Aviso de Privacidad de Independent Health

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1 Aviso de Privacidad de Independent Health Vigente desde el 14 de abril, 2013 Actualizado el 14 de septiembre, 2015 NUESTRO COMPROMISO En Independent Health, sabemos que es nuestra responsabilidad administrar su información personal de manera diligente. Valoramos la relación que tenemos con nuestros miembros y asumimos el compromiso de proteger su información con salvaguardas administrativas, técnicas y físicas, a fin de protegerlos de accesos no autorizados como, así también, de amenazas y riesgos de su seguridad e integridad. Procuramos poner mucho cuidado en la protección de su información personal al utilizar las mejores prácticas de la industria. También les exigimos estos mismos estándares a nuestros socios comerciales y vendedores. Independent Health capacita a los empleados de manera constante respecto a la importancia de protegido su información personal. Protegemos la privacidad de su información de conformidad con las leyes y normas estatales y federales de seguridad y privacidad, entre ellas la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPAA), que se actualiza periódicamente. ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PODRÍA UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELA DETENIDAMENTE. Este aviso abarca las prácticas de privacidad de Independent Health Association, Inc. y Independent Health Benefits Corporation. EN QUÉ CONSISTE SU INFORMACIÓN PERSONAL? La información personal es cualquier información acerca de usted que Independent Health haya recibido o creado con el propósito de gestionar sus beneficios de salud. Esto incluye cualquier información que pueda identificarlo a usted como individuo. Por ejemplo, su nombre, dirección y Número de Seguro Social; así también, datos de sus finanzas, su salud, y otra información. CÓMO INDEPENDENT HEALTH UTILIZA Y DIVULGA SU INFORMACIÓN PERSONAL A fin de administrar su seguro médico, Independent Health utiliza y divulga su información personal para coordinar los tratamientos con sus médicos, pagar de su atención y otras operaciones de atención médica. En virtud de las leyes, puede que llevemos adelante estas operaciones sin su autorización o aprobación específica. Al llevar a cabo estas operaciones, solo utilizamos o divulgamos la cantidad mínima de información necesaria. Estas operaciones incluyen: Tratamiento. Puede que les proporcionemos a sus proveedores de atención médica su información personal a fin de ayudarlos a brindarle a usted atención médica. Estos son algunos ejemplos: - Si se encuentra hospitalizado, puede que le demos a su médico acceso a registros médicos o farmacéuticos que podamos tener. Puede que utilicemos su información personal para coordinar la atención; Page 1

2 - Para informarle de otros beneficios asociados a la salud, tales como tratamientos médicos, servicios y productos relacionados a la salud, o una descripción de nuestro plan de salud o de nuestros proveedores. Por ejemplo, es posible que le enviemos información acerca de dejar de fumar, programas para perder peso, o recordatorios para renovar recetas; o, Pago. Para ayudar a pagar los servicios que tiene cubiertos, puede que utilicemos o divulguemos su información personal. Por ejemplo, puede que utilicemos o divulguemos su información personal: - Para pagar las facturas médicas que sus proveedores de atención médica nos hayan enviado; - Para realizar evaluaciones de utilización (esto significa decidir si un artículo específico de salud o un servicio es médicamente apropiado); o Para coordinar beneficios entre nuestra cobertura y otros seguros que puedan ser parcial o totalmente responsables de pagos por Operaciones de Atención Médica. Puede que utilicemos y divulguemos su información personal a otras personas que nos ayudan a llevar a cabo nuestras operaciones de atención médica. Por ejemplo, puede que divulguemos su información personal por los siguientes propósitos: - Planificación y desarrollo de los negocios, tales como la realización de análisis relacionados con la administración de costos y la planificación relacionada con el manejo y el funcionamiento de Independent Health; o - Llevar a cabo o planificar revisiones médicas, servicios legales y de auditoría, incluidos la