SIGLO Proveedor. Usuario Externo Básico MANUAL DE USUARIO. (Versión 2.8, Octubre de 2011)

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO (Versión 2.8, Octubre 2011)

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3 Índice Índice 1. Introducción Aspectos Generales Gestión notificaciones Gestión Pedidos Externos Incincias/Recmaciones sobre Pedidos Mantenimiento importes mínimos pedidos Mantenimiento Contactos para Proveedores...19

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5 Introducción. 1. Introducción. El presente manual usuario correspon a versión l incluido en perfil Usuario categoría Externo Básico, Proveedor aplicación 'SIGLO - Sistema Integral Gestión Logística' l Servicio Andaluz Salud (SAS). El acceso Centro a misma Empresas se realiza a Página través Web l l SAS, ence 'Sistema Integral Gestión Logística'. En este referente manual a encontrará gestión toda básica información por parte proveedores l SAS. Para cualquier incincia técnica o consulta con aplicación, Centrales l pue SAS, a contactar con Servicios través los siguiente correos electrónicos, según proceda: Centro empresa: clog.ce.sc.sspa@juntaandalucia.es Contratación: clog.contratacion.sc.sspa@juntaandalucia.es Banco: clog.banco.sc.sspa@juntaandalucia.es Logística: clog.logistica.sc.sspa@juntaandalucia.es Informática: clog.soporte.sspa@juntaandalucia.es -- Página

6 Introducción. Dentro SIGLO, se entien por logística al conjunto aplicaciones en el que se agrupa todo lo recionado con gestión Almacenes y Depósitos (Stocks, Reposiciones, Existencias, Ubicaciones, Envío y Recepción material...), Pedidos (Compras, Pedidos, Recmaciones...) y Facturación (Registro Facturas, Contra Albaranes, Conciliación...). En el módulo Pedidos, los principales actores o perfiles que intervienen son: Gestor Compras: encargado gestionar compra mercancía indicada por los gestores los centros consumo o almacén. Entre otras tareas, se encarga generar s propuestas y los pedidos externos. Validador Compras: se encarga gestionar y validar los pedidos externos, lo que supone comunicación a proveedor. Priorizador Ofertas: usuario que se encarga priorizar s distintas ofertas que existen los artículos, configurando así s compras oportunas. Administrador Catálogos Consumo: perfil responsable autorizar el uso artículos por centros consumo en cada Órgano Gestor. Gestor Recepción: es el usuario registrar y gestionar s entradas procentes pedidos externos. Gestor Ofertas Interno: perfil con permisos para dar alta ciertas ofertas (que no precisen información logística) proveedor y tarifas (precios) estas. Gestor Incincias: es el encargado revisar pedidos externos y gestionar s incincia que puedan tener asociadas. Gestor Recmaciones: perfil encargado revisar pedidos externos y gestionar s recmaciones que puedan tener asociadas. -- Página encargado material

7 El Introducción. Usuario consultar Externo los Básico pedidos, es el perfil incincias, encargado recmaciones e información recionada s perspectiva l proveedor. Para ello se dispone l siguiente menú principal: A lo rgo exponiendo l s presente distintas Manual Usuario funcionalidas l se irán Usuario Externo Básico, viéndose apartado por apartado en el mismo orn que en aplicación. -- Página

8 Aspectos Generales 2. Aspectos Generales A lo rgo aplicación existen diferentes acciones y comportamientos misma, que son generales e inpendientes l usuario o apartado concreto, y es por ello que se ven forma resumida en el presente punto. Amás, estas acciones son homogéneas en reción a s distintas aplicaciones que engloban SIGLO (Sistema Integral Gestión Logística l SAS), con lo que acostumbrarse a dichas acciones, pantals, características y su uso supone un beneficio futuro. Encabezado aplicación. En el margen superior recha cabecera o encabezado aplicación: aplicación En el mismo, se informa l usuario ( ) que se ha aplicación, amás l órgano gestor y almacén o ( ), al que está asociado, en su caso, y l activo, así como el habitual botón 'Cerrar' aplicación. se encuentra intificado en centro consumo ejercicio contable para salir Amás esto aparece un icono información ( ), que muestra toda documentación disponible para el perfil l usuario intificado, como por ejemplo el presente manual usuario. Este mismo icono, amás en cabecera, pue aparecer junto al formurio edición o búsqueda cualquier entidad Logística, ofreciendo entonces información concreta sobre entidad correspondiente. Su uso y consulta pue facilitar bor con aplicación. Por último, aparece un icono sobre ( ) para el acceso a s notificaciones (mensajes) que se puen producir en aplicación. En el caso que en este icono parpae el signo admiración rojo, significará que existe alguna notificación pendiente leer, mientras que en el caso contrario es un ence a gestión notificaciones. -- Página

