UNIVERSIDAD DEL TOLIMA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS. PLIEGOS DEFINITIVOS OFERTA PRIVADA No.

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1 UNIVERSIDAD DEL TOLIMA VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA DIVISION DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PLIEGOS DEFINITIVOS OFERTA PRIVADA No OBJETO: CONTRATAR UN INTERMEDIARIO DE SEGUROS LEGALMENTE CONSTITUIDO EN LA CIUDAD DE IBAGUE, QUE PRESTE SUS SERVICIOS PROFESIONALES EN LA ASESORÍA PARA LA ADQUISICION, ADMINISTRACION Y MANEJO DEL PROGRAMA DE SEGUROS, PARA EL CUBRIMIENTO DE LOS RIESGOS DE LOS ACTIVOS E INTERESES PATRIMONIALES DE LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA FECHA DE APERTURA: MARZO DEL 2012 FECHA DE CIERRE: VER CRONOGRAMA 1

2 CONTENIDO JUSTIFICACIÓN 3 1 GENERALIDADES RECOMENDACIONES PARA LOS PROPONENTES Información a los Proponentes Datos de la Entidad Contratante Advertencias 4 2. OBJETO DE LA PROPUESTA Alcance de la propuesta Sedes que cobija el programa Programa de seguros de la Universidad Modalidades de contratación Régimen jurídico aplicable Plazo de prestación del servicio requerido por la Universidad Remuneración de la intermediación Reserva de los documentos Información suministrada a la Universidad Participantes Cronograma Convocatoria Veedurías Condiciones generales para la presentación de la propuesta 6 5 Documentos a presentar con la propuesta Documentos de verificación jurídica Carta de presentación de la propuesta Certificado de la Superintendencia Financiera Certificado de existencia y representación legal de la Cámara Documento formal que acredite la conformación del consorcio Cédula de ciudadanía o de extranjería representante legal Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato Garantía de seriedad de la propuesta RUT Documentos de verificación técnica Documentos para acreditar experiencia Formatos de la propuesta Causales de rechazo de la propuesta 11 6 Especificaciones técnicas requeridas Información general del proponente Obligaciones específicas Con respecto a la asesoría Con respecto a la obligación de la intermediación 14 7 Criterios de evaluación Evaluación de las ofertas 14 2

3 7.1.1 Verificación requisitos jurídicos Verificación de requisitos técnicos Criterios de asignación de puntaje Experiencia especifica del proponente formación y experiencia del equipo de trabajo Oferta de soporte técnico propuesta metodológica y plan de cargos de trabajo Empate en la codificación de dos o más proponentes 19 Anexo 1 Carta de presentación de propuesta 20 Anexo 2 Estructura del programa de seguros Anexo 3 Certificación de cumplimiento 24 Anexo 4 Inhabilidades e incompatibilidades 24 Anexo 5 Minuta de contrato 25 3

4 JUSTIFICACION La presente oferta privada se realiza en cumplimiento de lo dispuesto en el literal b del artículo 28 y el artículo 30 del Estatuto de Contratación de la Universidad del Tolima (Acuerdo 011 del 28 de julio de 2005) determina el procedimiento de la Oferta Privada. Pueden participar en esta convocatoria a oferta privada únicamente los Intermediarios de seguros cuyo domicilio sea la ciudad de Ibagué, a los cuales se les invita a participar. 1. GENERALIDADES 1.1 RECOMENDACIONES PARA LOS PROPONENTES 1. Antes de elaborar la propuesta lea cuidadosamente los términos de referencia. ésto le evitará errores u omisiones que puedan generar rechazo o inadmisión de su propuesta. 2. Tenga en cuenta toda la información suministrada y las condiciones de ejecución, para la elaboración de la propuesta. Deberá observar y cumplir todos los requerimientos legales, jurídicos, técnicos y económicos. 3. Constate que no se encuentre incurso en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con la Universidad del Tolima. 4. Verifique que se hayan incluido la totalidad de documentos exigidos y que estén debidamente diligenciados, firmados y actualizados, y preséntelos siguiendo el orden señalado en los términos de referencia. 5. Revise la garantía de seriedad de la oferta: la vigencia, el valor asegurado, el beneficiario, el tomador y el objeto de la misma; fírmela antes de incluirla en la propuesta. 6. La carta de presentación de la propuesta debe ser firmada por el representante legal de la empresa proponente. Su nombre será verificado con el que aparece en la cédula de ciudadanía y el certificado de la Cámara de Comercio. Si usa sigla, ésta debe estar autorizada en el certificado de la Cámara de Comercio. 7. En aplicación de los principios de lealtad, economía procesal y buena fe, los proponentes deben advertir a la Universidad de los errores e inconsistencias hallados en este documento. 8. La propuesta deberá entregarse en original y dos copias claramente identificadas. 9. Las propuestas correspondientes a esta invitación, deberán ser entregadas en medio físico, únicamente hasta el día y la hora previstas en la misma, y según el reloj de la Universidad; en ningún caso se recibirán propuestas fuera del tiempo, ni las enviadas por fax, correo electrónico, correo postal o cualquier otro medio. 10. Toda consulta deberá formularse exclusivamente por escrito. 11. Con la sola presentación de su propuesta, los proponentes autorizan a la Universidad para verificar toda la información recibida 1.2. INFORMACIÓN A LOS PROPONENTES Régimen de Contratación Aplicable Por ser la UNIVERSIDAD, una Institución que goza de autonomía universitaria, según lo previsto en el artículo 69 de la Constitución Política y las normas que regulan el servicio público de la Educación Superior, (Ley 30/92 art.93 y 94), sus procesos contractuales se rigen por el Estatuto de Contratación de la Universidad adoptado mediante Acuerdo 011 del 2005, y demás normas del derecho privado. NOTA: El Estatuto de Contratación de la Universidad puede ser consultado en la página web 1.3 DATOS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE 4