detección de abusos y fraudes, y el programas de cumplimiento. Socios Comerciales. Puede que le proporcionemos su información personal a empresas con las que tenemos contrato, en caso de que la necesitaran para brindar los servicios que les hemos solicitado. Por ejemplo, puede que divulguemos su información personal para que lo apruebe o lo acredite una entidad independiente en garantía de calidad, llamada Comité Nacional de Garantía de Calidad (NCQA). Solo le proporcionaremos su información personal a entidades externas que acepten proteger su información personal como lo haríamos nosotros, y, solo, transferimos la mínima información necesaria para el cumplimiento de la tarea. Tenemos un acuerdo por escrito con cada socio comercial y revisamos sus prácticas para asegurarnos de que están protegiendo su información personal como lo haríamos nosotros. USOS Y DIVULGACIONES QUE EXIGE LA LEY Puede que utilicemos o divulguemos su información personal sin su autorización cuando la ley lo exija: Para actividades de salud pública o de ayuda para víctimas de desastres; A entes reguladores, tales como el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS), Departamento de Servicios Financieros del Estado de Nueva York (DFS) y el Departamento de Salud del Estado de Nueva York (DOH); Para informar actividades de salud pública. Por ejemplo, puede que presentemos informes a entidades que hacen seguimiento de ciertas enfermedades como el cáncer; A un médico forense o examinador médico para ayudarlo a identificar a una persona fallecida, para determinar la causa del fallecimiento, o lo que la ley autorice. Puede que también divulguemos su información personal al director de una funeraria según sea necesario para que pueda cumplir con sus obligaciones; Page 2

3 A organismos de salud pública para evitar algún daño. Por ejemplo, puede que proporcionemos su información personal a una autoridad gubernamental si consideramos que existe una amenaza grave para su seguridad, su salud o la seguridad y la salud de otros, o en caso de abuso de menores, abandono o violencia doméstica; Para actividades de supervisión de la salud, tales como auditorías, inspecciones, expedición de licencias y acciones disciplinarias; Para cumplir con requisitos legales. Por ejemplo, en respuesta a una orden judicial de comparecencia; Para actividades de cumplimiento de la ley. Por ejemplo, puede que divulguemos información personal para identificar o ubicar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida, para denunciar un crimen o para brindar información acerca de víctimas de algún crimen; Para funciones gubernamentales específicas, tales como actividades militares y de veteranos, actividades seguridad nacional y de inteligencia, y para brindar servicios de protección al Presidente; o Para la compensación por accidentes de trabajo. OTROS USOS Y DIVULGACIONES Puede que también divulguemos su información personal sin su autorización en las siguientes circunstancias: Para ciertos planes médicos grupales con aportación patronal. Si se encuentra registrado en Independent Health debido a su trabajo y su empleador ha adoptado ciertos procedimientos de privacidad, puede que nos comuniquemos con él para cumplir con ciertos requerimientos administrativos. No obstante, en la mayoría de los casos, solo le brindaremos información de inscripción y cancelación, e información resumida de salud (es decir, datos generales que no incluyan nada que lo identifique a usted, por su nombre, dirección, etc.) a su empleador o a cualquier agente que actúe en nombre de su empleador. Por favor, solicite más detalles a su empleador. Para propósitos de donación de órganos, tales como la obtención de órganos, la colocación de estos en un banco, o el transplante de órganos, ojos o tejidos. Para investigación. Si utilizamos o divulgamos su información personal en un proyecto de investigación que contribuye al conocimiento, tomamos los recaudos necesarios para que su información se mantenga privada y segura. En algunos casos, es probable que hagamos que un consejo de revisión de investigaciones apruebe los procedimientos que utilizamos para asegurar su información personal. Si no recibimos la aprobación del consejo de revisión de investigaciones, solicitaremos su autorización antes de utilizar o divulgar su información