Contenido...3. Introducción...5 Que es una base de datos?...5 Elementos básicos de Access...6

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1 Contenido Contenido...3 Introducción...5 Que es una base de datos?...5 Elementos básicos de Access....6 Base de Datos...9 Crear una base de datos....9 Abrir una base de datos....9 Cerrar la base de datos Ejercicio paso a paso Cuestiones...11 Tablas...13 Crear una base de datos Guardar la estructura de una tabla Eliminar una tabla...14 Propiedades de los campos Ejercicio paso a paso Ejercicios...19 Cuestiones...21 Modificar diseño de las tablas de datos Buscar, filtrar, ordenar...25 Buscar...25 Filtrar...26 Ordenar...29 Ejercicio paso a paso Ejercicios...34 Cuestiones...36 Modificar tablas de datos Modificar el diseño de una tabla Introducir y modificar datos de una tabla Desplazarse dentro de una tabla Cuestiones...40 Las relaciones...41 Conceptos básicos sobre relaciones Crear la primera relación Integridad referencial Modificar relaciones Cuestiones Los formularios...47 Crear un formulario

2 Manejar formularios Buscar datos Ejercicio paso a paso Cuestiones...56 Las consultas...57 Tipos de consultas Ejecutar una consulta Consultas de acción Consultas de actualización Consultas de datos anexados Consultas de creación de tabla Ejercicio paso a paso...62 Ejercicios...65 Cuestiones...66 Los informes...67 Crear un informe Imprimir un informe Ejercicio paso a paso...70 Ejercicios...71 Cuestiones...72 Ejercicios...73 Base de datos Gestión Comercial...73 Base de datos Teléfono...75 Base de datos: Libros...77 Base de datos almacén...79 Base de datos Restaurante...83 Base de datos Alumnos

3 Introducción Que es una base de datos? Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. Figura 1 Bases de datos. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar sólo los datos que desee por medio de Figura 2 Ejemplo de consulta consultas; y puede analizar o imprimir datos con un diseño específico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una Intranet por medio de páginas de acceso a datos. Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas. 5

4 Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos. Microsoft Access proporciona el conjunto de herramientas necesarias para llevar a cabo la gestión de nuestros datos. Microsoft ACCESS es un gestor de bases de datos relacionales. Una base de datos es un conjunto de información organizada en tablas relacionadas. Un gestor de bases de datos permite: Añadir información, modificar información ya existente, eliminar la información que no interese, buscar datos concretos, clasificar los registros de una base de datos según distintos criterios, realizar consultas (pedir que nos proporcione información sobre los datos que cumplen ciertas condiciones), calcular valores a partir de datos contenidos en la base de datos, imprimir los datos contenidos en tablas según un formato determinado. Elementos básicos de Access. Vamos a ver cuales son los elementos básicos de Access, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema. Arrancar Access. Veamos las dos formas básicas de arrancar Access. 1. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se arrancará el programa. 2. Desde el icono de Access del escritorio. Para cerrar Access, puedes utilizar cualquiera de las operaciones: siguientes 1. Hacer clic en el botón cerrar 2. Pulsar las teclas ALT+F4. 3. Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir. La pantalla inicial. Al arrancar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. A diferencia de otros programas Access dispone de una ventana inicial que nos permitirá empezar a trabajar utilizando una base de datos ya existente o creando una nueva, pero nosotros de momento vamos a hacer clic sobre el botón Cancelar, 6

5 para empezar desde cero. Contenido de la ventana de Access. Barra de título Situada en la parte superior de la ventana, donde aparecen el nombre de la aplicación: Microsoft Access. También aparece otra barra de título en la ventana de la Base de datos, que contiene el nombre de la Base de datos activa. Botones de control Minimizar, Multiventana / Maximizar y Cerrar. Barra de menús Contiene la lista de opciones de menú desplegables. Los diferentes menús de la barra de menús se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + a para desplegar el menú Archivo. Barras de herramientas Formadas por conjuntos de iconos guardar, copiar, cortar, etc. que realizan distintas operaciones. Las barras de herramientas se pueden hacer visibles e invisibles a través de la opción Barras de herramientas del menú Ver. Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color más claro. Existen más barras de herramientas pero éstas sólo son accesibles en algunos casos determinados que iremos viendo a lo largo del curso. Barra de estado Informa sobre el estado actual de la aplicación o da información sobre la función de los iconos. Menús emergentes o contextuales Se accede a ellos haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier elemento de la ventana de Access. La ventana de la Base de Datos contiene seis subcarpetas: Tablas Contienen los datos estructurados en filas (registros) y columnas (campos). Consultas Son el resultado de preguntas sobre los datos de las tablas. Formularios Mejoran la forma de presentación de los datos de las tablas. Informes Se utilizan para imprimir los datos existentes en las tablas. Macros Permiten repetir de forma automática un conjunto de operaciones que se usen con frecuencia. Módulo 7

