TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA INVITACIÓN PÚBLICA DE OFERTAS GLI

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA INVITACIÓN PÚBLICA DE OFERTAS GLI JULIO La Universidad de Antioquia, está interesada en recibir propuestas para contratar con una o varias compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país, las pólizas de seguros requeridas para la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales de la Universidad, así como aquellos por los que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual Contratación Pólizas de Seguros Esta invitación pública a presentar oferta de seguros ha sido elaborada siguiendo los principios señalados por el Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia; para tal efecto, se han realizado los estudios de conveniencia y oportunidad con base en los requerimientos de la Universidad. Solicitamos seguir en la elaboración de la propuesta, la metodología señalada en esta invitación pública, con el objeto de obtener claridad y ofrecimientos de la misma índole que permitan una selección objetiva.

2 RECOMENDACIONES GENERALES A LOS PARTICIPANTES LA UNIVERSIDAD se encuentra interesada en recibir propuestas para contratar su programa de seguros. Para efectos de lo anterior, se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente: 1. Leer cuidadosamente el contenido de este documento. 2. Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar de acuerdo con la Constitución Nacional, la Ley y el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia (Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014). 3. Cerciorarse que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados. 4. Examinar rigurosamente el contenido del Pliego de Condiciones, los documentos que hacen parte del mismo y el Régimen Jurídico que regula los procesos de contratación de La Universidad de Antioquia. 5. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas y verificar que contienen la información completa que acredita el cumplimiento de los requisitos exigidos, en la ley y en el presente pliego de condiciones. 6. Examinar que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en el Pliego de Condiciones. 7. Revisar la póliza de seriedad de la propuesta y verifique que: Sea otorgada a favor de la. Como tomador, que figure su razón social completa, e incluir la sigla; siempre y cuando ésta también figure en el correspondiente certificado de existencia y representación legal. El valor asegurado corresponda al fijado en este documento. La vigencia corresponda a lo estipulado en este documento. El OBJETO y EL NÚMERO de esta selección, coincida con el de la propuesta que presente. Esté suscrita por el TOMADOR PROPONENTE AFIANZADO 8. Suministrar toda la información requerida a través del presente Pliego de Condiciones, en el orden correspondiente. 9. Analizar en su integridad el contenido del pliego de condiciones. 10. Diligenciar totalmente los anexos contenidos en este Pliego de Condiciones. 11. Presentar las ofertas en original y dos (2) copias con el correspondiente índice y debidamente foliadas. 12. Tener presente la fecha y hora previstas para el cierre de la presente Licitación Pública, EN NINGÚN CASO SE RECIBIRÁN PROPUESTAS RADICADAS FUERA DEL TÉRMINO PREVISTO. 13. Todas las consultas deberán presentarse por escrito, personalmente o enviarse por correo electrónico con verificación telefónica de su recepción, hasta la fecha y hora indicada, en este No se atenderán consultas telefónicas ni personales. Página 2 de 48

3 14. Toda comunicación enviada por los proponentes debe ser dirigida a la Universidad de Antioquia, Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia, Calle 70 No , diagonal Edificio de Extensión dentro del horario comprendido entre 7:00 a.m. a 6:00 p.m. 15. Los proponentes, con la sola presentación de su propuesta, AUTORIZAN A LA, PARA VERIFICAR TODA LA INFORMACIÓN QUE EN ELLA SUMINISTREN. 16. Cuando se presente una presunta falsedad, en la información suministrada por el proponente, o en la de uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal, acorde con las exigencias o requisitos establecidos en el pliego de condiciones, la podrá rechazar la propuesta y/o dar aviso a las autoridades competentes, previa evaluación de la Entidad. 17. El contenido del pliego de condiciones debe ser interpretado integralmente. Página 3 de 48

4 TABLA DE CONTENIDO FICHA RESUMEN... 7 CAPÍTULO I INFORMACIÓN GENERAL ANTECEDENTES OBJETO ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DEL OBJETO VIGENCIA DE LOS SEGUROS A CONTRATAR ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDEN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO PRESUPUESTO OFICIAL PARTICIPANTES NÚMERO MÍNIMO DE PROPONENTES INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE INFORMACIÓN SUMINISTRADA INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DEL PLIEGO DE CONDICIONES PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN CORRESPONDENCIA MULTAS CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO CAPÍTULO II PROCEDIMIENTO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR PUBLICIDAD Y CONSULTA DEL PROCESO DE INVITACIÓN ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DELPROCESO SOLICITUD DE ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA VISITAS A LOS PREDIOS Y BIENES A ASEGURAR ENTREGA DE PROPUESTAS -LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN PÚBLICA PRÓRROGA DE LA FECHA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN COMITÉ DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Página 4 de 48

