MINISTERIO DE EDUCACIÓN

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1 MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA Auto evaluación del Control Interno-MINED DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA NIVEL CENTRAL Cuestionario de AUTOEVALUACION del Control Interno Institucional Unidad Organizativa: Periodo de evaluación: I. AMBIENTE DE CONTROL: Principal componente, donde se fundamenta el diseño del sistema de operación y control, así como la participación activa del personal apoyando en forma permanente el cumplimiento de los objetivos y las funciones del MINED. 1. INTEGRIDAD Y VALORES ETICOS: Incluye los criterios que identifiquen claramente las conductas deseadas y no deseadas por el MINED. Señalando la necesidad de llevar a cabo actividades periódicas que no solo refuercen en los empleados las conductas éticas sino que les ayuden a una mejor interiorización de esos valores institucionales, que es parte de una cultura organizacional que se debe ir desarrollando, desde el proceso de selección de nuestro personal. 1. Las Jefaturas fomentan un ambiente propicio para la operación del control interno, generando una cultura que promueva entre los miembros, el reconocimiento del control como parte integrante de los sistemas institucionales?(ntcie Art.11). 2. Los valores y las normas de conducta ética se ajustan al ambiente operativo actual del Ministerio? (NTCIE Art.12). 3. Los niveles de jefatura y demás personal realmente conocen y entienden el Código de Conducta Ética y otras disposiciones relacionadas, así como las consecuencias de su falta de cumplimiento? (NTCIE Art.12). 4. Existen otras acciones utilizadas por la máxima autoridad para transmitir la importancia de la integridad y los valores éticos del personal del Ministerio? (NTCIE Art.12). 5. Sabe usted que hacer si encuentra (o se ve involucrado) en una potencial violación de las normas de conducta ética??(ntcie Art.12) 6. Informaría de manera formal sobre una violación potencial importante al Código de Conducta Ética que sea de su conocimiento? (NTCIE Art.12) 7. Todo el personal conoce y aplica las Leyes, Reglamentos, Disposiciones, Normas y otras disposiciones aplicables para el desarrollo de sus actividades en su Unidad e Institucionalmente? (NTCIE Art.13). 1

2 2. COMPROMISO CON LA COMPETENCIA: Significa identificar el conocimiento y las habilidades que son necesarias para todas y cada una las funciones que se deben llevar a cabo para el mejor cumplimiento de su competencia. Ello es esencial para, no solo contratar el personal que posea el nivel de preparación y experiencia que se ajuste a los requisitos del puesto, sino también para proporcionar la capacitación y adiestramiento necesarios. 1. Todo el personal posee un nivel de competencias que les permita desarrollar con eficiencia y eficacia, sus actividades y atribuciones, descritas en el Manual de Organización y Funciones?. (NTCIE Art. 14) 2. Todo el personal comprende suficientemente la importancia, objetivos, procedimientos y mantenimiento de adecuados controles internos. (NTCIE Art. 14) 3. ESTILO DE GESTION: Se refiere al estilo de administrar, con base en tres puntos esenciales, a saber: a. que estén dispuestas a administrar considerando un nivel de riesgo residual, que se debe definir, que no les haga parecer muy conservadora ni muy arriesgada su gestión, b. que permitan y más bien soliciten, ser calificados por su gestión, y c. que muestren siempre una actitud y acciones abiertas hacia mejores procedimientos de control. 1. Las Jefaturas transmiten de manera explícita, pertinente y permanente su compromiso y liderazgo respecto a los controles internos, valores éticos y cumplimiento de objetivos y metas institucionales? (NTCIE Art. 15). 2. Las Jefaturas son asertivos en su comunicación con el personal, logran sinergia y participación y toman decisiones en el desempeño de las actividades que realizan? (NTCIE Art. 15). 4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Constituye el marco formal de las áreas claves de autoridad y responsabilidad proporcionando la estructura esencial para la planeación, ejecución, control y monitoreo de los procesos y las actividades para alcanzar los objetivos institucionales y los de las diferentes unidades que conforman la organización. 1. La estructura organizativa está autorizada por la máxima autoridad? Está actualizada? (NTCIE Art. 16) 2. Se revisa y evalúa la estructura organizativa en un plazo no mayor de 5 años o cuando los objetivos y metas institucionales se reorientan? (NTCIE Art. 17). 3. La estructura organizativa utilizada es adecuada para cumplir los objetivos primarios y manejar las actividades sustantivas de su Dirección y la Institución? (NTCIE Art. 17) 2

