MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COORDINACIÓN EDITORIAL Y DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS

Transcripción

1 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Instituto de Estudios Legislativos Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos COORDINACIÓN EDITORIAL Y DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS TOLUCA DE LERDO, MÉXICO 14 DE DICIEMBRE DEL 2007

2 PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO Instituto de Estudios Legislativos Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos COORDINACIÓN EDITORIAL Y DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS

3 PÁGINA 3 DE 25 CONTENIDO

4 PÁGINA 4 DE 25 CONTENIDO PÁG. I. Introducción... 5 II. Base jurídica... 7 III. Procedimientos... 9 Procedimiento: Diseño y Supervisión de la Edición de Publicaciones Procedimiento: Diseño y Elaboración de las Revistas Iniciativa y Parlamentaria IV. Bitácora de actualización V. Hoja de validación VI. Anexos... 25

5 PÁGINA 5 DE 25 INTRODUCCIÓN

6 PÁGINA 6 DE 25 INTRODUCCIÓN Con el propósito de contar con una administración dinámica y activa para dar respuesta inmediata a las necesidades actuales del Poder Legislativo, la Secretaría de Administración y Finanzas se ha dado a la tarea de desarrollar permanentemente programas de modernización y simplificación administrativa, que permitan eficientar la operación de las áreas administrativas de la Legislatura y dar cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica y Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México, en su artículo 160, fracciones XIX y XX. Por esta razón, se elaboran, integran y se difunden los manuales de procedimientos, los cuales son instrumentos técnicos administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la desconcentración de actividades y el logro eficiente de los objetivos institucionales. El presente Manual de Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por la Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos del Instituto de Estudios Legislativos y la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, en el cual se describen los objetivos, políticas y actividades de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo esta unidad administrativa. La Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el Manual de Procedimientos de la Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos del Instituto de Estudios Legislativos.

7 PÁGINA 7 DE 25 BASE JURÍDICA

8 PÁGINA 8 DE 25 BASE JURÍDICA - Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. - Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México. - Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. - Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México. - Reglamento Interno del Instituto de Estudios Legislativos del Poder Legislativo del Estado de México. - Y demás ordenamientos legales aplicables.

9 PÁGINA 9 DE 25 PROCEDIMIENTOS

10 PÁGINA 10 DE 25 PROCEDIMIENTO: DISEÑO Y SUPERVISIÓN DE LA EDICIÓN DE PUBLICACIONES

11 PÁGINA 11 DE 25 ÁREA RESPONSABLE COORDINACIÓN EDITORIAL Y DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS PROCEDIMIENTO DISEÑO Y SUPERVISIÓN DE LA EDICIÓN DE PUBLICACIONES P01-07 OBJETIVO Elaborar y supervisar el diseño de las ediciones realizadas por el INESLE que se publicarán en instituciones afines y para el público en general. POLÍTICAS La Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos, recibirá de la Unidad Administrativa correspondiente a través de un oficio, la solicitud para valorar la edición de publicaciones. La Coordinación apoyará a las Unidades Administrativas que integran el Instituto de Estudios Legislativos, en las actividades de diseño gráfico y publicación de ediciones, previa autorización del Vocal Ejecutivo; asimismo podrá contratar servicios externos. Los integrantes del Consejo Académico analizarán el material a publicar de acuerdo con los criterios existentes, y emitirán a través de un oficio sus observaciones, sugerencias y/o comentarios. La Coordinación elaborará un directorio de críticos, reseñistas, comentaristas y de autores que publican en los principales periódicos, revistas, programas de radio y televisión que promocionen las publicaciones elaboradas y editadas por el Instituto de Estudios Legislativos. Todas las correcciones y/o modificaciones elaboradas a las ediciones deben hacerse del conocimiento del autor y/o de la persona quien elaboró el documento a editar. La Coordinación de acuerdo a las ediciones programadas deberá tramitar el registro de las ediciones que publique el INESLE, así como el Número Internacional Normalizado, ante la Secretaría de Educación Pública por conducto del Instituto Nacional del Derecho de Autor.

