CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS PLANEACIÓN

Transcripción

1 CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS PLANEACIÓN ANDRÉS VÁSQUEZ Ingeniero de Sistemas y Computación Especialista en Gerencia de Proyectos

2 LECCIONES APRENDIDAS EN LOS PROYECTOS

3 LECCIONES APRENDIDAS Hace referencia a lo que se aprende en el proceso de realización del proyecto. Las lecciones aprendidas pueden identificarse en cualquier momento (PMBOK). Permiten identificar y documentar los principales factores de fracaso de los proyectos

4 PRINCIPAL OBJETIVO LECCIONES APRENDIDAS Documentar lo aprendido durante el proceso de realización del proyecto, pero ante todo QUE SE UTILICE ESTE APRENDIZAJE PARA LA EJECUCIÓN DE NUEVOS PROYECTOS.

5 PRINCIPALES FACTORES QUE INDUCEN AL FRACASO DE LOS PROYECTOS 1. Requerimientos Incompletos 2. Falta de Involucramiento de Usuarios 3. Falta de Recursos 4.Expectativas no realistas 5.Falta de Soporte Ejecutivo 6.Requerimientos Cambiantes 7. Falta de Planificación 8. Cambios en los alcances 9. Gestión de proyectos incompetente 10. Otros

6 COMO MITIGAR LOS PRINCIPALES FACTORES DE FRACASO DE LOS PROYECTOS 1. COMPLETA Y DETALLADA PLANEACIÓN 2. ADECUADA GESTIÓN PROYECTO 3. CONTROL Y SEGUIMIENTO AL PROYECTO 4. TENER EN CUENTA LAS LECCIONES APRENDIDAS

7 CONCLUSIONES (Lecciones Aprendidas) 1. Los factores que determinan el éxito o fracaso de los proyectos varían y tienen incidencias diferentes en los proyectos por ser éstos únicos. 2. A pesar de todos los esfuerzos por estandarizar y aplicar técnicas de gestión de proyectos, la probabilidad para que finalicen con éxito sigue siendo muy baja. 3. Una clave importante para minimizar los impactos en los proyectos es la experiencia y gestión del Líder del Proyecto. 4. Es importante utilizar la experiencia en proyectos anteriores para la ejecución de nuevos proyectos, es decir, tener en cuenta las LECCIONES APRENDIDAS.

8 CONSTRUCCIÓN PLAN DEL PROYECTO 1. Conformar el equipo (PMO). 2. Elaborar la EDT (WBS). 3. Elaborar el Alcance Detallado del Proyecto. 4. Elaborar el Cronograma de Actividades. 5. Asignación de Recursos. 6. Elaboración de Datos Financieros. 7. Definición del Plan de Control. 8. Definición del Plan de Información y Comunicaciones. 9. Elaboración del Plan de Riesgos y Contingencias. 10. Elaboración del Plan de Calidad. 11. Documento del Plan del Proyecto.

10 SELECCIÓN COLOMBIA

12 ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) En partecitas! Suficientemente pequeñas que quepan en el plato y lo suficientemente grandes que no indigesten. Cómo se come un elefante?

13 ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) La EDT consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar. Es una descomposición jerárquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto (Alcance). Los niveles mas altos se llaman lotes de Control. Los Elementos de mas bajo nivel se llaman paquetes de trabajo o lotes de trabajo.

14 ELABORACIÓN EDT 1. Identificar los productos entregables. 2. Estructurar y organizar la EDT. 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior. 4. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente.

15 ESTRUCTURA DE DIVISIÓN DEL TRABAJO (EDT) PROYECTO Lote de Control 1 Lote de Control 2 Lote de Control 3 Lote de Trabajo 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Lote de Trabajo 2 Lote de Trabajo 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Lote de Trabajo 3 Lote de Trabajo 2 Lote de Control Entregables Lotes de Trabajo

