SISTEMA DE CONTABILIDAD

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1 SISTEMA DE CONTABILIDAD INTRODUCCION: El Sistema Simec de Contabilidad Bimonetaria, es una aplicación orientada a brindar a su organización una amplia gama de facilidades para el control y administración de la información contable. Este sistema permite trabajar en los subsistemas que están integrados como uno solo, de la siguiente manera: Contabilidad General. El módulo básico, permite generar una contabilidad bimonetaria, registrando los asientos contables a través de comprobantes de contabilidad y simultáneamente actualizar los libros de compras, ventas y retenciones 1. Pantalla Principal: 2. Codificadores: El sistema permite estructurar la información mediante las opciones de:

2 Plan de Cuentas: Este codificador nos permite crear las cuentas que el sistema utilizara en los comprobantes para posteriormente obtener los estados financieros. Variables Multiproposito (El sistema permite aplicar hasta tres variables multipropositos): El propósito de estas variables es permitir obtener estados financieros generales o diferenciados por Unidad de negocio, Centros de Costo, Regionales, etc.(de acuerdo al rubro de la empresa y sus requerimientos) 3. Comprobantes: Permite registrar los asientos contables con las siguientes opciones: Ingresar: Esta ventana tiene la finalidad de permitir registrar los asientos contables de forma óptima, presentando las siguientes opciones: Libros IVA: Permite generar en forma automática los libros IVA (Compras, Ventas, Retenciones, etc.) Impuesto Transacciones Financieras: Permite calcular el ITF automáticamente en el comprobante, de acuerdo al parámetro registrado en configuración. Verificar Saldos con Presupuesto: Permite validar las cuentas presupuestarias, que de acuerdo a la configuración, permite verificar la grabación del comprobante en caso de que sobrepase el importe definido en el comprobante presupuestario. Filtrar: Permite la búsqueda en la ventana del comprobante, esta búsqueda se puede aplicar para ubicar un dato en cualquiera de las columnas que componen el comprobante. Refrescar: Permite actualizar los datos Recuperar: Permite recuperar los datos de un comprobante que

3 Cuentas: Permite acceder a la ventana de estructuración del Plan de Cuentas. Multiproposito: Permite acceder a la ventana de configuración de Variables multipropositos. Activos Fijos: Permite ingresar al subsistema de Activos Fijos, donde se puede ingresar a las opciones correspondientes de este módulo. Parámetros: Permite acceder a la ventana de parametrización, donde se definen los periodos autorizados de consulta, la activación de la validación de las cuentas del presupuesto, el formato de los comprobantes, etc. Insertar: Permite insertar filas. Eliminar: Permite eliminar todos los registros marcados. Importar: Permite copiar comprobantes elaborados, recuperando las datos de los libros IVA. Verificar: Permite comparar el importe de los Libros Iva (Crédito Fiscal, Débito Fiscal) con el importe registrado en el comprobante en esas cuentas. Mayores: Permite revisar los mayores de las cuentas, desde donde se puede imprimir, revisar los comprobantes que originan los movimientos, etc. Calculadora: Habilita la herramienta del sistema operativo (calculadora), siempre y cuando este configurada la ruta en parámetros. Cheques: AL momento de generar el comprobante, el sistema permite registrar los datos del cheque, asociándolo al formato requerido desde configuración, además, permite generar una libreta bancaria que se puede revisar desde la opción Cheques de esta ventana. Ordenar: Permite ordenar las cuentas mostrando datos ordenados primero en cuentas del Debe y luego del Haber. Grabar: Graba el comprobante 4. Reportes: El sistema permite generar en forma automática los siguientes reportes:

4 LIBRO DIARIO. Es un registro formal de primera entrada, donde se detallan todos los asientos contables. Este listado contiene la información transcrita de cada comprobante, puede ser utilizado para revisar los datos transcritos, o para cumplir con requisitos exigidos por el Servicio Nacional de Impuestos Internos (SNII). MAYORES El sistema genera los Mayores Auxiliares, de todas las cuentas de activo, pasivo resultados y costos, clasificadas por cuenta de mayor, cuenta auxiliar, meses y fechas. Debemos mencionar que este reporte permite imprimir en formato corrido o en formato de salto de hoja por mayor. SUMAS Y SALDOS Este reporte permite verificar la exactitud matemática del registro de los datos contables y la comprobación de los saldos deudores o acreedores de cada cuenta. BALANCE GENERAL Este estado muestra la posición financiera a una determinada fecha. Incluye sus bienes y derechos (activos), las obligaciones hacia terceros (pasivos) y para con los propietarios o socios (patrimonio). Es un estado fundamentalmente estático, que recoge los saldos de las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio. ESTADO DE ACTIVO Y PASIVO Este estado complementario al Balance General contiene información a nivel de auxiliares (8 dígitos si son mayores auxiliares por código o 5 dígitos si son mayores auxiliares por nombre), para todas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio (también, permite configurar el Estado de Resultados e Indices). Los reportes de

