RESOLUCION NÚMERO 101 (12 de diciembre de 2005) POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE ALMACEN E INVENTARIOS DEL MUNICIPIO DE GUASCA

Transcripción

1 RESOLUCION NÚMERO 101 (12 de diciembre de 2005) POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE ALMACEN E INVENTARIOS DEL MUNICIPIO DE GUASCA El alcalde municipal de Guasca, en uso de sus facultades constitucionales y legales y CONSIDERANDO: a.- Que es deber de la Administración adoptar medidas tendientes a mejorar el funcionamiento de la Institución b.- Que el no cuenta con una reglamentación que le permita manejar en forma adecuada sus bienes, tanto muebles como inmuebles. c.- Que para rendir informes veraces a la Contaduría General de la Nación, a la Contraloría General de la República y a la Contraloría de Cundinamarca es necesario tener conocimiento cierto y ordenado de los bienes muebles e inmuebles que posee el Municipio. Por lo anteriormente expuesto, RESUELVE: ARTICULO UNICO.- Adóptese la presente reglamentación como MANUAL DE ALMACEN E INVENTARIOS para el municipio de GUASCA (CUND).

2 REGLAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS MUNICIPIO DE GUASCA 1. OBJETIVO Determinar el procedimiento que debe seguir el almacenista para comprar, almacenar, suministrar y controlar los materiales necesarios en las calidades requeridas, cantidades suficientes y en el momento oportuno; para la ejecución de los programas y metas fijadas por la Administración, así como para facilitar el desenvolvimiento normal de las actividades propias del Municipio. 2. BASE LEGAL - Ley 80 de Ley 87 de 1993 Art. 4 literal e) - Ley 598 de Decreto Ley número 111 de 1996 emanado del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. - Decreto número 679 de 1994, emanado de la Presidencia de la República. - Decreto número 855 de 1994, emanado de la Presidencia de la República. - Decreto número 62 de 1996, emanado de la Presidencia de la República. - Decreto número 2170 de 2002 emanado de la Presidencia de la República. 2

3 - Decreto número 3512 de 2003 emanado de la Presidencia de la República. - Decreto No 2624 de 1995, emanado de la Gobernación de Cundinamarca 3. DEFINICION DE TERMINOS COMPRAS. La actividad de compras significa adquirir por cualquier medio o procedimiento los elementos, materiales o servicios en cantidades y calidades necesarias -previamente programadas- a precios justos, actualizados y verdaderos, que requiera el Municipio. REGISTRO DE PROVEEDORES. Es la elaboración de un directorio donde se clasifica a las personas naturales o jurídicas que puedan ofrecer en venta, bienes y/o servicios al Municipio, cuyo objetivo es facilitar y agilizar el trámite de consecución de los materiales requeridos en las condiciones adecuadas. Deben Estar inscritos en el SICE COTIZACION. Es la actividad de recolectar información a través de los diferentes proveedores, acerca de los elementos materiales que el Municipio necesita. Esta información corresponde a la calidad, pago, condiciones de entrega y precios de oferta, cuyo objetivo es conocer, mediante las diferentes propuestas, las condiciones con el fin de seleccionar la oferta más conveniente y justa. Deben consultarse los precios del SICE ADQUISICION. Es el acto administrativo por el cual el funcionario competente decide voluntariamente comprar, adquirir elementos materiales en calidades, condiciones y precios justos. BIENES. Son los elementos materiales inventariables (se excluye el dinero). 3

4 BIENES EN SERVICIO. Son el conjunto de bienes devolutivos en uso en las diferentes oficinas del Municipio. ALMACEN O SISTEMA DE ALMACEN. Es el conjunto de actividades cuyo propósito es el de conservar, manipular y distribuir los elementos que el municipio requiera para la normal prestación de servicios. ELEMENTOS DE CONSUMO. Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o consecutiva de esos otros. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS. Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan en el tiempo por razón de su naturaleza. INMUEBLES. Son los que no se pueden mover y llevar de una parte a otra sin su destrucción o deterioro. ORDEN DE ALTA. En el sector público la orden de alta constituye lo que comúnmente se denomina como entrada o ingreso al almacén, ya que por principio se sabe que todo elemento material, sea cual fuere su naturaleza, debe entrar al almacén. ORDEN DE BAJA. Es el proceso mediante el cual el municipio decide retirar un bien definitivamente del patrimonio del mismo. Se perfecciona con el retiro físico, el descargo de los registros contables y de inventario y el cumplimiento de los registros establecidos para cada caso, según el hecho que le dio origen. 4

5 BAJA DE BIENES INSERVIBLES. Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia física, no son útiles para el servicio para el cual se hayan destinado. BAJA DE BIENES SERVIBLES. Es la salida definitiva de aquellos que se encuentran en buenas condiciones pero que el Municipio no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades; o aquellos que estando en servicio activo o depósito han desaparecido, respecto de los cuales, mediante trámite administrativo de investigación, se determinó la no responsabilidad por parte del funcionario que los tenía a su cargo, o estableciéndose la responsabilidad, se efectuaron un pago o reposición. BAJA DE BIENES DE ALMACEN. El comprobante de salida de bienes del almacén es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario. VENTA. Es la operación mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero. TRASLADOS. Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicación física de bienes dentro de las dependencias y oficinas, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega, transfiriéndola a quien los recibe. REINTEGRO. Es la devolución al almacén de bienes que no se requieren en una dependencia determinada para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados. 5