5 La adjudicación del contrato se hará por Resolución de Rectoría, con base en la recomendación de la Junta de Licitaciones, Pedidos y Contratos, al proponente que haya cumplido con las condiciones de este pliego y presentado la oferta más favorable para la Universidad. 1.4 ADVERTENCIAS La propuesta debe ser firmada por el Representante Legal de la empresa oferente, o por quien esté debidamente autorizado por los reglamentos o estatutos de la misma En caso de presentarse una sola propuesta hábil, para la audiencia de adjudicación, se declarará desierta la oferta privada Las copias de la propuesta, deben ser iguales al original en su contenido y anexos, cada uno de los cuales deben estar debidamente foliados, porque a falta o error en uno de ellos será causal de inadmisión o rechazo según el caso. En caso de no presentarse propuesta, la Junta de Licitaciones, Pedidos y Contratos recomendará al señor Rector, se declare desierta y que se abra nueva convocatoria, o se tramite la contratación directa, atendiendo a lo preceptuado en el artículo 31, inciso b, ítem 3 del Estatuto General de Contratación de la Universidad. 2. OBJETO DE LA PROPUESTA Contratar un intermediario de seguros legalmente constituido en la ciudad de Ibagué, que preste sus servicios profesionales en la asesoría para la adquisición, administración y manejo del programa de seguros, para el cubrimiento de los riesgos de los activos e intereses patrimoniales de la Universidad del Tolima 2.1 ALCANCE DE LA PROPUESTA La presente contratación busca asesoría en el diseño, implementación, contratación y manejo del programa de seguros, para el cubrimiento del riesgo de los activos e intereses patrimoniales, y la prestación de servicios conducentes a la adecuada administración de riesgos, a la prevención de pérdidas y daños materiales de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad del Tolima, los que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia, y de aquellos por los que sea o llegare a ser legalmente responsable. Igualmente los riesgos que se deriven de las acciones y omisiones imputables a sus funcionarios SEDES QUE COBIJA EL PROGRAMA El programa de seguros, para la vigencia , abarcará todas las sedes de la Universidad del Tolima. Actualmente la UNIVERSIDAD cuenta con las siguientes Sedes: a) Sede principal barrio santa Helena b) Sede Centro carrera 5 con calle 10 c) Sede sur barrio Miramar d) Centro de educación permanente y proyección social Facultad Salud e) Centro Universitario regional del Norte y la reforma Armero Guayabal f) Sede Chaparral g) Centro forestal tropical Pedro Antonio Pineda - Bajo Calima h) Granja el Recreo - Guamo i) Granja Marañones - Espinal j) Sede Centro tecnológico del Municipio Lérida. k) Las demás que la UNIVERSIDAD llegare a crear durante el plazo de ejecución del contrato PROGRAMA DE SEGUROS DE LA UNIVERSIDAD El programa de seguros que adelante la UNIVERSIDAD DEL TOLIMA está descrito según anexo No. 2 5

6 2.3 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN Para la presente Invitación, en adelante la UNIVERSIDAD DEL TOLIMA contratará los servicios mediante la suscripción de un CONTRATO DE INTERMEDIACIÓN DE SEGUROS. 2.4 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE La presente invitación y el contrato que llegare a suscribirse, se regirán además de lo establecido en el Acuerdo No. 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario, "Por el cual se adopta el Estatuto de Contratación, régimen que contiene las normas generales de los acuerdos de voluntades en la Universidad del Tolima, por las demás normas que los modifiquen y/o complementen y/o sustituyan; y por las normas de derecho comercial y civil que rigen la materia. 2.5 PLAZO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO REQUERIDO POR LA UNIVERSIDAD La prestación del servicio requerido por la Universidad tendrá un plazo contado a partir de la fecha de legalización del contrato de intermediación de seguros, derivado de la presente invitación privada, hasta la fecha de finalización del contrato de seguros periodo , con sus adiciones y modificaciones, más los cuatro meses estipulados para su liquidación, según el Estatuto de Contratación. 2.6 REMUNERACION DE LA INTERMEDIACION De conformidad con lo establecido en el artículo 1341 del Código de Comercio, la comisión del intermediario estará a cargo de la aseguradora contratada por la Entidad, en la forma usual para este tipo de negocio. Por lo tanto, la UNIVERSIDAD no reconocerá ningún honorario, gasto, comisión o erogación al intermediario de seguros por concepto de servicios prestados y no tendrá ningún vínculo jurídico laboral en relación con la Universidad. 2.7 RESERVA DE DOCUMENTOS Los PROPONENTES interesados en participar en este proceso de selección, se comprometen, bajo la gravedad del juramento, a guardar la debida reserva de todos los documentos que se les entreguen. 2.8 INFORMACIÓN SUMINISTRADA A LA UNIVERSIDAD del TOLIMA, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el PROPONENTE allegue a esta invitación es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, la UNIVERSIDAD podrá verificar la información suministrada por el PROPONENTE. 2.9 PARTICIPANTES Podrán participar todos los intermediarios de seguros, legalmente constituidos en el Municipio de Ibagué, autorizados para funcionar por la Superintendencia Financiera de Colombia directa o indirectamente a través de compañía de seguros, individual o bajo las modalidades de Consorcio o Unión Temporal, y que no estén incursos en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Constitución Política, el estatuto de contratación y la ley. 3. CRONOGRAMA El proceso de selección se llevará a cabo en las fechas, sitios y horas exactas que se establecen a continuación: ETAPA Publicación prepliego en el sitio WEB de la Universidad Marzo 8 de 2012 FECHAS DE INICIO 6

7 Observaciones escritas al prepliego Hasta las 9:00 A.M. del 20 de marzo de 2012 y deberán presentarse en la secretaría de la División de Servicios Administrativos de la Universidad o al Respuesta observaciones al pre pliego y Marzo 21 de a cargo de la Junta de Licitaciones, Publicación del pliego definitivo pedidos y contratos Entrega de propuestas Hasta las 10:00 A.M. del 27 de marzo de 2012, en la secretaría de la Vicerrectoría Administrativa de la Universidad del Tolima, ubicado en el Bloque 23 Selección y publicación de propuestas Marzo 29 de 2012, a cargo de la Junta de Licitaciones hábiles Pedidos y Contratos. Observaciones al resultado de evaluación Marzo 30 de 2012, hasta las 4:00 P-M en la Secretaría de por parte de los proponentes. la División de Servicios Administrativos de la Universidad o al Respuesta a observaciones sobre Abril 10 de 2012, a cargo de la Junta de Licitaciones, resultados de evaluación Pedidos y Contratos. Audiencia pública de adjudicación A las 11:30 A.M. del día 13 de abril de 2012, en la Sala de Tele Conferencias, bloque 32 primer piso. Suscripción del contrato La adjudicación se hará mediante resolución comunicada a través de la página institucional de la Universidad, para la notificación. Notas: a) Cuando se presenten razones de conveniencia o necesidad institucional, LA UNIVERSIDAD podrá prorrogar los plazos establecidos en el cronograma, antes de su vencimiento, para lo cual se informará a los PROPONENTES a través de la página Web acerca de las modificaciones o variaciones necesarias. b) Todas las adendas, avisos y comunicaciones que emita la Universidad, con relación al pliego de condiciones, pasarán a formar parte del mismo, y serán comunicadas a través de la página Web CONVOCATORIA A VEEDURIAS Se convoca a las veedurías ciudadanas de conformidad con lo establecido en el artículo 270 de la constitución política Colombiana y la ley 850 de CONDICIONES GENERALES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 4.1. La presentación de la propuesta, por parte del PROPONENTE, constituye evidencia de que estudio completamente las especificaciones técnicas, formatos y demás documentos; que recibió las aclaraciones necesarias sobre las inquietudes o dudas previamente consultadas y que ha aceptado que el contenido de este pliego de condiciones es completo, compatible y adecuado para identificar el alcance del servicio a prestar y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para definir las obligaciones que se adquieren en virtud del contrato que se celebrará La propuesta debe incluir una tabla de contenido donde se indique la ubicación de los documentos que la conforman con el número de folio. 4.3 La propuesta y sus documentos anexos deben redactarse en idioma castellano y presentarse por escrito, utilizando un medio impreso, debidamente foliada en la parte frontal de cada hoja, en estricto orden consecutivo ascendente. 7