5 estado de activo y pasivo e ingresos y egresos, ahora tienen la opción moneda (Bs., $us. o ambos), es decir el reporte muestra bolivianos y dólares en el mismo reporte. ESTADO DE RESULTADOS Este reporte muestra el resultado económico de operaciones por un periodo determinado, reflejando los ingresos operativos, costo de ventas y/o servicios, utilidad bruta, gastos, utilidad en operaciones, otros ingresos y la utilidad neta. El estado muestra los saldos de las cuentas de resultados desde nivel de mayores al nivel de cuentas operativas. Este estado es posible configurar de acuerdo a requerimiento de exposición de datos del usuario. ESTADO DE INGRESOS Y EGRESOS Este reporte contiene información al nivel de auxiliares de todas las cuentas de ingresos, costos y egresos que se muestran en el Estado de Resultados LIBROS IVA Esta opción despliega una ventana agrupando en diferentes módulos, todas las operaciones que se realizan con los libros IVA. GENERAR ARCHIVOS DE TEXTO, una de las opciones mas importantes es la generación del archivo.txt para la exportación al Da Vinci, la cuál se genera desde la siguiente ventana: Se realiza desde Reportes/libros IVA/ventas/generar texto INDICES FINANCIEROS: Esta rutina calcula los principales indicadores financieros. Son mostrados los índices de Solvencia, Solidez, Liquidez, Estabilidad Financiera, Inmovilización de capital de Terceros, Relación Activo Fijo y Activo Corriente e Índice de Rentabilidad, en cada uno de ellos se presenta una pequeña explicación. Estos índices deben ser configurados para que se obtengan los reportes correctos, que se pueden comparar con el Balance General y el Estado de Resultados. REPORTES VARIOS: El sistema de contabilidad tiene una gama de reportes asociados a estados financieros comúnmente requeridos, como por ejemplo, el Balance General, Estado

6 de Resultados, etc., que son reportes automáticos y que se generan con la información registrada en los asientos contables. Pero al margen de estos reportes, el sistema permite al usuario crear reportes personalizados, que permiten analizar cuentas o grupos de cuentas en diferentes formatos de impresión, es decir, diferentes formas de exposición de datos, en tabla, gráfico, etc. Por ejemplo, se desea analizar un Estado de Liquidez, es decir, si las cuentas por cobrar pueden compensar las cuentas por pagar en un mes, en un periodo de tiempo, etc., para obtener este análisis, generalmente se procedería a obtener un mayor de las cuentas por cobrar, un mayor de las cuentas por pagar, se exportaría a un Excel y se aplicaría la suma aritmética, pero al requerir un análisis de toda la gestión, mes a mes, el trabajo se vuelve moroso, en este sentido, para evitar trabajo innecesario, se puede configurar un reporte que haga este análisis, sin necesidad de exportación de información. TIPOS DE CAMBIO: Esta ventana muestra la lista de tipos de cambio dentro de un determinado rango. Este reporte es netamente de tipo informativo, es decir, permite revisar los tipos de cambio que se han empleado en determinadas fechas. COLA DE IMPRESIÓN El sistema presenta una lista de todos los reportes que usted puede obtener, lo que puede hacer es trasladar cada uno de los que requiere, modificando las fechas, idioma, moneda y destino para que el sistema imprima sin necesidad de que tenga que mandar la orden en cada uno de ellos. 5. Otras rutinas: Este módulo agrupa rutinas complementarias, de la siguiente manera: Generar Asiento De Actualizaciones Esta opción permite generar automáticamente un comprobante de contabilidad, actualizando todas las cuentas de moneda extranjera (marcadas con Dólares en el plan de cuentas), las cuentas de moneda Nacional (marcadas con Bolivianos en el plan de cuentas), y las cuentas de Patrimonio. Estas actualizaciones se realizan aplicando las UFV s.

