MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DEL MÓDULO DE REPORTE DE INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO

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1 MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DEL MÓDULO DE REPORTE DE INFORMACIÓN Y SEGUIMIENTO El módulo de Reporte de información y seguimiento, del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior le permitirá: - Reportar la información desde el SNIES Local al SNIES Central de manera oportuna y en tiempo real, pudiendo ver automáticamente después del cargue la información en el sistema Central - Realizar el reporte mediante el método alternativo cuando por razones técnicas no sea posible realizarlo mediante servicios web WS - Ver los errores generados durante el reporte de la información tanto técnicos como de calidad del dato registrado localmente, pudiendo tomar las medidas necesarias para corregirlos ó a partir de estos poder darles una solución rápida en la mesa de ayuda - Mantener actualizado la dirección ó IP pública de el SNIES Local - Verificar la información cargada, aprobando las diferentes cantidades, bloqueando la variable para que no pueda ser afectada por procesos externos u otras personas - Actualizar constantemente las personas responsables de la información en si institución, para poder estar informados vía correo electrónico de las novedades y noticias del SNIES - Descargar instaladores, parches, manuales y guías que le permitirán mantener actualizado su SNIES Local y conocer su correcto uso. Para ingresar al módulo por favor ingrese a su navegador preferiblemente Internet Explorer, en otro navegador diferente a este también funciona, pero los botones e imágenes pueden perder resolución a la siguiente dirección electrónica: Al ingresar inicialmente aparecerá unos anuncios para tener en cuenta, en la parte inferior haga clic en el botón continuar, allí aparecerá la siguiente pantalla:

2 Por favor digite el Usuario y la contraseña que manejaba en la herramienta o módulo anterior de firmas, o en caso de no tener este usuario y contraseña por favor solicitarlo a través de la mesa de ayuda: LINEA GRATUITA NACIONAL TELEFONO FIJO EN BOGOTA FAX CORREO ELECTRONICO Al digitar usuario y Contraseña aparecerá la siguiente pantalla: En la parte superior izquierda aparece el usuario que se loguea, Es de aclarar que si la Institución que va a ingresar a la herramienta tiene a cargo sus seccionales, le aparecerán las Instituciones asociadas, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

3 Para ingresar a la Institución que desee simplemente haga clic sobre el código o nombre, en caso de que quiera cambiar de Institución dentro de las diferentes seccionales debe hacer clic en el icono que aparece en la parte superior derecha en la misma pantalla. A continuación veremos la descripción detallada de cada una de las pestañas asociadas al módulo o herramienta de Reporte de Información y Seguimiento: Este botón le permite realizar pruebas de conexión y cambiar la ip pública en caso de que el proveedor de internet les cambie esta ip. Al dar clic en esta pestaña, aparecen unas pestañas asociadas a esta funcionalidad: Al dar clic en la primera opción, a través de esta pestaña puede modificar la ip pública o el puerto en caso de que la isp o el proveedor de internet cambien, aparecen los siguientes datos: Educación Usuario: Se refiere al usuario del WS Webservice.

4 Contraseña: Se refiere a la contraseña del WS Webservice. Dirección extracción (Cargue): Se refiere a la dirección o ip pública del sitio del cargueies. Dirección del Portal Local: Se refiere a la dirección o ip del sitio del PortalIES. Desde esta pantalla puede modificar la ip en caso de que la isp que provee su servicio de internet modifique la ip pública, simplemente se ubica en la casilla de Dirección de extracción de cargue y del portal, y cambia única y exclusivamente la ip o el puerto, el resto lo deja igual y da clic en enviar, tal como aparece en las siguientes pantallas: Siguiendo con las opciones de la pestaña Conectividad, la segunda opción es, a través de esta pestaña puede probar conexión entre el snies local y el snies central, aparecen los siguientes datos: Educación. Dirección extracción (Cargue): Se refiere a la dirección o ip pública del sitio del cargueies. Dirección del Portal Local: Se refiere a la dirección o ip del sitio del PortalIES. Resultado de la prueba: Se refiere al resultado de la prueba en caso de que este bien aparecerá conexión ok envío ok, de lo contrario aparecerá el error asociado dependiendo el caso. Tal como se muestra en la siguiente pantalla:

