INSTRUCTIVO PARA MIGRAR DATOS DE OTROS SISTEMAS A SGTContable INTRODUCCION. Usar versión 11 o superior.

Transcripción

1 INTRODUCCION Usar versión 11 o superior. El objetivo principal de este instructivo es facilitarles a los Usuarios de SGTContable de la forma fácil y sencilla como migrar datos iniciales de otros Sistemas a SGTContable por cada Empresa utilizando Plantillas de Excel. Antes de iniciar con los procesos de migración de datos, vamos a determinar que datos se necesitan para iniciar la contabilidad de una Empresa en SGTContable: a) Un Plan de Cuentas.(*) b) El Asiento de Apertura o de Inicio. c) Los Ficheros de Activos Fijos Depreciables o no con sus Depreciaciones actualizadas. Estos elementos lo denominaremos Bases de Datos, las cuales podrán: 1. Incluirlos manualmente. 2. Importarlos o Migrarlos 3. Generarlos. (*) (*)El único fichero que podemos Generar automáticamente es el Plan de Cuentas Contable, ya que SGTContable te provee la opción de crear un Plan de Cuentas automático como Modelo o Sugerido. Si desea conocer acerca de cómo Importar el Plan de Cuentas Sugerido, consulte en el manual del Sistema en la opción de Plan de Cuentas en el módulo de Contabilidad.

2 EN 2 PASOS LOGRAS MIGRAR CADA PROCESO, VEAMOS: Primero: Seleccione la Empresa a Migrar: Como paso básico y fundamental está el hecho de ubicarnos en una Empresa determinada. Esto lo puede hacer por medio de la opción en Macros del sub-menú de Empresas opción Seleccionar Empresa. En caso de que sea una Empresa nueva y no está disponible en el menú de Empresas, deberá crearla en la opción de Crear Empresas. Si necesita conocer más acerca de este proceso de crear empresas, consulte el manual del Sistema. Segundo: Elegir el Procesos a Ejecutar: Una vez que selecciones la Empresa donde vas a migrar los datos, procedemos a continuación identificar los procesos disponibles para tales efectos: 1. Importar el Plan de Cuentas. 2. Importar el Asiento de Apertura. 3. Importar los Activos Fijos con sus Depreciaciones. Estos 3 procesos los encuentra ubicados en Utilitarios del Módulo de Contabilidad.

3 Recuerde que este proceso es por Empresa. Ahora veamos cómo funciona cada proceso: PROCESO 1: Importar Plan de Cuentas. Esta opción se encuentra en el menú de Utilitarios de 3 módulos distintos, tales como: - Módulo de Contabilidad - Ajuste por Inflación Fiscal - DPC10/NIC29. En cualquiera de los módulos que elijas, la opción o proceso es el mismo. A continuación los pasos necesarios para migrar el Plan de Cuentas. Ubíquese en el módulo de su preferencia, diríjase al menú de opciones llamado Utilitarios, luego el Sub-menú llamado Importar de Excel. De clic a la opción Plan de Cuentas. A continuación la ventana del proceso mediante el cual migras tu Plan de Cuentas Contable con la identificación gráfica de los pasos:

4 Para ampliar más cómo se hace y funciona el proceso, lo describimos a continuación: Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel. - No altere el encabezado. - No altere el tipo de formato de cada celda. - Incluya datos y Guarde cuando finalice. - Cierre el archivo de Excel, ya que no será ejecutado el proceso mientras este archivo esté abierto. Importante: No es necesario llenar todos los campos de la Plantilla, solo puedes limitarse al código y nombre de la cuenta. En caso de querer ampliar el Plan de Cuentas al Ajuste Fiscal y Financiero, debe completar los demás campos.

