REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN DE SEGUROS EL H. CONSEJO PROVINCIAL DE LOJA CONSIDERANDO:

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1 REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN DE SEGUROS EL H. CONSEJO PROVINCIAL DE LOJA CONSIDERANDO: Que, es necesario que el Honorable Consejo Provincial de Loja cuente con un instrumento jurídico interno para la contratación de seguros a objeto de proteger sus recursos, entre los que cuentan el humano, bienes muebles e inmuebles y otros; Que, el artículo 74 de la Ley General de Seguros vigente, dispone que Para la contratación de seguros, todas las instituciones y entidades del sector público se sujetarán a concurso de ofertas entre empresas de seguros constituidas y establecidas legalmente en el país ; Que, en la actualidad el Honorable Consejo Provincial de Loja no cuenta con normas internas que regulen el indicado concurso de ofertas, y no habiendo disposición legal aplicable a esta clase de concurso, se deben cumplir de acuerdo con las condiciones y términos de referencia que para el objeto dicte y apruebe la propia entidad, ya que se trata de una contratación libre que debe hacerse por concurso de ofertas; En uso de las atribuciones que le confiere el Art. 29 literal a) de la actual Codificación de la Ley de Régimen Provincial, ACUERDA: Expedir el siguiente Reglamento de Contratación de Seguros del Honorable Consejo Provincial de Loja:

2 CAPITULO I ÁMBITO DE APLICACIÓN Art. 1.- Ambito.- El presente Reglamento establece los procedimientos para la contratación de Seguros que requiera el H. Consejo Provincial de Loja, mediante concurso de ofertas entre empresas de seguros constituidas y establecidas legalmente en el país. Art. 2.- Análisis y calificación de riesgos.- El H. Consejo Provincial de Loja, previo a la contratación de seguros, analizará y calificará los intereses asegurables y los riesgos a cubrirse, así como determinará la existencia de recursos económicos que permitan su contratación. Una vez realizado el análisis, se elaborarán los términos de referencia de las pólizas de seguros a contratarse, con sujeción a lo dispuesto en la Ley General de Seguros, que contendrán entre otros aspectos: la determinación de coberturas y exclusiones, las condiciones generales, particulares y especiales, el periodo de vigencia de las pólizas, los valores asegurados y los demás documentos precontractuales que se considere necesario. Art. 3.- Asesoramiento.- El H. Consejo Provincial de Loja, podrá requerir el asesoramiento de especialistas en seguros calificados por la Superintendencia de Bancos y Seguros, en el evento de que en la Institución no cuente con personal capacitado en la materia. CAPITULO II DEL COMITÉ PARA LA CONTRATACIÓN DE SEGUROS Art. 4.- De sus integrantes.- El Comité de Contratación de Seguros del H. Consejo Provincial de Loja, estará integrado por los siguientes miembros:

3 1. Prefecto Provincial de Loja, o su delegado, quien lo presidirá; 2. Director Administrativo; 3. Director de la Procuraduría Síndica; 4. Director Financiero; y, 5. Un Consejero nominado por la H. Cámara Provincial con su respectivo Suplente. En caso de ser necesario, el Comité o cada uno de sus miembros podrán tener el número de asesores que, bajo responsabilidad del Presidente y los miembros del Comité, respectivamente, se considere indispensable para el tratamiento de asuntos especializados; todos los asesores, podrán intervenir únicamente con voz informativa. Los asesores podrán opinar por pedido del Presidente o a solicitud de cualquiera de los miembros del Comité. Los asesores de los miembros del Comité podrán intervenir a solicitud de aquél a quien asesoren. No podrán estar presentes al mismo tiempo en una reunión específica más de un asesor por cada miembro del Comité. Actuará como Secretario, un empleado o funcionario del H. Consejo Provincial de Loja, que será designado por el Comité. Art. 5.- Prohibición de integrar el Comité con personas que tengan cercana vinculación.- Los integrantes del Comité, los asesores y los miembros de las comisiones técnicas o de apoyo no podrán ser parientes entre sí hasta el tercer grado de consanguinidad o segundo de afinidad. Si se presentaren ofertas de una compañía o empresa que tenga interés en el concurso de ofertas, los referidos integrantes del Comité, asesores y miembros de comisiones técnicas que sean socios o accionistas de

