MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LOGÍSTICA APROBADO POR: R.D.Nº SA-HNCH/DG

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1 MINISTERIO DE SALUD HOSPITAL CAYETANO HEREDIA OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACION MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LOGÍSTICA APROBADO POR: R.D.Nº SA-HNCH/DG FECHA DE APROBACIÓN:

2 INDICE CAPITULO I: OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES 3 CAPITULO II: BASE LEGAL 4 CAPITULO III: CRITERIOS DE DISEÑO 5 CAPITULO IV: ESTRUCTURA ORGÁNICA Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL 6 CAPITULO V: CUADRO ORGÁNICO DE 7 CAPITULO VI: DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LOS 8 2

3 CAPITULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE LOGISTICA El presente Manual de Organización y (MOF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que tiene como objetivos describir y establecer la función básica, las funciones específicas, los requisitos y las relaciones de autoridad, dependencia y coordinación de los cargos o puestos de trabajo establecidos para la Oficina de Logística. Además, el Manual de Organización y de la Oficina de Logística permite: Ayudar a la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que les corresponde desempeñar al personal, al ocupar los cargos o puestos de trabajo, que constituyen acciones de una etapa o paso en el flujo de procedimientos. Facilitar el proceso de inducción y adiestramiento del personal nuevo y de orientación al personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad las funciones y responsabilidades del cargo o puesto de trabajo al que han sido asignados. El cumplimiento del Manual de Organización y comprende a todo el personal que labora en la Oficina de Logística el cual contribuye a lograr que se cumplan los objetivos del servicio que están establecidos en el Reglamento de Organización y del Hospital Cayetano Heredia. 3

4 CAPITULO II BASE LEGAL Ley Nº Ley del Ministerio de Salud. Decreto Supremo Nº SA que aprueba Reglamento de la Ley de Trabajo Medico. Decreto Supremo Nº SA. que aprueba el Reglamento de la Ley N Ley del Ministerio de Salud. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Reglamento de Organización y del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba el Cuadro para la Asignación del Personal del Hospital Cayetano Heredia. Resolución Ministerial Nº /MINSA que aprueba la Directiva N 007-MINSA / OGPP- V.02 Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. Decreto Supremo Nº EF, y sus modificatorias, que aprueba el Reglamento General de Procedimiento Administrativo de los Bienes de Propiedad Estatal. Decreto Legislativo Nº 1017 y su reglamento aprobado con DS Nº184-EF y modificatorias, que aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Legislativo Nº buscar 4

5 CAPITULO III CRITERIOS DE DISEÑO 1. Se consideró la unidad orgánica contemplada en el Reglamento de Organización y del Hospital Cayetano Heredia. 2. Se consideran los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal del Hospital Cayetano Heredia. 3. Se ha aplicado el principio de especialidad para la conformación funcional de las unidades, con la finalidad de integrar funciones afines en: Unidad Funcional de Programación, encargado de planificar el abastecimiento de bienes y servicios y gastos de capital en coordinación con las unidades responsables a través del SIGA. Unidad Funcional de Adquisiciones, encargado de ejecutar los procesos de adquisición de acuerdo a lo programado a través del SIGA. Unidad Funcional de Procesos y Contratación, encargado de planificar y apoyar al Comité especial en los diferentes actos preparatorios hasta la elaboración de contrato a través del SEACE. Unidad Funcional de Almacén, encargado de recepcionar, custodiar y despachar en forma oportuna a través de los sub almacenes los bienes respectivos. Unidad Funcional de Control Patrimonial, encargado de custodiar los bienes de capital que cuenta la Institución. 4. Se han establecido claramente las competencias y responsabilidades de cada cargo o puestos de trabajo con la finalidad de evaluar en forma efectiva la calidad de desempeño y el grado de cumplimiento de los objetivos. 5

6 CAPITULO IV ESTRUCTURA ORGÁNICA DIRECCION GENERAL OFICINA EJECUTIVA DE ADMINISTRACION OFICINA DE LOGISTICA ESTRUCTURA FUNCIONAL OFICINA DE LOGISTICA Unidad de Programación Unidad de Adquisiciones Unidad de Procesos y Contratación Unidad de Almacén Unidad de Control Patrimonial 6