6 RECUPERACION. Es la reaparición física de los elementos, una vez han sido descargados de los registros físicos de inventario y de contabilidad y cuya pérdida fue asumida por el Municipio. REPOSICION. Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido fallas por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de similares características. INVENTARIOS. Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio del Municipio. El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la Institución, lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales, para evitar errores, pérdidas, inmovilización, merma, deterioro y desperdicio de elementos. 4. NORMAS GENERALES. - El almacenista hará entrega a los empleados, trabajadores de cualquier categoría, de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia o que se les suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original y copia que conservará cada uno. - Para el caso de inspecciones y recaudaciones rurales el procesamiento será el mismo anterior. - El funcionario que tome posesión de un cargo exigirá la entrega de los bienes que queden a su cargo con su respectivo inventario y en el que se hará constar el estado de los mismos. 6

7 - Cuando un funcionario sea trasladado a otro empleo o sitio tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tenía a su cargo. - Para la expedición de finiquitos o paz y salvo por todo concepto que deba dar el Municipio a quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar otro empleo, será requisito fiscal indispensable que se acredite por el interesado que entregó a satisfacción los bienes que tenía a cualquier título y bajo su responsabilidad. - Queda terminantemente prohibido que los obreros en general lleven las herramientas de trabajo para sus casas. Igualmente queda prohibido dar en préstamo a los contratistas herramientas del Municipio, salvo que se pacte alguna contraprestación. - El almacenista que tiene a cargo para uso, manejo o custodia de bienes del Municipio, está obligado a rendir inventario general de todos los elementos de consumo y devolutivos que tenga a cualquier título en el almacén o depósito, en las fechas y condiciones establecidas por la Contraloría Departamental o las demás autoridades que lo soliciten. - Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos figure, tomando de las siguientes fuentes: a) Para los elementos devolutivos: - El que figure en el inventario anterior. - Aquel con que lo haya entregado al proveedor. - El de compra, o con el que haya llegado a la oficina o dependencia. - El que fije el Municipio. 7

8 b) Para inmuebles: - El avalúo catastral. - El que tenía en el inventario anterior. - El de compra. - El que fije el Municipio mediante avalúo. - Firma del inventario por el responsable. La persona que deba firmar inventario como responsable de cualquier clase de bienes, tiene la obligación de verificar personalmente la existencia física de cada uno de los que se le entregan, constatando si la cantidad que figura en el inventario, su marca, número, clase, especificaciones y demás detalles y su estado de conservación concuerdan con los bienes que recibe. - Rectificación de inventarios: En los casos de rectificación de los inventarios de elementos devolutivos en servicio en oficinas o dependencias originada por la inclusión de elementos que no existen, que se registraron doblemente o que se hicieron figurar por valores que no corresponden, debe producirse un acta en la que enumere cada uno de los elementos con sus especificaciones y valores reales de inventario y las causas que fueron motivo del error, dejando claramente establecido que los faltantes no se deben a pérdida por hurto o robo, sino a equivocación. Dicha acta será firmada por la persona responsable y por el Almacenista. - Programa general de compras: Las entidades oficiales están obligadas a elaborar anualmente un programa general de compras, que incluirá todos los bienes que requiere para funcionamiento y organización y servirá de base para efectuar compras al por mayor sujetándose a la reglamentación que para el efecto exista. 8

9 - Todo ingreso o egreso de elementos que se produzca en el almacén o en cualquiera de las oficinas del Municipio, se legalizará invariablemente por medio de una orden de alta o de baja de almacén, expedida por el Jefe de Almacén, o por el responsable en cada dependencia, según sea que los elementos sean recibidos por el primero o en cada dependencia. - Ningún comprobante de compra o de adquisición de elementos se considerará legalizado si carece de la firma del almacenista, que acredite que recibió los elementos y que incluya el número de la orden de alta para el ingreso de ellos al almacén. - Con el objeto de facilitar su contabilización y control, tanto las órdenes de alta como las de baja se producirán en formatos separados para los elementos de consumo y para los elementos devolutivos. - El original de la orden de alta o de baja es el único documento legal que tiene el almacenista para comprobar ingresos o egresos al almacén, no pudiendo habilitar ningún otro documento para tal efecto. En caso de que éste se extravíe, el almacenista demostrará el hecho ante el Alcalde o Secretario respectivo, para que le expida otra orden con el número de la pérdida y con la anotación correspondiente. Las copias que hayan quedado de la pérdida serán anuladas por el Almacenista, pero deben ser conservadas. - El almacenista no podrá variar el destinatario ni el lugar de destino en las órdenes de baja, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aún cuando sean similares o tengan el mismo valor. Tampoco podrá modificar el concepto del ingreso en las órdenes de alta y le es prohibido atender órdenes de alta o de baja que tengan tachones, adiciones, intercalaciones o correcciones, casos en los cuales se devolverán para que se elaboren correctamente. 9

10 - Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insuficientes en relación con las cantidades que por baja se deban despachar, el almacenista hará por escrito las anotaciones del caso y devolverá la orden para que se elabore por las cantidades que permitan su despacho y no podrá hacer firmar la orden de baja por el destinatario mientras no le entregue todos los elementos que en ella figuren, como tampoco expedirle constancias que posteriormente le entregará determinados bienes. - El almacenista no podrá admitir como firma de recibo de los elementos que despache sino la de los Jefes de Oficina o dependencias que en ellas responden por dichos bienes, con anotación del número de su documento de identidad y lugar de expedición. - A ninguna persona se le puede hacer firmar inventario de bienes que no estén bajo su inmediato control y responsabilidad, sino solamente de los que tenga a su cargo por haberlos recibido para su uso, cuidado, custodia o administración o para el desarrollo de su trabajo. - No pueden seguir figurando en inventario los elementos por daño, pérdida o destrucción, por lo tanto dichos elementos y sus valores se deben descargar de ellos. - Elementos que constituyen la lista de bienes inservibles: Esa cuenta incluye la lista de los elementos de consumo o devolutivos que se encuentren dañados, averiados, alterados, destruidos, inutilizados o en pésimas condiciones, o que se hayan calificado de inservibles y su contabilización es provisional, por un término máximo de 120 días a partir de la fecha de su ingreso al almacén, con el objeto de no recargar el almacén con cosas que le quitan espacio, dificulten su funcionamiento, control, contabilización y rendición de las cuentas. 10