5 2.9 PRESENTACIÓN DEL INFORME DE EVALUACIÓN DECLARATORIA DE INVITACIÓN PÚBLICA DESIERTA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO CORREDORES DE SEGUROS CAPÍTULO III PREPARACIÓN Y ENTREGA DE PROPUESTAS COSTOS Y ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA IMPUESTOS Y DEDUCCIONES PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA CONDICIONES DE LAS PROPUESTAS RESERVA DE LA INFORMACIÓN DE LAS PROPUESTAS CAPÍTULO IV REQUISITOS PARA PARTICIPAR FACTORES DE VERIFICACIÓN DOCUMENTOS JURÍDICOS EXIGIDOS- HABILITANTES Carta de Presentación de la Oferta (FORMATO No. 1) Certificación del Revisor Fiscal (cumplimiento obligaciones al Sistema de seguridad social y parafiscal) Certificación donde conste inscripción y antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio Certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia Documento de Conformación del Consorcio o Unión Temporal Original de la Garantía de Seriedad de la Propuesta con sus Condiciones Generales Registro Único Tributario (RUT) Registro Único de Proponentes - RUP CONDICIONES DE EXPERIENCIA - REQUISITO HABILITANTE CAPACIDAD ADMINISTRATIVA REQUISITO HABILITANTE CAPACIDAD FINANCIERA - REQUISITO HABILITANTE Verificación de la Capacidad Financiera según RUP CAPÍTULO V CONDICIONES TÉCNICAS BÁSICAS HABILITANTES, COMPLEMENTARIAS, ECONÓMICAS Y DEL SERVICIO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS BÁSICAS HABILITANTES OBLIGATORIAS DE LOS SEGUROS A CONTRATAR REQUISITO HABILITANTE CONDICIONES TÉCNICAS COMPLEMENTARIAS Página 5 de 48

6 5.3 CONDICIONES DE LA PROPUESTA ECONÓMICA-REQUISITO HABILITANTE CONDICIONES DE LA PROPUESTA DE SERVICIOS-REQUISITO HABILITANTE Capacitación con cronograma de ejecución (Aplica para todos los Grupos) Ingeniería de Riesgos con cronograma de ejecución (Aplica para el Grupo No I) Campañas Grupo II con cronograma de ejecución Informes Periódicos (Aplica para todos los Grupos)...39 CAPÍTULO VI DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA ANEXOS FORMATOS CAPÍTULO VII CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS CAPÍTULO VIII CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Y EVALUACIÓN VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS HABILITANTES CALIFICACIÓN POR PUNTAJE FACTORES DE EVALUACIÓN Evaluación Técnica Evaluación Económica Criterios para asignación de puntaje por Grupo CRITERIOS DE DESEMPATE Página 6 de 48

7 FICHA RESUMEN Solicitud Pública de ofertas GLI , para contratar con una o varias compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país, las pólizas de seguros requeridas para la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales de la Universidad, así como aquellos por los que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual 1. Autorización del Consejo Superior Resolución Superior 2023 del 23 de junio de Universitario 2. Organismo Financiador Recursos propios de la Universidad 3. Presupuesto Oficial 4. Aprobación del Comité técnico de Contratación Dos mil novecientos cuarenta y cuatro millones cuatrocientos sesenta y cuatro mil pesos m/l ($ ) Acta No. 25 del 14 de mayo de Resolución de Apertura Resolución de Apertura del 3 de julio de Términos de Referencia Consulta Los interesados podrán consultarlo y descargarlo en el sitio web de la Universidad: enlace contratación y convocatorias, Invitaciones a cotizar o en la siguiente dirección electrónica: 7. Fecha de apertura 6 de julio de Fecha de publicación 6 de julio de Medio de publicación Portal Universitario Universidad de Antioquia Visita de inspección Miércoles 22 de julio de 2015, en el Edificio de Extensión Proceso Soluciones Logísticas, ubicado en la Calle 70 Nro , Sótano Solicitud de aclaraciones a los términos de referencia 12. Respuesta a observaciones por parte de la Universidad 13. Publicación de adendas en caso de que haya lugar 14. Entrega de Propuestas Hasta el 23 de julio de 2015 a las 16:00 horas. Hasta el 29 de julio de de julio de 2015 Fecha Hora Lugar 6 de agosto de 2015, entre las 10:30 y las 11:00 a.m. hora legal colombiana, señalada por el Instituto Nacional de Metrología de Colombia. Universidad de Antioquia, Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia, Calle 70 No Duración del contrato Doce (12) meses, contados a partir del Acta de Inicio. Página 7 de 48