6 Es un conjunto de procedimientos de Visual Basic (lenguaje de programación que se puede utilizar con Access). En cada subcarpeta existen 3 botones : Abrir Da acceso al elemento seleccionado, bien sea una tabla, consulta, etc. en la carpeta actual. Diseño Da entrada a la pantalla de diseño del elemento seleccionado, para poder realizar modificaciones. Nuevo Permite la creación de un nuevo elemento en la carpeta actual, utilizando un asistente que permita guiarnos durante la creación, o a través de otra posible opción. Nueva y Abrir Estos dos iconos permiten: Crear una nueva base de datos en blanco. Pulsando el primer icono aparece el cuadro de diálogo Nueva. Con el segundo icono aparece un cuadro de diálogo que permite seleccionar la base de datos que se desea abrir. Ayuda Pulsando la tecla F1 se accede a la ventana de temas de ayuda que contiene : Contenido, Buscar y Asistente para ayuda. También pude utilizarse el Icono de la ayuda para preguntar sobre una cuestión concreta. Basta pulsar el icono y pinchar el elemento sobre el que queramos información. 8

7 Base de Datos Crear una base de datos. Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos: 1. Ir al menú Archivo. 2. Elegir la opción Nueva base de datos... O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo nuevo: 3. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos donde tendremos que asignarle nombre a nuestra base de datos. 4. En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la carpeta donde vamos a grabar nuestro trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta seleccionada. 5. Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardaremos el archivo. 6. En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo. 7. Hacer clic sobre el botón Crear. Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión.mdb, y aparecerá la ventana correspondiente a la base de datos: Si observas la ventana de la base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los diferentes objetos de una base de datos tablas, formularios, etc. en la parte de la derecha, dependiendo del objeto seleccionado a la izquierda, Access nos permitirá crear o modificarlos. Abrir una base de datos. Para abrir una base de datos ya existente, seguir los siguientes pasos: 1. Ir al menú Archivo. 2. Elegir la opción Abrir... O bien hacer clic sobre el botón Abrir 9

8 de la barra de herramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir: 3. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador. 4. Elegir la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta. En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida. 5. Hacer doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se situará en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. 6. Hacer clic sobre el archivo deseado. 7. Hacer clic sobre el botón Abrir. O bien 6. Hacer doble clic sobre el archivo deseado y se abrirá directamente. Otra forma para abrir un documento, consiste en utilizar una lista de documento abiertos anteriormente. 1. Seleccionar el menú Archivo. Al final de la ventana del menú, Access presenta una lista con los cuatro últimos documentos abiertos. 2. Hacer clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el último que se abrió. Cerrar la base de datos. Para cerrar una base de datos, seguir los siguientes pasos: 1. Ir al menú Archivo. 2. Elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos. 10

9 Ejercicio paso a paso. Crear, abrir y cerrar una base de datos Objetivo. Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos con Access. 1. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio. 2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la ventana de cuadro de diálogo abierta. 3. Ir al menú Archivo. 4. Elegir la opción Nueva base de datos... O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas. 5. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 6. Hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la unidad donde vamos a grabar nuestro trabajo, es decir en la unidad W: 7. Hacer doble clic sobre nuestra carpeta donde guardaremos el archivo. 8. En el recuadro Nombre de archivo, escribir el nombre que queremos ponerle a nuestro archivo, ejercicio Hacer clic sobre el botón Crear. Observa como tenemos una nueva base de datos llamada ejercicio 01.mdb, pero que de momento está vacía. Ahora supongamos que ya no nos interesa trabajar con la base de datos anterior, por lo tanto vamos a cerrarla. 10. Ir al menú Archivo. 11. Elegir la opción Cerrar. Vamos a volver a recuperar la base de datos. 12. Ir al menú Archivo. 13. Elegir la opción Abrir Elegir la unidad deseada el disco duro W:. En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida. 15. Hacer doble clic sobre nuestra carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, ésta se situará en el recuadro superior Buscar en, y ahora en el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. 16. Hacer clic sobre el archivo deseado, ejercicio 01.mdb. 17. Hacer clic sobre el botón Abrir. Como ya hemos terminado el ejercicio vamos a cerrar la base de datos utilizando un método diferente al que hemos utilizado antes. 18. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos. Cuestiones Crear, abrir y cerrar una base de datos Ejercicio 1. Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso: 1. No hay que cerrar nunca una base de datos sin haberla guardado anteriormente ya que sino se perderían los últimos cambios. 9 Verdadero 9 Falso 11

10 2. No se pueden tener abiertos varios libros a la vez. 9 Verdadero 9 Falso 3. El objeto más importante de una base de datos es la tabla. 9 Verdadero 9 Falso 4. Las únicas formas de abrir una base de datos es utilizando el botón Abrir de la barra de herramientas o la opción Abrir... del menú Archivo. 9 Verdadero 9 Falso Ejercicio 2. Relaciona cada botón de la izquierda por su significado en la parte derecha. 1 A Abrir o recuperar una base de datos ya existente. 2 B Empezar una nueva base de datos. 3 C Cerrar una base de datos. Ejercicio 3. Elige la opción correcta: 1. Si hacemos clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas: A) Aparecerá el cuadro de diálogo Nuevo, para crear una nueva base de datos. B) Aparecerá directamente una base de datos vacía en pantalla. C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores. 2. En el menú Archivo encontraremos: A) Las opciones para guardar y cerrar libros de trabajo. B) Las opciones de abrir y empezar libros de trabajo. C) Cualquiera de las dos primeras opciones. D) Ninguna de las opciones anteriores. Ejercicio 4. Enumera y explica cada uno de los objetos disponibles en una base de datos de Access. 12