5 Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar. Recuerde que la estructura del Plan de Cuenta debe ser jerárquica, tal como aparece en la plantilla como ejemplo. Estos datos de ejemplo debes borrarlos, de lo contrario serán migrados junto con tus datos. Los campos o columnas a llenar son los siguientes: a) CODIGO: Código de Cuenta Contable por niveles. b) DESCRIPCION: Nombre de la Cuenta Contable. c) MONETARIA S/N: Indique Si o No es partida monetaria. d) TIPO: Cuando es No Monetaria (para el Ajuste Fisca) indique el tipo. e) NIC: Indique a que NIC corresponde la Cuenta. Es solo referencial. f) FORMA 25/26: Indique la casilla para el Estado de Resultados en la forma 25 o 26. g) FORMA 31: No usar. Comentarios sobre cada punto en el mismo orden: a. Debe cumplir con una estructura jerárquica de cuentas de mayor y auxiliares, ya que dependiendo de los niveles que defina, podrá ver más detallada la información en los Estados Financieros. Si desea conocer más en cómo crear una estructura de cuentas, consulte el manual en la opción Plan de Cuentas de módulo de Contabilidad. b. El nombre o descripción de la cuenta soporta hasta 60 caracteres alfanuméricos o libre. c. Debes indicar cuáles de las cuentas contables son partidas Monetarias y No Monetaria para el Ajuste Fiscal y DPC10. Indique la letra inicial de la respuesta: S = Si o N=No. d. Para las partidas No Monetarias y cumplir con el Ajuste por Inflación Fiscal, llene los campos de tipo de partida por medio de la Inicial que se especifica en la ventana del proceso, tales como: i. ACT= Activos. ii. INV= Inventario. iii. ONM = Otros Activos no Monetarios. iv. PNM= Pasivos no Monetarios. v. CAP=Cuentas de Capital Social. vi. UND=Cuentas de Utilidades no Distribuidas. vii. OCP= Otras Cuentas de Patrimonio. viii. NUL=Ninguno o no aplica.

6 e. Solo es informativo el número de la NIC o NIIF. f. En el reverso de la forma 25 o 26 el sistema traslada los saldos de las cuentas de Ganancias y Pérdidas como también el Ajuste Regular. Este proceso es automático y le permite automatizar el proceso de la declaración del ISLR con los mismos saldos de la Contabilidad. Si deseas conocer acerca de cómo crear la estructura del Plan de Cuentas, consulte el manual del Sistema opción Plan de Cuentas en el módulo de Contabilidad. Paso C: Ejecute el proceso de migración o importación de datos. Ejecutaremos el proceso de migración o de importación y una vez finalizado el proceso nos dirigimos al menú de Ficheros en la opción de Plan de Cuentas para verificar la información importada o migrada.

7 Punto a considerar: - Recuerde que este proceso sobre escribe toda la tabla, motivo por el cual una vez que empieces a incorporar nuevos registros en esta tabla, no podrá ejecutar mas este proceso (al menos que sea muy necesario); ya que puede crear inconsistencia. - Puede repetir el proceso nuevamente si considera que falta información o que la información migrada debe ser corregida. De ser así, vuelva a los pasos iniciales del proceso. - No ejecute este proceso si ya existen asientos registrados, ya que puede crear incongruencia por alterar las cuentas contables que ya tienen asientos. El Sistema le emitirá un mensaje de advertencia. Proceso 2: Importar el Asiento de Apertura. Esta opción se encuentra en el menú de Utilitarios del módulo de Contabilidad Importante: Importar Asientos de Apertura requiere primero de Importar el Plan de Cuentas, ya que es necesario que existan las Cuentas Contables al momento de ejecutar el proceso. Ver punto anterior. A continuación los pasos necesarios para migrar el Asiento de Apertura y cualquier otro Comprobante Contable que requiera migrarlo o importarlo al Sistema en una Empresa determinada. Ubíquese en el módulo de Contabilidad, diríjase al menú de opciones llamado Utilitarios, luego de Clic a la opción del menú llamado Importar Documentos Contables. Esta opción se encuentra en el Módulo de Contabilidad.

8 Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel. - No altere el encabezado. - No altere el tipo de formato de cada celda. - Incluya datos y Guarde cuando finalice. - Cierre el archivo de Excel, ya que no será ejecutado el proceso mientras este archivo esté abierto. A continuación la imagen de la plantilla con datos de ejemplo para ser migrados.