5 Haga clic en el botón que dice inicio para ir al menú principal y así continuar con cada una de las pestañas asociadas al módulo Siguiendo con la descripción detallada de cada una de las pestañas asociadas al módulo o herramienta de Reporte de Información la segunda opción es asociadas exclusivamente a esta funcionalidad:, Al dar clic en esta pestaña, aparecen unas pestañas Antes de realizar el reporte de información recuerde: Usted puede seleccionar las variables que desea reportar pero solo podrá marcar las variables que no han sido validadas o confirmadas, o sea aquellas que no estén bloqueadas. Si el reporte lo efectúa mediante servicios web WS, su SNIES Local debe contar con una dirección IP pública la cual debe estar configurada en el sistema, si no está seguro de la dirección puede hacer una prueba de conectividad y verificar su correcto funcionamiento; si esta cambió, puede actualizarla y luego proceder a hacer el reporte de información. Si va a reportar por el método alternativo recuerde descargar la versión más reciente de las consultas seleccionando el periodo y las variables que va a descargar. Al momento de hacer el reporte de información debe seleccionar el mismo periodo y las mismas variables que seleccionó al descargar las consultas.

6 Siguiendo con las opciones de la funcionalidad Reporte de información, la segunda opción es, a través de esta pestaña la Institución podrá reportar la información cargada en su base de datos o SNIES local al Ministerio de Educación Nacional a través de la ip configurada anteriormente, al dar clic en este botón aparecerán los siguientes datos: Educación Dirección extracción: Se refiere a la dirección o ip pública del sitio del cargueies *Periodo: Se refiere al periodo en el que va a reportar la información, al seleccionar el período aparecerán las variables que no se encuentran validadas y que no hayan sido verificadas. Usted podrá seleccionar y enviar todas las variables o una por una. Es de aclarar que si la Institución que va a reportar la información posee un alto volumen de información y selecciona todas las variables al tiempo puede tardar más el reporte. Al dar clic en Enviar se reporta la información de las variables seleccionadas, como vemos en el anterior pantallazo se selecciono la variable matriculados, aparecerá una pantalla donde indica que se están realizando ciertas acciones tales como: extracción, registro, publicación posteriormente realiza estos pasos se muestra una pantalla con seguimiento o fechas de extracción, registro y publicación y la cantidad de datos que se cargaron según las variables escogidas que se enviaron al servidor, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

7

8 Siguiendo con las opciones de la pestaña Reporte de Información, la segunda opción es, a través de esta pestaña, puede ver que información se ha reportado al Ministerio o snies central por año y periodo, Si estos valores coinciden con los valores registrados localmente o las estadísticas internas de la institución podrá verificar los valores, bloqueando así futuros reportes. Si tiene una variable bloqueada pero esta ha sufrido un cambio y necesita volver a reportar un nuevo valor, puede solicitar una nueva reapertura de variable indicando el periodo y la variable que desea volver a reportar, debe estar atenta a la respuesta de parte del Ministerio una vez aprobada puede reportar la variable normalmente. Aparecerán los siguientes campos: Nombre: Se refiere al nombre completo Periodo: Se refiere al periodo en el que quiere ver el resumen de las variables. Al seleccionar el periodo y dar clic en enviar aparece el resumen de las variables del periodo seleccionado, tal como se muestra en la siguiente pantalla, si no selecciona el periodo aparecerá un resumen de todos los periodos: En el cuadro de resumen aparecen las variables con sus correspondientes registros y una columna Validación donde aparece un candado abierto, esta es muy importante ya que por medio de esta la Universidad confirma que el valor que aparece allí es el dato real que existe en la Institución. Aparece un icono con un candado abierto el cual