9 Aspectos Generales Formurios Búsqueda. La mayoría apartados o entidas Logística disponen un formurio búsqueda con el cual por filtrar búsqueda seada resultados, en función s características en cada caso. Este formurio, splegado por fecto generalmente, se spliega/pliega a través l icono en pestaña. Las búsquedas en campos tipo 'cana' son aproximadas, es cir al buscar una cana está se buscara como subcana ntro l campo especificado. Por ejemplo, al buscar cana 'gen' aplicación buscará cualquier valor ese campo que contenga subcana '*gen*' ('general', 'antígeno','margen'...). Se dispone también, amás l botón 'Buscar', posibilidad 'Limpiar' los criterios introducidos, así como opción guardar búsqueda ( ), para por posteriormente recuperar dichas búsquedas a través l botón cargar ( ), disponiendo asó una útil herramienta a hora búsquedas complejas que se repiten forma habitual. Acciones sobre tabs. Para cada uno los puntos o entidas Logística existen una serie acciones generalmente comunes sobre los resultados mostrados en s tabs: /, Selección múltiple/sencil: permite intercar entre ambos métodos selección para los resultados obtenidos.,refrescar: actualiza los resultados mostrados en pantal.,exportar tab a fichero Excel: exporta a excel el contenido tab resultados. Detalles: amás, sobre los resultados también es habitual disponer un botón talles,, que permite consultar forma más exhaustiva el talle cada entidad concreta. -- Página

10 Aspectos Generales Otras Generalidas Para navegar entre s distintas pantals aplicación se recomienda no hacer uso nunca los botones l navegador (Atrás/Ante/Actualizar), sino los propios botones aplicación, volver, cancer, refrescar... así como opción 'miga pan' que va enzando s pantals sucesivas a s que se acce, y que permite retrocer sobre s mismas. Al terminar con el uso aplicación es muy recomendable cerrar sesión a través l botón ' '. Téngalo en cuenta cuando no vaya a trabajar con misma pues favorece el rendimiento general aplicación. En s pantals alta/modificación entidas, aquellos campos obligatorios se indican mediante un asterisco (*), siendo más fácil intificar información requerida. También es habitual que ciertas entidas (artículos, catálogos consumo, periodicidas...) dispongan l campo activo (si/no), que en toda aplicación indica si dicha entidad es efectiva o no, es cir, en caso estar inactiva, no tiene incincia sobre aplicación. En s entidas en s que se consire oportuno (artículos catálogos, órnes trabajo...) al consultar su talle (y en algunos casos en edición), se permite avanzar ( ) y retrocer ( ) sobre los mismos, consultando así los registros l listado l que provienen sin tener que volver al mismo y cambiar selección. De igual modo, en pantals talle y edición algunas entidas, se pue consur el histórico (log cambios) l mismo, a través l icono correspondiente,. -- Página

11 Aspectos Generales Configurar Sitios Confianza. Para accer a algunas partes aplicación es posible que su navegador precise añadir sitios web como sitios confianza, para ello ha configurarse el navegador Internet Explorer: Pulse en Herramientas -> Opciones Internet Seleccione pestaña Seguridad -> Sitios confianza -> Sitios y agregue s siguientes url s: Página

12 Aspectos Generales Consiraciones. El acceso a aplicación se hará a través l 'Centro Empresas' Web l SAS. Es importante indicar que Logística es una aplicación dinámica y que siempre que se consire necesario u oportuno podrá sufrir mejoras o modificaciones según se vayan tectando. Por ello ante cualquier cambio observado se recomienda scargar los manuales para obtener una versión los mismos actualizada. Por último, hacer constar que el presente manual se centra en el uso propio aplicación (parte técnica o interna), y que para parte lógica o externa, más recionada con el negocio, existen otros documentos que también se ofrecerán según consire oportuno Servicios Centrales (SSCC), en el icono información cabecera,. -- Página

13 Gestión notificaciones 3. Gestión notificaciones Se trata un icono ( ) acceso acceso a s notificaciones aplicación, prefiltrando para aquels que afectan al usuario activo. Si este icono parpaa muestra por fecto s notificaciones pendientes leer, y en el caso que no exista ninguna (no parpaa), se acce a gestión global s notificaciones. En dicha gestión, aparece un formurio con el que filtrar s posibles notificaciones, incluyendo posibilidad buscar entre enviadas/recibidas, y s opciones : Agregar: permite crear/enviar una nueva notificación, según los permisos l usuario. Se habrá que elegir entre los distintos tipos posibles, indicar un mensaje, si requiere una acción, entidad referida, escoger stinatario (entre usuarios, perfiles, órganos gestores o empresas)... Marcar como Leída/Pendiente: permite cambiar el estado notificación entre leída/sin leer, al modo l correo habitual. Acción realizada: para notificaciones recibidas y que tengan marcada una acción requerida, permite indicar que dicha acción ya ha sido realizada. Respuestas: permite consultar notificación, forma sucesiva. s -- Página posibles respuestas a

14 Gestión notificaciones A través l botón 'Detalles' se acce al talle completo notificación, en don se pue 'Responr' a misma, así como accer al talle entidad a que haga referencia, 'Ir a...': *En este punto conviene acrar que en el caso consultar el talle alguna notificación, esta automáticamente se marca como leída, igual forma que ocurre en un gestor correo electrónico. Si se sea consultar s marcadas como 'leídas' se ha cambiar dicho criterio en el formurio búsqueda. -- Página