7 CAPITULO V CUADRO ORGANICO DE 7

8 CAPITULO VI DESCRIPCION DE FUNCIONES DE LOS tal Manual de Organización y Pág. 8 de 37 CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: D Planificar, organizar, supervisar y evaluar todas las actividades administrativas de la Oficina de Logística en concordancia con el Reglamento de Organización y del Hospital. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo II (Director Ejecutivo de Administración) del Hospital Cayetano Heredia. - Tiene mando directo sobre los cargos asignados a la Oficina de Logística. - Coordina y ejecuta acciones con los responsables de las unidades funcionales de la Oficina de Logística. - Coordina y recibe información de las diferentes unidades orgánicas del Hospital. Relaciones externas: - Con el Ministerios de Salud. - Con el Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. - Seguro Integral de Salud. - Coordina con la Dirección de Salud V Lima Ciudad Representa por delegación, al Director Ejecutivo de Administración en actividades sectoriales e intersectoriales relacionadas al área de su competencia Autoriza la ejecución de reuniones técnicas administrativas en la Oficina y en las unidades a su cargo Supervisa la labor de los responsables de las unidades funcionales de la oficina en concordancia con las normas y directivas vigentes Autoriza la ejecución de la programación del horario de trabajo, vacaciones, cambios de turnos y otros del personal de la oficina y unidades funcionales a su cargo Evalúa la labor del personal asignado a la oficina. 4.1 Conducir la formulación, ejecución y evaluación de los procesos técnicos y actividades programadas anualmente; para el desarrollo racional de las unidades de la Oficina de Logística. 4.2 Aplicar la normatividad, nuevas metodologías y procedimientos en la ejecución, evaluación y control de las unidades a su cargo. 4.3 Proponer y conducir la formulación del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, la previsión de necesidades, supervisar su ejecución, en estricto cumplimiento de la normatividad vigente. 4.4 Visar resoluciones y contratos de logística con proveedores y/o terceros, CAS y otros de su competencia. 4.5 Participar en los procesos de adquisiciones considerados en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del Hospital. 4.6 Supervisar y evaluar las programaciones de los Calendarios de Compromisos. 4.7 Disponer y supervisar los valores referenciales de todos los procesos de adquisiciones y contrataciones cumpliendo lo establecido en las normas. 4.8 Disponer y supervisar la consolidación de los Cuadros de Necesidades de todas las Unidades Orgánicas y Funcionales del Hospital para poder realizar el PAAC. 8

9 4.9 Supervisar el seguimiento y control del almacenaje y distribución de los bienes, en la calidad, cantidad y oportunidad requerida Realizar el monitoreo del control del cumplimiento de los contratos de adquisiciones de bienes, prestación de servicios y otros Elaborar, proponer normas y procedimientos del proceso logístico integrado, cautelando su cumplimiento Disponer y supervisar procedimientos de la Oficina a su cargo relacionados al control previo, concurrente y posterior Elaborar y remitir informes técnicos que solicite la Oficina Ejecutiva de Administración y/o Dirección General del Hospital Supervisar la aplicación de los principios básicos que rigen la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (moralidad, libre competencia, imparcialidad, transparencia, eficiencia, economía, vigencia tecnológica, trato justo e igualitario) Brindar asesoramiento en el campo logístico Supervisar e informar trimestralmente el avance y cumplimiento de los planes de actividades de las unidades a su cargo Participar en la elaboración, actualización de documentos técnicos normativos e instrumentos de gestión Supervisar el cumplimiento del horario de trabajo, vacaciones y otros de la Oficina y unidades funcionales a su cargo Supervisar el cumplimiento de la aplicación de penalidades y sanciones en caso de incumplimiento de contrato por parte de los proveedores Gestionar ante la unidad orgánica responsable el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos asignados a la oficina y de las unidades funcionales a su cargo Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a la oficina y unidades funcionales a su cargo Las demás funciones que le asigne el Director Ejecutivo de Administración. 5. REQUISITOS MINIMOS Mínimo Exigible: Título Profesional Universitario que incluya estudios de la especialidad. Inscrito y Habilitado por el Colegio Profesional correspondiente. Deseable: Maestría que incluya estudios relacionados con la especialidad. Especialización relacionada con el campo de la especialidad. mínima de tres años en labores del sistema logístico. Amplia experiencia en la conducción de personal. Capacidad de dirección, coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Capacidad de análisis y síntesis. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud proactiva y con orientación a resultados. 9

10 CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA II Manual de Organización y Pág. 10 de 37 CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Brindar apoyo administrativo y sistematizar el flujo del trámite documentario de la Oficina de Logística. Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I (Jefe de Oficina) de la Oficina de Logística. Coordina actividades con las unidades funcionales de la Oficina de Logística. No le corresponde 4.1 Realizar actividades de recepción, clasificación y archivo de documentos de la Oficina de Logística. 4.2 Administrar documentación clasificada y prestar apoyo secretarial especializado, aplicando paquetes informáticos 4.3 Organizar y coordinar las reuniones y/o eventos y preparar la agenda con la documentación respectiva. 4.4 Intervenir con criterio propio, en la redacción de documentos administrativos, de acuerdo a indicaciones generales. 4.5 Proponer, orientar o ejecutar la aplicación de normas técnicas sobre documentos, trámites. archivo, y redacción. 4.6 Organizar el control y seguimiento de los expedientes, preparando periódicamente los informes de situación. 4.7 Participar en la elaboración de directivas o procedimientos de alguna complejidad, relacionados con las funciones de apoyo administrativo - secretarial. 4.8 Informar y orientar a quien solicite en el aspecto de su competencia, de acuerdo a las indicaciones de la jefatura. 4.9 Establecer mecanismos de seguridad en el trámite y archivo de los documentos a su cargo 4.10 Elaborar informes técnicos relacionados con las actividades realizadas 4.11 Aplicar mecanismos de seguridad interna en salvaguarda de los documentos, equipos y/o recursos asignados a su cargo 4.12 Las demás funciones que le asigne el Jefe de Oficina de Logística. 5. REQUISITOS MINIMOS Título de Secretaria, reconocido por el Ministerio de mínima de 02 años en labores similares al cargo Capacidad de organización y control de los recursos asignados. Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: 10

