CONTROL: DIR. AUDITORÍA INTERNA

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1 Página 1 de 23 NORMA CORPORATIVA

2 Página 2 de 23 ÍNDICE 0. ESTADO DE LAS REVISIONES 3 1. OBJETO 3 2. ÁMBITO 3 3. VIGENCIA Y.REVISIÓN 3 4. DEFINICIONES SOLICITUD DE VIAJE 4 6. AGENCIA DE VIAJE 5 7. ANTICIPOS 5 8. GASTOS DE LOCOMOCIÓN 5 9. HOTELES Y RESTAURANTES DIETAS GASTOS EXTRAORDINARIOS DESPLAZAMIENTOS AL EXTRANJERO UTILIZACIÓN DE TARJETAS DE CRÉDITO LIQUIDACIÓN DE DIETAS Y GASTOS AUTORIZACIONES BAREMOS COSTES DE SERVICIOS DE LOCOMOCIÓN Y ALOJAMIENTO, DERIVADOS DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS A ARCELOR INTERPRETACIÓN 12 ANEXO I 13 Baremos ANEXO II 17 Procedimiento de tramitación: A) Solicitud de viaje B) Liquidación mensual de viajes C) Aplicación Gestión de Viajes / Portal del Empleado ANEXO III 20 Impresos: Solicitud de viaje Liquidación mensual de viajes

3 Página 3 de ESTADO DE LAS REVISIONES Nº Revisión Fecha Páginas Afectadas Observaciones 0 02/ Todas Primera Edición 1 01/08/2002 Todas Adaptación a Política de Viajes de Arcelor. 2 01/11/2006 Todas Diversas correcciones en el texto. 1. OBJETO Establecer los criterios de regulación para aplicar en los viajes de empresa que realice el personal de Arcelor España, siguiendo las directrices establecidas en la Política de Viajes de Arcelor. 2. ÁMBITO La presente Norma se aplicará a todo el personal del Arcelor España y de empresas filiales, que por razones de trabajo y debidamente autorizado, efectúe desplazamientos a poblaciones distintas a aquélla en que radica su centro de trabajo. 3. VIGENCIA Y REVISIÓN La presente Norma entrará en vigor el día 1 de Noviembre del 2006 y se revisará antes del 1 de enero del 2010, salvo que circunstancias de índole estructural, funcional o de jerarquía normativa, determinen su revisión anterior a la fecha prevista. Cualquier modificación de contenidos, ha de ser propuesta por la Dirección de Recursos Humanos, validada por el Gestor de Viajes Corporativo y autorizada por los firmantes de este documento.

4 4. DEFINICIONES Página 4 de 23 Desplazamientos. A los efectos de esta Norma, se diferencian 3 tipos de desplazamientos: 1. Comarcal/provincial (viajes intercentros).- El que se realice, dentro de la jornada, entre las distintas factorías o centros de trabajo de la empresa, o a otras empresas u organismos relacionados con la misma, a distancia inferior a 100 Km. 2. Nacional.- El efectuado en un término superior a 100 km, dentro del territorio español. 3. Extranjero.- El efectuado fuera del territorio español. Gastos de locomoción.- Los originados con motivo del transporte del trabajador. Dietas: las cantidades destinadas a compensar los gastos de estancia del trabajador durante el tiempo de duración del viaje, excluidos los de locomoción. 5. SOLICITUD DE VIAJE Para la formalización y autorización, tanto de las Solicitudes de Viaje como de las Liquidaciones de Viaje correspondientes, se utilizará la Aplicación de Gestión de Viajes/Portal del Empleado (según la Guía reducida del usuario de fecha ). Los Organismos que aún no disponen de la mencionada aplicación, seguirán utilizando el método anterior: El trabajador que, por motivos de trabajo, deba realizar un desplazamiento, cumplimentará el correspondiente formulario "Solicitud de viaje". Este formulario deberá ser firmado por el trabajador como peticionario, y autorizado mediante firma por el jefe de la Unidad o Departamento y el director del que funcionalmente dependa el trabajador. En el caso de viajes de ámbito comarcal/provincial y desplazamientos intercentros no será precisa autorización escrita, sustituyéndose el impreso anterior por el de "Liquidación mensual de viajes", que deberá ser firmado por el trabajador y conformado por el jefe inmediato superior y el jefe del Departamento correspondiente. Si el contenido del asunto a tratar en el viaje de negocios puede ser realizado por otro

