Servicios registrales por medios electrónicos

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1 Servicios registrales por medios electrónicos C A M A R A D E C O MERCIO D E MEDELLIN PA R A A N T I OQUIA. E R I C K R I N C O N C A R D E N A S G e r e n te G e n e r a l e r i c k. r i

2 Antecedentes La Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, de conformidad con el marco jurídico vigente, ha venido trabajando en la implementación de medios electrónicos en diferentes trámites dentro del registro mercantil, con el propósito de ofrecer más alternativas a sus afiliados, a los empresarios matriculados y en general a todos los usuarios de este tipo de registros. La virtualización de los trámites, resulta importante por el alto grado de conectividad de nuestra sociedad, y adicionalmente ofrece importantes ventajas para la entidad como la reducción de costos, la agilidad de los procesos y el posicionamiento de los servicios en línea como un canal transaccional con todos sus usuarios. Se ha trabajado en proyectos específicos que incorporan las tecnologías de información al registro público mercantil, y que se desarrollan en fases como se explica a continuación: 1. Certificados electrónicos; 2. Constitución de Sociedades por Acciones Simplificadas a través de la Página Web de la CCM; 3. Inscripción en línea (a través de página web) de Actas y Documentos en el Registro Mercantil; 4. Inscripción y Descarga de Libros Electrónicos de los Comerciantes, a través de la Página Web de la CCM; 5. Presentación de recursos en vía gubernativa a través de medios electrónicos (Página Web o correo electrónico), frente a los actos de inscripción en el Registro Público Mercantil; 6. Solicitud de embargos, por medios electrónicos, por parte de autoridades judiciales.

3 Antecedentes Jurídicos La virtualización de trámites al interior de la CCMA, se sustenta en el ordenamiento jurídico colombiano que le otorga plena validez jurídica y probatoria a la información electrónica y alas necesidades que también desde el punto de vista legislativo han llevado a la desmaterialización de todo tipo de documentos que antes tenían un soporte papel o cartular exclusivamente: 1. Ley 527 de 1999 Equivalencia Funcional de los mensajes de datos y validez jurídica y probatoria de todo tipo de información electrónica. 2. Decreto 1747 de 2000 Firma Digital emitida por entidades de certificación digital como mecanismo para garantizar la seguridad jurídica en las comunicaciones electrónica, a través de los atributos de autenticidad, integridad y no repudio. 3. Ley 962 de 2005 Simplificación y racionalización de los trámites de la administración pública y de las actuaciones administrativas. Posibilidad de desarrollo de estas actuaciones por medios electrónicos siempre y cuando garanticen la Integridad, Autenticidad y Disponibilidad. 4. Ley 1150 de 2007 Creación del Sistema Electrónico de Contratación Pública. Establece un ecosistema electrónico que requiere de documentos electrónicos como los que se describen a continuación. 5. Ley 1429 de 2010 Posibilidad explicita de realizar por medios electrónicos los servicios registrales.

4 RIESGOS JURÍDICOS EN LA UTILIZACIÓN DE MEDIOS ELECTRÓNICOS EL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN SUPONE RETOS EN MATERIA DE ASEGURAMIENTO JURÍDICO Autenticidad del documento electrónico suplantación Integridad del documento electrónico Alteración Conservación del documento electrónico hacia futuro Confidencialidad del documento electrónico en procesos de comunicación donde se requiera Encontrando en las TICs mecanismos para mejorar y hacer mas eficiente el manejo de la información, Colombia comienza a trabajaren un marco normativo que resuelva los mencionados retos.

5 LEY 527 DE 1999 ESTRUCTURA, PRINCIPIOS Y MECANISMOS DE ASEGURAMIENTO Adoptado en 1999 (Ley 527 de 1999), con base en la Ley Modelo de Comercio Electrónico de la CNUDMI (Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional). Principios Estructura de la Ley 527 AMBITO DE APLICACION Definiciones Mensaje de datos Requisitos jurídicos de los mensajes de datos Comunicación de los mensajes de datos Transporte de mercancías Firmas digitales y Entidades de certificación

6 LEY 527 DE 1999 ESTRUCTURA, PRINCIPIOS Y MECANISMOS DE ASEGURAMIENTO Principales Principios de los entornos Electrónicos contenidos en la Ley 527 de 1999 y su Decreto 1747 de 2000 Manifestaciones de la Equivalencia Funcional: Si la ley (cualquier ley) exige que algo deba constar... Escrito Mensaje de Datos Articulo 6 Original Integridad Articulo 8 y 9 Firma Manuscrita Conservación y Archivo Firma Digital (Autenticidad, Integridad y No Repudio) SI DICHA FIRMA SE EMITE POR UNA ENTIDAD DE CERTIFICACION ABIERTA QUE DE PLENA GARANTIA DE IDENTIDAD Y UTILICE UNA TECNOLOGIA QUE SEA VERIFICABLE (PE: PKI ACTUALMENTE) Mensaje de Datos (Autenticidad Integridad Fecha Posterior Consulta) Articulo 2, 7 y 28 Articulo 12 y 13

7 e CER CERTIFICADOS ELECTRÓNICOS Es un archivo electrónico que contiene los textos de un Certificado de Existencia y Representación Legal, certificados de Registro Mercantil y de Registro Único de Proponentes con las correspondientes seguridades en cuanto a su contenido y la firma digital del mismo, a través de los servicios provistos por CERTICAMARA. El e-cer contiene la firma digital de la directora de Registros y se garantiza su autenticidad, integridad y no repudio, y se acompaña de una estampa cronológica. Es decir cuenta con todas las garantías de aseguramiento jurídico y técnico, que le permite al interesado contar con un documento electrónico totalmente válido, de conformidad con la Ley 527 de El e-cer tiene pleno valor jurídico y probatorio, de conformidad con la ley 527 de 1999, pues garantiza los atributos de seguridad jurídica exigidos para los documentos electrónicos, y por lo tanto es oponible frente a cualquier tercero. Esto se logra a través de la incorporación de firma digital y estampado cronológico de mensajes de datos, servicios provistos por la filial CERTICAMARA S.A.

