DE SERVICIOS

Transcripción

1 SERVICIOS G-1 Objetivo Establecer las políticas y actividades para llevar a cabo el control de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo que se efectúan a los vehículos propiedad del Tribunal, a la vez de vigilar el cumplimiento al programa de verificación, para contar con un parque vehicular en óptimas condiciones de uso que coadyuven en el desempeño de las funciones asignadas a los servidores públicos de este Órgano Jurisdiccional. Políticas de Operación Las disposiciones contenidas en el presente manual son de observancia y estricta aplicación para las áreas involucradas en el procedimiento. Será responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Unidad Departamental de Servicios Generales, el mantener un control actualizado de las placas de los vehículos propiedad del Tribunal, a fin de que se efectué la verificación de carácter semestral de acuerdo al calendario establecido y conforme a su terminación con el propósito de evitar multas La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales será la responsable de asignar los vehículos a los servidores públicos en óptimas condiciones de uso, y de mantener de igual forma a los que se utilicen para atender la propia operación del Tribunal. Es responsabilidad de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Unidad Departamental de Servicios Generales el resguardo de los vehículos propiedad del Tribunal, que no estén asignados a los servidores públicos que por norma tienen este derecho. La Unidad Departamental de Servicios Generales de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales será la responsable de mantener copia de la documentación en cada una de las unidades (tarjeta de circulación para comprobar que la unidad es oficial y póliza de seguros vigente).

2 SERVICIOS G-2 La Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales será la responsable a través de la Unidad Departamental de Servicios Generales de verificar la intervención de la Compañía Aseguradora en caso de siniestros. Es responsabilidad del Jefe de la Unidad Departamental de Servicios Generales de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales el llevar un control de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo que se efectúen de cada uno de los vehículos propiedad del Tribunal. El mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos asignados al Presidente del Tribunal y a los Magistrados estará a cargo de dichos funcionarios, por lo que será su responsabilidad el presentar a la Dirección Administrativa las facturas correspondientes para proceder a su pago. Las reparaciones de los vehículos considerados en la política anterior que impliquen un costo mayor a cinco mil pesos deberán contar con la autorización de la Dirección Administrativa. La Jefatura de Unidad Departamental de Servicios Generales de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales será la responsable de integrar y mantener actualizado un expediente por cada vehículo propiedad del Tribunal.

3 SERVICIOS No DE PÁGINA G-3 DESCRIPCIÓN NARRATIVA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS ACTIVIDAD 1. CONDERANDO LA PLANTILLA VEHICULAR Y ESTIMANDO EL MONTO A EROGAR DURANTE EL EJERCICIO DE QUE SE TRATE, SOMETE ANTE EL COMITÉ DE ADQUICIONES EL PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DEL (TALLER MECÁNICO) QUE TENDRÁ A SU CARGO EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS VEHÍCULOS. (VER PROCEDIMIENTO DE ADQUICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS) UNA VEZ QUE SE CUENTA CON LA CONTRATACIÓN DEL (TALLER MECÁNICO) 2. RECIBE CONTRATO E INFORMA LOS DATOS DEL MEDIANTE OFICIO A LOS SERVIDORES PÚBLICOS QUE TIENEN AGNADO VEHÍCULO Y TURNA COPIA A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS, RECABA ACUSE. 3. RECIBE OFICIO, ACUSA RECIBO, TOMA COCIMIENTO Y LO ARCHIVA, CUANDO ES NECESARIO ELABORA OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA, SOLICITANDO EL SERVICIO, EN LA QUE DESCRIBE LOS TRABAJOS A REALIZAR Y LA ENTREGA EN LA UNIDAD DEPARTAMENTAL. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS CONTRATO OFICIO OFICIO