11 Manual de Organización y Pág. 11 de 37 os p CARGO CLASIFICADO: ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Planificar, organizar, controlar y evaluar las actividades como responsable de la Unidad Funcional de Programación de la Oficina de Logística. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I (Jefe de Oficina) de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. - Tiene mando directo sobre los cargos: Técnico Administrativo III, Técnico Administrativo II y Técnico Administrativo I. - Coordina con los responsables de Unidades de la Oficina de Logística. - Coordina actividades y recibe información de las diferentes unidades orgánicas del Hospital Representa por delegación, al Director de la Oficina de Logística en reuniones técnicas sobre asuntos de su competencia Autoriza la programación de actividades del personal a su cargo 3.3. Convoca a reuniones técnicas-administrativas de la unidad Controla las actividades relacionadas a la programación de bienes y servicios Supervisa las actividades del personal a su cargo, programas instalados del sistema logístico informando de los avances y dificultades en el desarrollo de sus actividades Formular la programación de requerimientos de los calendarios de compromisos a nivel Institucional, en función de las necesidades priorizadas de bienes y servicios para mantener la operatividad de las unidades orgánicas y funcionales del Hospital Determinar y establecer la aplicación de los criterios técnicos por parte de los usuarios, a fin de que formulen sus requerimientos consignando las especificaciones y características técnicas necesarias de los bienes y servicios a adquirir Participar en la etapa de programación del presupuesto institucional, proponiendo las necesidades de bienes y servicios que se requieren Establecer instrumentos, herramientas e instructivos que permitan la implementación de la política en el proceso de formulación del PAAC, PIA y POA Conducir la formulación del plan anual de adquisiciones basándose en los requerimientos, etapas de recepción, depuración, análisis y consolidación Remitir el proyecto del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones al Director de Logística a fin que se gestione su aprobación Programar la atención de los requerimientos según el cronograma del plan anual, estableciendo criterios de organización y clasificación por modalidades de adquisición Conducir el estudio de mercado de acuerdo al proceso de adquisición, definiendo las partidas específicas, cadena funcional y proyecto de informe de disponibilidad presupuestal a la Oficina de Planeamiento Estratégico Elaborar la programación y reprogramación de los cuadros de necesidades conforme con los requerimientos de las unidades orgánicas del Hospital Gestionar las autorizaciones necesarias relacionado a los requerimientos que son incluidos o excluidos en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, informando lo actuado a CONSUCODE, dentro de los plazos establecidos conforme a lo establecido en la normatividad vigente. 11

12 4.11. Conducir los procesos de los precios referenciales de acuerdo con los estudios de mercado, dentro de los plazos establecidos en la normatividad vigente Diseñar y establecer criterios técnicos para la clasificación, codificación, actualización e incorporación de nuevos ítems en el catalogo de bienes, a nivel de grupos, subgrupos, clases y subclases, el que será utilizado en el proceso integral del sistema de abastecimiento (programación, adquisición, almacenamiento y distribución) Participar en los comités, comisiones de trabajo por disposición del Director de Logística Elaborar informes de avance de PAAC Elaborar documentos conducentes al control interno preventivo y concurrente en el establecimiento del valor referencial, mediante el estudio de mercado (cotización), indagaciones (cotizaciones u otras publicaciones de precios), revisar precios de otras entidades públicas o privadas, que hará constar en el expediente Las demás funciones que le asigne el Jefe de la Oficina de Logística. 5 REQUISITOS MINIMOS Minimo Exigible Titulo Universitario que incluya estudios relacionados con la especialidad. Capacitación relacionada con la especialidad. mínima de 03 años en actividades de programación de bienes y servicios. mínima de dos años en sistema logístico. mínima de un año en conducción de personal. Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: ULTIMA MODIFICACION: VIGENCIA: 12

13 Ho Manual de Organización y Pág. 13 de 37 CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO III CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Ejecutar actividades de apoyo administrativo de programación de bienes y servicios. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Programación de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. No le corresponde 4.1. Conducir y ejecutar las acciones para la determinación de necesidades, a fin de identificar con precisión las necesidades de bienes y servicios, formulándose en términos de nombre, especificaciones técnicas, tiempo máximo de provisión y otras características inherentes al requerimiento Ejecutar las actividades de consolidación de necesidades, elaborando en documento toda la información recabada de las necesidades de bienes o servicios según corresponda Formular y proponer para su aprobación el programa de compras o adquisiciones, determinando cantidad y calidad de los bienes y servicios requeridos se dispondrá su compra, en los periodos, costos, modalidad que corresponda Preparar la documentación y remitir la información referente al plan de adquisición a las instancias establecidas en la normatividad vigente dentro de los plazos señalados Efectuar las reprogramaciones necesarias debidamente sustentadas al plan de adquisición, gestionando su aprobación en los niveles correspondientes conforme a lo establecido Clasificar, codificar, actualizar e incorporar nuevos ítems en el catalogo de bienes, al nivel de grupos, subgrupos, clases y subclases, previamente autorizados por el responsable de programación Elaborar los cuadros de distribución correspondiente a la programación por periodos trimestrales de los bienes y servicios, de acuerdo a lo establecido en el plan anual de adquisiciones aprobado Administrar las bases de datos donde se almacena la información correspondiente a cada proceso de selección, definiendo los parámetros para los niveles de acceso Participar en comisiones o reuniones sobre asunto de la especialidad, si fuera requerido Realizar las actividades asignadas con estricta sujeción al control interno preventivo de acuerdo a las normas establecidas Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Programación. 5. REQUISITOS MINIMOS Titulo de Instituto Superior Tecnologico Capacitación técnica en el área de su competencia. en labores técnicas de la especialidad de un mínimo de 2 años. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 13