personal para la investigación. Para recaudar fondos. Puede que utilicemos o divulguemos su información personal para recaudar fondos para nuestros negocios o para nuestra fundación asociada, Independent Health Foundation. En caso de ponernos en contacto con usted para recaudar fondos, le preguntaremos si desea que se lo excluya de futuros comunicados acerca de la recaudación de fondos. Si desea que se lo excluya, respetaremos su decisión y no utilizaremos su información personal para la recaudación de fondos. Para la contratación de seguros Independent Health puede recibir su información personal a los fines de contratación de seguros, valoración de primas, u otras actividades relacionadas con la creación, renovación, o sustitución de un contrato de Page 3

4 seguro médico o de beneficios de salud, tales como cálculos de primas, sumas de contribuciones, o la aplicación de exclusiones por enfermedad preexistente (en conjunto Contratación de seguros ). Si recibimos su información personal a los efectos de Contratación de seguros y usted se hace miembro de Independent Health, solo utilizaremos o divulgaremos su información personal en conformidad con este aviso y las leyes aplicables. Si no se hace miembro de Independent Health, solo utilizaremos la información personal recibida para la contratación de seguros, a menos que la ley nos exija que la utilicemos para otro propósito. No utilizaremos la información genética para la contratación de seguros, con anterioridad a su inscripción o en conexión a esta. La información genética implica aquella información referida a sus exámenes genéticos (por ejemplo, análisis de DNA, ARN o cromosomas humanos) o los exámenes genéticos de sus familiares (por ejemplo, la historia médica familiar) o cualquier solicitud o recepción hecha por usted o algún miembro de su familia de exámenes genéticos, asesoría genética o educación genética. El término información genética no incluye datos sobre la edad o el sexo. Si está embarazada, el término información genética incluye información genética relacionada al feto. Si está utilizando tecnología de reproducción, el término información genética incluye información genética del embrión. Si su información personal ha sido des-identificada. "Des-identificar" información quiere decir quitar de la información todos los datos que puedan identificarlo a usted. HIPAA proporciona reglas a seguir al des-identificar su información personal y nos permite divulgar información des-identificada sin su autorización. CONSIDERACIONES ESPECIALES Tanto las leyes estatales como las federales fijan importantes limitaciones respecto de la manera en que divulgamos información personal relacionada al VIH/Sida, la salud mental, el abuso de alcohol y sustancias y las enfermedades de transmisión sexual. Debido a estas condiciones, seguimos estándares rigurosos que le brindan una alta protección a su seguridad. Estos estándares adicionales están diseñados para darle a usted mayor seguridad y confianza en cuanto a nuestro manejo de dicha información al mismo tiempo que le permitimos recibir los tratamientos médicos necesarios libremente y al instante. USOS Y DIVULGACIONES QUE NO HAREMOS Aunque está permitido por la ley, no utilizaremos o divulgaremos su información personal para los siguientes propósitos: Venta. No venderemos su información personal. USOS Y DIVULGACIONES QUE REQUIEREN SU AUTORIZACIÓN Si divulgamos su información por un motivo que no corresponde a ninguna de las categorías generales que detallamos anteriormente, debemos obtener su consentimiento por escrito. El consentimiento por escrito se denomina "autorización. Estos son ejemplos de situaciones en las que debemos pedir su consentimiento antes de divulgar su información: Si consulta con un abogado y este necesita su información personal a fin de representarlo. Cuando una persona que no es usted o el médico que lo está atendiendo nos pide que le brindemos información personal suya. Page 4

