Administración del tiempo

Transcripción

1 Administración del tiempo Por: MBA. Randall Hidalgo Diagnóstico de necesidades: Cuestionario de Administración Elaborado por M.B.A.. Randall Hidalgo. Marzo

2 Instrucciones para el Cuestionario de Administración n A continuación, n, se presenta un listado de 48 afirmaciones, que le ayudarán a determinar como administra su tiempo. Tenga presente que este cuestionario no es un examen. Lea con atencia tención cada una de las afirmaciones y marque la opción n que usted considera, identifica mejor su propia experiencia personal. Marque nunca, A A veces, A A menudo o Siempre dependiendo de la frecuencia con la cual usted realiza cada una de las acciones que e se enlistan. Marque solo una opción n por item. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 3 Cuestionario de Administración Nunca A veces A menudo Siempre 1. Especifico claramente mis metas 2. Hago una lista de las cosas que tengo que hacer en el día 3. Tengo claras cuales son mis prioridades 4. Puedo terminar tareas sin que me interrumpan 5. Doy la bienvenida a las nuevas responsabilidades pero soy cuidadoso de no asumir demasiados compromisos 6. Estimo adecuadamente el tiempo que requiero para cada actividad 7. Mantengo en orden mi lugar de trabajo 8. Me aseguro de no realizar trabajos que otro ya esté ejecutando 9. Clarifico cuales son mis responsabilidades y las de mis colegas 10. Tengo claro a quien le debo rendir cuentas y sobre que asuntos. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 4 2

3 Cuestionario de Administración Nunca A veces A menudo Siempre 11. Evito que mi bandeja de pendientes se desborde 12. Compruebo y ordeno los archivos del computador 13. Delego tareas en mis colegas que podría hacer yo mismo. 14. Participo lo menos posible en aspectos de carácter rutinario. 15. Hago un seguimiento del trabajo delegado 16. Cuando delego, asigno proyectos y tareas interesantes y no sólo el trabajo pesado 17. Resuelvo conflictos de manera oportuna y eficiente 18. Cuando las condiciones cambian, me adapto y ajusto rápidamente 19. Cuento con la cantidad de personal de apoyo que requiero para ejecutar oportunamente las tareas Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 5 Cuestionario de Administración Nunca A veces A menudo Siempre 20. Donde me desenvuelvo, a las personas se les incentiva y motiva con base en criterios objetivos de desempeño 21. Cuento con apoyo secretarial diligente 22. Mis colegas tienen los suficientes conocimientos y competencias para asegurar el adecuado desarrollo de las actividades 23. Las personas con que trabajo son puntuales y responsables con su trabajo 24. Mis colaboradores toman la iniciativa para ejecutar tareas y resolver problemas 25. Decido cuántas llamadas puedo atender personalmente por día 26. Reservo ciertas horas para atender a otras personas 27. Desarrollo hábitos con facilidad y soy disciplinado para cumplir con mis responsabilidades Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 6 3

4 Cuestionario de Administración Nunca A veces A menudo Siempre 28. Digo que no, cuando considero que una tarea no me compete o no tengo la capacidad o posibilidad de acometerla oportunamente. 29. Promuevo la práctica de rendir informes de avance de manera clara y concisa. 30. Solo trabajo un cierto número de horas al día, no más. 31. Trato de resolver los asuntos mediante llamadas telefónicas a menos que se requiera una comunicación escrita. 32. Trato de mantener un contacto personal con mis colaboradores 33. Escucho atentamente a los demás y me aseguro que comprendo lo que me quieren decir. 34. Las reuniones que organizo terminan puntualmente y cumplen con sus objetivos Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 7 Cuestionario de Administración Nunca A veces A menudo Siempre 35. Me aseguro de que las otras personas entiendan exactamente lo que les quiero decir. 36. Llego puntualmente y preparado a las reuniones 37. Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar y el dedicado a actuar. 38. Me aseguro de contar con la información necesaria para resolver mis asuntos. 39. Discrimino entre las decisiones que debo tomar individualmente y las que requieren de un esfuerzo colectivo para lograr consenso. 40. No postergo decisiones, en su lugar trato de resolver el asunto o realizar alguna acción tendiente a su solución. 41. Analizo cuidadosamente las decisiones más complejas o cuyas consecuencias positivas o negativas son más críticas. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 8 4

5 Cuestionario de Administración Nunca A veces A menudo Siempre 42. Trato de mantener la atención sobre el tema principal que se debe resolver. 43. Diariamente paso tiempo individual con cada uno de los miembros de mi familia 44. Duermo lo suficiente 45. Realizo ejercicios de manera rutinaria 46. Colaboro con las tareas y quehaceres domésticos. 47. Mantengo una vida social activa fuera del trabajo y la familia. 48. Reflexiono sobre mi pasado, mi presente y mi futuro. Subtotales por columna Total General Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 9 Cuestionario de Administración Siga cada uno de los siguientes pasos, a fin de evaluar los resultados obtenidos en el Cuestionario de Administración n Efectiva del Tiempo. 1. Transforme en puntajes sus respuestas al cuestionario, de acuerdo a la siguiente tabla: Nunca A veces A menudo Siempre Puntaje 0 puntos 1 punto 2 puntos 3 puntos 2. Obtenga su puntaje final sumando todos los puntajes por columna. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 10 5

