MEMORIA Gestión del Almacén de la Universidad de Jaén

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1 Evolución de la gestión y descripción de las mejoras implantadas en almacén de la Universidad de Jaén durante el período MEMORIA 215 Gestión del Almacén de la Universidad de Jaén.

2 MEMORIA. Índice Grupo Trabajo Almacén... 2 Finales Registros... 3 Resumen de mejoras implantadas en el período... 4 INVENTARIOS... 5 ALBARANES ALBARANES DE SALIDA ALBARANES DE ENTRADA Entradas y Salidas de artículos PARTES DE TRABAJO ANEXO FOTOS MEMORIA TRABAJO ANTES DESPUES

3 Grupo Trabajo Almacén Finales La presente memoria va a abarcar los años de renovación y adaptación del Almacén y su personal, que van desde finales de 212 a 214, los cambios en este periodo han sido importantes y van a sentar las bases de lo que, teniendo en cuenta principalmente el proceso de calidad EFQM, se configura como un servicio útil y dinámico para los servicios de la Universidad. El grupo de trabajo del Almacén ha experimentado una serie de cambios desde octubre de 212, en el que, para un mejor aprovechamiento del espacio (dos bajos en edificios del Campus y 2 naves en Polígono Los Olivares), se partió de la elaboración de un inventario físico de todo el material, comprobación de obsolescencias y una posterior reubicación de artículos y reordenación de los espacios según características y necesidades (traspasos entre almacenes y dentro de los mismos). En este mismo año se configuró la actual organización del personal adscrito quedando: un encargado de almacén (211), un técnico especialista conductor-mecánico (212) y un técnico auxiliar de almacén (212), que compaginan las tareas de Almacén con las de Logística propias de la UT de la que dependen. El personal reseñado durante este periodo se ha formado mediante actividades formativas de Seguridad e Higiene en el Trabajo, Riesgos y medidas preventivas en puestos de operadores de carretillas elevadoras y se ha ido actualizando mediante reuniones internas. Este Servicio trabaja durante estos años en especial colaboración con el Servicio de Publicaciones, Prevención y Riesgos Laborales y Patrimonio, puesto que se registra, inventaría, ubica y custodia material propio de estas dependencias, participando igualmente en ciertas tareas dirigidas por ellos. Por este motivo, en principio, la herramienta informática utilizada para la gestión de material es la que se adquirió hace años, cuyas limitadas prestaciones hacen plantearse su sustitución por otra más adecuada a las específicas necesidades del almacén de la UJA. Para estos Servicios se han realizado, a demanda, inventarios y en su caso aviso de stock mínimo, además del inventario físico que realiza el Almacén anualmente. (Ver Inventarios pág. 5) 2

4 Además de las colaboraciones con los servicios reseñados, también se han atendido otras demandas como la realizada, en el mes de noviembre de 214, a instancia del Secretario de Equipamiento, sobre recuento y verificación del estado del mobiliario sito en los edificios A y B de la EPS de Linares para su clasificación como reutilizable, obsoleto o deteriorado. Registros Como en otros almacenes, aunque salvando las diferencias, uno de nuestros principales registros han sido los albaranes, documentos numerados y fechados que al ser cotejados con la solicitud (parte de trabajo UT), causan baja automática en el programa informático, favoreciendo el control de las existencias y de los movimientos de los artículos. (Ver albaranes pág. 6-19) La entrada de material por vía externa (proveedores externos) gestionada por los Servicios que a través de albaranes de entrada han formado parte de los bienes custodiados por el Almacén, una vez cotejados y registrados en el programa informático; o por vía interna desde cualquier Servicio a Almacén, previa solicitud correo electrónico (en sustitución del soporte en papel por documento electrónico). (Ver entradas y salidas pág. 2-25) Por otro lado, tanto los recursos humanos como mecánicos del Almacén han sido empleados en la ejecución de los partes de trabajo (Ver partes de trabajo pág ) tienen carácter individual o colectivo, ya que los prestadores de servicios fueron uno, parte o todos los miembros del grupo de trabajo. Pudiendo diferenciar dos tipos de partes: los de entradas y salidas al/del almacén y los referidos a otras actividades diferentes a las concernientes al almacenamiento desarrolladas como propias de la : Traslados de enseres tanto dentro del Campus como en los Centros externos, incluso a otras ciudades. Montaje de exposiciones (provincia) Encargos encomendados a técnico conductor mecánico: Gestiones en Administraciones, compras, etc. Preparación Intercambio Servicio Publicaciones: semestral. Cotejo devoluciones de Distribuidores Servicio Publicaciones. (Ver pág. 9) Despacho material de Prevención y Riesgos Laborales Preparación material donaciones, preparación lotes merchandising, etc. 3