8 CONSTITUCIÓN VIRTUAL DE S.A.S Se trata de un servicio que se presta a todos los interesados en constituir sociedades por acciones simplificadas que posibilita la constitución por medios electrónicos, a través de formularios web previamente establecidos en la CCMA, cumpliendo con todas las garantías de seguridad técnica y jurídica en el proceso. Los comerciantes interesados deberán diligenciar formatos electrónicos previamente definidos por la CCMA en su página web. El diligenciamiento de estos formatos tiene incorporada la firma digital y la estampa cronológica que garantizan su autenticidad, integridad y no repudio. La constitución electrónica es un proceso que se constituye en el equivalente de la constitución de sociedades a través de documento privado. Los constituyentes de la Sociedad por Acciones Simplificada deberán firmar digitalmente tres formatos (i) Formulario o Caratula de Inscripción donde se diligencian los campos generales de la sociedad a constituir. Este deberá ir firmado únicamente por quien aparezca como representante legal; (ii) Formato de constitución de la SAS electrónica que deberá ser firmado por todos los constituyentes.

9 INSCRIPCION ACTAS Y DOCUMENTOS La ley 527 de 1999 y la ley 962 de 21005, permite que estos actos de inscripción, puedan ser desarrollados por medios electrónicos, siempre y cuando garanticen los atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad. Algunos de estos actos consisten en la inscripción de los nombramientos de los representantes legales, los órganos colegidos de administración como juntas directivas y órganos de fiscalización. La inscripción de actas y documentos de los matriculados y afiliados a la CCMA por medios electrónicos, le permite a inscribir actas de nombramientos que por ley deben inscribirse sin necesidad de acudir a las sedes de la CCMA a entregar el documento físico. Se incorpora al proceso la posibilidad de cargar archivos firmados digitalmente, en los servicios en línea de la CCMA. Este proceso se complementa con la estampa cronológica almomento de la inscripción que permite garantizar el momento exacto de registro.

10 LIBROS DE COMERCIO ELECTRONICOS En virtud del artículo 48 del código de comercio, es obligación del comerciante, la de llevar la contabilidad mediante el sistema de registro en libros o la utilización de cualquier otro procedimiento de reconocido valor contable, que haga posible el conocimiento y prueba del estado general de sus negocios y que suministre información clara, completa y fidedigna sobre el contenido de los asientos individuales y del estado general de los negocios. Por su parte, el artículo 28 del mismo código, estipula que entre otros, deben inscribirse en el registro mercantil, los libro de contabilidad. La ley 527 de 1999, posibilita que los libros de comercio se lleven por medios electrónicos. Los libros electrónicos se encuentran expresamente habilitados en la ley 527 de 1999 a través del artículo 12 de la misma, donde se exigen como requisitos de evidencia digital: la autenticidad, la integridad, la fecha y hora en la que inicia y finaliza el período de conservación y la posterior consulta. Estos atributos se contemplan en el modelo a través de la incorporación de firma digital y estampa cronológica de mensajes de datos.

11 RECURSOS La implementación de un sistema que permita la plena aplicabilidad del acto administrativo a través de medios electrónicos, requiere de un modelo técnico que permita garantizar atributos de seguridad jurídica como son la autenticidad, la integridad y la disponibilidad (Art. 6 Ley 962), los cuales se pueden satisfacer a través de los servicios de certificación digital de una entidad de certificación digital abierta. Se plantea la necesidad de establecer la posibilidad jurídica de recibir, tramitar y resolver los Recursos de Vía Gubernativa interpuestos ante la cámara por los particulares en contra de los actos de inscripción o rechazo de la misma, de modo que puedan ser cumplidos electrónicamente todos los requisitos normativos asociados a la mencionada diligencia. Si bien la interposición de Recursos de Vía Gubernativa ha sido posible desde el punto de vista teórico-jurídico desde la expedición de la ley 527 de 1999, sólo hasta ahora, con el desarrollo y mayor difusión del uso de medios electrónicos y especialmente del Servicio de Certificación Digital, es posible considerar que existen las condiciones reales para una implementación de este servicio.

12 AUTENTICIDAD INTEGRIDAD NO REPUDIO SEGURIDAD CONFIDENCIAL CONFIANZA UNIVERSALIDAD ACCESIBILIDAD COMODIDAD PRODUCTOS Y SERVICIOS DE CERTIFICACION DIGITAL LEY 527 DECRETO 1747 CIRCULAR UNICA No 10 SIC SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL CERTIFICACIÓN DE FIRMA DIGITAL ESTAMPADO CRONOLÓGICO ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJE DE DATOS SEGURIDAD JURÍDICA GARANTÍA DE FECHA Y HORA ENVIO Y RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS ARCHIVO Y CONSERVACIÓN POSTERIOR CONSULTA PRODUCTOS Y SERVICIOS TRANSVERSALES CERTIFACTURA CERTISUBASTA CERTISORTEO

13 GRACIAS ERICK RINCON CARDENAS

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