11 - Ingresos al almacén por compras con destinación especial: Todo ingreso o egreso de elementos que se produzca en el almacén o en cualquiera de las oficinas o dependencias del Municipio, se legalizará invariablemente por medio de una orden de alta o baja, la que se registrará por artículos, cantidades y valores en las respectivas cuentas y kárdex, aun cuando dichas operaciones se verifiquen simultáneamente y los bienes se hayan adquirido con destinación especial. 5. COMPRAS COMPRAS DIRECTAS. Son aquellas adquisiciones que, por no superar el 10% de la menor cuantía, se hacen por intermedio de órdenes de compras o suministro, que es el documento con el cual el Alcalde o el delegado solicita a determinado proveedor o casa comercial el despacho de ciertos elementos contemplados en el plan de compras para atender necesidades en un tiempo determinado. REQUISITOS SEGÚN LA CUANTIA: - Si el monto es inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuantía para contratar, se podrá comprar directamente teniendo en cuenta los precios del mercado (Consulta del SICE). - Si la cuantía de la compra que se pretende está entre el diez por ciento de la menor cuantía para contratar (12.5 SMLMV) y ciento veinticinco (125) salarios mínimos legales mensuales vigentes, la petición de ofertas o cotizaciones se hará en forma pública utilizando la convocatoria en los términos indicados por la Ley. (Decreto 2170 de 2002). Cuando el presupuesto del Municipio supere los doce mil (12.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, la menor cuantía será hasta doscientos cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales y el 10% de la menor 11

12 cuantía hasta 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes. (Decretos 62 de 1996 y 2170 de 2002). Para todos los procesos contractuales de adquisición de bienes es preciso consultar los precios del SICE. (Ley 598 de 2000, Decreto No de 2003 emanado de la Presidencia de la República). - Para compras que superen los ciento veinticinco (125) salarios mínimos legales mensuales, <ó doscientos cincuenta (250) si su presupuesto supera los doce mil salarios mínimos legales mensuales vigentes> se procederá a efectuar licitación pública. COMPRAS QUE REQUIEREN CONTRATO ESCRITO CON FORMALIDADES PLENAS. Se requiere de contrato escrito con las formalidades plenas cuando el valor de la compra excede de quince (15) salarios mínimos legales mensual. (Decreto 62 de 1996) PROCEDIMIENTO - La dependencia solicitante, previa evaluación de sus necesidades, solicitará los elementos que pueda necesitar para el respectivo año, al almacén y en forma escrita, dentro de los cinco (5) primeros días, con todas las especificaciones necesarias. - El almacenista consolidará los pedidos de las diferentes oficinas clasificándolos. - Con base en la consulta de precios del SICE hará los estimativos respectivos de los valores y de acuerdo con las cantidades establecerá 12

13 montos tentativos, para elaborar junto con las demás Autoridades designadas por El Alcalde el respectivo Plan Anual de Compras. - Se establece un monto estimado de los elementos a adquirir, para proceder a la selección del Contratista en la forma prevista por la Ley. Cuando el monto a contratar no supere los doce punto cinco (12.5) salarios mínimos legales mensuales vigentes y la cifra sea representativa, se solicitará al menos dos ofertas para garantizar así que se efectúa selección objetiva. - Obtenida la autorización por parte del Alcalde, se solicitará el certificado de disponibilidad presupuestal, para efectuar la compra. (Decreto Ley 111 de 1996 Art. 71 inciso primero). - Teniendo en cuenta la cuantía de la compra se establecerá la necesidad o no de efectuar convocatoria pública, licitación o no, elaborar contrato con todos los requisitos establecidos para ello en el estatuto de contratación, o para emitir orden de pedido. - Luego de efectuar los trámites a que haya lugar, recibidos los elementos solicitados al proveedor, el almacenista efectuará el control de la cantidad y calidad solicitada. - El almacenista, acto seguido, enviará a la Tesorería: Solicitud del pedido, las facturas, cotizaciones, certificados de disponibilidad presupuestal y el acta de recibo o de alta, para efectos de la elaboración y pago de la cuenta. 13

14 PEDIDO Y COMPRA - INICIO - AUTORIZACION DEL ALCALDE - SOLICITUD DE PEDIDO RECIBIDO EN ALMACEN - CLASIFICACION DE PEDIDOS - CONSULTA DE PRECIOS EN EL SICE - CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL - DISPONIBILIDAD DE CAJA - COMITÉ DE COMPRAS - ORDEN DE PEDIDO, CONVOCATORIA PÚBLICA O LICITACIÓN - INGRESO DE ELEMENTOS - PAGO 6. INGRESOS AL ALMACEN (ALTAS) ALTAS POR COMPRAS O IMPORTACIONES Para su contabilización en el almacén la operación se considera perfeccionada cuando los elementos ingresen al almacén o depósito, sea que el pago esté o no realizado. En otros términos, el ingreso está perfeccionado cuando el jefe de almacén recibe los elementos y firma la factura o recibo de ellos. A la llegada de los elementos al almacén, el Almacenista expedirá la orden de alta correspondiente; verificará ésta con la factura comercial y con la orden de compra o pedido, para comprobar si se expidió por iguales elementos, cantidades y valores y se abstendrá de firmarla cuando no coincida, salvo que se trate de cambio o modificación del nombre para 14

