JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS DE FORMACIÓN PROFESIONAL PARA EL EMPLEO: DUDAS MÁS FRECUENTES

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1 JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS DE FORMACIÓN PROFESIONAL PARA EL EMPLEO: DUDAS MÁS FRECUENTES La Orden de la Consejería de Trabajo y Empleo, por la que se regula el desarrollo de la formación profesional para el empleo en materia de formación de oferta y se establecen las bases reguladoras, para la concesión de subvenciones públicas destinadas a su financiación, en el ámbito Territorial de Castilla-La Mancha presenta algunas novedades respecto a la normativa anterior en esta materia. El presente documento pretende ayudar a las entidades beneficiarias a aclarar todas aquellas dudas, que en materia de justificación, la nueva normativa pueda ocasionarle. Esta recopilación de dudas más frecuentes ha surgido de las diferentes cuestiones planteadas por las entidades beneficiarias en materia de justificación económica tanto en reuniones informativas como a través del teléfono o el correo electrónico. En un esfuerzo por ofrecer a las entidades beneficiarias las máximas facilidades en materia de justificación, el presente documento se actualizará periódicamente con el fin de recoger de la mejor manera posible las casuísticas y dudas que las entidades tengan en cada momento. La misión de este documento es orientar a los centros en el proceso de justificación sin embargo, es en la Orden de Subvención anteriormente citada y en la legislación aplicable - tanto autonómica, nacional como comunitaria- donde se encuentran detallados todos los requisitos y normas que serán de OBLIGADO CUMPLIMIENTO para la percepción de la ayuda. Las dudas se encuentran clasificadas según los epígrafes que recoge el Anexo III para especificar los gastos justificados. Asimismo, al final del documento, bajo el título de Generalidades (página 20) se presentan las cuestiones relacionadas con aspectos generales de la justificación, sin que puedan ser enmarcadas en un epígrafe concreto. 5ª EDICIÓN Página 1 de 26

2 COSTES DIRECTOS Docencia Son aquellos gastos derivados de la impartición de la acción formativa. 1. Cómo se calcula el coste hora mínimo que hay que pagar a cada docente? Los gastos de docencia serán como mínimo el 35% de los costes directos y se aplicará individualmente a cada docente. Para calcularlo se hallará el 35% de los costes directos y se dividirá entre el número de horas totales del curso. Ejemplo: Un centro ha recibido una subvención de : Módulo: 7 Alumnos: 15 Horas: 250 TOTAL SUBVENCIÓN APROBADA: COSTES DIRECTOS (90%): Para calcular cual es el coste hora mínimo que el centro debe pagar a cada docente se realizará la siguiente operación: ,00 x 0,35/250 ((7 x 15 x 250)* 0,90) x 0,35 /250= 33,08 /h NOTA: VER TAMBIÉN PREGUNTA 3 2. Está incluido en el coste hora mínimo el coste que supone el trabajador para la empresa en materia de Seguridad Social? Sí, el coste en materia de Seguridad Social para la empresa es un coste subvencionable y está incluido en el coste hora mínimo que se debe pagar a cada trabajador. De cada trabajador puede imputarse el total devengado relativo a la nómina más el coste de Seguridad Social para la empresa. 5ª EDICIÓN Página 2 de 26

3 3. Los costes directos son el 80% de la subvención? No, la Orden no establece un porcentaje para los costes directos, lo que sí recoge es un límite para los costes asociados: Los costes asociados no pueden superar el 20% del total de la subvención. Por esta razón si queremos justificar el 100%, si justificamos un 20% en asociados nos quedará el 80% para directos, pero existe la posibilidad de no llegar al 20% en asociados por lo que los directos aumentarían. Por ejemplo, si justifico un 16% de asociados mis costes directos ascenderían al 84%. IMPORTANTE: La normativa no dice que el coste hora de un docente se calcula en función del 80% del total de la subvención (el 35% del 80%), lo que se establece es que se calculará en función de los costes directos (el 35% de los costes directos, que pueden ser el 100%, el 84%, el 95%, etc.) 4. En los trabajadores autónomos se puede imputar el importe bruto? Sí, se podrá aportar el coste real de la empresa, el importe previo al descuento de la retención. 5. Se pueden imputar las pagas extra? Sí es posible, sin embargo al igual que con el resto de pagos- debe imputarse proporcionalmente, es decir, solo la parte relativa a aquellos meses en los que se ha impartido el curso. Por ejemplo, si mi curso comienza en marzo y finaliza en junio, no podría imputar la paga extra de junio íntegra, sino prorratear el importe correspondiente de marzo a junio. Las pagas extra podrán imputarse no solo en docencia sino también en preparación y apoyo. IMPORTANTE: Sólo se podrán imputar las pagas extra cuando éstas estén efectivamente pagadas en el momento de entrega de la justificación económica. Con carácter general, son subvencionables los gastos efectivamente pagados con anterioridad a la finalización del periodo de justificación. 5ª EDICIÓN Página 3 de 26