9 significa que se va a validar o confirmar, si aparece una fecha quiere decir que este dato se validó o confirmo que era el real. Es de aclarar que al validar una variable o confirmar esta será cerrada. Si desea seleccionar otro periodo lo pueda hacer y dar de nuevo clic en el botón enviar. Siguiendo con las opciones de la pestaña Reporte de Información, la tercera opción es a través de esta pestaña la Institución podrá generar el script correspondiente que debe ejecutar a través del método alternativo en caso de que este sea el método de reporte de la información al Ministerio, aparecen los siguientes datos: Educación Periodo: Se refiere al periodo en el que va a reportar la información, al seleccionar el período aparecerán las variables que no se encuentran validadas y que no hayan sido verificadas. Usted podrá seleccionar y enviar todas las variables o una por una. Al dar clic en Enviar se generará el script o los scripts correspondientes según las variables seleccionadas, tal como aparece en la siguiente pantalla: Debe seleccionar todo lo que se encuentra dentro del Script con ctrl c y luego abre el administrador de la base de datos, dependiendo del motor, pega allí el script y lo ejecuta, este script lo que hace es cargar la información necesaria en una tabla temporal denominada consultas_especificas y luego sigue los mismos pasos que se venían aplicando para el método alternativo, es decir genera los archivos zip que luego serán enviados al Ministerio de Educación Nacional pero ahora a través de esta misma página que más adelante se verá este procedimiento.

10 Siguiendo con las opciones de la pestaña Reporte de Información, la cuarta opción es, a través de esta pestaña la Institución podrá reportar la información generada en el punto anterior a través del método alternativo en caso de que este sea el método de reporte de la información al Ministerio, aparecen los siguientes datos: Educación Dirección extracción: Se refiere a la dirección o ip pública del sitio del cargueies Periodo: Se refiere al periodo en el que va a reportar la información, al seleccionar el período aparecerán las variables que no se encuentran validadas y que no hayan sido verificadas. Usted podrá seleccionar y enviar todas las variables o una por una. Justificación: Se refiere al motivo por el cual está reportando la información a través del método alternativo. Archivo (.zip): Se refiere al archivo zip generado en la segunda opción la de consulta alternativo, es de aclarar que si usted va a subir ejemplo: admitidos, debe asociar el zip correspondiente admitidos y adicionalmente de manera obligatoria debe seleccionar en la parte de abajo la variable a subir es decir admitidos. Puede reportar todas las variables al tiempo, para esto debe comprimir en un solo archivo todos los zip generados en la segunda opción y en archivo zip asocia este comprimido, en la parte de abajo debe seleccionar todas las variables, importante, si en el archivo zip va una variable y no selecciona en la parte de abajo esta variable no le sube la información.

11 Siguiendo con las opciones de la pestaña Reporte de Información, la quinta opción es, a través de esta pestaña la Institución puede observar todos los reportes que se trataron de enviar al Ministerio, aparecen los siguientes datos: Educación Periodo: Se refiere al periodo correspondiente al histórico en el que quiere ver los reportes que hizo la Institución. Haga clic en el periodo que desea ver la información y luego clic en el botón enviar, si quiere ver el histórico de reporte de información de otro período selecciónelo y de nuevo haga clic en enviar.. Al dar clic en enviar aparecen los diferentes históricos de reporte de información dependiendo el periodo, si observamos allí en el anterior pantallazo, como ejemplo tenemos 17 históricos de reporte de información para el periodo , en la columna estado aparecen dos tipos de estado una Fallido y otro completo, aparece la fecha y hora en que se envió el reporte, para ver el detalle de este reporte puede hacer clic en cualquier campo, si hacemos clic en el reporte 1 que su estado es fallido, aparecerá la siguiente pantalla:

12 Aparecen los siguientes datos: Educación Estado: Se refiere al estado de reporte de información y se clasifica en fallido o completo Tipo: Se refiere al tipo de reporte, si es masivo o si es por webservice o por método alternativo. Año: Se refiere al año del cual está consultando el histórico de reporte de información. Semestre: Se refiere al semestre del cual está consultando el histórico de reporte de información. Dirección extracción: Se refiere a la dirección o ip pública del sitio del cargueies. Usuario: Se refiere al usuario que realizó el reporte de información o con el que se está logueadno??? Ip utilizada: Se refiere al número de la ip desde donde se realizó el reporte de la información. Justificación: Se refiere al motivo por el cual está reportando la información a través del método alternativo. Log de error: Se refiere al error por el cual no se pudo realizar el reporte, en caso de que sea fallido. Fecha/Hora inicio: Se refiere a la fecha y hora en que se inicio el reporte de información. Fecha/Hora extracción: Se refiere a la fecha y hora en que se realizó la extracción de los datos del snies local al snies central. Fecha/Hora registro: Se refiere a la fecha y hora en que se registro la información en el servidor snies central en base de datos.