11 Tablas Los datos de una base de datos se estructuran en tablas, donde las columnas son los CAMPOS de la Base de Datos (BD) identificados por nombres, y las filas los REGISTROS (conjunto de informaciones sobre un mismo elemento). Crear una base de datos. Para crear una base de datos se tienen dos opciones: Cuando se arranca el Access, seleccionar la opción de crear una base de datos (en blanco o a través de asistente). Comando Nueva base de datos del menú Archivo. Nuevo El botón nuevo permite crear una nueva tabla usando el Asistente para tablas (que ejecutará un tutor que nos guiará durante la creación), o a través del Modo ver diseño (para diseñar la tabla manualmente) Asistente para tablas. Seleccionar una o varias tablas de las de los ejemplos de negocios o personal, según los campos que necesitemos. Aceptar los campos. Posibilidad de cambiar de nombre a los campos. Dar un nombre a la nueva tabla. Asignar una clave principal a través del asistente o seleccionando nosotros mismos el campo que servirá de clave. Modo ver diseño. Ventana donde se muestra la composición de la tabla : Campos que la componen y propiedades de cada uno. Nombre del campo Permite identificar al campo dentro de la tabla (Evitar poner el mismo nombre a varios campos de distintas tablas, para que no aparezcan relaciones innecesarias a crear consultas). Tipo de datos Se puede acceder a los distintos tipos disponibles a través del Figura 18 Tipos de datos botón del menú desplegable: Texto Máximo 64 caracteres. Memo Cantidad de información muy grande. Numérico Cuando se necesite realizar operaciones aritméticas. 13

12 Fecha / hora Fecha y hora con distintos formatos. Moneda Añade Pts al valor del campo. Autonumérico Se autoincrementa automáticamente. Sí / No Almacena los valores lógicos sí y No. ( OJO AL ACENTO!) Objeto OLE permite almacenar un dibujo. Descripción Describir de forma amplia el contenido del campo, aparecerá en la barra de estado cuando se selecciona el campo en un formulario. Modificar la estructura de una tabla. Eliminar un campo Seleccionar la fila de ese campo, y pulsar la tecla SUPR. Insertar un campo Situarse en la fila debajo del campo a insertar. Pulsar la tecla INSERT o seleccionar la opción Insertar fila del menú Edición. Mover un campo Hacer clic sobre el selector de la fila y arrastrar con el ratón hasta la nueva posición. Clave Principal. Las tablas pueden contener un campo (o varios) que sirva de clave principal y permite identificar a cada registro de manera única. Y además para : Las tablas pueden contener un campo (o varios) que sirva de clave principal y permite identificar a cada registro de manera única. Y además para : 1. Permitir definir relaciones entre tablas. 2. Incrementar la velocidad en las consultas. Para seleccionar un campo como clave principal : Situarse en el campo, y pulsar el icono de CLAVE PRINCIPAL. Al guardar la tabla sin campo clave el Access permite crear un campo clave. Guardar la estructura de una tabla. Cerrar la ventana de modo diseño y dar un nombre a la tabla. Eliminar una tabla Seleccionar la tabla en la subcarpeta de Tablas, y pulsar la tecla SUPR. Este mismo procedimiento es válido para eliminar cualquier otro componente de la base de datos : consulta, formulario, informe. Basta colocarse en la carpeta correspondiente, seleccionar el elemento y pulsar la tecla SUPR. Propiedades de los campos. 14

13 Tamaño del campo Número de caracteres de un campo de texto, en los campos numéricos indica el número más grande que se puede introducir. Formato Fechas y números en un formato determinado (Ej : números con separador de millar, fechas con el nombre del mes, etc.). Máscara de entrada Obliga a que los datos introducidos se ajusten a un formato (ej : entero largo, fecha corta, etc.). Título Nombre que se usará en los formularios e informes, si no se especifica el nombre asociado será el nombre del campo. Valor predeterminado Valor por omisión al agregar un nuevo registro. Regla de validación Condiciones a cumplir por los datos en este campo. Texto de validación Mensaje que aparecerá en pantalla si el dato introducido no cumple la regla de validación. (Incluir el texto siempre que se especifique una regla de validación). Requerido Indica que es obligatorio introducir un dato en este campo. Permitir longitud cero Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo de tipo Texto o Memo. Indexado Indica si el campo es un índice de la tabla. Se debe especificar si se aceptan valores duplicados o no en el índice. En algunas propiedades aparece un botón de flecha desplegable, que permite seleccionar diferentes opciones. En las propiedades Máscara de entrada, valor predeterminado y regla de validación aparece un botón de puntos suspensivos que permite entrar en el generador de expresiones. Aparece el siguiente cuadro de diálogo: Donde se distingue: 1. la zona de edición, donde se crea la expresión. 2. La línea de botones: cada botón es un operador, haciendo clic sobre ellos se insertan en la zona de edición. 3. Los tres cuadros de pegado: contienen las carpetas donde Figura 19 Propiedades de los campos. se localizan elementos que pueden formar parte de las expresiones. Una expresión se compone de : Operadores Aritméticos, lógicos y relacionales. 15