16 ESTRUCTURA DE DIVISION DEL TRABAJO (EDT - WBS) PROYECTO: "Construcción de carretera" CARRETERA 1 PRIMERA ETAPA 1.1 SEGUNDA ETAPA 1.2 TERCERA ETAPA 1.3 INSTALACIONES INICIALES SITIO PREPARADO MOVIMIENTO DE TIERRAS SISTEMA DE DRENAJE CONCRETOS ESTRUCTURA DEL PAVIMENTO OBRAS FINALES COMIENZO DESMONTE Y LIMPIEZA COMIENZO DEL MOVIMIENTO DE TIERRAS COMIENZO OBRAS DE ARTE PONTÓN SUB-BASE GRANULAR EMPRADIZACIÓN MOVILIZACIÓN ADECUACIÓN DE BOTADEROS TOPOGRAFÍA ALCANTARILLA No.1 VACIADO DE POCETAS BASE GRANULAR SEÑALIZACIÓN CAMPAMENTOS DESCAPOTE ALCANTARILLA No.2 VACIADO DE CABEZOTES IMPRIMACIÓN LIMPIEZA FINAL EXPLANACIÓN ALCANTARILLA No.3 CARPETA ASFÁLTICA DESMOVILI- ZACIÓN NIVELACIÓN DEL TERRENO ALCANTARILLA No. 4 FINAL DEL PAVIMENTO FINALIZACIÓN FIN DE MOVTO. DE TIERRA FIN DE OBRAS DE ARTE

18 DICCIONARIO DE RECURSOS EDT El diccionario de la EDT proporciona una descripción más detallada de los componentes de la EDT, incluyendo los paquetes de trabajo. Provee una descripción del trabajo contenido en cada elemento de la EDT. Ver formato de Diccionario de Recursos

19 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES RAM (RESPONSIBILITY ASSIGNMENT MATRIX) La matriz de responsabilidades es un método utilizado para mostrar, en un formato tabular, Los recursos de personal y sus responsabilidades en el desarrollo de la EDT. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Estructura EDT Responsable 1 Responsable 2 Responsable 3 Responsable 4 Responsable 5 LOTE CONTROL 1 Lote Trabajo 1.1 Lote Trabajo 1.2 Lote Trabajo 1.3 Lote Trabajo 1.4 Lote Trabajo 1.5 LOTE CONTROL 2 Lote Trabajo 2.1 Lote Trabajo 2.2 Lote Trabajo 2.3

20 IMPLEMENTACIÓN 1 Ubicar una x u otro marcador para indicar el responsable de un proceso. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Estructura EDT Responsable 1 Responsable 2 Responsable 3 Responsable 4 Responsable 5 LOTE CONTROL 1 X Lote Trabajo 1.1 X Lote Trabajo 1.2 X Lote Trabajo 1.3 X Lote Trabajo 1.4 X Lote Trabajo 1.5 X LOTE CONTROL 2 X Lote Trabajo 2.1 X Lote Trabajo 2.2 X Lote Trabajo 2.3 X

21 IMPLEMENTACIÓN 2 Utilizar variables que a parte de la participación, complementen con la función. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Estructura EDT Responsable 1 Responsable 2 Responsable 3 Responsable 4 Responsable 5 LOTE CONTROL 1 R F V Lote Trabajo 1.1 Lote Trabajo 1.2 R R Lote Trabajo 1.3 R P Lote Trabajo 1.4 Lote Trabajo 1.5 LOTE CONTROL 2 F O R Lote Trabajo 2.1 Lote Trabajo 2.2 Lote Trabajo 2.3 R: Responsable P: Participante O: Requiere Opinión V: Requiere Revisión F: Requiere Firma R R R R R

23 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES Por medio de la técnica de descomposición, se subdividen los paquetes de trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, denominados actividades. Estas representan el esfuerzo necesario para completar un paquete de trabajo. Una actividad es una pieza de trabajo que consume tiempo aunque no necesariamente recursos humanos. Ejemplo: esperar a que se endurezca el concreto. Se debe realizar el listado completo de actividades necesarias para llevar a cabo la totalidad del trabajo requerido en la ejecución del proyecto HITOS: Punto de Control.

24 EJEMPLO: DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL LOTE DE CONTROL 1 LOTE DE CONTROL 1: VALIDACIÓN TECNOLÓGICA CON MIRAS A LA CERTIFICACIÓN ICA 1.1 PRUEBAS DE VALIDACIÓN DISEÑADAS 1.2 PRUEBAS DE LABORATORIO 1.3 PRUEBAS DE CAMPO 1.4 CERTIFICACIÓN ICA REGISTRO DE PRODUCTOR Y DE VENTAS Actividades Definir las pruebas de validación a desarrollar Determinar las condiciones necesarias para realizar las pruebas con el producto Seleccionar el laboratorio con quien se harán las pruebas Definir las organizaciones con las cuales se harán las pruebas de campo Determinar el cronograma de pruebas Diseñar los protocolos de las pruebas de laboratorio Realizar las pruebas de laboratorio Análisis de resultados de las pruebas de laboratorio Documentar las acciones a emprender con base en los resultados Diseñar los protocolos de las pruebas de campo Realizar las pruebas de campo Análisis de resultados de las pruebas de campo Documentar las acciones a emprender con base en los resultados Consultar las resoluciones de ICA (Instituto Colombiano Agropecuario) aplicables Tramitar el Registro de Productor Tramitar el Registro de Ventas