5 Si utilizamos su información personal para promocionar un producto o un servicio de una empresa externa y recibimos pagos financieros de la empresa externa por hacer el comunicado. Aún así, puede que le enviemos recordatorios para renovar recetas y comunicados acerca de tratamientos, productos o servicios relacionados con la salud que estén incluidos en su plan, administración de casos, salud en general y programas gubernamentales como Servicios Médicos Administrados de Medicaid sin solicitar su autorización primero. Si nos da su consentimiento por escrito y luego cambia de idea, puede retirar o revocar su consentimiento por escrito en cualquier momento, a menos que nosotros ya hayamos actuado conforme a su autorización. Si tuviera alguna duda o quisiera obtener una copia de nuestro formulario de autorización, por favor llame a la línea gratuita de Servicios para Miembros que aparece en su credencial de identificación, de lunes a viernes de 8 a.m. a 8 p.m., o envíenos un correo electrónico a CUANDO USTED NOS SOLICITA INFORMACIÓN PERSONAL DE OTRAS PERSONAS Si nos solicita información personal de un familiar, puede que tengamos que obtener consentimiento por escrito de ese familiar. Estos son algunos ejemplos: Si llama y solicita información específica acerca de los reclamos de reembolso de su cónyuge, por ejemplo de una lista de reclamos de farmacia, solicitaremos el consentimiento por escrito de su cónyuge antes de proporcionarle esa información a usted. Si es madre o padre y solicita información personal de su hijo o hija, quien figura en la póliza de seguro médico suyo, pero que es mayor de 18 años, necesitaremos el consentimiento por escrito de su hijo o hija antes de proporcionarle información a usted. Si nos solicita información acerca de algún artículo o servicio de atención médica que su hijo menor de edad puede obtener sin el consentimiento paterno, como por ejemplo del tratamiento de salud mental para pacientes ambulatorios, solicitaremos el consentimiento por escrito de su hijo antes de proporcionarle información a usted. Si tiene dudas, por favor llame a la línea gratuita de Servicios para Miembros que aparece en su credencial de identificación, de lunes a viernes de 8 a.m. a 8 p.m., o envíenos un correo electrónico a SUS DERECHOS EN CUANTO A SU INFORMACIÓN PERSONAL Por ley, usted cuenta con varios derechos en cuanto a su información personal. Puede ejercer cualquiera de los derechos descriptos a continuación. Si tiene alguna duda acerca de estos derechos llame a la línea gratuita de Servicios para Miembros que aparece en su credencial de identificación, de lunes a viernes de 8 a.m. a 8 p.m., o envíenos un correo electrónico a Tiene derecho a pedirnos que restrinjamos el modo en que utilizamos o divulgamos su información personal para tratamientos, pagos, u operaciones de atención médica. También puede pedirnos que limitemos la información que les proporcionamos a otras personas involucradas en su atención médica o en los pagos, por ejemplo a un familiar o a un amigo. Su solicitud puede realizarse de manera verbal o por escrito. Tenga en cuenta que nos ajustaremos a las solicitudes de restricciones razonables. Si Page 5

6 aceptamos, respetaremos su solicitud a menos que se produzca una situación de emergencia. Tiene derecho a pedirnos que nos comuniquemos con usted por un medio distinto o de otro modo. Por ejemplo, si considera que sería perjudicial para usted que enviáramos información personal a su dirección postal actual (por situaciones que involucren disputas domésticas), puede pedirnos que le enviemos su información personal por fax en vez de correo, o a una casilla postal en lugar de a su domicilio. Aceptaremos pedidos razonables. Tiene derecho a solicitar una copia de su información personal en el conjunto de registros designado, incluida una copia electrónica en la mayoría de los casos. También tiene derecho a inspeccionar la información personal que se encuentra en el conjunto de registros designado. Un conjunto de registros designado es un grupo de registros utilizado por nosotros para tomar decisiones acerca de usted. Puede que le pidamos que solicite copias de su información personal por escrito y que especifique la información que desea. Puede que le cobremos una tarifa razonable por copiar y enviar su información personal. En algunas situaciones, podemos rechazar su pedido, o parte de su pedido, pero le diremos los motivos por los cuales lo rechazamos. Tiene derecho a pedir una revisión de ese rechazo. Tiene derecho a pedirnos que modifiquemos la información personal que tenemos de usted en nuestro "conjunto de registros designado" si considera que