4 SERVICIOS No DE PÁGINA G-4 DESCRIPCIÓN NARRATIVA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS ACTIVIDAD 4. RECIBE OFICIO, ACUSA RECIBO, TOMA COCIMIENTO. 5. PROCEDE A VERIFICAR EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO LAS REPARACIONES EFECTUADAS PREVIAMENTE PARA DETERMINAR SE ENCUENTRA EN GARANTÍA LA FALLA DETECTADA O ES UN NUEVO SERVICIO. SE TRATA DE UN NUEVO SERVICIO? 6. ESTABLECE COMUNICACIÓN CON EL PARA HACER EFECTIVA LA GARANTÍA. CONTINUA EN LA ACTIVIDAD No INFORMA A LA SERVICIOS, QUIEN SOLICITA LA AUTORIZACIÓN DE LA. AUTORIZA EL SERVICIO LA? 8. INFORMA MEDIANTE OFICIO AL LOS MOTIVOS DE LA NEGATIVA. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS OFICIO EXPEDIENTE OFICIO

5 SERVICIOS No DE PÁGINA G-5 DESCRIPCIÓN NARRATIVA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE ACTIVIDAD FIN DEL PROCEDIMIENTO DOCUMENTOS INVOLUCRADOS 9. SOLICITA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL A LA RECURSOS FINANCIEROS. CUENTA CON SUFICIENCIA PRESUPUESTAL? 10. INFORMA MEDIANTE OFICIO AL LOS MOTIVOS DE LA NEGATIVA. OFICIO FIN DEL PROCEDIMIENTO 11. PROGRAMA LA FECHA DE RECEPCIÓN DEL VEHÍCULO OFICIAL E INFORMA TELEFÓNICAMENTE AL SERVIDOR PÚBLICO. SERVIDOR PUBLICO 12. ENTREGA VEHÍCULO OFICIAL EN LA FECHA PROGRAMADA. JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS 13. RECIBE VEHÍCULO, VERIFICA FALLAS REPORTADAS.

6 SERVICIOS No DE PÁGINA G-6 DESCRIPCIÓN NARRATIVA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE ACTIVIDAD 14. ESTABLECE COMUNICACIÓN CON EL Y ACUERDA HORA Y FECHA DE ENTREGA DEL VEHÍCULO OFICIAL Y REQUITA FORMATO ENTREGA-RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN, RECABA FIRMAS DE AUTORIZACIÓN. DOCUMENTOS INVOLUCRADOS FORMATO ENTREGA- RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN 15. ENTREGA AL, EN LA FECHA Y HORA PROGRAMADAS EL VEHÍCULO OFICIAL Y UNA COPIA DEL FORMATO ENTREGA- RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN RECABA ACUSE EN EL ORIGINAL. FORMATO ENTREGA- RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS 16. RECIBE EL VEHÍCULO OFICIAL Y COPIA DEL FORMATO ENTREGA- RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN FIRMA DE ACUSE EN EL ORIGINAL. 17. REALIZA LAS REPARACIONES AUTORIZADAS, ENTREGA VEHÍCULO OFICIAL Y EN SU CASO LAS PIEZAS QUE FUERON SUSTITUIDAS, ASÍ COMO LA FACTURA A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL. 18. RECIBE Y REVISA EL INVENTARIO Y LAS CONDICIONES FÍCAS DEL VEHÍCULO, VERIFICA QUE SE HAYAN REALIZADO LAS REPARACIONES Y QUE ESTAS COINCIDAN CON LOS CONCEPTOS DESGLOSADOS EN LA FACTURA. FORMATO ENTREGA- RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN FACTURA FACTURA