25 SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES Proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones entre las actividades del proyecto. 1. FC: Fin - Comienzo A B La tarea B no puede comenzar hasta que finalice A A B 2. CC: Comienzo - Comienzo La tarea B no puede comenzar hasta que comience A

26 SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES 3. FF: Fin - Fin B A La tarea B no puede finalizar hasta que finalice A 4. CF: Comienzo - Fin A B La tarea B (Sucesora) no puede finalizar hasta que comience A

27 Secuencia de Actividades con restricciones técnicas Ejemplo 1: Proyecto: Construcción Edificio Adecuar Terreno Construir Cimientos Levantar Edificación Ejemplo 2: Proyecto: Desarrollo de Software Levantamiento Información Análisis y Diseño Desarrollo Módulos

29 ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Proceso que consiste en estimar el tipo y las cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad de un lote o paquete de trabajo. Estos requisitos pueden sumarse para determinar los recursos estimados para cada paquete de trabajo y lote de control.

30 DICCIONARIO DE RECURSOS Nombre Recurso Tipo Unidad Medida Capacidad Tipo: Unidad Medida: Material, Trabajo. Horas, Mes, Unidad, Jornada,Kilo, Tonelada, M, M2, M3, Km, Litro, Galón.

31 Proyecto: Pintar 3 Habitaciones (Restricciones Técnicas) Pintar Habitación 1 Inicio Pintar Habitación 2 Pintar Habitación 3 Fin

32 CONSIDERACIONES ACERCA DE LOS RECURSOS Durante la elaboración de los programas, hasta el momento, se ha basado en el elemento tiempo y se ha dado por sentado que los recursos requeridos para realizar las actividades individuales estarían disponibles. La consideración de los recursos añade otra dimensión a la planeación y la programación.

33 USO PLANEADO DE RECURSOS Desde el punto de vista técnico muchas actividades se pueden ejecutar de manera simultánea. Sin embargo si hay restricción de recursos, algunas actividades deberán postergarse hasta el momento en que los recursos estén disponibles.

34 Proyecto: Pintar 3 Habitaciones (Restricciones Técnicas) Pintar Habitación 1 Inicio Pintar Habitación 2 Pintar Habitación 3 Fin

35 Proyecto: Pintar 3 Habitaciones (Restricciones de Recursos) Inicio Pintar Habitación 1 Pintar Habitación 2 Pintar Habitación 3 Fin

36 ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES Es el proceso que consiste en establecer aproximadamente la cantidad de períodos de trabajo que se utilizaran desde que se inicia hasta que finaliza cada actividad, con los recursos estimados, no se tienen en cuenta las relaciones entre actividades. Requerimientos - Herramientas 1. Lista de Actividades 2. Atributos de la Actividad 3. Requisitos de Recursos de la Actividad 4. Calendarios de Recursos 5. Declaración del Alcance del Proyecto

37 ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES - Según el tamaño del proyecto es posible preguntar al responsable de cada actividad la estimación de duración, buscando evitar sesgos y generando compromiso. - Ser atrevidos cuando se va a estimar la duración de cada actividad. A veces las personas se desempeñan según sean las expectativas.

38 DESARROLLO DE UN PLAN DE RED Toda la planeación de un proyecto debe reflejarse en una red de actividades que facilite la administración, seguimiento y control del mismo. Esta técnica es utilizada en proyectos que constan de muchas actividades interrelacionadas. Métodos PERT (Program Evaluation and Review Technique: técnica de revisión y evaluación de programas) Método para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, estimando los tiempos por tarea y obteniendo los tiempos mínimos para terminar el proyecto. Mayor aplicación cuando el grado de incertidumbre es alto. (Tiempo mas Importante que Costos). CPM (Critical Path Method, método del camino crítico) Una ruta crítica es la secuencia de los elementos terminales de la red de un proyecto con la mayor duración, añade el concepto de costo al formato PERT. Mayor aplicación cuando los tiempos y costos se pueden estimar relativamente bien.

