Vincular a través de contrato de trabajo a las personas que van a desempeñar los diferentes cargos en la empresa.

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Francisca Contreras Redondo
hace 6 años
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1 PÁGINA 1 DE 5 1. OBJETIVO Vincular a través de contrato de trabajo a las personas que van a desempeñar los diferentes cargos en la empresa. 2. DIRIGIDO A Todas las personas que se vinculen a la Federación. 3. RESPONSABLES El Jefe de Personal, la Secretaria General y el Gerente General. 4. AUTORIZACIÓN PARA MODIFICACIÓN Las modificaciones las debe realizar el Jefe de Personal con autorización de la Secretaría General. 5. DEFINICIONES 5.1 CONTRATACION: Es el proceso mediante el cual se vincula el personal que va a trabajar con la Federación bajo un contrato de trabajo a término indefinido, fijo, aprendizaje o de prestación de servicios. 5.2 SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL: Es un sistema integral que garantiza los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana mediante la protección de las contingencias que la afectan. El sistema comprende las obligaciones del Estado y la sociedad, las instituciones y los recursos destinados a garantizar la cobertura de las prestaciones de carácter económico, de salud y servicios complementarios materia de esta Ley. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Firma Nombre Claudia Gómez Héctor Manuel Suárez Rosa Lucía Rojas A. Cargo Técnico Auxiliar Jefe Dpto. de Personal Secretaria General Fecha Junio de 2009 Junio de 2009 Junio de 2009

2 PÁGINA 2 DE ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD (EPS): Son las entidades responsables de la afiliación y el registro de los afiliados y del recaudo de sus cotizaciones por delegación del Fondo de Solidaridad y Garantía. Su función es organizar y garantizar la prestación del Plan de Salud Obligatorio a los afiliados. 5.4 SISTEMA GENERAL DE PENSIONES: Tiene como objeto garantizar a la población el amparo contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte mediante el reconocimiento de las pensiones y prestaciones determinadas por Ley. 5.5 REGIMEN DE PRIMA MEDIA CON PRESTACION DEFINIDA: Es aquel mediante el cual sus afiliados o beneficiarios obtienen una pensión de vejez, de invalidez o de sobrevivientes o una indemnización de acuerdo a lo previsto por la ley. Este régimen es manejado por el Instituto de Seguros Sociales o las Cajas de Previsión Social del Estado. 5.6 REGIMEN DE AHORRO INDIVIDUAL CON SOLIDARIDAD: Es aquel mediante el cual se administra los recursos privados o públicos destinados a pagar las pensiones y prestaciones que deba reconocerse a sus afiliados. Este régimen es administrado por los Fondos de Pensiones. 5.7 ADMINISTRADORAS DE RIESGOS PROFESIONALES (ARP): Son entidades aseguradoras encargadas de cubrir los riesgos profesionales de los trabajadores por medio de la afiliación que debe hacer el empleador. 5.8 FONDO DE CESANTIAS: Son entidades que administran las cesantías que por Ley deben consignar las empresas anualmente por cada uno de sus empleados. 6. DEFINICIONES ACLARATORIAS 6.1. PRECAUCIONES - Se debe autorizar cualquier vinculación laboral a través de la Gerencia General y/o Secretaría General. - Se debe hacer contrato de trabajo a toda persona que ingrese a trabajar con la Federación. - Se debe regir la contratación por toda la normatividad legal vigente en esta materia y por lo establecido por la empresa. - Se debe afiliar al sistema de Seguridad Social (EPS, Fondo de Pensiones, ARP) y a la Caja de Compensación Familiar y Fondo de Cesantías a toda persona que se vincule a la Federación. - Se debe realizar examen medico de ingreso y de retiro a toda persona que se vincule a la Federación.