14 Literales Texto, número, fecha, etc. Funciones Realizan determinadas operaciones y ya están definidas dentro del directorio de funciones. Propiedades de la Base de Datos. En la opción Propiedades de la base de datos del menú de Archivo se puede dar un título, asunto, autor, etc. a la base de datos. Modo ver hoja de datos En esta ventana se introducen y editan los datos. Aparece como título el nombre de la tabla, los nombres de los campos (actúan como botones para seleccionar por columnas), los registros dispuestos en filas (puede seleccionar se todo el registro a través del selector de registro). En la última fila se encuentran los botones de desplazamiento de registros (primer registro, anterior, siguiente, último y nuevo registro). Puede cambiarse el tamaño de una columna o fila en las líneas delimitadoras. 16

15 Ejercicio paso a paso. CREACIÓN DE UNA TABLA DE DATOS. Objetivo. Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access. 1. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio. 2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la ventana de cuadro de diálogo abierta. 3. Abrir la base de datos ejercicio 01.mdb que se encuentra en tu carpeta. Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla será la de socios y la otra tabla sobre diferentes libros. Empezaremos por crear la tabla de socios. 4. Hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana de la base de datos. 5. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 6. Seleccionar Vista Diseño. 7. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 8. En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Codigo socio. 9. Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 10. Por defecto al situarse en la segunda columna nos pondrá Texto como tipo de dato, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegir el tipo Autonumérico. 11. Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 12. Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 13. Escribir Nombre socio como nombre del segundo campo de la tabla. 14. Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsar la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 15. Escribir Apellidos socio. 16. Pulsar FLECHA ABAJO. 17. Crear a partir de ahora los siguientes campos: Dirección, Población y Código Postal que serán todos ellos de tipo Texto. (el código postal también ya que no es un valor numérico con el que vayamos a realizar alguna operación). 18. Crear a continuación el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora. Ahora vamos a definir el campo Código alumnado como Clave principal ya que no podremos tener dos alumnos/as con el mismo código. 19. Hacer clic sobre el nombre del campo Código alumnado. 20. Hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. A partir de ahora podremos guardar la tabla. 21. Ir al menú Archivo. 22. Elegir la opción Guardar. O bien hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. 23. Escribir el nombre de la tabla, socios. 24. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 17

16 Ahora cerraremos la tabla. 25. Ir al menú Archivo. 26. Elegir la opción Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos. Ahora vamos a crear la segunda tabla: 27. Hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana de la base de datos. 28. Hacer clic sobre el botón Nuevo de la ventana de la base de datos. 29. Seleccionar Vista Diseño. 30. Hacer clic sobre el botón Aceptar. 31. En la primera fila escribir el nombre del primer campo, Codigo libro. 32. Pulsar la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo. 33. Hacer clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Autonumérico. Ahora vamos a definir el campo Codigo libro como Clave principal. 34. Hacer clic sobre el nombre del campo Código libro. 35. Hacer clic sobre el botón Clave principal de la barra de herramientas. 36. Pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna del campo, pero no la utilizaremos. Tampoco cambiaremos de momento las propiedades de este campo. 37. Pulsar la tecla INTRO para ir al siguiente campo. 38. Escribir Titulo libro como nombre del segundo campo de la tabla. 39. Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsar la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo. 40. Escribir Paginas, de tipo Numérico. 41. Crear a el campo: Fecha publicacion que será de tipo Fecha/Hora. A partir de ahora ya podremos guardar la tabla. 42. Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. 43. Escribir el nombre de la tabla, Libros. 44. Hacer clic sobre el botón Aceptar. Ahora cerraremos la tabla. 45. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la tabla de datos. Ya podremos cerrar nuestra base de datos. 46. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la base de datos. 18

17 Ejercicios CREAR UNA TABLA DE DATOS. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar los ejercicios planteados a continuación. Ejercicio 1 Concesionario II. 1. Abrir la base de datos Concesionario de la carpeta Mis documentos del disco duro. 2. Crear una tabla con el nombre de Clientes con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Código Cliente Numérico Nombre Cliente Texto Apellidos cliente Texto Dirección cliente Texto Población Texto Código postal Texto Provincia Texto Teléfono Texto Fecha nacimiento Fecha/Hora La clave principal será el campo Código cliente. 3. Crear otra tabla con el nombre de Coches vendidos con los siguientes campos: Nombre del campo Matrícula Marca Modelo Color Precio Extras instalados Tipo de dato Texto Texto Texto Texto Texto Memo La clave principal será el campo Matrícula. 4. Crear otra tabla con el nombre de Fechas de revisión con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Nº revisión Autonumérico Cambio aceite Sí/No Cambio filtro Sí/No Revisión frenos Sí/No Otros Memo 19

18 La clave principal será el campo Nº revisión. 5. Cerrar la base de datos. Ejercicio 2 Clínica II. 1. Abrir la base de datos Clínica de la carpeta Mis documentos del disco duro. 2. Crear una tabla con el nombre de Pacientes con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Código Paciente Numérico Nombre Paciente Texto Apellidos Paciente Texto Dirección Texto Población Texto Código postal Texto Provincia Texto Teléfono Paciente Texto Fecha nacimiento Fecha/Hora La clave principal será el campo Código Paciente. 3. Crear otra tabla con el nombre de Médicos con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Código Médico Texto Nombre Médico Texto Apellidos Médico Texto Teléfono Médico Texto Especialidad Texto La clave principal será el campo Código Médico. 4. Crear otra tabla con el nombre de Ingresos con los siguientes campos: Nombre del campo Tipo de dato Nº ingreso Autonumérico Habitación Numérico Cama Texto Fecha ingreso Fecha/Hora La clave principal será el campo Nº ingreso. 5. Cerrar la base de datos. 20

