UN SISTEMA DE INFORMACION INTEGRAL EN SALUD MENTAL: REGISTRO DE CASOS PSIQUIATRICOS DE CANARIAS (RECAP)

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1 UN SISTEMA DE INFORMACION INTEGRAL EN SALUD MENTAL: REGISTRO DE CASOS PSIQUIATRICOS DE CANARIAS (RECAP) M. GUTIERREZ 1, S. PRECKLER 2, F. ACOSTA 1, A. BARRERA 2, J. PEREIRA 1, J HERNÁNDEZ 3, J. SANCHEZ 1 1 Servicio de Salud Mental. Dirección General de Programas Asistenciales. Servicio Canario de la Salud. Gobierno de Canarias.. 2 Open Canarias S.L.. Canarias. 3 Servicio de Salud Mental. Hospital Universitario de Gran Canaria Dr. Negrín. Resumen. En la atención a la Salud Mental el Servicio Canario de la Salud cuenta con un Sistema de Información integral "Registro de Casos Psiquiátricos"(RECAP) que está implantado en las Unidades de Salud Mental, los Hospitales de Día y los Dispositivos de Rehabilitación Psicosocial, complementado a través de la plataforma de Historia Clínica Electrónica (DRAGO AE). El análisis de la información y el desarrollo de indicadores y cuadros de mando se realiza con el programa Oracle Business Intelligence que permite la planificación y gestión de la asistencia y establecer criterios de calidad consensuados previamente con los profesionales sanitarios. 1. Introducción El Registro de Casos Psiquiátricos de Canarias responde a la necesidad de los profesionales sanitarios de disponer de un sistema unificado de información en Atención a la Salud Mental que permita conocer de forma periódica la utilización y actividades de la Red de Atención a la Salud Mental en Canarias. El Registro cubre la totalidad de la Comunidad Autónoma y está diseñado como un fichero longitudinal de pacientes afectos de trastornos mentales en el que se recogen todos y cada uno de los contactos que éstos tienen con los diferentes dispositivos asistenciales en Salud Mental. Al estar centrado en pacientes, el registro evita la doble contabilidad de los mismos. Al estar referido a una población definida, posibilita las comparaciones con los datos del censo de la misma, la extracción de tasas y la comparación con otras. Al ser longitudinal y acumulativo permite un seguimiento continuo. Al estar orientado a los servicios, proporciona datos sobre el uso de los mismos. Para el diseño de este sistema de información se ha contado desde un primer momento con la opinión y las sugerencias de los profesionales sanitarios. Ellos son los protagonistas ya que alimentan la bases de datos con su actividad asistencial y además son los principales usuarios de la información para fines asistenciales.

2 2. Objetivos del RECAP Los objetivos concretos del RECAP son los siguientes: En relación con la política de gestión y planificación, permite conocer las tendencias temporales de los distintos patrones de contacto que dibujan la trayectoria de cada paciente a través de los diferentes servicios. Esta política ayuda a valorar el efecto derivado de la reorganización de los recursos en un área y a fomentar una política descentralizadora e integradora que facilita la accesibilidad a los servicios. En la política de evaluación de los rendimientos ayuda a conocer el funcionamiento y la demanda de los servicios de salud mental. En la política de adopción de decisiones, suministra la información de acuerdo con el nivel administrativo en el que se toma la decisión. También implica que la información se aporta de forma sencilla y fácilmente comprensible y con la rapidez necesaria para influir en la decisión. En relación con la política de investigación, evita los sesgos que se originan si se consideran sólo unos servicios asistenciales; permite comparar los datos obtenidos con relación a la población total, así como la iniciación de estudios longitudinales en la búsqueda de factores etiológicos, de pronóstico y/o tratamiento y contribuye a un banco de datos en salud mental para la extracción de muestras complejas. En resumen la instauración del RECAP canario suministra información precisa y puntual de calidad, imprescindible para unas adecuadas políticas de gestión, planificación, evaluación de rendimientos, adopción de decisiones e investigación. 3. Implantación del RECAP El RECAP comenzó a desplegarse a finales de los años 90 y actualmente está implantado en todos los dispositivos extra hospitalarios de Salud Mental de Canarias: Figura 1: Implantación del RECAP en Canarias En las 28 Unidades de Salud Mental Comunitaria (USMC) Los dos Hospitales de día Infanto- Juveniles Los dispositivos de Rehabilitación Psicosocial (Centros de día, dispositivos de alojamiento alternativo, Programas de empleo). Diariamente 354 profesionales de los ámbitos de la psiquiatría, psicología clínica, enfermería y trabajo social registran la actividad asistencial que realizan con los pacientes que atienden en salud mental. Figura 2: Toma de actividad asistencial