7 MAYORIZAR COMPROBANTES: En una contabilidad manual, posterior a la elaboración del libro diario se efectúa el pase de los asientos a mayores y estos registros no deben ser alterados, sino a través de un asiento de ajuste. Este mismo proceso se realiza al seleccionar la opción MAYORIZAR Se recomienda ejecutar esta opción cuando TODOS los comprobantes a ser mayorizados estén revisados y se tenga la seguridad de su corrección respectivamente. EXPORTAR COMPROBANTES: Esta rutina se utiliza para poder exportar (enviar) comprobantes a la base de datos auxiliar sisconpuente. Esta rutina es útil cuando se trabaja bajo el concepto de banco de datos distribuido, donde los asientos contables son generados en diferentes lugares (ejemplo regionales) y posteriormente enviados para ser incorporados en la base de datos central. IMPORTAR COMPROBANTES: Esta rutina se utiliza para poder recuperar comprobantes de la base de datos auxiliar sisconpuente Esta rutina es útil cuando se trabaja bajo el concepto de banco de datos distribuido, donde los asientos contables son generados en diferentes lugares (Ejemplo regionales) y posteriormente enviados para ser incorporados en la base de datos central. APERTURA DE GESTION: Toda empresa al concluir su gestión necesariamente debe realizar un cierre y una apertura de gestión, este último proceso se realiza en forma automática en el sistema Simec. CONSOLIDAR BASES DE DATOS: Esta rutina consolida (junta el movimiento) de las bases de datos seleccionados a la base de datos donde se activa el ejecutable consol.exe. Debe ser un directorio de consolidación, creado adicionalmente a los directorios de trabajo. Se debe configurar el archivo consolidación.txt que se encuentra en la carpeta de ejecutable siscon_mysql PRESUPUESTOS: Permite elaborar presupuestos en períodos variables, tales como: anuales, trimestrales, mensuales y obtener las ejecuciones presupuestarias según los saldos de las cuentas en los períodos requeridos. También es posible configurar presupuestos, por cuentas o por partidas. Permite además elaborar presupuestos, de manera de registrar las asignaciones presupuestarias por cuentas o por partidas. La opción por partidas permite agrupar bajo una misma partida un grupo de cuentas y la asignación presupuestaria es a la partida, al emitir el reporte de ejecuciones, se muestran las asignaciones y las ejecuciones por partidas.

8 También permite trabajar con Desembolsos o reformulaciones, con los cuales se obtienen otro tipo de reportes. ACTIVOS FIJOS: EL sistema integra un módulo de activos fijos que controla en detalle cada uno de los activos, incluyendo su rubro, valores custodios y ubicaciones. El módulo proporciona los estados de depreciación (depreciación lineal, horas máquina, etc.) y actualización de activos fijos en UFV s. Flujo de Efectivo. Permite configurar el estado con información sobre embolsos y desembolsos de efectivo, provenientes de actividades de operación, inversión y financiamiento, es decir, que permite configurar el estado con información sobre la capacidad de generar flujos de efectivo provenientes de operaciones, de actividades de inversión y de financiamiento. Conciliación Bancaria. Permite a través de los mayores auxiliares de bancos, elaborar las conciliaciones bancarias., es decir, que permite a través de los mayores auxiliares de bancos, elaborar las conciliaciones bancarias en forma automática (en caso de tener extractos bancarios en archivo), o a través de una pantalla emparejar las operaciones del extracto y del mayor. Impresión de Cheques. Se integra a la generación de comprobantes, imprimiendo cheques en formato preimpreso. 6. Barra de Herramientas Configurar: Visualiza la ventana en la que se configuran los parámetros con los que va a trabajar el sistema.

9 Usuarios: Permite definir las claves de acceso a los usuarios. Backup: Esta rutina sirve para obtener una copia de resguardo de la base de datos del sistema. Utilitarios: Presenta un conjunto de opciones que mejoran el rendimiento del sistema. Calculadora: Presenta una calculadora electrónica de fácil manejo. Agenda: Visualiza una agenda electrónica de fácil manejo. Ayuda: Presenta el manual de ayuda del sistema A cerca: Presenta la información del proveedor. Salir: Abandona el Sistema de Contabilidad.

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