MANUAL SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES AREA: FINANZAS Y CONTABILIDAD. Mayo, 2004 PLAN DE ASIENTOS

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1 45 PLAN DE ASIENTOS

2 46 CAPITULO III PLAN DE ASIENTOS La presente guía de asientos mediante muestra el registro contable de algunas de las operaciones realizadas por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de FUNDACITE Mérida, permitiendo a su vez, observar las operaciones relacionadas con las cuentas que integran el Plan de Cuentas institucional de esta Fundación. Se debe destacar que los asientos contables expresados en la presente guía fueron diseñados utilizando las cuentas de 3er., 4to. y el 5to. nivel presentadas de acuerdo a la información suministrada por la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de esta Fundación; es decir, para efectos del manejo contable se deberá utilizar las cuentas de movimiento y auxiliares respectivas. La presente guía para el mejor entendimiento ha sido elaborada de acuerdo a los hechos que originaron, el momento Patrimonial. Es necesario señalar que los asientos contables que lleva la Coordinación de Finanzas y Contabilidad de la Fundación están automatizados y algunos asientos por efectos técnicos son realizados a través del uso de la herramienta conocida como Excel.

3 47 INDICE DE ASIENTOS Asientos Pág. Asientos Relacionados con los Activos de FUNDACITE Mérida Registro de la Creación de Caja Principal y los Fondos de Caja Chica, 49 Combustibles y Lubricantes, y de Trabajo de las Casas Ciencias. Registro de la Rendición de los Fondos de Trabajo de las Casas Ciencias 49 Registro del Reintegro de los Fondos de Caja Chica, Combustibles y 49 Lubricantes, y de Trabajo de las Casas Ciencias Registro del cierre de los Fondos de Caja Chica, combustibles y Lubricantes y 49 de Trabajo de las Casas Ciencias Registro contable de la Apertura de Cuentas Bancarias 50 Registro de la adquisición de Inversiones Temporales 50 Registro de la renovación de las Inversiones Temporales 50 Registro de los intereses ganados generados por Cuentas Bancarias y Títulos Valores Registro del gasto por concepto de Debito Bancario y las Comisiones Bancarias. Registro del cierre de las Inversiones Temporales 51 Registro de la Creación de las Cuentas por Cobrar a Instituciones financieras 51 por concepto de Notas Debito Bancario deducidas sin Justificación Registro del Ajuste de las Cuentas por Cobrar abiertas al cierre y no 52 recuperadas. Registro del Anticipo a Proveedores. 52 Registro del cierre de la cuenta de Anticipo a Proveedores 52 Registro de la compra del Seguro al contado o a crédito. 52 Registro del Ajuste del Seguro Pagado por Anticipado. 52 Registro del Ajuste de la Prima en compra del Seguro Pagado por Anticipado. 53 Registro de la compra de Materiales y Suministros al contado y/o a crédito 53 para surtir el almacén Registro de la cancelación de las Cuentas por Pagar originadas por concepto 54 de compra para surtir el almacén de FUNDACITE Mérida Registro de cancelación de Retención ISLR y/o IVA 54 Ajuste de material de almacén utilizado por las Coordinaciones, Casas Ciencias y otras dependencias Registro de la creación de las Inversiones Financieras Patrimoniales de Becas y de Contingencia

4 48 Asientos Pág. Asientos Relacionados con los Activos de FUNDACITE Mérida Registro de Subvenciones otorgadas a través del Fondo de Contingencias. 55 Registro del Reintegro al Fondo de Contingencia. 55 Registro de los Intereses Ganados por los Fideicomisos en Becas. 55 Registro de Cobro de los Intereses Generados por el Fideicomiso en Becas. 56 Registro de la compra de Activos Fijos e Intangibles de la Fundación. 56 Ajustes de los Activos Fijos e Intangibles por concepto de Amortización y Depreciación acumulada no registrada durante el periodo. Ajustes de los Activos Fijos e Intangibles por concepto de Amortización y Depreciación acumulada no registrada durante el periodo. Asientos Relacionados con el Pasivo de FUNDACITE Mérida Asiento que originan Cuentas por Pagar por concepto de compra de Bienes y adquisición de Servicios a Crédito. Asientos Relacionados con los Ingresos de FUNDACITE Mérida Registro de Ingresos por la Venta de Servicios que presta FUNDACITE MÉRIDA. al contado y/o crédito. Registro de los Ingresos provenientes de la Administración Central y de Gobiernos Estadales para financiar Gastos Corrientes. Registro de los aportes de la Gobernación del Estado y otros Organismos Centralizados y Descentralizados al contado o pendientes de cobro. Asientos Relacionados con los Egresos de FUNDACITE Mérida Registro de la Nómina con sus respectivas Asignaciones y Deducciones. 59 Registro del gasto por los Aportes Patronales a Empleados y Obreros de la 59 Fundación. Registro de la cancelación de las deducciones y Retenciones de la nomina 60 del personal de la Fundación por Pagar. Registro de la Liquidación por despido o Renuncia del personal de 60 FUNDACITE Mérida. Registro del gasto por concepto de Servicios Públicos. 60 Registro del cobro o reintegro de las llamadas telefónicas. 61 Registro de la Cancelación de la nómina de Becas Ayudantías. 61 Registro de la cancelación de la Nómina del Programa de Becarios Externos de la Fundación

