REGLAS DE OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA NORMATECA INTERNA

Transcripción

1 Índice Página Introducción 2 Consideraciones Preliminares 3 Definiciones 4 Objetivos y Características Funcionales 5 Disposiciones Generales 6 Tipo de Documentos a Integrar 7 Documentos que no forman parte de la Normateca Interna 8 Instrucciones para los Emisores 9 Plazos y Publicación 10 Funciones del Administrador de la Normateca 11 Funciones de los Usuarios 11 1

2 Introducción Con el propósito de lograr mayor productividad, eficiencia, eficacia y certeza jurídica en el desempeño de las funciones de los servidores públicos se hace necesaria la simplificación regulatoria de la Administración Pública Federal. La orientación estratégica de la Agenda Presidencial de Buen Gobierno en su punto de Gobierno Desregulado, establece la necesidad de contar en con una Normateca de disposiciones internas actualizadas que asegure la difusión de la normatividad, se encuentre permanentemente actualizada y permita sugerencias para su simplificación. El acceso y consulta interna a una Normateca electrónica con las disposiciones vigentes y actualizadas permite: Ahorrar tiempo y dinero Facilitar los trámites Proporcionar servicios de mayor Procesar de manera más calidad sencilla y expedita Involucrar al usuario Combatir la corrupción Mayor certeza Mayor transparencia 2

3 Consideraciones Preliminares Que el 6 de Diciembre del 2002 se publicó en el Diario Oficial de la Federación el Acuerdo para la Difusión y Transparencia del Marco Normativo Interno de la Gestión Gubernamental. Que el objetivo de dicho Acuerdo es establecer un sistema electrónico para el registro y la difusión de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativa, que regulan la operación y funcionamiento interno. Que el sistema electrónico al que hace referencia se denomina Normateca Que las disposiciones para su registro en la Normateca son tanto las vigentes como las de nueva emisión, y las que tengan por objeto modificar, adicionar, derogar, abrogar, o dejar sin efectos a dichas disposiciones a fin de propiciar la participación del usuario, transparencia de la gestión pública, la rendición de cuentas y el acceso a la información. Que es necesario establecer hacia el interior de una Normateca Interna. 3

4 Definiciones Comité de Mejora Regulatoria Interna: Cuerpo colegiado encargado de autorizar la incorporación de nuevos lineamientos a la Normateca Interna de. Digitalización: Conversión de textos y formatos a medios electrónicos para accesar y consultar a través de la Normateca. Disposiciones Normativas: Políticas, lineamientos, acuerdos, normas, procedimientos, instrucciones operativas, circulares, formatos, oficios, reglamentos, así como criterios, metodologías, instructivos, directivas, reglas, manuales y otras disposiciones de naturaleza análoga a los anteriores, para regular la operación y funcionamiento interno de sus unidades administrativas en las materias objeto de estos criterios generales, sean o no publicadas en el Diario Oficial de la Federación. Documento Electrónico: Todo texto o formato susceptible a de ser almacenado en medios magnéticos y/u ópticos, así como de ser transmitidos a través de redes electrónicas de datos. Emisores: Titulares y/o representantes de las Unidades Administrativas, que tienen la facultad de emitir disposiciones normativas hacia el interior de. Módulo de Actualización: El espacio ubicado en la Intranet dentro de la Normateca Interna de en el Área de Anteproyectos de Disposiciones, en donde los emisores podrán proponer anteproyectos de nuevas disposiciones a la Normateca, o bien de su actualización o derogación. Normateca Federal: Página de Internet de la Secretaría de la Función Pública, que contiene las disposiciones administrativas y legislativas federales vigentes, así como los anteproyectos de disposiciones, para ser comentadas por los usuarios. Normateca Interna: Página de Intranet de, que contendrá las disposiciones normativas internas vigentes, así como los anteproyectos de disposiciones, de las materias sujetas al presente manual. Unidades Administrativas: Áreas de la Entidad que integran conforme a su Estatuto Orgánico. Usuarios: Las unidades administrativas o servidores públicos que integran, particularmente los que requieran de consultar alguna disposición normativa para el cumplimiento de sus atribuciones, desarrollo de sus funciones o para el cumplimiento de las mismas. 4