8 CAPÍTULO I 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 ANTECEDENTES LA, requiere seleccionar una o varias compañías de seguros, para ello se solicita que los proponentes examinen cuidadosamente la presente invitación a presentar oferta de seguros, la cual constituirá una exigencia y obligatoriedad legal en caso de que le sea adjudicada la presente contratación. Sólo serán evaluadas las ofertas que se presenten dentro del término previsto y que cumplan las Condiciones y Requisitos establecidos, contenidas en la presente invitación. 1.2 OBJETO Contratar con una o varias compañías de seguros legalmente autorizadas para funcionar en el país, las pólizas de seguros requeridas para la adecuada protección de los bienes e intereses patrimoniales de la Universidad, así como aquellos por los que sea o fuere legalmente responsable o le corresponda asegurar en virtud de disposición legal o contractual. 1.3 ALCANCE Y DESCRIPCIÓN DEL OBJETO El Proceso de Gestión de Soluciones Logísticas, adscrito a la Dirección de Gestión Logística y de Infraestructura de la Universidad de Antioquia, requiere adelantar el proceso de selección y adjudicación para contratar las pólizas relacionadas a continuación, las cuales deben contener las condiciones, cláusulas y términos exigidos en el presente Pliego de Condiciones para cada una de ellas, según los grupos y ramos en los que se ubican. GRUPOS GRUPO I GRUPO II RAMOS Póliza de Todo Riesgo Daños Materiales Póliza Colectiva de Seguro de Automóviles Póliza de Manejo Global para Entidades Oficiales Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual Póliza de Responsabilidad Civil Médica Póliza de Transporte de Mercancías Póliza de Transporte de Valores Póliza Maquinaria y Equipo Póliza de Accidentes Personales (Deportistas y Consultorio Jurídico) Póliza de Accidentes Personales con anexo de riesgo biológico Póliza de Accidentes Personales Estudiantil Póliza Vida Grupo No Contributiva Página 8 de 48

9 GRUPOS GRUPO III GRUPO IV GRUPO V GRUPO VI RAMOS Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros Póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos Seguro Obligatorio en Accidentes de Tránsito SOAT Seguro de Cumplimiento y RCE derivada NOTA 1: Los proponentes PODRÁN presentar oferta para uno o varios grupos. NOTA 2: Las propuestas presentadas para cada grupo DEBERÁN comprender todas y cada una de las pólizas del respectivo grupo. NO SE ACEPTAN propuestas bajo la modalidad de coaseguro. LA UNIVERSIDAD se reserva el derecho de excluir y/o incluir en la cobertura de las pólizas, aquellos bienes y/o personas que hayan sido retirados del servicio y/o adquiridos inclusive después de legalizarse el o los respectivos contratos. NOTA 3: Los proponentes que presenten oferta para el Grupo I, en forma individual o como Consorcio o Unión Temporal y cuenten con autorización y hayan comercializado los productos (pólizas) de Infidelidad y/o Riesgos Financieros, Responsabilidad Civil Servidores Públicos y SOAT, durante el último año, DEBEN presentar oferta para los Grupos III, IV y V. La acreditación de no contar con esta autorización y/o que no hayan comercializado los productos, por el término antes indicado, se deberá realizar de conformidad con lo señalado en los numerales y 4.2.5, Certificados Expedidos por la Cámara de Comercio y por la Superintendencia Financiera de Colombia. En el caso de proponentes que presenten oferta para el Grupo No. I, en Consorcio o Unión Temporal, y que alguno (s) de los integrantes cuente (n) con autorización para ofrecer los productos de Infidelidad y Riesgos Financieros, Responsabilidad Civil Servidores Públicos y SOAT o lo hayan comercializado durante el último año; al menos uno de los integrantes que cuenten con tal autorización DEBE presentar oferta para los Grupos No. III, IV y V, en forma individual. Los proponentes que oferten para el Grupo I, y que pese a contar con autorización y/o que hayan comercializado los productos (pólizas) de Infidelidad y/o Riesgos Financieros, Responsabilidad Civil Servidores Públicos y SOAT durante el último año, no presenten propuesta para los Grupos III, IV y V SERÁN RECHAZADAS. Dicha oferta debe encontrarse habilitada técnica y económicamente. En caso de no cumplir estos requerimientos se rechazará la oferta tanto en el Grupo I como en los Grupos III, IV y V. Página 9 de 48