8 4.4. En caso de discrepancia entre el original y la copia, se tendrá en cuenta la información contenida en el original Si se presentan propuestas en Consorcio y/o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar individualmente los documentos que acrediten su capacidad, existencia, representación legal así como los requisitos financieros solicitados El PROPONENTE debe diligenciar y presentar todos los formatos enunciados a lo largo de este documento, los cuales hacen parte integral de este Pliego de Condiciones No se aceptarán Propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras, a menos que tengan la aclaración correspondiente Serán a cargo del PROPONENTE todos los costos asociados a la preparación y presentación de su propuesta En el presente proceso, NO SE ACEPTA la presentación de propuestas parciales, alternativas o complementarias. 5. DOCUMENTOS A PRESENTAR CON LA PROPUESTA 5.1. DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN JURÍDICA CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta deberá estar acompañada de la carta de presentación firmada por el representante legal del PROPONENTE o por el apoderado constituido para el efecto; tratándose de consorcios o uniones temporales deberá estar firmada por el representante designado o el apoderado constituido para el efecto, debidamente facultado en los términos de la ley. Nota: La no presentación de este documento si este no viene firmado por el representante legal del PROPONENTE o el apoderado constituido para tal efecto, será causal de rechazo de la propuesta CERTIFICADO DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA (para intermediarios o agencias asimiladas a corredores). Cuando el PROPONENTE, o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal, sea una persona jurídica, deberá acreditar su calidad como corredor de seguros, o agencia asimilada a corredor y su existencia y representación legal mediante la presentación del Certificado de Inscripción ante la Superintendencia Financiera. En el certificado se verificará la siguiente información: a) Fecha de expedición con una antelación máxima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha inicialmente establecida para el cierre del presente proceso (Cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre). b) La persona jurídica debe haberse constituido legalmente por lo menos tres (3) años antes, contados antes de la fecha de cierre de la presente invitación (Cuándo se prorrogue la fecha de cierre, el plazo se contará a partir de la primera fecha de cierre) c) La duración de la sociedad no será inferior al plazo del contrato y cinco (5) años más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación. Los miembros de los consorcios o uniones temporales, deberán presentar cada uno el documento que acredite su existencia y representación legal en los términos de este numeral. Nota: Serán causales de rechazo de la propuesta, aplicables a este numeral: 1. La presentación de un documento distinto al expresamente exigido en este numeral. 2. Que la información solicitada en los literales a), b) y c) de este numeral no repose en el Certificado de la Superintendencia Financiera. El contenido del documento exigido en este numeral será subsanable, a excepción de la información solicitada en los literales a), b) y c) de este numeral. 8

9 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL DE LA CÀMARA DE COMERCIO Y CERTIFICACIONES DE IDONEIDAD El PROPONENTE, agencias y agentes naturales independientes, deberán presentar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad donde opere la Oficina Principal del intermediario de seguros que atenderá el contrato de intermediación, en el caso de sucursal esta debe estar constituida en Ibagué y debe suministrar la representación legal para las actuaciones de la sucursal. En el certificado se verificará la siguiente información: a) Que su objeto social corresponde a la intermediación de seguros, entre otros. b) Que estén contempladas las facultades del representante legal. c) Fecha de expedición con una antelación máxima de noventa (90) días, contados a partir de la fecha inicialmente establecida para el cierre del presente proceso. (Cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre). Solamente en el caso de no ser posible acreditar en el certificado de existencia y representación legal de la Cámara de Comercio, a la fecha de cierre del presente proceso, la información requerida en el literal b) del presente numeral, el PROPONENTE deberá presentar el documento idóneo, legalmente permitido, que contenga dicha información. Dicho documento podrá ser: 1) Escrituras públicas de la sociedad 2) Actas de Asambleas de Accionistas 3) Estatutos de la sociedad En caso de presentarse la propuesta en Unión Temporal o Consorcio, estos documentos deberán ser presentados en forma individual por cada uno de los integrantes Certificaciones de idoneidad, para acreditar la IDONEIDAD los proponentes deben aportar las certificaciones con las aseguradoras con las cuales tienen autorización para comercializar los seguros como intermediarios. Nota: Serán causales de rechazo de la PROPUESTA, aplicables a este numeral: a. La presentación de documentos distintos a los expresamente exigidos en este numeral. b. Que la información solicitada en los literales a), de este numeral no repose en el Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio. c. La omisión por parte de alguno de los miembros de uniones temporales o consorcios, de la presentación de los documentos expresamente exigidos en el presente numeral, sin perjuicio que los demás miembros lo hubieren presentado. d. La no presentación del documento idóneo y legalmente permitido para probar la información solicitada en los literales b), cuando estas no estén contempladas en el Documento de Existencia y Representación Legal, respectivo. e. La no presentación de lo solicitado en el numeral DOCUMENTO FORMAL QUE ACREDITE LA CONFORMACIÓN DEL CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL Si el PROPONENTE presenta su PROPUESTA a título de consorcio o unión temporal deberá presentar el respectivo documento de conformación, para lo cual se deberá cumplir con lo siguiente: a) Expresar si la participación es a título de consorcio o de unión temporal. Si se trata de unión temporal, sus miembros deberán señalar los términos y extensión (actividades y porcentaje) de su participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin previa autorización de la UNIVERSIDAD. b) Señalar la duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior a la del plazo del contrato y un (1) año más. c) Informar quien es el líder del Consorcio o Unión temporal. 9