5 Objetivo Permitir a los servidores públicos consultar de manera expedita y por medios electrónicos las disposiciones actualizadas que norman las relaciones internas entre las áreas del Organismo y les facilite el desempeño de sus actividades, dándoles la certeza del uso de un documento vigente para realizar sus tareas dentro de sus respectivas áreas. Características Funcionales 1. Servicio dentro de la Red de, que contiene todos los registros, validados y actualizados, de las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas de aplicación interna que regulan la operación y funcionamiento del Organismo. 2. Instrumento que permite a los servidores públicos de la institución navegar a través del Intranet, de manera ágil, sencilla y oportuna, para efectos de consulta acerca de las disposiciones internas vigentes. 3. Cuenta con un índice de las disposiciones y un resumen en cada una que contiene la fecha de inicio de su vigencia y las características generales de su aplicación. 4. Cuenta con un apartado para la publicación de Anteproyectos el cual incluye por cada registro: a. La propuesta de disposición, b. Un resumen ejecutivo c. El sustento jurídico que la respalde d. Análisis de beneficio costo de su aplicación e. Metas a alcanzar a través de su aplicación f. La fecha de su publicación 5. Cuenta con 6 apartados específicos para localizar el tipo de disposición de que se trate: a. Disposiciones Internas de b. Lineamientos de Operación de la Normateca Interna c. Anteproyectos de Disposiciones: Índice de Documentos Su Opinión d. Informe de Acciones, Metas y Avances del Programa Anual del COMERI e. Disposiciones Derogadas f. Herramientas de Simplificación Regulatoria 6. Además de contar con un apartado en el cual se encuentren todas las disposiciones dadas de baja, a partir de su formalización, para efectos de consulta. 5

6 Disposiciones Generales 1. La Normateca Interna es el único medio oficial para dar a conocer la normatividad interna en, independientemente del origen de su emisión. 2. El Secretario Técnico del COMERI enviará en forma inmediata la normatividad sancionada y aprobada, a la Gerencia de Innovación Gubernamental. 3. Las disposiciones normativas se publicarán en la Normateca Interna, antes de entrar en vigor. 4. Sólo la normatividad difundida a través de la Normateca Interna será de aplicación obligatoria, incluyendo los formatos que las complementan como anexos. 5. La Normateca Interna dará servicio a todas las áreas y servidores públicos de. 6. El titular de cada Dirección de Área o Coordinación, será responsable de planear y programar las modificaciones normativas que requerirá su área de competencia, con el fin de que se realice su publicación en la Normateca Interna con oportunidad. 7. Cada Dirección de Área o Coordinación contará con un representante designado por escrito por el titular de la misma, que puede ser persona diferente al representante ante el COMERI; en tanto la Dirección de Área o Coordinación no nombre otra persona para la atención de las funciones correspondientes a la Normateca Interna, dichas funciones serán de la responsabilidad del Representante ante el COMERI. 8. El representante de la Dirección de Área o Coordinación será responsable de realizar las siguientes funciones: A. Ser el enlace entre la Dirección de Área o Coordinación y la Gerencia de Innovación Gubernamental, para todos los asuntos relacionados con la Normateca Interna. B. Verificar que la normatividad de su área se publique en la forma y plazos que se hayan estipulado. C. Reportar en forma inmediata a la Gerencia de Innovación Gubernamental, las inconsistencias u omisiones detectadas. D. Dar seguimiento a los reportes de inconsistencias u omisiones hasta su regularización. 9. La Normateca Interna contará con un compendio de formatos oficiales para trámites y reportes internos. 6

7 Tipo de Documentos a Integrar Documento Acuerdos Circulares Criterios Directivas Formatos Instructivos Lineamientos Manuales Metodologías Normas Oficio Políticas Procedimiento Reglamentos Reglas Otras Naturaleza Análoga de Descripción Resolución tomada por dos o más personas orientado a tomar decisiones Comunicación o aviso de carácter temporal que da a conocer instrucciones específicas de observancia obligada para quienes afecta; son de carácter temporal, porque su contenido debe integrarse a los Manuales. Procedimientos, Lineamientos, etc. emitidos por el área. Norma para juzgar, opinar o estimar la verdad o discernimiento en una acción Línea de conducta o instrucción que determina las condiciones a las que se deberá apegar la generación de otra actividad o evento similar Documento estructurado con espacios específicos para ser llenados con información y datos según se requiera Precepto de orden que deberá seguirse para lograr ciertos resultados deseados Son los ordenamientos o directrices a seguir dentro de los procesos administrativos Libro que contiene las nociones generales y específicas a seguir en el desarrollo de una acción, proceso, operación, etc. Relativo al método que se deberá seguir para realizar una actividad, según ciertos principios previamente desarrollados y probados Regla que se debe seguir o modelo a seguir en la realización de un trabajo Comunicado oficial de curso interno o externo, que contiene las señales cablegráficas de la unidad administrativa que lo emite, así como el papel que contiene los membretes autorizados Criterios de actuación, que norman la acción y simplifican y transparentan la toma de decisión Descripción ordenada de las actividades que deben realizarse para lograr un fin, que detalla los servidores públicos y las áreas involucradas. Principio, base o precepto que se ha de seguir Las integrantes de un reglamento y que su ejecución, obedezca a una secuencia o precepto que se compara con eventos de la misma naturaleza Todas aquellas orientadas a la modificación de un comportamiento hacia el interior de una institución y de aplicación intra institucional 7