10 1.4 VIGENCIA DE LOS SEGUROS A CONTRATAR La vigencia técnica de los seguros a contratar, será de doce (12) meses, contados a partir del 1 de septiembre de 2015 a las 00:00 horas. Si bien la contratación de las pólizas de los seis (6) grupos a que se refiere la presente invitación, será de doce (12) meses, las compañías de seguros que resulten seleccionadas para el grupo VI, adquieren el compromiso de continuar posteriormente, expidiendo las modificaciones de las pólizas que sean expedidas en la vigencia de la contratación, siempre y cuando sean requeridas por la Universidad. 1.5 ESTIMACIÓN, TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDEN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO Se define este riesgo como aquel que resulta de la ruptura del equilibrio económico del contrato como consecuencia de que por circunstancias imprevisibles y ajenas a la voluntad de las partes aquel resulte más gravoso para el contratista. A continuación se relacionan los eventuales riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del(los) contrato(s), tipificándolos según sus características y estableciendo cuál de las partes del contrato deberá soportarlos, para lo cual se establece la siguiente Matriz de Riesgos. TIPO DE RIESGO ASIGNACIÓN DEL RIESGO ESTIMACIÓN DEL RIESGO No. DESCRIPCIÓN DEL RIESGO ASIGNACIÓN DEL RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO JURÍDICOS y/o LEGALES Errores involuntarios que hayan quedado en los pliegos de condiciones, estudios previos, anexos técnicos, operaciones aritméticas y/o demás documentos del proceso. No expedición de las pólizas o cambios en las condiciones ofertadas por el contratista Posibilidad de Cambios en la normatividad de los contratos de seguros que beneficien los intereses del asegurado y que deben ser incorporados en el contrato suscrito CONTRATISTA Baja Baja Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Baja Baja Baja Baja Página 10 de 48

11 TIPO DE RIESGO ASIGNACIÓN DEL RIESGO ESTIMACIÓN DEL RIESGO 4 Aumento de la siniestralidad de la póliza Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Media Media RIESGOS FINANCIERO S Y/O DE MERCADO 5 6 Cambios en las condiciones de los contratos de reaseguro que ha suscrito el contratista y/o el retiro de respaldo de los reaseguradores Cambios en la situación financiera del contratista que hace la toma de decisiones por parte de la Superintendencia Financiera Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Riesgo que asume el CONTRATISTA y la Universidad de Antioquia Baja Baja Baja Baja 7 Inclusión de condiciones adicionales que cambian la situación financiera o exigen mayores recursos financieros del contratista Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Baja Baja 8 Revocación por parte de las pólizas que han sido adjudicadas al contratista Riesgo que asume el CONTRATISTA y la Universidad de Antioquia 50% cada uno Media Media TÉCNICOS Y/O OPERATIVOS 9 Inclusión de requisitos adicionales para el pago de los siniestros o cambios en las condiciones contratadas, de manera unilateral por parte del contratista Riesgo que asume el CONTRATISTA. 100% Baja Baja Las aseguradoras proponentes que resulten seleccionadas, deberán prever y mitigar el riesgo que se encuentra asignado a ellas sin la posibilidad de una revocación, por lo tanto, no habrá un mecanismo adicional de ajuste y revisión de primas en vigencia de los seguros contratados y como resultado del desequilibrio emanado de la siniestralidad de los mismos. Los proponentes seleccionados asumirán por su cuenta los riesgos mencionados que le fueron asignados y los riesgos propios del negocio jurídico que no sean asumidos en Página 11 de 48

12 forma expresa por la Universidad, así como los demás que no sean explícitamente excluidos de la responsabilidad del contratista. Igualmente asumirá los riesgos de inversión, empresariales, técnicos y operativos inherentes a la ejecución de las obligaciones que le corresponden. Por lo anterior, no procederán reclamaciones del proponente seleccionado basadas en el acaecimiento de alguno de los riesgos que le correspondan y la Universidad no hará reconocimiento alguno, ni se entenderá que ofrece garantía alguna, que permita eliminar o mitigar los efectos causados por la ocurrencia de algún riesgo expresamente asumido por el proponente. Se entenderá que el oferente, con la presentación de la propuesta acepta de manera expresa la distribución de riesgos aquí establecida y los riesgos que asume a su cargo están incluidos en el costo del contrato. 1.6 PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial estimado para la presente Invitación es de Dos mil novecientos cuarenta y cuatro millones cuatrocientos sesenta y cuatro mil pesos m/l ($ ), respaldado en los Certificados de Disponibilidad Presupuestal número y Certificado de Disponibilidad Presupuestal Vigencia Futura del 29 de Mayo de 2015, que se distribuye entre los seguros a contratar, tal y como se muestra en el siguiente cuadro: 1. Presupuesto Oficial Dos mil novecientos cuarenta y cuatro millones cuatrocientos sesenta y cuatro mil pesos m/l ($ ) incluidos todos los impuestos. RAMOS GRUPO I Póliza de Todo Riesgo Daños Materiales Póliza Colectiva de Seguro de Automóviles Póliza de Manejo Global para Entidades Oficiales Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual Póliza de Responsabilidad Civil Médica Póliza de Transporte de Mercancías Póliza de Transporte de Valores Póliza Maquinaria y Equipo de Contratistas GRUPO II Póliza de Accidentes Personales (Deportistas y Consultorio Jurídico) PRESUPUESTO ESTIMADO PARA CADA GRUPO $ Póliza de Accidentes Personales con amparo de Riesgo. $ Póliza de Accidentes Personales Estudiantil Póliza Vida Grupo No Contributiva GRUPO III Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros $ GRUPO IV Página 12 de 48

