DIRECCIÓN GENERAL DE ÉTICA E INTEGRIDAD GUBERNAMENTAL Creada mediante Decreto No , de fecha 21 de agosto 2012

Transcripción

1 Grupos de interés no están Documentar y especificar los Identificar grupos de - Identificar las categorías por totalmente identificados y grupos de interés de la interés para conocer la grupos de interés, según la formalizados. institución. influencia e impacto de relación que se requiera la relación entre estos y la institución. - Solicitar a cada área funcional listado de sus grupos de interés, según sus atribuciones Noviembre, 2017 Noviembre, Cooperación - Correos Electrónicos - Plantilla de Excel - Documento de Departamento grupos de interés Planificación elaborado y - Organizar y documentar grupo de interés por categorías identificadas

2 No todos los procedimientos Documentar todos los Fortalecer el sistema de - Conformar Identificar equipos las categorías de trabajo por están descritos y procedimientos es control interno y mejorar para la documentación por áreas formalizados. identificados la gestión - Actualizar listado de procedimientos identificados - Levantar (describir) procedimientos - Seguimiento mensual sobre avances de levantamiento - Estructurar manual de políticas y procedimientos - Gestionar aprobación - Difundir a nivel el Manual Septiembre, 2017 Junio, - Cooperación Porcentaje de Departamento procedimientos Planificación documentados - Apoyo Máxima Autoridad - Correos Electrónicos - Formularios de Levantamiento - Herramientas tecnológicas de diagramación de procesos y

3 Carencia de métodos e Diseñar e implementar Mejorar la gestión - Conformar Identificar equipos las categorías de trabajo por Diciembre, 2017 Febrero, - Cooperación - Cantidad de Departamento Se tomará en instrumentos para medir la herramientas y metodología, a través de para el diseño de herramientas y servicios sustantivos Planificación y cuenta en el diseño satisfacción del cliente con para medición del impacto de la retroalimentación de metodologías bajo medición de los instrumentos respecto a los servicios de la los servicios es y nuestros clientes, en de medición, el institución y el impacto que satisfacción de los clientes. función de los - Identificar instrumentos - Plantillas de Excel y/o Word establecimiento de estos generan. resultados obtenidos relevantes para medición de un sistema de con la medición de la satisfacción - Formularios en línea muestreo para la satisfacción. aplicación de - Estructurar metodologías y - Contenidos encuesta de elaborar herramientas manuales y satisfacción. tecnológicas para la medición - Portal - Gestionar aprobación - Iniciar la implementación herramientas y metodologías en eventos, actividades o cualquier momento luego de ofrecido un servicio. - Correo Electrónico - Materiales impresos

4 Necesidad de fortalecimiento Ampliar el plan de Mantener una -- Identificar Mantener lasinformada categoríasa por la Febrero, Diciembre, - Base de datos de públicos - Porcentaje de Departamento de de la comunicación interna y comunicación externa dirigido a comunicación externa administración pública y la de interés de la institución públicos identificados Comunicaciones externa los distintos públicos integral, efectiva, ciudadanía sobre los avances de la incluidos en el plan de relacionados a la institución educativa, participativa e gestión publica en los diversos - Medios digitales y redes comunicación influyen, acorde a los temas que maneja la DIGEIG. sociales disponibles lineamientos de la - Nivel de Dirección General de - Desarrollar a través de las - Espacios pagados en posicionamiento por Comunicación de la oficinas regionales Este y Sur la medios de comunicación temática de la DIGEIG Presidencia expansión a través de por publico Diseñar y formalizar un sistema la promoción. - Colaboración personal de comunicación interna oficinas regionales - Nivel de utilizando herramientas Viabilizar el intercambio - Mejorar la publicidad en radio, conocimiento de las informáticas y medios digitales. de información televisión, medios digitales y - Herramientas para diseñar políticas de permanente y oportuna, prensa escrita y aplicar estudios de comunicación interna. así como la adopción y percepción fortalecimiento de la - Desarrollar e implementar filosofía. programas de intercambios de - Correo Electrónico información y experiencias entre las áreas de la institución. - Murales es - Realizar concurso es promocionando la filosofía. - Portal Institucional