15 Gestión Pedidos Externos 4. Gestión Pedidos Externos Una vez que los centros procesan sus compras internas y creen los correspondientes pedidos externos a proveedor, s suministros se gestiona comunicación con estos. Como proveedor se puen consultar los pedidos, y su situación, s esta opción menú, junto a algunas opciones: Detalles: permite consultar el pedido seleccionado en talle, con todas sus características, recmaciones, etc... lineas, -- Página posibles incincias o

16 Gestión Pedidos Externos Ver Totales por Procedimiento: permite consultar división en porcentajes e importes por tipo procedimiento los pedidos seleccionados. Amás sobre s lineas los pedidos, se dispone opción 'Programación Entrega', que permite indicar programación entrega para el pedido seleccionado, pudiendo programar, acuerdo con el calendario existente para los puntos entrega implicados, los días entrega y s cantidas en cada uno ellos. La programación pedidos tiene sentido en 2 casos: Programación con anteción: en el caso que no se pueda servir el pedido al completo, para avisar al centro, pues SIGLO asume que (salvo que s propias unidas compra lo programen) el pedido se sirve al completo. Re-programación tras recmación: una vez que un centro nos recme un pedido por incumplimiento entrega, se be reprogramar este. Los posibles estados e iconos que intifican a los pedidos, y que puen consultarse en 'Leyenda', son: Estado Autorización(A): correspon al estado l pedido en el proceso autorización interna l mismo. Estado Comunicación(C): correspon al estado l pedido ntro l proceso comunicación al proveedor. Estado Programación(P): correspon al estado l pedido en el proceso programación. Estado Recepción(R): correspon al estado l pedido ntro l proceso recepción. Estado Recmación(I): correspon al estado l pedido ntro l probable proceso recmación l mismo. -- Página

17 Incincias/Recmaciones sobre Pedidos 5. Incincias/Recmaciones sobre Pedidos Permite consultar y gestionar s recmaciones o incincias que los centros hayan registrado sobre los pedidos que como proveedor nos corresponn. Las recmaciones son automáticas y corresponn a pedidos que el centro manda atenr, actualmente los tipos existentes son por incumplimiento en fecha entrega o por haberse alcanzado el stock crítico l centro. Las incincias son más generales, incluyen una scripción u observación don se tal el motivo, siendo los tipos existentes en actualidad: incincia general, nueva comunicación pedido, recordatorio entrega y solicitud anticipo. El tratamiento con ambas, inpendientemente que sea una incincia o una recmación, es homogéneo, los centros puen registrar incincias o recmaciones sobre pedidos o sobre s lineas estos, pudiendo consultars s estas opciones menú: O a través l pedido en 'Gestión Pedidos Externos': -- Página

18 Incincias/Recmaciones sobre Pedidos Pudiendo por último consultar en talle s mismas, y agregar tantas observaciones como se see, al igual que los centros, modo que exista un flujo información entre ambos sobre s mismas. En el caso s recmaciones, al consultar el talle estas se permite navegar al pedido en cuestión, a través 'Ver Pedido Recmado', para por ejemplo, a través s programaciones entrega proponer una nueva fecha entrega l mismo (lo cual se hará a través una solicitud que los gestores compra los centros recibirán en una notificación). Los posibles estados ambas son: Registrada: indica que incincia/recmación ha sido registrada en el sistema, ya sea forma automática o manual. Leída: indica que el stinatario incincia/recmación ha accedido a misma. Cerrada: indica que el usuario origen incincia/recmación consira cerrada misma. Anuda: indica que el usuario origen incincia/recmación consira anuda misma. -- Página

19 Mantenimiento importes mínimos pedidos 6. Mantenimiento importes mínimos pedidos Permite indicar a SIGLO el importe mínimo a aceptar para pedidos procentes órganos gestores l SAS. Podrá indicarse para cada órgano gestor el importe mínimo finido, mientras que si no se indica órgano gestor, significará que dicho importe es válido por fecto para todos los órganos que no tengan indicado alguno forma explícita. Una vez finido este importe, si algún pedido generado por el partamento compras un órgano gestor no supera esa cantidad, se avisará a compras situación, impidiendo comunicación l mismo. En cualquier caso, si no se fine ningún importe mínimo, cualquier pedido podrá ser validado y comunicado. 7. Mantenimiento Contactos para Proveedores En este caso, a través esta opción menú se permite finir los distintos contactos que como empresa mantenemos en s comunicaciones que se n con el SAS a través SIGLO. Según el tipo mensaje que mensajes van a qué contactos. genere SIGLO, se podrá finir qué Se be indicar el tipo comunicación (entre o FAX) y mensaje para el cual finimos el contacto. El tipo 'Contacto por fecto', siempre es recomendable indicarlo, pues fine el contacto general para todos los mensajes, que no tengan finido uno forma explícita. Si no existe un contacto, o no es válido, para un tipo mensaje concreto, SIGLO no podrá comunicar este. Son s mismas opciones que anteriormente disponían s empresas en el Centro Empresas, al modificar su información proveedor. -- Página