10 d) La designación de un representante que deberá estar facultado para actuar en nombre y representación del Consorcio o Unión Temporal. Igualmente deberá designar un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva. e) Señalar las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. f) Manifestación expresa de cada uno de los Integrantes en el sentido de que conoce y acepta los términos del presente Pliego de Condiciones y responde solidariamente tanto por la veracidad de la información y demás manifestaciones incluidas en los documentos y en la Propuesta. g) Declaración de que ninguno de los Integrantes del Consorcio o Unión Temporal se encuentra inhabilitado o tiene incompatibilidades para contratar con LA UNIVERSIDAD DEL TOLIMA ( Anexo 4) CEDULA DE CIUDADANÍA O DE EXTRANJERÍA DEL REPRESENTANTE LEGAL. El PROPONENTE deberá presentar la respectiva copia de la Cédula de Ciudadanía o de Extranjería del Representante Legal. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar éste documento. Nota: En caso de no presentarse este documento, la UNIVERSIDAD podrá requerirlo en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva, y el PROPONENTE deberá adjuntarlo so pena de incurrir en causal de rechazo AUTORIZACIÓN PARA PRESENTAR PROPUESTA Y SUSCRIBIR CONTRATO Si el representante legal del PROPONENTE o de alguno de los integrantes de un consorcio o unión temporal requiere autorización de sus órganos de dirección para presentar propuesta y suscribir contrato, en caso de ser asignado, deberá anexar los documentos que acrediten dicha autorización, debidamente firmados por el presidente o el secretario de la reunión del órgano competente para emitir dicha autorización de acuerdo con los estatutos o reglamentos de la respectiva persona jurídica. En caso de nombrar apoderado, se deberá presentar el Poder que lo faculte para presentar propuestas y celebrar contratos con presentación personal GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA El PROPONENTE debe acompañar su propuesta, como requisito indispensable, con una Garantía de Seriedad, expedida por una compañía de seguros legalmente constituida y establecida en Colombia o podrá constar en una garantía bancaria expedida por el representante legal de la entidad bancaria. En dicho documento se verificará lo siguiente: a) Asegurado/Beneficiario: UNIVERSIDAD DEL TOLIMA NIT b) Cuantía: $ , cuatro millones de pesos M/TE. c) Vigencia: de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha prevista para el cierre de la invitación d) Tomador/Afianzado: la póliza o garantía deberá tomarse con el nombre del PROPONENTE o de la razón social que figura en el certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio. Cuando la propuesta la presente un consorcio o unión temporal, la garantía de seriedad debe ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal (indicando cada uno de sus integrantes y su porcentaje de participación). e) Firma del representante legal: la póliza o garantía deberá firmarse por parte del representante legal del PROPONENTE (tratándose de uniones temporales o consorcios por el representante legal designado en el documento de constitución). El PROPONENTE deberá ampliar la vigencia de la garantía en caso de presentarse prórrogas en los plazos de la contratación, de la asignación, o de la suscripción del contrato, no cubiertas con la vigencia inicial. Tanto al PROPONENTE favorecido con la contratación como a los demás participantes, se les devolverá la garantía de la seriedad de la propuesta cuando esté perfeccionado el contrato, previa solicitud escrita en este sentido. 10

11 La UNIVERSIDAD hará efectiva la totalidad de la garantía, a título de indemnización por perjuicios en los siguientes casos: 1 Cuando el PROPONENTE se niegue a prorrogar la garantía de seriedad de la PROPUESTA, en caso que la UNIVERSIDAD decida modificar el calendario de la invitación. 2 Cuando el PROPONENTE, por cualquier motivo, salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y aceptado por la UNIVERSIDAD, no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en el pliego de condiciones o en su PROPUESTA, en especial no suscribir y legalizar el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su expedición; Nota: La no presentación de la Garantía de Seriedad de la PROPUESTA, será motivo de rechazo por considerar que la PROPUESTA no tiene la seriedad exigida. También será causal de rechazo de la PROPUESTA la presentación de la garantía sin el cumplimiento de los requisitos contenidos en el presente numeral RUT (Registro Único Tributario) El PROPONENTE deberá presentar el respectivo certificado expedido por el ente legal, donde conste si se encuentra en representación de una persona jurídica o natural debidamente registrada, y que su actividad económica corresponde a la del objeto a contratar. En caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar éste documento. Nota: En caso de no presentarse con la propuesta, la UNIVERSIDAD podrá requerirlo en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva, y el PROPONENTE deberá adjuntarlo so pena de incurrir en causal de rechazo DOCUMENTOS DE VERIFICACIÓN TÉCNICA DOCUMENTOS PARA ACREDITAR EXPERIENCIA El PROPONENTE deberá allegar con su propuesta certificaciones de mínimo tres (3) y máximo cinco (5) contratos suscritos con entidades diferentes, que contengan como mínimo la siguiente información: a) Nombre o razón social de la empresa o persona contratante del servicio b) Objeto del contrato; que se haya relacionado con la intermediación de seguros c) Vigencia técnica de las pólizas intermediadas; d) Ramos Intermediados (mínimo 5 ramos de los contemplados en el programa de seguros de la Universidad del Tolima) e) Valor de las primas (Todos los valores en pesos colombianos y sin centavos) f) Nombre, cargo, teléfono y firma de quién la expide. g) Si el contrato al momento de cierre de la presente invitación se encuentra en ejecución, indicar el porcentaje ejecutado del contrato a la fecha de expedición de la certificación. h) En caso que el proponente haya participado en el contrato como integrante de consorcio o unión temporal, indicar el porcentaje de participación de cada uno de sus integrantes. * Si el valor del contrato certificado se presenta en moneda extranjera, la Universidad calculará su valor en pesos, liquidándolo a la TRM de su fecha de terminación. Cada uno de los contratos certificados, debe contener como mínimo cinco (5) de los ramos establecidos en el numeral (anexo 2) del presente pliego, cuyas vigencias técnicas deben haber iniciado después del 01 de enero de 2006 y que hayan finalizado o estén en un porcentaje de ejecución del 90%, para la fecha de cierre del proceso. El PROPONENTE debe relacionar su experiencia, de conformidad con la información contenida en las certificaciones aportadas. En el evento de presentarse certificaciones de más de cinco (5) contratos, sólo se calificarán los primeros cinco (5) contratos que aparezcan relacionadas, para cada oferente o para cada uno de los miembros del consorcio o Unión Temporal. No se tendrá en cuenta certificaciones de contratos a los que se les haya impuesto sanciones o que tengan calificación del servicio y cumplimiento regular o malo. 11