19 Cuestiones CREAR UNA TABLA DE DATOS. Ejercicio 1. Observa cada afirmación, y contesta verdadero o falso: 1. La tabla es el primer objeto a crear dentro de una base de datos. 2. Todas las tablas deben tener una clave principal. 3. Las propiedades de los campos vienen definidos según la descripción del campo. 4. Al guardar una tabla ésta tendrá la extensión.mdb. 5. La propiedad Tamaño del tipo de dato Numérico nos indica cuántos números se pueden introducir en el campo, es decir, 1 número, 2,3, La propiedad Indexado se cambiará automáticamente al asignar un campo como clave principal. Ejercicio 2. Relaciona cada botón de la izquierda por su significado en la parte derecha. 1 A Asignar una clave principal a una tabla. 2 B Guardar una tabla. Ejercicio 3. Elige la opción correcta: 1 Si hacemos clic sobre el botón de la ventana de la base de datos: A Se creará una nueva tabla utilizando el asistente. B Se creará una nueva tabla utilizando el modo Diseño, es decir empezando con una tabla en blanco. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores. 2 La propiedad Formato: A Nos permite cambiar la forma de visualizar los datos en pantalla. B Nos permite modificar la forma con la que se va a almacenar el dato en el campo. C Cualquiera de las dos primeras opciones. D Ninguna de las opciones anteriores. Ejercicio 4. Explica para qué sirve la clave principal de una tabla. 21

20 Modificar diseño de las tablas de datos. Aquí veremos las técnicas de edición de registros para modificar tanto la definición de una tabla como los datos introducidos en ella. Modificar el diseño de una tabla. Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremos que realizar una modificación en su diseño: 1. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo estuviera. 2. Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseño, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado. 3. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos. 4. Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la tabla para añadir otro campo. 5. Guardar la tabla. Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Hoja de datos para la introducción de valores, hacer clic sobre el botón Diseño de herramientas. de la barra Introducir y modificar datos de una tabla. Para introducir datos en una tabla, seguir los siguientes pasos: 1. Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar, en el caso de que no lo estuviera. 2. Seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado. 3. Hacer clic sobre el botón abrir de la ventana de la base de datos. Aparecerá la ventana de Hoja de datos. Cada fila nos sirve para introducir un registro. 4. Escribir el valor del primer campo del registro. 5. Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro. 6. Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro. En el momento en que cambiamos de registro, se almacenará dicho registro, no haciendo necesario guardar los registros de una tabla. 7. Hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja de datos para terminar con dicha tabla. 22

21 Si no estamos en la ventana de la base de datos sino en la ventana de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Hoja de datos de la barra de herramientas. Borrar registros Si lo que queremos es borrar un registro entero: 1. Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. 2. Hacer clic. El registro quedará seleccionado. 3. Pulsar la tecla SUPR del teclado. Si lo que queremos es modificar algún valor introducido no tenemos más que situarnos sobre el valor a modificar y volverlo a escribir. Desplazarse dentro de una tabla. Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla vamos a utilizar la barra de Registros: En primer lugar, observando la barra nos indicará en qué registro estamos situados y el número total de registros de la tabla. El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual. Al final donde pone de 1 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es uno. Haciendo clic sobre los diferentes botones realizaremos las operaciones indicadas a continuación: para ir al primer registro de la tabla. para ir al registro anterior de la tabla. para ir al registro posterior de la tabla. para ir al último registro de la tabla. para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla. Podemos ir también directamente a un número de registro determinando de la siguiente forma: 1. Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual. 2. Escribir el número del registro al cual queremos ir. 3. Pulsar INTRO. También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros pulsando las teclas flecha abajo, flecha arriba, flecha izquierda y flecha derecha del teclado. 23

22 24

23 Buscar, filtrar, ordenar Microsoft Access ofrece muchas formas de buscar o reemplazar exactamente los datos que se necesiten, a la hora de buscar un valor determinado, un registro o un grupo de registros. Figura 34 Cuadro de número de registro Se puede buscar un registro desplazándose por una hoja de datos o un formulario, o escribiendo su número de registro en el cuadro de número de registro. Mediante el cuadro de diálogo Buscar se pueden localizar determinados registros o buscar ciertos valores en campos. Es posible desplazarse por los registros cuando Access encuentra cada aparición del elemento que se está buscando. Si desea reemplazar ciertos valores una vez encontrados, utilice en su lugar el cuadro de diálogo Reemplazar. Mediante un filtro, se puede aislar y ver temporalmente un grupo de registros específico con el que trabajar mientras se muestra en pantalla un formulario o una hoja de datos. Mediante una consulta, se puede trabajar con un grupo de registros concreto que cumpla los criterios especificados a partir de una o más tablas de la base de datos. Ejecutando la consulta, se puede trabajar en este subconjunto con independencia de una hoja de datos o un formulario específicos. Buscar Permite buscar un dato en la BD, a través del campo activo o por todos los campos. Caracteres comodín Utilizar caracteres comodín al realizar búsquedas de valores parciales o de coincidencia. Se utilizan los caracteres comodín como sustitutos de otros caracteres cuando se especifica un valor que se desea buscar y sólo se conoce parte del valor. Se buscan valores que empiezan con una cierta letra o que coinciden con un modelo. En una base de datos de Microsoft Access, se pueden utilizar los siguientes caracteres en los cuadros de diálogo Buscar y Reemplazar o en consultas, comandos y expresiones para encontrar valores de campos, registros o nombres de archivos. 25