15 ceñirlo al que se haya acordado como genérico inventarios. en las cuentas e ALTAS POR SOBRANTES DE INVENTARIO Se considera que hay ingresos por sobrantes de inventario cuando, al practicarlo, se encuentre que el número de unidades o especies de determinado elemento es superior al que a esa fecha muestre la cuenta respectiva. Esta mayor cantidad se registrará en relación de sobrantes para analizarla y determinar la causa que la ocasionó. Si se establece el motivo se producirá la corrección, pero si no se encuentra, se solicitará al Alcalde la autorización para la expedición de la orden de alta con la observación de que se trata de un sobrante en el inventario, cuya causa no pudo establecerse. ALTAS POR APARICION DE ELEMENTOS QUE NO FIGURABAN EN LOS INVENTARIOS O EN LAS CUENTAS DE ALMACEN. Este caso es similar al anterior, con la diferencia de que la aparición de los elementos o su aumento de cantidad se observa en una época cualquiera del año, por confrontación entre las existencias físicas y las que figuren en los inventarios o en las respectivas cuentas. Tan pronto esto ocurra se averiguará la causa de la diferencia; si se encuentra se harán las correcciones del caso, pero de lo contrario, se solicitará autorización al Alcalde para la expedición de la orden de alta correspondiente con la observación de que se trata de aparición de elementos en el almacén. ALTAS POR COMPENSACION 15

16 Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de almacén hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes en el almacén, podrán hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza, o clase, que pueda ser causa de confusión. En este caso el almacenista expedirá la orden de alta por la cantidad sobrante compensada y la de baja por la compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta. Los elementos que no puedan ser compensados deberán darse de alta como sobrantes, y los faltantes, que no pudieren obtener compensación, se dejarán a cargo del responsable. ALTAS POR TRASLADOS RECIBIDOS Cuando lleguen al almacén elementos por traslados, se verificará que el alta respectiva contenga las características de denominación establecidas, número, marca, valor y demás detalles, que serán los mismos que incluya la orden de baja con la que el almacén envió los elementos, salvo los cambios de nombres para ceñirlos a los que se hayan acordado como genéricos. ALTAS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS Cuando el almacenista entregue elementos, materiales o materias primas para producción de elementos de cualquier naturaleza, exigirá que en las órdenes de baja se indiquen los nombres de los que con ellos se van a fabricar o producir y los dará de baja en sus cuentas, pero abrirá una cuenta transitoria de referencia para su control posterior. Terminado el proceso de transformación, recibirá los elementos producidos, en cuya orden de alta debe incluirse una relación de las cantidades de elementos y materiales 16

17 gastados. Con estos datos verificará que las cantidades estén de acuerdo con las que entregó y que los sobrantes se devuelvan al almacén. Hecha esta verificación y si está de acuerdo, firmará la orden de alta, descargando de la cuenta transitoria las cantidades que a dicha orden correspondan, quedando en esta forma cancelada esa cuenta. El valor del bien producido se hará con los valores de los materiales que sirvieron como materia prima más los demás gastos de producción. Cuando el almacén suministre elementos o materias primas en forma parcial, la suma de todas las cantidades de los gastados y la de los devueltos deber ser igual al total de los que suministró para esa producción. ALTAS POR RECONSTRUCCION DE EQUIPOS Cuando se produzcan altas por reconstrucción de equipos, el valor que se ponga al elemento será igual al que tenía antes de su arreglo, más el costo de los materiales o elementos. Abrirá una cuenta transitoria y procederá en lo demás como se indica en el numeral anterior. ALTAS POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O BIENES Cuando algún empleado necesite devolver al almacén elementos o bienes de cualquier naturaleza, hará por escrito la solicitud anotando el número de la baja con que los elementos fueron suministrados y las especificaciones que cada uno tenía en ella, o en el inventario mediante el cual los hubiere recibido. El ingreso al almacén se hará por medio de una orden de alta, previa la constatación de su estado, clase, calidad, marca, modelos y demás especificaciones que deben ser iguales a los que figuren en las salidas con 17

18 que se entregaron, o los que incluye el alta si provienen de elementos recibidos. Por inventario. Si hecha comprobación anterior se advierte que los elementos no concuerdan o que han sido sustituidos, no los recibirá y avisará de ello al Alcalde para que averigüe el motivo del cambio o sustitución y se deduzcan las responsabilidades consiguientes. Si encuentra correcta la devolución firmará la orden de alta respectiva y entregará copia de ella a quien la haya hecho. Esta copia constituye el único comprobante legal que tiene el responsable que hizo la devolución para demostrar la entrega y para descargar los elementos de sus inventarios. El almacenista no podrá expedir recibo de elementos devueltos en comprobantes distintos a la copia de alta con que ellos ingresaron al almacén. ALTAS POR LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACION. Cuando por adquisiciones o compras lleguen al almacén elementos o bienes que no vengan acompañados de su documentación o falte alguno de los comprobantes, el almacenista dará aviso escrito al Alcalde y en opinión de éste o de su representante, procederá a desempacarlos, elaborando una relación con la cantidad de cada elemento, marca, modelo, calidad, envase y demás detalles, a fin de que éste último efectúe un avalúo aproximado de cada uno, con base en los documentos disponibles, para darlos de alta provisionalmente. Tan pronto lleguen los documentos faltantes se hará la liquidación definitiva y las diferencias que resulten entre los valores calculados y los reales se legalizará por asiento contable, corrigiendo en las cuentas los valores que provisionalmente se hubieren asignado a cada elemento. Si alguno de ellos ya ha sido despachado, el almacenista dará aviso a los destinatarios para que hagan la corrección de su valor en las 18