3 El RECAP contiene datos clínicos de pacientes diferentes y acumula episodios asistenciales y intervenciones en Rehabilitación Psicosocial. La cumplimentación del registro en los dispositivos clínicos, Unidades de Salud Mental y Hospitales de Día, se realiza en la plataforma de Historia Clínica Electrónica (DRAGO AE). En los dispositivos de rehabilitación psicosocial el registro se hace vía WEB, directamente en la aplicación del RECAP. La informatización en la recogida de los datos ha supuesto un avance importante en la disponibilidad de la información y por tanto ha permitido una mayor rapidez y agilidad en la explotación de los datos. 4. Integración con otros Sistemas de Información La integración de los SIS permite no perder información de los pacientes, al cruzarse bases de datos de diferentes ámbitos asistenciales y al mejorar la relación entre niveles asistenciales; especialmente en la atención comunitaria favoreciendo la continuidad asistencial. El RECAP se nutre de datos recogidos en otros Sistemas de Información, como el Sistema de Información Hospitalaria (SIH), la base de datos de tarjeta sanitaria y la Historia Clínica Electrónica, entre otros. La integración con otros sistemas de Información se ve propiciada por diferentes aspectos: Red sanitaria común Base de datos única de pacientes Arquitectura orientada a servicios Términos clínicos comunes 5. Aplicación de medidas de Protección de datos Tanto la aplicación RECAP como la Historia Clínica Electrónica en DRAGO AE se ajustan al marco normativo establecido por las leyes de protección de datos. Para ello, ambas aplicaciones se integran con un registro corporativo de accesos que constituye la herramienta de control que permite auditar el cumplimiento de las normas. 6. Explotación de datos y desarrollo de indicadores La utilidad de la explotación de datos la podemos enmarcar en tres grandes apartados: 6.1 Para la Gestión y Planificación El cómputo unívoco de los usuarios atendidos. La actividad asistencial ambulatoria realizada en Salud Mental. La comparación de la población atendida con la población general. La elaboración de muestras poblacionales. La comparación de la población atendida entre las distintas áreas sanitarias. La observación de las pautas asistenciales y patrones de utilización de los servicios ambulatorios.

4 La elaboración de hipótesis de investigación. Evaluación de las necesidades para la población. Evaluación de las necesidades de recursos según áreas. 6.2 Para los Dispositivos Análisis de actividad asistencial. Análisis de patologías atendidas. Puesta en marcha de intervenciones según trastornos de mayor prevalencia. Evaluación de calidad asistencial mediante indicadores. Evaluación de la evolución en los parámetros asistenciales. Evaluación de la efectividad de programas realizados. 6.3 Para los profesionales Evaluación de su actividad asistencial Disponibilidad de cuantificación rápida y fiable de datos varios para objetivos clínicos Investigación Para garantizar la calidad de la información registrada se han establecidos controles de calidad en todos los niveles del proceso, desde el primer momento con el registro de la información hasta la explotación de datos. También, se han diseñado programas con controles de errores lógicos. El análisis de los datos y el desarrollo de indicadores y cuadros de mando se realiza con el Programa Oracle Business Intelligence. La explotación de los datos permite obtener una visión integral de todos los episodios asistenciales en los distintos dispositivos de Salud Mental, en los que esta inmerso el Figura 3: Ejemplo de indicador paciente. El diseño de los indicadores facilita una visión global de los servicios y los usuarios. A continuación, se presenta una tabla que contiene una relación de indicadores desarrollados para el análisis de la actividad asistencial de las Unidades de Salud Mental y Hospitales de día y otra tabla con la relación de los indicadores de los Dispositivos de Rehabilitación Psicosocial. Denominación de los indicadores por área y por dispositivo (Unidades de Salud Mental Comunitaria y Hospitales de día) Frecuentación por habitantes Media diaria de consultas (programadas, no programadas, urgentes) por perfil profesional Índice de consultas sucesivas / primeras consultas por perfil profesional