3 PÁGINA 3 DE FRECUENCIA Cada vez que un trabajador ingrese a la Federación. 6.3 ANEXOS FR-0022-DP-PR-0062: Contrato Término Fijo FR-0023DP-PR-0062: Contrato Término Indefinido FR-0024-DP-PR-0062: Contrato Salario Integral FR-0029-DP-PR-0062: Entrega Carnet Empresa FR-0031-DP-PR-0062: Actualización de Hoja de Vida FR-0032-DP-PR-0062: Documentos Requeridos para la Hoja de Vida FR-0045-DP-PR-0062: Apertura de Cuenta de Nómina AX-0042-DP-PR-0062: Diagrama de Flujo de Contratación con Fedearroz Autorización Descuento por Seguro de Vida Autorización Descuento por Afiliación a Plan Complementario de Salud o Medicina Prepagada Autorización Consignación Cesantías Autorización Descuento por Reposición de Tarjeta de Proximidad Autorización Consignación de Salario. 7. PROCEDIMIENTO 7.1 Solicitar autorización para la vinculación de un funcionario de Fedearroz Fondo Nacional del Arroz con la debida sustentación por parte de Subgerentes, Directores de División, Jefes de Departamento, Directores Ejecutivos y Jefes de Planta. 7.2 Autorizar vinculación y ordenar los trámites para su vinculación por parte de Gerencia General y/o Secretaría General. Solicitar la Disponibilidad presupuestal.

4 PÁGINA 4 DE Elaborar por parte de la Secretaria del Departamento de Personal la carta de vinculación y el Contrato de Trabajo, utilizando el formato que corresponda FR-0022-SD-PR-0004: Contrato Término Fijo, FR-0023-SD-PR-0004: Contrato Término Indefinido, FR-0024-SD-PR-0004: Contrato Salario Integral, Cláusulas Adicionales si son necesarias, Órdenes de Exámenes Médicos, FR-0045 SD-PR-0004: Apertura de Cuenta, Autorización Descuento por Seguro de Vida, FR-0029-SD-PR-0004: Entrega Carnet Empresa y Autorización Consignación de Salario. Tramitar afiliación a caja de compensación, Seguridad Social (EPS, Fondo Pensiones y ARP), Fondo de Cesantías, por parte de Dpto. de Personal. 7.4 Entregar por parte de la Secretaria del Departamento de Personal la tarjeta de control de acceso a la Federación y solicitar la autorización de descuento de las tarjetas de ingreso utilizando el documento. 7.5 Afiliar por parte de la Secretaria del Departamento de Selección y Desarrollo a Plan Complementario o Medicina Prepagada si el funcionario desea. 7.6 Sugerir afiliación al Fondo de Empleados. 7.7 Firmar contrato de trabajo por parte de Funcionario. 7.8 Entregar orden para exámenes médicos de ingreso por parte de la Secretaria Departamento de Personal en Oficina Principal y en las Seccionales o Plantas por la Secretaria respectiva. 7.9 Entregar carta de apertura cuenta nómina Firmar el formato Autorización Consignación Cesantías por parte del funcionario Firmar el documento: Autorización descuento por seguro de vida por parte del funcionario Firmar formularios afiliaciones EPS, Fondo Pensiones y Fondo Cesantías por parte del funcionario Recibir carnet de la empresa por parte del funcionario. Para casos especiales autorizados por la Secretaria General Firmar el formato Autorización Afiliación a Plan Complementario o Medicina Prepagada por parte del funcionario Diligenciar formato FR-0031-SD-PR-0004: Actualización hoja de vida Entregar documentos requeridos para la hoja de vida, por parte de la Secretaria del Departamento de Personal Recibir tarjeta de control de acceso y firmar el formato Autorización Descuento por Reposición de Tarjeta de Proximidad, por parte del funcionario.

5 PÁGINA 5 DE Recibir y verificar documentos, abrir carpeta de hoja de vida y elaborar tarjeta de control de historia laboral por parte de la Secretaria del Departamento de Personal.

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