4 6. Si tengo en mi empresa un docente trabajador por cuenta ajena que no llega al coste hora mínimo, debo incrementar su coste hora todos los meses? Un trabajador por cuenta ajena que participe como docente en los cursos debe cobrar el coste hora mínimo siempre que esté impartiendo cursos de la Dirección General de Formación de MI, MII, MIII o MIV es decir, en aquellas horas que dedique a impartir clases de los cursos subvencionados. La entidad sólo necesitará incrementar el coste en aquellas horas dedicadas a estos cursos, es decir, si el coste hora de un docente, es de 20 y para dar cumplimiento la Orden debería ser de 29 en un curso de 300 horas, necesitamos incrementar el coste de nuestro docente en (300 X 9). 7. En Modalidad I los teleformadores están sujetos también al mínimo del 35%? Sí en caso de ser docentes. Todos los docentes están sometidos al mínimo del 35% por lo que se controlará su coste hora. Sin embargo, en el caso de teleformación, las entidades tendrán libertad en la imputación de horas siempre que no se superen las horas totales del curso. Los tutores-teleformadores, al igual que el resto de tutores, no están obligados a un coste/hora mínimo, sin embargo la suma de todo el personal imputado en preparación y tutorías no podrá superar el 30% de los costes directos. 8. Existe un límite máximo para los costes de docencia? No, no existe un límite máximo. Lo que se establece en la normativa es un coste hora mínimo. Sin embargo, como el resto de gastos imputados, para ser considerados subvencionables deben estar en valor de mercado. 9. Tienen que cobrar todos los docentes lo mismo? No, ninguno tiene que cobrar menos del coste hora mínimo, pero pueden existir diferencias salariales entre los docentes. 5ª EDICIÓN Página 4 de 26

5 10. Está permitido subcontratar a una empresa para la impartición de la docencia en Modalidad II? Sí, pero única y exclusivamente la impartición de docencia, en ningún caso preparación y apoyo. En el artículo 26 de la Orden de 22 de julio de 2008 se establece que para Modalidad II no está permitida la subcontratación, sin embargo se aclara que la contratación de personal docente no se considera subcontratación. En este caso personal docente se aplicará tanto a personas físicas como jurídicas. Siempre que exista vinculación entre la entidad beneficiaria y la empresa contratada para la impartición de docencia deberá comunicarse a la D.G de Formación. 11. Ha desaparecido el Servicio Externo Docente? Sí ha desaparecido esta figura, sin embargo la contratación de empresas para la impartición de la docencia sigue siendo una opción válida. El Servicio de Formación ya no emitirá autorización para la contratación de las mismas. Sin embargo, cuando exista vinculación entre la entidad beneficiaria y la empresa contratada para la impartición de docencia, la entidad deberá comunicarlo a la D.G de Formación. 12. Qué sucede si se comete un error en un pago a personal y se compensa en efectivo? El pago no se considerará subvencionable. Los pagos en efectivo a personal total o parcialmente- no están permitidos según la Orden de subvención. Un pago que no está pagado en su totalidad de acuerdo a los criterios marcados por la Orden no se considerará subvencionable ni total ni parcialmente. 13. Es necesario poner el sello de imputación a los Documentos de la Seguridad Social TC1/TC2? Es lo más conveniente, siempre aparecerá la incidencia en el caso de que no figuren en dichos documentos. 5ª EDICIÓN Página 5 de 26

6 Preparación, Seguimiento y Tutorías Se aceptarán los costes de preparación, seguimiento, control de la actividad docente, evaluación de la impartición y tutorías (máximo 30% de los costes directos). El personal imputado en este apartado no podrá ser imputado en el apartado de personal de apoyo de los costes asociados. 14. Qué personal puede imputarse en costes de preparación? Se aceptarán los costes de preparación, seguimiento, control de la actividad docente, evaluación de la impartición y tutorías imputadas por los docentes de la actividad formativa y/o personal que realice estas funciones. El personal imputado puede no ser docente, pero los trabajadores imputados en este epígrafe no podrán imputarse en el de personal de apoyo de costes asociados. 15. Si un docente imparte preparación debo pagarle la preparación de acuerdo al coste hora mínimo establecido en docencia? No, en preparación no existe un coste hora mínimo, por lo que el coste hora del docente podrá ser distinto cuando realice labores de preparación y tutorías. En la nómina o factura deberá aparecer desglosado qué importe corresponde a docencia y qué importe corresponde a preparación. 16. Existe un coste hora marcado por la Orden? No, en preparación no existe ni un coste hora máximo ni un coste hora mínimo, sin embargo la suma de los importes imputados en ningún caso podrá superar el 30% de los costes directos. Si lo supera, sólo se pagará el 30% establecido por la Orden. 5ª EDICIÓN Página 6 de 26