5 Resumen de mejoras implantadas en el período También hemos trabajado ininterrumpidamente en las mejoras para aumentar la calidad del servicio en este último año: Mayor frecuencia de actividades de limpieza y orden en depósitos. Protección del material mediante retractilado (Ver pág. 47/48) Codificación: Nueva asignación de códigos a las estanterías para mejor localización del material. Implantación del sistema de código de barras para el que se ha adquirido un lector láser. Exportación del contenido del programa informático a Access y Excel con el fin de solventar en lo posible las deficiencias del mismo. Adquisición de estanterías de paletización maximizando el espacio.(ver pág.43/44) -Modificaciones en el contenido del parte de trabajo para mejor adaptación a las necesidades del Servicio de Riesgos Laborales. (Ver pág. 38) En resumen este es el trabajo realizado por el Grupo durante los años En los anexos siguientes podemos verlo reflejado con sus respectivos gráficos y fotografías. 4

6 INVENTARIOS Su objetivo es determinar la existencia física de bienes o materiales de propiedad de la UJA que se encuentren almacenados en los diferentes depósitos. El grupo de trabajo además de realizar conteos cíclicos según necesidad, elabora inventarios de material: Inventario general que incluye todos los bienes del Almacén. (anual) Inventario selectivo que comprende un grupo de bienes seleccionados. (según requerimiento) El inventario físico general se realiza al barrer en pareja: uno cuenta y el otro comprueba en el listado topográfico y apunta en hojas de trabajo preparadas al efecto. Contendrá la referencia, el código, cantidad, ubicación y observaciones (daños materiales, discordancias, etc.) Los faltantes en inventario (por merma, descuido, por movimiento ) se dan de baja y se comunica al cliente-servicio. Cifras de nº artículos custodiados a finales de 213 y de 214 según inventario general EXISTENCIAS TOTALES EN ALMACENES

7 ALBARANES. El albarán, como en otros almacenes, es el documento numerado que nos indica el cliente, la fecha, artículos, descripción y cantidad de los mismos que salen o entran en el almacén reflejándolo así en el programa informático de gestión. 1. ALBARANES DE SALIDA 1.1. Albaranes de salida a los servicios: reflejan la salida del almacén de los artículos solicitados por los diferentes servicios de la UJA, causando baja automática en la herramienta de gestión informática. Doc. 1 ejemplo albarán salida. (Ver pág. 14) El siguiente gráfico indica la cantidad de albaranes de salida del almacén con destino a otros servicios correspondientes a 212 al Albaranes salida por años año 212 año 213 año 214 En el año 213 los meses de abril y octubre se incrementó el nº de albaranes de salida debido fundamentalmente a los traspasos internos entre almacenes. Albaranes Salida por meses año

8 Durante los meses de marzo y mayo de 214 también se incrementó la cifra de albaranes de salida por los traspasos entre almacenes Albaranes salida por meses año Las diferencias entre los meses de marzo, mayo y junio se deben a que en el año 214 se realizaron más traspasos entre almacenes Albaranes Salida por meses años 213 azul y 214 gris

9 El principal Servicio que demanda material del almacén es el de Publicaciones como reflejan los siguientes gráficos correspondientes a los albaranes de salida generados por distintos Servicios durante 213 y Albaranes salida por cliente Albaranes salida por cliente

