRATISTAS a) Todo contratista que desee prestar sus servicios a CONSTRUVICOL S.A., debe presentar evidencia documental al Responsable del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y/o encargado de cada proyecto, de que sus empleados se encuentran afiliados y activos al Sistema de Seguridad Social integral (Salud EPS, Pensión AFP, Riesgos Laborales ARL y Caja de Compensación). El contratista debe presentar las copias de las Planillas de Pago de la seguridad social en los días hábiles del mes en los cuales se venzan las coberturas, manteniéndolas vigentes durante el tiempo de los servicios o labores contratadas, para que CONSTRUVICOL S.A. autorice el ingreso a instalaciones, que se ejecuten las actividades y el pago de los servicios prestados. En las cuentas de cobro y facturas se debe manifestar su afiliación al sistema de seguridad social y registrar el número de la planilla de pago relacionada con el mes del servicio prestado. Cuando aplique, para el ingreso a la empresa o instalaciones de clientes de CONSTRUVICOL S.A., el contratista debe permitir la requisa por parte del personal de seguridad. b) El contratista debe asumir la responsabilidad y riesgos de la seguridad de su personal y de sus equipos, al igual que el control estricto del cumplimiento de las normas establecidas en este Manual, previamente se comunicara a los contratistas los requisitos que estos deberán cumplir para el ingreso y ejecución de sus labores según lo establecido por CONSTRUVICOL S.A.. c) Todo contratista debe recibir una inducción, en la cual se le dan a conocer los requerimientos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Calidad. 3 / 6

4 d) Si el personal contratista o subcontratista debe realizar trabajos de alto riesgo como trabajos en altura, en espacios confinados, en caliente o trabajos eléctricos, recibirá obligatoriamente una revisión por parte del Responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo de CONSTRUVICOL S.A. o quien este designe para verificar el estado de los equipos a utilizar y las competencias del personal a realizar la actividad, con el fin de garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes. e) Los contratistas deberán cumplir con la normatividad, políticas y lineamientos establecidos por CONSTRUVICOL S.A. en materia de Seguridad y Salud en el trabajo, Ambiente y calidad. f) Los Contratistas son responsables de los actos de los colaboradores, así como también por cualquier consecuencia civil y/o penal que se derive del incumplimiento de cualquier Ley, Normas y Reglamentos vigentes en Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente Elementos de Protección Personal (EPP) a) Los Contratistas deben garantizar el suministro de dotación de trabajo conforme a lo establecido en los artículos 170 y siguientes del Capítulo I del Título IV de la Resolución 2400 de 1979, la cual debe ser adecuada y en cantidad suficiente para las actividades y deben garantizar que sus trabajadores la usaran. b) Los Elementos de Protección Personal deben ser entregados de acuerdo a los riesgos asociados a las tareas a realizar, además de los requeridos por CONSTRUVICOL S.A.. Nota: El Contratista deberá verificar y controlar que sus trabajadores utilicen de manera adecuada y permanente los Elementos de Protección Personal. Estos EPP deberán contar con las respectivas certificaciones de seguridad Reporte e investigación de incidentes y accidentes a) Todo accidente de trabajo debe ser reportado por el Contratista a su respectiva ARL dentro del tiempo establecido por la ley. b) La Empresa Contratista debe realizar la investigación del incidente o accidente dentro de los plazos establecidos por la legislación colombiana vigente. c) El Contratista deberá contar con los respectivos formatos en el lugar de trabajo, para el debido reporte de incidentes y accidentes de trabajo, una lista de las clínicas adscritas a la ARL correspondiente con las direcciones a donde se puede enviar al lesionado y una lista donde se relacionen los contactos a los cuales se pueden llamar en caso de una emergencia. d) El contratista una vez realice la investigación del incidente o accidente de trabajo, deberá presentar a CONSTRUVICOL S.A. copia de la investigación. 4 / 6

5 4.1.3 Maquinarias y equipos a) Todo equipo y/o maquinaria, deberá contar con la ficha técnica y procedimiento o protocolo de trabajo seguro. b) El Contratista es responsable de realizar los respectivos mantenimientos preventivos y correctivos a la maquinaria o equipo, y deberá conservar los respectivos registros o soportes que evidencien el mantenimiento. c) El Contratista deberá realizar inspecciones pre-operacionales a la maquinaria y equipo con el fin de verificar el estado y funcionamiento de la misma. Debe conservar los respectivos soportes Competencia, formación, toma de conciencia, inducción y capacitación a) Los Contratistas aseguraran que el personal asignado para ejecutar los trabajos sea idóneo, competente en cuanto a su educación, formación, habilidades y experiencia para las funciones o tareas que va a desempeñar. b) CONSTRUVICOL S.A. deberá realizar una Inducción y/o Reinducción a los contratistas En caso de emergencias a) Si se activa cualquier alarma de emergencia, todos los contratistas deben evacuar el área de trabajo y presentarse en el punto de Encuentro establecido por CONSTRUVICOL S.A.. Se solicita a los trabajadores contratistas que apaguen los equipos que están utilizando, solo si esta tarea no retrasa su evacuación. b) Si se detecta un incendio, identifique el equipo extintor del área y acciónelo si está entrenado para hacerlo, de lo contrario informe al Jefe Inmediato o a la Brigada de Emergencia y evacue el área. c) El personal del contratista debe participar de los simulacros, capacitaciones y demás, que se organicen en la empresa. d) El Contratista debe contar con Brigadas de Emergencias dividida en Grupos de primeros Auxilios, Contraincendios y Evacuación, así mismo, en caso de presentarse una emergencia debe permitir que la brigada realice su trabajo y colabore con las recomendaciones dadas. e) Para cualquier tipo de emergencia se debe seguir las instrucciones descritas en el Plan de emergencias de las instalaciones de CONSTRUVICOL S.A.. 5 / 6

6 5 REQUISITOS EN SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE PARA LOS PROVEEDORES a) Para la adquisición de sustancias químicas se debe solicitar la hoja de seguridad cada uno de los productos. b) Cuando se trate de compra de madera, el proveedor debe ser una empresa que se encuentre legalmente constituida y deberá contar con la licencia ambiental correspondiente para el aprovechamiento de la madera. c) Para la prestación de un servicio especializado como recolección de residuos, deberá contar con las licencias y permisos ambientales para manejo y disposición de residuos, así mismo debe anexar el certificado de disposición de los residuos entregados por la Gobernación. d) Para la compra de Elementos de Protección Personal, el proveedor debe presentar la ficha técnica de cada uno de estos. e) Para la realización de exámenes médicos se debe solicitar la Resolución de la Licencia en Salud Ocupacional de la IPS y de los profesionales de la salud. Así mismo, deberá contar con la habilitación emitida por la Secretaria de Salud para la prestación de los servicios de salud, en conformidad con la normatividad legal vigente. Nota: Los requisitos mencionados en este Manual por ningún motivo representan el total de las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo, por lo cual la empresa Contratista está obligada a cumplir con las disposiciones legales que el gobierno nacional haya emitido en esta materia. 6 / 6