REGLAMENTO PARA CONTRATACION DE SEGUROS, PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Y SUS ENTIDADES ADSCRITAS

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1 Acuerdo Ministerial 299, Registro Oficial 904 de 30 de Marzo de GONZALO ORTIZ CRESPO Secretario General de la Administración Pública, Considerando: Que según el artículo 32 de la Ley de Regulación Económica y Control del Gasto Público, la contratación de seguros por parte de las entidades y organismos del sector público debe realizarse mediante concurso de ofertas entre compañías de seguros nacionales y mixtas; Que no existen normas que regulen el referido concurso de ofertas, por lo que es necesario que cada entidad dicte las que deben aplicarse a su caso concreto; y, En ejercicio de sus atribuciones. Acuerda: Expedir el siguiente Reglamento para la Contratación de Seguros por parte de la Presidencia de la República y sus Entidades Adscritas. CAPITULO I Ambito y Comité de Contrataciones Art. 1.- AMBITO.- Se someterán a este Reglamento los contratos de seguros que celebren la Presidencia de la República y sus entidades adscritas, sin atención a su monto, salvo lo previsto en el artículo 23. Art. 2.- COMITE DE CONTRATACIONES DE SEGUROS.- El procedimiento precontractual para la contratación de seguros estará a cargo de un Comité de Contrataciones de Seguros, integrado por los siguientes miembros: a) El Subsecretario General de la Administración, quien lo presidirá; b) El Director Administrativo de la Presidencia de la República; c) El Director Financiero de la Presidencia de la República; y, d) Un delegado de la Dirección de Asesoría Jurídica. Actuará como Secretario el servidor de la Presidencia de la República que designe el Comité, de fuera de su seno. En caso necesario, las personas a las que se refieren las letras a), b) y c) de este artículo, podrán delegar a un funcionario de la Presidencia de la República para que intervenga a su nombre y representación en una sesión determinada del Comité. Estas delegaciones, en ningún caso, tendrán carácter permanente. CAPITULO II Funcionamiento del Comité de Contrataciones

2 Art. 3.- FUNCIONAMIENTO DEL COMITE.- El Comité de Contrataciones de Seguros sesionará con la totalidad de sus miembros y sus decisiones se tomarán por mayoría de votos. Los votos de los miembros del Comité se definirán afirmativa o negativamente y, en caso de empate, el Presidente tendrá voto dirimente. Si el voto de los miembros del Comité fuere razonado, se harán constar sus planteamientos en el acta correspondiente. Art. 4.- OBLIGACION DEL SECRETARIO.- El Secretario del Comité de Contrataciones de Seguros llevará los libros de actas en orden estrictamente cronológico y mantendrá bajo su responsabilidad todos los documentos relacionados con los asuntos que conozca el Comité. Art. 5.- ASESORIA.- En caso necesario el Comité podrá solicitar la asesoría de personas capacitadas en seguros. Art. 6.- CONVOCATORIA A SESIONES.- Las convocatorias a las sesiones del Comité las hará por escrito el Secretario, con un día hábil de anticipación. En el texto de la convocatoria se hará constar el orden del día de la sesión y se anexarán los documentos relacionados con los asuntos a tratarse. CAPITULO III Procedimiento de Contratación Art. 7.- ESTUDIO.- Una vez que el Director Administrativo ha determinado la necesidad de realizar una contratación de seguros, el Comité se reunirá, previa convocatoria, y dispondrá a que la unidad administrativa que corresponda elabore un estudio que contenga el análisis y clasificación de los riesgos a cubrirse y el valor estimado de la contratación. Art. 8.- CERTIFICACION DE FONDOS.- El monto aproximado de la contratación se pondrá en conocimiento del Director Financiero, a fin de que este certifique si existen fondos para cubrirlo. Art. 9.- DOCUMENTOS PRECONTRACTUALES.- Una vez que cuente con el estudio y la certificación a los que se refieren los artículos anteriores, el Comité dispondrá la elaboración de los siguientes documentos precontractuales: a) Términos de referencia de la contratación, especificando cobertura, exclusiones, condiciones particulares y especiales, período de vigencia de las pólizas, alcances, etc., a fin de obtener tasas mínimas de primas; b) Convocatoria; c) Modelo de la carta de presentación y compromiso; d) Modelo de propuesta; y, e) Instrucciones a los oferentes.