12 La UNIVERSIDAD no tendrá en cuenta ni estudiará documentos relacionados con el contrato, tales como actas de liquidación, copias de facturación o similares. Sólo serán válidas las certificaciones que se presenten con los requisitos exigidos. Las certificaciones no podrán ser expedidas por el propio oferente, el consorcio, o la unión temporal de la cual formó parte en la ejecución del contrato. Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse traducidos al idioma castellano y legalizado en la forma prevista en la normatividad vigente en la materia; de lo contrario, la UNIVERSIDAD entenderá que no existe el cumplimiento del requisito. NOTAS: Serán causales de rechazo de la PROPUESTA, aplicables a este numeral: i. La no presentación de las certificaciones. ii. Que la información solicitada en los literales a), b), c), d) y e) de este numeral no repose en la(s) certificación(es) aportada(s). iii.la no presentación de la información establecido por la UNIVERSIDAD. iv. La omisión por parte de alguno de los miembros de uniones temporales o consorcios, de la presentación de las certificaciones exigidas en el presente numeral, sin perjuicio que los demás miembros lo hubieren presentado. El contenido de las certificaciones será subsanable en lo relacionado con los literales f), g) y h). Para lo cual, la Universidad podrá requerir al proponente en cualquier momento y por una sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva, si el PROPONENTE no responde a la solicitud dentro del plazo estipulado por la UNIVERSIDAD, se configurará causal de rechazo de la PROPUESTA. 5.3.FORMATOS DE LA PROPUESTA Los formatos suministrados en el presente pliego, deben adjuntarse a la propuesta, totalmente diligenciados. Si el PROPONENTE considera que es conveniente para complementar su propuesta anexar otra información adicional a la solicitada por la UNIVERSIDAD en los formularios establecidos, podrá hacerlo referenciando el formulario que complementa. Si se trata de consorcio o unión temporal se deben anexar los documentos antes solicitados por cada uno de los miembros que lo conforman. Nota: Estos documentos podrán ser subsanados, en cuanto a su contenido, la no presentación de los mismos será causal de rechazo de la propuesta. 5.4 CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA La UNIVERSIDAD rechazará las propuestas que no cumplan con los requisitos exigidos y entre otros, en los siguientes casos: Cuando se encuentre que el PROPONENTE está incurso en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades o prohibiciones previstas en la Constitución, en el estatuto de contratación o en la Ley Cuando se presenten varias propuestas por el mismo PROPONENTE, por interpuestas personas o por personas jurídicas pertenecientes al mismo grupo empresarial (ya sea en consorcio, unión temporal o individualmente) Cuando se descubra falsedad material o ideológica en cualquiera de los documentos de la propuesta o se descubra cualquier intento de fraude o engaño por parte del PROPONENTE a la UNIVERSIDAD o los demás PROPONENTES Cuando el PROPONENTE habiendo sido requerido por la UNIVERSIDAD para aportar documentos, información o aclaraciones, conforme a lo establecido en el Pliego de Condiciones, no los allegue dentro del término fijado, o habiéndolos aportado, no estén acorde con las exigencias Cuando las certificaciones, anexos y demás documentos necesarios para la evaluación de las propuestas presenten enmendaduras y no hayan sido refrendadas por el representante legal Cuando no coincida la información diligenciada en los formatos o certificaciones, con la información de los documentos soportes solicitados como aclaraciones por parte de la UNIVERSIDAD. Se entiende que la información no coincide cuando no exista correspondencia, 12

13 entre la información obtenida frente a la relacionada por el PROPONENTE en los respectivos formatos o certificaciones Cuando el representante legal de una persona jurídica o los representantes legales que participen en un consorcio o unión temporal ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en la presente contratación Cuando la vigencia de la propuesta comprenda un plazo inferior al exigido Cuando la propuesta se presente en forma extemporánea Los demás casos expresamente establecidos en el presente pliego de condiciones. 6. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS REQUERIDAS 6.1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROPONENTE El PROPONENTE deberá adjuntar con su propuesta: a) Organigrama General haciendo una breve descripción de su estructura organizacional, administrativa, operativa y técnica. Para consorcios o uniones temporales se debe anexar el organigrama y la descripción de cada uno de sus integrantes. b) Organigrama de la sucursal que atenderá los requerimientos de la UNIVERSIDAD. c) Información del personal que asignará al manejo del programa de seguros de la UNIVERSIDAD, los cuales tendrán a su cargo la administración del mismo. d) Relación del personal directivo de la compañía que atenderá en forma directa la cuenta de la UNIVERSIDAD. e) Información acerca de cómo el PROPONENTE reportará la información del programa de seguros, por cada una de las Sedes y de forma global, señalando la infraestructura tecnológica y software de que hará uso, de manera que permita conocer periódicamente el desarrollo de la póliza y el seguimiento hecho a la misma. f) Plan de trabajo que desarrollará el PROPONENTE para estructurar el pliego de condiciones que dará lugar a la selección de la aseguradora con la cual la UNIVERSIDAD contratará las diferentes pólizas de seguro, en las mejores condiciones existentes en el mercado de acuerdo con el numeral Nota: La no presentación de la totalidad de los requisitos de este numeral será causal de rechazo de la propuesta OBLIGACIONES ESPECÍFICAS: El PROPONENTE, deberá aceptar expresamente que se compromete a prestar los servicios básicos indispensables que se relacionan a continuación y que harán parte de las obligaciones específicas del contrato: CON RESPECTO A LA ASESORIA EN LA FORMULACION Y MANEJO DEL PROGRAMA DE SEGUROS a) Evaluar el plan de seguros que actualmente tiene la UNIVERSIDAD y examinar las condiciones de riesgo con el objeto de prestar asesoría y acompañamiento a la entidad en el proceso de invitación, selección y ejecución del contrato de seguros con la aseguradora seleccionada para desarrollar el programa de seguros patrimoniales que cubrirá la prevención de pérdidas y daños materiales de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad, así como aquellos que se deriven de las acciones y omisiones imputables a los funcionarios de la UNIVERSIDAD. b) Sugerir a la UNIVERSIDAD los términos, condiciones, coberturas y posibles valores a asegurar dentro del programa de seguros para la vigencia c) Apoyar a la UNIVERSIDAD en la estructuración y redacción del pliego de condiciones para adelantar el proceso de invitación a contratar las pólizas que componen el programa de seguros, así como la redacción de la minuta del contrato a suscribirse con la aseguradora seleccionada. d) Acompañar a la UNIVERSIDAD en la elaboración y aplicación de la evaluación técnica de las propuestas presentadas por las compañías aseguradoras para el proceso de contratación del 13