5 49 ASIENTOS RELACIONADOS CON EL ACTIVO DE FUNDACITE MERIDA Registro de la Creación de Caja Principal y los Fondos de Caja Chica, Combustibles y Lubricantes, y de Trabajo de las Casas Ciencias. Este asiento refleja la creación de la cuenta Caja, entre las cuales encontramos los auxiliares Caja Principal, los Fondos de Caja Chica, Combustibles y Lubricantes, y los Fondos de Trabajo de las Casas Ciencias XXX Caja X Registro de la Rendición de los Fondos de Trabajo de las Casas Ciencias Este asiento se usa para registrar la rendición de Fondos de Trabajo usados por las Casas Ciencias ubicadas en el estado Mérida XXX Est. y Proy. Dom. Pub. ( Casas Ciencias) X XXX Bancos Privados. X Registro del Reintegro de los Fondos de Caja Chica, Combustibles y Lubricantes y de Trabajo de las Casas Ciencias Este asiento refleja la reposición por concepto de gastos reglamentados que han disminuido las cuentas correspondientes a los Fondos de Caja Chica, Combustibles y Lubricantes, y los Fondos de Trabajo de las Casas Ciencias XX Materiales y Suministros X 4.03.XX Servicios No Personales X XXX Materiales y Suministros X XXX. Servicios No Personales X XXX Bancos Privados 4X Registro del cierre de los Fondos de Caja Chica, Combustibles y Lubricantes y de Trabajo de las Casas Ciencias

6 50 Este asiento refleja el cierre de las cuentas correspondientes a la Caja Principal y los Fondos de Caja Chica, Combustibles y Lubricantes, además de los Fondos de Trabajo de las Casas Ciencias en el Estado Mérida XX Materiales y Suministros X 4.03.XX Servicios No Personales X XXX Materiales y Suministros X XXX Servicios No Personales X XXX Bancos Privados 4X Registro contable de la Apertura de Cuentas Bancarias Este asiento tiene por finalidad mostrar la apertura de cuentas bancarias bien sea corrientes o de Ahorro ordenadas por la Fundación Registro de la adquisición de Inversiones Temporales Este asiento tiene por finalidad reflejar la adquisición de Inversiones Temporales a través de las figura de Certificados de Ahorro y Colocaciones en instituciones Financieras de la nación XXX Inversiones Temporales X Registro de la renovación de las Inversiones Temporales Este asiento refleja la renovación parcial o total de las Inversiones Temporales, presentes a través de la figura de Certificados de Ahorro o Colocaciones en instituciones financieras de la nación.

7 XXX Inversiones Temporales X XXX Inversiones Temporales X Registro de los intereses ganados generados por Cuentas Bancarias y Títulos Valores Este asiento tiene por finalidad de registrar el interés generado por la propiedad de Cuentas de ahorros, Corrientes, Certificados de Ahorro y otros Títulos Valores XX Ingresos por Propiedad X Registro del gasto por concepto de Debito Bancario y las Comisiones Bancarias. Este asiento tiene por finalidad reflejar el desembolso financiero por concepto de Nota de Debito Bancario y las Comisiones Bancarias originadas por el manejo de las respectivas cuentas bancarias y colocaciones hechas por la Fundación en Instituciones financieras mostrando el Gasto Corriente y el Gasto Capitalizable XX Primas de Gastos de Seguros y Comisiones Bancarias XXX Servicios No personales X X Registro del cierre de las Inversiones Temporales Este asiento refleja el cierre de las Inversiones Temporales, presentes a través de la figura de Certificados de Ahorro o Colocaciones en instituciones financieras de la nación XXX Banco Privado X XXX Inversiones Temporales X Registro de la Creación de las Cuentas por Cobrar a Instituciones financieras por concepto de Notas Debito Bancario deducidas sin Justificación