9 Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar. Los datos que ves cuando abres la plantilla son de ejemplo, proceda con borrarlos e incluya los propios de la Empresa. Ahora veremos cómo se compone la Plantilla en Excel: Cuenta Contable: Es el código de cuenta contable según el Plan de Cuentas previamente incluido, generado, importado o migrado. - Descripción: Es la descripción del asiento, formato libre de tipo carácter. - TIP: Corresponde al tipo de transacción, para no dejarlo vacío le indicamos cualquier valor que distinga a las operaciones en el mayor analítico. - NUMERO: Es la referencia que se usa cuando se registra un asiento, para este caso le indicaremos Inicial.

10 - MONTO: Es el monto del asiento. Para este ejemplo es el saldo de la cuenta el cual vamos a importar. Los saldos deudores se indican tal cual sin signo (por defecto son positivos) y los acreedores se debe incluir con signo negativo. - CENTRO DE COSTO: Es opcional siempre y cuando utilice centros de costos en la contabilidad. Solo indique el código. Aspectos que deben ser tomados en cuenta al momento de cargar datos: - El comprobante debe estar en el ejercicio económico donde se ubique. Si la fecha del comprobante no coincide con el Ejercicio que estás trabajando o está abierto, no podrá ejecutar el proceso. - Los Asientos heredan la fecha del comprobante que estás registrando. - Puedes reutilizar esta plantilla las veces que desee, debes tener claro que lo que va a migrar al Sistema es lo que tiene grabado en la plantilla. - Si las cuentas o centros de costos que has indicado en el asiento no existen en el fichero, el Sistema le emite un mensaje de advertencia y le presenta un archivo de texto indicando cuales con las cuentas o centros de costos que no existen. Debe incluirlas para que se ejecute el proceso. Paso C: Ejecute el proceso de migración o importación de datos. Ejecutaremos el proceso de migración o de importación y una vez finalizado el proceso nos dirigimos al menú de Ficheros en la opción de Activos Fijos para verificar los Activos importados o migrados.

11 Ahora verificaremos el comprobante generado en el menú de Movimientos en Contabilidad.

12

13 Con este procedimiento anteriormente explicado, podrá incluir los asientos con sus respectivos comprobantes que necesite, incluso puede migrar históricos, siempre y cuando use esta plantilla y no altere los valores de los campos.

14 Proceso 3: Importar los Activos Fijos. Esta opción se encuentra en el menú de Utilitarios de 3 módulos distintos, tales como: - Módulo de Contabilidad - Ajuste por Inflación Fiscal - DPC10/NIC29. En cualquiera de los módulos que elijas, la opción o proceso es el mismo. El proceso de importar Activos Fijos es muy útil para: - Llevar un registro o ficha de control de todos los Activos Fijos Depreciables o No partiendo de una fecha determinada. - Determinar el Ajuste por Inflación de todos los Activos Depreciables o No que cuadren con lo ajustado a una fecha determinada. - Conciliar los valores históricos del Costo y la Depreciación a una fecha determinada. A continuación los pasos necesarios para migrar los Activos Fijos. Ubíquese en el módulo de su preferencia, diríjase al menú de opciones llamado Utilitarios, luego el Sub-menú llamado Importar de Excel. De clic a la opción Activos Fijos. Seguidamente se presentan 2 procesos independientes: - Calculando Depreciaciones: Cuando necesitamos que el Sistema me determine por medio de cálculo automático de las Depreciaciones basándose en el método de línea Recta. - Con Depreciaciones: Cuando necesitamos que los saldos de las depreciaciones por cada Activo sean migradas o importadas al Sistema independientemente si están o no correctos. Cada una de estos procesos corresponden a la forma en cómo queremos que se haga la migración o importación, ya que no basta con migrar los Activos

15 Fijos, sino que también necesitamos los saldos de las depreciaciones, motivo por el cual tenemos ambas opciones. Importante: Debe elegir uno de estos métodos. Recuerde que cada proceso borra el histórico de Activos Fijos y los vuelve a replantear, no adiciona, motivo por el cual recomendamos un respaldo previo de la Empresa en caso de que tengas ya registrada información en especial si tiene registrado Activos Fijos. A continuación la explicación en cómo se realiza cada proceso: Proceso 3 A: Calculando Depreciaciones Este proceso está diseñado para que migres los Activos Fijos que incluyes en la Plantilla de Excel con la ventaja que calcula de una vez todas las Depreciaciones de los Activos Depreciables basándose en el método de línea recta. Este proceso implica que si le indicas el Costo, la fecha de Adquisición y la Vida Útil, el Sistema te indicar que tiempo tiene Depreciado el Activo y cuanto es la Depreciación acumulada a la fecha. A continuación una gráfica de los pasos a seguir.