13 Fecha/Hora Publicación: Se refiere a la fecha y hora en que se publicó en esta herramienta de seguimiento. Para este ejemplo como el reporte fue fallido no aparece fecha de publicación. Y en la parte final aparece una tabla con las variables y la cantidad de registros que se encuentran en el servidor central o Ministerio. Si hacemos clic en el reporte 2 que su estado es completo, aparecerá la siguiente pantalla: Aparecen los mismos datos descritos anteriormente, con la diferencia de que en este no hay Log de error y existe una fecha de publicación. Siguiendo con las opciones de la pestaña Reporte de información, la sexta opción es, a través de esta pestaña la Institución podrá ver todas las variables a reportar en el SNIES local indicando si son extraíbles, una pequeña descripción y que tablas locales obligatorias infieren para cada una de estas variables, Como se muestra en la siguiente pantalla:

14 Haga clic en el botón que dice inicio para ir al menú principal y así continuar con cada una de las pestañas asociadas al módulo Siguiendo con la descripción detallada de cada una de las pestañas asociadas al módulo o herramienta de Reporte de Información la tercera pestaña es, a través de esta pestaña usted podrá solicitar la reapertura de una variable, es decir si confirmaron la variable inmediatamente se cierra, para solicitar que sea habilitada y así reportar nueva información se hace a través de esta opción, también podrá listar las diferentes reaperturas de variables solicitadas al Ministerio de Educación Nacional, Al dar clic en esta pestaña, aparecen unas pestañas asociadas exclusivamente a esta funcionalidad: Al dar clic en la primera opción, a través de esta pestaña puede solicitar la reapertura de esta variable, aparecen los siguientes datos: Educación. *Periodo: Se refiere al periodo en el que quiere reportar una variable que valido en el paso anterior. *Variable: Se refiere a la variable que desea abrir o solicitar la reapertura. *Solicitante: Se refiere a la persona que solicita la apertura de dicha variable. *Justificación: Se refiere al motivo por el cual el se solicita la reapertura de esta variable. Al dar clic en enviar esta solicitud será recibida en el Ministerio de Educación Nacional, específicamente en la Subdirección de Desarrollo Sectorial y allí hacen el correspondiente análisis para autorizar la reapertura de esta variable. Podrá verificar la respuesta a través de la opción Listar Reaperturas.

15 Siguiendo con las opciones de la pestaña solicitudes, la segunda opción es, a través de esta pestaña la Institución podrá ver todas las reaperturas solicitadas al Ministerio con su correspondiente estado si fue aprobada, rechazada o esta solicitada, aparecen los siguientes datos: Educación.

16 Haga clic en el botón que dice inicio para ir al menú principal y así continuar con cada una de las pestañas asociadas al módulo. Siguiendo con la descripción detallada de cada una de las pestañas asociadas al módulo o herramienta de Reporte de Información la cuarta pestaña es, a través de esta pestaña se debe mantener actualizado los datos de las personas que trabajan directamente con el proyecto de snies, el responsable funcional, técnico, financiero, etc..,al dar clic en esta pestaña, aparecen unas pestañas asociadas exclusivamente a esta funcionalidad: - Recuerde mantener actualizados las personas de responsables en la IES, ya que los teléfonos o correos electrónicos pueden ser utilizados para contactarlos y mantenerlos informados - Si una misma persona es responsable de más de un tipo de información del SNIES, debe repetir los datos tantas veces sea necesario Al dar clic en la primera opción, a través de esta pestaña úede actualizar los datos de las personas directamente responsables en el proyecto del snies, aparece los siguientes datos: Educación. Tipo: Se refiere al tipo de contacto que se va a registrar o actualizar, entre estos están: INFO FINANCIERA, INFO INTERNACIONALIZACION, SNIES FUNCIONAL, SNIES TECNICO. Aparecerá la siguiente pantalla: Seleccione el tipo de contacto a registrar o actualizar, en caso de que ya existan datos aparecerá la información diligenciada anteriormente, si nunca se han registrado datos aparecerá en blanco los campos o la información. Aparece una pantalla como la siguiente:

17 Debe diligenciar los datos correspondientes dependiendo el tipo de contacto Al dar clic en enviar aparecerá registrado los datos que acabo de ingresar y adicionalmente los otros tipos de contacto que se habían registrado

18 Siguiendo con las opciones de la pestaña Contactos, la segunda opción es,, a través de esta pestaña la Institución podrá listar los responsables del proyecto snies, aparecen los siguientes datos: Educación. Un cuadro donde se muestran los contactos con su correspondiente tipo, cargo, teléfono, y correo electrónico Haga clic en el botón que dice inicio para ir al menú principal y así continuar con cada una de las pestañas asociadas al módulo Siguiendo con la descripción detallada de cada una de las pestañas asociadas al módulo o herramienta de Reporte de Información la quinta pestaña es, que permitirá descargar instaladores, manuales, software mínimo requerido, etc..al dar clic en esta pestaña, aparecen unas pestañas asociadas exclusivamente a esta funcionalidad: - Antes de proceder a registrar en el SNIES Local un nuevo periodo académico, usted debe descargar la Precarga y ejecutarla en la base de datos Local, tenga presente que NO DEBE alterar la información de la precarga si usted lo hace los datos que usted registre pueden no ser visto reflejados en el SNIES Central - Si tiene dudas de cómo ejecutar o tiene inconvenientes al ejecutarla, puede ver la Guía de ejecución de la precarga por la opción Manuales y Guías - El sistema le ofrece las opciones para descargar los instaladores de las plataforma Windows y Linux, en las cuales el SNIES se ha probado, usted puede usar una versión diferente pero no se garantiza el correcto funcionamiento del sistema - Cuando exista una nueva versión o algún parche se notificará por los correos indicados por la opción contactos, y podrá descargarlos por la opción sitios

19 Al dar clic en la primera opción, a través de esta pestaña la Institución puede bajar la información o el script propio de sus programas, cubrimientos de programa, ies, aparece los siguientes datos: Educación. Periodo: Se refiere al año y semestre correspondiente a los datos propios de la Institución, Programas, y Cubrimiento de Programas en el que quiere reportar una variable la Institución. Al dar clic en enviar aparecerá el script correspondiente a ese periodo, este script lo debe seleccionar copiar y ejecutar en el motor de la base de datos: Por lo general la parte que se debe seleccionar es la correspondiente al cubrimiento del programa, ya que la parte de IES y Programas ya está en la base de datos a diferencia de que el programa sea nuevo, en este caso se busca el programa y su cubrimiento de programa correspondiente

20 Siguiendo con las opciones de la pestaña Descargas, la segunda opción es a través de esta pestaña la Institución podrá bajar todo el software requerido para el snies local tales como java, tomcat, postgres dependiendo el sistema operativo, también encontrará los scripts de la estructura de la base de datos del snies local, y los sitios o contextos *war, ejecutable para el método alternativo etc.. Siguiendo con las opciones de la pestaña Descargas, la tercera opción es a través de esta pestaña la Institución podrá bajar las plantillas de inserción masiva que suministra el ministerio por dos diferentes métodos, encontrará los instructivos de instalación, instructivo del método alternativo, recomendaciones y políticas, orden de carga de la información poblacional, etc.. Adicionalmente tenemos unas opciones al lado superior derecho o izquierdo dentro del módulo de reporte y seguimiento: A través de este icono puedo ir siempre al menú principal. A través de este icono puedo cambiar de IES, en caso de que la IES principal tenga a cargo las seccionales, en este caso aparecerán todas las que tiene a su cargo, tal como se muestra en la pantalla, simplemente debe hacer clic en la IES requerida: A través de este icono puede cambiar la contraseña de ingreso al módulo de reporte de información y seguimiento. Simplemente digitará la nueva contraseña en el campo que dice Password y da clic en enviar para actualizar la nueva contraseña. A través de este icono puede salir del módulo, se recomienda siempre cerrar la sesión.

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