14 V Lima Ciudad t Manual de Organización y Pág. 14 de 37 CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Ejecutar actividades de apoyo administrativo de programación de bienes y servicios. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Programación de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. No le corresponde 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Conducir y ejecutar las acciones para la determinación de necesidades, a fin de identificar con precisión las necesidades de bienes y servicios, formulándose en términos de nombre, especificaciones técnicas, tiempo máximo de provisión y otras características inherentes al requerimiento. 4.2 Ejecutar las actividades de consolidación de necesidades, elaborando en documento toda la información recabada de las necesidades de bienes o servicios según corresponda. 4.3 Formular y proponer para su aprobación el programa de compras o adquisiciones, determinando cantidad y calidad de los bienes y servicios requeridos se dispondrá su compra, en los periodos, costos, modalidad que corresponda. 4.4 Preparar la documentación y remitir la información referente al plan de adquisición a las instancias establecidas en la normatividad vigente dentro de los plazos señalados. 4.5 Efectuar las reprogramaciones necesarias debidamente sustentadas al plan de adquisición, gestionando su aprobación en los niveles correspondientes conforme a lo establecido. 4.6 Clasificar, codificar, actualizar e incorporar nuevos ítems en el catalogo de bienes, al nivel de grupos, subgrupos, clases y subclases, previamente autorizados por el responsable de programación. 4.7 Elaborar los cuadros de distribución correspondiente a la programación por periodos trimestrales de los bienes y servicios, de acuerdo a lo establecido en el plan anual de adquisiciones aprobado. 4.8 Administrar las bases de datos donde se almacena la información correspondiente a cada proceso de selección, definiendo los parámetros para los niveles de acceso. 4.9 Participar en comisiones o reuniones sobre asunto de la especialidad, si fuera requerido Realizar las actividades asignadas con estricta sujeción al control interno preventivo de acuerdo a las normas establecidas 4.11 Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Programación 5. REQUISITOS MINIMOS Titulo de Instituto Superior Tecnológico Capacitación técnica en el área de su competencia. en labores técnicas de la especialidad de un mínimo de 2 años. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 14

15 Manual de Organización y Pág. 15 de 37 CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Ejecutar actividades de apoyo administrativo de programación de bienes y servicios. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Programación de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. No le corresponde 4.1 Participar en la elaboración de los cuadros de adquisición para la adquisición de bienes y servicios, asignándole según corresponda las partidas presupuéstales, unidad ejecutora y metas. 4.2 Apoyar en la formulación de los cuadros de distribución correspondiente a la programación por periodos de los bienes y servicios, de acuerdo con lo establecido en el plan anual de adquisiciones aprobado. 4.3 Actualizar los precios referenciales de acuerdo con los estudios de mercado, indagaciones, revisión de precios de otras entidades publicas o privadas y asume la responsabilidad en el nivel del control interno preventivo. 4.4 Apoyar en la clasificación, codificación, actualización e incorporación de nuevos ítems en el catalogo de bienes, al nivel de grupos, subgrupos, clases y subclases, previamente autorizados por el encargado de programación. 4.5 Realizar actividades administrativas de apoyo a la programación del Plan Anual de Adquisiciones. 4.6 Apoyar en la actualización del catalogo de bienes en cada una de las unidades orgánicas a nivel Institucional. 4.7 Organizar el archivo de la documentación de sustento de los procesos de programación. 4.8 Atender consultas al personal de la oficina, así como de otras oficinas con respecto a la atención de sus requerimientos. 4.9 Realizar las actividades asignadas con estricta sujeción al control interno preventivo de acuerdo a las normas establecidas Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Programación. 5. REQUISITOS MINIMOS Titulo de Instituto Superior Tecnológico Capacitación técnica en el área de su competencia. en labores técnicas de la especialidad de un mínimo de 2 años. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 15