7 SERVICIOS No DE PÁGINA G-7 DESCRIPCIÓN NARRATIVA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTOS INVOLUCRADOS FUE REPARADO CONFORME A LO SOLICITADO Y LOS CONCEPTOS EN LA FACTURA COINCIDEN? 19. INFORMA AL LAS INCONSTENCIAS QUE DETECTA EN FACTURA O LAS FALLAS QUE PRESENTA EL VEHÍCULO. CONTINUA EN ACTIVIDAD No RECABA LA FIRMA DEL SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PARA SU TRAMITE DE PAGO AL, FIRMA DE RECIBIDO EN EL ORIGINAL Y LA COPIA DEL FORMATO ENTREGA- RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN. 21. PROCEDE A CAPTURAR LA INFORMACIÓN DEL MANTENIMIENTO O REPARACIÓN EFECTUADA AL VEHÍCULO EN EL FORMATO CONTROL DE MANTENIMIENTO. 22. ELABORA OFICIO PARA LA ENTREGA DEL VEHÍCULO, CITA AL SERVIDOR PUBLICO Y LE ENTREGA EL VEHÍCULO OFICIAL. FACTURA FORMATO ENTREGA- RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN FORMATO CONTROL DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO OFICIO

8 SERVICIOS No DE PÁGINA G-8 DESCRIPCIÓN NARRATIVA MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE VEHICULAR RESPONSABLE SERVIDOR PUBLICO ACTIVIDAD 23. RECIBE Y REVISA EL FUNCIONAMIENTO Y ESTADO FÍCO DEL VEHÍCULO. ESTA SATISFECHO CON LAS REPARACIONES EFECTUADAS? 24. INDICA A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL LOS MOTIVOS DE SU INCONFORMIDAD. CONTINUA EN ACTIVIDAD No. 13 DOCUMENTOS INVOLUCRADOS JEFATURA DE UNIDAD DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS 25. FIRMA OFICIO DE CONFORMIDAD POR EL SERVICIO EFECTUADO AL VEHÍCULO Y LO ENTREGA A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE SERVICIOS. 26. RECIBE OFICIO DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO FIRMADA Y LA ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO. OFICIO DE CONFORMIDAD OFICIO DE CONFORMIDAD FIN DEL PROCEDIMIENTO

9 SERVICIOS DIAGRAMA DE FLUJO G-9 SERVICIOS I N I C I O 1 SOMETE ANTE EL COMITÉ DE ADQUICIONES EL PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DEL (TALLER MECÁNICO) QUE TENDRÁ A SU CARGO EL MANTENIMIENTO DE LOS VEHÍCULOS (VER PROCEDIMIENTO DE ADQUICIONES, ARRENDAMIENTOS Y 3 RECIBE OFICIO Y ACUSA,, CUANDO ES NECESARIO ELABORA OFICIO EN ORIGINAL Y COPIA SOLICITANDO EL SERVICIO Y LO ENTREGA EN LA U. D. S. G. OFICIO DEPARTAMENTAL RECIBE OFICIO, ACUSA RECIBO, TOMA COCIMIENTO. 5 VERIFICA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO SE ENCUENTRA EN GARANTÍA LA FALLA DETECTADA O ES UN NUEVO SERVICIO 4 OFICIO UNA VEZ QUE SE CUENTA CON LA CONTRATACIÓN DEL (TALLER MECÁNICO) SE TRATA DE UN NUEVO SERVICIO? 6 RECIBE CONTRATO E INFORMA LOS DATOS DEL MEDIANTE OFICIO A LOS QUE TIENEN AGNADO VEHÍCULO Y A LA U, D, S. G. 2 OFICIO A ESTABLECE COMUNICACIÓN CON EL PARA HACER EFECTIVA LA GARANTÍA 1

10 SERVICIOS DIAGRAMA DE FLUJO G-10 SERVICIOS DEPARTAMENTAL A 7 INFORMA A LA SUBD. DE SERVICIOS GALES, SOLICITA AUTORIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA LO AUTORIZA? 8 INFORMA AL SERVIDOR PÚBLICO LOS MOTIVOS DE LA NEGATIVA OFICIO FIN DE PROCEDIMIENTO B