14 Programa de Seguros, garantizando que la UNIVERSIDAD obtenga las mejores condiciones del mercado. e) Revisar el clausulado y liquidación de las primas de las pólizas que cubrirán las pérdidas y daños materiales de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad, así como aquellos que se deriven de las acciones y omisiones imputables a los funcionarios de la UNIVERSIDAD, desde el inicio del contrato de seguros y durante el lapso de tiempo en que esté vigente la póliza contratada con su intermediación. f) Analizar los riesgos a los cuales están expuestos los bienes y funcionarios de la UNIVERSIDAD en todas sus sedes, diseñando un programa de prevención de riesgos y pérdidas, orientado a contribuir a la satisfacción de las necesidades de la UNIVERSIDAD en todas las áreas para cubrir la prevención de pérdidas y daños materiales de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad, así como aquellos que se deriven de las acciones y omisiones imputables a los funcionarios de la UNIVERSIDAD. El programa deberá contener como mínimo, planes de capacitación y acciones de promoción y prevención, para la UNIVERSIDAD. El programa de prevención de riesgos y pérdidas será concertado con el interventor del contrato dentro del primer mes de ejecución del contrato. g) Asesorar a la UNIVERSIDAD, en los temas referidos a seguros que se consideren relevantes CON RESPECTO A LA OBLIGACION DE INTERMEDIACION h) Designar a una persona (técnico o tecnólogo) con conocimientos en pólizas, con cinco (5) años de experiencia en seguros, y con disponibilidad prioritaria para atender las solicitudes, trámites y requerimientos que realice la UNIVERSIDAD incluidas todas sus sedes. La persona designada no podrá realizar trámites ni actividades de carácter particular ajenas a la ejecución del objeto a contratar, tales como la intermediación de pólizas para los contratistas o funcionarios de la UNIVERSIDAD, entre otras. i) Revisar detalladamente la documentación remitida realizando el estudio y análisis de cada uno de los eventos reportados por la Universidad. j) Asesorar, presentar y tramitar en forma oportuna las reclamaciones de siniestros ante las aseguradoras procurando obtener las indemnizaciones que correspondan en las mejores condiciones de modo, tiempo y cuantía, durante el tiempo de ejecución del contrato de seguros y hasta el período de vencimiento de las acciones derivadas del mismo. k) Informar por escrito y de manera formal todas las actuaciones y requerimientos que se deriven del estudio y análisis de los eventos entregados al intermediario. l) Hacer seguimiento permanente para que la compañía de seguros cumpla con las obligaciones a las que se compromete y advertir a la UNIVERSIDAD cualquier tipo de anomalías que se presenten en el desarrollo del contrato. m) Servir de conducto entre la Universidad y la compañía de seguros para todos los asuntos en los que la Universidad así lo requiera. n) Aplicar el procedimiento definido por la UNIVERSIDAD para realizar los trámites correspondientes a los reportes de novedades y a las reclamaciones ante la aseguradora en caso de siniestro, los cuales serán informados por la Universidad una vez se inicie la ejecución del contrato. o) Socializar en coordinación con la División de Servicios Administrativos. a los funcionarios encargados en todas las sedes de la UNIVERSIDAD el manejo del programa de seguros y en los procedimientos para hacer efectivo dicho programa p) Acompañar a la UNIVERSIDAD en el desarrollo de todo el proceso de reclamación de los siniestros ocurridos durante la vigencia del contrato de seguros celebrado, desde su reporte hasta su cierre definitivo, bajo las mismas condiciones pactadas inicialmente en el contrato. q) Revisar, analizar y avalar las comunicaciones, liquidaciones y demás documentos relativos a la ejecución del programa de seguros, que remitan la compañía aseguradora y la UNIVERSIDAD, garantizando que las mismas se ajusten a las condiciones pactadas dentro del contrato de seguros. r) Presentar un informe mensual, que contenga como mínimo, el avance por mes de cada una de las obligaciones estipuladas en el contrato, anexando adicionalmente información referida a pólizas 14

15 contratadas, control de vencimientos, cartera, siniestralidad, estado de reclamaciones, primas pagadas, la información referida a los reportes causados en el programa de seguros, de acuerdo con las directrices emitidas por la UNIVERSIDAD. Esta información deberá describir detalladamente el estado actual de cada una de las variables descritas. El informe deberá ser presentado, durante los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente. s) Proponer correctivos que sean necesarios para reducir los índices de siniestralidad presentados en la UNIVERSIDAD. t) Prestar todos los demás servicios que emanan de la actividad de intermediación de seguros y aquellos especiales ofrecidos en la propuesta. Nota: Si el proponente no acepta expresamente que se compromete a prestar todos los servicios básicos indispensables establecidos en el presente numeral, incurrirá en causal de rechazo de la propuesta. 7. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Las propuestas presentadas válidamente en este proceso, serán analizadas por los evaluadores designados por la UNIVERSIDAD para tal efecto, garantizando una selección objetiva que le permita asegurar la escogencia del ofrecimiento más favorable para la entidad y la realización de los fines que se buscan con la contratación EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS. La UNIVERSIDAD efectuará la verificación de los aspectos jurídicos, técnicos y financieros de las propuestas, cuyo cumplimiento permitirá que se pueda entrar a evaluar la propuesta. Solamente las propuestas calificadas como CUMPLE jurídicamente, financiera y técnicamente, serán tenidas en cuenta para la asignación y ponderación de puntaje. La UNIVERSIDAD evaluará las ofertas con base en los aspectos relacionados en la siguiente tabla y suscribirá el contrato de intermediación de seguros con aquella que obtenga el mayor puntaje, según los criterios establecidos a continuación: NUMERAL FACTORES PUNTAJE Verificación de requisitos jurídicos Cumple/ Rechazo Verificación de requisitos técnicos Cumple/ Rechazo Experiencia específica del PROPONENTE 40 PUNTOS Formación y experiencia del equipo de trabajo 40 PUNTOS Oferta de soporte técnico 10 PUNTOS Propuesta Metodológica y Plan de Cargas de Trabajo 10 PUNTOS TOTAL 100 PUNTOS VERIFICACIÓN DE REQUISITOS JURÍDICOS (CUMPLE - RECHAZO) Este factor se evaluará de acuerdo con el cumplimiento de cada uno de los requisitos exigidos en el numeral 5.1 del presente Pliego de Condiciones. El cumplimiento de los requisitos es fundamental para que la oferta sea evaluada financiera y técnicamente VERIFICACIÓN DE REQUISITOS TÉCNICOS (CUMPLE - RECHAZO) Este factor se evaluará de acuerdo con el cumplimiento de cada uno de los requisitos exigidos en el numeral 5.3. del presente Pliego de Condiciones CRITERIOS DE ASIGNACIÓN DE PUNTAJE (100 PUNTOS) EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE (40 puntos) Certificaciones de experiencia que incluyan como mínimo 5 ramos de los que conforman el programa de seguros de la Universidad del Tolima. 30 PUNTOS Para la evaluación de este numeral, el PROPONENTE podrá presentar certificación del contrato suscrito, en la que conste que el objeto se relaciona con la intermediación de pólizas de seguros 15