16 Lima Ciudad Manual de Organización y Pág. 16 de 37 CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Planificar, organizar, controlar y evaluar las actividades como responsable de la Unidad Funcional de Adquisiciones de la Oficina de Logística. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I (Jefe de Oficina) de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. - Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Técnico Administrativo III, Técnico en Artes Graficas II, Técnico Administrativo II y Técnico Administrativo I - Coordina la implementación de los procesos técnicos con los responsables de unidades funcionales de la Oficina de Logística. - Coordina actividades y recibe información de las diferentes unidades orgánicas del Hospital. Relaciones Externas: - De comunicación con los proveedores y/o empresas en asuntos relacionadas con cotizaciones 3.1 Representa por delegación al Director de Sistema Administrativos en asuntos de su competencia. 3.2 Convoca la ejecución de reuniones relacionadas con la unidad 3.3 Autoriza la ejecución de la programación de actividades de la unidad 3.4 Controla las actividades relacionadas a adquisiciones. 3.5 Evalúa las actividades del personal de la unidad 4.1. Organizar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios basándose en el plan de adquisición, modalidad y cronogramas de adquisiciones, a fin de garantizar el oportuno abastecimiento y satisfacer las necesidades de las unidades orgánicas solicitantes Evaluar las necesidades consideradas en el plan anual de adquisiciones del Hospital, proponiendo metodología de trabajo y procedimientos para optimización de los procesos Gestionar y efectuar el seguimiento del cumplimiento de las actividades a fin de garantizar las mejores condiciones de adquisición de los productos Implementar procedimientos de gestión para optimización de los procesos de abastecimientos, administración, custodia y organización de los documentos generados por la unidad de adquisiciones Conducir la elaboración de las órdenes de compras y servicios en base a la información y resultado de los procesos, previa verificación de los documentos fuentes que conforman cada expediente Revisar y firmar las ordenes de compra y servicios, previa verificación de los documentos que sustentan la adquisición, para su posterior trámite al Director de Logística Gestionar y enviar las ordenes de compra y servicio debidamente autorizadas y acompañando la documentación sustentatoria a la Oficina de Economía Determinar la aplicación de penalidades y sanciones en caso de incumplimiento de contrato por parte del proveedor Gestionar la implementación y mantenimiento actualizado de un registro de control de las órdenes de compras y servicios aprobados y anulados Emitir informes sobre el estado situacional referente al cumplimiento y atención de las órdenes de compra y servicio por parte de los proveedores Brindar asistencia técnica especializada en materia de adquisiciones y contrataciones Revisar documentos administrativos y evacuar los informes respectivos. 16

17 4.13. Aplicar los principios básicos que rigen la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado (moralidad, libre competencia, imparcialidad, transparencia, eficiencia, economía, vigencia tecnológica, trato justo e igualitario) Disponer la aplicación de las modalidades de adquisición, según los requisitos establecidos en la Ley Anual de Presupuesto y la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Integrar comisiones y/o grupos de trabajo en actividades inherentes a la Unidad a su cargo Elaborar documentos, desplegar acciones conducentes al control interno preventivo y concurrente en los procesos de adquisiciones a cargo de la unidad Las demás que asigne el Director de la Oficina de Logística. 5. REQUISITOS MINIMOS Mínimo Exigible Grado de Bachiller que incluye estudios relacionados con la especialidad. Capacitación relacionada con la especialidad. en labores de la especialidad de un mínimo de 3 años. en conducción de personal de un mínimo 2 años Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo 17

18 Manual de Organización y Pág. 18 de 37 CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO III CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Ejecutar actividades de apoyo administrativo en la Unidad Funcional de Adquisiciones de la Oficina de Logística. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Adquisiciones de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. No le corresponde 4.1 Ejecutar el desarrollo de los procesos técnicos inherentes a la obtención y adquisición de bienes y servicios. 4.2 Llevar un registro sistematizado de los requerimientos considerados en el plan de adquisiciones. 4.3 Revisar con extremado detalle las especificaciones técnicas, características y demás información inherentes a los bienes y servicios materia de adquisición, previas a su convocatoria. 4.4 Verificar que las actas de otorgamiento, calificación técnica y propuesta económica estén acorde con las especificaciones técnicas descritas en el requerimiento. 4.5 Elaborar las órdenes de compras y servicios de los procesos conducidos por los comités especiales y permanentes, previa verificación de los documentos fuente que conforman cada expediente, a fin de elevarlos para la firma del responsable de la unidad. 4.6 Remitir las órdenes de compra y servicios debidamente autorizados, a la Oficina de Economía. 4.7 Ejecutar las compra y adquisiciones directas, cuya calificación o modalidad conforme lo determine la normatividad legal vigente. 4.8 Organizar los documentos que se generen por cada proceso de selección, de acuerdo a los instructivos y normas internas emitidas para tal fin. 4.9 Absolver consultas y brindar orientación a los usuarios en materia de adquisiciones Realizar las actividades asignadas con estricta sujeción al control interno preventivo de acuerdo a las normas establecidas Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Adquisiciones. 5. REQUISITOS MINIMOS Titulo de Instituto Superior Tecnológico Capacitación técnica en el área de su competencia. en labores técnicas de la especialidad de un mínimo de 2 años. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 18