13 RAMOS PRESUPUESTO ESTIMADO PARA CADA GRUPO Póliza de Responsabilidad Civil Servidores Públicos $ GRUPO V Seguro Obligatorio en Accidentes de Tránsito SOAT $ GRUPO VI Seguro de Cumplimiento y RCE derivada $ TOTAL $ El presupuesto oficial estimado incluye el valor de las primas y los impuestos a que haya lugar. La propuesta que sobrepase el presupuesto oficial estimado para cada uno de los Grupos o Ramos indicados en el cuadro anterior, será rechazada. Para amparar el valor de los contratos que se deriven de la presente invitación, LA UNIVERSIDAD cuenta con los siguientes Certificados de Disponibilidad Presupuestal y Certificado de Disponibilidad Presupuestal Vigencia Futura del 29 de Mayo de Nota. Los oferentes deberán tener en cuenta que dentro del valor del presupuesto oficial para cada grupo, LA UNIVERSIDAD destinará recursos para atender las modificaciones que se presenten durante la vigencia del contrato, los cuales se verán reflejados en los cuadros de Resumen Económico de la Propuesta de cada grupo y es de obligatorio cumplimiento su inclusión en la oferta, so pena del rechazo para el grupo correspondiente. 1.7 PARTICIPANTES En la presente invitación podrán participar las compañías de seguros legalmente constituidas, en forma individual o a través de Consorcio o Uniones Temporales; autorizadas por la Superintendencia Financiera para funcionar en el país y que tengan Sucursales o garanticen tenerlas en la ciudad de Medellín, con capacidad para cumplir los requisitos del presente pliego de condiciones y la normatividad vigente aplicable a este proceso. 1.8 NÚMERO MÍNIMO DE PROPONENTES La podrá adjudicar la presente invitación pública aún en el evento que para el respectivo Grupo solo se presente una propuesta hábil que pueda ser considerada como favorable. La Universidad adjudicara total o parcialmente los Grupos de conformidad con el presupuesto oficial establecido para cada uno, teniendo claro que los ramos de cada grupo deben ser ofertados en su totalidad, so pena de rechazo de la propuesta. Página 13 de 48

14 1.9 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES El Proponente, además de verificar que no se encuentra incurso en inhabilidades e incompatibilidades, señaladas en el artículo 4 del Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014 (Estatuto General de Contratación de LA UNIVERSIDAD de Antioquia), deberá declarar que él, sus directivos y el equipo de trabajo con que se ejecutarán los servicios contratados no se encuentran incursos en conflicto de interés RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE La presente contratación, así como las pólizas a suscribirse como resultado de la misma, en el caso de adjudicación, están sometidos a la legislación y jurisdicción colombiana y se rige por el Estatuto de Contratación de LA, Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014 Artículo 5.Normatividad que regirá la celebración de contratos y convenios de la Universidad: Los contratos y convenios que suscriba la Universidad de Antioquia, se regirán en general por el derecho privado con sujeción a los requisitos y formalidades que exige la Ley para la contratación entre los particulares y por las disposiciones contenidas en el Estatuto General de Contratación de la Universidad de Antioquia, Acuerdo Superior 419 del 29 de abril de 2014, en desarrollo de los principios de la autonomía universitaria y de la autonomía de la voluntad de las partes; sin perjuicio de la aplicación de normas especiales que regulen materias específicas., en conjunto con las reglas previstas en la invitación a presentar oferta de seguros, adendas, resoluciones y documentos que se expidan con ocasión del presente proceso de contratación, que hacen parte integral de la misma INFORMACIÓN SUMINISTRADA LA UNIVERSIDAD, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue a esta contratación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, LA UNIVERSIDAD podrá verificar la información suministrada por el proponente INTERPRETACIÓN Y ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Con la presentación de la oferta, el proponente manifiesta que estudió los TÉRMINOS DE REFERENCIA y todos los documentos de la contratación, que obtuvo las aclaraciones sobre las estipulaciones que haya considerado inciertas o dudosas, que conoce la naturaleza del trabajo, su costo y su tiempo de ejecución, que formuló su propuesta de manera libre, seria, precisa y coherente. Cualquier interpretación unilateral que haga el o los proponentes sobre el presente pliego, será de su exclusiva responsabilidad PRÁCTICAS ANTICORRUPCIÓN LA exigirá que los oferentes observen los más altos niveles éticos en los procesos de selección y ejecución de los contratos. Página 14 de 48