5 Página 5 de 23 medio más económico que el viaje, por ejemplo teléfono o sesiones de videoconferencia, la solicitud de viaje debería ser desestimada. 6. AGENCIA DE VIAJE La contratación de servicios de transporte y alojamiento, será gestionada en todo momento por la Agencia designada oficialmente por Arcelor para cada Centro, la cual aplicará rigurosamente los preceptos operativos definidos para el Grupo, en función de la Política de Viajes y respetando acuerdos y contrataciones corporativos que se realicen con terceros. Cualquier excepción a lo anterior, deberá justificarse y ser autorizada por el Director que firma la liquidación. 7. ANTICIPOS El trabajador tiene derecho a percibir anticipos para la realización de los desplazamientos que se le encomienden, que se concederán a través de la Aplicación de Gestión de Viajes o contra la presentación de la "Solicitud de viaje" debidamente autorizada, en los Organismos que no disponen de la Aplicación. La cuantía del anticipo guardará relación con el nivel de dietas del interesado y gastos de locomoción que deba realizar, así como con la duración prevista del desplazamiento. 8. GASTOS DE LOCOMOCIÓN Los gastos de locomoción serán por cuenta de la Empresa, la cual Facilitará los billetes oportunos o reintegrará, en su caso, el importe de los que el trabajador hubiera obtenido por su cuenta, previa justificación de los mismos. Podrán utilizarse los siguientes medios de transporte: Desplazamientos en avión En aquellos casos en los que el trayecto pueda ser realizado por diferentes medios de transporte, se autorizará el transporte aéreo cuando resulte más económico que el medio alternativo (Tren, Líneas Regulares de Autocares, etc.), valorando para ello el coste total en que se incurra que incluirá los eventuales gastos de hotel, de restaurante o dieta, así como la incidencia del tiempo de viaje en el objetivo perseguido por el desplazamiento.

6 Página 6 de 23 Utilización de las diferentes clases La clase económica ("turista") será obligatoria para todos los vuelos continentales (ejemplo: intra-europa). Se autorizará el acceso a la clase "business" para todos los vuelos intercontinentales (ejemplo: Europa - Asia). No se autorizará el acceso a primera clase ("first "). Cualquier excepción a lo expuesto, deberá ser autorizada por el Director General de la Unidad. Elección de las compañías Arcelor negociará condiciones económicas particulares con diversas compañías, cubriendo así la práctica totalidad de las rutas utilizadas por sus colaboradores. En estas rutas, corresponderá al proveedor de servicios de viajes (Agencia), limitar su oferta a estas compañías. En las rutas de transporte para las que no exista un acuerdo económico particular, la Agencia de viajes propondrá la prestación más económica. El proveedor de servicios de viaje propondrá a los colaboradores utilizar la misma compañía para los trayectos de ida y vuelta de un mismo viaje. En caso de que sea imposible realizar la ida Y la vuelta con la misma compañía, el trayecto se realizará con una compañía con la que Arcelor haya establecido un acuerdo. Otras disposiciones Se procurará la utilización de billetes de viaje de tarifa reducida, por el considerable ahorro que suponen sobre los de otras modalidades, cuyo uso se evitará en lo posible. Se potenciará la utilización de tarjetas de abono si su amortización está asegurada. Desplazamientos en tren o autocar Se dará preferencia a Viajar en este tipo de transportes, en relación con el aéreo, según las disposiciones indicadas en el apartado de viajes en avión. Los desplazamientos se efectuarán en primera clase o coche cama individual. Los viajeros que efectúen trayectos frecuentes en un mismo itinerario, solicitarán al proveedor de servicios de viaje o Centro de control de viajes, la solución que permita