4 ella o tengan parentesco en los grados antedichos con un oferente o representante de él, deberán excusarse. El Comité designará a quienes los reemplacen. Art Quórum de instalación del Comité.- El quórum para las sesiones del Comité se establecerá por lo menos con cuatro de sus miembros incluido el señor Presidente. Las decisiones se tomarán por mayoría simple; el voto de cada uno de ellos será obligatorio y su pronunciamiento afirmativo o negativo, en caso de empate, el asunto se resolverá en el sentido del voto del Presidente. Art. 7.- Funciones y facultades.- Son funciones y facultades del Comité de Contratación de Seguros del H. Consejo Provincial de Loja, los siguientes: Aprobar los términos de referencia y demás documentos precontractuales para el concurso; Determinar el valor de las bases del concurso, por concepto de derechos de inscripción; Autorizar y disponer la convocatoria a los concursos, por la prensa, la que se efectuará, según el caso, en dos días consecutivos en dos periódicos distintos de mayor circulación nacional y/o mediante invitación directa a todos los posibles oferentes; Definir y prorrogar las fechas para la presentación de las propuestas; Designar la comisión Técnica de Apoyo, que estará integrada por empleados o funcionarios del H. Consejo Provincial de Loja, y en caso de ser necesario podrán ser integradas por profesionales en la materia de fuera de la Entidad; con la finalidad de que analicen las ofertas y presenten cuadros comparativos e informes pertinentes; Solicitar aclaraciones o ampliaciones de los informes que presentare la Comisión Técnica de Apoyo; Absolver las consultas que formularen los participantes, en relación al concurso; Realizar la apertura de los sobres que contengan las ofertas; Calificar las propuestas que se presenten, de conformidad con los requisitos determinados en los términos de referencia; Rechazar las ofertas que no se ajusten a los términos de referencia; Adjudicar los contratos que se consideren convenientes a los intereses de la Institución; Declarar desiertos los concursos en el caso de que no se presenten ofertas; y si las presentadas no son calificadas; o, si ellas no convienen a los intereses nacionales o Institucionales; Las demás que contemple del presente Reglamento, para el cumplimiento de sus objetivos.

5 Art. 8.- Responsabilidad.- Los miembros del Comité serán responsables de las resoluciones que adopten y de las consecuencias que de ellas se deriven. Art. 9.- Atribuciones y Deberes del Presidente.- Al Presidente le corresponde: Presidir las sesiones del Comité; Obtener, en forma previa a la iniciación de este trámite y convocatoria, la certificación de fondos emitida por la Dirección Financiera de la Institución, en la que conste el número de partida presupuestaria, su denominación y la disponibilidad de fondos que permita cumplir las obligaciones que se deriven del contrato; Disponer al Secretario la realización de las convocatorias para las sesiones del Comité, por lo menos con un día hábil de anticipación, e incluirá el orden del día y los documentos relacionados con los asuntos a tratarse en la sesión. Designar una Comisión para que prepare la documentación pertinente para el Concurso; Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del Comité; Suscribir la Convocatoria al Concurso; Suscribir conjuntamente con el Secretario y todos los miembros del Comité, las actas de las sesiones; Nombrar a los empleados o funcionarios que reemplacen a los miembros del Comité de Contratación de Seguros que justifiquen su ausencia; Notificar a los oferentes los resultados del concurso; y, Las demás que contemple el presente Reglamento. Art Deberes y funciones del Secretario.- Al Secretario le corresponde: Realizar las convocatorias a sesiones por disposición del señor Presidente, por lo menos con un día hábil de anticipación, e incluirá el orden del día y los documentos relacionados con los asuntos a tratarse en la sesión; Elaborar el orden del día conjuntamente con el señor Presidente, a tratarse en cada sesión; Realizar las actas de las sesiones del Comité y someterlas a su consideración en la sesión inmediata posterior. Una vez aprobadas las actas, deberán ser suscritas por todos los miembros del Comité y por el Secretario, quien las certificará; Conservar bajo su responsabilidad, el libro de actas y el archivo de la documentación relacionada con la actuación del Comité; Entregar a los interesados los términos de referencia, previa la constancia del pago realizado en la Tesorería de la Institución. De la mencionada entrega, se conferirá el recibo correspondiente;