7 17. Es incompatible imputar un docente a preparación y a docencia? No es incompatible. Es posible imputar a un docente en docencia y en preparación. Lo que no es compatible es imputar a una persona en preparación e imputar costes de esa persona en apoyo costes asociados-. Gastos de medios y materiales didácticos y bienes consumibles Se incluye también en este apartado el material de protección y seguridad, así como los costes imputables a los medios de comunicación utilizados entre formadores y participantes en teleformación. 18. Las fotocopias se consideran medios y materiales? Sí, las fotocopias de manuales se considerarán gastos de medios y materiales. 19. Pueden imputarse los gastos de mantenimiento de equipos informáticos en cursos con módulos de informática? No, los gastos de mantenimiento, al margen de cuál sea su naturaleza, se imputarán en el epígrafe de gastos asociados, dentro de otros costes y siempre. Las reparaciones, al igual que el resto de gastos, se imputarán de manera proporcional y siempre que sean indispensables para la continuación del curso. Asimismo, solo la puesta a punto de los equipos podrá imputarse en gastos de medios y materiales didácticos. 20. Las excursiones se consideran como coste directo y pueden imputarse en medios y materiales? Sí, las facturas deberán incluir el trayecto y venir acompañadas de su correspondiente justificante de pago y de la autorización de la D.G de Formación para la realización de la visita. 5ª EDICIÓN Página 7 de 26

8 21. Los gastos de gasoil serán considerados como medios y materiales para las autoescuelas cursos de conductor-? Sí, para los cursos de conductor podrán ser imputados los gastos de gasoil, siempre de una manera proporcional. La Administración se reserva el derecho de solicitar información a los centros en caso de considerar excesiva la imputación del mismo. 22. Los gastos de reparaciones de maquinaria (equipos, vehículos, etc.) serán considerados como medios y materiales para los cursos en los que esos bienes sean imprescindibles? No, los gastos de reparaciones serán elegibles sólo en algunos casos y siempre dentro de costes asociados. Deben estar prorrateados ya que en ningún caso se aceptarán imputaciones al 100% de las mismas. Asimismo, solo se admitirán y de manera prorrateada reparaciones de equipos o maquinaria indispensable para que el curso pueda continuar impartiéndose. 23. Puedo imputar gastos de materiales que utilizaré para el curso, pero que he comprado con anterioridad al inicio del mismo? Los documentos justificativos del gasto de medios y materiales didácticos deben estar fechados entre un mes antes del inicio del curso (siempre y cuando la entidad tenga la resolución del curso) y la finalización del curso. Este periodo aplica a las modalidades II, III y IV. 5ª EDICIÓN Página 8 de 26

9 Gastos de amortización Puede tratarse de amortización de equipos didácticos y plataformas tecnológicas o bien de amortización de bienes inmuebles siempre que se refiera al periodo de uso y que el bien no haya sido comprado con ayuda de subvenciones nacionales o comunitarias. 24. Pueden imputarse por meses los gastos de amortización? En la nueva Orden se permite imputar en base al número de horas del curso, pero sigue siendo válida la imputación de acuerdo a los meses de duración del curso. En la Orden se recogen como válidos ambos métodos. 25. Se pueden imputar en un año los bienes inferiores a 600? Para bienes por un valor inferior a 601, desde 2005, se puede amortizar el 100% en un año siempre y cuando seáis una empresa de reducida dimensión. 26. Qué es una empresa de reducida dimensión? Una empresa de reducida dimensión es aquella cuyo importe neto de la cifra de negocio habida en el período impositivo anterior sea inferior a Existe una periodicidad fija un número de años concreto- al que se puedan amortizar todos los equipos? En las tablas de Hacienda te da la opción de utilizar o un porcentaje o unos años. A su vez hay un porcentaje/años máximo/s y mínimo/s. Dentro de esa horquilla, el centro podrá escoger el porcentaje/años que estime, pero nunca por debajo del mínimo ni por encima del máximo. Por esta razón, establecer unos años fijos para todos los bienes amortizables no es posible. 5ª EDICIÓN Página 9 de 26