7 Página 7 de 23 obtener las tarifas más interesantes (abonos, fórmulas especiales, etc.). Desplazamientos en automóvil Cuando se requiera la utilización de un coche para efectuar desplazamientos, por necesidades de empresa, se utilizarán de alquiler y serán contratados a través de la Agencia de viajes designada, la cual pondrá a disposición de los viajeros, vehículos suministrados por las empresas con las que Arcelor haya negociado un acuerdo económico preferente. La categoría de vehículo de alquiler se determinará en función de la distancia a recorrer, del número de personas a transportar y de los criterios de seguridad correspondientes. Las categorías de vehículos autorizadas en el ámbito de actuación de esta norma, son: GRUPO DE DIETAS GRUPO DE COCHES Trayectos >100Km. Trayectos < 100Km. O utilización conjunta por más de 2 personas I D I II C F III C F IV B D Los vehículos se restituirán con el depósito de combustible lleno para evitar cualquier penalización financiera. Excepcionalmente podrá utilizarse un vehículo propio para el desplazamiento, lo que requiere la autorización previa y expresa del director que autoriza la "Solicitud de viaje", excepto en los viajes de ámbito comarcal/provincial. En este caso, los gastos de locomoción se compensarán mediante el pago de una cantidad en las condiciones establecidas en el Anexo I, sin distinción por la clase de vehículos. Cuando se utilice un vehículo propio, la empresa no asumirá responsabilidad alguna por daños a terceros o al vehículo que pudieran afectar al trabajador que haga uso de este medio de transporte para los desplazamientos por razones de trabajo, ya que en el importe abonado se incluye el de la prima de seguro correspondiente.

8 Página 8 de 23 Otros medios de transporte En los trayectos urbanos o interurbanos, se dará preferencia al uso de metro, autobús o tranvía. Se procurará limitar el uso de los taxis, debiendo el usuario asegurarse de que el ahorro de tiempo o las consideraciones de seguridad justifiquen su coste. 9. HOTELES Y RESTAURANTES Los Viajeros se alojarán en aquellos hoteles que les proporcione la Agencia de Viajes, que normalmente estarán concertados por Aceralia, con una asignación de uso acorde al grupo de dietas del viajero (ver Anexo I). Para los viajes en grupo integrados por trabajadores con diferentes grupos de dietas, e! Director que autoriza la "Solicitud de viaje", podrá definir e! tipo de hotel a utilizar. Para la utilización de restaurantes, se recurrirá a los homologados en cada Centro, recomendando en caso de no ser posible su uso, aquellos cuyos precios sean compatibles con los objetivos empresariales para los que se utilizan. 10. DIETAS Todo trabajador que se encuentre en situación de desplazado por comisión de servicio tiene derecho a la percepción de las dietas siguientes: Dieta gastos de bolsillo.- Son los gastos complementarios a los de hotel y comidas. Dieta de extranjero.- Concepto similar al anterior, pero aplicable exclusivamente en viajes al extranjero. Dieta de comida.- Correspondiente al gasto de una comida, fuera del domicilio (almuerzo o cena). A cada trabajador, le será comunicado por la Dirección de Recursos Humanos la cuantía de dietas y el tipo de hotel correspondientes. La equivalencia económica de las dietas se indica en el anexo 1. Régimen y devengo de dietas Si, el desplazamiento obliga a pernoctar fuera del domicilio habitual, e! trabajador se alojará en e! hotel gestionado por la Agencia de Viajes, siendo por cuenta de la empresa los gastos de alojamiento y desayuno. A tal efecto, la empresa facilitará los bonos de hotel oportunos o, en su caso, reintegrará el importe de la estancia abonado

9 Página 9 de 23 por el trabajador, previa su justificación. El devengo de dietas en los desplazamientos de ámbito nacional se realizará de acuerdo con el cuadro siguiente: DEVENGO DE DIETAS DÍA DE SALIDA COMIDA GASTOS BOLSILLO Antes de las 14 horas 2X X Después de las 14 horas X 1/2X DÍAS INTERMEDIOS 2X X DÍA DE RETORNO Antes de las 14 horas - 1/2 X Entre las 14 y las 23 horas X X Después de las 23 horas (*) 2X X DESPLAZAMIENTOS EN EL DIA (excluidos los comarcales) Salida < 14 horas y regreso > de las 23 horas (*) 2X X Salida < 14 horas y regreso < de las 23 horas X 1/2 X Salida > 14 horas y regreso > de las 23 horas (*) X 1/2X Salida > 14 horas y regreso < de las 23 horas - - (*) Si el retorno del viaje se produce después de las 24 horas del día D de salida y antes de las 14 horas del día D+1, se considerará el día D como día de retorno, no dando lugar por tanto al devengo de dietas en el día D+1. Con carácter general, si en el desplazamiento el trabajador ha sido invitado a una comida, bien por la propia empresa (atenciones a terceros, formación, etc...) o por otras empresas u organismos relacionados con la misma, habrá de deducir la correspondiente dieta de comida en la liquidación del viaje.