3 La elaboración de estos documentos no podrá hacerse en un plazo superior a quince días hábiles, contado desde la fecha en que el Comité ordenó su realización, salvo expresa autorización del Secretario General de la Administración. Art APROBACION DE DOCUMENTOS.- Antes de la convocatoria, el Comité deberá proceder a la aprobación de los documentos detallados en el artículo anterior. Art CONVOCATORIA.- Una vez aprobados los documentos, el concurso de ofertas se anunciará por una sola vez en uno de los periódicos de mayor circulación nacional. La convocatoria contendrá: a) El objeto de la contratación y los datos que permitan establecer claramente su alcance; b) El período de vigencia de las pólizas; c) La indicación del lugar en que deben retirarse los documentos precontractuales y aquél en el que se entregarán las propuestas; y, d) El valor de los derechos de inscripción, que se fijará tomando en cuenta el monto del contrato y los costos de edición de los documentos precontractuales y de publicación de la convocatoria. La convocatoria será suscrita conjuntamente por el Presidente y por el Secretario del Comité. Art ACLARACIONES.- El Comité podrá efectuar aclaraciones sobre el concurso por propia iniciativa o a pedido de uno o varios de los interesados, siempre que estos hayan adquirido los documentos precontractuales y presente su solicitud por escrito al Comité. Las aclaraciones se harán hasta la mitad del término previsto para la presentación de las ofertas. El Comité enviará las aclaraciones por escrito, a todos quienes hubieren adquirido los documentos precontractuales, máximo hasta las dos terceras partes del término previsto para la presentación de las ofertas. Art TERMINO PARA LA PRESENTACION DE LAS OFERTAS.- El Comité, tomando en cuenta la naturaleza del contrato, fijará el término para la presentación de las ofertas. El término no será inferior a 10 ni superior a 20 días contados desde la fecha de la publicación de la convocatoria. Nota: Artículo reformado por Numeral 77. de Decreto Ejecutivo No. 1665, publicado en Registro Oficial 341 de 25 de Mayo del Art PRORROGA.- El Comité podrá, por razones debidamente fundamentadas, prorrogar la fecha de presentación de las ofertas, para lo cual

4 dispondrá que se efectúe una publicación en el mismo periódico en el que se realizó la convocatoria. Además ordenará que el Secretario notifique el particular a todos quienes hubieren adquirido los documentos precontractuales. Art PRESENTACION DE LAS OFERTAS.- Las ofertas se presentarán en un sólo sobre cerrado con las debidas seguridades al Secretario del Comité quien conferirá el recibo correspondiente, anotando la fecha y la hora de recepción. La oferta contendrá los siguientes documentos, redactados en castellano: a) Carta de presentación y compromiso, según el modelo preparado por la entidad; b) Oferta detallada conteniendo la tarifa y el monto de la prima comercial ofertada, descuentos y extornos de prima; c) Uno o más certificados Bancarios que acrediten la solvencia económica del proponente; d) Certificado de cumplimiento de contratos con el Estado, emitido por la Contraloría General; e) Copia del último estado de situación económica financiera presentado ante la Superintendencia de Bancos; f) Certificado de existencia legal y de cumplimiento de obligaciones expedido por la Superintendencia de Bancos, así como la certificación de la misma entidad de control que le acredite para operar en las ramas de seguro a contratarse; g) Nombramiento del representante legal o apoderado de la Compañía de Seguros debidamente legalizado e inscrito, y vigente a la fecha de presentación de la oferta; h) Garantía de seriedad de la oferta para Asegurar la celebración del contrato, equivalente al dos por ciento del valor de la primera oferta. La garantía podrá ser cualquiera de las enumeradas por el artículo 77 de la Ley de Contratación Pública; i) Pólizas de seguros a contratarse, con sus cláusulas generales, particulares, especiales y adicionales aprobadas por la Superintendencia de Bancos; j) Los demás documentos que el Comité considerare pertinentes, de acuerdo a la naturaleza de la contratación de seguros. Las ofertas se recibirán en el lugar señalado hasta las quince horas del día indicado en la convocatoria. Las ofertas se presentarán foliadas y rubricadas por el proponente. No se aceptarán ofertas por correo. El sobre se presentará con el nombre del oferente y la razón social de la Compañía Aseguradora, la dirección y el número telefónico. La oferta tendrá un período mínimo de validez de 45 días a partir de la fecha límite para su entrega. Art APERTURA DE SOBRES.- En el día y la hora señalados por el Comité en la convocatoria, se procederá a la apertura de los sobres de las ofertas, pudiendo asistir a ella los interesados. El Secretario rubricará todos los documentos que se