19 cuentas o inventarios. Copia de los asientos y de las relaciones de modificación de valores se adjuntará a la orden de alta inicial como constancia de su modificación y de los nuevos precios correspondientes a los elementos en ella detallados. ALTA POR SUMINISTRO DE OTRAS ENTIDADES. Cuando una entidad aporte elementos por cualquier concepto, el almacenista los recibirá de acuerdo con la orden de alta que debe ser igual al recibo que de ellos haya firmado, salvo las modificaciones de nombres para ajustarlos a la clasificación genérica de inventarios. ALTA POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES: Cuando se dieren de baja elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes utilizables que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se hará una relación de éstas y se enviará por el almacenista al Alcalde para que se haga o autorice el avalúo de ellos y se produzca la orden de alta para su ingreso al almacén. ALTA POR DONACION U OBSEQUIO: Hay donación u obsequio cuando por liberalidad de una persona se transmite gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece a favor del Municipio que la acepta. Para recibir bienes de este título se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Ofrecimiento escrito del donante con detalle de los bienes y de las condiciones que exige sobre el uso y destino que debe dársele. 19

20 b) Copia de la respuesta de aceptación del firmada por el Alcalde. d) Acta de recibo de los bienes firmada por el donante, el Alcalde y el almacenista. e) Autorización del Alcalde para la elaboración de la orden de alta. En todo caso de donación, además de los requisitos citados, se cumplirá las normas legales establecidas en el Código Civil para esta clase de actos. De los bienes donados se elaborará relación detallada para su registro en los inventarios. ALTA DE BIENES POR REPOSICION: Hay reposición cuando se reemplaza o entrega lo que hace falta. Para recibir bienes por reposición, cuando el responsable los entrega en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y el detalle de ellos. b) Aceptación de que se haga la reposición expedida por el Alcalde Municipal. c) Constitución de la comisión que debe estudiar los bienes ofrecidos en la cual deben estar el Alcalde Municipal o un delegado y el almacenista, 20

21 con el fin de dar concepto sobre si los bienes ofrecidos son iguales a los faltantes. d) Acta de recibo firmada por las personas que integren la comisión y el responsable que los repone. e) Si los bienes se habían dado de baja, se expedirá la orden de alta correspondiente respaldada en el acta respectiva. 7. EGRESOS DE ALMACEN (BAJAS) BAJAS POR ENTREGA O SUMINISTRO DE BIENES Una orden de baja tiene que estar soportada en un pedido que haya hecho cualquier dependencia del Municipio. Tan pronto se entregue la totalidad de los elementos que figuren en ella, se hará firmar todos los ejemplares por el destinatario responsable, con anotación del número de su cédula y entregará la copia correspondiente. Si los elementos que se despachan son devolutivos, deberán anexarse al inventario de cada dependencia. BAJAS POR ENTREGA PARA PRODUCCION O RECONSTRUCCION DE ELEMENTOS O EQUIPOS Cuando el almacenista entregue elementos, materiales o materias primas para la producción o reconstrucción de elementos o equipos, exigirá que en la orden de baja se indique el nombre de los que se van a producir o reconstruir y se procederá a elaborar la documentación correspondiente. BAJAS POR TRASLADO DE ELEMENTOS 21

22 Cuando el almacenista reciba una solicitud de salida por traslado de elementos, procederá a egresarlos creando una cuenta transitoria. Si la salida de los elementos es transitoria, velará porque la devolución de ellos se haga en el tiempo establecido, que se devuelvan los mismos elementos que suministró inicialmente y que las condiciones de ellos sean iguales a cuando se egresaron transitoriamente. Si advierte diferencias o sustitución de ellos, lo hará constar en el recibo que expida y lo pondrá en conocimiento del Jefe (Alcalde) para que se inicien las averiguaciones del caso. Si la devolución es correcta, expedirá la orden de alta respectiva y con ella efectuará el ingreso al almacén en la cuenta general y cancelará la cuenta transitoria. BAJAS POR HURTO O ROBO. Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios del almacén los elementos cuya pérdida haya sido causada sin culpa o dolo del responsable. Para dar de baja elementos en estas circunstancias se debe seguir el siguiente procedimiento: - Constancia del aviso escrito de la pérdida. - Acta de inspección en la cual conste la fecha en el que el hecho tuvo lugar, del día en que se practicó la inspección, lista de los bienes cuya pérdida se establezca de acuerdo con el inventario y el valor de ellos. Las actas deben levantarse inmediatamente suceda o se descubra el hecho y será la base de comprobación para la solicitud de exoneración del responsable. En el levantamiento del acta para estos eventos deben 22

23 participar: El Alcalde o un delegado, el Almacenista y el jefe de la oficina de Control Interno o un delegado. Si el responsable de la pérdida fuere uno de los jefes que deba intervenir en el acta, figurará en ella como responsable y no como funcionario del cargo que desempeña. Cuando alguno de los funcionarios que deban hacer parte en esta diligencia no esté en ella y sea imposible una delegación por su parte, se prescindirá de él dejando la respectiva constancia en el acta, con el fin de no demorar la diligencia. El acta debe ir firmada por todos los que en la diligencia intervinieron y por el responsable de los elementos perdidos. - Constancia de la denuncia puesta personalmente por el responsable de los bienes ante autoridad competente. - Los documentos que puedan probar las gestiones adelantadas por el responsable para lograr la recuperación de los bienes perdidos. Comprobada la pérdida sin culpa o dolo del responsable se expedirá la orden de baja respectiva. Si los hechos han originado un proceso de responsabilidad fiscal por parte de la Contraloría, la baja de bienes no podrá producirse hasta tanto haya sido fallado el proceso sin culpa para el responsable. No se aceptarán bajas de bienes por hurto o robo cuando el responsable formule el denuncio después de treinta (30) días de sucedido o conocido el hecho, como tampoco cuando pida su legalización después de noventa (90) días, sin comprobar previamente los motivos que justificaron esta demora. Si ellos no se comprueban continuarán a cargo del responsable. 23