10 28. Tengo que amortizar siempre en el número máximo de años que me marcan las tablas? En las tablas de Hacienda te da la opción de utilizar o un porcentaje o unos años. A su vez hay un porcentaje/años máximo/s y mínimo/s. Dentro de esa horquilla, el centro podrá escoger el porcentaje/años que estime, pero nunca por debajo del mínimo ni por encima del máximo. 29. Es imprescindible que las facturas imputadas en gastos de amortización vayan acompañadas de sus justificantes de pago? Sí, las facturas de amortización deben ir acompañadas de su justificante de pago. 30. Legalmente cuál es el tiempo mínimo que se debe conservar una factura y su justificante de pago? Al ser objeto de la subvención debe conservarse toda la documentación durante todo el periodo de imputación. No podrá ser un coste subvencionable sin documentación justificativa que acredite el gasto y el pago. Asimismo según la normativa de aplicación existen las siguientes obligaciones: A nivel Fiscal: el periodo es de 4 años A nivel mercantil (código de comercio): 6 años En el código civil: Las deudas pueden ser reclamadas hasta 15 años después no prescriben hasta transcurrido este periodo. La normativa europea establece que los documentos deberán conservarse al menos tres años tras el cierre del Programa Operativo, que en este caso finaliza en 2013 por lo que la obligación alcanzaría hasta el año ª EDICIÓN Página 10 de 26

11 31. En que consiste la amortización acelerada? Consiste en duplicar el coeficiente máximo de amortización durante toda la vida del inmovilizado. La amortización acelerada sólo pueden aplicarla empresas de reducida dimensión (PARA SABER CUÁLES SON LAS EMPRESAS DE REDUCIDA DIMENSIÓN VER LA PREGUNTA 25). 32. Es obligatorio usar en FOCO el F65 para el cálculo de amortizaciones? No, no es obligatorio. La plantilla pretende facilitar las entidades labor de cálculo y control de imputaciones, pero no es obligatorio cumplimentar dicho documento en ningún caso. 5ª EDICIÓN Página 11 de 26

12 33. Es imprescindible poner en las facturas de amortización los sellos de imputación? A qué se refiere el importe reflejado en el sello de imputación en el caso de las amortizaciones, al porcentaje de amortización? Sí, es imprescindible que todas las facturas, incluidas las de amortización presenten el sello de imputación correctamente cumplimentado. El porcentaje de amortización aplicado se recogerá tanto en FOCO como sobre la propia factura, en cualquier caso, el sello debe referirse únicamente al porcentaje imputado sobre el importe de amortización correspondiente al curso. Es decir, si mi criterio de amortización es mensual y por un equipo X puedo amortizar mensualmente 50 (y según mi criterio de reparto tengo cuatro cursos a los que voy a imputar la amortización del equipo) en mi sello de imputación se reflejarían los siguientes importes y cantidades: Curso 1 25% 12,50 Curso 2 25% 12,50 Curso 3 25% 12,50 Curso 4 25% 12,50 El porcentaje del sello está relacionado con los criterios de imputación, con la explicación de los criterios de reparto sobre mi total elegible. El porcentaje aplicado para calcular la amortización lo utilizo para conocer cuanto puedo imputar por mes u horas. 5ª EDICIÓN Página 12 de 26

13 Gastos de alquiler y arrendamiento financiero Puede tratarse de alquiler o arrendamiento financiero de equipos didácticos y plataformas tecnológicas o bien de bienes inmuebles. 34. Se puede imputar el alquiler desde la fecha de resolución de concesión de la subvención? No, el alquiler es un coste elegible durante el periodo de ejecución de la acción formativa. No se puede imputar ni antes del inicio del curso ni tras la finalización del mismo. 35. Si un curso comienza una vez iniciado un mes puedo imputar el alquiler completo de ese mes? No, los gastos de alquiler al igual que el resto de los gastos con cargo a la subvencióndeben imputarse proporcionalmente al curso. Si un curso comienza el 10 de enero, sólo serán imputables los 20 días restantes, en ningún caso los 30 que representarían el mes completo. 36. Cuándo estoy obligado a acreditar el precio de mercado? Cuando exista vinculación entre perceptor y pagador debe presentarse esta justificación en el expediente. En el resto de casos será la Administración quien lo solicite en caso de considerarlo pertinente (PARA VER QUE DOCUMENTOS ACREDITAN EL PRECIO DE MERCADO VER PREGUNTA 74). 37. Cómo se calcula la parte imputable de una factura de alquiler en la que figura retención e IVA? Podrá imputarse a la subvención la base imponible más el IVA (siempre que el IVA sea subvencionable). El importe del justificante de pago, sin embargo, se corresponderá con la base imponible, más el IVA y menos la retención. 5ª EDICIÓN Página 13 de 26