5 hubieren presentado y dejará constancia de la diligencia de apertura en el acta respectiva. Art COMISION TECNICA.- Una vez abiertos los sobres de las ofertas, el Comité conformará, de fuera de su seno, una comisión técnica que se encargará de evaluar las ofertas. Art INFORME Y CUADROS COMPARATIVOS.- La comisión técnica dispondrá del plazo que le fije el Comité, que no podrá ser superior a 10 días laborables, para estudiar las ofertas y presentar su informe con los cuadros comparativos de las propuestas. En el informe se hará constar un orden de preferencia para la adjudicación del contrato. El informe y los cuadros comparativos se entregarán al Secretario del Comité para que éste, inmediatamente, los ponga en conocimiento de los miembros. Se considerará únicamente las propuestas que se ciñan a los documentos precontractuales y a las normas legales aplicables. Art ADJUDICACION.- Una vez recibidos el informe y los cuadros comparativos, el Comité se reunirá para resolver sobre el concurso y adjudicar el contrato a la oferta más conveniente para los intereses de la entidad en lo referente a primas y cobertura de los riesgos asegurables. Art NOTIFICACION.- El Comité, a través de su Secretario, notificará a quienes hayan participado en el concurso acerca del resultado del mismo y devolverá las garantías de seriedad de la propuesta a los proponentes que no hubieren sido adjudicados. El Adjudicatario estará obligado a mantener en vigencia su garantía y a renovarla por lo menos cinco días antes de su vencimiento, hasta la suscripción del contrato. El incumplimiento de esta obligación dará lugar a que la entidad haga efectiva la garantía de seriedad de la propuesta. Art NEGATIVA A SUSCRIBIR EL CONTRATO.- Si el adjudicatario no suscribe el contrato, la Presidencia de la República hará efectiva inmediatamente la garantía de seriedad de la oferta y comunicará el particular a la Contraloría General del Estado. La Presidencia, de ser ello conveniente, podrá suscribir el contrato con el proponente que hubiere ocupado el segundo lugar en el orden de preferencia y, si tampoco fuere posible con éste, con los que le siguieren, siempre que sus ofertas favorezcan los intereses institucionales. Art CONCURSO DESIERTO.- El Comité podrá declarar desierto el concurso de ofertas cuando no se hubiere presentado ninguna oferta, cuando las presentadas fueren descalificadas o inconvenientes a los intereses de la entidad o cuando se hubieren producido violaciones a normas jurídicas aplicables a la materia.

6 En este caso, el Comité podrá ordenar la reapertura del concurso, para lo cual se seguirá el mismo procedimiento establecido en el presente Reglamento. Art ENTIDADES ADSCRITAS.- Las entidades adscritas a la Presidencia de la República o a la Secretaría General de la Administración Pública que funcionen con descentralización en el manejo económico, no se someterán a este Reglamento sino a los que dicten sus máximas autoridades y conformarán sus propios comités de contrataciones de seguros. Art VIGENCIA.- Este Acuerdo entrará en vigencia a partir de su publicación en el Registro Oficial.

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