10 Página 10 de 23 No corresponde el devengo de dieta de gastos de bolsillo en los desplazamientos de ámbito comarcal/provincial. En estos casos solo se aplicará dieta de comida, cuando se trate de desplazamientos iniciados antes de las 13 horas con retorno posterior a las 15 horas y en el lugar de destino no exista comedor de la empresa. No corresponde el devengo de dietas ni reembolso de los gastos de viaje durante los fines de semana o días festivos, a menos que el empleado tenga que alargar su estancia a dichos días por razones de trabajo. 11. GASTOS EXTRAORDINARIOS Se consideran gastos extraordinarios, no incluidos en la dieta de gastos de bolsillo, los siguientes: Traslados a Aeropuertos Acarreo de equipajes Desplazamientos al extrarradio de la población de destino para visitas a clientes, proveedores u Organismos Aparcamientos Peajes de autopista Gastos de teléfono y/o en llamadas oficiales. Cuando la factura de las mismas supere los 15 Euros, deberá ser firmada por el Director correspondiente, independientemente de la liquidación. Otros de naturaleza análoga. Estos gastos se abonarán contra presentación de los oportunos justificantes, visados por el director en la liquidación de viaje correspondiente. El viajero se responsabilizará de comprobar la conformidad de las prestaciones e importes facturados. Atenciones a terceros Los gastos que el viajero haya realizado en atenciones a terceras personas ajenas a la empresa, con motivo de la comisión de servicio realizada, se incluirán en el propio documento de liquidación y requerirán la autorización expresa del director que haya autorizado la "Solicitud de viaje". 12. DESPLAZAMIENTOS AL EXTRANJERO Los viajes al extranjero se realizarán siempre en régimen de alojamiento y desayuno a cargo de la empresa y en la modalidad de gastos pagados, los cuales se justificarán adecuadamente (facturas) y cuya cuantía será autorizada y controlada por el Director

11 Página 11 de 23 que firma la liquidación; el cual observará que estos sean moderados y acordes con los objetivos del viaje. Los gastos a justificar, serán conceptualmente los mismos que se autorizan en viajes nacionales. Adicionalmente se devengará una dieta de "gastos extranjero", para compensar los gastos añadidos derivados de la estancia en el extranjero, cuyo importe se establece en el Anexo 1. Se devengará una dieta de gastos extranjero por cada día completo de estancia fuera de España, y un 50% en el supuesto de salida de territorio nacional después de las 14 horas o retorno antes de las 14 horas. Si el retorno del viaje se produce después de las 24 horas del día D de salida y antes de las 14 horas del día D+1, se considerará el día D como día de retorno, no dando lugar por tanto al devengo de dietas en el día D+1. Los desplazamientos dentro de territorio nacional, con motivo del viaje al extranjero, se regularán por las normas indicadas en los apartados anteriores, siempre que no suponga duplicidad con los conceptos de abono por viaje al extranjero. 13. UTILIZACIÓN DE TARJETAS DE CRÉDITO Para aquellos puestos que por su relevancia o por la frecuencia con que realicen viajes de negocios así lo aconsejen, se incorpora el sistema de tarjeta de crédito. La tarjeta de crédito es un medio de pago con el que pueden ser sufragados los siguientes gastos relacionados con viajes de negocios por cuenta de la empresa: - Alojamiento en hoteles - Almuerzo y cena en restaurantes - Billetes de avión y tren - Alquiler de vehículos y combustible para dichos vehículos - Peaje de autopistas En el momento de utilización de la tarjeta de crédito, el empleado recibirá en el establecimiento en que realice el gasto la factura de venta habitual, documento que servirá como justificante en la liquidación del viaje. Adicionalmente, recibirá la oportuna nota de cargo tarjeta de crédito, que adjuntará asimismo a la liquidación. Como regla general, la tarjeta no será utilizada para gastos con fines personales. No obstante, si con carácter excepcional se ha incurrido en algún gasto de este tipo o en alguna factura aparecen gastos que no son por cuenta de la empresa, se explicitarán acompañados de los documentos justificativos en la liquidación, como cantidad a deducir de la percepción del empleado.