15 En el evento de conocerse posibles hechos relacionados con corrupción, podrá reportar tal hecho a los organismos competentes, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación y Contraloría General de la Nación. En todas las actuaciones derivadas de las estipulaciones del presente Pliego de Condiciones y del Contrato que forma parte del mismo, el proponente obrará con la transparencia y la moralidad que la Constitución Política y las leyes consagran. Si LA comprobare hechos constitutivos de corrupción por parte de un proponente durante el proceso de selección, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar, rechazará la respectiva oferta. Si los hechos constitutivos de corrupción tuvieren lugar dentro del plazo de ejecución del Contrato, tales circunstancias podrán dar lugar a la terminación del contrato CORRESPONDENCIA Para la Correspondencia se establece la siguiente dirección física: Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia, Calle 70 No o al correo electrónico: seguroslogistica@udea.edu.co 1.15 MULTAS Para los efectos previstos en este numeral, LA UNIVERSIDAD verificará constantemente el cumplimiento del servicio tal y como fue cotizado por las compañías de seguros y los requisitos legales, técnicos, económicos y demás establecidos en los términos de condiciones, con el apoyo del intermediario. Multas por incumplimiento. En caso de mora en el cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, o de las condiciones pactadas, LA UNIVERSIDAD le impondrá una multa equivalente al uno por ciento (1%) del valor de las primas estimadas en el pliego de condiciones para el Grupo correspondiente. En ningún caso el monto de las multas impuestas al contratista podrá superar el diez por ciento (10%) del valor de las primas estimadas en el pliego de condiciones para cada Grupo. El simple retardo imputable al contratista dará origen a la imposición de las multas previstas en este numeral, de conformidad con el procedimiento indicado a continuación. El contratista autoriza a LA UNIVERSIDAD para que descuente, de las sumas que le adeude, los valores correspondientes a las multas impuestas, una vez las mismas se causen. Procedimiento para la imposición de multas. Advertida cualquiera de las circunstancias anotadas anteriormente, LA UNIVERSIDAD mediante comunicación escrita, señalará al contratista los hechos en que se funda el incumplimiento correspondiente, instará al cumplimiento de las obligaciones pertinentes e indicará el monto total de la multa que se causa por tales circunstancias. Página 15 de 48

16 Para rendir las explicaciones correspondientes, el contratista contará con un plazo no superior a tres (3) días hábiles. Si, vencido el plazo, el contratista guarda silencio, se entenderá que la multa ha sido aceptada y LA UNIVERSIDAD procederá a su cobro en los términos previstos anteriormente. En caso de que el contratista formule, en término, objeciones frente a los hechos en que se fundan las conclusiones sobre la mora o la cuantificación de la multa, LA UNIVERSIDAD, en un período no superior a tres (3) días hábiles, decidirá definitivamente sobre su procedencia, mediante decisión motivada. En caso de mantenerse la imposición de la multa, se procederá a su cobro en los términos previstos en el presente numeral. Si, producto del requerimiento señalado, en el término previsto para rendir las explicaciones correspondientes, el contratista procede al cumplimiento cabal de sus obligaciones y/o enerva los hechos que dieron lugar a la imposición de la multa, el monto de la misma podrá reducirse hasta en un cincuenta por ciento (50%) frente al informado inicialmente, siempre que el contratista demuestre alguna de las circunstancias anotadas CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA En caso de incumplimiento total o parcial de las obligaciones a cargo del contratista o de la terminación del contrato, LA UNIVERSIDAD podrá hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, por un monto equivalente al diez por ciento (10%) del valor de las primas estimadas en el pliego de condiciones, suma que se estipula como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que se le causen, sin perjuicio del derecho a obtener del contratista y/o de su garante el pago de la indemnización correspondiente a los demás perjuicios que con dicho incumplimiento se le hayan irrogado. El contratista autoriza a LA UNIVERSIDAD a descontarle, de las sumas que le adeuden, los valores correspondientes a la pena pecuniaria aquí estipulada. El valor de la pena pecuniaria pactada se calculará sobre el valor de las primas estimadas en el pliego de condiciones. Lo anterior, sin perjuicio de que la UNIVERSIDAD, termine de manera unilateral el contrato y de reclamar la indemnización de los daños causados por dichos incumplimientos SUPERVISIÓN DEL CONTRATO A fin de ejercer la vigilancia y control integral al cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes en virtud del contrato y la adecuada ejecución del objeto contractual, LA designará a un INTERVENTOR el cual será el responsable de verificar el cumplimento de los requisitos para la ejecución del contrato. Además podrá en cualquier momento, exigir a LA ASEGURADORA la información que considere necesaria, así como la adopción de medidas para mantener, durante el desarrollo y ejecución de las pólizas de seguro, las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de la emisión de las mismas. Página 16 de 48