5 No se dispone e implementa Elaborar y aplicar metodología Disponer e implementar - Identificar Revisión las y adecuación categorías por del Octubre, 2017 Febrero, - Cooperación - Plan de VAR Departamento una metodología y/o de Gestión de Riesgo a los metodología de gestión procedimiento y metodología de elaborado Planificación y herramientas para la Gestión Planes Operativos de riesgos a fin velar por gestión de riesgo de Riesgos es. el cumplimiento de los - Apoyo Máxima Autoridad objetivos - Coordinar con encargados la organizacionales. aplicación de la metodología - Guía VAR de la CGR - Aplicar la Valoración de los Riesgos al POA (análisis y determinación de causas y efectos, impacto y probabilidad y gravedad del riesgo) - Elaborar el Plan de Mitigación - Gestionar su aprobación - Iniciar su implementación - Formulario Levantamiento de procedimiento - Documento de la Metodología

6 No se realiza un Dar periódico a la Velar por el - Verificar Identificary las renovar, categorías en casos por Septiembre, 2017 Diciembre, - Cooperación Cantidad de acuerdos División Jurídica/ de la continuo a la ejecución de ejecución de actividades cumplimiento de necesarios, los acuerdos y y convenios bajo Departamento acción de mejora las acciones y establecidas para cumplimiento responsabilidades convenios disponibles hasta el Planificación y abarca hasta el responsabilidades de los de acuerdos y convenios y establecidas en momento - Apoyo Máxima Autoridad a acuerdos y convenios presentar informe de avances y acuerdos y convenios Cantidad de informes realizarse en el establecidos con otras recomendaciones. interes. - Solicitar a las áreas presentados. organizaciones. directamente involucradas en los - Documentos de los acuerdos y convenios acuerdos y convenios establecidos, cronogramas de actividades puntuales y relevantes - Herramienta de al cumplimiento de estas alianzas - Correo Electrónico - Gestionar la disposición de herramientas para - Registrar informaciones de actividades en herramientas de - Solicitar periódicamente insumos sobre cumplimiento de cronogramas - Presentar a la MAE informes, según lo establezca el acuerdo, sobre el nivel de cumplimiento.

7 Necesidad de fortalecer el Desarrollar, implementar y Implementar de - - Identificar Desarrollar las ecategorías implementar por Noviembre, 2017 Diciembre, - Cooperación - Cantidad de División TIC Nuestro Plan uso de las tecnologías en la actualizar soluciones acciones de mejora aplicaciones tecnológicas para procedimientos Operativo, gestión tecnológicas para agilización de continua, a través del mejora de varios procesos mejorados por consta de procesos es uso eficiente de las sustantivos, relacionados a las - Apoyo máxima autoridad implementación de actividades tecnologías áreas funcionales: Transparencia soluciones programas para Gubernamental, Ética e Integridad - Herramientas de tecnológicas todo el año, en Gubernamental e Investigación y programación apoyo al Seguimiento de Denuncias. cumplimiento de - Google forms esta acción de mejora. - Automatización de formularios de - Formulario Solicitud uso interno relacionados a de Aplicación procedimientos de áreas Tecnológica funcionales: RRHH, TIC, Planificación y y Jurídica - Sistema ERP, para la y Administrativo y anciero. integración - Capacitar al personal en el uso de las nuevas tecnologías - Iniciar la integración de herramientas tecnológica de diversos procesos de la institución