10 Albaranes salida por cliente años Año 213 y 214 con una mínima diferencia de albaranes de salida Albaranes Publicaciones AÑO 213 AÑO 214 9

11 El Servicio de Publicaciones genera mayor nº de albaranes de salida durante el mes en que se celebra la Feria del Libro Albaranes Publicaciones 213 por meses Albaranes Publicaciones 214 por meses Albaranes Publicaciones por meses años 213 azul y 214 gris

12 El Servicio de Prevención y Riesgos Laborales Albaranes salida P.R.L AÑO 213 AÑO Albaranes Salida PRL 213 por meses Albaranes Salida PRL 214 por meses

13 Coincidiendo con el periodo de prácticas aumenta la demanda de material PRL Albaranes Salida PRL por meses años 213 azul y 214 rojo Servicio de Patrimonio. Abarca material informático y mobiliario. Albaranes Patrimonio AÑO 213 AÑO

14 Albaranes Patrimonio 213 por meses Albaranes Patrimonio 214 por meses Movimientos en Albaranes Patrimonio por meses años 213 azul y 214 gris

15 1.2. Albaranes de salida para optimización del espacio de almacenamiento: emitidos para controlar los movimientos de publicaciones (traspasos) entre almacenes Albaranes de traspaso entre almacenes Publicaciones (total unidades) incluidas en albaranes de salida del almacén B3 a almacén nave del Polígono: paletización Artículos traspasados de B3 a Nave Albaranes de salida para control de la actividad de intercambio de publicaciones. Reflejan tanto los títulos como la cantidad de unidades que salen del almacén para ser enviadas a las diferentes Universidades e Instituciones. 14

16 Intercambios de publicaciones (monografías y publicaciones periódicas). Semestrales: Fecha : 9 títulos (573 unidades) Fecha :12 títulos (781 unidades) Fecha : 7 títulos (462 unidades) Fecha : 13 títulos (77 unidades) Artículos por Intercambio Ejemplo de un albarán de intercambio de publicaciones.. 15

17 1.4.-Albaranes de salida para control de la actividad de donaciones a instituciones y asociaciones de material que la UJA ya no considera reutilizable y que se reflejan en albaranes en papel que acreditan así la recepción por el destinatario. (Por cada donación un albarán). Aumenta el nº de donaciones en Albaranes salida Donaciones por años Igualmente el nº de artículos donados Artículos donados

18 2. ALBARANES DE ENTRADA 2.1-Albaranes de entrada internas: No son albaranes en sí, al tratarse de material proveniente de los Servicios de la UJA solo se utilizan solicitudes de entrada, bien por correo electrónico o mediante partes de trabajo, facilitando el control y cotejo del material. Solicitud de entrada por correo electrónico que funciona como albarán de entrada en almacén. Ejemplo de parte de trabajo con relación de material que va a entrar en el almacén. 17

19 En el cuerpo del documento se detallan los artículos y su nº de inventario que se va a retirar de un Departamento para su traslado al almacén. 18

20 2.2-Albaranes de entrada externas: albaranes en papel de material que entra procedente de proveedores externos, bien directamente entregados por los mismos o bien remitidos por los servicios que realizan el pedido, que es inspeccionado y comprobado en la recepción. Ejemplos de albarán de entrada de proveedores externos: Entrada de mobiliario: Entrada de publicaciones: 19

21 Entradas y Salidas de artículos. 1-ENTRADAS: Una vez estudiada la solicitud donde se definen las características, tipo y cantidad de artículos se verifican los espacios disponibles y planifica una ubicación adecuada. A la llegada los artículos son comprobados, ordenados y clasificados. El material que entra al almacén puede ser nuevo o reutilizado. En el gráfico siguiente se refleja la cantidad de referencias de artículos que no existían anteriormente en la base de datos del Almacén y que han tenido entrada en los años 212 a Referencias artículos creadas por años año 212 año 213 año 214 Se observa una diferencia de artículos más en el año 214 debido en su mayoría a compras para reposición Entradas artículos por años