6 Recibir las propuestas de los oferentes, en el día y hora señalados en la Convocatoria y/o invitación, sentando la respectiva razón. Además receptará las direcciones de los oferentes, con el objeto de enviar las notificaciones que fueren necesarias; Rubricar conjuntamente con un miembro nombrado por el Comité, los documentos que conforman la propuesta; Recibir las consultas que formulen los interesados respecto del concurso; Recibir los informes que presente la comisión Técnica de Apoyo; Notificar a quién corresponda, las decisiones y resoluciones del Comité; y, Las demás que le fueren asignadas. CAPITULO III DISPOSICIONES COMUNES SOBRE LOS DOCUMENTOS, INFORMES Y FASES Art De los documentos precontractuales.- Cuando se hayan elaborado los términos de referencia preparados por la Comisión designada para el efecto y se cuente con la certificación Financiera de la disponibilidad de fondos, el señor Presidente del Comité, convocará a una sesión a fin de conocer el contenido de tales documentos para aprobarlos o modificarlos; Los términos de referencia deberán contener básicamente los siguientes aspectos: Convocatoria invitación directa según el caso; Carta de presentación y compromiso, a la que tendrá que sujetarse la propuesta (se puede incluir formulario 1); Modelo de formulario de propuestas (se puede incluir formulario 2); Instrucciones para los oferentes; Especificaciones técnicas mínimas (condiciones particulares), esto es, los términos de referencia de la contratación, en la forma contemplada en la Ley General de Seguros y su Reglamento de aplicación, es decir, especificando cobertura, exclusiones, condiciones particulares, especiales, periodo de vigencia de las pólizas, alcances, y demás requisitos básicos, a fin de obtener tasas mínimas de primas; Condiciones especiales y presupuesto referencial; Principios y criterios para la valoración de las ofertas; y, Proyecto de contrato.

7 Art De la Convocatoria e Invitaciones.- Aprobados los términos de referencia o documentos precontractuales, el Comité resolverá sobre la convocatoria que a su opinión podrá hacerse, ya sea por invitación directa a las compañías de seguros que en ningún caso serán menores a tres; o mediante publicación por la prensa la que se efectuará, según el caso, en dos días consecutivos en dos periódicos distintos de mayor circulación nacional y/o mediante invitación directa a todos los posibles oferentes. Art Del contenido y término de la convocatoria.- La invitación directa o la convocatoria por la prensa, según el caso, se realizará por lo menos con diez (10) días hábiles antes de la fecha fijada para la presentación de las ofertas, contendrá fundamentalmente una referencia sucinta del objeto del concurso, la forma de pago, en la que se especificará el valor de las bases o derechos de inscripción del concurso, el plazo para su adquisición, el lugar, día y hora límites para la presentación de las ofertas y demás condiciones generales o especiales del concurso. CAPITULO IV DE LA ADQUISICIÓN DE LAS BASES, PRESENTACIÓN DE OFERTAS, ADJUDICACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Art De la adquisición de las bases del concurso.- Contados a partir de la fecha de la invitación directa o de la última publicación de la convocatoria, los interesados podrán adquirir las bases del concurso hasta el mismo día de presentación de las propuestas, cancelando previamente el valor de la inscripción en la Tesorería de la Institución. Art De la presentación de las ofertas.- Las ofertas se presentarán en original y copia, con las debidas seguridades, en un sobre cerrado que impida conocer su contenido antes de la apertura oficial, serán redactadas en castellano y se recibirán hasta las 15H00 del día indicado en la convocatoria, las mismas que serán presentadas en el lugar señalado, directamente al Secretario del Comité, quien

8 conferirá el correspondiente recibo, anotando la fecha y hora de recepción. Los oferentes tendrán el término de diez (10) días para presentar sus ofertas, contados a partir de la última publicación de la convocatoria e invitación, deberá constar expresamente la fecha límite para la presentación de las propuestas en la convocatoria que se publique y en las invitaciones que se cursen. Art Del contenido de las ofertas: Carta de presentación y compromiso; Certificado actualizado de la Contraloría General del Estado sobre el fiel cumplimiento de contratos celebrados por el oferente con el Estado o con entidades del sector público; Balance general y estado de pérdidas y gananciales del último ejercicio fiscal, debidamente legalizado por el Contador y el oferente o el representante legal, según el caso y revelación de las principales variaciones ocurridas entre la fecha de dichos balances y el penúltimo mes anterior al de la presentación de la oferta; Certificación de la Superintendencia de Bancos y Seguros que indique lo siguiente: 1.- Existencia legal de la empresa y fecha de vencimiento de su plazo. 2.- Certificado en donde conste que la compañía esta capacitada para emitir pólizas, así como para resolver y cancelar siniestros en todo el territorio nacional. 3.- Que la empresa se encuentre al día en el cumplimiento de sus obligaciones. Copia certificada del nombramiento del representante legal debidamente legalizado, inscrito y con vigencia a la fecha de presentación de la oferta. En caso de consorcio se presentará nombramiento protocolizado y notariado del Procurador Común; Un modelo de las pólizas de seguro a contratarse con sus cláusulas generales, particulares y adicionales debidamente aprobadas por la Superintendencia de Bancos y Seguros si fuere del caso, que contengan la propuesta sobre el concurso, con señalamiento de la tarifa y el monto de la prima comercial ofertada; La garantía de seriedad de la propuesta para asegurar la celebración del contrato, por un monto equivalente al 2 % del valor total referencial de la oferta, la que podrá ser póliza de seguro o garantía bancaria que cumpla los