8 No existe una política interna Elaborar e implementar Documentar y establecer - -Identificar Actualizar las categorías listado por de documentada para políticas y procedimientos las pautas para la procedimientos y políticas reconocimientos, formación, relacionados con aplicación de los identificadas del Dpto. RRHH promoción, motivación y reconocimientos, formación, procesos de estímulo del personal, promoción, motivación y reconocimiento, - Levantar (describir) adicional a lo establecido estímulo del personal. formación, promoción, procedimientos y políticas legalmente. motivación y estímulo del personal. - Revisión y sobre los avances de levantamiento - Estructurar manual de políticas y procedimientos de RRHH - Gestionar aprobación - Difundir a nivel el Manual/Políticas - Iniciar implementación del manual de políticas y procedimientos. Septiembre, 2017 Enero, - Cooperación - Apoyo Máxima Autoridad - Formularios de levantamiento Cantidad de políticas y procedimientos implementados Cantidad de servidores beneficiados con políticas Departamento Recursos Humanos

9 No se ha implementado Establecer e implementar Aumentar los niveles de - -Identificar Documentar las categorías todos por los Septiembre, 2017 Diciembre, - Cooperación - Porcentaje de Departamento sistemas y/o metodologías métodos y herramientas de calidad de los servicios procedimientos es procedimientos Planificación para la mejora continua, no y control de es. documentados hemos iniciado una calidad - Aplicar encuesta de - Apoyo Máxima Autoridad metodología formal para conocimiento y auditorias de - Cantidad de auditorías internas a Implementar de forma procesos, como actividades de políticas procesos. inmediata, mensual, trimestral a la correcta ejecución - Herramienta de documentadas o semestralmente, según de los procedimientos corresponda, oportunidades de - Correo Electrónico - Cantidad de mejora identificadas en - Realizar levantamiento de procedimientos con actividades de. necesidades de políticas y mejoras formularios es. implementadas Elaborar, estandarizar y fomentar su aplicación y - Apoyar en el identificación e implementación de mejoras tecnologías para agilización de los procesos

10 No existe un análisis de Realizar gestiones necesarias Lograr una asignación - Identificar Realizar reuniones las categorías con por las Enero, Diciembre, Apoyo de la Dirección - Cantidad de Dirección General riesgos y oportunidades de para asegurar que la DIGEIG presupuestaria a tiempo. autoridades financieras del Estado General Formularios de las decisiones financieras disponga de los recursos Evitar situaciones de no con suficiente antelación, para que solicitud de cuotas de Departamento necesarios para su debida y disponibilidad financiera la DIGEIG no vea el desembolso Apoyo de la Presidencia de compromiso Administrativo oportuna operación. para la DIGEIG. de sus recursos retrasado o la Republica realizados anciero interrumpido. Apoyo de las autoridades financieras del Estado - Gestionar con mayor antelación de la acostumbrada, cualquier aumento de la cuota compromiso trimestral. - Concientizar a los encargados de departamentos para que realicen sus solicitudes de acuerdo con el POA en tiempo y acciones planificadas. Apoyo Cooperación Esta área de mejora se avoca más a la gestión financiera fuera de la DIGEIG, ya que la problemática de disponibilidad económica radica en la dependencia directa de la administración de autoridades financieras superiores.

11 No disponemos de un Implementar Metodología de Medir el desempeño de - Recibir Identificar capacitación las categorías del MAP por Enero, sistema de evaluación de Evaluación del Desempeño por los servidores de la sobre proceso de evaluación de desempeño por resultados: Resultados, Competencias y institución en base a los Desempeño logro de metas, Capacidad Régimen Ético y Disciplinario. logros de las metas para ejecutar el trabajo y establecidas, las - Elaboración y firma de acuerdos Cumplimiento del régimen competencias y el de compromiso de desempeño ético y disciplinario y según régimen ético y reglamento de la ley disciplinario. - Seguimiento trimestral a la No ejecución de los acuerdos - Aplicación de Evaluación de Desempeño por competencias Diciembre, - Cooperación Cantidad de Departamento Servidores Evaluados Recursos por Resultados, Humanos - Apoyo Máxima Autoridad Competencias y Régimen Ético y Disciplinario - Apoyo Ministerio de Administración Pública - Formularios para elaborar acuerdos de desempeño El tiempo de la acción de mejora establecido, comprende el período de a los acuerdos de desempeño y el momento de la evaluación