3 5. Definición de Áreas de Autoridad, Responsabilidad y Relaciones de Jerarquía. La asignación de autoridad y la consecuente responsabilidad, deben estar formalizadas en manuales u otros documentos debidamente autorizados por la autoridad que corresponda, en los que se debe establecer con claridad los límites de su ámbito de acción, las relaciones de jerarquía y los canales más directos de comunicación. 1. Se ha complementado su organigrama con un Manual de Organización y Funciones? (NTCIE Art. 18) 2. Está aprobado el Manual de Organización y Funciones por la máxima autoridad? (NTCIE Art. 19) 3. Se cumple con lo establecido en dicho Manual? (NTCIE Art. 19). 4. Los empleados responden de sus funciones ante un solo mando? (NTCIE Art. 20) 5. Se delega por escrito la autoridad necesaria a todos los niveles jerárquicos establecidos, asignándoles competencias para tomar decisiones en los procesos de operación y puedan cumplir con las funciones encomendadas? (NTCIE Art. 21). 6. El personal que se le ha delegado, conoce los objetivos y metas; posee un elevado nivel de conocimientos, experiencia y un alto grado de responsabilidad?, aplican procesos efectivos de supervisión en las actividades y a los resultados obtenidos? (NTCIE Art. 21). 7. Están separadas las funciones de autorizar, ejecutar, registrar, custodiar y controlar las operaciones? (NTCIE Art. 22). 6. Políticas y Prácticas para la Administración del Capital Humano Entre mejor sea nuestro capital humano, más eficaz podrá ser nuestro sistema de control interno, es fundamental lograr una administración eficiente del recurso humano, garantizando no solo la contratación del personal idóneo para el cumplimiento de los fines institucionales. De ahí la importancia esencial de que las diferentes políticas y procedimientos de personal se encuentren no solo debidamente formalizados en manuales, sino también que sean conocidos por todos, se apliquen siempre y estén debidamente actualizados. 1. Para la contratación de personal, se han establecido políticas claras, que permitan realizar convocatorias, entrevistas, pruebas de idoneidad, verificación de datos y referencias, exámenes médicos y otros? (NTCIE Art. 23) 2. Las contrataciones de personal eventual, cuenta con la justificación y autorización de la máxima autoridad? (NTCIE Art. 25) 3. El personal que ha ingresado a la Institución, ha recibido la orientación e inducción suficiente, de tal manera que se le facilite integrarse a la Institución, a la Unidad Organizativa y con el personal que se relacionará. 3

4 4. Se han establecido políticas para realizar la inducción? (NTCIE Art. 26) 5. Se ejecuta un programa de capacitación y entrenamiento que le permitan a los funcionarios y empleados mejorar sus capacidades y aptitudes en el ámbito de su competencia? (NTCIE Art. 27) 6. Se ha presentado a Recursos Humanos, las necesidades de capacitación del personal? (NTCIE Art. 27) 7. Los conocimientos adquiridos en capacitación en el país o en el exterior, tiene un efecto multiplicador hacia el interior de la entidad? Se ha suscrito un convenio que regule esta responsabilidad?. (NTCIE Art. 27) Evaluación al Desempeño 8. Se ha evaluado el desempeño del personal de su unidad, en coordinación con la Unidad de Recursos Humanos? Los resultados se han archivado en el expediente respectivo? (NTCIE Art. 28) 9. La promoción del personal se efectúa de acuerdo a méritos, cualidades personales, experiencia, grado académico, eficiencia y rendimiento en su desempeño y necesidades? (NTCIE Art. 29) 10. Se ha establecido un Manual de Políticas de Recursos Humanos, que regule la promoción del personal? (NTCIE Art. 29) 11. Si algún empleado, obstaculiza el desarrollo de las actividades institucionales ó cometiera actos de indisciplina, es sometido a las disposiciones contenidas en la Ley del Servicio Civil, Disposiciones Generales de Presupuesto, Ley y Reglamento de la Carrera Docente y Reglamento Interno de Trabajo. (NTCIE Art. 30) 12. Todo el personal marca o registra su entrada y salida de su lugar de trabajo? (NTCIE Art. 31) 13. El Jefe inmediato es responsable de la asistencia, puntualidad y permanencia del personal en su lugar de trabajo?? (NTCIE Art. 31) 14. Se tramitan las licencias, permisos, misiones oficiales y las faltas de marcación oportunamente? (NTCIE Art. 32) 15. Los expedientes e inventarios de todo el personal administrativo y docente de su jurisdicción están clasificados y actualizados? (NTCIE Art. 33) 16. Se llevan expedientes de personal, independientemente de la forma de contratación y fuente de financiamiento? (NTCIE Art. 33) 4

5 7. Unidad de Auditoría Interna Auditoría Interna: Actividad independiente, objetiva, asesora y que proporciona una seguridad razonable a la institución, ya que se crea para agregar valor y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales y del sistema de control interno, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en su Institución. 1. La Dirección de Auditoria Interna, depende de la máxima autoridad? Tiene plena independencia funcional y no ejerce funciones en los procesos de administración, control previo, aprobación, contabilización o adopción de decisiones dentro de la entidad? (NTCIE Art. 34) 2. La Dirección de Auditoria Interna ha efectuado exámenes o evaluaciones de las operaciones, actividades y programas de su Unidad? (NTCIE Art. 34) 5