22 Cantidad de artículos entrante en los meses de 213, destacando el mes de abril debido a las publicaciones entrantes con destino a la Feria del libro Artículos entradas mensual En el 214 destaca el mes de septiembre y octubre debido a entradas de artículos de merchandising UJA Artículos entradas mensual

23 Comparativa cantidades artículos que entraron en Se observa en el mes de abril una cantidad similar (Feria del Libro) Entradas artículos SALIDAS: Una vez cursado el parte de trabajo, mediante confección del albarán de salida los artículos causan baja automática en el programa de gestión informático, se lista el material y su ubicación y se prepara para su transporte. Antes de cargarlos en el vehículo de trasporte se revisan los artículos con su listado correspondiente. Salidas de artículos en 213 y Salida artículos por años En enero aumentan las salidas debido al despacho de 5. bolsas biodegradables. 22

24 ARTÍCULOS SALIDA 213 MENSUAL Salida de artículos en ARTÍCULOS SALIDA 214 MENSUAL

25 Comparativa salidas artículos En enero de 213 salen 5. bolsas ARTÍCULOS SALIDA MENSUAL Entre los artículos de mayor salida encontramos los de merchandising y las publicaciones tanto en el 213 como en el los 1 artículos con mayores salidas

26 El mayor artículo con mayor salida fue una publicación El Rayo regalado por la Feria del Libro los 1 artículos con mayores salidas

27 PARTES DE TRABAJO Los partes de trabajo se usan para confirmar que se ha realizado el servicio solicitado en las condiciones esperadas. Son documentos numerados que contienen los datos del solicitante, la fecha de recepción, el trabajo a realizar, la fecha de ejecución y observaciones oportunas. Su destino es la UT que, en su caso, los deriva al Grupo de trabajo del Almacén que gestionará sus recursos humanos y mecánicos para la correcta realización de los mismos. En los siguientes gráficos se observa la cantidad de partes realizados por este Grupo años Nº Partes por años En el número de partes realizados durante los meses de 213 no hay variaciones significativas. Partes cerrados Almacén 213 por meses

28 Desglose 214 por meses, el mes de octubre hay un mayor nº de partes debido a las tareas propias del comienzo de curso Partes cerrados Almacén 214 por meses Comparativa meses Partes cerrados Almacén por meses

29 Durante el año el Servicio de Publicaciones ha generado mayor nº de partes de trabajo debido al gran movimiento de las publicaciones UJA Demandantes de Servicios año Demandantes de servicio año

30 El grupo de Almacén realiza diferentes tipos de parte de trabajo: 1-Partes de trabajo para entradas/salidas de material al/del Almacén. Son actividades propias del Almacén, cuyo personal se encarga de recoger o trasladar el material que ha de entrar o salir al/del mismo, según demanda del Servicio de Contratación y Patrimonio, que gestiona las solicitudes de los Servicios sobre movimiento de determinados artículos (informática, muebles ). Ejemplo de parte de trabajo para entrada de material informático al almacén desde un Departamento: 29

31 Ejemplo de parte de trabajo para salida del almacén de artículo informático con destino a Ed. Rectorado. 2- Partes de trabajo para préstamos de material del Almacén por tiempo determinado El tipo de material suele ser: mesas y sillas para eventos, stands para jornadas, etc. Se sirven y se retiran en un plazo concreto para luego retornar a su ubicación en el Almacén. Ejemplo de parte de entrada de préstamo puntual, en este caso se refiere a devolución de una mesa para exposición: 3

32 31

33 Ejemplo de parte de salida de préstamo por tiempo determinado, en este caso se refiere a mobiliario para aula: 3- Partes de trabajo de traslado de material no relacionado con el Almacén. Estos partes pueden ejecutarse de forma individual o por todo el grupo. Son actividades, diferentes de las concernientes al almacenamiento, desarrolladas como propias de la ; estas tareas consisten en: 3.1- Traslados de material tanto dentro del Campus como a los Centros externos, incluso a otras ciudades. 32