39 DESARROLLO DE UN PLAN DE RED Métodos Diagrama de Gantt: El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado, no indica relaciones entre actividades. Método a Utilizar PERT - CPM

40 DESARROLLO DE UN PLAN DE RED Reglas para elaborar una red Antes que pueda comenzar una precedentes deben haber terminado actividad, todas las actividades Las flechas indican sólo precedencia lógica Cada flecha (actividad) debe comenzar y terminar en un nodo Ningún par de nodos de la red puede estar directamente conectado por más de una flecha Usar múltiplos de 10 en la enumeración de nodos para redes grandes Todas las flechas de la red deben estar dirigidas de izquierda a derecha Las actividades no deben colocarse en serie a menos que sea absolutamente necesario (utilizar traslapos) Deben evitarse los lazos o loops (ciclos infinitos de actividades)

41 ACTIVIDAD EN CUADRO Periodo / Fecha de Inicio Descripción de la actividad Periodo / Fecha de Fin Número / Código de la actividad Duración de la actividad -Cada actividad se representa por un cuadro y solo uno. -A cada actividad se le asigna un identificador único también. -Las actividades se vinculan mediante un orden de precedencia para mostrar cuales deben terminar para que otras puedan iniciar.

42 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 1. Determinación de fecha de inicio y tiempo de terminación. Se debe calcular una fecha de inicio estimada y una fecha de terminación requerida, esto define el marco de tiempo del proyecto en general. La fecha de terminación requerida por lo general es parte del objetivo del proyecto y se establece en el contrato.

43 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 2 Cálculo de primeras fechas en las cuales puede iniciar y terminar una actividad - Primera fecha de inicio (PI): Es la fecha mas cercana en que una actividad determinada puede comenzar. Se calcula con base en la fecha de inicio del proyecto y las duraciones de las actividades predecesoras. - Primera fecha de terminación (PT): Es la fecha más cercana en que una actividad debe terminarse. PT = PI + Estimación de la duración de la actividad

44 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 2. Cálculo de primeras fechas en las cuales puede iniciar y terminar una actividad Regla 1: La primera fecha de inicio de una actividad en particular debe ser la misma o posterior a la última de las primeras fechas de terminación de todas las actividades que conducen directamente a dicha actividad. Las primeras fechas de inicio y terminación, se calculan al trabajar hacia adelante por la red, con base en la fecha de inicio del proyecto general.

45 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 2. Primeras fechas de inicio (PI) y Terminación (PT) 0 2 Actividad Actividad Actividad 3 3 1

46 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 3. Cálculo de últimas fechas en las cuales debe iniciar y terminar una actividad - Última fecha de terminación (UT): Es la última fecha en la cual una actividad debe terminarse. para no alterar el tiempo de terminación requerido del proyecto. - Última fecha de Inicio (UI): Es la última fecha en la cual una actividad debe iniciarse, para no alterar el tiempo de terminación requerido del proyecto. UI = UT - Estimación de la duración de la actividad Regla 2: La última fecha de terminación de una actividad, debe ser la misma o anterior a la primera de todas las últimas fechas de inicio de todas las actividades que surgen de manera directa desde dicha actividad (Sucesoras).

47 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 3. Cálculo de últimas fechas en las cuales debe iniciar y terminar una actividad. Las últimas fechas de inicio y terminación, se calculan al trabajar hacia atrás por la red, con base en la fecha de terminación requerida del proyecto general.

48 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 3. Ultimas Fechas de Inicio (UI) y Terminación (UT) Actividad 1 Actividad Actividad

49 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 4. Holgura Holgura total: Diferencia entre fecha de terminación calculada de la última actividad y el tiempo de terminación requerido para el proyecto. Holgura positiva: Cantidad máxima de tiempo que las actividades pueden retrasarse sin poner en peligro la terminación del proyecto en su fecha requerida. Holgura negativa: Cantidad de tiempo que las actividades de una ruta deben acelerarse para cumplir con la fecha de terminación requerida.

50 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 4. Holgura Holgura total = 0 Las actividades no se tienen que acelerar pero tampoco se pueden retrasar. Holgura = UT-PT ó Holgura = UI PI UT: Última fecha de terminación. PT: Primera fecha de terminación. UI: Última fecha de inicio. PI: Primera fecha de Inicio.