12 Página 12 de LIQUIDACIÓN DE DIETAS Y GASTOS Dentro de los quince días siguientes a la finalización del desplazamiento, el interesado deberá practicar la oportuna liquidación de las dietas devengadas y gastos realizados, cumplimentando los apartados correspondientes en la Aplicación o en el impreso de la "Solicitud de viaje", en caso de no disponer de la Aplicación. En ningún caso se podrán practicar liquidaciones en un grupo de dietas superior al que le corresponde. El incumplimiento de lo expuesto, faculta a la empresa para deducir de los haberes del interesado, el importe de los anticipos que le hubiera facilitado. 15. AUTORIZACIONES A primeros de cada año se comunicará, por los titulares de las distintas Direcciones, a la Agencia de viajes del centro y a Control de viajes (Dirección de Recursos Humanos o Departamento competente en cada Sociedad) las personas que en ausencia de los Directores, puedan autorizar el documento "Solicitud de viaje". 16. BAREMOS En anexo 1 se recogen los baremos comprensivos de los distintos conceptos regulados en la presente Norma. 17. COSTES DE SERVICIOS DE LOCOMOCIÓN Y ALOJAMIENTO DERIVADOS DE CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS A ARCELOR Cuando dichos costes no estén incluidos en el contrato de prestación de servicios, preferentemente se gestionarán a través de los hoteles y servicios de locomoción concertados, a efectos de una optimización de costes. 18. INTERPRETACIÓN Todas las cuestiones derivadas de la interpretación y aplicación de esta Norma serán resueltas por la Dirección de Recursos Humanos.

13 Página 13 de 23 ANEXO I BAREMOS

14 Página 14 de 23 DIETAS EN DESPLAZAMIENTOS Clasificación de viajeros con la asignación de categoría de hoteles TIPO DE PERSONAL GRUPOS HOTEL Directivos I 5* Personal Fuera Convenio (1) II 4* Personal Fuera Convenio (1) III 4* Personal Fuera y Dentro Convenio (1) IV 3* (1) En cada empresa se definirán los colectivos de Personal de Fuera de Convenio o personal asimilable incluidos en cada grupo, en términos homogéneos a los actuales, comunicándolo a la Dirección de Recursos Humanos del Grupo en el plazo improrrogable de diez días a contar desde la entrada en vigor de la norma. Importe de las dietas Alojamiento y desayuno, a cargo de la empresa. Unidad: Euros DIETAS/GRUPOS I II III IV Gastos bolsillo 24,00 21,60 19,20 16,80 Gastos extranjero 39,00 35,00 31,00 27,00 Comida A justificar 15,00 13,80 12,60 A efectos de devengo de dieta, no será de aplicación al personal de las áreas comerciales de A3S en España, los criterios establecidos en esta norma para desplazamientos de ámbito comarcal/provincial. Se regirán por los procedimientos locales establecidos para tal fin, los cuales determinan importes de dietas específicos y aplicables en función de la zona de gestión comercial del viajero. No se devengará dieta de gastos de bolsillo en los viajes realizados en el citado ámbito. Cuando por razones de empresa, sea necesario permanecer en un destino de forma continuada (training, cursos, colaboraciones, etc.), más de un mes, la Dirección de RR.HH. establecerá un cuadro de emolumentos individualizado para el viajero en cuestión, no siendo aplicable este baremo de dietas.