34 Ejemplo de parte de trabajo de traslado de material fuera del Campus 33

35 3.2 -Partes de trabajo realizados de forma individual por el técnico especialista conductor-mecánico: Realización de recados oficiales principalmente en la misma ciudad pero también fuera (compras para los Servicios, gestiones en Admones. Locales, Autonómicas, Estatales y otras Instituciones, así como Campus Linares y Centros adscritos). 34

36 En el siguiente gráfico se observa el aumento de partes realizados por el técnico conductor en el último año. Partes Técnico Conductor Partes de trabajo Cooperación tareas otros Servicios. Son tareas realizadas bajo la dirección de un Servicio concreto: 4.1- Servicio Publicaciones. a) Preparación Intercambio Bibliográfico. Estos partes tienen carácter semestral. Siguiendo las indicaciones de este Servicio se preparan en cajas para envío las diferentes publicaciones que se intercambian con otras Universidades e Instituciones. 35

37 Ejemplo de parte Intercambio para preparación de un nº de cajas cuyo contenido ha sido comunicado previamente por correo electrónico 36

38 b)-cotejo devoluciones de Distribuidores:.Mediante aviso al Almacén se comunica una devolución de publicaciones, normalmente de Distribuidores, que se recepciona, coteja y se almacena. 37

39 4.2- Servicio de Prevención de Riesgos Laborales. Despacho de material de protección personal (EPI) y contenedores de residuos. Una vez preparado el material solicitado mediante parte de trabajo (Ej.): Se despacha este tipo de material, previo aviso por correo electrónico al solicitante para su retirada en las dependencias del Almacén. 38

40 4.3- Partes de montaje y desmontaje de exposiciones del Vicerrectorado de Extensión Universitaria Deportes y Proyección Institucional. Son realizados bajo la supervisión del Técnico Superior de Actividades Culturales, normalmente dentro de la provincia. 39

41 Exposición itinerante Legado Cesáreo Rodríguez Aguilera Proporciones I y II 7,5 7 6,5 6 5,5 Nº Exposiciones Colaboración en tareas de Vicerrectorado de Estudiantes e Inserción Laboral y Vicerrectorado de Planificación, Calidad, Responsabilidad Social y Comunicación. a) Preparación lotes merchandising. Ej.: parte merchandising 4

42 El Centro de Instrumentación Científico Técnica (Animalario) en los últimos dos años ha generado una gran cantidad de partes de trabajo para entradas al almacén. 41

43 ANEXO FOTOS MEMORIA TRABAJO ANTES DESPUES Nave 1 antes de paletización: antiguas estanterías de aglomerado y almacenamiento al suelo 42

44 Universidad de Jaén Código 215 Edición Fecha 6/4/215 Nave 1: Desmontaje estanterías antiguas 43

45 Nave 1: Estanterías paletizables montadas 44

46 Universidad de Jaén Código 215 Edición Fecha 6/4/215 Estanterías Antes del reordenamiento Estanterías después de reordenamiento 45

47 Antes Después 46

48 Antes del retractilado Retractilado 47

49 Devolución Publicaciones 48

50 Cotejo varias devoluciones publicaciones 49

51 GRUPO DE TRABAJO ALMACÉN TAREAS ALMACÉN A. Recepción y cotejo material reutilizable de los Servicios de la UJA y nuevo de proveedores B. Manipulación C. Conservación y protección D. Organización, ubicación y control E. Inventarios físicos, control rotación y obsolescencias F. Alertas stock DEL SPRL G. Control albaranes H. Picking y expedición material I. Supervisión orden, reutilización embalajes, limpieza y seguridad J. Selección material no reutilizable para propuestas donación K. Reuniones grupo: planificación, organización, coordinación, propuestas mejoras, automatización, herramientas informáticas, optimización espacio y propuesta traspasos almacenes L. Reuniones UT M. Elaboración de memorias e informes calidad 5

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