17 EL INTERVENTOR apoyará, asistirá y asesorará a la Entidad en todos los asuntos de orden técnico, financiero, económico y jurídico que se susciten durante la ejecución de cada una de las pólizas de seguro emitidas. Así mismo, EL INTERVENTOR está autorizado para ordenarle a LA ASEGURADORA la corrección, en el menor tiempo posible, de los desajustes que pudieren presentarse, y determinar los mecanismos y procedimientos pertinentes para prever o solucionar rápida y eficazmente las diferencias que llegaren a surgir durante la ejecución de las pólizas de seguro. Página 17 de 48

18 CAPÍTULO II 2. PROCEDIMIENTO DE LA INVITACIÓN A COTIZAR 2.1 PUBLICIDAD Y CONSULTA DEL PROCESO DE INVITACIÓN La invitación pública a presentar propuestas será anunciada por medio de la página Web de la Universidad; los interesados podrán consultarlo y descargarlo en el sitio web de la Universidad: enlace contratación y convocatorias, Invitación a cotizar o en la siguiente dirección electrónica: según el cronograma establecido en la FICHA RESUMEN Lo anterior con el objeto de suministrar a los oferentes y al público en general la información sobre la presente contratación y de recibir las observaciones que se presenten en relación con dicho documento. 2.2 ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA DEL PROCESO Mediante la Resolución Rectoral del 3 de julio de 2015, LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA dio apertura al proceso de invitación pública en las fechas señaladas en el cronograma establecido en la FICHA RESUMEN, previa autorización del Consejo Superior Universitario mediante Resolución Superior 2023 del 23 de junio de SOLICITUD DE ACLARACIONES A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Los proponentes están en la obligación de informar a la Universidad cualquier error u omisión que encuentren en estos términos de referencia y/o en los demás documentos que forman parte de la misma, y están en el derecho de pedir las aclaraciones pertinentes. Si en el desarrollo del contrato se encuentra que no se incluyó un requisito indispensable para la ejecución y buen funcionamiento del mismo, el Contratista deberá asumirlo, sin costo adicional para la Universidad. El hecho de que la Universidad no observe errores u omisiones en los términos de referencia, no libera al contratista de su obligación de brindar satisfactoriamente el servicio en las fechas y condiciones estipuladas. Las solicitudes de explicaciones, informes y aclaraciones deberán presentarse por escrito al siguiente correo electrónico: seguroslogistica@udea.edu.co, hasta el 23 de julio de 2015, a las 16:00 horas. Las respuestas a las solicitudes de explicaciones, informes y aclaraciones, serán comunicadas por correo electrónico a más tardar el 29 de julio de Si como consecuencia de las solicitudes presentadas, hay lugar a modificación o aclaración del pliego, ésta se hará mediante adenda, la cual se remitirá a todos los proponentes y será de obligatorio cumplimiento para la presentación de las propuestas. Las interpretaciones o deducciones que el proponente haga de lo establecido en este PLIEGO DE CONDICIONES, serán de su exclusiva responsabilidad, por lo tanto, LA Página 18 de 48