24 Si como consecuencia de la investigación, o posteriormente apareciere bienes que se hubieren dado de baja por considerarlos perdidos, se producirán altas respectivas con los correspondientes ingresos al almacén y en los inventarios del responsable, con las mismas especificaciones y valores que antes tenían, salvo que hayan sufrido depreciación; en cuyo caso se seguirá el procedimiento señalado para el efecto. BAJAS POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR. Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los elementos cuya pérdida o destrucción hubiera ocurrido por caso fortuito o fuerza mayor, sin culpa o dolo del responsable. Para la baja de elementos por estas circunstancias, se seguirá el siguiente procedimiento: - Constancia de aviso escrito dada por el responsable de los bienes. - Acta de inspección levantada en el lugar del siniestro en igual forma que la establecida para el caso de hurto o pérdida. - Declaraciones juradas ante autoridad competente de dos testigos hábiles a quienes consten los hechos y la consiguiente pérdida o depreciación de los bienes; o cualquier otro medio probatorio eficaz que demuestre su falta de responsabilidad en los hechos. - Los documentos probatorios de las gestiones hechas por el responsable para obtener el salvamento de los bienes. Si la Contraloría ha iniciado un proceso de responsabilidad fiscal por los hechos que originaron la pérdida de los elementos, éstos no podrán darse de baja hasta tanto se produzca el fallo definitivo sin responsabilidad fiscal y 24

25 se hará en los mismos términos y condiciones establecidos en el numeral anterior: - No se aceptará baja o depreciación de bienes por caso fortuito o fuerza mayor cuando el responsable pida su legalización después de noventa (90) días de sucedido o conocido el hecho, sin comprobar previamente los motivos que justifiquen esta demora, y si ellos no se comprueban continuarán a cargo del responsable. - Cuando se presuma que hubo acción criminal, o que valiéndose del suceso, desaparecieron o se ocultaron bienes, el responsable de éstos formulará el denuncio ante autoridad competente y enviará al Almacén indicación de la fecha y de la persona que lo presentó, debiendo allegar posteriormente certificando del estado de la investigación penal expedido por la autoridad que la adelanta. - Respecto a la aparición de bienes que se hubieren dado de baja bajo éstas circunstancias se procederá igual que en el numeral anterior. BAJAS POR PERDIDA DE BIENES EN PODER DEL PERSONAL. Se produce cuando a un funcionario se le extravíen los elementos que le han sido entregados para el desarrollo de sus funciones. Para la baja de estos elementos se procederá así: - Se hará una relación pormenorizada de los bienes con las características, cantidades y valores que figuren en el inventario. - Cotización comercial de los bienes o avalúo por parte del Almacenista. 25

26 - Orden de descuento dada al pagador para que se le efectúe el cobro al responsable. - Constancia del descuento y recibo de consignación en la cuenta correspondiente. - Efectuando el pago por el responsable se podrá dar de baja los mismos y descargar de su inventario. - Si el responsable a quien se le efectuó el descuento llegare a comprobar que no tuvo responsabilidad en la pérdida, tendrá derecho a que inmediatamente se le devuelva el valor total que haya pagado o que se le haya descontado, mediante resolución. BAJAS POR MERMA, ROTURAS O DESUSO. Es el promedio mediante el cual se descargan de los inventarios los elementos que presentes merma, rotura, desuso o vencimiento por causas no imputables a culpa o dolo del responsable. PROCEDIMIENTO: - Acta en la que incluya relación pormenorizada de los bienes con constancia de que han sufrido mermas o daños y las causas que los produjeron. - Destrucción física de los elementos cuando sea del caso con la intervención de un representante de control interno, de lo cual se dejará constancia. 26

27 - Expedición de la orden de baja de los inventarios del responsable. - Si se trata de mermas, la baja se expedirá únicamente por la cantidad faltante. BAJA DE BIENES INSERVIBLES. Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los bienes que por vencimiento del tiempo calculado para su servicio, duración o trajín y debido al desgaste por el uso, fragilidad o causas semejantes que justifiquen su baja. PROCEDIMIENTO: - Los bienes muebles se podrán vender por el sistema de la subasta pública o sistema de martillo. - Para los que no se puedan vender, se hará la destrucción física, de la cual se levantaría un acta por los que intervienen. - Relación detallada de los elementos vendidos o destruidos, con todas sus características, cantidades y valores que figuren en los inventarios. - Expedición de la orden de baja. BAJAS POR DESMANTELAMIENTO DE MAQUINAS, EQUIPOS, APARATOS. Para dar de baja máquinas, equipos, aparatos, etc. por desmantelamiento, cuando su estado, posible pérdida total o parcial, costo de sostenimiento o 27

28 vigilancia, inutilidad o grave daño, que hagan aconsejable esta medida para aprovechar las partes utilizables, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: - Solicitud escrita del Almacenista al Alcalde con enumeración de cada uno de los que se van a desmantelar, clase, marca, número, capacidad, detalles y valores de inventario que permitan su exacta y completa identificación, anotando su procedencia, tiempo aproximado de servicio y motivos que justifican el desmantelamiento. - Nombramiento por parte del Alcalde de la comisión que verificará el desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas o partes utilizables. En dicha comisión estará un representante por control interno. - Diligencia del desmantelamiento y elaboración del acta respectiva firmada por los integrantes de la comisión. En el acta se dejará constancia de todos y cada uno de los bienes a desmantelar con todas las características, así como las partes, piezas, repuestos que resultaren, separándolos en inutilizables y utilizables, con los respectivos avalúos. Posteriormente se procederá a la expedición de la orden de baja de los bienes que se desmantelan lo mismo que de la orden de alta de los bienes, piezas, partes o repuestos utilizables, a los cuales se les dará ingreso con los avalúos que para ellos haya fijado la comisión. BAJAS POR VENTA EN PÚBLICA SUBASTA. - Ventas por pública subasta es el procedimiento general establecido para vender bienes oficiales y requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: 28