5 Porcentaje del tipo de consulta (programadas, no programadas, urgentes) por perfil profesional Nivel de asistencia a consulta por perfil profesional Porcentaje intervenciones realizadas en dispositivo, domicilio y otras instituciones por perfil profesional Media anual de consultas por diagnóstico CIE 10 y perfil profesional Número de consultas por grupo diagnóstico CIE 10 Número de pacientes por grupo diagnóstico CIE 10 Porcentaje de pacientes con más de tres consultas sin diagnóstico CIE 10 Incidencia y Prevalencia tratada por diagnóstico CIE 10 Porcentaje de pacientes con diagnóstico NANDA Porcentaje de pacientes con diagnostico NANDA de pacientes con Diagnóstico de Trastorno Mental Grave (CIE 10) Tasa de tentativa de Suicidio comunicada por habitantes Media de Psicoterapia por paciente y diagnóstico CIE 10 Altas (número, porcentaje y tasa por habitantes) Tipo de altas (número, porcentaje y tasa por habitantes) Altas por diagnóstico CIE 10 Porcentaje de pacientes con indicación de ingreso Tareas (informes, coordinación, at. personas relacionadas) número y media diaria por perfil profesional. Tabla 1: Relación de Indicadores para Unidades de Salud Mental y Hospitales de Día Denominación de los indicadores por Plan Insular de Rehabilitación Psicosocial y Dispositivo Rehabilitación Psicosocial (DRPS) Número de usuarios por DRPS Media mensual de contactos por usuarios y por DRPS Porcentaje intervenciones referidas a Programas de Rehabilitación Cognitiva Porcentaje intervenciones referidas a Autocuidado Porcentaje intervenciones referidas a Autonomía Porcentaje intervenciones referidas a Habilidades Sociales Porcentaje intervenciones referidas a Habilidades para la vida diaria Porcentaje intervenciones referidas a Actividad física y deporte Porcentaje intervenciones referidas a Programas de Intervención Familiar Porcentaje intervenciones referidas a Programas de ocio Porcentaje intervenciones referidas a Rehabilitación laboral Porcentaje intervenciones referidas a Talleres Prelaborales Porcentaje intervenciones referidas a Empleo con apoyo Altas por tipo de DRPS (número y porcentaje) Tipo de altas por DRPS (número y porcentaje) Tabla 2: Relación de Indicadores para Dispositivos de Rehabilitación Psicosocial Periódicamente tanto los gestores como los profesionales reciben informes que contienen datos de la actividad asistencial. El desarrollo de indicadores ha permitido evaluar el rendimiento asistencial y por ende, establecer en base a esos resultados criterios de calidad negociados y pactados con los profesionales.

6 Relación de algunos criterios de calidad pactados con los profesionales sanitarios Número de consultas diarias citadas por perfil profesional Mejorar la Adherencia a las consultas estableciendo un máximo del 15% de consultas que no acuden Aumentar el cociente diferencial de número de consultas entre los pacientes con Trastorno Mental Grave y Trastorno Mental Común Alcanzar una media establecida de consultas/año con psiquiatría en los pacientes con Trastorno Mental Grave Alcanzar una media establecida de consultas/año con enfermería en los pacientes con Trastorno Mental Grave Reducir la Prevalencia e Incidencia asistida en el Trastorno Mental Común Reducir el porcentaje de pacientes sin diagnóstico CIE 10 a un 5%, en aquellos que han tenido un mínimo de 3 consultas Alcanzar un determinado porcentaje de altas desde las USMC siempre que los motivos principales sean la mejoría, no requiere tratamiento y derivación a Atención Primaria Alcanzar un determinado porcentaje de altas desde las USMC para el Trastorno Mental Común Disminuir el porcentaje de altas por abandono Tabla 3: Ejemplo de criterios de calidad pactados con los profesionales sanitarios 2. Conclusiones El Registro de Casos Psiquiátricos del Servicio Canario de la Salud está implantado en la totalidad de los recursos ambulatorios tanto de tipo clínico como de Rehabilitación Psicosocial. Este registro trabaja con un modelo integrado de sistemas de Información. Se aloja dentro de la plataforma de Historia Clínica Electrónica DRAGO AE lo que permite una mayor accesibilidad. En su desarrollo se han establecido controles de calidad y se han diseñado indicadores y cuadros de mando mediante el Programa Oracle Business Intelligence. Un pilar fundamental ha sido contar con la participación de los profesionales sanitarios en su diseño y desarrollo. Este Registro constituye un Sistema de Información esencial para múltiples áreas, como la gestión, planificación, investigación, evaluación epidemiológica, evaluación de rendimiento, y en última instancia, para la toma de decisiones en Salud Mental en nuestra Comunidad. Agradecimientos En primer lugar queremos agradecer a los profesionales sanitarios su compromiso, sin cuyo esfuerzo y dedicación no tendríamos este registro. Al personal administrativo, que durante muchos años ha estado mecanizando los datos que llegaban en papel. A los especialistas en informática responsables de su diseño y mantenimiento que han sabido adaptar este registro a las nuevas tecnologías, permitiendo que siempre este al día. Al apoyo institucional, que nos ha permitido contar con los recursos necesarios para desarrollar este proyecto. Bibliografía [1] Organización Mundial de la Salud. Sistemas de Información en Salud Mental. Conjunto de Guías sobre Servicios y Políticas en Salud Mental. Ginebra: OMS (2005) [2] J. Canela-Soler, D. Elvira-Martínez, M. Labordena-Barceló y E. Loyola-Elizondo Sistemas de Información en Salud e indicadores de salud: una perspectiva integradora Medicina Clínica (Barcelona).134 (Supl 1):3-9 (2010) [3] B. Moreno Küstner.Los Sistemas de Información en Salud Mental en Manual de Gestión Clínica y Sanitaria en Salud Mental. Edicomplet. Grupo SANED (2012)

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