16 Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel. - No altere el encabezado. - No altere el tipo de formato de cada celda. - Incluya datos y Guarde cuando finalice. - Cierre el archivo de Excel, ya que no será ejecutado el proceso mientras este archivo esté abierto. A continuación la imagen de la plantilla con datos de ejemplo para ser migrados. Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar. Los datos que ves cuando abres la plantilla son de ejemplo, proceda con borrarlos e incluya los propios de la Empresa. Ahora veremos cómo se compone la Plantilla en Excel: - Cód. Referencia: Corresponde al código o número de identificación interno de cada Bien. - Nombre: Es la descripción o nombre del Bien. - Vida Útil: Es el tiempo que se le asigna a un Activo Depreciable. - Fecha Adq.: Se refiere a la fecha de compra, adquisición o de incorporación del Bien.

17 - Costo Adq.: Es el valor histórico, de adquisición o valor según Libros del Bien. - Cta.Activo: Es la cuenta contable donde se registra el Costo histórico del Activo. - Cta Deprec.: Es la cuenta contable donde se registra la acumulación de la Depreciación del Activo. - Cta Gasto: Es la cuenta contable donde se registra el monto que se causa periódicamente como gasto por depreciación del Bien. - Fecha 1era Deprec.: Las depreciaciones se contabilizan a partir de un mes inicial, por lo general los Activos se empiezan a depreciar en el mismo mes de su adquisición, en caso de no ser así, el Usuario podrá poner la fecha que considere como el primer mes de la depreciación. Aspectos que deben ser tomados en cuenta al momento de cargar datos: - El Sistema sólo reconoce la Vida Útil en años. - La fecha de la primera depreciación es la fecha fin de mes tomando como base la fecha de adquisición, ejemplo: la fecha de la primera depreciación Si el Usuario considera que la fecha del primer mes es el mes siguiente o cualquier otro mes posterior, entonces debe indicar la fecha en la columna I a los fines de que esta fecha sea tomada como Primer mes de la depreciación. - Las cuentas contables del Activo, Depreciación Acumulada y Depreciación Gasto deben existir en el Plan de Cuentas. El Sistema no valida los datos si son reales o no, solo incorpora los Activos Depreciables que están en la Plantilla guardados. - Los Activos no Depreciables como los Terrenos o similares, debe indicar en la Vida Útil (cero años). Tampoco es necesario que indique la cuenta contable de la Depreciación Acumulada ni la de Gasto por depreciación, debido a que no es aplicable. - Podrá incluir nuevos activos, pero no podrá repetirlos porque el Sistema los tomará como nuevos Activos y le asignará el número consecutivo que le corresponde como código del Activo.

18 Paso C: Ejecute el proceso de migración o importación de datos. Ejecutaremos el proceso de migración o de importación y una vez finalizado el proceso nos dirigimos al menú de Ficheros en la opción de Activos Fijos para verificar los Activos importados o migrados. Punto a considerar: - Recuerde que este proceso sobre escribe toda la tabla, motivo por el cual una vez que empieces a incorporar nuevos registros en esta tabla, no podrá ejecutar mas este proceso (al menos que sea muy necesario); ya que puede crear inconsistencia.

19 - Puede repetir el proceso nuevamente si considera que falta información o que la información migrada debe ser corregida. De ser así, vuelva a los pasos iniciales del proceso. Proceso 3 B: Con Depreciaciones Este proceso está diseñado para que migres los Activos Fijos que incluyes en la Plantilla de Excel indicando por cada Activo Depreciable los Saldos de la Depreciación Acumulada a una fecha determinada. Este opción de Importar Activos está orientada para aquellos Usuarios que desean migrar los Activos Fijos con los saldos que tiene en la contabilidad omitiendo el proceso de cálculo de las depreciaciones ofrecido por el Sistema en el punto anterior. A continuación una gráfica de los pasos a seguir.