15 GASTOS DE LOCOMOCIÓN Página 15 de 23 Se establecen en 0,21 euros el kilómetro. No obstante, para los desplazamientos inferiores a 100 km., teniendo en cuenta su frecuencia y en aras de simplificar su gestión, regirán las siguientes bases tarifadas de gastos para los centros de trabajo que a continuación se indican: TARIFAS EN EUROS PARA DESPLAZAMIENTOS EN VEHÍCULO PROPIO EN ASTURIAS DESDE A AEROPUERTO AVILÉS EL MUSEL GIJÓN LA FELGUERA MIERES NARANCO OVIEDO VERIÑA AEROPUERTO 3,99 8,40 9,45 13,23 14,28 8,82 10,50 7,98 AVILÉS 3,99 4,41 5,67 9,45 10,71 5,04 6,72 3,99 EL MUSEL 8,40 4,41 1,68 9,03 10,71 6,51 6,72 1,68 GIJÓN 9,45 5,67 1,68 8,61 10,29 6,09 6,51 1,68 LA FELGUERA 13,23 9,45 9,03 8,61 3,57 5,04 5,67 7,35 MIERES 14,28 10,71 10,71 10,29 3,57 5,88 3,99 9,03 NARANCO 8,82 5,04 6,51 6,09 5,04 5,88 4,83 OVIEDO 10,50 6,72 6,72 6,51 5,67 3,99 6,51 VERIÑA 7,98 3,99 1,68 1,68 7,35 9,03 4,83 6,51 TARIFAS EN EUROS PARA DESPLAZAMIENTOS EN VEHÍCULO PROPIO EN VALENCIA DESDE A PTO. SAGUNTO PUZOL VALENCIA ARPTO. ALMUSAFES ALDAYA PTO. SAGUNTO 3,11 7,28 9,35 12,48 16,63 PUZOL 3,11 4,16 6,29 9,35 13,51 VALENCIA 7,28 4,16 2,08 5,30 9,35 ARPTO. 9,35 6,29 2,08 3,11 7,28 ALMUSAFES 12,48 9,35 5,30 3,11 4,16 ALDAYA 16,63 13,51 9,35 7,28 4,16

16 Página 16 de 23 TARIFAS EN EUROS PARA DESPLAZAMIENTOS EN VEHÍCULO PROPIO EN VIZCAYA DESDE A AEROPUERTO BILBAO ETXEBARRI SESTAO AEROPUERTO 1,67 2, BILBAO 1,67 1,46 2,29 ETXEBARRI 2,50 1,46 4,16 SESTAO 4,62 2,29 4,16 Los desplazamientos no referenciados, se calcularán por kilómetros reales recorridos y se aplicará 0,21 Euros/km. Transitoriamente, en Arcelor Olaberria, Bergara, Madrid y Zaragoza, se mantendrán las cuantías que para el kilometraje, tienen establecidas en sus procedimientos locales. En los centros de Arcelor Zumárraga, que a la fecha de entrada en vigor de la Norma se rigen, a dichos efectos, por el Convenio Provincial del Metal de Guipúzcoa, se seguirá aplicando la cuantía establecida en el mismo. Actualización de importes La Dirección de RR. HH., revisará periódicamente los baremos establecidos, decidiendo en su caso la necesidad de actualización y su puesta en práctica, en función de la evolución económica del país y de las políticas de empresa establecidas. La autorización de nuevos importes, al igual que cualquier modificación de contenidos de este documento, será realizada por los mismos responsables que firman esta norma.

17 Página 17 de 23 ANEXO II PROCEDIMIENTO DE TRAMITACIÓN: A) SOLICITUD DE VIAJE, para desplazamientos nacionales y/o al extranjero. B) LIQUIDACIÓN MENSUAL DE VIAJES, para desplazamientos comarcales/ provinciales (viajes intercentros). C) APLICACIÓN GESTIÓN DE VIAJES / PORTAL DEL EMPLEADO

18 Página 18 de 23 A) SOLICITUD DE VIAJE 1. El Jefe de la Unidad o Departamento, en que el titular esté encuadrado, firmará por triplicado (un original y dos copias) la "Solicitud de viaje", que será entregada al interesado, el cual asimismo la firmará. En la Solicitud de Viaje figurará el lugar y objeto del viaje, la duración prevista, la fecha de salida y cualquier otro dato de interés. 2. El titular de la Solicitud de Viaje, una vez firmada por el Jefe de la Unidad o Departamento, indicará en el impreso las dietas que le corresponden, la cuantía del anticipo (correspondiente a su grupo de dieta y a la duración prevista del viaje) y el medio de locomoción. Una vez cumplimentados estos datos, la pasará a la firma del director correspondiente, para su autorización. Igualmente deberá aprobar o denegar, a la vista de la justificación, los casos de propuesta de utilización del vehículo propio como medio de locomoción. 3. El interesado conservará en su poder el original de la Solicitud de Viaje, y remitirá las dos copias a la Agencia de Viajes del centro y a Control de Viajes (Dirección de Recursos Humanos o Departamento competente en cada Sociedad), respectivamente. Una vez diligenciada la Solicitud de viaje, podrá obtener un anticipo a cuenta hasta el importe autorizado. 4. Salvo caso de viaje urgente, surgido en horas en que ID pueda prestar estos servicios, la Agencia de Viajes obtendrá los billetes necesarios, efectuará las reservas de Hotel que procedan y gestionará, en su caso, el alquiler del vehículo que corresponda. La Agencia reservará plaza en uno de los hoteles con los que haya establecido concierto. 5. La Agencia de Viajes, una vez atendido al titular de la Solicitud, cumplimentará el impreso "Solicitudes de viaje-prestación de servicios", donde indicará los servicios prestados, modalidad de alojamiento, etc. Tanto la copia de la "Solicitud de viaje", como el original del impreso "Solicitud de viaje - prestación de servicios", serán numerados por la Agencia, asignándoles el mismo número, y archivados. La Agencia remitirá una copia del impreso "Solicitud de viajeprestación de servicios" a Control de Viajes. 6. Una vez finalizado el viaje y dentro del plazo establecido, el titular del desplazamiento practicará la liquidación de los gastos y dietas, cumplimentando los apartados correspondientes del documento "Solicitud de viaje", que será autorizada por el director correspondiente, sin cuyo requisito Control de Viajes no dará orden de abono de las cantidades que resulten a favor del interesado.