12 Necesidad de actualizar Rediseñar la Estructura Dotar a la institución de --Realizar Identificar levantamientos las categorías con por los Marzo, Estructura Organizacional Organización con la una estructura Encargados de áreas, incorporación de dependencias organizativa que soporten las áreas, acorde correspondida con - Elaborar los informes de con los lineamientos del MAP normativas vigentes y diagnostico de la estructura basada en los principios organizacional de las diferentes de administración áreas. Rediseñar el Manual de moderna, que a la vez Organización y Funciones facilite la planificación, - Adecuar Organigrama acorde a acorde a las propuestas del dirección y control de las la misión y visión. Comité de Estructura operaciones y de los Institucional. recursos humanos. - Realizar levantamientos de las funciones a ser realizadas por las Redefinir la estructura áreas propuestas. acorde con la misión y visión - Actualizar las funciones, organigrama y base de datos de leyes, decretos, resoluciones y otros documentos relacionados con el origen y evolución de la estructura organizacional de la Institución. - Validar Información con el Analista del Ministerio de Administración Pública, MAP - Actualizar manual de organización y funciones para su posterior aprobación y difusión. Diciembre, - Cooperación - Apoyo Máxima Autoridad - Apoyo Ministerio de Administración Pública - Formularios de Levantamiento Cantidad de áreas Departamento funcionales actualizadas Planificación y

13 SEGUIMIENTO AVANCES DEL PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL TAREAS RESPONSABLE Documentar y especificar los grupos de Departamento interés de la institución Planificación y ESTADO DE REALIZACIÓN (Fecha) 0% 25% 50% 75% 100% Novie mbre, 2017 Identificar grupos de interés para conocer la Grupos de interés identificados, categorizados y descritas influencia e impacto de la relación entre estos y la sus necesidades y expectativas. institución. RESULTADO FINAL (s/ objetivo previsto) COMENTARIOS Documentar todos los procedimientos Departamento es identificados Planificación y Fortalecer el sistema de control interno y mejorar la Estamos avanzados en un 65%. De un total de 130 gestión procedimientos, disponemos de 84 documentados y actualmente estamos avanzados en las áreas funcionales faltantes, mediantes levantamientos preliminares en coordinación con las mismas. Diseñar e implementar herramientas y Departamento metodología para medición del impacto Planificación y de los servicios es y satisfacción de los clientes. Áreas Sustantivas Departamento de Comunicaciones Ampliar el plan de comunicación externa Departamento dirigido a los distintos públicos de relacionados a la institución Comunicaciones Diseñar y formalizar un sistema de comunicación interna utilizando herramientas informáticas y medios digitales. Mejorar la gestión, a través de la Todos los servicios de asesorías, acompañamiento y retroalimentación de nuestros clientes, en función de capacitaciones en temas de Ética, Integridad y Transparencia los resultados obtenidos con la medición de la Gubernamental están siendo medidos para satisfacción. retroalimentación de nuestros clientes. Hemos diseñado una herramienta para medición de la satisfacción de los clientes internos. Pendiente implementación. Mantener una comunicación externa integral, efectiva, Hemos realizados e implementado iniciativas y recursos educativa, participativa e influyen, acorde a los para el fortalecimiento de la comunicación lineamientos de la Dirección General de interna y externa. Comunicación de la Presidencia Ver Matriz para Seguimiento Acción No. 04 Plan de Mejora Viabilizar el intercambio de información permanente y CAF adjunta a evidencias para detalles de cada iniciativa. oportuna, así como la adopción y fortalecimiento de la filosofía. Elaborar y aplicar metodología de Gestión Departamento de Riesgo a los Planes Operativos Planificación y es. Febrer Disponer e implementar metodología de gestión de Disponemos de nuestro plan de valoración y administración o, riesgos a fin velar por el cumplimiento de los de riesgo con su correspondiente plan de mitigación. Se objetivos organizacionales. mantiene mensual para implementación del mismo.