es errónea o que falta información. Esto se llama derecho a corregir su información personal. Su pedido puede realizarse de manera verbal o por escrito, pero deberá dar los motivos por los cuales hace el pedido. Responderemos a su pedido dentro de los 60 días posteriores a su recepción. Si no podemos resolverlo dentro de los 60 días, puede que el plazo se extienda a unos 30 días más. Si efectuamos el cambio, se lo notificaremos. En algunos casos, puede que rechacemos su pedido de modificar su información personal. Por ejemplo, podríamos rechazar su pedido si nosotros no creamos los datos que usted quiere alterar. Si rechazamos su pedido, le notificaremos por escrito las razones por las cuales lo rechazamos. Este rechazo le explicará que tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo escrita. Estas declaraciones se archivarán junto con el registro que usted pidió que se modificara. Tiene derecho a solicitar una rendición de cuentas de las divulgaciones que hayamos hecho por razones distintas a las de tratamiento, pagos, u operaciones de atención médica. Tiene derecho a recibir una rendición de cuentas por divulgaciones de hasta seis (6) años. Su pedido de rendición de cuentas debe hacerse por escrito y especificar la información deseada. Procesaremos su pedido dentro de 60 días, a menos que necesitemos 30 días adicionales. Tiene derecho a recibir una copia electrónica o en papel de este aviso. Tiene derecho a recibir una notificación acerca de cualquier violación a su información personal conforme a las leyes aplicables estatales y federales. Tiene derecho a presentar una queja si considera que sus derechos de privacidad han sido violados o si no está de acuerdo con una decisión que nosotros hayamos tomado respecto del acceso a su información personal. No tomaremos ninguna medida en su contra por presentar una queja. Para comunicarse con nosotros por su queja llame por teléfono, escriba o envíe un correo electrónico a la Oficina de Riesgos de la Información de Independent Health: Page 6

7 Oficina de Riesgos de la Información Independent Health 511 Farber Lakes Drive Búfalo, Nueva York (716) o También puede contactarse con el Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS). NUESTRA OBLIGACIÓN Por ley se nos exige que mantengamos la privacidad de su información personal de salud, que le comuniquemos nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad, y le notifiquemos tras una violación de su información personal. Los términos de este aviso están sujetos a modificaciones en cualquier momento. El aviso actualizado tendrá efecto sobre la información personal que nosotros tengamos. Una vez actualizado, le proporcionaremos el nuevo aviso a través del correo de los Estados Unidos y lo publicaremos en nuestro sitio web. PREGUNTAS Si tuviera alguna duda acerca de este aviso o acerca de cómo utilizamos y divulgamos su información personal, por favor contáctese con la Oficina de Riesgos de la Información de Independent Health al (716) o al Nuestra Oficina de Riesgos de la Información se encuentra abierta de lunes a viernes de 9 a.m. a 5 p.m. También puede enviarnos sus consultas por correo electrónico a CÓMO INDEPENDENT HEALTH PROTEGE SU INFORMACIÓN FINANCIERA PERSONAL La mayor parte de la información que obtenemos de usted está relacionada a su salud. Sin embargo, su información personal podría contener información que es de naturaleza financiera. Podríamos obtener información financiera personal de las siguientes fuentes: Información recibida a través de solicitudes u otros formularios, por ejemplo nombre, dirección, número de seguro social, y número telefónico; Información de sus transacciones con nosotros, con nuestros asociados u otros, tales como historial de pago premium, historial de inscripción, tipo de cobertura del seguro médico, historial de reclamos médicos, e información de coordinación de beneficios; e Información de usted proveniente de otras fuentes, tales como su empleador, un hospital o instalación médica que haya visitado. Por ningún motivo Independent Health vende su información financiera personal. No divulgamos información financiera personal, excepto cuando la ley lo exige o para realizar un tratamiento, un pago u operaciones de atención médica. Page 7

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