19 Manual de Organización y Pág. 19 de 37 CARGO CLASIFICADO: TECNICO EN ARTES GRAFICAS II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Realizar actividades de apoyo administrativo en la Unidad Funcional de Adquisiciones de la Oficina de Logística. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Adquisiciones de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. - Recibe indicaciones del responsable inmediato superior según corresponda. No le corresponde 4.1 Ejecutar el desarrollo de los procesos técnicos inherentes a la obtención y adquisición de bienes y servicios. 4.2 Llevar un registro sistematizado de los requerimientos considerados en el plan de adquisiciones. 4.3 Revisar con extremado detalle las especificaciones técnicas, características y demás información inherentes a los bienes y servicios materia de adquisición, previas a su convocatoria. 4.4 Verificar que las actas de otorgamiento, calificación técnica y propuesta económica estén acorde con las especificaciones técnicas descritas en el requerimiento. 4.5 Elaborar las órdenes de compras y servicios de los procesos conducidos por los comités especiales y permanentes, previa verificación de los documentos fuente que conforman cada expediente, a fin de elevarlos para la firma del responsable de la unidad. 4.6 Remitir las órdenes de compra y servicios debidamente autorizados, a la Oficina de Economía. 4.7 Realizar las compras y adquisiciones directas, cuya calificación o modalidad conforme lo determine la normatividad legal vigente. 4.8 Organizar los documentos que se generen por cada proceso de selección, de acuerdo a los instructivos y normas internas emitidas para tal fin. 4.9 Absolver consultas y brindar orientación a los usuarios en materia de adquisiciones Realizar las actividades asignadas con estricta sujeción al control interno preventivo de acuerdo a las normas establecidas Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Adquisiciones. a. 5. REQUISITOS MINIMOS Mínimo Exigible Titulo de Instituto Superior Tecnológico Capacitación técnica en el área de su competencia. en labores técnicas de la especialidad de un mínimo de 2 años. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 19

20 Manual de Organización y Pág. 20 de 37 CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Realizar actividades de apoyo administrativo en la Unidad Funcional de Adquisiciones de la Oficina de Logística. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Adquisiciones de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. No le corresponde 4.12 Ejecutar el desarrollo de los procesos técnicos inherentes a la obtención y adquisición de bienes y servicios Llevar un registro sistematizado de los requerimientos considerados en el plan de adquisiciones Revisar con extremado detalle las especificaciones técnicas, características y demás información inherentes a los bienes y servicios materia de adquisición, previas a su convocatoria Verificar que las actas de otorgamiento, calificación técnica y propuesta económica estén acorde con las especificaciones técnicas descritas en el requerimiento Elaborar las órdenes de compras y servicios de los procesos conducidos por los comités especiales y permanentes, previa verificación de los documentos fuente que conforman cada expediente, a fin de elevarlos para la firma del responsable de la unidad Remitir las órdenes de compra y servicios debidamente autorizados, a la Oficina de Economía Realizar las compras y adquisiciones directas, cuya calificación o modalidad conforme lo determine la normatividad legal vigente Organizar los documentos que se generen por cada proceso de selección, de acuerdo a los instructivos y normas internas emitidas para tal fin Absolver consultas y brindar orientación a los usuarios en materia de adquisiciones Realizar las actividades asignadas con estricta sujeción al control interno preventivo de acuerdo a las normas establecidas Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Adquisiciones. b. 5. REQUISITOS MINIMOS Minimo Exigible Titulo de Instituto Superior Tecnológico Capacitación técnica en el área de su competencia. en labores técnicas de la especialidad de un mínimo de 2 años. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 20

21 Manual de Organización y Pág. 21 de 37 H CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Ejecutar actividades de apoyo administrativo en la Unidad Funcional de Adquisiciones de la Oficina de Logística. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Adquisiciones de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. No le corresponde 4.1 Brindar asistencia técnica, para el desarrollo de las actividades inherentes a los procesos de adquisiciones de bienes y servicios. 4.2 Apoyar en el registro sistematizado de los requerimientos. 4.3 Elaborar órdenes de compras o servicios de los procesos de selección conducidos por los comités especiales y permanentes, previa verificación por parte del encargado de la Unidad, de los documentos fuente que conforman cada expediente. 4.4 Elaborar las órdenes de compra o servicios de los procesos de selección de menor cuantía. 4.5 Organizar y llevar un registro de las órdenes de compra y servicios debidamente autorizados, por el Director de Logística, tramitándolos a la Oficina de Economía, para cumplir con la fase del compromiso y otras que corresponda. 4.6 Mantener organizado el archivo de la documentación sustentatoria de las órdenes de compra y servicios, evaluar su vigencia y transferirlos previo inventario al archivo central para su custodia final. 4.7 Estudiar expedientes técnicos sencillos y evacua documentos, informes preliminares. 4.8 Realizar las actividades asignadas con estricta sujeción al control interno preventivo de acuerdo a las normas establecidas. 4.9 Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Adquisiciones. 5. REQUISITOS MINIMOS Mínimo Exigible Titulo de Instituto Superior Tecnológico Capacitación técnica en el área de su competencia. en labores técnicas de la especialidad de un mínimo de 2 años. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 21