12 PÁGINA 12 DE 25 PROCEDIMIENTO DISEÑO Y SUPERVISIÓN DE LA EDICIÓN DE PUBLICACIONES P01-07 ÁREA RESPONSABLE A C T I V I D A D Nº DESCRIPCIÓN Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos Miembros del Consejo Académico y Vocal Ejecutivo Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos Recibe oficio por parte de la Unidad Administrativa correspondiente, solicitando la valoración para la edición de una (s) publicación (es). Entrega la edición de las publicaciones a los miembros del Consejo Académico y Vocal Ejecutivo. Reciben la (s) edición (es), valoran la viabilidad de su publicación, aprueban o rechazan el material a publicar. (Sí/No) No aprueban, envía documento a la Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos para su modificación. Si aprueban, se remite documento a la Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos. Se reúne con la Unidad Administrativa correspondiente para fijar criterios del diseño y la edición de las publicaciones. Fijados los criterios, procede a la elaboración de Las propuestas del diseño y desarrollo de la (s) edición (es). Recibe documento y se envía a corrección de estilo Se realizan tantas correcciones de estilo, ortográficas de sintaxis o de datos gramaticales necesarios, haciéndolas del conocimiento al autor y/o responsable de elaboración de la obra. Una vez elaboradas las correcciones al documento, se envía a diseño gráfico. Elabora el diseño editorial de portadas e interiores con el formato de estilo e imagen del Instituto de Estudios Legislativos.

13 PÁGINA 13 DE 25 PROCEDIMIENTO DISEÑO Y SUPERVISIÓN DE LA EDICIÓN DE PUBLICACIONES P01-07 ÁREA RESPONSABLE A C T I V I D A D Nº DESCRIPCIÓN Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos Tramita y adquiere ante la Secretaría de Educación Pública por conducto del Instituto Nacional del Derecho de Autor el Número Internacional Normalizado (ISBN), para las publicaciones del INESLE. Una vez culminada la obra, solicita a la Coordinación de Servicios Administrativos gestione la impresión del documento ante la Secretaría de Administración y Finanzas. Fin.

14 PÁGINA 14 DE 25 PROCEDIMIENTO DISEÑO Y SUPERVISIÓN DE LA EDICIÓN DE PUBLICACIONES P01-07 COORDINACIÓN EDITORIAL Y DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS MIEMBROS DEL CONSEJO ACADÉMICO Y VOCAL EJECUTIVO Inicio Recibe oficio por parte de la Unidad Administrativa correspondiente, solicitando la elaboración del diseño para la edición de una (s) publicación (es). Entrega la edición de las publicaciones a los miembros del Consejo Académico y Vocal Ejecutivo. Reciben la (s) edición (es), valoran la viabilidad de su publicación, aprueban o rechazan el material a publicar. (Si/No) Aprueba? No Se reúne con la Unidad Administrativa correspondiente para fijar criterios del diseño y la edición de las publicaciones. Sí Remite el documento a la Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos. Fijados los criterios, procede a la elaboración del diseño y desarrollo de la (s) edición (es). Recibe documento y se envía a corrección de estilo. A

15 PÁGINA 15 DE 25 PROCEDIMIENTO DISEÑO Y SUPERVISIÓN DE LA EDICIÓN DE PUBLICACIONES P01-07 COORDINACIÓN EDITORIAL Y DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS A Se realizan tantas correcciones de estilo, ortográficas de sintaxis o de datos gramaticales necesarios, haciéndolas del conocimiento del autor y/o responsable de elaboración de la obra. Una vez elaborada las correcciones al documento, se envía al área de diseño gráfico. Elabora el diseño editorial de portadas e interiores con el formato de estilo e imagen del INESLE. Tramita y adquiere ante la Secretaría de Educación Pública por conducto del Instituto Nacional del Derecho de Autor, el Número Internacional Normalizado (ISBN), para las publicaciones del INESLE. Una vez culminada la obra, solicita a la Coordinación de Servicios Administrativos gestione la impresión del documento ante la Secretaría de Administración y Finanzas. Fin.

16 PÁGINA 16 DE 25 PROCEDIMIENTO: DISEÑO Y ELABORACIÓN DE LAS REVISTAS INICIATIVA Y PARLAMENTARIA

17 PÁGINA 17 DE 25 ÁREA RESPONSABLE COORDINACIÓN EDITORIAL Y DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS PROCEDIMIENTO DISEÑO Y ELABORACIÓN DE LAS REVISTAS INICIATIVA Y PARLAMENTARIA P02-07 OBJETIVO Recabar la información necesaria y la que le proporcione el Comité Editorial de las Revistas Iniciativa y Parlamentaria para desarrollar el diseño y la edición de las mismas. POLÍTICAS El titular de la Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos será el encargado de compilar el material a editar en las Revistas Iniciativa y Parlamentaria. La Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos enviará oficio, previa autorización del Vocal Ejecutivo, a la Dirección de Comunicación Social para solicitar las fotografías a incluir en las revistas; o bien, el apoyo de un fotógrafo para recopilar las mismas. Tanto La revista Iniciativa como la Revista Parlamentaria serán editadas por la Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos trimestralmente. La Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos participará y apoyará las reuniones mensuales del Comité Editorial de la Revista Iniciativa y del Comité Editorial de la Revista Parlamentaria dando el seguimiento correspondiente a los acuerdos tomados.