51 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED La flexibilidad del cronograma se va a medir entonces por la diferencia positiva entre las fechas tempranas y tardías La Ruta Critica va a ser entonces el camino de actividades mas largo del proyecto, caminos donde la Holgura = 0 ó negativa en cada actividad. Las actividades de este camino o ruta se van a llamar Actividades Críticas.

52 PREPARACIÓN DEL DIAGRAMA DE RED 5. Ruta Crítica Una vez identificada la ruta crítica, se analizarán con cuidado los riesgos de cada actividad que hace parte de la misma, con el fin de generar un plan de contingencia en caso tal que alguna de estas actividades se retrase. Cuando se requiera comprimir el cronograma: a) se acortarán las actividades más críticas, asignando mas recursos. b) Se revisará que actividades se pueden hacer en paralelo. Ejercicio

54 Estimación de Costos Planear los Costos de un Proyecto incluye: Estimar los Costos Desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Presupuestar los Costos Sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costo.

55 Planeación de Costos del Proyecto Se enfoca en el costo asociado con los recursos necesarios para realizar el proyecto: Mano de obra Materiales Subcontratista y consultores Renta de equipos e instalaciones Servicios Viajes Contingencias

56 Por que es Necesaria la Administración de Costos? Identificar los recursos que generarán costos. Realizar mejores estimaciones de costos. Distribuir el costo total estimado del proyecto a elementos de trabajo individuales. Controlar los cambios al presupuesto del proyecto.

57 Metodologías para estimación 1. Estimación Ascendente. 2. Estimación por Analogía (Descendente). 3. Estimación Paramétrica.

58 EDT Estimación ascendente La gente que realizará el trabajo, prepara las estimaciones con base en la definición de la tarea o actividad. Es más precisa en la medida en que se haya desglosado el trabajo a mayor nivel de detalle. La estimación total es realizada sumando hacia arriba todas y cada una de las estimaciones individuales. Normalmente es usada cuando el equipo cuenta con suficiente información de detalles acerca del proyecto.

59 EDT Estimación ascendente PROYECTO Lote de Control 1 Lote de Control 2 Lote de Control 3 Lote de Trabajo 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Lote de Trabajo 2 Lote de Trabajo 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Lote de Trabajo 3 Lote de Trabajo 2

60 EDT Estimación por analogías (Descendente) Se basa en la experiencia ganada en proyectos pasados similares, la gerencia media o alta debe estimar el costo total del proyecto Es una forma de juicio experto Es el método menos certero Generalmente es usado cuando hay información limitada respecto al proyecto Requiere una experiencia profunda en el área de aplicación del proyecto (sistemas, construcción, etc.)

61 EDT Estimación Descendente PROYECTO Lote de Control 1 Lote de Control 2 Lote de Control 3 Lote de Trabajo 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Lote de Trabajo 2 Lote de Trabajo 1 Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Lote de Trabajo 3 Lote de Trabajo 2

62 Estimación Paramétrica Usa modelos matemáticos para predecir los costos (por ejemplo: costo por metro lineal, costo por unidad instalada, costo por punto de función, etc.). La complejidad de los modelos matemáticos varía por área de aplicación. Condiciones para confiar en la estimación paramétrica. La información histórica usada para desarrollar el modelo es precisa y relevante. Parámetros cuantificables. Modelo escalable (funcional para proyectos pequeños y grandes).

63 Presupuesto Base El Presupuesto Base es una gráfica del presupuesto acumulado a lo largo del tiempo y sirve como base para comparar el desempeño del proyecto en cuanto a costos. Es una herramienta que nos sirve para aplicar la técnica de valor ganado, que mide el desempeño del proyecto tanto en tiempo como en costo.

64 Programa de Erogaciones Es una herramienta que nos sirve como base para programar la disposición de los recursos financieros. Proyecta el importe de recursos requeridos para el proyecto a través del tiempo. Debe de incluir el presupuesto base, programa del proyecto y la forma de pago para cada paquete de contratación. Debemos de establecerlo durante el desarrollo del plan, cuando definimos los paquetes de contratación, y actualizarlo según vayamos contratando con base en el Sistema de Control de Cambios en la Sección.

65 Ejemplo

67 Líneas Base del Proyecto Alcance (WBS) Ejecución + Tiempo (Red - Cronograma) = + Costo (Estimado Presupuesto) $ 1 $ 1.1 $ 1.2 $ $ $ $ $ Tiempo