8 52 Este asiento tiene por finalidad reflejar la creación de Cuentas por Cobrar a Instituciones financieras por Notas de Debito no deducibles de Comisiones Bancarias que originaron Gastos Corrientes y de Capital XXX Otras Cuentas por Cobrar X XXX Servicios No Personales X XX Primas, Gastos de Seguros y Comisiones X Registro del Ajuste de las Cuentas por Cobrar abiertas al cierre y no recuperadas. Este asiento tiene por finalidad cerrar las Cuentas por Cobrar abiertas al cierre y las cuales no pueden recuperarse Ajustes de Ejercicios Anteriores X XXX Otras Cuentas por Cobrar X Registro del Anticipo a Proveedores. Este asiento se realiza cuando FUNDACITE MÉRIDA registra anticipo parcial o total a proveedores de bienes y servicios XXX Anticipo a Proveedores X Registro del cierre de la cuenta de Anticipo a Proveedores Este asiento se realiza cuando FUNDACITE MÉRIDA recibe de los proveedores los bienes y servicios XXX Inventario de Materiales y Suministros de Oficina XXX Anticipo a Proveedores X X Registro de la compra del Seguro al contado o a crédito.

9 53 Este asiento refleja la compra o adquisición del seguro destinado a preservar los activos patrimonio de la Fundación, dicha operación puede ser al contado o a crédito Seguros Pagados por anticipado X Otras Cuentas por Pagar X Registro del Ajuste del Seguro Pagado por Anticipado. Este asiento refleja el ajuste de los gastos pagados realizados por la Fundación durante el ejercicio económico Ajustes de Ejercicios Anteriores X Seguros Pagados por Anticipado X Registro del Ajuste de la Prima en compra del Seguro Pagado por Anticipado. Este asiento refleja el ajuste de acuerdo al gasto consumido en primas de gastos de seguros a fin de mostrar el valor real de está partida, mostrando la parte del gasto corriente y la parte capitalizable por Casas de Ciencias en el Estado Mérida Primas de Gastos de Seguros y Comisiones Bancarias X XXX Gastos No Personales X Seguros Pagados por anticipado XX Registro de la compra de materiales y suministros al contado y/o a crédito para surtir el almacén La Coordinación de Finanzas y Contabilidad realiza este asiento para reflejar la compra de materiales y suministros hecha por FUNDACITE Mérida, operación al contado cuando se realiza un desembolso financiero o a crédito originando la creación de un pasivo, cargando a la cuenta del Inventario de Materiales y Suministros de Oficina.

10 XXX Inventario de Materiales y Suministros X XXX Cuentas por pagar a Proveedores X Registro de la cancelación de las Cuentas por Pagar originadas por concepto de compra para surtir el almacén de FUNDACITE Mérida. Este asiento se realiza cuando FUNDACITE Mérida, cancela los compromisos u obligaciones contraídas con proveedores de Bienes, incluyendo la respectiva retención del Impuesto al Valor Agregado e Impuesto sobre la Renta XXX Cuenta por Pagar a Proveedores X XXX Retención IVA e ISLR Por Pagar X Registro de cancelación de Retención ISLR y/o IVA Este asiento refleja el desembolso financiero por concepto de la cancelación de la retención de I.S.L.R efectuada a personas naturales o jurídicas de acuerdo al reglamento 2808 en materia de Retenciones de I.S.L.R. Y cancelación de retención del Impuesto al Valor Agregado según providencia administrativa emanada por el SENIAT XXX Retenciones ISLR y/o IVA por Pagar X Ajuste de material de almacén utilizado por las Coordinaciones, Casas Ciencias y otras dependencias Este asiento refleja el material consumido o utilizado por las Coordinaciones, Casas Ciencias y otras dependencias de FUNDACITE Mérida

11 XXX Materiales y Suministros X XXX Proy Est Dom Pub (Casas Ciencias) X XXX Inventario de Mercancía X Registro de la creación de las Inversiones Financieras Patrimoniales de Becas y de Contingencia. Este asiento refleja la creación por medio de apertura de los Fondos Patrimoniales y de Contingencia realizados por FUNDACITE Mérida XXX Fondos Patrimoniales de Becas X XXX Fondos Patrimoniales de Contingencia X Registro de Subvenciones otorgadas a través del Fondo de Contingencias Este asiento se realiza para reflejar el desembolso financiero realizado por FUNDACITE Mérida para cancelar subvenciones otorgadas a través del fondo de contingencia establecido para tales fines por la fundación XXX Fondos de Contingencia X Registro del Reintegro al Fondo de Contingencia. Este asiento tiene por finalidad mostrar el ingreso a la Fundación de la cantidad otorgada como subvención a través del Fondo de Contingencia XXX Fondos de Contingencia X Registro de los Intereses Ganados por los Fideicomisos en Becas.