24 Carácter Uso Ejemplo 0 Hace coincidir cualquier número de caracteres.? Hace coincidir cualquier carácter alfabético individual. [ ] Hace coincidir cualquier carácter individual situado entre los corchetes.! Hace coincidir cualquier carácter que no se encuentre entre los corchetes. - Hace coincidir cualquier carácter de un intervalo de caracteres. # Hace coincidir cualquier carácter numérico individual. Puede ser utilizado como el primero o el último carácter de la cadena de caracteres. qu* encuentra quién, queso y quieto B?l encuentra bala, bola y billete B[ao]l encuentra bala y bola pero no billete b[!ao]l encuentra billete y bulto pero no bala Debe especificar el intervalo en orden ascendente (A a Z, no Z a A). b[a-c]d encuentra bad, bbd y bcd 1#3 encuentra 103, 113 y 123 Notas Los caracteres comodín están concebidos para ser utilizados con datos de tipo texto, aunque a veces pueden emplearse con éxito con otros tipos de datos, como los de tipo fecha, si no se cambia la propiedad Configuración regional de estos tipos de datos. No se pueden buscar al mismo tiempo un corchete de apertura y uno de cierre ([ ]) ya que Microsoft Access interpreta esta combinación como una cadena de longitud cero. Debe escribir entre corchetes los corchetes de apertura y cierre ([[ ]]). Filtrar En un campo de un formulario, subformulario, hoja de datos principal u hoja secundaria de datos, encuentre una aparición del valor que desea que contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro. Seleccione el valor y, a continuación, haga clic en Filtro por selección en la barra de herramientas. El modo en que se selecciona el valor determina qué registros devuelve el filtro. Notas Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados. Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la próxima vez que abra la tabla o el formulario. 26

25 Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero no agrega los criterios de filtro a la cuadrícula de diseño de la consulta. Puede volver a aplicar los filtros después de ejecutar la consulta, la próxima vez que la abra. Si se creó un filtro en una hoja secundaria o subformulario, este filtro también estará disponible al abrir la tabla o formulario de la hoja secundaria de datos o subformulario de forma independiente. También puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor. Después de seleccionar un valor, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en él y, a continuación, haga clic en Filtro excluyendo la selección. Similitudes y diferencias entre las consultas de selección y los filtros La similitud básica entre las consultas de selección y los filtros es que ambos recuperan un subconjunto de registros de una tabla o consulta base. La utilización de los registros obtenidos determina si se emplea un filtro o una consulta. En general, utilice un filtro para visualizar o modificar temporalmente un subconjunto de registros mientras se encuentra en un formulario o una hoja de datos. Utilice una consulta si desea hacer todas o alguna de las siguientes opciones: Visualizar el subconjunto de registros sin antes abrir una tabla o formulario específico. Elegir las tablas que contienen los registros con los que desea trabajar y agregar más tablas posteriormente si es necesario. Controlar qué campos del subconjunto de registros se presentan en los resultados. Llevar a cabo cálculos sobre los valores de los campos. Nota Aunque decida que necesita una consulta, puede aprovechar la facilidad de las técnicas Filtro por formulario, Filtro por selección, o Filtro por entrada para crear un filtro y después guardarlo como una consulta. Esto le permite ignorar por completo la cuadrícula de diseño de la consulta (a menos que desee hacer cambios adicionales en la consulta). Aún así, al abrir la consulta en la vista Diseño, podrá ver cómo Microsoft Access rellena la cuadrícula de diseño utilizando la información del filtro. Podrá entonces utilizar esa información como guía para hacer cambios adicionales. La siguiente tabla identifica las similitudes y diferencias entre las consultas y los filtros. Características Filtros Consultas Permite agregar más tablas si desea incluir sus registros en el subconjunto devuelto Permite especificar qué campos desea presentar en los resultados del subconjunto de registros Aparece como un objeto separado en la ventana Base de datos 27 No No No Sí Sí Sí