6 Cuestionario de Administración 3. Interprete su puntaje final: 0 48 LUZ ROJA Se recomienda que use el tiempo con eficacia y reduzca el tiempo dedicado a trabajar de un modo improductivo LUZ AMARILLA Tiene una aptitud razonable para administrar el tiempo, pero podría a mejorar LUZ VERDE Emplea el tiempo con eficacia, siga buscando nuevas maneras de racionalizar su trabajo. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 11 Cuestionario de Administración 4. Calcule los siguientes puntajes parciales: Sume los puntajes de los Items Del 1 al 6 Del 7 al 12 Del 13 al 18 Del 19 al 24 Del 25 al 30 Del 31 al 36 Del 37 al 42 Del 43 al 48 Total Planeación Organización Dirección Gestión n del Personal Control Dimensión Comunicación Toma de Decisiones Equilibrio Personal Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 12 6

7 Cuestionario de Administración 5. Interprete sus puntajes parciales: 0 06 LUZ ROJA Requiere de una intervención n inmediata para resolver problemas de administración n de su tiempo en esta dimensión. n LUZ AMARILLA Administra razonablemente bien su tiempo en esta dimensión, n, sin embargo aún a n puede mejorar LUZ VERDE En esta dimensión n administra muy bien su tiempo, siga buscando nuevas maneras de racionalizar su trabajo. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 13 Cuestionario de Administración 6. Analice los resultados: a. Qué aspectos o áreas considera que son mejorables? b. Cómo piensa que puede mejorarlos? c. A A qué puede comprometerse para superar estos aspectos? Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 14 7

8 Generalidades sobre la administración del tiempo Administración n del Tiempo Personal Trabajo Largo Plazo Corto Plazo Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 16 8

9 A B Los 15 principales desperdiciadores de tiempo Interrupciones telefónicas Visitas sin citas Reuniones repentinas Las crisis - emergencias La falta de objetivos, prioridades y fechas límite. l El escritorio amontonado y desorganización n personal Delegación n inefectiva e involucramiento en el detalle y la rutina Cálculos irreales de tiempo e intentar mucho a la vez Responsabilidad y autoridad confusa Información n inadecuada, inexacta o tardía C Indecisión n y postergamiento Falta de comunicación n e instrucciones confusas Incapacidad para decir NO Falta de controles, normas y reportes de progreso Fatiga y falta de autodiciplina Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 17 Descripción n del trabajo administrativo Estatus y Autoridad Formal DIRECCIÓN Cabeza y Guía Líder Enlace PLANIFICACIÓN COMUNICACIÓN Monitor Diseminador Interlocutor DECISIÓN Emprendedor Manejador de conflictos Asignador de recursos ORGANIZACIÓN CONTROL Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 18 9

10 Planificación Desperdiciadores de tiempo por función Actividades externas Actuar sin pensar Falta de prioridades y metas Hacer primero lo menos importante Organización Dirección Control Desorganización n personal Duplicidades de esfuerzos Falta de claridad de responsabilidades Burocracia Resistencia al cambio Ineficiente resolución n de conflictos Problemas de delegación Realización n de actividades rutinarias Interrupciones Falta de disciplina Incapacidad de decir no Malos hábitosh Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 19 Desperdiciadores de tiempo por función Comunicación Reuninitis Comunicación n ineficiente Habladurías, as, rumores, especulación Información n inexacta Toma de Decisiones Indecisión n y postergación Perfeccionismo Apresurar decisiones Pérdida de enfoque o atención Gestión n de Personal Ausentismo y rotación n de personal Personal no calificado Exceso o falta de personal Sistemas de motivación n y recompensas subjetivos Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 20 10

11 Dinámica de aprendizaje: Planificación del Tiempo Elaborado por el MBA. Randall Hidalgo para servir como base de discusid iscusión n y no como ilustración n de la gestión eficaz o ineficaz de algún n asunto administrativo. San José,, Costa Rica. Diciembre Plan de trabajo Usted es Gerente General de la empresa y se encuentra en el último día d a de trabajo en el año, a puesto que pronto cerrarán n por vacaciones. Esta es la lista de asuntos pendientes, por favor señale el orden en que usted realizara las siguientes tareas. Revisar el informe financiero, el cual discutirá en la Junta Directiva a las 4:00 p.m. Firmar los cheques que serán entregados por la caja entre las 10 a.m. y 12 m.d. Atender a su principal cliente, cuya cita es para las 2:00 p.m. Asistir a la entrevista en que se decidirá sobre su crédito de vivienda Recoger a sus hijos en la escuela a las 12 m.d. y llevarlos donde su madre Comprar el obsequio para su secretaria lo que estima le tomará unos 30 minutos Revisar y responder su correspondencia y correo electrónico Gestionar la reparación del sistema de seguridad de la empresa Aprobar el plan de compras anual y remitirlo para ejecutar las primeras solicitudes Visitar a uno de sus proveedores para la negociación de condiciones del próximo pedido Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 22 11