8 Documentos que no forman parte de la Normateca Interna Documentos que no forman parte de la Normateca Interna Todos aquellas disposiciones o instrucciones escritas que por su naturaleza, aplican exclusivamente a una área específica dentro del Organismo. Las de carácter interinstitucional que norman a las dependencias y entidades de la APF, en cuyo caso esas disposiciones forman parte de la Normateca Federal Las reglas y disposiciones que emiten al interior del Organismo las áreas sustantivas y que regulan acciones hacia el público, en cuyo caso deberán ser publicadas en las páginas públicas de internet de. 8

9 Instrucciones para Emisores 1. Todas las nuevas disposiciones que se quieran emitir, deberán publicarse como anteproyecto en la Normateca Interna para ser analizadas y opinadas por los usuarios. 2. Los anteproyectos serán enviados en archivo electrónico a la Gerencia de Innovación Gubernamental o al Secretario Ejecutivo, con la solicitud de publicar el anteproyecto de disposición normativa en el área de Anteproyectos de la Normateca Interna, anexando copia de la Hoja de Identificación y Registro probatoria de que el documento ha sido validado. 3. Todos los anteproyectos deberán cumplir con los requisitos señalados en el apartado anterior. 4. Las metas a alcanzar a través de la aplicación de la disposición, de no ser cumplida, modificará la disposición o de ser el caso, la eliminará. 5. Una vez validado y aprobado el anteproyecto se publicará en los cinco días hábiles posteriores a la firma de su autorización, en forma permanente en la Normateca Interna hasta su derogación. 9

10 Plazos y Publicación 1. La Gerencia de Innovación Gubernamental comunicará al emisor de la disposición, dentro de los cinco días hábiles posteriores a su recepción, cuando no cumpla con los estándares requeridos. 2. Los emisores deberán revisar de manera permanente las disposiciones incorporadas en la Normateca, a fin de incluir en los datos de registro, en su caso, la anotación sobre la abrogación o terminación de sus efectos, a más tardar 3 días hábiles posteriores a la fecha en que esto ocurra. 3. Si por problemas técnicos de los sistemas, de la Intranet u otros de fuerza mayor, no sea posible para los emisores incorporar sus disposiciones a la Normateca, se interrumpirá el plazo señalado anteriormente, y empezará a correr a partir de que se restablezca el servicio o desaparezca el problema. Para tales efectos, el Administrador de la Normateca emitirá un aviso que permita a los emisores, tener conocimiento tanto de los problemas técnicos detectados como de la reanudación del servicio. 4. Cuando los emisores, por las causales mencionadas en el punto anterior, no puedan incorporar sus disposiciones estarán obligados a notificar esta situación al COMERI, para que se aplique el numeral anterior. 5. Se establecerá un correo electrónico de la Normateca, en el cual los emisores serán responsables de informar al Administrador de la Normateca respecto de la falta de incorporación de las disposiciones o de error en las mismas, para que, de ser procedente, se tomen las medidas pertinentes para lograr la actualización de la Normateca, esta opción también estará disponible para terceros interesados. 6. Las propuestas de Disposición Normativa permanecerán como Anteproyecto de Disposiciones durante el tiempo que establezcan Los Lineamientos de Operación del COMERI. 7. Una vez emitido un dictamen favorable por parte del COMERI, se tramita su autorización y se incorpora en la Normateca Interna en el área de Disposiciones Internas de Capufe, dentro del apartado que corresponda para que entre en vigor. 8. Las disposiciones autorizadas se incorporarán a la Normateca Interna con las siguientes características: a. Formato de texto en archivo electrónico PDF (Portable Document Format); salvo las páginas que por su naturaleza sean imágenes; b. Protegidos contra modificación, y c. Habilitadas para copia o extracción de contenido e impresión. 10

11 Funciones del Administrador de la Normateca 1. Será designado por el Director de Administración y Finanzas, y podrá ser el mismo Secretario Ejecutivo que funja como tal para el COMERI. 2. Supervisará el funcionamiento óptimo de la Normateca en sus aspectos técnicos y vigilará que las nuevas disposiciones, autorizadas a incorporarse por el COMERI, se cumplan en los tiempos y formas establecidos en estos Lineamientos. 3. Continuará con los trabajos de actualización de disposiciones así como del funcionamiento técnico de aquella en forma permanente. Funciones de los Usuarios 1. Revisar los anteproyectos de disposiciones normativas que utilizan o a las que deben apegarse cotidianamente, con el fin de detectar dificultades para su aplicación, inconsistencias o nuevas formas de llegar al mismo fin y reportarlas a través del Módulo de Actualización de la Normateca Interna. 2. Reportar a la Normateca Interna cualquier forma de simplificación o reducción de trámites que facilite su aplicación. 3. Detectar y reportar las actividades que no agregan valor a un procedimiento y que se encuentre contemplada dentro de las disposiciones normativas vigentes dentro de la Normateca Interna. 11