9 requisitos legales, la misma que será devuelta una vez adjudicado el contrato, o declarado desierto el procedimiento, esta garantía se devolverá dentro de los cinco (5) días siguientes a dicha resolución, salvo la del adjudicatario, quien la mantendrá vigente hasta cuando se hubiere aceptado la garantía de fiel cumplimiento del contrato; y, Cualquier otro documento que el Comité considere necesario. Art Del plazo de presentación de las ofertas.- El Comité, podrá prorrogar la fecha de presentación de las ofertas, mediante publicación por una sola vez, en el o los diarios en que se hizo la convocatoria y en caso de invitación directa, notificará por escrito a las compañías de seguros que hubieren adquirido las bases. Art De las aclaraciones y consultas.- El Comité podrá aclarar o modificar el contenido de los documentos del concurso por iniciativa propia o cuando los adquirientes de las bases del concurso lo soliciten máximo hasta dentro de los primeros cuatro (4) días del término previsto para la presentación de las ofertas; aclaraciones o modificaciones que deberán ser comunicadas a todos los que hubieren adquirido las bases del concurso. El Comité absolverá las consultas o aclaraciones en el término de dos (2) días. Art De la apertura de sobres.- El Comité, se reunirá con la finalidad de proceder a la apertura de los sobres que se efectuará una hora después de la fecha y hora límite señalados en la convocatoria para la recepción de las ofertas, y calificar las propuestas, a la que podrán asistir los oferentes, sus representantes o delegados de cada una de las compañías oferentes que desearen. Un miembro nombrado por el Comité y el Secretario rubricarán todos y cada uno de los documentos presentados en las propuestas. Las ofertas presentadas fuera del término o plazo establecido en la convocatoria, no serán consideradas. Deberá en tal caso, procederse a su inmediata devolución sin abrirlas, de lo cual se sentará la razón correspondiente. De estimarlo conveniente, el Comité designará una Comisión Técnica de Apoyo para los fines descritos en el literal e) del Art. 7 de este Reglamento.

10 Art De la Comisión Técnica de Apoyo.- La Comisión Técnica de Apoyo, en el término que fije el Comité, que no podrá ser superior a cinco (5) días desde la fecha de apertura de los sobres, presentará al Comité el informe y el o los cuadros comparativos de las ofertas. Art De las ofertas calificadas.- El Comité considerará únicamente las propuestas que se ciñan a los documentos precontractuales o bases del concurso. Art De la adjudicación.- Recibidos los informes pertinentes, por parte del Secretario, se reunirá el Comité con el objeto de conocerlos y proceder a la adjudicación del contrato al proponente que hubiere presentado la oferta más conveniente a los intereses nacionales e institucionales. La adjudicación deberá ser resuelta dentro del término de dos (2) días, contado desde la fecha de recepción de los indicados informes. Art De la notificación de la adjudicación.- El Secretario dentro de los tres (3) días hábiles subsiguientes a la adjudicación notificará el resultado del concurso a los oferentes y devolverá las garantías de seriedad de la oferta a los no favorecidos. Al adjudicatario, se le comunicará que prepare la documentación necesaria para proceder a la suscripción del contrato. La adjudicación constará en el acta correspondiente, que precisará el nombre del oferente adjudicado, los precios y plazos de su oferta. Art Garantía de fiel cumplimiento.- El adjudicatario, previa a la suscripción del contrato, entregará al H. Consejo Provincial de Loja, una garantía por el fiel cumplimiento del mismo, por un valor equivalente al cinco por ciento (5 %) del valor total del contrato. Art Informes.- En forma previa a su celebración, los contratos que hubieren sido adjudicados siguiendo los trámites de este Reglamento, requerirán los informes del Contralor General del Estado y Procurador General del Estado, tomándose en