14 Gastos de seguro de accidentes Puede tratarse de alquiler o arrendamiento financiero de equipos didácticos y plataformas tecnológicas o bien de bienes inmuebles. 38. Dónde debe figura el sello de imputación en la póliza o en el recibo? El sello de imputación debe figurar sobre la póliza, documento justificativo del gasto, y no sobre el recibo o domiciliación, documento justificativo del pago. Gastos de transporte, manutención y alojamiento de alumnos y docentes Podrán imputarse gastos de manutención, transporte y alojamiento tanto de alumnos como de docentes siempre que estén relacionados con la asistencia al curso. En ningún caso se aceptarán gastos de docentes relacionados con visitas a empresas de prácticas o visitas a la Dirección General de Formación o cualquier otra sede de la Administración concedente. 39. Son subvencionables los gastos de todos los alumnos del curso? No, exclusivamente de los alumnos ocupados. 40. Deben presentarse facturas y justificantes de pago relativos a la manutención, transporte y alojamiento de alumnos? Sí, al igual que el resto de gastos deben estar soportados por facturas y justificantes de pago que acrediten el gasto realizado. 41. Cómo se regulan los gastos de los docentes en esta materia? En base a lo estipulado en el Decreto 36/2006 de 4 de abril (D.O.C.M nº 74 de 07/04/2006) actualizado por la Orden de 02/02/2009 (D.O.C.M nº 25 de 06/02/2009). 5ª EDICIÓN Página 14 de 26

15 Gastos de publicidad Para justificar la difusión de las acciones formativas (únicamente y exclusivamente del curso no de la entidad). 42. Puedo imputar gastos de publicidad con facturas con fecha anterior al inicio del curso? Los documentos justificativos del gasto de publicidad deben estar fechados entre el mes anterior al inicio del curso (siempre y cuando la entidad tenga la resolución de concesión de la subvención) y la finalización del curso. 43. Se pueden imputar los gastos de mantenimiento de la página web donde aparece publicidad de los cursos? Los gastos que se deben imputar en este epígrafe son gastos exclusivos de publicidad del curso. En este caso el mantenimiento de la página web debería imputarse en costes asociados, dentro de otros costes siempre de manera proporcional. 44. Puedo imputar gastos de publicidad relacionados con el centro (rótulos, anuncios del centro en medios )? No, estos gastos no son elegibles. En este epígrafe únicamente podrán imputarse gastos relacionados con la publicidad del curso, no se subvencionarán los gastos relacionados con la publicidad del centro. 5ª EDICIÓN Página 15 de 26

16 COSTES ASOCIADOS Costes de personal de apoyo Se aceptarán los costes del personal para la gestión y ejecución de la actividad formativa. 45. Se puede imputar un docente a personal de apoyo? Sí, la incompatibilidad está entre preparación y apoyo, no entre docencia y apoyo. 46. Se imputan los gastos de asesoría en personal de apoyo? No, los gastos de asesoría se imputan en el epígrafe de Gastos financieros. Gastos financieros Se trata de aquellos gastos financieros relacionados con la actividad subvencionada y que resulten indispensables (aval y asesorías contables, jurídicas y/o financieras). En ningún caso se pueden imputar gastos de asesoramiento técnico o administrativo. 47. Dónde se imputan los gastos del aval? Dentro del epígrafe de Gastos financieros en costes asociados. 48. Hasta cuando son elegibles los gastos de aval? Hasta la presentación de la documentación justificativa, es decir, hasta tres meses después de la finalización del curso como máximo. 49. Qué es el documento de constitución del aval? Es un documento bancario en el que tanto la entidad como el solicitante del aval recogen los términos en base a los cuales se concede ese aval. Si la entidad no dipone del mismo puede aportar el modelo ª EDICIÓN Página 16 de 26

17 50. Existe algún documento justificativo que sustituya al documento de constitución del aval? Sí, el Modelo 802 en el cual se recoge qué entidad bancaria ha concedido el aval, para qué curso etc. 51. La hipoteca del centro es un coste elegible? No, no será elegible en ningún caso. 52. Es imputable el coste de cambio de titularidad del centro en el epígrafe de gastos financieros o en algún otro? No, no será elegible en ningún caso. 53. Dónde se imputan los gastos de asesorías laborales o fiscales? Dentro del epígrafe de Gastos financieros en costes asociados. 54. Dónde se imputan los gastos de asesorías laborales o fiscales? Dentro del epígrafe de Gastos financieros en costes asociados. 55. Son imputables en el epígrafe de costes financieros los gastos de selección de docentes, realización de la justificación, asesoramiento y trabajos en la aplicación FOCO, etc.? No, las personas que se encarguen de las tareas relacionadas con la gestión del curso, tanto relacionadas con la justificación, como las que deban cumplimentar los datos en la aplicación FOCO, etc. deben imputarse en el epígrafe de personal de apoyo. Tal y como específica la orden de aplicación en su Anexo III, en el epígrafe de gastos financieros son los gastos de asesoramiento técnico financiero los que pueden imputarse. 5ª EDICIÓN Página 17 de 26

