NORMAS PARA LA PROVISIÓN Y CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES EN LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO

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3 NORMAS PARA LA PROVISIÓN Y CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES EN LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO DIRECTIVA Nº SBH-OGPL Aprobado con R.P.D. N SBH OFICINA GENERAL DE PLANEAMIENTO RACIONALIZACIÓN HUANCAYO 2017

4 NORMAS PARA LA PROVISIÓN Y CASTIGO DE CUENTAS INCOBRABLES EN LA SOCIEDAD DE BENEFICENCIA DE HUANCAYO DIRECTIVA Nº SBH-OPGPL I. OBJETIVO La Presente Directiva tiene como objetivo normar la provisión y castigo de las cuentas incobrables de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo. II. FINALIDAD Contar con los lineamientos a considerar para efectos de determinar la provisión y castigo de las cuentas incobrables. III. ALCANCE La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para las Áreas donde se maneja la Cartera de Cobranzas como son la Gerencia de Negocios (Sub Gerencia de Farmacia y Centro Médico, Sub Gerencia de Cementerio y Servicios Funerarios, y Casa de Préstamos), y Oficina General de Administración (Alquileres y otros). IV. BASE LEGAL Ley N Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. Instructivo N 3 Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables, aprobada por Resolución de Contaduría N EF/ Decreto Supremo N EF, Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta. Resolución Directoral N EF-51.01, Modifica Instructivo N 3 Provisión y Castigo de las Cuentas Incobrables, aprobada por Resolución de Contaduría N EF/ V. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 5.1. PROVISION DE LAS CUENTAS DE COBRANZAS DE DUDOSA Método y Porcentaje La Gerencia de Negocios (Sub Gerencia de Farmacia y Centro Médico, Sub Gerencia de Cementerio y Servicios Funerarios, y Casa de Préstamos), y Oficina General de Administración (Alquileres y otros), comunicarán mediante un informe mensual a la Oficina de Contabilidad, respecto a las cuentas por cobrar que vencida la fecha de pago no se hayan hecho efectivas durante este período, para su reclasificación como cuentas de cobranza dudosa en las divisionarias , y 1209 según sea el caso. El porcentaje que se debe aplicar para el cálculo de la provisión de cobranza dudosa, será calculado por la entidad en base al estudio de morosidad de las cuentas por cobrar que implica verificar la 2

5 antigüedad del vencimiento de dichas cuentas conforme al siguiente detalle: Escala % Por vencer 0 Vencimiento hasta un año 50 Vencimiento más de un año Tratamiento Contable La Oficina de Contabilidad reclasificará las cuentas incobrables como cuentas de cobranza dudosa en las siguientes cuentas divisionarias, según sea el caso, de conformidad con lo establecido en el inciso c) del numeral 5.1. del Instructivo 3 Provisión y Castigo de Cuentas Incobrables Cuentas por Cobrar de Dudosa Recuperación Cuentas por Cobrar Diversas de Dudosa Recuperación 1209 Estimación de Cuentas de Cobranza Dudosa El registro anual de la provisión para cuentas de cobranza dudosa, se efectuará con cargo a la cuenta que refleja las Provisiones de Ejercicio DETERMINACIÓN DEL CASTIGO DE LAS CUENTAS INCOBRABLES DETERMINACIÓN DEL CASTIGO DIRECTO Factores Concurrentes Que se haya efectuado la respectiva provisión para cuentas de Cobranza Dudosa. Que se haya ejecutado la acción administrativa hasta el estado de establecer la incobrabilidad. Que la deuda haya permanecido impaga por un tiempo no menor de un año, contado a partir de su exigibilidad. Que el monto exigible por cada deudor no supere dos (2) Unidades Impositivas Tributaria, vigente al momento de determinarse el castigo, incluido intereses. Procedimiento Administrativo Habiéndose efectuado el registro contable de la provisión para cuentas de cobranza dudosa, la Oficina de Contabilidad solicitará al responsable de cobranzas, inicie el trámite de castigo directo, de ser el caso. La Gerencia de Negocios (Sub Gerencia de Farmacia y Centro Médico, Sub Gerencia de Cementerio y Servicios Funerarios, y Casa de Préstamos), y Oficina General de Administración (Alquileres y otros), organizarán la documentación pertinente y emitirán el informe 3