12 56 Este asiento tiene por finalidad mostrar el ingreso a la Fundación de los intereses correspondientes al Fideicomiso de Becas, los cuales son capitalizables Fondos Patrimoniales de Becas X Fideicomisos de Becas X Registro de Cobro de los Intereses Generados por el Fideicomiso en Becas. Este asiento tiene por finalidad reflejar los intereses generados por el Fideicomiso en becas depositadas en las instituciones financieras Fideicomisos en Becas X Fondos Patrimoniales en Becas X Registro de la compra de Activos Fijos e Intangibles de la Fundación Registro de la adquisición de Activo Fijo para el uso de FUNDACITE Mérida realizada al contado y/o a crédito Terreno X Edificios y Construcciones X XX.000 Maquinarias y Equipos X XX.000 Otros Activos Fijos X Paquetes y Programas de Computación X Otros Activos Intangibles X Otras Cuentas por Pagar X Ajustes de los Activos Fijos e Intangibles por concepto de Amortización y Depreciación acumulada no registrada durante el periodo. Este asiento refleja la parte no registrada de la Depreciación Acumulada de los Activos que posee la Fundación.

13 XXX Ajuste de Ejercicios Anteriores X XX.000 Depreciación Acumulada X XX.000 Amortización Acumulada X Ajuste de los Activos Fijos e Intangibles por conceptote de Amortización y Depreciación del periodo Este asiento refleja el gasto correspondiente a la Depreciación del periodo de los Activos pertenecientes a la Fundación Depreciación X Amortización X XX.000 Depreciación Acumulada X XX.000 Amortización Acumulada X ASIENTOS RELACIONADOS CON EL PASIVO DE FUNDACITE MÉRIDA. Asiento que originan Cuentas por Pagar por concepto de compra de Bienes y adquisición de Servicios a Crédito Este asiento refleja la creación del pasivo correspondiente que afectan las subpartidas especificas relacionadas con el concepto de compra de bienes ( Productos Alimenticios y Agropecuarios; Textiles y Vestuarios; Productos de Cuero y Caucho; Productos de Papel, Cartón e Impresos, Productos Químicos y Derivados Productos Minerales no Metálicos Productos Metálicos; Productos Varios y Útiles Diversos) y adquisición de Servicios No Personales ( Alquileres de Inmuebles, Servicios de Transporte y Almacenaje, Servicios de Información, Impresión y Relaciones Publicas Servicios Profesionales y Técnicos a crédito Materiales y Suministros X Servicios No Personales X XXX Otras Cuentas por Pagar X

14 58 ASIENTOS RELACIONADOS CON LOS INGRESOS DE FUNDACITE MÉRIDA Registro de Ingresos por la Venta de Servicios que presta FUNDACITE MÉRIDA. al contado y/o crédito Este asiento se realiza con la finalidad de mostrar el ingreso que percibe FUNDACITE Mérida por concepto de prestación o venta de bienes y servicios a terceros Dicha operación puede ser al contado o a crédito XXX Otras Cuentas por Cobrar X Otros Ingresos por Venta de Bienes y Servicios X Registro de los Ingresos provenientes de la Administración Central y de Gobiernos Estadales para financiar Gastos Corrientes Este asiento se realiza para reflejar el ingreso recibido por FUNDACITE Mérida provenientes de la Administración Central y de los Gobiernos Estadales para cubrir los Gastos Corrientes XXX De la Administración Central X XXX De Gobiernos Estadales X Registro de los aportes de la Gobernación del Estado y otros Organismos Centralizados y Descentralizados al contado o pendientes de cobro. Este asiento refleja el ingreso por concepto de aportes provenientes de la Gobernación del Estado Mérida y otros organismos centralizados o descentralizados cobrados o pendientes de cobros XXX Otras Cuentas por Cobrar X XXX Bancos privados Ministerio de Ciencia y Tecnología X