12 Plan de trabajo Recuerde que: Su jornada laboral inicia a las 8:00 a.m. El banco atiende jornada continua de 9:00 a.m. a 3:00 p.m. Su oficina se encuentra a 10 minutos en carro de la escuela y a 20 minutos más m s está la casa de su madre. Su proveedor solo puede atender de 8:00 a.m. a 10:00 a.m. o de 3:003 p.m. a 6:00 p.m. Las sesiones de Junta Directiva duran aproximadamente una hora. La fiesta de la empresa es a las 6:00 p.m. hora en que debe haber r concluido con sus tareas. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 23 Administración del tiempo gerencial 12

13 Tiempo Gerencial Tiempo impuesto por el Jefe Tiempo impuesto por el Sistema Tiempo autoimpuesto Tiempo impuesto por los subalternos Tiempo discrecional Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 25 Quién n tiene el mono? Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 26 13

14 Tiempo Gerencial: Grados de iniciativa Esperar: Hasta que le digan Preguntar: que hacer Recomendar: y luego tomar acción Actuar: pero comunicar de inmediato Actuar por sís mismo: y reportar rutinariamente Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 27 Deshaciéndose de los monos En ningún n momento su problema será mí problema Juntos definiremos el siguiente movimiento. Yo no voy a hacer ningún n movimiento por mím mismo. Se prohiben las iniciativas 1 y 2 A cada problema se le asignará una iniciativa y una cita de control. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 28 14

15 Cuidando y alimentando monos Los monos deben ser alimentados o matados Mantenga bajo control la población. Máximo los que pueda alimentar Alimentar solo con cita. No cazar monos. Alimentar cara a cara o por teléfono, nunca por escrito. Asignar la próxima hora de alimentación n y el grado de iniciativa Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 29 Expansión n del tiempo discrecional Elimine identificando las cosas que no debe hacer. Matriz de importante/urgente, Principio de Paretto 80/20. Delegue no imponga Aislarse creando barreras para protegerse de las exigencias empresariales durante períodos limitados de tiempo Retirarse o separarse del sitio habitual de trabajo Reservación n de espacios de tiempo, establecimiento de horas silenciosas Desarrollar la concentración n simultanea más s que la sucesiva. Contar con la capacidad para abordar varios temas de manera simultanea (el poder de tres), sin inquietarse en el proceso. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 30 15

16 Expansión n del tiempo discrecional Identificar y proteger el tiempo óptimo, momentos del día d a o de la semana cuando la persona puede desarrollar su máxima m concentración y creatividad Aprovechar los trocitos de tiempo inesperada. que sobran de manera Llevar consigo tres carpetas: Carpeta verde: contiene asuntos pendientes que requieren una respuesta, criterio o aprobación Carpeta roja: contiene proyectos discrecionales en vía v a de elaboración Carpeta azul: contiene los sueños dorados para el futuro; siempre que tenga una idea luminosa debe anotarla. Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 31 Planificación y priorización de actividades 16

17 Manejo del tiempo Palo de Hockey Trabajo o esfuerzo Para superarlo Fije plazos para empezar Genere impulsos Recompense el progreso Incluya a otros en la recompensa Anticipe los hechos Tiempo Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 33 Matriz de administración del tiempo URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE Actividades: Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen Actividades: Prevención, n, actividades de CP Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación, n, recreación NO IMPORTANTE Actividades: Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas Actividades populares Actividades: Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas Algunas llamadas Actividades agradables Pérdida de tiempo Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 34 17

18 Matriz de administración del tiempo URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE Resultados: Estrés Agotamiento Administración n de Crisis Siempre apagando incendios NO IMPORTANTE Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 35 Matriz de administración del tiempo URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE Resultados: NO IMPORTANTE Concentración n en plazos cortos Administración n de crisis Carácter de Camaleón, atento a la reputación Considera que las metas y planes no valen la pena Siempre impotente, excluido del control Relaciones muy frágiles o rotas Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 36 18

19 URGENTE Matriz de administración del tiempo NO URGENTE NO IMPORTANTE IMPORTANTE Resultados: Total irresponsabilidad Despido de los empleos Dependiendo de otros Gobernado por apremios básicosb Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 37 URGENTE Matriz de administración del tiempo NO URGENTE Resultados: IMPORTANTE Visión, Perspectiva Equilibrio Disciplina Control Pocas Crisis NO IMPORTANTE Ministerio de Salud-Universidad de Costa Rica. Derechos Reservados-2006 Elaborado por MBA. Randall Hidalgo 38 19

20 Muchas Gracias 20