29 - Autorización otorgada al Alcalde por el Concejo Municipal, cuando la Ley así lo determine. - Certificación del almacenista de que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia del Municipio, de que no hay solicitud de compra de los mismos, o de que se encuentran contabilizados como bienes inservibles. - Relación pormenorizada de los bienes con indicación de cantidad, clase, estado, especificaciones y valores con que figuren en los inventarios. - Avalúo de los bienes de acuerdo a los procedimientos establecidos en las normas legales vigentes. - Se dará información al público por los medios oficialmente establecidos para la convocatoria pública, en los cuales se indicará la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo; calidad y avalúo de los bienes, los datos necesarios para su identificación y lugar donde podrían inspeccionarse si son inmuebles y forma de las ofertas. - Entre la fecha de la última publicación y la subasta mediará un término mínimo de cinco (5) días si se trata de bienes muebles y de quince (15) días si se trata de bienes inmuebles. - Para hacer postura se requiere haber consignado en la tesorería del Municipio el veinte por ciento (20%) del valor del avalúo. - Las ofertas podrán ser verbales o escritas, circunstancia que deberá informarse en el aviso. En el primer caso, la subasta pública durará por lo menos tres (3) horas; en el segundo, las ofertas se recibirán hasta la hora señalada como límite de su presentación y se depositarán en una urna dispuesta para el efecto, previamente señalada, en presencia del control 29

30 interno. Ninguna subasta podrá hacerse por sistema mixto, esto es, verbal y escrita y será válida así haya un solo postor. - La subasta deberá ser presenciada por un representante del control interno, quien también firmará el acta correspondiente. - La adjudicación debe hacerse públicamente tan pronto como se haya terminado la subasta, al mejor postor, sobre la base del avalúo. Si la subasta fuere con ofertas escritas o verbales, en caso de empate se adjudicará al postor que primero haya hecho la consignación del veinte por ciento (20%), lo que se determina con la numeración y fecha de los recibos de caja correspondientes. - Una vez realizada la subasta pública se procederá de la siguiente manera: - Aprobada la adjudicación se devolverá a los postores no favorecidos los depósitos que hayan consignado. El depósito del adjudicatario se abonará al precio de la venta. - Nadie podrá hacer postura por un tercero si no presenta poder. - El adjudicatario dispondrá del término de cinco (5) días calendario para completar el pago, so pena de perder en favor del Municipio la suma consignada para hacer postura. - Garantías en caso de ventas a plazo: Cuando por la enajenación de bienes del Municipio se concediere plazo para el pago, el alcalde determinará y calificará previamente la garantía que debe presentar el adjudicatario para asegurarlo. En caso de bienes inmuebles la garantía será hipotecaria. 30

31 - Ausencia de postor: Cuando una subasta pública se deba declarar desierta porque no se presentó postor alguno, se procederá a una segunda, previo reavalúo y si se declarará desierta también la segunda, se procede a la venta con una rebaja no menor del treinta por ciento (30%) del último avalúo. - Suspensión de la subasta: Una subasta se puede suspender en cualquier momento si hay acuerdo entre los compradores para hacer más o menos la misma oferta, para no sobrepasar la anterior o para perjudicar la subasta en cualquier forma, lo mismo que cuando no concurra sino un solo comprador. 8. INVENTARIOS INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Elaborar el inventario es registrar en forma ordenada y detallada los elementos que tiene el Municipio con anotación de las especificaciones de identidad, clase y uso, cantidad, valor, estado de conservación o funcionamiento, clasificándolos de acuerdo con la naturaleza, uso o destino. El inventario debe elaborarse cuidadosamente para que los posteriores que se produzcan sólo requieran de actualización mediante la verificación física de las existencias, su confrontación con el inventario inmediatamente anterior y observación del estado de los elementos, constatando que los nuevos ingresos y egresos se han registrado correctamente. Es conveniente acogerse al sistema de presentación del inventario establecido por el, el cual es tomado del Índice Universal de Inventarios, aunque eventualmente se puede utilizar otra clasificación, la cual será determinada previamente por El Alcalde. 31

32 La presentación actualizada e inmediata de los datos concernientes a las existencias mínimas, costos y movimientos de entradas y salidas de almacén, evitan errores o riesgos como pérdidas, inmovilización, deterioro, mermas y desperdicio de elementos. PROCEDIMIENTO: Con base en los datos existentes se van registrando en el formulario inventario físico de los elementos por grupos y agrupaciones que indican claramente la clase que debe incluirse en cada uno de ellos. Los grupos y agrupaciones dados en el Indice Universal de Inventarios (Resolución Orgánica No. 04/60 de la Contraloría General de la República y Decreto No de 1995 del ) son los siguientes: GRUPO 1 ELEMENTOS DE CONSUMO Agrupación 1 01 Aceites, grasas y lubricantes. Agrupación 1 02 Combustibles. Agrupación 1 03 Drogas, elementos odontológicos, de laboratorio y sanidad. Agrupación 1 04 Elementos para construcción, instalación, campa, industria, taller y Labores. Agrupación 1 05 Explosivos. Agrupación 1 06 Forrajes y alimentos para animales. Agrupación 1 07 Insecticidas, fungicidas, herbibicidas, roedenticidas y Bactericidas. Agrupación 1 08 Materiales o materias primas para construcción, instalación, campo industria, taller y labores. Agrupación 1 09 Semillas y abonos. Agrupación 1 10 Útiles de escritorio, oficinas, dibujo, papelería. Agrupación 1 11 Víveres, rancho, licores. Agrupación 1 12 Repuestos para máquinas y equipos. 32