14 SEGUIMIENTO AVANCES DEL PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL TAREAS RESPONSABLE Dar periódico a la ejecución División Jurídica/ de actividades establecidas para Departamento cumplimiento de acuerdos y convenios y Planificación y presentar informe de avances y recomendaciones. ESTADO DE REALIZACIÓN (Fecha) 0% 25% 50% 75% 100% RESULTADO FINAL (s/ objetivo previsto) COMENTARIOS Velar por el cumplimiento de responsabilidades Fueron verificados los plazos de convenios identificándose establecidas en acuerdos y convenios que ninguno aplica para renovación. Fue incluido en el POA interes. actividades relacionadas a las responsabilidades acordadas en los convenios. Fue diseñado una herramienta para registro y de los acuerdos/convenios. Desarrollar, implementar y actualizar División TIC soluciones tecnológicas para agilización de procesos es Implementar acciones de mejora continua, a través Hemos implementado herramientas tecnológicas para del uso eficiente de las tecnologías eficientizar gestiones es, otras en proceso de desarrollo. Ver Matriz para Seguimiento Acción no. 7 Plan de Mejora CAF. Pendiente integración de herramientas. Elaborar e implementar políticas y Departamento procedimientos relacionados con Recursos reconocimientos, formación, promoción, Humanos motivación y estímulo del personal. Documentar y establecer las pautas para la aplicación Se han elaborado políticas y procedimientos relacionados. de los procesos de reconocimiento, formación, Se ha coordinado la elaboración de otras normativas para promoción, motivación y estímulo del personal. los fines. Establecer e implementar métodos y Aumentar los niveles de calidad de los servicios Hemos avanzado en la documentación de procedimiento a herramientas de y control de es. un 65%, hemos implementado herramientas tecnológicas calidad para eficientizar la gestión, se han Departamento Implementar de forma inmediata, mensual, Planificación trimestral o semestralmente, según corresponda, oportunidades de mejora y documentado políticas, formularios y procedimientos requeridos. Pendiente aplicación de encuestas de conocimiento y auditorias de procesos. identificadas en actividades de. Realizar gestiones necesarias para asegurar Dirección Lograr una asignación presupuestaria a tiempo. Evitar Fue sometido el anteproyecto de presupuesto y gestionado que la DIGEIG disponga de los recursos General situaciones de no disponibilidad financiera para la su aprobación. Se ha solicitado la primera cuota necesarios para su debida y oportuna Departamento DIGEIG. compromiso. operación. Administrativo anciero

15 SEGUIMIENTO AVANCES DEL PLAN DE MEJORA INSTITUCIONAL TAREAS RESPONSABLE Implementar Metodología de Evaluación Departamento del Desempeño por Resultados, Recursos Competencias y Régimen Ético y Humanos Disciplinario. ESTADO DE REALIZACIÓN (Fecha) 0% 25% 50% 75% 100% RESULTADO FINAL (s/ objetivo previsto) COMENTARIOS Medir el desempeño de los servidores de la Fue capacitado el personal directivo para la implementación institución en base a los logros de las metas de la evaluación por resultados. Se realizó la evaluación establecidas, las competencias y el régimen ético y para el segundo semestre del 2017 y fueron elaborados los disciplinario. acuerdos de desempeño del. Rediseñar la Estructura Organización con la incorporación de dependencias que soporten las áreas, acorde con los lineamientos del MAP Dotar a la institución de una estructura organizativa Fue diseñado y presentado internamente una propuesta de correspondida con normativas vigentes y basada en estructura organizacional (organigrama), previo análisis de los principios de administración moderna, que a la vez necesidades conforme a nuevos retos es. facilite la planificación, dirección y control de las operaciones y de los recursos humanos. Rediseñar el Manual de Organización y Funciones acorde a las propuestas del Departamento Comité de Estructura Institucional. Planificación y Redefinir la estructura acorde con la misión y visión