11 cuenta el Art. 31 numeral 16 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. Si la cuantía de la prima por pagarse correspondiere o rebasare el establecido para el concurso público de ofertas en la Ley de Contratación Pública, la celebración del contrato requerirá de los informes previos favorables de las autoridades de control antes indicadas, luego de lo cual se le solicitará al adjudicatario que entregue la documentación necesaria para la suscripción del contrato y si fuere del caso, se le pedirá que extienda un certificado provisional de cobertura hasta legalizar la póliza. Art De la suscripción del contrato.- El contrato será suscrito dentro del término de diez (10) días, contados a partir de la fecha de recepción de los informes favorables del señor Contralor General del Estado y señor Procurador General del Estado o de notificación de la adjudicación, según el caso. Art De las sanciones por no celebración.- Si el adjudicatario se negare a suscribir el contrato, dentro del término previsto en el artículo 25 de este Reglamento, El H. Consejo Provincial de Loja ejecutará la garantía de seriedad de oferta, sin que el adjudicatario tenga derecho a reclamo alguno y además se solicitará su inscripción en el Registro de Contratistas Incumplidos y Adjudicatarios Fallidos, de la Contraloría General del Estado. Art Reexamen de la propuesta.- De ocasionarse la situación manifestada en el artículo anterior, el Comité podrá reexaminar las ofertas no favorecidas, y de ser el caso, adjudicará el contrato a la más conveniente de ellas. En este caso, se solicitará al oferente que corresponda la presentación, en el término de dos (2) días, de la garantía de seriedad de ofertas y luego de procederá conforme a las normas de este Reglamento. Art Dudas.- Los casos de duda respecto de la aplicación del presente Reglamento, serán resueltos por el Comité de Contratación de Seguros del H. Consejo Provincial de Loja.

12 CAPITULO V DISPOSICIONES GENERALES DE ESTE REGLAMENTO Art De los concursos desiertos.- El Comité podrá declarar desiertos los concursos en los siguientes casos: Por no haberse presentado ninguna propuesta; Por haber sido descalificadas o consideradas inconvenientes para los intereses nacionales o institucionales todas las ofertas o la única presentada; Cuando sea necesario introducir una reforma sustancial que cambie el objeto del contrato; y, Cuando se hubieren ocasionado violaciones sustanciales del procedimiento precontractual. Si se declare desierto el concurso, el Comité, en los casos previstos indicados en los literales anteriores de este articulado, podrá prorrogar el o los contratos vigentes por el tiempo mínimo indispensable para tramitar el nuevo concurso. El Comité podrá ordenar la reapertura del proceso o convocar a uno nuevo. Art Trámite para reapertura.- Para la reapertura del concurso, se seguirán los procedimientos precontractuales originales. Si a pesar de la reapertura se declare nuevamente desiertos, el Comité de Contratación de Seguros del H. Consejo Provincial de Loja podrá ordenar su archivo. Art Oferta única.- Si se presentare o fuere calificada una sola oferta, si conviniere a los intereses nacionales e institucionales, el Comité podrá proceder a su adjudicación. Art Caso especial.- Si por causas de fuerza mayor o caso fortuito, no se suscribiere el contrato en el término establecido en el Art. 26 de este Reglamento, el Comité podrá solicitar al adjudicatario la cobertura provisional del seguro a contratarse.

13 De ser procedente una renovación y si no se acordaren los términos de la misma, previo un análisis sobre el grado de cumplimiento del contrato, antes del vencimiento de la respectiva cobertura, el Comité podrá acordar con la compañía aseguradora la ampliación de vigencia de las pólizas, caso contrario, se dará por terminado el contrato de conformidad con la Ley. Art Responsabilidades.- Los miembros del Comité, responderán por las resoluciones que tomaren y de las consecuencias que de ellas se deriven, por consecuencia, serán personal y pecuniariamente responsables por sus actuaciones u omisiones de conformidad con las Leyes y Reglamentos correspondientes, aplicables en estos casos. CAPITULO VI DE LA VIGENCIA Art Vigencia.- El presente Reglamento de Contratación de Seguros del Honorable Consejo Provincial de Loja, entrará en vigencia a partir de su aprobación. Ing. Raúl Auquilla Ortega PREFECTO PROVINCIAL DE LOJA GENERAL Dr. Rubén Mogrovejo Romero SECRETARIO Doctor Rubén Mogrovejo Romero SECRETARIO GENERAL DEL H. CONSEJO PROVINCIAL DE LOJA C E R T I F I C A: Que el Reglamento de Contratación de Seguros del Honorable Consejo Provincial de Loja, fue conocido, discutido y aprobado en sesiones ordinarias del cinco y del nueve de diciembre del dos mil dos, en primera y segunda respectivamente, encontrándose a esta fecha en vigencia.

14 Es todo cuanto puedo certificar en honor a la verdad, remitiéndome en caso necesario a las actas que reposan en esta Secretaría. Loja, 3 de enero del Dr. Rubén Mogrovejo Romero SECRETARIO GENERAL

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