22 Manual de Organización y Pág. 22 de 37 CARGO CLASIFICADO: ASISTENTE ADMINISTRATIVO I CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: P Planificar, organizar, ejecutar actividades de apoyo profesional especializado a los comités especiales y permanentes como responsable de la Unidad Funcional de Procesos y Contratación de la Oficina de Logística. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al Director de Sistema Administrativo I (Jefe de Oficina) de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. - Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Técnico Administrativo III y Técnico Administrativo II. - Coordinar con los responsables de las Unidades Funcionales de Logística sobre los procesos de Contratación. - Coordinar permanente con los integrantes de los comités especiales de los procesos de Contratación de Bienes, Servicios y Obras Representa por delegación al Director de Sistema Administrativo I en asuntos de su competencia Autoriza la ejecución de la programación de actividades del personal a su cargo Convoca a reuniones técnico administrativas de la unidad Controla las actividades relacionadas al Proceso de Contratación de Bienes, Servicios y Obras Supervisa las actividades del personal de la unidad 4.1. Elaborar las normas y/o directivas y procedimientos para realizar las adquisiciones que se programen por licitaciones y concursos públicos Participar en la formulación de lineamientos de políticas para optimizar los procesos de adquisiciones y contratación de bienes y servicios en sus diferentes modalidades, a fin de facilitar las labores administrativas de los comités especiales y permanentes Participar en los Comités Especiales o Permanente de Contrataciones Brindar orientación y asistencia especializada en asuntos específicos en materia de Procesos y Contratación al Director de Logística, a fin de cumplir con los informes solicitados por la Oficina Ejecutiva de Administración Organizar, analizar y difundir la normatividad legal en materia de Procesos y Contratación Asistir técnica y administrativamente a los comités especiales y permanentes, en el desarrollo de cada una de las etapas de los procesos de selección a su cargo, a fin de asegurar la eficiencia y efectividad de los resultados Apoyar a los Comités Especiales o Permanentes en materia de Procesos de Selección y Contratación Mantener permanentemente informado al Director de Logística sobre el estado situacional de las actividades de los Comités Especiales o Permanentes, a fin de que se tomen las medidas correctivas del caso Registrar y actualizar los documentos de los procesos de selección, así como de los contratos derivados de estos, llevando un control detallado de los registros de acuerdo a la modalidad de Selección y Contratación Registrar las actas en cada libro, por cada tipo de proceso de selección según sea el caso y mantener la custodia respectiva Comunicar oportunamente el inicio de cada proceso de selección a las instituciones públicas conforme a lo dispuesto en la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado aprobado mediante DL Nº1017 y en Reglamento aprobado con DS Nº184-EF y modificatorias. 22

23 4.12. Participar en la elaboración de los cuadros comparativos técnicos y económicos, a ser elaborados por cada Comité Especial o Permanente Elaborar los reportes una vez otorgada la buena pro de los ítems adjudicados, para que estos junto con los documentos fuente, sean derivados, a la Unidad Funcional de Adquisición para la elaboración de los contratos respectivos Derivar los reportes con los ítems adjudicados o desiertos según las actas de otorgamiento de la buena pro, a la Unidad de Programación para su registro en el sistema Elaborar los proyectos de Bases y Contratos administrativos Conducir la organización y estructuración de los expedientes generados por cada proceso de selección, desde el requerimiento hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme Comunicar o notificar los resultados de los procesos utilizando los medios establecidos en las normas legales de acuerdo a la modalidad de cada proceso, observando los plazos establecidos Participar en comisiones sobre asuntos de la especialidad Las demás que asigne el Jefe de la Oficina de Logística. 5. REQUISITOS MINIMOS Grado de Bachiller que incluye estudios relacionados con la especialidad. Capacitación relacionada con Contrataciones mínimo de 80 horas en labores de la especialidad de un mínimo de 3 años. en conducción de personal de un mínimo 2 años. Capacidad de coordinación, organización y control de los recursos asignados. Capacidad de liderazgo orientado al logro de objetivos institucionales. Capacidad de innovación y aprendizaje. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo 23

24 Manual de Organización y Pág. 24 de 37 CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO III CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Realizar actividades de apoyo administrativo en la Unidad Funcional de Procesos y Contratación de la Oficina de Logística. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Procesos y Contratación de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. No le corresponde 4 FUNCIONES ESPECÍFICAS 4.1 Registrar y actualizar en forma sistematizada los documentos de los procesos de selección y de los contratos derivados de estos llevando un control detallado de los registros de acuerdo a la modalidad de adquisición y contratación. 4.2 Recibir los cuadros de adquisición y contratación de bienes y servicio para su registro y control numérico sistematizado de acuerdo al tipo de proceso conservando su orden cronológico, conforme a las normas establecidas. 4.3 Apoyar en la elaboración del Proyecto de Bases Administrativas, Contratos, las que serán alcanzados a los comités para su revisión y aprobación. 4.4 Verificar el expediente técnico de las adquisiciones y contrataciones, especificaciones técnicas, características, presupuesto y otros, previo a la convocatoria. 4.5 Preparar las comunicaciones a las Instituciones públicas pertinentes dando cuenta de las convocatorias, conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente, llevando un registro y control de las referidas comunicaciones. 4.6 Organizar y conducir los archivos por cada proceso de selección y conservarlos para los fines de información, hasta su transferencia al archivo central. 4.7 Apoyar el registro y conservación de los libros de actas, de los procesos de adquisición y contratación según modalidad. 4.8 Elaborar, remitir informes ejecutivos y pormenorizados, respecto al estado situacional de los procesos de selección, a solicitud del encargado del responsable de la unidad. 4.9 Recibir los expedientes de los procesos de selección remitidos por los comités especiales y verificar que contengan toda la documentación e información de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes Asistir técnica y profesionalmente a los comités especiales y permanentes en la evaluación de los sobres de propuestas técnicas y económicas a fin de elaborar los cuadros comparativos técnicos y económicos para el otorgamiento de la buena pro Revisar los reportes con los ítems adjudicados o desiertos según las actas de otorgamiento de la buena pro, a fin que sean derivados a la Unidad Funcional de Adquisiciones para las acciones consiguientes Registrar y controlar por orden numérico, cronológico, a través de un sistema de procesamiento de datos, los documentos referidos a las impugnaciones, las controversias, pronunciamientos de los comités y otros que mantengan pendiente el consentimiento de la buena pro. 24