18 PÁGINA 18 DE 25 PROCEDIMIENTO DISEÑO Y ELABORACIÓN DE LAS REVISTAS INICIATIVA Y PARLAMENTARIA P02-07 ÁREA RESPONSABLE A C T I V I D A D Nº DESCRIPCIÓN Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos 1 Recibe del Comité Editorial de las Revistas Iniciativa y Parlamentaria el material aprobado para desarrollar la edición de las mismas Envía oficio a la Dirección de Comunicación Social, solicitando fotografías para las Revistas; o bien personal que les auxilie a recopilar las mismas. Elabora las correcciones y/o sugerencias emitidas por el Comité Editorial al material aprobado. Realiza el diseño de las portadas e interiores. Vocal Ejecutivo Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos Emite una primer prueba para detectar errores o bien elabora correcciones y/o modificaciones y las envía al Vocal Ejecutivo para su revisión o visto bueno. Recibe ejemplar preliminar y procede a realizar observaciones, correcciones y/o modificaciones. (Si/No) Si realiza observaciones, correcciones y/o modificaciones, pasa a la actividad No. 3. No realiza modificaciones, proporciona su visto bueno y solicita a la Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos la versión final para el trámite de impresión. Prepara la versión final para el trámite de tiraje, entregando un dommy a los miembros de los Comités para su visto bueno. Envía documento a la Vocalía Ejecutiva, y resguarda una copia del mismo para su archivo. Fin.

19 PÁGINA 19 DE 25 PROCEDIMIENTO DISEÑO Y ELABORACIÓN DE LAS REVISTAS INICIATIVA Y PARLAMENTARIA P02-07 COORDINACIÓN EDITORIAL Y DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS VOCAL EJECUTIVO Inicio Recibe del Comité Editorial de las Revistas Iniciativa y Parlamentaria el material aprobado para desarrollar la edición de las mismas. Envía oficio a la Dirección de Comunicación Social, solicitando fotografías para las Revistas; o bien personal que auxilie a recopilar las mismas. Elabora las correcciones y/o sugerencias emitidas por el Comité Editorial al material aprobado. Realiza el diseño de las portadas e interiores. Emite una primer prueba para detectar errores o bien elabora correcciones y/o modificaciones y las envía al Vocal Ejecutivo para su revisión o visto bueno. Recibe ejemplar preliminar y procede a realizar observaciones, correcciones y/o modificaciones. (Si/No) Sí Modifica? No A

20 PÁGINA 20 DE 25 PROCEDIMIENTO DISEÑO Y ELABORACIÓN DE LAS REVISTAS INICIATIVA Y PARLAMENTARIA P02-07 VOCAL EJECUTIVO COORDINACIÓN EDITORIAL Y DE SERVICIOS BIBLIOGRÁFICOS A Proporciona su visto bueno y solicita a la Coordinación Editorial y de Servicios Bibliográficos la versión final para el trámite de impresión. Prepara la versión final para el trámite de tiraje, entregando un dommy a los miembros de los Comités para su visto bueno. Envía documento a la Vocalía Ejecutiva, y resguarda una copia del mismo para su archivo. Fin

21 PÁGINA 21 DE 25 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

22 PÁGINA 22 DE 25 BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN FECHA DE ELABORACIÓN 18/Mayo/2006 REFERENCIA Emisión Original Oficio No. SIN REFERENCIA OBSERVACIONES El presente Manual fue elaborado con el propósito de contar con un documento que plasme las funciones vigentes del área, a fin de contar con información congruente de sus procedimientos 14/Diciembre/2007 A-1 Oficio No. PL/INESLE/ST/030/2007 En virtud de que la Biblioteca y la Librería que formaban parte del Instituto, se fusionaron con la biblioteca del Poder Legislativo por instrucciones de la Junta de Coordinación Política, se actualizan los procedimientos de este manual.

23 PÁGINA 23 DE 25 HOJA DE VALIDACIÓN

24 PÁGINA 24 DE 25 a

25 PÁGINA 25 DE 25 ANEXOS