20 Paso A: Abrir la Plantilla en formato Excel. - No altere el encabezado. - No altere el tipo de formato de cada celda. - Incluya datos y Guarde cuando finalice. - Cierre el archivo de Excel, ya que no será ejecutado el proceso mientras este archivo esté abierto. A continuación la imagen de la plantilla con datos de ejemplo para ser migrados. Paso B: Incluya los datos en la Plantilla que vas a migrar. Los datos que ves cuando abres la plantilla son de ejemplo, proceda con borrarlos e incluya los propios de la Empresa. Ahora veremos cómo se compone la Plantilla en Excel: - Cód. Referencia: Corresponde al código o número de identificación interno de cada Bien. - Nombre: Es la descripción o nombre del Bien. - Vida Útil: Es el tiempo que se le asigna a un Activo Depreciable. - Fecha Adq.: Se refiere a la fecha de compra, adquisición o de incorporación del Bien. - Costo Adq.: Es el valor histórico, de adquisición o valor según Libros del Bien.

21 - Deprec. Acu. Anterior: Saldo al cierre del ejercicio anterior de la depreciación acumulada del bien. - Deprec. Acu. Actual: Saldo al cierre del ejercicio actual de la depreciación acumulada del bien.(*) - Cta.Activo: Es la cuenta contable donde se registra el Costo histórico del Activo. - Cta Deprec.: Es la cuenta contable donde se registra la acumulación de la Depreciación del Activo. - Cta Gasto: Es la cuenta contable donde se registra el monto que se causa periódicamente como gasto por depreciación del Bien. - Fecha 1era Deprec.: Las depreciaciones se contabilizan a partir de un mes inicial, por lo general los Activos se empiezan a depreciar en el mismo mes de su adquisición, en caso de no ser así, el Usuario podrá poner la fecha que considere como el primer mes de la depreciación. Aspectos que deben ser tomados en cuenta al momento de cargar datos: - El Sistema sólo reconoce la Vida Útil en años. - La fecha de la primera depreciación es la fecha fin de mes tomando como base la fecha de adquisición, ejemplo: la fecha de la primera depreciación (*)La Depreciación del Ejercicio (Gasto) se obtiene por diferencia entre la Deprec. Acum.Anterior vs la Actual. - Si el Usuario considera que la fecha del primer mes es el mes siguiente o cualquier otro mes posterior, entonces debe indicar la fecha en la columna I a los fines de que esta fecha sea tomada como Primer mes de la depreciación. - Las cuentas contables del Activo, Depreciación Acumulada y Depreciación Gasto deben existir en el Plan de Cuentas. El Sistema no valida los datos si son reales o no, solo incorpora los Activos Depreciables que están en la Plantilla guardados. - Los Activos no Depreciables como los Terrenos o similares, debe indicar en la Vida Útil (cero años). Tampoco es necesario que indique la cuenta contable de la Depreciación Acumulada ni la de Gasto por depreciación, debido a que no es aplicable. - Podrá incluir nuevos activos, pero no podrá repetirlos porque el Sistema los tomará como nuevos Activos y le asignará el número consecutivo que le corresponde como código del Activo.

22 Paso C: Ejecute el proceso de migración o importación de datos. Ejecutaremos el proceso de migración o de importación y una vez finalizado el proceso nos dirigimos al menú de Ficheros en la opción de Activos Fijos para verificar los Activos importados o migrados. Punto a considerar: - Recuerde que este proceso sobre escribe toda la tabla, motivo por el cual una vez que empieces a incorporar nuevos registros en esta tabla, no podrá ejecutar mas este proceso (al menos que sea muy necesario); ya que puede crear inconsistencia. - Puede repetir el proceso nuevamente si considera que falta información o que la información migrada debe ser corregida. De ser así, vuelva a los pasos iniciales del proceso.