18 IMPORTANTE: En Modalidad II no está permitida la subcontratación por lo que si se imputasen gastos derivados de la prestación de este tipo de servicios por parte de una empresa, éstos no podrían aceptarse en el epígrafe de personal de apoyo, puesto que al ser un centro de formación homologado debe disponer de personal propio para dichas funciones. Otros costes Luz, agua, calefacción, mensajería, correo, limpieza, vigilancia y otros costes no especificados anteriormente, asociados a la ejecución de la acción formativa. 56. Desde cuándo y hasta cuando se pueden imputar los costes de luz, agua, teléfono, etc.? Desde el inicio del curso, nunca antes de dicha fecha, y hasta la finalización del curso, nunca después de la misma. Es importante que la entidad preste atención al periodo facturado en las facturas imputadas. 57. En relación a costes de limpieza es válido imputar personal de limpieza o se corresponde únicamente con productos de limpieza? Pueden imputarse ambos conceptos, siempre de acuerdo a una explicación de criterios de reparto lógica y coherente que pruebe que la imputación al curso es proporcional y adecuada. 58. Se pueden imputar gastos de certificaciones de Calidad, PRL, protección de datos, etc? No, en ningún caso. 5ª EDICIÓN Página 18 de 26

19 59. Puede imputarse una empresa a si misma por conceptos como mantenimiento? Sí si existe personal destinado a ello. En ese caso podrá imputar la parte proporcional de las nóminas de los costes de mantenimiento y los gastos de materiales utilizados. Todo ello deberá estar debidamente justificado con nóminas, facturas y justificantes de pago. Sólo aquellos gastos de mantenimiento relacionados de manera indubitada con el curso. 60. Pueden imputarse los gastos derivados de un vehículo del centro? No, en ningún caso. 61. Pueden imputarse los gastos derivados de las comidas de navidad, clausura del curso etc.? No, en ningún caso estos gastos serán elegibles. 62. Pueden imputarse los gastos derivados de las afiliaciones a asociaciones, sindicatos u otras asociaciones? No, en ningún caso estos gastos serán elegibles. 63. Pueden imputarse los gastos derivados de las franquicias que pagan las entidades? No, en ningún caso estos gastos serán elegibles. 5ª EDICIÓN Página 19 de 26

20 64. Imputación de los gastos de reparaciones y mantenimientos Los gastos de mantenimiento se imputarán de manera proporcional. No todos los costes de mantenimiento son elegibles. Sólo los mantenimientos que guarden relación directa con el curso. Siempre se aclarará su relación con el curso y se detallará en base a que criterios se imputan dichos gastos. Los gastos de mantenimiento podrán no considerarse elegibles cuando la relación con el curso no se encuentre correctamente justificada o sean mantenimientos relacionados con el centro/instalaciones y no con el curso (no se admitirán pintura de aulas, reparaciones de mobiliario, etc.). Los gastos derivados de reparaciones sólo serán elegibles en caso de que se encuentren directamente relacionados con el curso y la imputación se realice de manera proporcionada y se detalle en la explicación de criterios de reparto en base a qué variables se realiza la imputación de este gasto. Los gastos de reparaciones no serán siempre elegibles y en ningún caso al 100% habitualmente las reparaciones se encuentran relacionados con el centro y no con el curso que es el objeto d ela subvención. GENERALIDADES 65. Qué es la explicación de los criterios de reparto? Es el documento (o el campo de la aplicación FOCO dentro de cada uno de los gastos) donde la entidad debe detallar cómo ha calculado y en base a qué variables ha obtenido las cantidades imputadas para todos los gastos compartidos (todos aquellos en los que no imputa el 100% del gasto a un solo curso). Todos los expedientes deben ir acompañados de una explicación en la que se detalle en base a que criterios se han imputado los gastos al curso. La explicación de los criterios de reparto debe aclarar cómo y en base a que parámetros se han obtenido los porcentajes de imputación. La explicación debe permitir realizar los cálculos necesarios para llegar al porcentaje de imputación aplicado o a la cantidad imputada. En la aplicación FOCO existe una casilla específica para detallarlos cuando se da un gasto de alta. 5ª EDICIÓN Página 20 de 26