16 en los cinco (5) ramos solicitados por certificación, cuya vigencia técnica anual debe haber iniciado después del 01 de enero de 2006 y que hayan finalizado o estén en un porcentaje de ejecución del 90%, para la fecha de cierre del proceso. Las calificaciones otorgada por la(s) entidad(es) certificadora(s) debe ser BUENO o EXCELENTE. Se otorgarán treinta (30) puntos al PROPONENTE que alcance el mayor valor en la sumatoria de las primas acreditadas en los contratos certificados. Para las demás propuestas se asignará puntaje proporcional aplicando regla de tres (3) simple directa. NOTA: En el caso de consorcios o uniones temporales, se ponderará el valor de las certificaciones aportadas por cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal Experiencia en la Asesoría en Programas de Prevención de Pérdidas (5 puntos) Se otorgarán cinco (5) puntos al intermediario que aporte dos (2) certificaciones de clientes en las que hagan constar haber recibido de parte del PROPONENTE durante al menos una vigencia técnica iniciada después del 01 de enero de 2006 y finalizada antes de la fecha de cierre de la presente invitación, servicios de asesoría permanente, acompañamiento en la estructuración de programas de prevención de pérdidas que hayan incluido como mínimo las siguientes actividades: i. Capacitación en al menos seis (6) de los ramos establecidos en el numeral ii. Análisis de siniestralidad ocurrida para el ramo de Todo Riesgo Daños Materiales Los PROPONENTES que no aporten certificaciones en los términos previstos en el presente numeral, obtendrán cero (0) puntos Experiencia en la asesoría en administración de riesgos 5 PUNTOS Sin perjuicio de los requisitos exigidos en el numeral del presente pliego de condiciones, los cuales aplican para la habilitación del PROPONENTE en este proceso de selección, este acápite describe los criterios bajo los cuales se otorgará puntaje a la experiencia, teniendo en cuenta que serán válidas, tanto las certificaciones presentadas para cumplir con los requisitos del numeral , como certificaciones adicionales, siempre que en ellas sea constatable la información aquí requerida. Se otorgarán cinco (5) puntos al intermediario que aporte dos (2) certificaciones de clientes en las que hagan constar haber recibido de parte del PROPONENTE durante al menos una vigencia técnica iniciada después del 01 de enero de 2006 y finalizada antes de la fecha de cierre de la presente invitación, servicios de asesoría permanente, acompañamiento en la estructuración de programas de prevención de riesgos que hayan incluido como mínimo las siguientes actividades: i. Análisis de amenazas y vulnerabilidad en inmuebles del cliente ii. Apoyo en la elaboración de planes de evacuación y/o señalización El PROPONENTE que no aporte al menos de una (1) certificación en los términos previstos en el presente numeral, obtendrán cero (0) puntos FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO (40 PUNTOS) Entendida como la capacidad y formación profesional y/o técnica del recurso humano a disposición de la UNIVERSIDAD, según lo propuesto en el organigrama de atención al programa de seguros, contemplado en el numeral 6.1. del presente pliego de condiciones. Sólo se evaluarán las hojas de vida que se presenten acompañadas de las certificaciones que soporten la formación académica y la experiencia laboral relacionada. Se deben adjuntar las hojas de vida de los directivos y funcionarios del PROPONENTE, que participarán directamente en el manejo del programa de seguros de la UNIVERSIDAD. Se considerarán los siguientes factores: Factores de Evaluación Puntaje Máximo a. Nivel de Formación del personal propuesto para atender directamente a la UNIVERSIDAD en la ejecución del contrato: 20 puntos 1. Equipo No. 1: Un (1) profesionales especializados en seguros, tres (3) profesionales titulados en Ingeniería Civil, Contaduría, Derecho, Economía, Ingeniería Industrial o Administración de Empresas, y tres (3) técnicos o tecnólogos en manejo de seguros: 20 Puntos. 16

17 2. Equipo No. 2: Un (1) profesionales especializados en seguros, dos (2) profesionales titulados en Ingeniería Civil, Contaduría, Derecho, Economía, Ingeniería Industrial o Administración de Empresas, y dos (2) técnicos o tecnólogos en manejo de seguros: 15 Puntos. 3. Equipo No. 3: Un (1) profesional especializado en seguros, (1) profesional titulados en Ingeniería Civil, Contaduría, Derecho, Economía, Ingeniería Industrial o Administración de Empresas, y 1 técnicos o tecnólogos en manejo de seguros: 10 Puntos. NOTA: Los proponentes deben aportar certificación que el personal esté disponible inmediatamente ante los requerimientos de la universidad del Tolima, radicado en la ciudad de Ibagué, indicando dirección y teléfono de residencia, esto en cualquier equipo de trabajo. b. Experiencia en Seguros: 20 puntos Se evaluará la experiencia específica en seguros del personal propuesto para la atención de la cuenta, de acuerdo con las siguientes categorías así: 1. Experiencia No. 1: (20 Puntos) Los profesionales especializados en seguros deberán tener diez (10) o más años de experiencia específica en atención de programas de seguros. Los profesionales titulados en Ingeniería Civil, Contaduría, Derecho, Economía, Ingeniería Industrial o Administración de Empresas, deberán tener tres (3) o más años de experiencia específica en atención de programas de seguros. Los Técnicos o tecnólogos en manejo de seguros, deberán tener tres (3) o más años de experiencia específica en atención de programas de seguros. 2. Experiencia No. 2: (10 Puntos) Los profesionales especializados en seguros deberán tener entre cinco (5) y nueve (9) años de experiencia específica en atención de programas de seguros. Los profesionales titulados en Ingeniería Civil, Contaduría, Derecho, Economía, Ingeniería Industrial o Administración de Empresas, deberán tener entre uno (1) y dos (2) años de experiencia específica en atención de programas de seguros. Los técnicos o tecnólogos en manejo de seguros, deberán tener entre uno (1) y dos (2) años de experiencia específica en atención de programas de seguros. Nota: En todo caso, el PROPONENTE deberá incluir en su propuesta como mínimo un profesional especializado en seguros, un profesional titulado en las áreas contempladas y un técnico o tecnólogo. La calidad del profesional, tecnólogo o técnico se establecerá mediante los respectivos títulos de idoneidad o formación académica pero, en el caso de los tecnólogos o técnicos, la Entidad también aceptará como tales a quienes a cambio del título académico, acrediten una experiencia en administración programas de seguros y tramite de siniestros, superior a 5 años, debidamente certificados por el representante legal de la compañía de seguros o intermediario que acredite. Si el proponente presenta personal que no cumpla con los rangos de experiencia solicitados en el literal b incurrirá en causal de rechazo de la propuesta. El PROPONENTE seleccionado se compromete a no cambiar el personal presentado en la propuesta durante la ejecución del contrato de intermediación, para ello deberá informar por escrito a la UNIVERSIDAD, acreditando que la nueva persona cumple o supera los requisitos de escolaridad y experiencia de quien reemplazará OFERTA DE SOPORTE TÉCNICO (10 PUNTOS) Se entiende por ésta el conjunto de recursos distintos al humano que el PROPONENTE ofrece poner al servicio de la UNIVERSIDAD, para el cumplimiento del objeto a contratar en función directa de sus necesidades Plan de Atención (10 Puntos): 17