25 4.13 Administrar el archivo físico de los procesos de selección, archivo de actas de otorgamiento, archivo de resoluciones, archivo de bases administrativas, a fin de mantenerlos como herramientas de consultas Brindar apoyo administrativo permanente a los comités, hasta que el proceso de selección quede consentido conforme a lo establecido en el TUO Realizar las actividades asignadas con estricta sujeción al control interno preventivo de acuerdo a las normas establecidas Las demás que le asigne el responsable de Unidad Funcional de Procesos y Contratación. 5. REQUISITOS MINIMOS Titulo de Instituto Superior Tecnológico Capacitación técnica relacionada a Contrataciones mínimo de 80 horas en labores técnicas de la especialidad de un mínimo de 2 años. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 25

26 t Manual de Organización y Pág. 26 de 37 CARGO CLASIFICADO: TECNICO ADMINISTRATIVO II CODIGO DEL CARGO CLASIFICADO: T Realizar actividades de apoyo administrativo en la Unidad Funcional de Procesos y Contratación de la Oficina de Logística. - Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones al responsable de la Unidad Funcional de Procesos y Contratación de la Oficina de Logística del Hospital Cayetano Heredia. No le corresponde 4.1 Registrar y actualizar en forma sistematizada los documentos de los procesos de selección y de los contratos derivados de estos llevando un control detallado de los registros de acuerdo a la modalidad de adquisición y contratación. 4.2 Recibir los cuadros de adquisición y contratación de bienes y servicio para su registro y control numérico sistematizado de acuerdo al tipo de proceso conservando su orden cronológico, conforme a las normas establecidas. 4.3 Apoyar en la elaboración de Proyecto de Bases Administrativas, Contratos, las que serán alcanzados a los comités para su revisión y aprobación. 4.4 Verificar el expediente técnico de las adquisiciones y contrataciones, especificaciones técnicas, características, presupuesto y otros, previo a la convocatoria. 4.5 Preparar las comunicaciones a las Instituciones públicas pertinentes dando cuenta de las convocatorias, conforme a lo dispuesto en la normatividad vigente, llevando un registro y control de las referidas comunicaciones. 4.6 Organizar y conducir los archivos por cada proceso de selección y conservarlos para los fines de información, hasta su transferencia al archivo central. 4.7 Apoyar el registro y conservación de los libros de actas, de los procesos de adquisición y contratación según modalidad. 4.8 Elaborar, remitir informes ejecutivos y pormenorizados, respecto al estado situacional de los procesos de selección, a solicitud del encargado del responsable de la unidad. 4.9 Recibir los expedientes de los procesos de selección remitidos por los comités especiales y verificar que contengan toda la documentación e información de acuerdo con lo establecido en las normas vigentes Asistir técnica y profesionalmente a los comités especiales y permanentes en la evaluación de los sobres de propuestas técnicas y económicas a fin de elaborar los cuadros comparativos técnicos y económicos para el otorgamiento de la buena pro Revisar los reportes con los ítems adjudicados o desiertos según las actas de otorgamiento de la buena pro, a fin que sean derivados a la Unidad Funcional de Adquisiciones para las acciones consiguientes Registrar y controlar por orden numérico, cronológico, a través de un sistema de procesamiento de datos, los documentos referidos a las impugnaciones, las controversias, pronunciamientos de los comités y otros que mantengan pendiente el consentimiento de la buena pro. 26

27 4.13 Administrar el archivo físico de los procesos de selección, archivo de actas de otorgamiento, archivo de resoluciones, archivo de bases administrativas, a fin de mantenerlos como herramientas de consultas Brindar apoyo administrativo permanente a los comités, hasta que el proceso de selección quede consentido conforme a lo establecido en el TUO Realizar las actividades asignadas con estricta sujeción al control interno preventivo de acuerdo a las normas establecidas Las demás que le asigne el responsable de la Unidad Funcional de Procesos y Contratación. 5. REQUISITOS MINIMOS Titulo de Instituto Superior Tecnológico Capacitación técnica relacionada a Contrataciones mínimo de 80 horas en labores técnicas de la especialidad de un mínimo de 2 años. Actitud proactiva y con orientación a resultados. Actitud de atención y servicio al usuario interno y externo. 27

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