21 66. Cuál es el periodo elegible de la subvención? En caso de Modalidad II, III y IV podrán ser imputados y admitidos como gastos subvencionables tanto en el periodo de impartición de la acción formativa como en el periodo de un mes anterior al inicio (nunca antes de la fecha de aprobación de la resolución) de la acción formativa los gastos de publicidad, medios y materiales y preparación. Una vez finalizado el curso únicamente serán subvencionables los gastos relacionados con las prácticas, el personal de apoyo y los gastos de aval, dichos gastos sólo serán elegibles hasta la presentación de la documentación justificativa (tres meses después de la finalización del curso). En el caso de Modalidad I el periodo subvencionable será a partir de la publicación en el Diario Oficial de Castilla La Mancha de la convocatoria, salvo que ésta especifique otra fecha distinta, hasta la finalización de las acciones. Una vez finalizadas las acciones podrán imputarse gastos de personal de gestión y aval hasta la entrega de la documentación justificativa (tres meses después de la finalización de las acciones). Los costes sólo serán elegibles en el caso de estar pagados en el momento de presentación de la documentación justificativa. Asimismo, los cursos con Prácticas No Laborales en Empresas no tendrán un periodo de justificación distinto. Es decir, los tres meses contarán desde la finalización del curso, no desde la finalización de las prácticas. 67. Cuál es el plazo para realizar los pagos? Para todas las modalidades pueden realizarse los pagos hasta la presentación de la justificación, es decir, hasta tres meses después de la finalización del curso. 5ª EDICIÓN Página 21 de 26

22 68. A que se refieren las incidencias en las que se indica que no hay trazabilidad entre el documento acreditativo del gasto y el justificante de pago? Todos los gastos imputados al curso deben estar correctamente justificados, para ello no sólo deben presentarse todos los documentos exigidos por la normativa de aplicación (contratos, nóminas, facturas, justificantes de pago, etc.) sino que debe comprobarse que dichos documentos garantizan la pista de auditoría. Para ello los pagos deben ser trazables, es decir, para aceptar los gastos como justificados es necesario que se identifique claramente la correspondencia entre la factura/nómina y el justificante de pago. Por ejemplo, que aparezca especificado el número de factura en el concepto del justificante bancario (IMPORTANTE: LA SIMPLE COINCIDENCIA DE PROVEEDOR E IMPORTE NO ES UNA GARANTÍA SUFICIENTE). Si el justificante incluye el pago de varias facturas y no se han especificado todas en el concepto del justificante bancario, dicho justificante deberá ir acompañado del total de las facturas que estén afectadas por el mismo y una copia del documento o documentos de contabilidad de la empresa en la que se acredite la salida de dicho importe. En el caso de las nóminas, si los justificantes de pago se hacen por la totalidad de los trabajadores (remesas mensuales) es necesario, para que exista trazabilidad, que figure en el expediente el desglose de todos los trabajadores incluidos en el pago. Dicha relación debe estar sellada por el banco. De igual modo, en ningún caso serán considerados como válidos los justificantes de pago corregidos con notas a mano, rectificando cualquier equivocación. 5ª EDICIÓN Página 22 de 26

23 69. Cuándo es necesario solicitar tres ofertas a un proveedor? Cuando el importe del gasto subvencionable supere la cuantía de en el supuesto de bienes de equipo (es decir, inmovilizado, no material fungible) o prestación de servicios por empresas de consultoría o asistencia técnica. Con anterioridad al 2 de diciembre de 2011 el importe no debía superar los Esto se debe a la modificación de la Ley General de Subvenciones por la Ley 14/2011 de Ciencia, Tecnología e Innovación, en la disposición final quinta, modifica el apartado 3 del artículo 31 de la Ley General de Subvenciones (donde se establecía que debían existir tres ofertas para los gastos superiores a en casos de prestación de servicios por empresas de consultoría y de suministro de bienes de equipo): Cuando el importe del gasto subvencionable supere las cuantías establecidas en la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector público para el contrato menor, el beneficiario deberá solicitar como mínimo tres ofertas de diferentes proveedores, con carácter previo a la contracción del compromiso para la obra, la prestación del servicio o la entrega del bien, salvo que por sus especiales características no exista en el mercado suficiente número de entidades que los realicen, presten o suministren, o salvo que el gasto se hubiere realizado con anterioridad a la subvención. La elección entre las ofertas presentadas, que deberán aportarse en la justificación, o, en su caso, en la solicitud de subvención, se realizará conforme a criterios de eficiencia y economía, debiendo justificarse expresamente en una memoria la elección cuando no recaiga en la propuesta económica más ventajosa. En la Ley de Contratos del sector Público (Ley 30/2007, de 30 de octubre), en el punto 3 del artículo 122, se fija este importe en salvo para los contratos de obra que el importe asciende a : Se consideran contratos menores los contratos de importe inferior a euros, cuando se trate de contratos de obras, o a euros, cuando se trate de otros contratos, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 190 en relación con las obras, servicios y suministros centralizados en el ámbito estatal. 5ª EDICIÓN Página 23 de 26