15 Transferencias y Aportes por Capitalizar X ASIENTOS RELACIONADOS CON LOS EGRESOS DE FUNDACITE MÉRIDA Registro de la Nómina con sus respectivas Asignaciones y Deducciones Este asiento tiene por finalidad mostrar el desembolso originado por los gastos correspondientes al registro de la nómina afectando las subpartidas que conforman la partida 4.01 Gastos de Personal entre las cuales tenemos: Sueldos, Salarios y Otras Retribuciones, Compensaciones previstas en Escalas de sueldos y Salarios, Primas a Empleados y Obreros, Complemento por Comisión Servicios a Empleados y Obreros, Aguinaldos y Bonificación a Empleados y Obreros; Asistencia Socioeconómica a Empleados y Obreros y la y la Otros Gastos Personal Empleado y Obrero respectivamente y su parte capitalizable por concepto de la nómina correspondiente a las Casas de Ciencias y otras dependencias, además de reflejar la correspondientes retenciones en materia laboral (SSO, LPH; SPF; ISLR; Fondo de Jubilación, Caja de Ahorros, etc.) a los empleados y obreros de FUNDACITE Mérida XX Gastos de personal X XXX Gastos de Personal. X XXX Estudios y proyectos del Dominio Publico X Retenciones Laborales por Pagar X Registro del gasto por los Aportes Patronales a Empleados y Obreros de la Fundación. Este asiento tiene por finalidad mostrar el gasto corriente - capitalizable y la creación del pasivo correspondiente a aportes patronales a empleados y obreros de FUNDACITE Mérida XX Aportes Patronales a Empleados y Obreros XX Prestaciones Sociales y Otros Indemnizaciones a empleados y Obreros XXX Gastos de Personal. X XX.000 Aportes Patronales a Pagar X X

16 Previsión para Despidos X Registro de la cancelación de las deducciones y Retenciones de la nomina del personal de la Fundación por Pagar. Este asiento refleja el desembolso financiero que realiza FUNDACITE Mérida para cancelar las retenciones laborales y aportes patronales realizados obligatorios de acuerdo a la ley XX.000 Retenciones Laborales a pagar X XX.000 Aportes Patronales a pagar X Registro de la Liquidación por despido o Renuncia del personal de la FUNDACITE MÉRIDA. Este asiento refleja el desembolso financiero realizado por FUNDACITE Mérida por concepto de la liquidación correspondiente por despido o renuncia a cualquier empleado y obrero ordinarios asiento que incluye el gasto correspondiente a Salarios y Sueldos, Bono Vacacional, Prestaciones Sociales, Vacaciones y Aguinaldos Fraccionados Gastos de Personal X XXX Bancos Privados X Registro del gasto por concepto de Servicios Públicos Este asiento se realiza para reflejar el desembolso financiero por los gastos derivados de los Servicios Públicos tales como: Electricidad, Agua, Teléfono, Servicio de Aseo Urbano, imputando el gasto Corriente y el gasto Capitalizable correspondiente a las Casas Ciencias ubicadas en el Estado Mérida En este asiento se origina las Cuentas por Cobrar a empleados de la Fundación por el uso y consumo telefónico Servicios Básicos X XXX Est. y Proy.del Dom. Pub. X XXX Otras Cuentas por Cobrar X XXX Servicios No Personales X XXX Bancos Privados 4X

17 61 Registro del cobro o reintegro de las llamadas telefónicas. Este asiento se realiza con la finalidad de contabilizar el ingreso originado por el cobro de la cuenta por cobrar a empleados, originado por el consumo del servicio telefónico de FUNDACITE Mérida XXX Otras Cuentas por Cobrar X Registro de la Cancelación de la nomina de Becas - Ayudantias Este asiento se realiza para reflejar el desembolso financiero originado por el gasto por la de la retribución de becas _ Salarios _ Pasantias, imputando la parte capitalizable de las de las becas ayudantias de las Casas de Ciencias e Infocentros del Estado Mérida Retribución Becas Salarios_ Pasantias X XXX Gastos de Personal X XXX Estudios y Proyectos del Dominio Publico. X Registro de la cancelación de la Nomina del Programa de Becarios Externos de la Fundación Este asiento se realiza para reflejar el desembolso financiero por concepto del gasto de la cancelación de las nóminas de los becarios externos de la Fundación (Becas Escolares), este asiento ocurre cuando se realizan los concursos(mes de octubre de cada año) Becas Escolares X

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