6 sobre el estado situacional de las cuentas por cobrar, el que será visado por el Sub Director de Contabilidad y el Director de Administración; para luego solicitar opinión a la Oficina General de Asesoría Jurídica; y a propuesta de la Gerencia General ser aprobado por el Directorio, vía Resolución de Presidencia de Directorio que autoriza el castigo y respalde el registro contable. El castigo directo es un tratamiento contable que no significa extinción de la deuda, por lo que las cuentas continuarán con el procedimiento de cobranza que corresponde, mientras no se extingan. Tratamiento Contable La Oficina de Contabilidad recibirá una copia de la Resolución de la documentación de cobranza que sustentará el registro contable del castigo directo, el mismo que efectuará con cargo a la cuenta 1209 Estimación de Cuentas de Cobranza Dudosa y abono a las cuentas del activo Cuentas por Cobrar de Dudosa Recuperación, y Cuentas por Cobrar Diversas de Dudosa Recuperación, de manera que el adeudo quede saldado. Los documentos fuente que sustente estos registros se mantendrán debidamente archivados para efecto de auditorías que realicen la Oficina de Control Institucional ó la Contraloría General de la República, en su caso. Las cuentas de cobranza dudosa castigadas directamente y cuyo derecho al cobro no se ha extinguido, se controlará a través de las cuentas de orden Documentos y Valores en Cobranza Entregados y Control de Documentos y Valores en Cobranza entregados DETERMINACIÓN DEL CASTIGO INDIRECTO Factores Concurrentes Que se haya efectuado la respectiva provisión para cuentas de Cobranza Dudosa. Que la deuda haya permanecido impaga por un tiempo no menor a un año, contado a partir de su exigibilidad. Que se haya efectuado la (s) acción (es) judicial (es), ó la que corresponde, según Ley, hasta establecer la incobrabilidad; y Que el monto exigible por cada deudor supere dos (2) Unidades Impositivas Tributarias, vigente al momento de determinarse el castigo, incluido intereses. 4

7 Procedimiento Administrativo Efectuado el registro contable de la provisión, el Sub Director de Contabilidad informará por escrito de este hecho al Director de Administración. La Gerencia de Negocios (Sub Gerencia de Farmacia y Centro Médico, Sub Gerencia de Cementerio y Servicios Funerarios, y Casa de Préstamos), y Oficina General de Administración (Alquileres y otros), después de haber agotado las gestiones administrativas sin haber logrado hacer efectivo el cobro, el que no excederá del plazo de seis (6) meses a partir de su exigibilidad, remite lo actuado a la Oficina General de Administración, quien a su vez remite a la Oficina General de Asesoría Jurídica, a fin de que inicie la demanda judicial correspondiente. La Oficina General de Asesoría Jurídica desarrollará las acciones que permitan a la Gerencia General solicitar la información pertinente de las causas judiciales iniciadas, así como0 el resultado de la gestión legal. La Gerencia de Negocios (Sub Gerencia de Farmacia y Centro Médico, Sub Gerencia de Cementerio y Servicios Funerarios, y Casa de Préstamos), y Oficina General de Administración (Alquileres y otros), organizarán la documentación original de cobranza, que será visada por el Sub Director de Contabilidad, y el Director de Administración; para luego solicitar opinión legal a la Oficina General de Asesoría Jurídica; y a propuesta de la Gerencia General ser aprobado por el Directorio, vía Resolución de Presidencia de Directorio que autoriza el castigo y respalde el registro contable. Tratamiento Contable Para la contabilización del castigo indirecto se utilizará el mismo procedimiento normado para el castigo directo, en lo que corresponda. Criterios para la Determinación del Castigo Indirecto La Resolución que sustenta los castigos indirectos considerará según sea el caso, los criterios siguientes: Criterios de Insolvencia Sustentada Se considera como prueba de incobrabilidad el informe de la Oficina General de Asesoría Jurídica respecto al procedimiento judicial concluido. Criterios de Extinción de Deuda Se considera prueba de incobrabilidad, los diversos medios de extinción de las obligaciones señaladas en el Código Civil. 5

8 VI. MECANISMOS DE CONTROL 6.1. La Gerencia de Negocios, la Oficina General de Administración, y la Oficina de Contabilidad de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo serán las encargadas del control previo y concurrente para el estricto cumplimiento de la presente Directiva El incumplimiento de la presente Directiva generará responsabilidad administrativa y judicial por parte de la Gerencia de Negocios, y la Oficina General de Administración de la Sociedad de Beneficencia de Huancayo. VII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS 7.1. Para efecto del castigo, el control administrativo se hará por cada deudor La presente Directiva comprende las deudas de origen comercial ó administrativo de la Gerencia de Negocios, y de la Oficina General de Administración Independientemente al cumplimiento de los factores concurrentes, no se considerará efectuado el castigo para cuentas incobrables, si no existe documentación sustentatoria del derecho al cobro Los funcionarios responsables del cumplimiento de la presente Directiva, para cada acto del procedimiento administrativo indicado, comunicarán y remitirán los expedientes ó actuados dentro de los quince (15) días útiles de haberlo recibido, a los niveles respectivos Los funcionarios y servidores, que por acción u omisión infrinjan los plazos dispuestos en la presente Directiva, serán sancionados de acuerdo a las normas disciplinarias. VIII. DISPOSICIONES FINALES 8.1. Déjese sin efecto las disposiciones internas que se opongan a lo dispuesto por la presente Directiva La presente Directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación, mediante Resolución de Presidencia de Directorio. 6