19 , no será responsable por descuidos, errores, omisiones, conjeturas, suposiciones, mala interpretación u otros hechos en que incurra el proponente que le sean desfavorables y que puedan incidir en la elaboración de su propuesta. La falta de respuesta por parte de la, no podrá interpretarse como aceptación tácita de las observaciones y por consiguiente los términos de los pliegos conservan plena validez, mientras no sean modificados expresamente por LA. El hecho de que el proponente no se informe y documente debidamente sobre los detalles y condiciones bajo los cuales serán ejecutados los trabajos objeto de la presente contratación, no se considerarán como fundamento válido de futuras reclamaciones. El proponente deberá elaborar la propuesta, de acuerdo con lo establecido en este pliego y anexar la documentación exigida. 2.4 VISITAS A LOS PREDIOS Y BIENES A ASEGURAR Los proponentes podrán visitar los sitios donde están ubicados los bienes asegurables para obtener un conocimiento específico de los mismos; el 22 de julio de 2015 de 9:00 a.m. a 12:00 m., el punto de encuentro será el Edificio de Extensión en la oficina del Proceso Soluciones Logísticas ubicadas en la Calle 70 No , sótano 1. Las compañías aseguradoras interesadas en estas visitas confirmarán su asistencia al correo electrónico seguroslogistica@udea.edu.co, con 24 horas de anticipación. Se aclara que las visitas no son obligatorias y en el caso de que el proponente no las realice, no podrá posteriormente alegar desconocimiento de las características y el estado de los bienes a cubrir y/o los riesgos de los activos e intereses de propiedad o por los que sea legal o contractualmente responsable LA UNIVERSIDAD. Los costos de visitar, conocer, examinar e inspeccionar el sitio donde se realizará la inspección serán por cuenta del proponente. Así mismo, deberán asumir los riesgos de pérdida, daño o perjuicio a su persona o sus propiedades y a las personas o propiedades de sus empleados, y agentes por cualquier siniestro que ocurra durante la visita. Por lo tanto LA UNIVERSIDAD no será responsable en ningún caso por pérdida, daño o perjuicio sufrido por cualquier persona o cosa durante la visita. 2.5 ENTREGA DE PROPUESTAS -LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN PÚBLICA El cierre del presente proceso se hará en Universidad de Antioquia, Ventanilla Única de Gestión de Correspondencia, Calle 70 No , el 6 de agosto de 2015, entre las 10:30 y las 11:00 a.m., hora legal de la República de Colombia, señalada por el Instituto Nacional de Metrología de Colombia, quedando constancia pública por escrito de las propuestas recibidas. Las propuestas debidamente marcadas deberán ser entregadas personalmente por el proponente o su representante, únicamente en la fecha, horario y lugar aquí indicado. Las propuestas que llegaren por fuera de fecha y horario señalado, no serán recibidas. Página 19 de 48

20 El día de entrega de las propuestas y cumplido el horario estipulado en el párrafo anterior, se abrirán las propuestas en presencia de los proponentes o de sus delegados y se levantará un acta en la que se deje constancia del nombre del proponente, número de folios de la propuesta, el valor de su oferta, su firma y las eventuales observaciones. 2.6 PRÓRROGA DE LA FECHA DE CIERRE DE LA INVITACIÓN Cuando Universidad de Antioquia lo estime conveniente, la fecha para la presentación de la oferta, podrá prorrogarse antes de su vencimiento. En tal caso, la nueva fecha para presentar propuestas se publicará mediante adenda. 2.7 COMITÉ DE EVALUACIÓN DE PROPUESTAS LA, designará un comité de evaluación, el cual estará acompañado por sus intermediarios de seguros, estudiará las propuestas y presentará informe al Comité Técnico de Contratación para que éste a su vez, haga recomendaciones, apruebe o no al o los proponentes seleccionados para la posterior adjudicación por el competente. 2.8 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Previo a la calificación, La Universidad realizará la evaluación jurídica de las ofertas para determinar si los proponentes están habilitados para presentarlas, si se entregó la garantía de seriedad requerida en vigencia y cuantía, y si el proponente cumple los requisitos jurídicos de participación. La comisión de evaluación revisará si la propuesta cumple con los requisitos técnicos, si la propuesta económica es coherente, incluyendo la totalidad de los costos previstos, si existen errores de cálculo, si el proponente incluyó los documentos completos y en general si se ajustan a los términos de la invitación. Sólo las propuestas que cumplan con lo anterior, serán calificadas. La Universidad realizará la evaluación jurídica, técnica, financiera y económica de las ofertas, y adjudicará el contrato o los contratos, referente a esta negociación, dentro de los sesenta (60) días calendario posterior a la fecha de recepción de las mismas, incluidas las prórrogas si las hubiere. La Universidad podrá ampliar este plazo, para lo cual publicará en el portal de la Universidad el nuevo plazo, e informará de ello a los proponentes que hayan presentado propuestas. Dentro de este plazo, la Universidad podrá solicitar a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables para la respectiva evaluación, para lo cual les fijará un término perentorio y en caso de no ser atendidas por éstos, las respectivas ofertas serán rechazadas. En todo caso, las propuestas son inmodificables, salvo en las correcciones aritméticas a que haya lugar. Página 20 de 48