24 En la disposición final undécima de la Ley de Ciencia, Tecnología e Innovación se marca la entrada en vigor de la misma: seis meses desde el día de su publicación en el BOE, se ha publicado el 2 de junio por lo que entrará en vigor el 2 de diciembre. 70. Es necesario escoger siempre la más barata? No, no siempre. En circunstancias normales debe escogerse la más ventajosa en base a criterios de eficiencia y economía, en caso de que no sea así (Monopolios, mejor capacidad técnica, etc.) deberá acreditarse la elección con un informe (en el deben aclararse los criterios utilizados para la elección). 71. Hasta que importe se permiten los pagos en efectivo? Sólo se podrán pagar en efectivo aquellos gastos que no superen los 600. Asimismo, no pueden pagarse más de en efectivo (Para más información consultar la Orden de 7 de mayo de 2008, de la Consejería de Economía y Hacienda, por la que se regula la forma de acreditación del pago efectivo del gasto realizado en materia de subvenciones). 72. Los pagos por caja están considerados pagos en efectivo? Sí, pueden estimarse como pagos en efectivo por lo que no serían admitidos como válidos si superan los Los cheques al portador son admitidos como justificante de pago? No, en ningún caso se admitirán talones al portador como justificante de pago. 5ª EDICIÓN Página 24 de 26

25 74. Qué documentos acreditan el precio de mercado? Listados aprobados de los establecimientos con los que se hayan contratado los alquileres, certificados o informes de agentes inmobiliarios colegiados, certificados de agencias municipales del alquiler, tres ofertas que empresas o profesionales que presten servicios similares etc. En ningún caso se considerarán como válidos documentos realizados por la propia entidad. 75. Cómo justifico los gastos de IRPF? Las entidades deben presentar documentos que permitan verificar que el IRPF de los periodos imputados al curso está efectivamente pagado. Asimismo, la documentación debe permitir verificar que los trabajadores imputados son los efectivamente pagados. Por los motivos anteriormente expuestos la entidad debe aportar: 1. Documentos que permitan verificar que la entidad ha realizado los pagos del IRPF en todos aquellos trimestres/meses relativos al periodo o periodos en los que se hayan imputado gastos de personal al curso. La entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes opciones: Modelo/s 110 mecanizado/s o sellado/s por el banco. Recibos bancarios que acrediten el pago del IRPF. Modelo 110 (NRC) donde figuran los datos del ingreso realizado. 2. Documentos que permitan identificar a los trabajadores imputados. La entidad podrá optar por cualquiera de las siguientes opciones: Modelo 190 completo (pueden ocultarse los datos de las personas que no se hayan imputado a la subvención. Portada del Modelo 190 acompañado de aquellas páginas en las que figuren las trabajadoras y trabajadores imputados a la subvención. Certificados individualizados de con la información fiscal (retenciones practicadas anualmente) de los trabajadores imputados a la subvención. 5ª EDICIÓN Página 25 de 26

26 76. Puedo aplazar los pagos de IRPF y de la Seguridad Social? Para dar cumplimiento a la normativa de aplicación, todos los gastos deben estar pagados con anterioridad a la finalización del periodo de justificación para estimarse como subvencionables. Esto incluye a los gastos de IRPF y Seguridad Social que la normativa permite imputar a la subvención. La entidad beneficiaria podrá pedir un aplazamiento o fraccionamiento del pago tanto a la Seguridad Social como a Hacienda siempre que lo considere pertinente, pero debe tener en cuenta que, para que los gastos sean subvencionables, el pago de la totalidad de los meses de Seguridad Social e IRPF imputados deben estar pagados en plazo (antes de la finalización del plazo de justificación). 77. Si no pago la totalidad del IRPF o de la Seguridad Social se me descontarán todos los gastos de IRPF y Seguridad Social imputados? No, se aceptará la parte pagada en la forma y plazo estipulados en la normativa de aplicación y se aminorarán solo aquellas cantidades no pagadas o pagadas fuera de plazo. La corrección económica siempre será proporcional y convenientemente prorrateada. 78. Se pueden justificar gastos con auto-facturas? No, las auto-facturas no son documentos válidos para la justificación económica. Toledo, febrero de ª EDICIÓN Página 26 de 26