26 Sólo puede ser utilizado en una tabla, consulta o formulario cerrados Produce resultados que pueden utilizarse como fuente de datos para un formulario o informe Puede calcular sumas, promedios, cuentas y otros tipos de totales No Sí No Sí Sí Sí Puede ordenar registros Sí Sí Permite modificar datos si la edición está permitida Sí Sí, dependiendo del tipo de consulta. Crear un filtro en una tabla, una consulta o un formulario Existen cuatro métodos que puede utilizar para filtrar registros: Filtro por selección, Filtro por formulario, Filtro por entrada de datos y Filtro u orden avanzado. Filtro por selección Filtra los registros con igual dato en el campo activo. 1. En un campo de un formulario, subformulario, hoja de datos principal u hoja secundaria de datos, encuentre una aparición del valor que desea que contengan los registros para que sean incluidos en el resultado del filtro. 2. Seleccione el valor y, a continuación, haga clic en Filtro por selección en la barra de herramientas. El modo en que se selecciona el valor determina qué registros devuelve el filtro. Repita el paso 2 hasta que tenga el conjunto de registros que desee. Notas Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados. Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la próxima vez que abra la tabla o el formulario. Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero no agrega los criterios de filtro a la cuadrícula de diseño de la consulta. Puede volver a aplicar los filtros después de ejecutar la consulta, la próxima vez que la abra. Si se creó un filtro en una hoja secundaria o subformulario, este filtro también estará disponible al abrir la tabla o formulario de la hoja secundaria de datos o subformulario de forma independiente. También puede filtrar los registros que no contienen un determinado valor. Después de seleccionar un valor, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en él y, a continuación, haga clic en Filtro excluyendo la selección. Filtro por formulario Técnica para filtrar datos que utiliza una versión de la hoja de datos o formulario actual con campos vacíos en los que se pueden escribir los valores que desee que contengan los registros filtrados. En un proyecto de Microsoft Access, se pueden filtrar 28

27 datos en el servidor antes de recuperarlos desde la base de datos mediante el comando Filtro del servidor por formulario. 1. Abra una tabla, una consulta o un formulario en la vista Hoja de datos o abra un formulario en la vista Formulario. 2. Haga clic en Filtro por formulario en la barra de herramientas para cambiar a la ventana Filtro por formulario. 3. Seleccione el campo en el que desea especificar los criterios que esos registros deben cumplir para ser incluidos en el conjunto de registros filtrados. 4. Introduzca los criterios seleccionando en la lista del campo el valor que desea buscar (si la lista incluye valores de campo) o escribiendo el valor en el campo. 1. Para encontrar registros en los que hay una casilla de verificación, un botón de alternar o un botón de opción esté seleccionado o no, haga clic en la casilla de verificación o en el botón hasta que se encuentre en el estado que desee. Para devolverlo a una posición neutra de modo que no se utilice como criterio para filtrar registros, continúe haciendo clic en la casilla de verificación o en el botón hasta que aparezca atenuado. 2. Para encontrar registros en los que un campo determinado esté o no en blanco, escriba Es Nulo o No es Nulo en el campo (puede seleccionar estas opciones de la lista de los campos que tienen un tipo de datos Memo, Objeto OLE o Hipervínculo, así como en campos calculados en consultas). 3. Para encontrar registros utilizando una expresión de criterios, escriba la expresión en el campo apropiado o introduzca una expresión mediante el Generador de expresiones. Para ver ejemplos de expresiones, haga clic en. 5. Para especificar valores alternativos que los registros puedan tener para ser incluidos en los resultados de los filtros, haga clic en la ficha O de la hoja de datos principal, secundaria, formulario o subformulario que esté filtrando e inserte más criterios. 6. Haga clic en Aplicar filtro en la barra de herramientas. Notas Al guardar una tabla o un formulario, Microsoft Access guarda los filtros creados. Puede volver a aplicar los filtros cuando los necesite, la próxima vez que abra la tabla o el formulario. Si se creó un filtro en una hoja secundaria o un subformulario, este filtro también estará disponible al abrir la tabla o formulario de la hoja secundaria de datos o subformulario de forma independiente. Al guardar una consulta, Microsoft Access guarda los filtros creados, pero no agrega los criterios de filtro a la cuadrícula de diseño de la consulta. Puede volver a aplicar los filtros después de ejecutar la consulta, la próxima vez que la abra. Ordenar Puede ordenar registros en la vista Formulario o en la vista Hoja de datos de una tabla, consulta o formulario, aunque ya se haya aplicado un filtro. Puede también ordenar los datos filtrados especificando un orden en la ventana Filtro u orden 29

28 avanzado, u ordenar los resultados de una consulta especificando un orden en la vista Diseño de la consulta. 1. En la vista Formulario o la vista Hoja de datos, haga clic en el campo que desee utilizar para ordenar registros. Para ordenar los registros de un subformulario, haga clic en el campo que desee ordenar. Para filtrar los registros de una hoja secundaria de datos, hágala aparecer haciendo clic en el indicador de expansión. 2. Haga algo de lo siguiente: Para ordenar en orden ascendente, haga clic en Orden ascendente. Para ordenar en orden descendente, haga clic en Orden descendente. Notas En la vista Hoja de datos, cuando ordena la hoja secundaria de datos de un registro, Microsoft Access ordena todas las hojas de datos secundarias que se encuentren en dicho nivel. En un formulario sólo se puede ordenar según un campo a la vez, en una hoja de datos principal o secundaria, puede seleccionar dos o más columnas adyacentes al mismo tiempo y ordenarlas. Microsoft Access ordena los registros empezando por la columna seleccionada situada más a la izquierda. Al guardar el formulario o la hoja de datos, Microsoft Access guarda el orden. 30