18 El PROPONENTE presentará el Plan de Trabajo que diseñe para la atención integral de la UNIVERSIDAD, con miras a garantizar el adecuado desarrollo de las actividades como intermediario de seguros, incluyendo la optimización de la relación con la aseguradora y la UNIVERSIDAD, así como la descripción de los recursos informáticos y tecnológicos que empleará para el logro de este objetivo. Dicho plan comprenderá como mínimo las áreas de atención a clientes, sistemas, contabilidad, asesoría técnica, asesoría Jurídica, asesoría y atención de reclamaciones por siniestros que afecten las pólizas y asesoría en prevención de riesgos y pérdidas. El plan de trabajo debe indicar de manera clara cómo interactuarán las personas propuestas por el PROPONENTE para la atención permanente de la cuenta, tanto con las demás dependencias de su organización, como con el área responsable en la UNIVERSIDAD, con miras a la satisfacción del objeto contractual. Al PROPONENTE que cumpla con los requisitos aquí expuestos se le asignarán diez (10) puntos. El que omita alguno de los aspectos aquí requeridos, obtendrá cero (0) puntos PROPUESTA METODOLÓGICA Y PLAN DE CARGAS DE TRABAJO (10 puntos) El PROPONENTE suministrará el plan de trabajo que desarrollará para estructurar el pliego de condiciones que darán lugar a la selección de la aseguradora con la cual la UNIVERSIDAD contratará su programa de seguros, en las mejores condiciones existentes en el mercado. Para ello, el PROPONENTE debe considerar que el programa de seguros actual de la UNIVERSIDAD, vence el 15 de junio del año en curso y que el pliego de condiciones deberá ser sometido para la aprobación de la Junta de Licitaciones Pedidos y Contratos, a más tardar el 10 mes de abril Dicho plan de trabajo comprenderá las actividades propias que a criterio profesional del PROPONENTE sean necesarias para conseguir la meta propuesta, incluyendo como mínimo: a) Análisis al programa de seguros actualmente contratado por la UNIVERSIDAD. b) Análisis de la siniestralidad que presenta el programa de seguros durante los tres Últimos años. c) Estudio de mercado en relación con las coberturas, límites, deducibles y exclusiones, entre otras condiciones relevantes, ofrecidos por las compañías aseguradoras para cada uno de los ramos que componen el programa de la UNIVERSIDAD. d) Presentación de la propuesta de evaluación técnica de las ofertas que se reciban dentro de proceso de invitación oferta pública para la selección de la aseguradora para el programa de seguros. e) Asesoría y acompañamiento en la elaboración del pliego de condiciones. El PROPONENTE deberá presentar un plan de trabajo que incluya un cronograma y la descripción del equipo de trabajo previsto para cada una de las actividades. El PROPONENTE presentará un cronograma con indicación precisa de las fechas en las que ejecutará cada una de las actividades ofrecidas para el logro oportuno de la contratación del programa de seguros. El equipo de trabajo que destine el PROPONENTE para la estructuración del pliego de condiciones, según las actividades previstas en el cronograma, deberá ser el m ismo equipo de trabajo propuesto en el numeral En el evento de no ofrecerse el equipo de trabajo mínimo, o de omitirse alguno de los literales, el PROPONENTE obtendrá cero (0) puntos. Se otorgarán ocho (8) puntos al PROPONENTE que detalle en el cronograma al menos las actividades previstas en los literales a) al e) y cumpla con el equipo humano mínimo requerido. Se otorgarán diez (10) puntos al PROPONENTE que ofrezca actividades adicionales a las previstas en los literales a) al e), que estén acordes con la estructuración del pliego de condiciones y sean ejecutables dentro del plazo establecido EMPATE EN LA CALIFICACIÓN DE DOS O MÁS PROPONENTES En caso de presentarse un empate en la calificación de dos (2) o más PROPONENTES, la UNIVERSIDAD seleccionará al PROPONENTE que obtenga: 18

19 1) Mayor puntaje en el numeral FORMACIÓN Y EXPERIENCIA DEL EQUIPO DE TRABAJO ; en caso de persistir el empate, 2) Mayor puntaje establecido en el numeral EXPERIENCIA ESPECÍFICA DEL PROPONENTE ; en caso de mantenerse el empate, 3) La UNIVERSIDAD acudirá a un sorteo, el cual se definirá por balota. CONDICIONES DEL CONTRATO Los PROPONENTES aceptan íntegramente las condiciones y obligaciones del presente pliego de condiciones, y en caso de ser seleccionados, se obligan a suscribir la minuta del contrato que se presenta en el Anexo 19

20 Ciudad y Fecha: Señores UNIVERSIDAD DEL TOLIMA Barrio Santa Elena Ibagué, Tolima ANEXO NO. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Nosotros, presentamos la presente propuesta para oferta privada 01 de 2012, con base en los términos establecidos en el pliego respectivo. Declaramos así mismo: Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse solo comprometen a los firmantes de esta carta. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tienen interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive. Que conocemos la información general, especificaciones y demás documentos de los Términos de Referencia del presente proceso y aceptamos los requisitos en ellos contenidos. Que nos comprometemos a ejecutar el objeto del contrato en un plazo máximo de días, contados a partir de la fecha del acta de iniciación, con posterioridad al perfeccionamiento del contrato, la aprobación de su garantía y demás requisitos de orden contractual. Que no nos hallamos incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas en las normas sobre la materia y que tampoco nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. (Se recuerda al proponente que si está incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, no puede participar en el proceso de selección de contratistas y debe abstenerse de formular propuesta). Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a suscribir el mismo, a constituir su garantía única, y así mismo a pagar los impuestos a que haya lugar dentro de los términos señalados para ello. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. Así mismo, declaramos bajo la gravedad del juramento: Que no hemos sido sancionados mediante acto administrativo por ninguna entidad oficial dentro de los últimos (_) años anteriores a la fecha de entrega de las propuestas. Atentamente, Nombre o Razón Social del Proponente: Nit Nombre del Representante Legal: Nombre de quien firma, si es diferente al Representante legal. C.C. No. de Dirección Comercial del Proponente Teléfonos Fax Ciudad FIRMA: 20

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