Construcción de una base de datos

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1 Semana Empecemos! Esta semana estarán a prueba tu disposición, interés y, sobre todo, tu capacidad para resolver situaciones problemáticas, a través del apoyo que brindan las herramientas informáticas. Tendrás la oportunidad de comprobar cómo una base de datos construida por ti puede representar una solución sencilla, permitiendo simplificar un determinado proceso, traduciéndose esto en el inicio de una sistematización. Confiamos en que podrás superar el reto de esta semana. Éxito! Qué sabes de...? Una de las principales herramientas de la informática son las bases de datos; por tal razón, es importante que tengas claros dos conceptos claves: 1. Sistematización de información: el ordenamiento y clasificación bajo determinados criterios, relaciones y categorías de todo tipo de datos. Por ejemplo, la creación de bases de datos. 2. Automatización de información: es un sistema donde se trasfieren tareas de producción, realizadas habitualmente por operadores humanos, a un conjunto de elementos tecnológicos. Por ejemplo, un proceso de inscripción vía web. Discute con tus compañeros del CCA estos dos conceptos y analicen entre todos en qué situaciones relacionadas con la vida diaria se pueden aplicar (seleccionen por lo menos 4 situaciones). Repasa lo visto durante la semana anterior, para aplicarlo esta semana. 336

2 Semana 11 El reto es... Considerando el análisis de los dos conceptos anteriores y la relación con situaciones cotidianas comunes, te invitamos a poner en práctica tus saberes. Has visto un programa comercial de facturación? Pues eso es una base de datos. Y te gustaría diseñar tu propio programa de facturación, adaptado a tus necesidades e ir mejorándolo, según te vaya haciendo falta, sin necesidad de invertir grandes cantidades de dinero en costosos programas comerciales? Pues eso es Access. Esto es sólo un ejemplo de lo que puedes hacer. El reto es detectar alguna situación problemática y sistematizarla, a través de la construcción de una base de datos sencilla, utilizando Microsoft Access del paquete de aplicaciones que vienen en Office. Toda organización, independientemente de su tamaño y naturaleza, necesita tener un control de sus datos. Microsoft Access es una aplicación para manejo de bases de datos que facilita su uso, sin requerir de un conocimiento especializado de programación; sin embargo, hoy día existen en el mercado otras tantas aplicaciones o programas que permiten hacerlo. Escoger la indicada depende del uso, dominio y necesidades específicas. Vamos al grano Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimática Microsoft Office en su versión profesional. Y es una de esas aplicaciones que, por desconocimiento, la mayoría de las veces no abrimos pero, realmente qué es, para qué sirve y qué podemos hacer con Microsoft Access? Access es una base de datos, que ejemplificamos de la siguiente forma: Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en una base de datos y, con un par de clic, buscar la que necesitemos. El seguimiento de averías de nuestros vehículos se pueden guardar en una base de datos, para poder analizar rápido los costes de las mismas, la rentabilidad del vehículo, etc. 337

3 Semana 11 La gestión de nuestras cuentas bancarias (ingresos, gastos, recibos, préstamos) se pueden guardar en una base de datos, teniendo todo bien organizado, lo cual nos permitirá, de forma cómoda, introducir los datos y visualizar informes de nuestras cuentas. El control del almacén (entradas, salidas, stock, facturas) podemos llevarlo con una base de datos. Un centro de estudios puede gestionar los participantes, facilitadores, salones, cursos, evaluaciones, matrículas, recursos, eventos, nóminas, etc., todo desde una base de datos. Como ves, ese programa que tienes instalado en el computador, acaba de abrirte un abanico de posibilidades casi infinitas pero, qué tan fácil será hacer todo esto? Herramientas de Access 1. Tablas: son el objeto principal de una base de datos, por cuanto almacenan los datos de un asunto en particular y se componen de registros y campos. Un registro se denomina normalmente fila o instancia. Un campo contiene datos acerca de un aspecto de la tabla, el cual se denomina columna o atributo. 2. Consultas: se utilizan para visualizar, modificar y analizar datos de formas diferentes. Permiten dar respuesta a las preguntas que se pueden plantear acerca de los datos almacenados. Existen varios tipos: consultas de selección, de parámetros, referencias cruzadas, de acción y SQL. 3. Formularios: se utilizan para introducir, modificar, consultar y borrar registros de una tabla. Es la forma idónea de introducir y editar datos. Figura 9 338

4 Semana 11 Figura Informes: se usan para visualizar, formatear y resumir datos; pueden ofrecer detalles sobre registro individuales, resúmenes de varios registros o ambos; también pueden crear etiquetas para correo o afines. Figura Macro: es una herramienta que permite automatizar tareas frecuentes; se puede utilizar en formularios, informes y controles. Una macro consta de acciones, las cuales, en su mayoría, requieren de argumentos. 6. Módulos: es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos escritos en el lenguaje VBA (Visual Basic Application); permiten agregar funcionalidad a la base de datos y son utilizados por formula- 339

5 Semana 11 rios, informes, entre otros. Pueden ser módulos de clase o módulos estándar. Figura 12 Para saber más Observa varios videos que explican, paso a paso, cómo construir una base de datos: Como sabes, existen software propietarios por los que hay que pagar cierta cantidad de dinero para su descarga; entre ellos, Access. Y otros, por los que no desembolsas nada para su utilización. Te invitamos a buscar en internet algún software libre que te permita construir una base de datos. Aplica tus saberes 1. Determina qué tipo de datos pueden ser los atributos que aparecen en la tabla 9 y argumenta tu respuesta. Tabla Campo Tipo de dato Argumento CI Nombre Apellido Dirección Sexo

6 Semana 11 Estado civil Fecha de nacimiento Correo electrónico Nota 1 Nota 2 2. Responde las siguientes preguntas con tus propias palabras: a) Qué es un registro? b) Cuál es la diferencia entre un formulario y un informe? c) Para qué sirven las consultas? d) Para qué usarías una base de datos? 3. Diviértete con las actividades interactivas (sopa de letras y completación) que encontrarás en el disco multimedia. Comprobemos y demostremos que Estructura un modelo entidad-relación y luego crea una base de datos en Access que permita a tu amiga, María, manejar un inventario sencillo de su mercancía. 341

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