29 Ejercicio paso a paso. Modificar una tabla de datos Objetivo. Practicar las operaciones para modificar el diseño o los datos de una tabla con Access. 1. Si no tienes abierto Access, ábrelo para realizar el ejercicio. 2. En caso de Abrir Access, hacer clic sobre el botón Cancelar para cerrar la ventana de cuadro de diálogo abierta. 3. Abrir la base de datos Ejercicio 01.mdb que se encuentra en tu carpeta en la unidad W:. 4. Creamos la estructura de la tabla Alumnos de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades: Campo Propiedades Código alumnado Dejaremos las propiedades que hay por defecto. Nombre alumnado Tamaño: 15 Apellidos alumnado Tamaño: 30 Dirección Tamaño: 30 Población Tamaño: 15 Valor predeterminado: Valencia Código Postal Tamaño: 5 Fecha de nacimiento Formato: Fecha corta. Código Curso Este campo no existía y nos servirá en el tema siguiente para realizar la relación entre las dos tablas. Tipo: Numérico. Tamaño: Byte. 5. Seleccionar la tabla Alumnado haciendo clic sobre ésta de forma que quede remarcada. 6. Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos. 7. Hacer clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades. 8. Hacer clic sobre la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana. Se quedará seleccionado el tamaño por defecto Escribir el tamaño, Como no queremos modificar otra propiedad del campo Nombre Alumnado, hacer clic sobre el campo Apellidos Alumnado para acceder a las propiedades de dicho campo. 11. Escribir 30 en el Tamaño. 12. Hacer clic sobre el campo Dirección y asignarle tamaño Hacer clic sobre el campo Población y asignarle tamaño 15. Como queremos cambiar otra propiedad de este campo: 14. Hacer clic sobre la propiedad Valor predeterminado. 15. Escribir Valencia. 16. Hacer clic sobre el campo Código Postal y asignarle tamaño Hacer clic sobre el campo Fecha de nacimiento. 31

30 18. Hacer clic sobre la propiedad Formato. Aparecerá una flecha a la derecha indicándonos la existencia de una lista desplegable. 19. Hacer clic sobre la flecha de la derecha. 20. Elegir la opción Fecha corta. Ahora vamos a añadir el campo Código curso: 21. Ir a la última fila de la ventana de diseño. 22. Escribir el nombre del campo Código curso. 23. Pulsar INTRO. 24. Especificar el tipo de dato Numérico. 25. Hacer clic sobre la propiedad Tamaño. 26. Elegir la opción Byte. Como hemos terminado con el diseño de la tabla, vamos a guardarla. 27. Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas. Supongamos ahora que queremos empezar introduciendo datos en la tabla, podemos ir directamente a la hoja de datos: 28. Hacer clic sobre el botón de la barra de herramientas. Observa como en el primer campo nos pone (Autonumérico) tipo de dato asignado al Código Alumnado. No tenemos que escribir nada ya que este campo se asigna automáticamente. 29. Pulsar INTRO para ir al segundo campo. 30. Escribir Luis como Nombre. Observa como ahora en el campo Código Alumnado se ha puesto el valor Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Gras Bueno como Apellidos Alumnado. 32. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir Madrid, 34 como Dirección. 33. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y observar como ya tiene el valor Valencia por ser el Valor predeterminado asignado en el diseño. 34. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir como Código Postal. 35. Pulsar INTRO para ir al siguiente campo y escribir 15/02/63 como Fecha de nacimiento. 36. Pulsar INTRO para ir al siguiente registro. 37. Añadir los registros que aparecen en la siguiente tabla: Nota: El campo Código Curso lo dejamos vacío de momento ya que aún no se han creado los cursos. Código Alumno Nombre Alumnado Apellidos Alumnado Dirección Población Código Postal Fecha de nacimiento 2 María Juares Trask Valle, 23 Valencia /05/65 3 Jesús López Rodríguez Fuente nueva, 3 Valencia /08/67 4 Ana Martínez Bueso Almudena, 78 Alicante /07/65 5 Carla Lama Pla Soto mayor, 45 Valencia /12/65 6 Carlos Dávila Nou Feliz, 46 Valencia /03/69 7 Fabiola Coste Mayor Puente viejo, 67 Valencia /03/68 32

31 8 Mario Dosdo Valor Franciscanos, 2 Alicante /05/ Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja de datos. 39. Hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos. 40. Hacer clic sobre el botón de la barra inferior para ir al siguiente registro. 41. Hacer clic sobre el botón para ir al último registro. 42. Hacer clic sobre el botón de la barra inferior para ir al anterior registro. 43. Hacer clic sobre el botón para ir al primer registro. 44. Hacer clic sobre el botón para crear un nuevo registro. 45. Introducir los siguientes registros. Código Alumno Nombre Alumnado Apellidos Alumnado Dirección Población Código Postal Fecha de nacimiento 9 Luisa Suárez Menor Valle, 27 Valencia /04/65 10 Juan Casas Más Mayor, 34 Valencia /10/62 Ahora vamos a ir al registro Hacer doble clic sobre el número de registro actual de la barra inferior. 47. Escribir Pulsar INTRO. 49. Cerrar la tabla haciendo clic sobre el botón Cerrar de la ventana de la Hoja de datos. 33

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