11 SERVICIOS DIAGRAMA DE FLUJO G-11 SERVICIOS DEPARTAMENTAL B 9 SOLICITA SUFICIENCIA PRESUPUESTAL A LA RECURSOS FINANCIEROS CUENTA CON SUFICIENCIA PRESUPUESTAL? 10 SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN INFORMA DE LOS SERVICIO MOTIVOS DE LA NEGATIVA OFICIO FIN DE PROCEDIMIENTO C

12 SERVICIOS DIAGRAMA DE FLUJO G-12 SERVICIOS DEPARTAMENTAL C ENTREGA VEHÍCULO OFICIAL EN LA FECHA PROGRAMADA PROGRAMA LA RECEPCIÓN DEL VEHÍCULO E INFORMA TELEFÓNICAMENTE AL SERVIDOR PUBLICO RECIBE VEHÍCULO, VERIFICA FALLAS REPORTADAS D

13 SERVICIOS DIAGRAMA DE FLUJO G-13 SERVICIOS DEPARTAMENTAL D 2 14 SE COMUNICA CON EL Y ACUERDA FECHA DE ENTREGA DEL VEHÍCULO Y REQUITA FORMATO ENTREGA- RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS PARA MANTENIMIENTO Y/O ENTREGA- REPARACIÓN RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN 16 RECIBE EL VEHÍCULO Y COPIA DEL FORMATO ENTREGA-RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O ENTREGA- REPARACIÓN FIRMA DE RECEPCIÓN DE ACUSE EN EL ORIGINAL MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN 15 ENTREGA AL EN LA FECHA, EL VEHÍCULO Y COPIA DEL FORMATO ENTREGA- RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS PARA MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN RECABA ENTREGA- ACUSE RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN REALIZA LAS REPARACIONES, ENTREGA VEHÍCULO Y LAS PIEZAS QUE FUERON SUSTITUIDAS, ASÍ COMO LA FACTURA A LA U.D. S.G. E 17 FACTURA

14 SERVICIOS DIAGRAMA DE FLUJO G-14 SERVICIOS DEPARTAMENTAL E 18 RECIBE Y REVISA EL INVENTARIO Y LAS CONDICIONES FÍCAS DEL VEHÍCULO, VERIFICA QUE SE HAYAN REALIZADO LAS REPARACIONES FACTURA REPARADO DE CONFORMIDAD A LO SOLICITADO Y 19 INFORMA AL LAS INCONSTENCIAS QUE DETECTA EN FACTURA O LAS FALLAS QUE PRESENTA EL VEHÍCULO RECABA LA FIRMA DEL S. R. M. S. G. PARA TRAMITE DE PAGO AL, FIRMA DE RECIBIDO EN EL ORIGINAL Y LA COPIA DEL ENTREGA- FORMATO RECEPCIÓN DE MANTENIMIENTO Y/O REPARACIÓN F 20 2

15 SERVICIOS DIAGRAMA DE FLUJO G-15 SERVICIOS DEPARTAMENTAL 23 RECIBE Y REVISA EL FUNCIONAMIENTO Y ESTADO FÍCO DEL VEHÍCULO F 21 CAPTURA LA INFORMACIÓN DEL MANTENIMIENTO O REPARACIÓN EFECTUADA AL VEHÍCULO EN EL FORMATO OFICIO ESTA SATISFECHO CON LAS INDICA A LA UNIDAD DEPARTAMENTAL LOS MOTIVOS DE SU INCONFORMIDAD ELABORA OFICIO PARA LA ENTREGA DEL VEHÍCULO, CITA AL SERVIDOR PUBLICO Y LE ENTREGA EL VEHÍCULO OFICIAL OFICIO DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO 25 FIRMA OFICIO DE CONFORMIDAD POR EL SERVICIO Y LO ENTREGA A 3 26 RECIBE OFICIO DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO FIRMADA Y LA ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO OFICIO DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO OFICIO DE CONFORMIDAD DEL SERVICIO FIN