33 Agrupación 1 13 Utensilios de uso de uso doméstico o personal. Agrupación 1 14 Vestuario, ropa y equipos para dotación. Agrupación 1 15 Materia prima para inseminación artificial. Agrupación 1 16 Otros elementos de consumo GRUPO 2 ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Agrupación 2 01 Armas, accesorios y repuestos. Agrupación 2 02 Discotecas y musitecas. Agrupación 2 03 Elementos de culto. Agrupación 2 04 Elementos de museo. Agrupación 2 05 Elementos y equipos para arneses, arreo y ataje y sus Accesorios. Agrupación 2 06 Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa y sus Accesorios. Agrupación 2 07 Equipos y máquinas para comunicación, detección, radio, televisión, señales, sonido, radar, fotografía y protección y sus accesorios. Agrupación 2 08 Equipos y máquinas para construcción, instalación, campan, industria, taller, labores y sus accesorios. Agrupación 2 09 Equipo y máquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus Accesorios. Agrupación 2 10 Equipos y máquinas para laboratorios, profesionales, Científicas, enseñanza y sus accesorios. Agrupación 2 11 Equipos y máquinas para medicina, odontología, veterinaria, rayos X, sanidad y sus accesorios. Agrupación 2 12 Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios. Agrupación 2 13 Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios. Agrupación 2 14 Herramientas y sus accesorios. Agrupación 2 15 Instrumentos musicales y sus accesorios. Agrupación 2 16 Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, hemerotecas y revistas. Agrupación 2 17 Llantas y neumáticos. Agrupación 2 18 Mobiliario y enseres. 33

34 Agrupación 2 19 Semovientes. Agrupación 2 20 Vestuario, ropa y equipo. Agrupación 2 21 Material rodante, máquinas y equipos y sus accesorios. Agrupación 2 22 Material fijo, máquinas, equipos y sus accesorios. Agrupación 2 23 Materiales y equipos de vías, redes, instalaciones, cables, Puertas y accesorios. Agrupación 2 24 Equipos y máquinas de procesamiento de datos Agrupación 2 25 Sistema de programación o soporte lógico de los equipos de Procesamiento de datos (Software). Agrupación 2 26 Otros elementos. GRUPO 3 INMUEBLES Agrupación 3 01 Acueductos, estructuras y construcciones. Agrupación 3 02 Aeródromos y pistas de aterrizaje. Agrupación 3 03 Alcantarillados, construcciones y estructuras. Agrupación 3 04 Centrales eléctricas, construcciones y estructuras. Agrupación 3 05 Carreteras, vías y zonas. Agrupación 3 06 Edificios y otras construcciones. Agrupación 3 07 Minas, salinas, yacimientos y bancos. Agrupación 3 08 Obras portuarias. Agrupación 3 09 Plantas, construcciones y estructuras. Agrupación 3 10 Terrenos. Agrupación 3 11 Terrenos con edificios o construcciones. Agrupación 3 12 Otros inmuebles. - El inventario debe contener únicamente los bienes clasificados como elementos devolutivos y los bienes inmuebles. - Cuando por la naturaleza, uso, destino o aplicación que se dé a los elementos devolutivos estos se convierten en de consumo o viceversa, o cuando los clasificados como inmuebles se conviertan en elementos devolutivos o de consumo, o viceversa, se producirá su traslado a la agrupación que les corresponda, y su contabilización y movimiento en los 34

35 inventarios y cuentas se hará por medio de orden de alta y de baja de almacén con base en los comprobantes respectivos. INVENTARIOS FISICOS El inventario físico material lo constituyen las existencias verificadas, contemplando los factores descritos de los artículos, cantidad y valuación. INVENTARIOS PERIODICOS Y/O PARCIALES Los inventarios periódicos y/o parciales sirven para constatar las cantidades reales indicadas en los inventarios totales. Estas dos modalidades de inventarios totales y parciales son complementarias y éstos suelen suceder a los inventarios totales, a la vez que facilitan información decisiva para el Municipio cuando necesite elementos o bienes. - En los inventarios periódicos se toma como referencia el tiempo y se hacen trimestrales, semestrales, anuales o por fracción de tiempo. - Los inventarios parciales son aquellos que se realizan por dependencia, unidad de trabajo, etc., y que obedecen a cambios o responsables, estimación de cantidad de pedido, o a mecanismos de control. PROCEDIMIENTO PARA LEVANTAR INVENTARIOS FISICOS El levantamiento de un inventario total requiere de un esfuerzo grande por parte del personal que los realiza, por la limitación del tiempo. Para facilitar la elaboración de un inventario total es conveniente hacer una programación integral que incluya los siguientes tópicos: 35

36 - Fechas para su realización: Con el fin de no causar traumas al Municipio, se debe programar una fecha en la cual no haya mucho movimiento en el almacén; y en la medida de lo posible antes de las fechas de reabastecimiento, buscando la existencia de poca cantidad de elementos. - Desarrollo del programa e instrucciones: Es necesario elaborar un programa y proporcionar al personal los elementos necesarios para su labor. Deben determinarse horarios y asignar labores precisas a cada persona de manera que eviten confusiones y malos entendidos. - Escogencia y preparación del personal. Es indispensable seleccionar un buen equipo de colaboradores, conocedor de los elementos que van a ser verificados y familiarizados con su manejo. - Preparación del almacén para el conteo. Es necesario desalojar los elementos que van a ser devueltos o que estén listos para su despacho, antes de la fecha de iniciación de los inventarios para que no se presenten interferencias y/o recepción o suministro de elementos. - Organización física del almacén. Se debe separar los elementos que estén clasificados como obsoletos y de baja con el fin de facilitar la tarea a las personas que realizarán el inventario. Posiblemente será necesario identificar ciertos materiales, reclasificarlos y localizar en un mismo sitio aquellos iguales. - Definir políticas de conteo. Como es muy posible que se encuentren diferencias entre la cantidad física y el saldo en el kárdex, es necesario definir en qué circunstancia se deben desarrollar los conteos y cruces entre sobrantes y faltantes. 36