19 Página 19 de 23 Con carácter general, en la liquidación no se incluirán las cantidades relativas a pago de servicios proporcionados por la Agencia de Viajes (billetes de avión o ferrocarril, bonos de hotel,...), que serán tramitadas directamente entre la Agencia de Viajes y Control de Viajes. Deberán adjuntarse, no obstante, a la liquidación, los originales de los billetes utilizados. Asimismo, cuantos otros justificantes sean precisos para la liquidación (gastos extraordinarios, gastos atenciones a terceros, etc.). Las facturas justificativas de los gastos deberán cumplir los requisitos fiscales establecidos y serán emitidas a nombre de la Sociedad correspondiente. 7. A la vista de la liquidación practicada por el interesado y los servicios prestados por la Agencia de Viajes, y tras las comprobaciones que estime convenientes, Control de Viajes autorizará la regulación del saldo (positivo o negativo) con el interesado. B) LIQUIDACIÓN MENSUAL DE VIAJES Se utilizará exclusivamente el impreso "Liquidación mensual de viajes". Para estos desplazamientos, no será necesaria (a estos efectos) la autorización previa del Director correspondiente, pero sí la conformidad posterior del jefe inmediato superior y del jefe del Departamento correspondientes. Como se ha indicado en el texto de la Norma, en estos viajes, además de los gastos de locomoción, se devengarán, exclusivamente, los posibles gastos extraordinarios, si los hubiese, y las dietas de comida, cuando haya derecho a ellas, pero nunca los gastos de bolsillo. C) APLICACIÓN GESTION DE VIAJES / PORTAL DEL EMPLEADO Acceso a la aplicación de Gestión de Viajes. A la nueva aplicación de viajes de accederá desde el Portal del Empleado ( a través del proceso Gestión de viajes, bien en la sección Qué es el Portal del empleado o en el botón de ayuda del portal localizado en la parte superior derecha. Se utilizará la nueva aplicación para todos los viajes del personal cuya gestión (solicitud de viaje) se inicie a partir del 1 de octubre, así como para las liquidaciones mensuales de viajes que se cumplimenten. Las solicitudes y liquidaciones realizadas en este entorno serán procesadas tanto por la Agencia de Viajes como por el resto de organismos implicados, dando lugar a la tramitación real del viaje (incluyendo realización de transferencias por anticipos, validación de datos de responsables, etc.).

20 Página 20 de 23 ANEXO III IMPRESOS SOLICITUD DE VIAJE LIQUIDACIÓN MENSUAL DE VIAJES

21 Página 21 de 23

22 Página 22 de 23

23 Página 23 de 23 LIQUIDACIÓN MENSUAL DE VIAJES Fecha: Nombre: D.N.I.: Puesto de Trabajo: Matrícula: Centro de Trabajo: Dirección: FECHAS CONCEPTO LOCOMOCIÓN GASTOS SUBTOTALES... 0,00 0,00 TOTAL... 0,00 EL Titular El Jefe Inmediato El Jefe de Departamento Control de Viajes El Cajero Fdo.: Fdo.: Fdo.: Fdo.: Fecha y Sello NOTA: En "gastos" se incluirán las dietas de comida, en su caso, y los gastos extraordinarios que se hayan realizado uniendo los justificantes de tales gastos extraordinarios.

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